Propiedades avanzadas de campo

Transcripción

1 1. FORMATO E n esta lección estudiaremos algunas propiedades de los campos que son realmente interesantes. Seguramente la más importante es Formato, que permite utilizar un patrón o modelo específico para mostrar la información introducida en la base de datos. Esto es conveniente sobre todo cuando trabajamos con datos numéricos, de moneda o fecha. Es importante entender que la propiedad Formato lo que permite es indicar cómo queremos que se muestre la información o cómo queremos que se imprima, pero realmente no modifica los datos, que se almacenarán tal como los introduzcamos o como lo permita el tipo de datos. Por ejemplo, seguramente nos interesará que todos los valores monetarios aparezcan siempre con la misma precisión y presentación; pues para ello utilizaremos el mismo formato. Fíjate que el campo Precio tiene como tipo de datos Moneda y como formato Moneda. Ésta es la configuración predeterminada. Esto quiere decir que el dato se almacenará como lo introduzca el usuario y respetando el tipo de datos Moneda, pero se mostrará como lo indiques en la propiedad Formato. Por ejemplo, el tipo de datos Moneda (que en ocasiones se denomina Currency), tiene una precisión de 15 dígitos a la izquierda del separador de decimales y de 4 dígitos a la derecha. Es decir, como máximo un dato en este campo Precio se almacenará con 4 decimales. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 1

2 Esto es cómo se almacena el dato, pero otra cosa es cómo se presenta o imprime. Esto lo controlamos con las propiedades Formato y Lugares decimales. El formato Moneda indica que se utilizará el formato especificado en la configuración regional de Windows. Sin embargo, podríamos elegir otro, como el euro. Ten en cuenta que Access utiliza los símbolos para la moneda y los separadores de miles y decimales que estén indicados en la Configuración regional y de idioma de Windows. En cuanto al símbolo de la moneda, en unos países será un símbolo y en otros países será otro símbolo distinto. Por esto, en nuestro curso hemos utilizado la abreviatura u.m., es decir, unidades monetarias. Esto significará que puede ser cualquier moneda (en tus bases de datos utilizarás el símbolo de moneda que tengas en tu ordenador). Recuerda que para acceder a la Configuración regional y idioma de tu equipo, puedes utilizar el Panel de control de Windows, a través del elemento Reloj, idioma y región y después Configuración regional y de idioma. Lo mismo podríamos decir respecto de las fechas o números. Si se utiliza el formato predeterminado en Access, lo que se está indicando es que se presenten los datos tal como lo tenemos indicado en Windows. Observa el valor introducido en el campo Precio y, por lo tanto, que se almacena con 4 decimales en la tabla; y observa también cómo se muestra finalmente en la Hoja de datos al aplicar el formato Moneda. 2

3 Es muy importante entender cómo se almacena un valor, que es algo que indica el tipo de datos; y cómo se presenta, que es lo que establecemos con las propiedades Formato y Lugares decimales. Qué ha ocurrido? Access nos sigue mostrando el valor de este campo con dos decimales, pero ahora como el valor que realmente está almacenando tiene 4, que es lo máximo que admite el tipo Moneda, ha tenido que redondear dicho valor. Fíjate que el valor almacenado es 15,0356 y, sin embargo, el valor presentado es 15,04. El valor que se almacena es el que se tendrá en cuenta a la hora de los cálculos. Hemos visto lo que ocurre para el caso de los valores monetarios. Veámoslo ahora para las fechas. En este caso podremos indicar cómo queremos que se muestren las fechas almacenadas en este campo. 2. FORMATOS PERSONALIZADOS H emos visto que podemos utilizar la propiedad Formato para indicar cómo queremos que se muestren los datos almacenados. Para ello elegimos uno de los formatos predefinidos que nos proporciona Access. Pues bien, nosotros también podremos crear nuestros propios formatos personalizados, de forma que se muestre tal como queremos. Esto lo haremos cuando ninguno de los formatos de Access se ajusta exactamente a lo que necesitamos. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 3

4 Por ejemplo, nos podría interesar que los valores numéricos negativos aparezcan en un determinado color y los positivos en otro. Podemos conseguirlo con los formatos de Access? No, pero sí si creamos un formato personalizado. Para crear un formato de este tipo, lo único que tenemos que hacer es indicar exactamente el formato que queremos. Para ello deberemos utilizar una serie de símbolos y reglas. Éstos son los símbolos que se pueden utilizar para personalizar cualquier tipo de datos: Símbolo (espacio) "ABC" Significado Muestra espacios como caracteres literales. Muestra todo el contenido entre las comillas tipográficas como caracteres literales.! Realiza la alineación a la izquierda en lugar de la alineación a la derecha. * Rellena el espacio disponible con el siguiente carácter. \ Muestra el siguiente carácter como un carácter literal. [color] Muestra los datos con el color especificado entre los corchetes. Colores disponibles: Negro, Azul, Verde, Cian, Rojo, Magenta, Amarillo, Blanco. Si el tipo de datos es Fecha/Hora podrás utilizar estos símbolos: Símbolo Significado : Separador de hora. Los separadores se establecen en la configuración regional de Windows. / Separador de fecha. c Igual que el formato predefinido Fecha general. d Día del mes en uno o dos dígitos numéricos, según sea necesario (1 a 31). dd Día del mes en dos dígitos numéricos (01 a 31). ddd Tres primeras letras del día de la semana ( Lun a Dom). dddd Nombre completo del día de la semana (Lunes a Domingo). ddddd Igual que el formato predefinido Hora corta. dddddd Igual que el formato predefinido Fecha larga. s Día de la semana (1 a 7). ss Semana del año (1 a 53). 4

5 m Mes del año en uno o dos dígitos numéricos, según sea necesario (1 a 12). mm Mes del año en dos dígitos numéricos (01 a 12). mmm Tres primeras letras del mes (Ene a Dic). mmmm Nombre completo del mes (Enero a Diciembre). t Fecha mostrada como trimestre del año (1 a 4). a Número de día del año (1 a 366). aa Dos últimos dígitos del año (01 a 99). aaaa Año completo (0100 a 9999). h Hora en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 23). hh Hora en dos dígitos (00 a 23). n Minuto en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 59). nn Minuto en dos dígitos (00 a 59). s Segundo en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 59). ss Segundo en dos dígitos (00 a 59). ttttt Igual que el formato predefinido Hora larga. A.M./P.M. Reloj de 12 horas con las letras mayúsculas "A.M." o "P.M.", según sea apropiado. a.m./p.m. Reloj de doce horas con las letras minúsculas "a.m." o "p.m.", según sea apropiado. A/P Reloj de doce horas con la letra mayúscula "A" o "P", según sea apropiado. a/p Reloj de doce horas con la letra minúscula "a" o "p", según sea apropiado. A.M.P.M. Reloj de doce horas con el indicador de mañana/tarde adecuado tal como está definido en la configuración regional de Windows. Por ejemplo, ddd", "d mmm", "aaaa mostraría valores como Lun, 8 oct, 2007 Si el tipo de datos es Número y Moneda: Los formatos numéricos personalizados pueden tener hasta cuatro secciones con signos de punto y coma ( ; ) como separador de lista. Cada sección contiene la especificación de formato para un tipo de número diferente: La primera sección es para los números positivos. La segunda sección es para los números negativos. La tercera sección para el valor cero. La cuarta sección para el valor Nulo. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 5

6 Símbolo Significado, (coma) Separador decimal. Los separadores se establecen en la configuración regional de Windows.. (punto) Separador de miles. 0 Marcador de posición de dígitos. Muestra un dígito o 0. # Marcador de posición de dígitos. Muestra un dígito o nada. $ Muestra el carácter literal "$". % Porcentaje. El valor se multiplica por 100 y se le anexa un signo de porcentaje. E-, e- Notación científica con un signo menos (-) junto a los exponentes negativos y nada junto a los exponentes positivos. E+, e+ Notación científica con un signo menos (-) junto a los exponentes negativos y un signo más (+) junto a los exponentes positivos. Por ejemplo, 0;(0);;"Nulo" mostraría los valores positivos normalmente, los negativos entre paréntesis y la palabra "Nulo" si el valor es Nulo. Si el tipo de datos es Texto o Memo: Los formatos personalizados para los campos Texto y Memo pueden tener hasta dos secciones: La primera sección para los campos con texto. La segunda sección para los campos con cadenas de longitud cero y valores Nulos. Símbolo Se necesita un carácter de texto (ya sea un carácter o un espacio). & No se necesita un carácter de texto. < Convertir todos los caracteres a minúsculas. > Convertir todos los caracteres a mayúsculas. Por mostraría la palabra "Desconocido" si el campo tiene un Valor nulo o una cadena vacía y el mismo texto escrito en otro caso. Si el tipo de datos es Sí/No: El tipo de datos Sí/No puede utilizar formatos personalizados que contengan hasta tres secciones. 6

7 La primera sección no tiene ningún efecto en el tipo de datos Sí/No. No obstante, se requiere un signo de punto y coma ( ; ) como marcador de posición. En la segunda sección indicaremos el texto para mostrar en lugar de los valores Sí, Verdadero o Activado. En la tercera sección indicaremos el texto para mostrar en lugar de los valores No, Falso o Desactivado. Por ejemplo, ;"Siempre"[Azul];"Nunca"[Rojo] mostraría la palabra "Siempre" en texto azul para Sí, Verdadero o Activado, y la palabra "Nunca" en texto rojo para No, Falso o Desactivado. Así, si por ejemplo utilizamos el siguiente formato personalizado: #,00" Euros"[Azul];-#,00" Euros"[Rojo] para el campo Precio de la tabla Ventas, podríamos ver los datos tal como aparecen en la siguiente imagen: 3. MÁSCARA DE ENTRADA P ara facilitar o asegurarse de que los datos de un campo se introducen de forma correcta, puedes crear un patrón o modelo, llamado máscara de entrada, que es una propiedad más del campo. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 7

8 Para crear una máscara de entrada, puedes escribir directamente el patrón en la propiedad Máscara de entrada del campo de la tabla de que se trate o pulsar el botón con los tres puntos suspensivos de la derecha para utilizar un asistente. Para introducir la máscara, deberás escribir los caracteres de máscara y los caracteres literales, que son aquellos que aparecen en el campo cuando se van a introducir datos. Estos últimos deben ir precedidos de \ en la máscara. Carácter Descripción 0 Dígito (0 a 9, entrada obligatoria, signos más [+] y menos [-] no permitidos). 9 Dígito o espacio (entrada no obligatoria, signos más y menos no permitidos). # Dígito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el modo Edición, pero se eliminan cuando se guardan los datos; signos más y menos permitidos). L Letra (A a Z, entrada obligatoria).? Letra (A a Z, entrada opcional). A a & C Letra o dígito (entrada obligatoria). Letra o dígito (entrada opcional). Cualquier carácter o un espacio (entrada obligatoria). Cualquier carácter o un espacio (entrada opcional).., : ; - / Marcador de posición decimal y separadores de miles, fecha y hora. < Hace que todos los caracteres se conviertan a minúsculas. > Hace que todos los caracteres se conviertan a mayúsculas.! Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de mostrarse de izquierda a derecha. Los caracteres introducidos en la máscara siempre se rellenan de izquierda a derecha. Puedes incluir el signo de exclamación en cualquier lugar de la máscara de entrada. \ Hace que el carácter siguiente se muestre como un carácter literal (por ejemplo, \A se muestra sólo como A). Si modificas la máscara de entrada, verás que aparece lo que se conoce como "etiquetas inteligentes". En este caso aparece Opciones de actualización de propiedades, que nos sirve para indicar cómo queremos que se actualice la propiedad que acabamos de modificar. 8

9 Qué significa esto? Bien, como ya sabes, la ventaja de establecer propiedades a nivel de campo de la tabla es que esas propiedades se pueden aplicar allí donde se utilice el campo. Por ejemplo, si utilizas el campo en un formulario donde introducir datos o en un informe para listarlos e imprimirlos, las propiedades que establecemos para el campo podrán aplicarse también en el formulario y en el informe sin necesidad de indicarlo expresamente. Con la máscara L\-0000 para el campo CódigoLibro de la tabla Libros, no se nos permitirá introducir otra cosa que no sea una letra seguida de guión y a continuación cuatro dígitos. Ésta es una máscara sencilla, pero si necesitas algo más complejo, puedes utilizar el asistente. Para que los caracteres introducidos en un campo queden ocultos al escribir los datos en las tablas, selecciona la opción Contraseña. Este asistente te ofrece una serie de posibilidades para la introducción de las máscaras más habituales en los campos de las tablas. Además de poder seleccionar una de las máscaras predefinidas, también puedes pulsar el botón Modificar para crear un formato de máscara personalizado. Veámoslo. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 9

10 Si pulsas Modificar, puedes cambiar el nombre de la máscara y el formato indicado por la máscara, además de poder agregar más máscaras para que las muestre el asistente. En el siguiente paso del asistente podemos cambiar la máscara, el marcador de posición, etc. En el siguiente paso del asistente indicaremos si queremos que se almacene en la tabla sólo los datos introducidos por el usuario o también los caracteres literales que incluimos en la máscara. Por ejemplo, en la siguiente imagen vemos que se guardarían también los espacios en blanco que se incluye en la máscara 00\ 000\ 00\ 00;0;_ En la máscara de entrada se pueden especificar tres secciones, separadas por un punto y coma: Primera: especifica la propia máscara. 10

11 Segunda: indica si se almacenan los caracteres literales al introducir los datos. Para que sólo se guarde el dato introducido en el campo, elimina el 0 de la segunda sección de la máscara o cámbialo por un 1. Tercera: indica el carácter utilizado como marcador de posición. En la máscara 00\ 000\ 00\ 00;0;_, el 0 en la segunda parte indica que se almacenarán los datos y el resto de caracteres literales que podamos haber introducido en la máscara. Recuerda: Con las propiedades Formato y Lugares decimales podremos indicar cómo queremos que se muestren los datos o cómo queremos que se impriman, pero estas propiedades no afectan al dato que realmente se almacena en la tabla. Con la propiedad Máscara de entrada conseguiremos que el usuario se adapte al modelo o patrón que queremos que utilice cuando introduzca los datos. En caso de definir tanto un formato de visualización como una máscara de entrada para un campo, Access utiliza la máscara de entrada cuando se agregan o editan datos y el formato determina cómo se muestran los datos cuando se guarda un registro. Por ello hay que tener cuidado en que ambas propiedades no entren en conflicto. 4. ÍNDICES P ara acelerar el proceso de búsqueda de datos en una tabla, podemos utilizar índices. Así, es conveniente aplicar índices en los campos por los que ordenas los registros o en aquellos campos que sueles utilizar para buscar algún registro. La utilización de índices acelera el proceso de búsqueda, pero algunas veces puede hacer más lenta la introducción de datos, ya que, al incluir un nuevo dato, se deberán actualizar los índices. Para crear un índice en un campo, se tiene que establecer la propiedad Indexado. Access lo hará por nosotros para el caso de los campos que hayamos especificado como clave principal. Tenemos tres opciones para esta propiedad Indexado: Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 11

12 No: no crea índices o elimina los índices existentes. Sí (Con duplicados): crea índices y permite la existencia de valores repetidos. Sí (Sin duplicados): crea índices y no permite los valores duplicados. Si el campo va a tener muchos valores repetidos, no es adecuado el uso de índices. Si vas a establecer el índice de un campo, es suficiente con hacerlo directamente en la hoja de propiedades, en la vista Diseño de la tabla, pero si el índice está compuesto por más de un campo, tienes que elegir el comando, en la ficha contextual Diseño de la Cinta de opciones. En este cuadro podemos cambiar las propiedades de todos los índices de la tabla una vez ya creados. Además de los índices que hayas creado en la tabla, puede aparecer otro índice, que es la clave principal o Primary key de la tabla. Para eliminar un índice, selecciona la fila del índice a borrar y pulsa la tecla. También utilizarás este cuadro de diálogo para definir un índice con más de un campo. Lo único que tienes que hacer es utilizar una fila por cada uno de los campos que forman el índice indicando sólo en la primera fila el nombre del índice. 12

13 Las propiedades de los índices que podemos modificar son: Principal: un valor Sí en este campo indica que es clave principal. Única: un Sí indica que no puede haber datos repetidos en un campo con índice. Omitir Nulos: con un valor Sí los campos sin valor no entran en el índice. Si las tablas tienen un gran número de registros y de relaciones con otras tablas, es conveniente indexar los campos que intervienen en esas relaciones. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 13

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