OBJETIVO. Aplicar la política para el control de inventarios de bienes muebles. propiedad de Gobierno del Estado de Querétaro que se encuentran

Transcripción

1 Página: 1 de 18 OBJETIVO Aplicar la política propiedad de Gobierno del Estado de que se encuentran en las oficinas administrativas de las Regiones Jalpan, Cadereyta, San Juan del Río y, planteles educativos que se encuentran en cada región y demás centros de trabajo dependientes de USEBEQ. Fecha de Elaboración Elaboró Revisó Visto Bueno 12 de Marzo de 2015 Vigente a partir de 30 de Abril de 2015 Lic. María Silvia Escobedo Hernández Jefa de Depto. de Organización y Métodos Nombre, puesto y firma Lic. Mauricio Ruíz Alcántara Jefe de Nombre, puesto y firma Lic. Víctor Maldonado Razura Director de Administración Nombre, puesto y firma

2 Página: 2 de 18 ALCANCE Regular el manejo, registro y control de inventarios de los bienes muebles ubicados en las oficinas administrativas de las Regiones Jalpan, Cadereyta, San Juan del Río y, planteles educativos y demás centros de trabajo dependientes de USEBEQ.

3 Página: 3 de 18 POLÍTICAS 1. El de la a través de la Subjefatura de Inventarios es responsable de normar, coordinar, asesorar y supervisar en las 4 regiones que comprende el Estado de, todo lo referente al control de inventarios de propiedad de la USEBEQ. 2. El control de inventarios de los que se encuentran en los centros de trabajo dependientes de la USEBEQ, ubicados en las Regionales I, II y III,, es responsabilidad directa de cada Jefe de Departamento de Servicios Regionales, en la Región IV del Subjefe de Inventarios. 3. Los responsables del manejo y control de inventarios de (monitores) de los centros de trabajo ubicados en cada región, deberán de sujetarse a las políticas y procedimientos contenidos en el de Procedimientos, correspondiente a la,. 4. Los Jefes de Departamento de Servicios Regionales I, II y III, deberán enviar mensualmente la información referente a los movimientos de inventarios de bienes muebles a la Subjefatura de Inventarios, en donde se concentrará con los de la Región IV y se elaborarán las pólizas para su contabilización.

4 Página: 4 de 18 DISTRIBUCIÓN DE MUNICIPIOS POR REGIÓN REGIÓN I. JALPAN DE SERRA II. CADEREYTA III. SAN JUAN DEL RÍO IV. QUERÉTARO MUNICIPIOS QUE COMPRENDE Jalpan Arroyo Seco Landa de Matamoros Pinal de Amoles Cadereyta Ezequiel Montes San Joaquín Peñamiller Tolimán Colón San Juan del Río Tequisquiapan Pedro Escobedo Amealco Corregidora Huimilpan El Marqués

5 Página: 5 de 18 ALCANCE Regular el manejo, registro y control de inventarios de los bienes muebles ubicados en las oficinas administrativas de las Regiones Jalpan, Cadereyta, San Juan del Río y, planteles educativos y demás centros de trabajo dependientes de USEBEQ.

6 Página: 6 de RESPONSABILIDADES DEL MONITOR DE OFICINAS ADMINISTRATIVAS 1.1 Elaborar el inventario de su área de trabajo en el formato Cédula Censal (FM.FNAF.05), en original y copia, solicitar a la Subjefatura de Inventarios los números que hagan falta y posteriormente entregar al encargado de los Inventarios en oficinas administrativas el original y archivar la copia. 1.2 Elaborar en duplicado el formato de Vale de Resguardo (FM.FNAF.06) de cada usuario, enviando igualmente el original y conservando la copia para su archivo. 1.3 Cuando alguna persona de su Departamento cambie de adscripción o deje de laborar en la USEBEQ, deberá tramitar en la Subjefatura de Inventarios la cancelación del formato Vale de Resguardo (FM.FNAF.06) correspondiente. 1.4 Tramitar la autorización en la Subjefatura de Inventarios de cualquier movimiento que se haga de mobiliario y/o equipo, mediante el llenado del formato correspondiente ( Cedula Censal (FM.FNAF.05), Baja de Activo Fijo Bienes Muebles (FM.FNAF.07) o Solicitud de Transferencia de Activo Fijo (FM.FNAF.08)). 1.5 Mantener actualizadas los formatos de Cedula Censal (FM.FNAF.05), dando de alta los artículos adquiridos inmediatamente después de que el Jefe del área haya firmado el documento Carta de aceptación (FM.FNAF.04). 1.6 Validar el listado del inventario una vez que se ha actualizado y regresarlo al encargado de os inventarios de oficinas administrativas. 1.7 Cuando se trate de robo o extravío de algún bien, deberá levantar un acta administrativa firmada por él, el Jefe de su Departamento y dos testigos, enviándola con un memorando a la Dirección Jurídica y con copia al. La Dirección Jurídica determinará si se hace la denuncia al Ministerio Público.

7 Página: 7 de RESPONSABILIDADES DEL ENCARGADO DEL INVENTARIO DE LAS OFICINAS ADMINISTRATIVAS 2.1 Coordinarse con los monitores para que se tengan actualizados los inventarios. 2.2 Cuando reciba los formatos de Cedula Censal (FM.FNAF.05) del monitor, revisará que éstas estén correctamente elaboradas, lo mismo los formatos de Vale de Resguardo (FM.FNAF.06) y/o los formatos de Baja de Activo Fijo Bienes Muebles (FM.FNAF.07) o Solicitud de Transferencia de Activo Fijo (FM.FNAF.08). 2.3 Conjuntamente con el monitor, deberá realizar el marcaje de todos los bienes que existan en el área. 2.4 Llevar a cabo el inventario físico anual en las áreas de USEBEQ de acuerdo al porcentaje establecido en el procedimiento de Verificación Física de Inventarios (PR.FNAF.13), elaborando un informe de los resultados obtenidos, dejando copia de éste al Jefe del Área para que sea responsable de que el monitor cumpla con las recomendaciones que en el se especifiquen. 2.5 Conservar el archivo actualizado conforme a la documentación proporcionada por los monitores. 2.6 Apoyar a los monitores en el cumplimiento de sus funciones, proporcionándoles toda la información y asesoría que requieran.

8 Página: 8 de RESPONSABILIDADES DEL TITULAR DEL CENTRO DE TRABAJO Y DE CADA UNA DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE USEBEQ 3.1 El control de los registros de inventarios y su actualización a través del supervisor de zona, del contralor en secundarias técnicas y generales y del monitor en oficinas administrativas. 3.2 Vigilar el uso adecuado y mantenimiento de los y equipo. 3.3 Evitar cambios innecesarios del mobiliario y equipo entre las distintas áreas del mismo centro de trabajo. 3.4 Vigilar que se encuentren debidamente registrados, marcados y resguardados todos los bienes de activo fijo. 3.5 Conservar en su archivo, un tanto actualizado del listado del inventario de bienes muebles y equipo. 3.6 Informar a la Subjefatura de Inventarios de USEBEQ, utilizando los formatos establecidos y codificados acompañados del acta de averiguación previa del robo, extravío o destrucción de o equipo para proceder a la actualización de los registros correspondientes y hacer los reclamos de indemnización al seguro cuando así proceda. 3.7 Apoyar al Monitor para la realización del control de inventarios del área o centro de trabajo, otorgándole el tiempo y los recursos necesarios. 3.8 Realizar revisiones junto con el monitor, del inventario de su Área o Centro de Trabajo, para así evitar anomalías o diferencias de lo registrado en los formatos de Cedula Censal (FM.FNAF.05), Vale de Resguardo (FM.FNAF.06), Baja de Activo Fijo Bienes Muebles (FM.FNAF.07) y la Solicitud de Transferencia de Activo Fijo (FM.FNAF.08) contra lo que se tiene físicamente. 3.9 Resguardar el activo fijo de las personas que soliciten licencia o requieran incapacidad médica, siempre y cuando el puesto no sea cubierto por personal interino.

9 Página: 9 de RESPONSABILIDADES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS USUARIOS DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO 4.1 Cada servidor público deberá ser responsable de los y equipo que le sean entregados en resguardo, así como de darles el uso para el cuál fueron asignados. 4.2 No serán responsables del extravío o destrucción de los bienes que tengan bajo su resguardo, siempre que se compruebe que estos hechos ocurrieron por causas ajenas o fuera de su control; sin embargo deberán dar aviso inmediatamente a la Subjefatura de Inventarios para que realice las acciones correspondientes. 4.3 Cuando el empleado resulte responsable del extravío o destrucción de los bienes que tiene bajo su resguardo deberá reponerlos, o bien, depositar el pago del costo del mismo en la caja general de la USEBEQ. 4.4 En los casos en que deba utilizar y equipo que sean de su propiedad, deberá elaborar el formato Vale de Entrada de Activo Fijo Propiedad de Terceros (FM.FNAF.10).

10 Página: 10 de RESPONSABILIDADES DEL SUBJEFE DE ADMINISTRACIÓN DE DEPARTAMENTO DE SERVICIOS REGIONALES 5.1 Coordinar y asesorar a los responsables del control de inventarios de de los centros de trabajo dependientes de la USEBEQ que se encuentran localizados dentro de su región. 5.2 Vigilar el buen desempeño de las actividades que realizan las personas responsables de este control, de acuerdo a lo establecido en los procedimientos generales del de Procedimientos de la pertenecientes al Sistema de Gestión de Calidad. 5.3 Procurar la capacitación del personal encargado del área de inventarios. 5.4 Facilitar los materiales (papelería, formatos, vehículos, etc.), a los encargados de los inventarios para que estos cumplan adecuadamente con su responsabilidad. 5.5 Solicitar la intervención del a través de la Subjefatura de Inventarios, para efectuar el trámite de baja de vehículos o maquinaria agrícola, ya sea por venta, desecho o cambio, a través del Jefe de Departamento de Servicios Regionales correspondiente. 5.6 Dar su visto bueno para la venta de ganado cuando proceda. 5.7 Enviar a la Subjefatura de Inventarios a través del Jefe de Departamento de Servicios Regionales, el informe mensual de las modificaciones (altas y/o bajas) registradas en los inventarios de de los centros de trabajo que dependen de su región. 5.8 Autorizar las Bajas de Activo Fijo Bienes Muebles (FM.FNAF.07) cuando procedan. 5.9 Firmar de visto bueno las Solicitudes de Transferencia de Activo Fijo (FM.FNAF.08) cuando procedan, que el Auxiliar de Inventarios del Departamento de Servicios Regionales le presente Solicitar al de USEBEQ las adiciones de artículos al catálogo de o de áreas de trabajo, cuando así se requiera Dar su visto bueno para la venta de equipo electrónico usado o cuando éste deba darse a cuenta de otro nuevo, según establece el de procedimientos de la.

11 Página: 11 de RESPONSABILIDADES DEL JEFE DE OFICINA DE RECURSOS FINANCIEROS Y MATERIALES DE DEPARTAMENTO DE SERVICIOS REGIONALES 6.1 Enviar oportunamente el calendario para la actualización de inventarios a los Jefes de Sector y Supervisores de cada subsistema de la región que corresponda; por lo que respecta a las secundarias técnicas y generales se le enviará a los Directores, quienes son directamente responsables de este control, enterando al supervisor de zona correspondiente. 6.2 Solicitar a través del supervisor, los formatos de Cedula Censal (FM.FNAF.05) con el inventario del activo fijo que tengan bajo su responsabilidad los centros de trabajo de nueva creación. 6.3 Solicitar a los supervisores que instruyan a los titulares de los centros de trabajo a su cargo, para que elaboren los formatos Vales de Resguardo (FM.FNAF.06) por cada usuario de los que se le asigne para el desempeño de su trabajo. 6.4 Elaborar el informe mensual de las modificaciones del activo fijo (altas y/o bajas) que le presente el Auxiliar de Inventarios del Departamento de Servicios Regionales, para entregarlo al Subjefe de Administración y este a su vez lo entregue a la Subjefatura de Inventarios para su integración al patrimonio de la USEBEQ. 6.5 Asesorar y capacitar a los supervisores para que cumplan satisfactoriamente con su responsabilidad para el control de inventarios. 6.6 Apoyar al personal comisionado por la Subjefatura de Inventarios para realizar visitas de supervisión a los centros de trabajo que se elija y proporcionar la información que soliciten. 6.7 Comunicar a los centros de trabajo interesados sobre las recuperaciones de siniestros por reclamos a la aseguradora y solicitar a Oficinas Centrales la Orden de Pago (FM.FNRF.16) correspondiente. 6.8 Proporcionar al Subjefe de Administración de Departamento de Servicios Regionales toda la información referente a inventarios de para ser enviada a la Subjefatura de Inventarios. 6.9 Apoyar y asesorar al personal de los inventarios para el buen desempeño de su trabajo.

12 Página: 12 de RESPONSABILIDADES DEL AUXILIAR DE INVENTARIOS / AUXILIAR DE INVENTARIOS DE DEPARTAMENTO DE SERVICIOS REGIONALES 7.1 Elaborar el Calendario Anual para la Actualización de los Inventarios de cada nivel educativo, conforme a los lineamientos establecidos por la USEBEQ. 7.2 Atender, recibir y revisar los formatos de Cedula Censal (FM.FNAF.05), Baja de Activo Fijo Bienes Muebles (FM.FNAF.07) o Solicitud de Transferencia de Activo Fijo (FM.FNAF.08) que presenten los supervisores y directores (para el caso de secundarias) referentes a modificaciones de los inventarios de las escuelas a su cargo. 7.3 Capturar en el Sistema de Control de Inventarios las modificaciones de acuerdo al catálogo de inventarios vigente e imprimir los Listados de Inventario actualizados, mismos que deberán entregar al supervisor para la validación por parte de los titulares de los centros de trabajo. 7.4 Elaborar el Programa Anual de Verificación de Inventarios, ajustándose al porcentaje que establece el procedimiento de Verificación Física de Inventarios (PR.FNAF.13) para cada nivel educativo y entregar una copia a la Subjefatura de Inventarios. 7.5 Solicitar a los supervisores, la documentación requerida en caso de robo o siniestro ocurrido dentro de los centros de trabajo de los cuales son responsables y enviarla a la Subjefatura de Inventarios para el trámite del reclamo de la indemnización ante la aseguradora contratada para este fin. 7.6 Elaborar cada mes el Informe de los movimientos realizados de activo fijo (altas, bajas, transferencias) y envía al Subjefe de Inventarios para su integración al patrimonio de la USEBEQ.

13 Página: 13 de RESPONSABILIDADES DEL SUPERVISOR DE ZONA 8.1 Elaborar el programa de visitas a las escuelas de su zona, con base en el Calendario anual para la actualización de los inventarios que le envía al Área de Inventarios de la Regional correspondiente, para recabar la documentación referente a las modificaciones de sus inventarios de activo fijo después de la última actualización. 8.2 Hacer la verificación de las bajas solicitadas por los Directores de las escuelas y firmar de visto bueno cuando procedan. 8.3 Firmar de visto bueno los formatos de Solicitud de Transferencia de Activo Fijo (FM.FNAF.08) en caso de que proceda. 8.4 Acudir a las oficinas de la regional en la fecha indicada para que el Auxiliar de Inventarios o Auxiliar de Inventarios de Departamento de Servicios Regionales revise y reciba los documentos de las escuelas a su cargo y le entregue el Listado de Inventarios actualizado. 8.5 Entregar al Director de cada escuela los formatos de Cedula Censal (FM.FNAF.05), Baja de Activo Fijo Bienes Muebles (FM.FNAF.07) o Solicitud de Transferencia de Activo Fijo (FM.FNAF.08), sellada de recibido por el Área de Inventarios y el Listado de Inventarios actualizado para su validación. 8.6 Recopilar los Listados de Inventarios validados por los Directores de las escuelas y devolverlos al Auxiliar de Inventarios o Auxiliar de Inventarios de Departamento de Servicios Regionales para su archivo. 8.7 Recabar la documentación necesaria para hacer el reclamo de indemnización en caso de siniestro en alguna escuela y entregarla a la Regional correspondiente para su trámite. 8.8 Apoyar y asesorar a los Directores de las escuelas para que lleven un buen control de los activos fijo que tienen a su cargo. 8.9 Realizar los trámites necesarios para el buen control del activo fijo de las escuelas de su zona.

14 Página: 14 de RESPONSABILIDADES DEL DIRECTOR DEL PLANTEL EDUCATIVO 9.1 Dar de alta en el formato de Cedula Censal (FM.FNAF.05) todos los que existan en la escuela, cualquiera que sea su vía de adquisición. 9.2 Elaborar el formato Vale de Resguardo (FM.FNAF.06) a cada uno de los usuarios del activo fijo propiedad de la escuela, así como solicitar la firma del mismo. 9.3 Recibir y acompañar al supervisor para realizar la revisión física del mobiliario y equipo en la actualización anual de los inventarios. En el caso de Secundarias Generales y Secundarias Técnicas esta revisión la realizará directamente su Contralor. 9.4 Elaborar los documentos necesarios para actualizar el inventario a través de los formatos de Cedula Censal (FM.FNAF.05), Baja de Activo Fijo Bienes Muebles (FM.FNAF.07) o Solicitud de Transferencia de Activo Fijo (FM.FNAF.08) y entregarlos al supervisor. 9.5 Validar, firmar y sellar el Listado de Inventarios actualizado y regresarlo al supervisor. 9.6 Al momento de tomar posesión como Director de algún Plantel Educativo de educación básica, la persona designada queda como responsable de todo activo fijo propiedad del plantel en cuestión, por lo que deberá realizar una revisión de los bienes dados de alta en el formato de Cedula Censal (FM.FNAF.05) contra el inventario físico para verificar que no haya faltantes, en caso de existir faltantes, deberá levantar un acta administrativa donde indique clave y número de los que no se encuentren físicamente y deberá enviar una copia al supervisor de zona correspondiente así como a la Subjefatura de Inventarios de USEBEQ, a fin de que se tomen las medidas pertinentes. Si por alguna razón no se realiza la revisión del inventario, el Director que recibe el Plantel se hará responsable de reponer los bienes muebles faltantes. 9.7 Dar aviso al supervisor en caso de siniestro en su centro de trabajo y proporcionar la documentación necesaria para tramitar el reclamo a la aseguradora. En Secundarias Generales y Secundarias Técnicas el trámite lo deberá realizar su Contralor.

15 Página: 15 de RESPONSABILIDADES DEL SUBJEFE DE INVENTARIOS 10.1 Coordinar el control de los inventarios de que integran el patrimonio de la U.S.E.B.E.Q Vigilar que los auxiliares de inventarios apliquen la normatividad vigente de los procedimientos de la Subjefatura de Inventarios en las modificaciones al activo fijo que los titulares de los centros de trabajo les presenten Enviar a las áreas educativas, el Programa Anual para la actualización de inventarios que los auxiliares de inventarios elaboran Autorizar los formatos de Baja de Activo Fijo Bienes Muebles (FM.FNAF.07) que presenten los titulares de los centros de trabajo de la Región IV Firmar de visto bueno los formatos de Solicitud de Transferencia de Activo Fijo (FM.FNAF.08) (), que presenten los titulares de los centros de trabajo de la Región IV Solicitar y concentrar la información de inventarios de activo fijo () y almacenes de las regionales, para el cierre mensual Solicitar el Programa Anual de Verificación de Inventarios para la prueba selectiva de inventarios físicos de acuerdo al porcentaje que establece el procedimiento de Verificación Física de Inventarios (PR.FNAF.13) para cada nivel educativo referente al Sistema de Inventarios de Bienes Muebles vigente en USEBEQ Revisar y solicitar la autorización del Jefe de de todos los formatos de Póliza de Diario (FM.FNRF.06) de altas por donación o compras directas y bajas de activo fijo () y de ajustes que modifiquen los saldos contables y enviarlas a la Subjefatura de Contabilidad para su registro.

16 Página: 16 de Atender todo lo referente al programa de aseguramiento con la aseguradora contratada por la Secretaría de Educación Pública: Solicitar documentación, hacer reclamo y darle seguimiento hasta el pago de la indemnización al centro de trabajo afectado Asesorar al personal de la Subjefatura de Inventarios en todo lo necesario para el buen desempeño de sus funciones.

17 Página: 17 de RESPONSABILIDADES DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES 11.1 Vigilar el cumplimiento de los programas para el control del activo fijo (bienes muebles), presentados por la Subjefatura de Inventarios Autorizar las solicitudes de venta o cambio de mobiliario y/o equipo eléctrico o electrónico, cuando el monto del bien, de acuerdo a las política del procedimiento de Bajas de Activo Fijo (Bienes Muebles) (PR.FNAF.08), no rebase el autorizado Dar visto bueno a las Solicitudes de Venta de ganado que presenten los Directores y Jefes de Sector Pecuario de las Secundarias Técnicas Solicitar a la, los apoyos materiales y financieros necesarios para el desempeño de las actividades del personal responsable del control de inventarios Autorizar los formatos de Póliza de Diario (FM.FNRF.06) de altas y bajas de activo fijo (), así como de cualquier ajuste necesario para modificar saldos contables de inventarios o de los almacenes de la U.S.E.B.E.Q Apoyar y asesorar en todo lo que requiera la Subjefatura de Inventarios Solicitar la capacitación que el personal de la Subjefatura de Inventarios requiera para el buen desempeño de sus funciones.

18 Página: 18 de CAMBIOS DE ESTA VERSIÓN Número de versión Fecha de Vigencia Descripción del cambio Se transfiere el de Funciones y responsabilidades del Departamento de Análisis Financiero al.