Manual de generación de archivo XML, de consultas masivas manuales de cuota monetaria, desde Microsoft Excel

Transcripción

1 Manual de generación de archivo XML, de consultas masivas manuales de cuota monetaria, desde Microsoft Excel Confidencialidad: lo definido en el presente documento, hace parte de la plataforma GIASS; está destinado al uso exclusivo de la Caja de Compensación Familiar con la cual Asocajas tiene convenio para su desarrollo e implementación.

2 Versiones del documento Versión Fecha Secciones, página(s) y texto revisado Ene-27 Estructura del documento y definición inicial. Pág. 2

3 Contenido Versiones del documento... 2 Introducción... 4 Funcionalidad... 5 Pasos a seguir Active la pestaña de desarrollador de Microsoft Excel: En Microsoft Excel, genere un nuevo archivo: Asigne el archivo XSD al documento nuevo de Microsoft Excel: Incluir datos de consulta masiva y generar archivo XML: Exportar archivo XML desde Microsoft Excel: Validar Archivo XML generado en el validador externo de XML contra XSD: Cargue Archivo XML de Consulta Masiva de Cuota Monetaria a la plataforma GIASS: Pág. 3

4 Introducción El formato XML se ha implementado en la plataforma GIASS, para el intercambio de datos entre los sistemas locales de las Cajas de Compensación Familiar y las bases de datos espejo, de tal manera que sin requerir de un mismo motor de base de datos o lenguaje de programación, se pueda dar dicho intercambio, basado en etiquetas previamente definidas. Microsoft Excel permite que se asigne una estructura de formato XSD (similar a una importación), para la generación de un archivo XML (el cual se exporta al final del proceso); esto permite que el manejo de datos organizados en celdas sea convertido al modo de XML sin necesitar de una rutina adicional o sistema externo que haga dicha conversión (de modo Excel a XML). Los criterios de validación contenidos de los archivos XSD, se encuentran en la web de GIASS, para su descarga y uso en el validador externo de XML contra XSD: Las consultas masivas expresadas en formato XML, deben ser generadas de conformidad a las definiciones del correspondiente manual, ubicado en la sección de manuales de la web de GIASS: El uso del validador externo de XML contra XSD, referido en este documento, es autorizado exclusivamente para las Cajas de Compensación Familiar que tengan convenio vigente y activo con Asocajas para el uso de la plataforma GIASS. Nota: El usuario y la clave de acceso a los recursos mencionados de la web de GIASS, serán entregados por parte de la mesa de ayuda, al igual que la atención y respuesta a las inquietudes que puedan surgir en torno al manejo del validador externo, en los contactos: Vía telefónica: (PBX en Bogotá): exts.: 195 y 196 Vía Skype: soporte_giass soporte2giass Vía correo electrónico: soportegiass@asocajas.org.co soporte2giass@asocajas.org.co Pág. 4

5 Funcionalidad Microsoft Excel permite que se asigne una estructura de formato XSD (similar a importación), para la generación de un archivo XML (el cual se exporta al final del proceso), esto permite que el manejo de datos organizados en celdas sea convertido al modo de XML sin necesitar de una rutina o sistema externo que haga dicha conversión. Pasos a seguir 1- Active la pestaña de desarrollador de Microsoft Excel: - Ejecute Microsoft Excel en su equipo - Vaya a en la pestaña Archivo. - Haga clic en Opciones. - Haga clic en Personalizar la cinta de opciones. - Despliegue la lista de Personalizar la cinta de opciones y elija Pestañas principales, luego active la casilla Desarrollador. Pág. 5

6 2- En Microsoft Excel, genere un nuevo archivo: - Vaya a en la pestaña Archivo. - Haga clic en Nuevo. - Elija libro en blanco: 3- Asigne el archivo XSD al documento nuevo de Microsoft Excel: Vaya a la pestaña de desarrollador, y luego haga clic en el botón de origen para habilitar la ventana origen XML, en la parte derecha del archivo de Excel: Pág. 6

7 Vaya a la ventana origen XML, luego haga clic en el botón asignaciones XML: Estando en la ventana con el nombre de asignaciones XML, haga clic en el botón agregar: Pág. 7

8 Seleccione el Archivo XSD correspondiente a CargaMasivaConsultaFosfec.xsd (descargado previamente, según instrucciones de la sección de introducción de este documento) y luego haga clic en el botón abrir: Pág. 8

9 Estando en la ventana Asignaciones XML, haga clic en el botón aceptar (esto asignará el esquema XSD al archivo de Microsoft Excel): En la ventana Origen XML deberá mostrarse la estructura del archivo XSD de Consultas masiva de cuota monetaria: Vaya a la ventana origen XML, de clic a la primera línea del esquema, de clic allí y manténgalo oprimido (sin soltar) y arrástrelo a la celda A1 del archivo de Microsoft Excel: Pág. 9

10 En la primera fila, deberán mostrarse 40 títulos de campos: 4- Incluir datos de consulta masiva y generar archivo XML: Nota: Es imprescindible que consulte el manual de consultas masivas de cuota monetaria en el sitio web de GIASS (como se comenta en la sección de introducción de este documento), para conocer las precisiones a tener en cuenta en cada campo del archivo XML a generar. Diligencie los registros con los datos obligatorios de las personas que desea consultar, en relación a la obligatoriedad de campos de la estructura XSD de cuota monetaria que se listan a continuación (no es necesario diligenciar los 40 campos, será suficiente con los obligatorios): C780: Tipo de grupo de entidades destinatarias C781: Código del grupo de entidades destinatarias Pág. 10

11 C47: Tipo de identificación del trabajador o cotizante o cabeza de familia C48: Número de identificación del trabajador o cotizante o cabeza de familia C49: Primer apellido del trabajador o cabeza de familia C51: Primer nombre del trabajador o cabeza de familia C611: Tipo de identificación del beneficiario por el que se solicita el subsidio C612: Número de identificación del beneficiario por el que se solicita el subsidio C96: Primer apellido del beneficiario o miembro del grupo familiar C98: Primer nombre del beneficiario o miembro del grupo familiar C745: Tipo del beneficiario o miembro del grupo familiar C101: Fecha de nacimiento del beneficiario o miembro del grupo familiar Pasos para ubicar los datos de la consulta en columnas en formato texto: Se debe seleccionar cada columna del archivo de Microsoft Excel, que se requieren dejar en tipo texto, dando clic sobre ellas: Vaya a la pestaña datos, luego de clic en la opción de texto en columnas: Seleccione la opción de ancho fijo y de clic en el botón siguiente: Pág. 11

12 Clic en el botón siguiente: Seleccione la opción texto y dar clic en el botón finalizar: Pág. 12

13 Nota: Los pasos anteriores de deben replicar en cada Columna que se requiera dejar en Tipo texto. Pasos para ubicar los datos en las columnas en formato de fecha requerida: Se debe seleccionar cada columna del archivo de Microsoft Excel, que se requieran cambiar al formato fecha, dando clic derecho sobre la columna: De clic en la opción formato de celdas: En la pestaña número, seleccione la opción fecha, luego en el menú derecho, seleccione el formato de fecha que tiene separador guion medio y de clic en el botón aceptar: Para el ejemplo, se realizará la consulta con cuatro registros: Pág. 13

14 - Una persona consultada contra una caja especifica (Opción C registrada en el campo C780, el Código de la caja referida deberá ir en el campo C781) - Una persona consultada contra las CCFs de una Región (Opción R registrada en el campo C780, el Código de la Región deberá ir en el campo C781) - Una persona consultada contra las CCFs de un Departamento (Opción D registrada en el campo C780, el Código del Departamento deberá ir en el campo C781) - Una persona consultada contra todas las Cajas de Compensación familiar (Opción T registrada en el campo C780, el campo C781 deberá ir vacío): 5- Exportar archivo XML desde Microsoft Excel: Una vez se tiene diligenciado el documento de Microsoft Excel con los registros y campos de las consultas masivas, se procede a exportarlo en formato XML, para ello, vaya a la pestaña desarrollador y luego de clic en el botón exportar: En la ventana que se abrirá, escoja la ruta donde desee guardar el archivo XML de consulta masiva de cuota monetaria, asígnele un nombre y de clic en exportar (es de gran importancia que se asegure de que el tipo de archivo sea XML): Pág. 14

15 6- Validar Archivo XML generado en el validador externo de XML contra XSD: Descargue la herramienta de validación correspondiente y su manual de usuario, para asegurarse de haber generado correctamente el archivo XML de su consulta masiva, (GIASS acepta exclusivamente las consultas masivas que cumplan con la estructura XSD y estén codificadas en UTF- 8). Ruta de descarga del validador externo de XML contra XSD: cajas.zip Ejecute el validador externo de XML contra XSD, y remítase al manual que le indicará el proceso para validar: Manual_de_usuario_validador_externo_XML_contra_XSD.PDF, que se encuentra en la siguiente ruta del sitio web de GIASS: Pág. 15

16 Manual_de_usuario_validador_externo_XML_contra_XSD.pdf 7- Cargue Archivo XML de Consulta Masiva de Cuota Monetaria a la plataforma GIASS: Ingrese a la plataforma GIASS con usuario y clave de afiliaciones, vaya a la pestaña de procesos, haga doble clic en la transacción de Cuota monetaria: Vaya a la pestaña servicios y de doble clic en carga masiva: Se abrirá una ventana con un mensaje de: se ha generado una instancia de proceso, para continuar vaya a la pestaña pendientes, haga clic en el botón Aceptar: Pág. 16

17 Vaya a la ventana de pendientes, de clic en el icono actualizar, verá que se genera un registro con fecha de inicio y número de transacción; haga doble clic en el registro: Vaya a la ventana de pendientes y haga clic en el botón de seleccione XML a procesar: Seleccione el Archivo XML de su consulta masiva de cuota monetaria y de clic en el botón abrir: Pág. 17

18 Una vez cargado el archivo XML, se mostrará una ventana con un mensaje en la parte inferior de cargue exitoso y la cantidad de registros que tiene el archivo XML de consulta de cuota monetaria: Por último, haga clic en el botón procesar y se iniciará el proceso de cruce: Pág. 18

19 El tiempo de procesamiento de la consulta por parte de la plataforma GIASS, depende de la cantidad de registros que se hayan incluido en el archivo XML, la actualización de BDE que hayan realizado las demás CCFs y disponibilidad de recursos de procesamiento, de acuerdo a la concurrencia de usuarios que estén usándolos. Una vez se haya terminado el proceso de cruce, la plataforma generará para su descarga el XML de respuesta a su consulta: Pág. 19