GUÍA DE INSCRIPCIÓN SERVICIO RELACIONAMIENTO CON TERCEROS SISTEMA DE INFORMACIÓN DE KONFIRMA 5INKO EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN

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1 GUÍA DE INSCRIPCIÓN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE KONFIRMA 5INKO EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN Fecha de última actualización: 21 de Marzo de 2012 Contenido 1. KONFIRMA S.A.S ASPECTOS GENERALES SOBRE LA INSCRIPCIÓN INSCRIPCIÓN RENOVACIÓN ACTUALIZACIÓN ENVÍO DE DOCUMENTACIÓN PROMESA DE SERVICIO Y CANALES DE COMUNICACIÓN EMPRESAS EXTRANJERAS REGISTRO LIVIANO CANCELACIÓN DILIGENCIAMIENTO DE FORMULARIOS Y DOCUMENTOS QUE DEBEN PRESENTARSE FORMULARIO NO. 1: DATOS GENERALES FORMULARIO NO. 2: INFORMACIÓN FINANCIERA FORMULARIO NO. 3, 4 y 5: CLASIFICACIÓN CONSTRUCTOR, CONSULTOR Y PROVEEDOR FORMULARIO NO. 6: CONTRATOS EJECUTADOS es especiales Documentos adicionales obligatorios para acreditar experiencia en las actividades relacionadas a continuación: FORMULARIO No 7: RELACION DE EQUIPO DISPONIBLE- (Sólo Para Constructores y Proveedores) ORIENTACIÓN AL USUARIO

2 1. KONFIRMA S.A.S. KONFIRMA es la empresa encargada de operar y administrar la información de proveedores y contratistas de Empresas Públicas de Medellín E.S.P. que realizan el trámite de inscripción y clasificación en el Sistema de Información de Konfirma -5inko-, para participar en los procesos de contratación, que lo requieran, de dicha entidad. Konfirma es una Sociedad por Acciones Simplificadas constituida como un emprendimiento corporativo liderado por Cadena S.A. y por la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia; gracias a la experiencia de nuestros accionistas, se identificaron tres fortalezas comunes: 1. La administración de flujos masivos de información relevante. 2. El uso intensivo de sofisticados sistemas de información (TIC). 3. Los procesos de producción basados en la transformación del conocimiento con altas implicaciones para terceros. En la materialización de Konfirma se capitalizó la experiencia adquirida por la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia, tanto en la administración de los registros públicos Mercantil y de Proponentes delegados por el Gobierno nacional a las Cámaras de Comercio, como en la prestación del servicio privado de registro de proveedores y contratistas para importantes empresas de servicios públicos, soportado mediante el sistema de información de Konfirma 5inko. De igual forma, en Konfirma se han capitalizado la experiencia y capacidades desarrolladas por CADENA S.A. en la prestación de sus servicios de outsourcing de impresión y de relacionamiento prestados a importantes compañías en Colombia, en los cuales se utilizan sofisticados sistemas y procesos que permiten asegurar tanto la eficiencia y continuidad de la operación como la seguridad de la información administrada. Konfirma es una empresa que conjuga el conocimiento y la innovación para ofrecerles a sus clientes seguridad jurídica y eficiencia en sus procesos de contratación y compliance. 2. ASPECTOS GENERALES SOBRE LA INSCRIPCIÓN El Sistema de Información de Contratistas EPM está a cargo de la empresa Konfirma y está soportado por el Sistema de Información de Konfirma 5INKO, administrado y gestionado por la misma entidad, y tiene por objetivo optimizar el proceso de registro de los contratistas potenciales de las diferentes áreas de las Empresas Públicas de Medellín ESP. Este sistema es independiente del Registro Único de Proponentes que manejan las Cámaras de Comercio del país y no se basa ni en los principios ni en las metodologías de la Ley 80 de 1993, ni Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios. La inscripción en el Sistema de Información de Konfirma -5inko- es un trámite indispensable 2

3 para poder participar en los procesos de contratación superiores a 100 SMMLV y cuyo objeto corresponda a alguno de los grupos y actividades indicadas en el documento Condiciones Generales, de acuerdo con lo reglamentado en el Decreto 1854 del 23 de diciembre de 2011 de EPM ( Dicha inscripción se realiza ante KONFIRMA en la sede centro, ubicada en el sótano del Edificio de la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia o a través de correo postal desde cualquier ciudad. En el Sistema de Información de Konfirma -5inko-, no se inscriben consorcios o uniones temporales. Los integrantes del consorcio o unión temporal deberán inscribirse en forma individual. La actividad relacionada con el SUMINISTRO DE BIENES MUEBLES no está contemplada dentro del Decreto 1854 de diciembre de 2011 de EPM, por lo cual esta actividad no aplica para la inscripción en el Sistema de Información de Konfirma 5inko. Entiéndase por un bien mueble cualquier producto que se desee suministrar. 2.1 INSCRIPCIÓN Para realizar la inscripción o actualización en el Sistema de Información de Konfirma 5inko, el proveedor debe diligenciar los formularios que se encuentran en la página Web una vez allí, el proveedor deberá seleccionar en el link de Empresas Públicas de Medellín cada uno de los formularios a diligenciar. Adicionalmente podrá ingresar a través de la página Web de EPM en la opción Proveedores/Información de Registros/Sistema de Información de Contratistas EPM. Los requisitos asociados a la inscripción se enuncian en el numeral 2 de éste documento con el detalle de cada uno de los formularios que se deben diligenciar y los documentos soportes a adjuntar. 2.2 RENOVACIÓN El proceso de renovación es requerido para todos los proveedores que tengan inscripción vigente en el Sistema de Información de Konfirma y deben realizarlo antes de cumplir un año contado a partir de la fecha de inscripción, con el fin de poder continuar participando en los procesos de contratación de EPM. Las empresas que tengan interés en continuar inscritos en el Sistema de Información de Konfirma - 5inko -, deben actualizar como mínimo la información financiera a más tardar en los primeros 4 meses de cada año y deberá corresponder a la reportada en el registro mercantil de la Cámara de Comercio de su domicilio; si transcurrido 1 año a partir de la inscripción, el proveedor no actualiza ninguna información, dicho registro será cancelado. Lo 3

4 anterior, según Decreto 1854 del 23 de diciembre de 2011 de EPM. Si después de ser cancelada la inscripción, el proveedor está interesado en inscribirse nuevamente, deberá diligenciar todos los formularios y adjuntar la documentación nuevamente. Los pasos para efectuar la Renovación y/o Actualización son los siguientes: Ingrese a la página y seleccione el link de Empresas Públicas de Medellín. Imprima y diligencie los formularios que requiera del link de EPM. Estos deberán ser firmados por el Representante Legal o su suplente y adjuntar los documentos soportes. Llevar los documentos a la sede centro de Konfirma S.A.S., ubicada en el sótano del Edificio de la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia, Cr 46 N Medellín. 2.3 ACTUALIZACIÓN Una vez realizada la inscripción en el Sistema de Información de Konfirma -5inko-, la actualización de la información será responsabilidad del proveedor y podrá hacerla en cualquier momento. En todo caso, podrá actualizar cualquier información que haya sido reportada previamente y a la fecha haya sufrido algún cambio o inscribir nuevos contratos ejecutados. experiencia de La experiencia de contratos ejecutados que sea inscrita en el Sistema de Información de Konfirma -5inko-, por medio del formulario N 6 no está sujeta a modificaciones, por lo tanto, al momento de clasificar el contrato seleccione adecuadamente las actividades que están acordes al objeto o alcance del mismo y asígneles el valor en SMLMV (a la fecha de terminación del contrato) que le corresponda. 2.4 ENVÍO DE DOCUMENTACIÓN Luego de diligenciar los formularios y adjuntar los documentos soporte requeridos para certificar la información diligenciada, debe proceder a radicar la documentación en la sede centro de Konfirma S.A.S., ubicada en el sótano del Edificio de la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia, Cr 46 N Medellín. Si el usuario desea orientación previa, una vez haya leído la guía y diligenciado los formularios, podrá dirigirse a l a m i sma sede o comunicarse a los teléfonos ó En el caso en que el proveedor no pueda llevar l o s d o c u m e n t o s directamente a la sede centro de Konfirma, podrá enviarlos vía correo postal, al Archivo Administrativo, el cual queda ubicado en la Calle 53 # Medellín, Planta Baja, indicando en el asunto que va dirigido al Sistema de Información de Konfirma 5inko-. 4

5 Lugar Sede Centro Dirección Ciudad Teléfono Orientación de usuarios Envío de los documentos físicos Carrera 46 N Av. Oriental Sótano Calle 53 N Maracaibo Sótano -Medellín- Sótano del Edificio principal de la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia El trámite de inscripción y clasificación no tendrá ningún costo para el proveedor, a excepción de los costos de envío en los que incurra al solicitar la Inscripción, Renovación o Actualización por correo postal. 2.5 PROMESA DE SERVICIO Y CANALES DE COMUNICACIÓN El tiempo de respuesta de la solicitud Inscripción, Actualización o Renovación será de 24 horas en días hábiles, después de recibida la documentación (directamente en la sede centro o por correo físico). Si durante el proceso de verificación de la información, se encuentra que falta algún requisito o que existen inconsistencias en la misma, no se realizará la Inscripción, Actualización o Renovación y se le notificará vía correo electrónico al usuario las causas de No Registro. Él trámite se reactivará una vez el proveedor haya suministrado la información faltante y/o aclare las inconsistencias presentadas. Si el trámite es exitoso, se le notificará también vía correo electrónico y se le informará que ya puede solicitar la constancia de dicho trámite en la sede del centro de Konfirma. Debe tener en cuenta la promesa de servicio de 24 horas de registro del trámite en el Sistema de Información de Konfirma -5inko-, al momento de presentar la constancia de inscripción ante EPM. 2.6 EMPRESAS EXTRANJERAS El proveedor extranjero deberá cumplir con los mismos requisitos exigidos para los proveedores nacionales, teniendo presente que toda la documentación presentada debe venir acompañada por la respectiva traducción al idioma español y convertido a pesos colombianos, lo anterior deberá hacerlo un traductor oficial. Para las certificaciones de los contratos en las cuales los valores se encuentren en moneda extranjera, deben hacer la conversión de acuerdo con la TRM para el mes y día de terminación del contrato y adjuntar aclaración del procedimiento utilizado para hallar el valor en S.M.M.L.V. informado en el formulario. La existencia y representación legal de entidades extranjeras de carácter privado, se prueba por medio del correspondiente certificado de Existencia y Representación Legal otorgado por la Cámara de Comercio respectiva o la entidad autorizada para ello, visado por el Cónsul Colombiano, o a falta de éste, por el de una nación amiga; además deberá estar autenticado 5

6 por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia. Dicho certificado deberá tener una antigüedad menor de 6 meses ( a la fecha de cierre de la inscripción). Los documentos otorgados en el exterior también deberán presentarse visados por el Cónsul de Colombia, o a falta de éste, por el de una nación amiga y respaldada la firma del Cónsul, por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, a menos que se trate de documentos expedidos en países signatarios miembros o adherentes de la Convención de la Haya del 5 de octubre de 1961, aprobada en Colombia mediante la Ley 455 del 4 de agosto de 1998 Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros, caso en el cual debe cumplirse con la obligación de que dicho documento contenga el anexo de apostilla, en los términos allí establecidos. 2.7 REGISTRO LIVIANO Si la empresa cuenta con menos de un año de estar constituida, podrá inscribirse en el registro de EPM, pero a estos no se les exigirá información financiera, ni los certificados de los contratos. Estos proveedores quedarán ingresados en el módulo Registro Liviano. 2.8 CANCELACIÓN Para proceder a cancelar la inscripción en el Sistema de Información de Konfirma -5inko-, la empresa debe enviar una carta informando los motivos de la cancelación. 3. DILIGENCIAMIENTO DE FORMULARIOS Y DOCUMENTOS QUE DEBEN PRESENTARSE Las empresas deben diligenciar y hacer firmar, por el representante legal o suplente, los formularios; estos deben llegar acompañados de los respectivos soportes. En cada formulario debe diligenciar todos los campos que allí se indican como obligatorios (Los campos con *). 3.1 FORMULARIO NO. 1: DATOS GENERALES Consigne los datos generales diligenciando los espacios correspondientes, ya sea como persona natural o jurídica, relacione el tipo de certificación de calidad si la posee, así como su vigencia y alcance. Diligencie los datos de contacto, indicando: tipo de documento de identificación, número de identificación, nombres y apellidos del contacto, teléfono fijo, celular, y correo electrónico. Es muy importante que el correo electrónico sea válido y que corresponda a un responsable directo del proceso de inscripción de la empresa, ya que 24 horas después de ingresado el trámite, se enviará un correo informando si el registro fue procedente o no. En este último caso, se informarán las causales por las cuales no fue efectivo el trámite solicitado (inscripción, actualización o renovación), para que sean corregidas y se ingresen nuevamente los documentos. 6

7 Documentos que deben adjuntar con el Formulario No.1: Las personas naturales deben anexar fotocopia del documento de identificación (cédula de ciudadanía, extranjería, entre otros); si es profesional, acta de grado o diploma; adicionalmente, tarjeta profesional según las normas especiales que regulen su profesión (si aplica). El Certificado de Existencia expedido por las Cámaras de Comercio del país no es un documento requisito para la inscripción, excepto para las Entidades Sin Ánimo de Lucro que se encuentren registradas fuera de la Jurisdicción de la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia-CCMA o para entidades donde el Ente responsable de certificar la existencia sea diferente a las Cámaras de Comercio. Copia del Registro Único Tributario - RUT Certificados de Calidad: sólo debe presentar copia si lo posee y se encuentra vigente: Certificación del Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 Certificación del Sistema de Gestión Ambiental ISO Certificación del Sistema OHSAS Otro que posea 3.2 FORMULARIO NO. 2: INFORMACIÓN FINANCIERA Diligencie la información financiera solicitada de acuerdo con los balances generales y estados de resultados de los dos últimos años, certificados por el contador y/o revisor fiscal. Tenga presente que la información debe ser a corte de 31 de diciembre de las respectivas vigencias fiscales y debe corresponder a la reportada para el registro mercantil de la Cámara de Comercio de su domicilio. Documentos que deben adjuntar con el Formulario No.2: Balance General y Estados de Resultados (Estado de Pérdidas y Ganancias) de los dos últimos años con corte a 31 de diciembre, con sus respectivas notas a los Estados Financieros. Estos documentos deben estar firmados por el representante legal de la empresa, el contador y el revisor fiscal (cuando aplique). Dictamen del Revisor Fiscal (para todas las sociedades comerciales; de acuerdo con la ley Ley 43 de 1990, art. 13, parágrafo 2 y por el de comercio en sus artículos 203 a 217) Certificación de los estados financieros con corte a 31 de diciembre, expedida por el representante legal de la empresa y el contador. Copia de la tarjeta profesional del contador y/o revisor fiscal y Certificación expedida por la Junta Central de Contadores para cada uno, con su respectiva vigencia. Los anteriores documentos son requisito para la inscripción o actualización de la información financiera, a la falta de alguno no se podrá aceptar el trámite solicitado. No se acepta información financiera con cortes parciales. 7

8 3.3 FORMULARIO NO. 3, 4 y 5: CLASIFICACIÓN CONSTRUCTOR, CONSULTOR Y PROVEEDOR Marque con una X la casilla de la actividad en la que se desea clasificar, para determinar el área específica en que la empresa certifica la experiencia, y que este acorde con su objeto social. Tenga presente que para poderse inscribir en cualquiera de las actividades, deberá contar con el certificado(s) que acredite(n) su experiencia. Todas las clasificaciones seleccionadas, deben estar incluidas claramente en el alcance de la certificación del contrato que se adjunta como soporte. 3.4 FORMULARIO NO. 6: CONTRATOS EJECUTADOS Relacione los contratos ejecutados y/o terminados en los últimos diez (10) años, según las actividades relacionadas en los formularios 3, 4 y/o 5, tanto en el sector público como en el privado. Diligencie la siguiente información en el formulario, para cada contrato que desee reportar: Nombre del contratante Número del contrato: Se refiere al número interno asignado por la entidad contratante. Fecha de inicio Fecha de terminación Valor inicial del contrato en SMMLV a la fecha de terminación: calculado exactamente con base en el salario mínimo a la fecha de terminación del contrato. Si el contrato se desarrolló en Consorcio o Unión Temporal, relacionar el valor con base en el porcentaje de participación de la empresa. Valor de las adiciones en SMMLV a la fecha de terminación: en caso que el contrato haya tenido, calculada exactamente con base en el salario mínimo a la fecha de terminación del contrato. Si el contrato se desarrolló en Consorcio o Unión Temporal, relacionar el valor con base en el porcentaje de participación de la empresa. Objeto del contrato Alcance del contrato: En éste se debe detallar las actividades macro realizadas en el contrato y que estén acordes con las actividades en las que se va a clasificar. Detalle del contrato: En este espacio describa características específicas del contrato que le sirvan como soporte para aplicar a alguna actividad o para describir una experiencia específica que pueda ser solicitada en los procesos de contratación de EPM (Parámetros de medida. Ej.; Km de tubería instalada, M3 construidos, N de redes diseñadas, KW de potencia, entre otros) Relacione los datos de un contacto en la empresa contratante, verifique que la persona relacionada en el formulario aún pertenece a la empresa y puede suministrar información relacionada con el contrato. 8

9 En la parte del formulario denominada: ACTIVIDADES DESARROLLADAS EN EL CONTRATO Indicar el código de la actividad de acuerdo con las actividades seleccionadas en los formularios 3, 4 o 5. Todas las actividades seleccionadas, deben estar incluidas claramente en el alcance contenido en la certificación del contrato, que se adjunta como soporte, de lo contrario, se debe aportar otro documento en el que se evidencie el desarrollo de dicha actividad. Asignarle un valor en salarios mínimos a cada actividad, teniendo en cuenta que al sumarlos no debe superar el valor inicial del contrato y/o adición (si la tiene). Documentos que deben adjuntar con el Formulario No.6: Un formulario debidamente diligenciado por cada contrato Certificación de cada contrato ejecutado que deseen inscribir, como soporte de experiencia en las actividades definidas, o en su defecto, el acta de finalización del contrato, expedida por el contratante (personas naturales o jurídicas). Éste debe incluir: Nombre del contratante (si es persona jurídica, con membrete) y datos de contacto Nombre del contratista Número del contrato: Se refiere al número interno asignado por la entidad contratante. Fecha de inicio y de finalización Objeto del contrato Alcance del contrato Detalle de las actividades Valor del contrato a la fecha de terminación. Indicar el valor de las adiciones que haya tenido el contrato. Para efectos de dar claridad en la certificación se entenderá que: Adición: es la ampliación del valor contractual inicial. Prórroga: ampliación del plazo de ejecución el contrato. Renovación: es el acuerdo entre las partes para obligarse nuevamente al desarrollo de las actividades contractuales inicialmente pactadas y de acuerdo con los términos allí convenidos. Se entenderá que las renovaciones se consideran como un contrato independiente y deberán ser certificadas independientemente. Estas certificaciones son obligatorias para realizar la inscripción en el Sistema de Información de Konfirma -5inko-. Nota: Las empresas constituidas dentro de los veinticuatro (24) meses anteriores a la fecha de su solicitud de inscripción, podrán acreditar la experiencia de las obras ejecutadas por los socios, adjuntando las certificaciones correspondientes. 9

10 3.4.1 es especiales Si alguno de los contratos a inscribir tiene relacionada cualquiera de las actividades que se indican a continuación, en el mismo formulario deberá detallar las cantidades ejecutadas por cada actividad, con base en el parámetro correspondiente, y este deberá venir incluido en la Certificación que adjunte como soporte. Grupo Constructor Presas, diques y muelles Pavimentos rígidos Pavimentos flexibles Perforaciones, túneles y excavaciones subterráneas Redes de gas (estas unidades deben venir especificadas en la certificación emitida por la entidad contratante) Redes de distribución de agua potable Redes de distribución de aguas servidas. Mt3. Construidos Parámetro a indicar Mt3. Pavimento Instalado Mt3. Pavimento Instalado Mt3. Excavados Km. de tubería instalada/diseñada: hace relación a la tubería que es instalada en las redes externas que van por las diferentes vías de la ciudad, la cual es en material de Polietileno o Acero. N de conexiones realizadas: hace relación a la habilitación del servicio de gas natural. N de redes internas construidas: h a c e relación a las redes internas construidas en las viviendas, edificios, condominios u otro de carácter similar. Km. de tubería instalada Km. de tubería instalada Grupo Consultor Parámetro a indicar Gas (distribución de gas, sistemas domésticos, sistemas industriales, gas natural líquido, almacenamiento Km. de tubería diseñada: hace relación a la tubería que diseñada para las redes externas que van por las diferentes vías de la ciudad, la cual es en material de Polietileno o Acero. 10

11 28001 Pavimentos Presas, diques y obras complementarias en tierra, concreto y/o roca. N de redes diseñadas: hace relación al diseño de las redes internas en las viviendas, edificios, condominios u otro de carácter similar. NOTA: se exceptúan estos parámetros cuándo la actividad desarrollada está enfocada a consultoría y/o interventoría. Mt3 Pavimento Instalado Mt3. Construidos Grupo Proveedor Mantenimiento de redes de gas. Mantenimiento de redes de acueducto. Mantenimiento de redes de alcantarillado. Parámetro a indicar N de redes certificadas. Km. de tubería instalada. Km. de tubería instalada Documentos adicionales obligatorios para acreditar experiencia en las actividades relacionadas a continuación: Vigilancia privada: deberán aportar una copia de la Resolución que autoriza su funcionamiento, expedida por la Superintendencia de Vigilancia y seguridad privada Servicio de vigilancia Transporte de personas y transporte de carga: deberán anexar una copia de la Resolución del Ministerio de Transporte que autoriza su funcionamiento Transporte terrestre de pasajeros Transporte terrestre de carga ordinaria Transporte terrestre de carga especial 11

12 Agencias de viajes: deberán presentar copia del registro nacional de turismo, expedido por el Ministerio de Turismo, Industria y comercio Agencias de viaje Alimentación: deberán adjuntar copia del certificado vigente y licencia de funcionamiento, expedida por la autoridad sanitaria competente Servicio de restaurante y cafetería Servicio postal, correo urbano, nacional e internacional: deberán aportar copia auténtica de la licencia de funcionamiento expedida por el Ministerio de Comunicaciones Servicio postal, correo urbano, nacional e internacional 3.5 FORMULARIO No 7: RELACION DE EQUIPO DISPONIBLE- (Sólo Para Constructores y Proveedores) Diligencie este anexo relacionando el equipo, la maquinaria y los vehículos pesados utilizados en construcción disponibles y que sean de su propiedad, la descripción con las respectivas especificaciones técnicas; indique igualmente, el municipio de ubicación y la cantidad que posee. 4. ORIENTACIÓN AL USUARIO Si tiene inquietudes sobre el proceso de inscripción en el Sistema de Información de Konfirma -5inko-, puede contactarnos vía correo electrónico a la siguiente dirección orientacion@konfirma.com.co o puede comunicarse a los teléfonos: (574) ó