PUNTO GENERAL DE ENTRADA DE FACTURAS ELECTRÓNICAS DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE GALICIA

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1 PUNTO GENERAL DE ENTRADA DE FACTURAS ELECTRÓNICAS DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE GALICIA Manual de presentación de facturas a través de formulario 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 1 de 57

2 ÍNDICE 1. INTRODUCIÓN ENTRADA AL SISTEMA USUARIOS EXTERNOS ACCESO AL PUNTO GENERAL DE ENTRADA DE FACTURAS ELECTRÓNICAS Acceder sin certificado Acceder con certificado Persona física Persona jurídica CONSULTA DE FACTURAS DESCARGAR UNIDADES TRAMITADORAS AYUDA ENLACES DE INTERÉS AVISOS OPERACIONES EN LA APLICACIÓN PORTAL EXTERNO DE PROVEEDORES ACCESO PARTICULARIZADO ALTA DE USUARIO EXTERNO Datos del Solicitante Identificación: Datos de contacto: Datos de la Empresa Identificación: Dirección Social: Datos de contacto; Datos Inscripción Mercantil de la Empresa Datos funcionales CONSULTA POR CSV ACCESO AL PORTAL EXTERNO Acceso mediante usuario y contraseña: Acceso mediante dni electrónico o certificado de persona física de la FNMT: Acceso mediante certificado de persona jurídica: INICIO PORTAL EXTERNO Menú Avisos Últimas Facturas /12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 2 de 57

3 3.1.6 FACTURA FORMATO SIMPLE Emisor Receptor Factura Destinatario Datos Factura Identificación de la Factura Otros datos de la Factura Expediente de contratación Descripción Factura Líneas de la Factura Datos de la Línea Importes de la Línea Impuesto Datos de Pago Resumen de la Factura Archivos adjuntos Resumen Factura no presentada Factura presentada FACTURA FORMATO EXTENDIDA Datos Factura Líneas de la Factura Impuesto Repercutido Impuesto Retenido Descuentos Cargos Albaranes Descuentos y Cargos Globales Descuentos Globales Cargos Globales Anticipos Datos Cesión Factoring Identificación Social Dirección Social Claúsula de cesión Vencimientos de Factoring Resumen de la Factura FACTURAS RECTIFICATIVAS /12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 3 de 57

4 3.1.9 INCORPORAR FICHERO BUSCAR FACTURAS Receptor Identificación de la Factura Otros datos de la Factura Importes Búsquedas Favoritas MODIFICAR DATOS BUSCAR FACTURAS EN PAPEL ALERTAS PERSONALIZAR FORMATOS FACTURAS PROPUESTA ANULACIÓN CAMBIO CONTRASEÑA GESTIÓN DE USUARIOS SALIR MENSAJES DE ERROR DEL SISTEMA OPERACIONES DE LOS USUARIOS EXTERNOS INICIO CAMBIO DE CONTRASEÑA SOLICITUD DE USUARIO FACTURA FORMATO SIMPLE FACTURA FORMATO EXTENDIDA INCORPORAR FICHERO MODIFICAR DATOS BUSCAR FACTURAS EN PAPEL PERSONALIZAR FORMATO FACTURAS CAMBIO CONTRASEÑA /12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 4 de 57

5 1. INTRODUCIÓN El presente documento es una guía práctica de utilización del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Comunidad Autónoma de Galicia. Se detalla el proceso de generación y presentación de las facturas así como su posterior seguimiento y consulta para verificar por los estados que va pasando la factura hasta que se recibe el pago de la misma. 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 5 de 57

6 2. ENTRADA AL SISTEMA En este apartado se muestran las diferentes maneras de acceso a la aplicación que existen en función de sí el acceso se produce por un usuario interno o externo. 2.1 USUARIOS EXTERNOS Los usuarios acceden a la aplicación mediante la URL publicada en el portal de la Consellería de Facenda entre otros sitios. La URL es la siguiente: Al pulsar el enlace anterior la pantalla que se muestra es la siguiente: La pantalla ofrecida se divide en diferentes bloques, siendo el bloque principal el destinado al acceso de usuarios. Los bloques en los que se divide son los siguientes: ACCESO AL PUNTO GENERAL DE ENTRADA DE FACTURAS ELECTRÓNICAS Los modos de acceso que se pueden realizar son Acceder sin certificado a través de usuario/contraseña y Acceder con certificado. Antes de acceder por primera vez es necesario que el usuario se registre previamente en la pantalla de Solicitud de Usuario que se explica más adelante. 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 6 de 57

7 Acceder sin certificado En la opción de acceder sin certificado, se mostrará la siguiente pantalla: En ella el usuario deberá introducir usuario/contraseña y un código de seguridad. Una vez introducida esta información y pulsado el botón de Aceptar el usuario ya se encuentra dentro del sistema. También existe la posibilidad de que el usuario no recuerde su contraseña y pueda recuperarla pulsando sobre el enlace Recuperar clave de acceso. Así mismo si un usuario no está registrado en el Punto general de entradas de facturas, puede solicitar su alta pulsando sobre el enlace Solicitud de usuario Acceder con certificado El otro modo de acceso de los usuarios es mediante certificado, para acceder de este modo en la pantalla anterior los usuarios deben pulsar sobre el botón Acceder con certificado. Una vez pulsado dicho botón se muestra un aviso en el que se recuerda que si el certificado que desea utilizar se encuentra en una tarjeta se asegure de que dicha tarjeta está introducida en el lector Persona física Una vez elegido el certificado de acceso, si se trata de un certificado de persona física(dni-e, FNMT, ), se muestra una pantalla en la que puede seleccionar al usuario con el que desea acceder de entre todos los usuarios que tienen el mismo NIF que el certificado digital que se utiliza. 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 7 de 57

8 Si no existe ningún usuario registrado con el mismo NIF que el certificado empleado se mostrará un aviso al respecto y se solicitará el registro del usuario Persona jurídica Cuando se accede con certificado de persona jurídica se accede directamente a la pantalla de inicio. En caso de que sea la primera vez que se accede con dicho certificado, se muestra un aviso que informa de la necesidad de confirmar los datos con los que se trata de acceder al sistema. Una vez pulsado sobre el enlace Continuar", se muestra la pantalla en la que se tiene que verficar dicha información. 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 8 de 57

9 Una vez verificada toda la información, se accederá directamente al sistema CONSULTA DE FACTURAS Aquí se pueden consultar las facturas mediante una búsqueda por Código Seguro de Verificación. Si se pulsa sobre el enlaces Código Seguro de Verificación se mostrará la siguiente información: 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 9 de 57

10 Si se pulsa sobre el botón Consultar se muestra la criterios de búsqueda. pantalla con los siguientes DESCARGAR UNIDADES TRAMITADORAS Con esta opción se puede obtener un documento (Excel) donde se ve reflejada la información referente a los órganos gestores y unidades tramitadoras que aceptan facturas electrónicas a través del Punto General de Facturas Electrónicas de la Comunidad Autónoma de Galicia AYUDA En este apartado, existen una serie de enlaces, mediante los cuales se puede resolver las dudas existentes en cuanto al funcionamiento del Punto general de Entrada de Facturas Electrónicas, así como realizar el alta como usuario en el sistema. 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 10 de 57

11 2.1.4 ENLACES DE INTERÉS En este apartado, se encuentran enlaces de interés relacionados con la factura electrónica AVISOS En este apartado, se mostrarán avisos relacionados con el Entrada de Facturas Electrónicas. Punto general de 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 11 de 57

12 3. OPERACIONES EN LA APLICACIÓN 3.1. PORTAL EXTERNO DE PROVEEDORES A continuación se describen las funcionalidades disponibles en el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Comunidad Autónoma de Galicia ACCESO PARTICULARIZADO Los usuarios proveedores podrán acceder al SEF como actualmente o desde enlaces particularizados para entidades que lo soliciten. Cuando accedan desde estos enlaces los usuarios solo podrán trabajar cara a la entidad concreta particularizada en cada enlace ALTA DE USUARIO EXTERNO Para tener acceso a la aplicación de registro de facturas, un proveedor requiere tener una cuenta de usuario creada. El proceso de alta podrá realizarse mediante un formulario Web de alta. En este formulario se lo solicitarán los siguientes datos: Datos del Solicitante Identificación:» NIF/NIE *» Nombre *» Primer apellido *» Segundo apellido» País* Datos de contacto:» Teléfono *» Correo Electrónico * (del usuario) Datos de la Empresa Identificación:» NIF *» Razón * Dirección Social:» Dirección *» Población *» Provincia *» País *» Código postal * Datos de contacto;» Teléfono*» Correo Electrónico * 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 12 de 57

13 » Fax Datos Inscripción Mercantil de la Empresa» Registro Mercantil» Tomo» Libro» Sección» Folio» Hoja» Otros Datos Registrales Datos funcionales» Código de Usuario * (Nombre Único que será validado por el sistema)» Contraseña * (deberá contener un mínimo de ocho caracteres y un máximo de diez)» Repita la contraseña * En el mismo formulario se informará al solicitante de que el usuario registrado será válido para todas las administraciones registradas en el sistema. El sistema verificará que no exista el nombre de usuario. El sistema verificará el formato de la información no obligatoria solicitada. El sistema verificará la validez de la respuesta para diferenciar máquinas y humanos (Captcha). Se ejecutará un proceso para garantizar el nivel adecuado de la contraseña introducida por el usuario y la no duplicidad del nombre introducido. Una vez realizado el relleno del formulario de alta con éxito, el sistema le asignará un identificador interno y la tipología No Certificado guardándose en la Base de Datos del sistema junto con la información allegada por el usuario". El sistema mostrará mensaje de finalización del proceso de alta o de los errores que se produjeran durante esta. Una vez creado el perfil de usuario a través de este método, la cuenta no estará activada. El sistema enviará un correo electrónico a la dirección indicada por el usuario solicitándole su confirmación. Una vez que el usuario confirme la recepción del correo, se activará su cuenta y se permitirá el acceso a la aplicación CONSULTA POR CSV Será posible la consulta del formato visual de las facturas mediante el Código Seguro de Verificación Electrónica para cualquier usuario anónimo. Información a suministrar: Código seguro de verificación (CSV): Si previamente ya se generó el formato visual de la factura, al pie de esta constará el Código de Verificación Electrónica impreso. NIF/CIF del emisor: Deberá informarse de la identificación fiscal correspondiente al emisor de la factura. 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 13 de 57

14 El sistema verificará la validez de la respuesta para diferenciar máquinas y humanos (Captcha). Resultado búsqueda: Si existe la factura correspondiente al código CVE para el emisor identificado mediante el NIF/CIF, se abrirá el documento PDF correspondiente al formato visual de la factura. En caso de que no se localice el documento se informará que no existe el documento para el emisor solicitado. Acciones posibles: Será posible realizar una nueva consulta ACCESO AL PORTAL EXTERNO Acceso mediante usuario y contraseña: El sistema considerará tres intentos máximos para lograr una conexión mediante usuario y contraseña, una vez alcanzado este número, se realizará una prueba de captcha, que permita minimizar el número de ataques de denegación de servicio. El sistema validará el usuario y la contraseña, una vez aceptados se obtendrán el NIF y el CIF que tiene asociados y una indicación de si es usuario acreditado, que servirá para filtrar la información a la que tiene acceso el usuario conectado y las opciones de utilización que le permita su tipología. En la página de proveedores se dispone de un contador de manera que se muestre el número de visitas en el SEF. Este contador se almacena en la BBDD Acceso mediante dni electrónico o certificado de persona física de la FNMT: Para acceder al SEF con un certificado de persona física, el usuario deberá haberse dado de alta previamente como usuario proveedor, y deberá tener su usuario activado en el momento del acceso con el certificado. Existe la posibilidad de que exista más de un usuario proveedor registrado en el SEF con el mismo NIF, por el cual, cuando el usuario se identifique con un certificado de persona física si le mostrará una pantalla con los LOGIN de los usuarios registrados con ese NIF y con su correspondiente CIF asociado a cada usuario dado de alta. El proveedor tendrá que seleccionar con cuál de los usuarios va a conectarse al SEF. Las opciones disponibles para el usuario una vez que accedió al sistema son las mismas que si se identifica mediante log-in/password, es decir, durante su sesión, tan sólo manejará las facturas que dio de alta con el usuario logado y podrá emitir facturas bajo el CIF asociado a ese usuario Acceso mediante certificado de persona jurídica: Para acceder al SEF con un certificado de persona jurídica, el usuario deberá haber verificado sus datos de acceso previamente, siempre que se trate de la primera vez que accede con dicho certificado, en caso de que nos e trate de la primera vez se accederá directamente al sistema. 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 14 de 57

15 Una vez verificada la información se obtendrán el CIF que tiene asociado y una indicación de si es usuario acreditado, que servirá para filtrar la información a la que tiene acceso el usuario conectado y las opciones de utilización que le permita su tipología. Durante su sesión, el usuario que acceda al sistema con certificado de persona jurídica tendrán acceso a cualquier factura que tenga como CIF emisor el mismo CIF que su certificado de acceso INICIO PORTAL EXTERNO En la parte superior izquierda se muestra la razón social del receptor desde el cual se accedió al sistema. Si el acceso el sistema se realizó desde la web de la Consellería de Facenda de la Xunta de Galicia el texto mostrado será el siguiente: La página inicial se divide en dos partes. En la parte izquierda se muestra un menú con opciones y en la parte derecha se muestran dos bloques: en la parte superior ven los avisos sobre las facturas introducidas por el usuario, y en la parte inferior una lista de las últimas facturas introducidas Menú El menú de la aplicación se encuentra oculto en todas las pantallas menos en la pantalla de inicio. Esto permite tener más espacio disponible para mostrar la máxima información posible. En cualquiera de las pantallas se puede deplegar el menú pulsando sobre el icono que aparece situado en la izquierda del título. Se muestra un ejemplo del menú en la pantalla Buscar facturas 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 15 de 57

16 De igual modo pulsando na icona da seguinte imaxe se oculta o menú Avisos En el caso de que el usuario no tenga mensajes aparece esta información. Los mensajes de aviso aparecen en una tabla y es posible ver el detalle, o marcarlos como leídos. Todos los usuarios que acceden con certificado de persona jurídica, con el mismo cif de empresa, podrán ver todas las alertas existentes para dicha empresa, así como un aviso indicativo de que está accediendo con un certificado de persona jurídica. 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 16 de 57

17 El detalle del mensaje despliega el área en la cual se muestra la información referente al aviso generado por el usuario que dio de alta el aviso, así como la información de la factura Últimas Facturas El listado de las últimas facturas, aparece sólo si el usuario ha presentado o creado facturas, permite ver el detalle de la factura al picar sobre el número de la misma, o realizar diversas acciones en función del estado de cada factura: firmar, eliminar (estas dos acciones sólo si está en estado creada), descargar XML, descargar Justificante, descargar PDF, presentar una propuesta de anulación y crear una factura nueva a partir de los datos de la factura seleccionada. Este listado aparece dividido entre las facturas presentadas y las facturas pendientes de presentación: 1. Facturas presentadas 2. Facturas pendentes de presentación: 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 17 de 57

18 3.1.6 FACTURA FORMATO SIMPLE La pantalla que se muestra al usuario al pulsar sobre la opción de menú Factura Formato simple es la siguiente. 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 18 de 57

19 Mediante el alta de factura simple pueden darse de alta facturas que incluyen un solo impuesto repercutido común para todas las líneas de la factura y no se pueden incluir descuentos ni cargos ni anticipos. La pantalla está dividida en varios bloques en los que hay que introducir la información necesaria para completar el alta de la factura Emisor Los datos de emisor de la factura son automáticos y son los indicados por el usuario en el proceso de alta de usuario Receptor Factura El primer bloque de datos de entrada corresponde con la selección del receptor de la factura: En este bloque es posible marcar el check Mostrar destinos no vigentes" para que se muestren los destinos que ya no están vigentes en el sistema si aún es necesario presentar una factura en alguno de ellos. Si el check se encuentra marcado los destinos no vigentes se marcan con un indicador (*) para que se diferencien del resto Para escoger el destinatario se dispone de dos campos, uno para seleccionar por NIF/CIF de receptor y otro para seleccionar por Nombre/Razón social. La Razón Social admiten la escritura de texto predictiva, por lo que si se conoce una parte del contenido puede escribirse para que el combo solo muestre las coincidencias. En caso de querer realizar la búsqueda con ayuda de SEF tiene disponible la lupa que se muestra a continuación: Esta opción permite buscar el destinatario, a través de esta pantalla:» Ámbito: en el cual se pueden escoger las siguientes opciones: 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 19 de 57

20 » NIF» Razón social» Población» Provincia Usando alguno o varios de estos criterios se mostrarán los resultados de la búsqueda: Una vez seleccionado el receptor, se actualizarán automáticamente los datos de dirección en el cuadro superior correspondiente. En el caso de que se acceda el sistema desde una entidad receptora con acceso particularizado, el campo Receptor mostrará la razón social de la entidad receptora 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 20 de 57

21 particular, no será editable y el siguiente bloque de destinos solo mostrará los relativos a esa entidad receptora Destinatario En el siguiente bloque seleccionara el destinatario de la factura, para seleccionar al destinatario de la factura se presentan tres componentes desplegables que permiten la escritura predictiva. En el caso de que se trate de un receptor con acceso particularizado, en este bloque podrán seleccionarse entre los destinos vigentes o no para ese receptor. El primero de los desplegables es obligatorio y permite especificar la Entidad a la que va dirigida la factura. En los desplegables de Órgano de contratación y Unidad de contratación puede especificarse la información relativa al departamento administrativo responsable del contrato y la unidad que lleva la tramitación del contrato respectivamente Datos Factura El siguiente bloque de datos de entrada se refiere factura, como se muestra en la figura. a los datos generales de la Los datos a introducir en este bloque son los siguientes: Identificación de la Factura Fecha Emisión: Fecha en formato dd/mm/aaaa, obligatorio. Fecha de emisión de la factura. Siendo dd al día, mm el mes y aaaa el año. Por ejemplo 1 de febrero de 2012 sería 01/02/2012. El destino debe estar vigente en la fecha de emisión 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 21 de 57

22 señalada. En el caso de destinos ya no vigentes, en la fecha de emisión informada el destino debía encontrarse vigente. Número Serie: Admite letras y números hasta 50 posiciones, opcional. Número de serie de la factura asignado por el emisor. Número Factura: Admite letras y números hasta 50 posiciones, obligatorio. Número de la factura asignado por el emisor Otros datos de la Factura Clase de factura: Obligatorio. Permite seleccionar la clase de factura de la que va a realizarse el alta. Su valor por defecto es "Original" Expediente de contratación Expediente de contratación: Referencia del expediente de contratación. Fecha Expediente de contratación: Fecha del expediente de contratación Descripción Factura Descripción Factura: Admite letras y números hasta 250 posiciones, opcional. Información adicional sobre la factura Líneas de la Factura El siguiente bloque de datos corresponde con la introducción de las líneas de la factura. En el bloque Líneas de la Factura deben introducirse los datos correspondientes a cada concepto detallado en la factura. Una vez completados los datos de detalle de una línea de la factura debería pulsar el botón Añadir detalle para subir los datos a la lista de detalles. Las filas de la lista pueden editarse o eliminar si se marca el cuadro a la izquierda de la línea y se pulsa alguno de los botones situados debajo, Editar o Eliminar. Al final de la columna Importe Total aparece sumado el importe total de la factura introducido hasta el momento. Los campos de este bloque son los siguientes: 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 22 de 57

23 Datos de la Línea Referencia: Admite letras y números hasta 10 posiciones, opcional. Referencia del concepto del proveedor. Número de pedido Concepto: Admite letras y números hasta 100 posiciones, obligatorio. Descripción del bien o servicio Importes de la Línea Cantidad: Numérico, obligatorio. Número de unidades servidas, prestadas. Unidades: Combo, obligatorio. Permite seleccionar el tipo de unidades, por defecto Unidades. Importe Unitario: Numérico, seis decimales, obligatorio. Precio de la unidad de bien o servicio prestado. Importe Total: Numérico, dos decimales, campo de visualización. Coste total, resultado de Cantidad x Importe Unitario Impuesto En el bloque Impuesto se establece el tipo de impuesto repercutido para todas las líneas de la factura. Esta es una característica propia de la página Registro Factura Simple. Para registrar facturas con más de un tipo de impuesto además de descuentos y cargos, hay que utilizar la página de Registro Factura Extendida. Impuesto Repercutido: Este dato está compuesto por el tipo de impuesto y la clase de impuesto por la que se tributa..1. Tipo de impuesto: Numérico, 2 decimales, obligatorio. Tipo de impuesto a aplicar sobre la base imponible de la factura..2. Clase de impuesto: Combo, obligatorio. Permite seleccionar la clase de impuesto por la que se tributa en la factura, por defecto IVA Datos de Pago En el bloque Datos de Pago se establecen los datos necesarios, a nivel informativo, de la factura. Los campos de este bloque son los siguientes: 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 23 de 57

24 Fecha vencimiento: Fecha en formato dd/mm/aaaa. Indica la fecha del pago de la factura. Siendo dd al día, mm el mes y aaaa el año. Por ejemplo 1 de febrero de 2012 sería 01/02/2012. Importe pago: La cantidad del importe del pago. Forma pago: La forma en la que se desea realizar el pago. Por ejemplo, transferencia, contado, Recibo Domiciliado Cuenta Bancaria (IBAN): El número de cuenta del pago de la factura en formato IBAN. Admite letras y números hasta 34 posiciones sin ningún tipo de separación entre los diferentes caracteres, obligatorio si su forma de pago es por Transferencia o Recibo domiciliado. Por ejemplo: ES En caso de tratarse de una cuenta extranjera, se solicitará el código BIC. Código BIC: El código SWIFT o BIC completa la información proporcionada por el IBAN y sirve para identificar al banco beneficiario de una transferencia fuera de la Comunidad Europea Resumen de la Factura El bloque Resumen de la Factura muestra el desglose del total de la factura. Base Imponible: Suma de los importes totales de las líneas de la factura, con 2 decimales. Impuesto Repercutido: Cuota del impuesto, resultado de aplicar a la Base Imponible de la factura el tipo de impuesto, con 2 decimales. Importe Total: Total factura, resultado de sumar la Base Imponible a la cuota del Impuesto Repercutido, con 2 decimales. Importe líquido de la factura. Es posible modificar los importes calculados por la aplicación dentro de un margen permitido. Para ello se debe marcar la casilla Ajustar los importes que aparece al final del bloque de resumen de la factura. Una vez marcada se habilitan los campos correspondientes para poder cambiar algún importe. 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 24 de 57

25 La aplicación permite el ajuste independiente de los tres campos (Base Imponible, Impuesto Repercutido e Importe Total) pero se valida que el ajuste que se realice sea acorde a los importes que se modifican, es decir, que el Importe Total ajustado sea igual a la suma de la Base Imponible y el Impuesto Repercutido: Importe Total = Base Imponible + Impuesto Repercutido Con los datos del ejemplo: 234,75 = 194, ,74 En caso de no cumplirse esta condición la factura no se acepta Archivos adjuntos El bloque Archivos adjuntos, permite anexar hasta 3 ficheros en formato electrónico a la factura. Para anexar un archivo hay que pulsar el botón Examinar situado a la derecha del campo Seleccione él fichero.... De esta forma se abre lo dialogo Elegir archivo, para seleccionar un fichero en el sistema local del usuario. Una vez seleccionado debe pulsarse el botón Abrir del diálogo. El archivo seleccionado aparecerá debajo del campo de selección. Para eliminar un archivo ya anexado debe pulsarse el icono situado a la izquierda del nombre de archivo. A pie de pantalla se encuentran los botones con las acciones posibles en la página. Guardar sin firmar: Permite guardar la factura sin presentarla, posteriormente podrá modificarse, firmar y presentarla o borrarla. Presentar factura: Realiza la firma electrónica de la factura y la entrega al destinatario elegido en la factura. Cancelar: Descarta los datos introducidos. 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 25 de 57

26 Resumen Factura no presentada A continuación presentara el aspecto del resumen de una factura no firmada y, por lo tanto, no presentada. La página de resumen muestra la fecha de emisión, el número de serie y el número de la factura introducida. Además permite realizar las siguientes acciones: Descargar xml de la factura: En formato original de la factura, icono Descargar pdf de la factura: El formato visual e imprimible de la factura, icono Firma la factura: Permite firmar y presentar la factura ante el destinatario, icono Factura presentada La siguiente figura muestra el aspecto del resumen de una factura presentada. La página de resumen muestra la fecha de emisión, el número de serie, el número de la factura introducida y el código de verificación electrónica, el CVE calculado. Además permite realizar las siguientes acciones: Descargar justificante: Documento justificante de la presentación de la factura en formato visual e imprimible que incluye, fecha y hora de registro de la factura, CIF y 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 26 de 57

27 Razón social del emisor, CIF y Razón social del receptor, número de factura y CVE, icono.. Descargar xml de la factura: En el formato original de la factura, icono. Descargar pdf de la factura: El formato visual e imprimible de la factura, icono FACTURA FORMATO EXTENDIDA Una vez pulsada la opción Factura Formato Extendido la pantalla que se muestra es la siguiente. 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 27 de 57

28 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 28 de 57

29 La funcionalidad de la página para registrar una factura extendida es similar a la de la página de registro de una factura simple. A continuación se describen los bloques que componen esta pantalla detallando únicamente aquellos que difieren en algún aspecto con los de la factura simple. Los bloques de Receptor Factura y Destinatario son iguales a los de factura simple, las primeras diferencias están en el bloque de Datos Factura Datos Factura Como se observa en la imagen aparecen dos novedades: Factura de factoring: un campo para chequear si la factura está incluida en un contrato de cesión de factoring (esta opción puede estar desactivada, en ese caso no aparecería este campo). Fecha Operación: Fecha en formato dd/mm/aaaa. Fecha de prestación del bien o servicio al que se refiere la factura. Siendo dd al día, mm el mes y aaaa el año. Por ejemplo 1 de febrero de 2012 sería 01/02/ Líneas de la Factura El bloque de Líneas Factura presenta diferencias con la factura simple en la parte de impuestos repercutidos y además permite introducir, por cada línea de la factura, impuestos retenidos, cargos, descuentos y albaranes. 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 29 de 57

30 Como se observa aparecen cinco pestañas debajo del campo de Importe Total Impuesto Repercutido La primera de las pestañas es la de Impuesto Repercutido. En esta pestaña se incluyen todos los impuestos repercutidos correspondientes a la línea de la factura correspondiente. Es obligatorio indicar al menos un impuesto repercutido en cada línea de la factura. Pueden añadirse varios impuestos repercutidos a una línea de factura. Las filas de la lista pueden eliminarse marcando el cuadro a la izquierda de la línea y pulsando el botón Eliminar. Impuesto Repercutido: Este dato está compuesto por el tipo de impuesto y la clase de impuesto por el que se tributa. Tipo de impuesto: Numérico, 2 decimales, obligatorio. Tipo del impuesto a aplicar sobre la base imponible de la línea. Clase de impuesto: Combo, obligatorio. Permite seleccionar la clase de impuesto por el que se tributa en la línea, por defecto IVA. Para incluir el impuesto en la línea debe pulsarse el botón. Incluir impuesto repercutido Impuesto Retenido La siguiente pestaña es la que corresponde al Impuesto Retenido. En esta pestaña se incluyen todos los impuestos retenidos correspondientes a la línea de factura correspondiente. No es obligatorio indicar ningún impuesto retenido en cada línea de factura. Pueden añadirse varios impuestos retenidos a una línea de factura. Las filas de la lista pueden eliminarse marcando el cuadro a la izquierda de la línea y pulsando el botón Eliminar. Impuesto Retenido: Este dato está compuesto por el tipo de impuesto y la clase de impuesto por la que se tributa Tipo de impuesto: Numérico, 2 decimales, obligatorio. Tipo del impuesto a aplicar sobre la base imponible de la línea. 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 30 de 57

31 Clase de impuesto: Combo, obligatorio. Permite seleccionar la clase de impuesto por la que se tributa en la línea, por defecto IRPF. Para incluir el impuesto en la línea debe pulsar el botón Incluir impuesto retenido Descuentos La siguiente pestaña corresponde a los descuentos por línea de la factura. En esta pestaña se incluyen todos los descuentos correspondientes a la línea de factura correspondiente. No es obligatorio indicar ningún descuento en cada línea de factura. Pueden añadirse varios descuentos a una línea de factura. Las filas de la lista pueden eliminarse marcando el cuadro a la izquierda de la línea y pulsando el botón Eliminar. Motivo del descuento: admite letras y números hasta 100 posiciones, obligatorio. Descripción del concepto por el que se aplica el descuento. Porcentaje: Numérico, cuatro decimales, opcional. Porcentaje a descontar del total de la línea. Importe del descuento: Numérico, dos decimales, obligatorio. Importe a descontar del total de la línea. Si el usuario indica el porcentaje, el importe se calcula automáticamente. Para incluir el descuento en la línea debe pulsarse el botón Incluir descuento Cargos En esta pestaña se incluyen todos los cargos correspondientes a la línea de factura correspondiente. No es obligatorio indicar ningún cargo en cada línea de factura. Pueden añadirse varios cargos a una línea de factura. Las filas de la lista pueden eliminarse marcando el cuadro a la izquierda de la línea y pulsando el botón Eliminar. 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 31 de 57

32 Motivo del cargo: Admite letras y números hasta 100 posiciones, obligatorio. Descripción del concepto por el que se aplica el cargo. Porcentaje: Numérico, cuatro decimales, opcional. Porcentaje a cargar el total de la línea. Importe del cargo: Numérico, dos decimales, obligatorio. Importe a cargar el total de la línea. Si el usuario indica el porcentaje, el importe se calcula automáticamente. Para incluir el cargo en la línea debe pulsarse el botón Incluir cargo Albaranes La última pestaña corresponde a los albaranes. En esta pestaña se incluyen todos los albaranes correspondientes a la línea de factura correspondiente. No es obligatorio indicar ningún albarán en cada línea de factura. Pueden añadirse varios albaranes a una línea de factura. Las filas de la lista pueden eliminarse marcando el cuadro a la izquierda de la línea y pulsando el botón Eliminar Número albarán: Admite letras y números hasta 30 posiciones, obligatorio. Número de referencia del albarán. Fecha Albarán: Fecha del albarán. Para incluir el albarán en la línea debe pulsarse el botón Incluir albarán Descuentos y Cargos Globales El siguiente bloque presente en el alta de factura extendida es el bloque de descuentos, cargos globales y anticipos. 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 32 de 57

33 Descuentos Globales La pestaña Descuentos Globales incluye el motivo y porcentaje de descuento sobre la Base Imponible Total de la factura que se muestra en el siguiente bloque Resumen de la Factura. Estos descuentos se aplican por porcentaje, no por importe total descontado, sobre todas las bases imponibles presentes en la factura (una factura tiene tantas bases imponibles como tipos de impuesto repercutido lleve) Cargos Globales La pestaña Cargos Globales incluye el motivo y porcentaje de cargo sobre la Base Imponible Total de la factura que se muestra en el siguiente bloque Resumen de la Factura. Estos cargos se aplican por porcentaje, no por importe total, sobre todas las bases imponibles presentes en la factura (una factura tiene tantas bases imponibles como tipos de impuesto repercutido lleve) Anticipos La pestaña Anticipos incluye la fecha e importe de los pagos anticipados sobre el total de la factura que se muestra en el siguiente bloque Resumen de la Factura Datos Cesión Factoring Los siguientes bloques que aparecen en la pantalla de alta dependen de si el usuario indicó que la factura está incluida en un contrato de factoring en el primer bloque. En caso afirmativo los dos siguientes bloques en la pantalla de alta corresponderán con los campos necesarios para indicar la información del contrato de factoring. El primero de los dos permite introducir los datos de cesión 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 33 de 57

34 Identificación Social Dirección Social» CIF: admite letras y números hasta 10 posiciones, obligatorio. Código de Identificación Fiscal del cesionario» Razón Social: Admite letras y números hasta 80 posiciones, obligatorio. Razón Social del cesionario» Dirección: Admite letras y números hasta 80 posiciones, obligatorio. Dirección del cesionario» Población: Admite letras y números hasta 50 posiciones, obligatorio. Población del cesionario» Provincia: Admite letras y números hasta 20 posiciones, obligatorio. Provincia del cesionario» País: Combo, obligatorio. Permite seleccionar el país, por defecto España.» Código postal: Numérico de 5 posiciones, obligatorio. Código postal de la población del cesionario Claúsula de cesión» Cláusula de cesión: Admite letras y números hasta 500 posiciones, obligatorio. Texto de la cláusula de cesión Vencimientos de Factoring El siguiente bloque de Vencimientos de factoring se refiere los datos de vencimiento de la factura. 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 34 de 57

35 Fecha Vencimiento: Fecha en formato dd/mm/aaaa, obligatorio. Indica la fecha de vencimiento del pago de la factura. Siendo dd al día, mm el mes y aaaa el año. Por ejemplo 1 de febrero de 2012 sería 01/02/2012. Importe Vencimiento: La cantidad del importe que vence. En el caso en que exista más de un vencimiento, la suma de los importes debe ser la misma que el importe total de la factura. Forma pago: La forma en la que se desea realizar el pago. Por ejemplo, transferencia, contado, Recibo Domiciliado Cuenta Bancaria (IBAN): El número de cuenta del pago de la factura en formato IBAN. Admite letras y números hasta 34 posiciones sin ningún tipo de separación entre los diferentes caracteres, obligatorio si su forma de pago es por Transferencia o Recibo domiciliado. Por ejemplo: ES En caso de tratarse de una cuenta extranjera, se solicitará el código BIC. Código BIC: El código SWIFT o BIC completa la información proporcionada por el IBAN y sirve para identificar al banco beneficiario de una transferencia fuera de la Comunidad Europea Resumen de la Factura El siguiente bloque de la pantalla es el bloque de resumen de la factura, es similar el resumen de la factura simple pero aparece el nuevo campo Impuesto Retenido y en caso de tener anticipos se muestran el Importe Anticipo e Importe líquido. Impuesto Retenido: Cuota del impuesto, resultado de aplicar a la Base Imponible de los impuestos retenidos de la factura los tipos de impuesto correspondientes, con 2 decimales. Importe Anticipo: Pagos anticipados sobre el Total Facturas, con dos decimales. Se visualiza si existen anticipos Importe Líquido: Importe a pagar, resultado de aplicar al Total de la factura los anticipos correspondientes. Se visualiza si existen anticipos De igual manera que en la factura simple se pueden ajustar los importes de la factura e igual que se indicó en la factura simple si el ajuste realizado no es acorde las operaciones la factura no se acepta. En el caso de la factura extendida la operación correcta debe ser: Importe Total = Base Imponible + Impuesto Repercutido - Impuesto Retenido 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 35 de 57

36 Los siguientes bloques de la pantalla corresponden a las funciones de adjuntar ficheros y las acciones y la página de resumen. Son idénticos a los de factura simple FACTURAS RECTIFICATIVAS Una factura rectificativa es un documento que detalla alguna corrección en una factura ordinaria. Se deberá crear una factura rectificativa en los siguientes casos:» Que la factura original no cumpla con los requisitos de contenido obligatorio definidos en el reglamento con respecto a identificación fiscal, direcciones de facturación, relacionados con la definición del destinatario, no existencia de la fecha de operación,..» Alguna cuota de IVA repercutida no se hubiese calculado correctamente.» Errores en los precios informados en los documentos.» Errores en los cálculos de la base imponible.» En todos los casos es obligatorio hacer mención a la factura origen de la rectificación y los motivos de la misma. Las facturas rectificativas están disponibles desde la pantalla de consulta de una factura que ya exista en el sistema si el estado de la factura se encuentra entre los establecidos que permiten generar facturas rectificativas. Al pulsar el botón de Rectificar se carga una nueva pantalla con los datos de la factura a rectificar. La pantalla para dar de alta una factura rectificativa es similar a la de modificación de una factura guardada en borrador en la que se cargan los datos de la factura ordinaria que se rectifica. En una factura rectificativa los campos Número Serie y Número de Factura son editables y obligatorios. 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 36 de 57

37 En la parte inferior de la pantalla se muestran los campos en los que se indica el motivo de la rectificación y el método de corrección (dichos campos son obligatorios). Las facturas rectificativas se podrán guardar en borrador o se podrán presentar de igual modo que las otras facturas INCORPORAR FICHERO La funcionalidad de incorporar fichero permite al usuario introducir en el sistema una factura en formato factura_e que previamente se dio de alta con otra aplicación o sistema. Las facturas a incorporar pueden venir firmadas digitalmente o sin firmar, en caso de que no vengan firmadas el sistema se encargará de la firma de igual modo que lo hace en el alta simple o extendida. La pantalla es la siguiente: Una vez seleccionado el archivo que contiene la factura que se desea incorporar al sistema aparece la siguiente pantalla. Antes de presentar la factura es obligatorio indicar a qué destino va dirigida, el botón Seleccionar Destinatario permite especificar al destinatario al que va dirigida cada factura. 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 37 de 57

38 Para asignar el destino a cada factura primero debe seleccionarse la factura o facturas a las que se desea asignar el mismo destino y después se pulsa el botón. La pantalla es la siguiente: En el campo Receptor aparece el receptor que ven indicado en el fichero y debajo aparecen los campos para seleccionar al destinatario. Estos campos son idénticos a los que aparecen en el alta simple y extendida. De igual modo que en el alta de facturas existe el check de Mostrar destinos no vigentes" para poder presentar la factura en algún destino que ya no se encuentre vigente. Una vez seleccionado el destino correcto se pulsa el botón Aceptar. La aplicación vuelve a la pantalla anterior pero con los datos del destino cargados en la tabla. Puede consultarse la factura antes de presentarla pinchando sobre el número de factura en la tabla. El botón de presentar factura es diferente según esta venga firmada o no, en el caso de la figura la factura no está firmada y el texto del botón es Firmar y Presentar factura, en el caso de que estuviera firmada, el texto del botón sería Presentar factura. Una vez presentada la factura o las facturas la pantalla que se muestra es un resumen de la presentación. Desde el resumen puede descargarse la factura en formato facturae, el pdf o el justificante igual que en el alta simple o extendida. Pulsando el botón continuar se vuelve a la pantalla de inicio. 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 38 de 57

39 BUSCAR FACTURAS Si se trata de usuarios que acceden al sistema mediante usuario y contraseña o certificado de persona física, esta funcionalidad permite al usuario la consulta y descarga (descarga en formato Excel y csv) de las facturas que ese usuario ha dado de alta. Si se trata de usuarios que acceden mediante certificado de persona jurídica, tendrán acceso a cualquier factura que tenga como CIF emisor el mismo CIF que su certificado de acceso. Quedan excluidas las facturas presentadas en papel. Las facturas en papel solamente podrán ser consultadas en la opción Buscar facturas en papel y sólo se mostrará el estado de tramitación de las mismas. Inicialmente aparece una lista de facturas precargadas (en caso de existir) y los criterios de búsqueda ocultos. Si se pulsa sobre el enlace "Mostrar criterios de búsqueda", se visualizarán dichos criterios. Inicialmente aparecen unos criterios de búsqueda básica, pudiendo ampliarse con unos criterios de búsqueda avanzada para refinar la consulta. Los criterios principales son los siguientes: Receptor NIF: Admite letras y números hasta 9 posiciones. Código de Identificación Fiscal del receptor. 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 39 de 57

40 Identificación de la Factura Fecha Emisión (desde, hasta): Fecha en formato dd/mm/aaaa. Fecha de emisión de la factura. Siendo dd al día, mm el mes y aaaa el año. Por ejemplo 1 de febrero de 2012 sería 01/02/2012. Si se pulsa el icono se despliega un calendario para seleccionar la fecha. Número Serie: Admite letras y números hasta 20 posiciones. Número de serie de la factura asignado por el emisor. Número Factura: Admite letras y números hasta 20 posiciones. Número de la factura asignado por el emisor. Estado: Combo. Permite seleccionar el estado para filtrar la búsqueda. Clase de factura: Combo. Permite seleccionar la clase de factura que se está buscando. Ordenar por: Este campo está compuesto por el campo a ordenar y por el sentido de la ordenación Campo a ordenar: Combo. Permite seleccionar el campo por el que ordenar el resultado de la búsqueda, por defecto Fecha de emisión Sentido a ordenar: Combo. Permite seleccionar el sentido por el que ordenar el resultado de la búsqueda, por defecto Descendente. Si se trata de un usuario que ha accedido mediante certificado de persona jurídica, se proporcionará un filtro de búsqueda que permitirá filtrar las facturas por el usuario que las ha presentado. Estos usuarios además de la consulta de dichas facturas pueden realizar las siguientes acciones: Descargar el PDF, fichero facturae y justificante de presentación de las mismas. Presentar una propuesta de anulación sobre una factura aunque la factura la haya presentado otro usuario. Crear una nueva factura a partir de una ya existente. Modificar o firmar una factura que se encuentra guardada en borrador por otro usuario. Eliminar una factura que se encuentra guardada en borrador por otro usuario. 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 40 de 57

41 Al pulsar sobre el enlace Búsqueda avanzada desplegara la página apareciendo los siguientes criterios de búsqueda adicionales: Otros datos de la Factura Expediente de contratación: Referencia del expediente de contratación. Descripción Factura: Admite letras y números hasta 250 posiciones, opcional. Información adicional sobre la factura Registro contable (desde, hasta): Admite letras y números hasta 10 posiciones. Número de identificación asignado por el registro de facturas.. Fecha recepción (desde, hasta): Fecha en formato dd/mm/aaaa. Fecha de recepción de la factura en el registro de facturas. Si se pulsa el icono desplegara un calendario para seleccionar la fecha. Siendo dd al día, mm el mes y aaaa el año. Por ejemplo 1 de febrero de 2012 sería 01/02/2012. Código seguro de verificación: Admite letras y números hasta 40 posiciones. Código de verificación electrónico de la factura Importes Importe (desde, hasta): Numérico, con 2 decimales. Corresponde al importe total de la factura Búsquedas Favoritas Una vez seleccionados los criterios de búsqueda deseados, se ofrece la posibilidad de guardarlos como búsqueda favorita. Para ello se dispone de dos enlaces: 1. Guardar Nueva Búsqueda Favorita: Al pulsar sobre este enlace se muestra la siguiente pantalla: 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 41 de 57

42 En ella se especifica el nombre con el que el usuario desea que sea guardada su búsqueda favorita. 2. Búsqueda Favoritas: Si pulsamos sobre el enlace de Búsqueda Favoritas se muestra la siguiente pantalla En esta pantalla, se ofrece la lista de búsquedas favoritas creadas por el usuario. Se ofrece la posibilidad de Ver, Modificar o Eliminar las búsquedas indicadas. Si se selecciona la opción de Ver o se pulsa sobre el nombre de la búsqueda, en este caso, Año 2016, se mostrarán en pantalla los criterios de búsqueda que se establecieron como favoritos. Una vez configurados los criterios de búsqueda se pulsa el botón Buscar y se obtienen las facturas que cumplen esos criterios. Los resultados se muestran en la tabla que se encuentra debajo del botón Buscar. Los iconos disponibles en la columna acciones permiten la visualización, gestión y descarga de archivos de las facturas. A continuación se explican las diferentes acciones: 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 42 de 57

43 - Icono Previsualizar factura ( ): Este icono abre en una ventana nueva por encima de los resultados de la búsqueda el pdf de la factura para su consulta. Siempre está disponible a previsualización de las facturas. - Icono Gestionar factura ( ): Este icono permite la gestión de las facturas por parte del usuario. Al pulsar sobre el icono se abre una nueva ventana en la que se muestran las acciones de gestión disponibles sobre la factura. Las acciones dependen del estado actual de la factura: o Facturas en estado recibida: Se permite firmar y presentar la factura, modificar los datos de la factura y eliminar la factura. o Facturas en cualquier otro estado: Se permite copiar la factura, es decir, generar una nueva factura a partir de los datos de la factura existente. - Icono Descargar archivos ( ): Este icono permite la descarga de los archivos correspondientes al XML y al PDF de la factura. Al pulsar sobre él se muestra una ventana que permite la descarga de los archivos individualmente o varios al mismo tiempo. 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 43 de 57

44 - Icono Descargar archivos con adjuntos ( ): Este icono permite la descarga de los archivos correspondientes ao XML e o PDF da factura. Además de los archivos anteriores se permite la descarga de los archivos adjuntos que existan en la factura. Se muestra una ventana que permite la descarga de los archivos individualmente o varios al mismo tiempo. Además de los iconos de acción se muestra un enlace en la parte inferior derecha del listado Exportar resultados de la búsqueda. Este enlace sirve para exportar los resultados de la búsqueda realizada. Al pulsar sobre Exportar resultados de la búsqueda se mostrará una nueva ventana de selección donde se podrá seleccionar la descarga. 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 44 de 57

45 La ventana de Exportar resultados de la búsqueda permite seleccionar la exportación en formato excel y csv y la versión de la exportación. La versión de la exportación mostrará las diferentes versiones que existan del excel debidas a cambios en la información que exportan. La versión ofrecida por defecto siempre será la más reciente que existe en el sistema. Al pinchar en el número de factura en la tabla de resultados de la consulta, aparece una página con información de la factura. La información que se muestra es la que se observa en la figura. En el bloque líneas de la Factura, se puede consultar haciendo click sobre el icono, para cada línea los datos referentes a Impuestos Repercutidos, Impuestos Retenidos, Descuentos, Cargos y albaranes en caso de tener alguno de esos conceptos aplicados. El resultado de pulsar sobre el icono es el siguiente: 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 45 de 57

46 En esta página se pueden, además de consultar la factura, realizar las acciones de Descargar XML, Descargar factura visual (PDF), Abrir y Descargar documentos MODIFICAR DATOS La pantalla de modificar datos permite modificar los datos de registro del usuario a excepción del NIF de usuario, el CIF de la empresa y la razón social de la empresa si se ha accedido con certificado de persona jurídica. La pantalla de modificación de datos se muestra en la siguiente imagen. 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 46 de 57

47 Una vez modificados los campos que si desean cambiar se pulsa el botón Aceptar y los cambios quedan registrados en el sistema BUSCAR FACTURAS EN PAPEL Esta funcionalidad permite buscar una factura que fue presentada en papel en la administración para consultar el estado en que se encuentra. La pantalla es la que se muestra en la siguiente imagen. Los campos para realizar la búsqueda son: Fecha Emisión: Fecha en formato dd/mm/aaaa, obligatorio. Fecha de emisión de la factura. Si se pulsa el icono se despliega un calendario para seleccionar la fecha. Siendo dd al día, mm el mes y aaaa el año. Por ejemplo 1 de febrero de 2012 sería 01/02/2012 Número Serie: Admite letras y números hasta 20 posiciones. Número de serie de la factura asignado por el emisor. Número Factura: Admite letras y números hasta 20 posiciones, obligatorio. Número de la factura asignado por el emisor. Importe Total: Numérico, con 2 decimales, obligatorio. Corresponde al importe total de la factura. Una vez realizada la búsqueda los resultados se muestran en la tabla pero no se puede acceder al detalle de la factura ya que esta fue presentada en papel ALERTAS La funcionalidad de alertas permite al usuario acceso tanto a los avisos que tengan pendientes como a los que tenga leídos. Los últimos diez avisos pendientes también se muestran en la pantalla de inicio. 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 47 de 57

48 Los avisos se muestran en una tabla y el usuario puede realizar dos acciones sobre ellos mediante los iconos presentes en la derecha. El primero de ellos permite leer el aviso y el segundo permite marcar el aviso como leído. Si se pulsa sobre el primer icono se despliega el área en el cual se muestra la información referente al aviso generado por el usuario que dio de alta el aviso, así como la información de la factura. Los usuarios que accedan con certificado de persona jurídica, tendrán acceso a todas las alertas generadas de los usuarios de su empresa. 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 48 de 57

49 PERSONALIZAR FORMATOS FACTURAS La personalización de facturas por parte del usuario permite que este pueda subir un logotipo de su empresa y utilizarlo como imagen de la representación en pdf de las facturas que genera el sistema. El primer paso consiste en seleccionar un logotipo e incorporarlo al sistema mediante el bloque de Selección de logotipo que se muestra en la figura: Una vez incorporado e logotipo se muestra en el bloque Logotipo seleccionado actualmente : PROPUESTA ANULACIÓN Los usuarios pueden presentar una propuesta de anulación de una factura si por cualquier motivo necesitan que se anule su factura. Las propuestas de anulación se pueden presentar de dos maneras diferentes: La primera manera de presentar una propuesta de anulación sobre una factura presentada es pinchando en el icono correspondiente en el listado de la pantalla de inicio o en el listado de la pantalla de Buscar facturas. 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 49 de 57

50 La segunda manera es, desde la pantalla de consulta de la factura correspondiente, pulsar el botón Propuesta anulación. Una vez que se ha pulsado sobre presentar una propuesta de anulación de la factura se accede a una pantalla en la que el usuario debe indicar el motivo por el que presenta la propuesta de anulación, dicha pantalla se muestra en la siguiente figura. Una vez que se presentó correctamente a propuesta de anulación se muestra la información de esta en la pantalla de consulta de la factura. Desde esta pantalla el usuario puede conocer el estado actual de su propuesta de anulación. Los estados posibles son: Pendiente: la propuesta fue presentada pero aun no se gestionó desde la administración. 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 50 de 57

51 Aceptada: a propuesta de anulación fue aceptada y la factura pasa a estar anulada. En este caso se permite volver a presentar una factura con el mismo Número de serie/número de factura/cif emisor. Rechazada: a propuesta de anulación fue rechazada y la factura queda en el mismo estado en el que se encontraba. Cuando una propuesta de anulación es rechazada se le muestra al usuario el motivo por el cual fue rechazada CAMBIO CONTRASEÑA Esta funcionalidad permite al usuario modificar su contraseña, la pantalla es la que se muestra en la figura. El usuario debe introducir su contraseña actual y la nueva contraseña para que el cambio se permita. Los usuarios que accedan al sistema con certificado de persona jurídica, no tendrán acceso a esta opción ya que dichos usuario no acceden con usuario y contraseña GESTIÓN DE USUARIOS Los usuarios que acceden al sistema mediante certificado de persona jurídica, disponen de una opción de menú en la cual pueden realizar una sencilla gestión de los usuarios bajo su CIF. Podrán habilitar/deshabilitar a los usuarios el permiso de acceso o no al sistema. También podrán descargar a excel y csv los listados de usuarios. La pantalla en la que se pueden realizar dichas acciones es la que se muestra a continuación: 20/12/2016 Manual de usuario castellano_5.1.docx Páxina 51 de 57