Servicio de Préstamo y Biblioteca digital

Transcripción

1 Servicio de Préstamo y Biblioteca digital Agosto 2013

2 El servicio de préstamo y el SGC

3 Nuestro SGC Realizar el servicio de préstamo de manera oportuna y amable para satisfacer las necesidades de información de los usuarios. Objetivos de Calidad SGC CI - UVM

4 Imagen

5 Procedimiento

6 5.1 Instalación del cliente GUI ALEPH Se realiza una sola vez por equipo. En Pórtico se encuentra el instructivo de instalación

7 5.2 Configuración de parámetros de préstamo Estatus de material / Estatus de usuario Días de préstamo Monto de la multa (por día y por ejemplar) Número máximo de préstamos Número máximo de reservas Número máximo de renovaciones Formulario de configuración de parámetros de préstamo SP-FO veces al año

8 5.3 Configuración de fechas de cierre y de vigencia Fechas de cierre Vacaciones Días de asueto Puentes Días inhábiles locales Fechas de vigencia Por estatus de usuario Formulario de configuración de fechas de cierre de sistema y fechas de vigencia SP-FO veces al año

9 5.3 Configuración de fechas de cierre y de vigencia

10 5.4 Alta, baja o modificación de cuentas para el módulo de circulación ALEPH Para personal nuevo (alta) Para personal que deja de laborar en el CI (baja) Para personal reasignado en otro proceso (modificación) Formulario de configuración de cuentas de usuario de ALEPH SP-FO- 007 Según se requiera, solo lo solicita el Director del CI

11 Acceso al Sistema ALEPH Clic en el ícono de circulación en el escritorio de la PC

12 Acceso al Sistema ALEPH Nos pedirá la clave de usuario y contraseña: Damos clave y contraseña y damos clic en el botón ACEPTAR

13 Acceso al Sistema ALEPH Cuando no se tiene conexión de Red puede enviarnos un mensaje como este : Si la clave es incorrecta nos mostrara el siguiente mensaje:

14 Acceso al Sistema ALEPH Si ingresamos bien, el sistema verifica que el modulo este actualizado y que el módulo está utilizando la versión más reciente de los archivos. Es por ello que en ocasiones nos mostrara el siguiente mensaje al iniciar sesión:

15 Árbol de navegación Pantalla principal Barra de menú Panel superior Panel inferior

16 Pantalla principal Barra de usuario Barra de ítem Barra de navegación Barra de comunicación con el servidor

17 Árbol de Navegación Préstamo Devolución

18 Usuarios Ejemplares

19 Búsqueda

20 5.5 Alta de usuarios en Circulación Para crear un nuevo registro global, tenemos 3 opciones : 1. Menú Usuarios Nuevo usuario 2. Ctrl+F7 3. Icono Nuevo usuario. En muchos casos, los registros de usuario son cargados en lote mediante Banner

21 5.5 Alta de usuarios en Circulación

22 5.5 Alta de usuarios en Circulación

23 Clave de carrera

24 Vigencia Registro global (UVM50) Registro local (Campus) 1. Seleccionar campus 4. Actualizar 3. Traer predefinidos 2. Seleccionar estatus

25 Dirección del usuario

26 5.6 Servicio de préstamo Recepción del usuario Amabilidad Saludo personal Buzón de sugerencias bibliográficas

27 5.6 Servicio de préstamo Revisión visual del libro No es ejemplar 1 No está dañado Proceso físico completo

28 5.6 Servicio de préstamo Verificación de permisos del usuario Vigencia Multas Préstamos vencidos Sanciones Máximo de prestamos activos

29 Préstamo Para iniciar con el préstamo debemos posicionarnos en la opción Préstamo del árbol de navegación o con la tecla F5 Ingrese el ID del usuario. El sistema ejecutará ciertas verificaciones. Si existe algún problema, se mostrará en el panel inferior. Ingrese el código de barras del item. La transacción de préstamo se completará cuando se desplieguen los detalles del item en la sección Sesión del panel inferior. Continúe ingresando códigos de barra de item, uno por uno, si aplica. Finalice la sesión con el usuario actual (F4).

30 Verificación del Sistema Usuario: Vigencia Sanciones Multas Préstamos vencidos Máximo de préstamos Ítem: puede ser prestado; no tiene solicitudes de reserva.

31 Verificaciones de Préstamos Cualquier problema con el préstamo o con el usuario, se mostrará en el panel inferior, al momento de hacer cualquier transacción:

32 La sección de Préstamos Árbol de navegación Información del usuario Pago de efectivo Área de préstamos/sanciones

33 Sección de Préstamos - Botones Imprimir sesión Para imprimir un recibo de préstamo que detalle todas las transacciones de la sesión actual. Cambiar fecha Para cambiar la fecha de vencimiento del préstamo seleccionado en la sección de Préstamo del panel inferior.** Notas de préstamo Puede agregar hasta 2 notas que se adjuntarán al préstamo seleccionado. Carta Para imprimir una carta o formato para el usuario seleccione desde una lista de formatos disponibles.

34 Historial de Préstamos Para ver el historial de préstamos de la estación de trabajo, abra el nodo Historia del panel izquierdo. Nota: el historial de préstamos es sólo para la estación de trabajo actual.

35 Renovaciones

36 Renovaciones Los préstamos pueden renovarse mediante 2 opciones : 1. Por el bibliotecario en el módulo Circulación 2. Por el usuario en el OPAC Web

37 Verificación del Sistema El sistema verifica que el usuario 1. Tiene permiso de renovar 2. No ha excedido su número máximo de renovaciones 3. Tiene una fecha de vigencia posterior a la nueva fecha de vencimiento 4. No le han sido bloqueados préstamos/renovaciones debido a otros problemas 5. No tiene multa El sistema verifica que el item 1. Puede ser renovado; 2. No tiene solicitudes de reserva; 3. No está vencido.

38 Renovaciones vía módulo Circulación Para renovar un préstamo, ingresamos a la opción de Usuario Prestamos. 1. Ingresamos el numero de cuenta del alumno 2. Verificamos en el panel superior los títulos que el alumno tiene en préstamo

39 3. Seleccionamos el titulo que queremos renovar y damos clic en el botón RENOVAR

40 Si se quiere renovar todos los préstamos pulse Renovar todos.

41 4. En ambos casos abrirá una ventana para ingresar la nueva fecha de vencimiento del (los) libro(s). Seleccionamos la fecha haciendo clic en el calendario Damos clic en ACEPTAR para que guarde los cambios

42 Mostrara el No de Renovaciones del libro

43 Cuando existe algún problema con la renovación o el usuario alcanzo el limite de renovaciones, el sistema nos lo indicara:

44 Existe otra opción para renovar un libro. Desde el menú Circulación -> Renovar préstamo por código de barras, de forma automática genera una nueva fecha de vencimiento o, ingrese la nueva fecha de vencimiento en el campo Renovación.

45 Renovaciones vía OPAC Web Para hacer renovaciones vía WEB, el alumno deberá ingresar a la pagina de Pórtico :

46 Nos abrirá el catalogo y pedirá que nos identifiquemos con numero de cuenta en ambos campos:

47 Dentro de la aplicación damos clic en la opción RENOVAR y RESERVAR:

48 Nos desplegara la información de los libros que tenemos en préstamo y multas Clic para ver los prestamos

49 Nos muestra los títulos que tenemos en préstamo y la información del libro

50 Aquí seleccionamos el o los títulos que queremos renovar:

51 Ya seleccionado el titulo, damos clic en la opción Renovar Seleccionados o Renovar todo según sea el caso.

52 Si la renovación se llevo a cabo con éxito nos mostrará el siguiente mensaje:

53 Si hubo algún error nos mostrara el siguiente mensaje:

54 Devoluciones

55 El proceso de Devolución Para devolver un ítem, abra la sección Devolución del árbol de navegación o utilice la tecla F5 1. Ingrese el código de barras del item. La transacción de devolución se completará cuando se desplieguen los detalles del ítem en el panel inferior. 2. Continué ingresando códigos de barras de ítem, uno a uno si es necesario. 3. En este caso la sesión con el usuario actual terminará cuando ingrese el código de barras de un ítem devuelto por un usuario diferente. Pero el bibliotecario también puede finalizar la sesión pulsando F4.

56 Ingresamos el código de barras

57 La sección de Devolución Información del usuario Sesión/Historia Área de pago Área del item devuelto

58 La sección de Devolución - botones Limpiar Para borrar información de la pantalla de devolución del usuario y del item. Pago Las opciones de pago funcionan igual que en préstamos Carta Las opciones de carta funcionan igual que en préstamos.

59 Historial de Devolución Para ver el historial de devoluciones de una estación de trabajo, abra el nodo Historia del panel izquierdo. Nota: el historial de devoluciones es sólo para la estación de trabajo actual.

60 Administración de efectivo

61 Transacciones de dinero Puede ver las transacciones de efectivo del usuario desde el nodo Transacciones de Dinero. Los detalles de cada transacción se despliegan en la sección Detalles de las transacciones del panel inferior.

62 Transacciones de dinero - Opciones Usted puede elegir que transacciones desea ver abriendo la sección relevante: 1. Transacciones pendientes. 2. Historial de transacciones 3. Transacciones suspendidas. 4. Todas las transacciones. Nota: las transacciones pagadas aparecen en color verde, mientras que las transacciones no pagadas en rojo.

63 Transacciones de dinero -Botones Pagar Si el usuario desea pagar la cantidad total que debe, pulse este botón. Si desea pagar menos que la cantidad total, primero ingrese la cantidad que intenta pagar en el campo Cantidad a pagar y pulse el botón Pagar. Pagar selección Si el usuario desea pagar una o más transacciones específicas, seleccione esas transacciones utilizando Shift o Ctrl, al tiempo que pulsa este botón. Suspensión Para cancelar transacciones no pagadas, utilice Shift o Ctrl, y pulse el botón Suspensión. Se desplegará un formato para que ingrese la razón de la suspensión. Imprimir Si se despliegan todas las transacciones, todas serán impresas. Si la ventana actualmente tiene una vista filtrada, se le preguntará si desea imprimir todas las transacciones del usuario o sólo las de la vista filtrada. Sub-biblioteca Para ver sub-totales de efectivo por sub-biblioteca. Bitacora de circulación Muestra las transacciones de dinero asociadas a una transacción es especial.

64 Transacciones de efectivo en el OPAC Web Los usuarios pueden ver su lista de transacciones de efectivo en el OPAC Web, una vez que se han registrado. Clic aquí

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66 Solicitudes de reserva

67 Solicitudes de reserva Cuando un usuario coloca una solicitud de reserva para un item, lo está apartando para su uso. En la mayoría de los casos, un usuario hace una solicitud de reserva en un item porque ése item está en préstamo a otra persona. En otros casos, se hace la solicitud en items que no están en préstamo actualmente ( copia disponible"). Cuando se devuelve un item que tiene una solicitud, una nota informará al bibliotecario de la solicitud.

68 Verificaciones de las Solicitudes de reserva Entre otras cosas, el sistema verifica que el usuario: 1. Tiene permiso para colocar solicitudes de reserva 2. No ha excedido el número máximo de solicitudes de reserva que tiene permitido; según su status de usuario. 3. Tiene permiso de colocar solicitudes de reserva en una copia disponible 4. No ha alcanzado su fecha de vigencia. El sistema también verifica si el ítem: 1. Puede ser solicitado; 2. Tiene otras solicitudes de reserva

69 Colocando solicitudes de reserva Las solicitudes de reserva pueden crearse 1. Por el bibliotecario desde la Lista de Ejemplares (después de recuperar un registro por código de barras o clasificación); 2. Por el bibliotecario desde el menú principal; (Solicitudes/Solicitud de Reserva) 3. Por el usuario en el OPAC Web, si cuenta con ese privilegio.

70 Colocando solicitudes de reserva El bibliotecario puede crear una solicitud de reserva para el usuario desde Menú Solicitudes Solicitud de Reserva Crear Solicitud de reserva. Ingrese el ID o código de barras del usuario y busque el item (o ingrese su código de barras). Si existen problemas con la solicitud, serán mostrados.

71 Crear Solicitud de reserva Sección 1: Información de la Solicitud Sección 2: Filtro del item

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73 Solicitud de reserva - campos De fecha / A fecha Las fechas por omisión cubren el periodo de un año; sin embargo puede cambiarse manualmente. Recoger en Seleccione el lugar donde el usuario recibirá el material. Las opciones pueden incluir entrega en el domicilio; buzón de correo; una sub-biblioteca específica; o una sala de lectura específica. Tipo de solicitud de devolución Si desea solicitar la devolución del item, seleccione el nivel de urgencia, 01 (regular) o 02 (urgente). Si no desea que se solicite la devolución del item seleccione 03.

74 Solicitud de reserva - campos Prioridad Usted puede determinar la posición en la espera de la solicitud de reserva asignándole una prioridad. El nivel mayor de prioridad es "00"; el menor es "99. Las solicitudes regulares en el módulo Circulación reciben una prioridad de "20." Una solicitud de devolución definida como urgente automáticamente recibirá una prioridad "00." El valor de prioridad puede cambiarse manualmente.

75 Solicitudes de reserva desde el OPAC Web Los usuarios registrados pueden crear solicitudes de reserva desde el OPAC Web. El sistema ejecuta varias verificaciones en el usuario e ítem similares a las descritas anteriormente. Si la solicitud es posible, se despliega la liga Reservar frente al ítem en la lista de ejemplares del título.

76 Solicitudes de reserva desde el OPAC Web Si todo esta bien cuando pulse la liga, se despliega el formato:

77 Solicitudes de reserva desde el OPAC Web Después de llenar el formato, aparecerá una indicación, tanto en el OPAC Web como en Circulación, de que el item tiene solicitudes de reserva.

78 Ver las Solicitudes de reserva Las solicitudes de reserva pueden verse en muchos lugares: Desde el nodo Solicitudes de reserva para un item específico, en la sección Items. Desde el nodo Solicitudes de reserva en la Actividad del usuario de la sección Usuario.

79 Circulación fuera de línea

80 Circulación fuera de línea La opción Circulación fuera de línea permite registrar transacciones de préstamo y devolución en su computadora local en caso de una interrupción entre su computadora y el servidor. Sus transacciones se guardarán en un archivo que puede enviar al servidor cuando se restablezca la conexión.

81 Circulación fuera de línea Para activar esta función, seleccione Menú Circulación Circulación fuera de línea.

82 Nos abrirá la siguiente ventana : Préstamo: Devolución:

83 Circulación fuera de línea Préstamo Devolución Seleccione una de las dos transacciones que desee realizar. El primer botón reflejará su elección. Enviar archivo Una vez que se restauró la conexión al servidor, pulse aquí para enviar el archivo de préstamo o devolución al servidor para la validación. Importar archivo Puede importar el reporte de validación a su unidad local.

84 C:\AL500\circ\files\UVM50

85 Pórtico Altas de usuarios Cada lunes (proceso de migración ALEPH/Pórtico) Matrícula de ALEPH Activación de cuenta Acceso desde Red UVM Acceso fuera de Red UVM

86 Comentarios: Mtra. Ana Laura Anzures Montecillo Mtra. Alicia Isabel Téllez Martínez