INFORME DE ACTIVIDADES DE AUDITORÍA INTERNA DE SEGUIMIENTO Auditor/es: Jesús Díaz Ortíz (JDO)

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1 INFORME DE ACTIVIDADES DE AUDITORÍA INTERNA DE SEGUIMIENTO SERVICIO/UNIDAD SERVICIO DE ARCHIVO GENERAL FECHA: DÍA Y HORA DE REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA. Martes, 6 de Octubre de 2014 a las horas EQUIPO AUDITOR DEL PROCESO: Auditor coordinador: Francisco David Susí García (FDSG) Auditor/es: Jesús Díaz Ortíz (JDO) RESPONSABLE: María Dolores Sánchez Cobos RELACIÓN DE PERSONAS AUDITADAS/ASISTENTES María Dolores Sánchez Cobos María Dolores Moyano González Maria Antonia Fernández-Cuevas Visconti ACTIVIDADES DE AUDITORÍA: OBJETIVOS DE AUDITORÍA AUDITADOS Verificación de las acciones de Comunicación Interna Verificación de las acciones de Mejora de Comunicación 1.- PLAN DE COMUNICACIÓN Interna Implantadas e Identificadas Resultados de la auditoría Verificación de modificaciones del Catálogo de Elementos del PSD para el Servicio/Unidad 2.- PLAN DE SEGURIDAD Verificación de actuaciones llevadas a cabo, sobre el DOCUMENTAL informe de auditoría interna de seguimiento del Plan realizada en ciclo anterior Verificación de estado de copias de seguridad 3.- TELEMATIZACIÓN DE PROCESOS Incorporación de procedimientos telematizados a los procesos del SIGC-SUA

2 INFORME EJECUTIVO PLAN DE COMUNICACIÓN DEL SIG-CSUA Se verifica la aplicación del Plan de Comunicación del SIGC-SUA de acuerdo con los objetivos y acciones de comunicación, así como la aplicación de mejoras generales y específicas del Servicio de Archivo General. PLAN DE SEGURIDAD DOCUMENTAL Se verifica la aplicación del Plan de Seguridad Documental del SIGC-SUA de acuerdo con los objetivos y acciones del mismo, así como la aplicación de mejoras generales y específicas del Servicio de Archivo General. PROCEDIMIENTOS TELEMATIZADOS PARA SU INCLUSIÓN EN LA DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS DEL SIGC-SUA Auditado el procedimiento de Solicitud para la consulta y reproducción de documentos, se verifica la plena operatividad del mismo y se proponen para su inclusión en la documentación de los procesos del SIGC-SUA.

3 1.- PLAN DE COMUNICACIÓN VERIFICACIÓN DE LAS ACCIONES DE COMUNICACIÓN INTERNA Verificación Ámbito/Objeto de comunicación SÍ No /NP Responsable unidad. -. Despliegue Estratégico (alineamiento SIGC-SUA con Plan Estratégico) -. Despliegue Estratégico (alineamiento SIGC-SUA con Planes y Objetivos Funcionales). -. Despliegue de la planificación del Ciclo de Gestión anual del SIGC-SUA (Instrucciones de coordinación y despliegue de la planificación). -. Despliegue de las instrucciones de coordinación y actividades para el desarrollo de la Planificación del ciclo de gestión anual del SIGC-SUA. -. Difusión específica de los resultados del ciclo de gestión anual del SIGC-SUA. Interna del Servicio (Personal del Servicio) -. Iniciativas, propuestas de mejora, actividades, no conformidades, relaciones con usuarios. -.Planificación, coordinación, desarrollo y resultados de los grupos internos de calidad de los Servicios y Unidades Medio/Evidencia Con carácter general se verifican las acciones de comunicación en el ámbito del Servicio de Archivo General (SAG) mediante la lista de correo que se utiliza al efecto y cuyos destinatarios son los integrantes del Servicio. Específicamente, se verifican las acciones de comunicación en el ámbito de la responsabilidad de la Unidad a través de las siguientes evidencias: - Se ha elaborado un documento extractado de los objetivos del Plan Estratégico de la Universidad de Jaén con impacto en su despliegue en el Servicio de Archivo General. No es posible evidenciar que dicho documento se hecho llegar a todos los integrantes del SAG. - Diversos correos electrónicos de la Jefe del Servicio en los que se comunican las actividades de coordinación y despliegue correspondientes al ciclo de gestión anual del SIGC-SUA (por ejemplo, comunicación de realización de auditoría interna de seguimiento o comunicación de la ficha de verificación de auditoría interna de seguimiento). - Correo electrónico de 13/01/2014, de la Jefe del Servicio por el que comunica el informe de resultados de la auditoría interna anual. A iniciativa de una integrante del Servicio de Archivo General, se ha elaborado un documento extractado de los objetivos del Plan Estratégico de la Universidad de Jaén con impacto en su despliegue en el SAG. No es posible evidenciar que dicho documento se hecho llegar a todos los integrantes del SAG..

4 -. Coordinación de la planificación, desarrollo y resultados de los Equipos de Procesos Claves. (Propuestas de procesos, modificaciones ) -. Iniciativas de relaciones entre Servicios / Unidades para la mejora conjunta de los procesos. No se verifican actuaciones de comunicación horizontal externas al SAG en el contexto de los Equipos de procesos claves en los que la Unidad participa y tiene responsabilidad. VERIFICACIÓN DE LAS ACCIONES DE MEJORA DE COMUNICACIÓN INTERNA IMPLANTADAS Aplicada Descripción de la mejora (informe 2013) Explicación/Evidencia/Resultados SÍ No /NP Clasificación de las comunicaciones en Carpetas Outlook según las nueve fichas del Plan. Mejoras identificadas pendiente de implantar Previsión

5 RESULTADOS DE AUDITORÍA DEL PLAN DE COMUNICACIÓN. INTERNA Resultado de Auditoría. Grado de implantación. Resultado Valoración Auditor SÍ No -. Se verifica la aplicación del plan de comunicación interna en la Unidad de forma adecuada respecto a: 1. Todos los elementos claves del ciclo de gestión. 2. Las actividades programadas en las fichas de comunicación. -. Se verifica la aplicación del plan de comunicación horizontal: 1. Equipos de procesos claves 2. Interrelaciones entre Unidades. -. Se verifica la mejora en la aplicación del Plan de comunicación: Se verifica la conformidad de aplicación del Plan de Comunicación interna en el Servicio de Archivo General de forma adecuada a la gestión de los distintos procesos incluidos en SIGC-SUA. Se valora positivamente la herramienta de gestión de la comunicación interna en el ámbito del Servicio (lista de correo), si bien, se recomienda potenciar su utilización como una herramienta de comunicación interna habitual dirigida a todos los integrantes del SAG. No ha sido posible verificar suficientemente actuaciones de comunicación interna al Servicio, especialmente en relación con la planificación, coordinación, desarrollo y resultados del grupo interno de calidad del mismo. No ha sido posible verificar suficientemente actuaciones de comunicación horizontal externas al Servicio, especialmente en relación con la comunicación en el contexto de los Equipos de procesos claves en los que la Unidad participa y tiene responsabilidad. Valoración/Observaciones Se recomienda potenciar la utilización de la lista de correo como una herramienta de comunicación interna habitual dirigida a todos los integrantes del SAG. Recomendaciones de Mejora

6 2.- PLAN DE SEGURIDAD DOCUMENTAL VERIFICACIÓN DE MODIFICACIONES DEL CATÁLOGO DE ELEMENTOS DEL PSD DEL SERVICIO Verificación ACTUACION SOBRE EL CATÁLOGO Observaciones SÍ No /NP Alta de nuevos elementos/recursos a incorporar en el catálogo Modificación de recursos: - Los formularios de transferencia ya no están en equipos individuales. Se almacenan en el recurso compartido en CARABE (CPD) Baja de elementos/recursos: - Se va a proceder a eliminar la información en papel de Gestión de valores termohigronométricos. El registro propio en sí es la Base de Datos. Se trata de una modificación a realizar en las fichas del Plan de Seguridad Documental. Se trata de una modificación a realizar en las fichas del Plan de Seguridad Documental. VERIFICACIÓN DE ACTUACIONES REFLEJADAS EN EL INFORME DE SEGUIMIENTO Verificación ACTUACIÓN Observaciones SÍ No /NP Instalación de Contraseñas de Acceso a Windows Actuación abordad en la migración general a Windows 7 Actualización Fichas Actualización Motor Software Antivirus Criterios de copia de seguridad y verificación de alguna de las mismas Se ha de proceder a ello con las nuevas observaciones de auditoría. Actuación abordad en la migración general a Windows 7 Al establecerse la política de migrar todo al recurso compartido de CARABE, las copias de seguridad pasan a no ser necesarias. No obstante, se realizan copias de seguridad extra de este recurso compartido.

7 3.- PROCEDIMIENTOS TELEMATIZADOS PARA SU INCLUSIÓN EN EL SIGC-SUA FICHA DE AUDITORÍA DE PROCEDEMIENTOS TELEMATIZADOS Procedimiento telematizado: Código: Proceso Clave: Proceso/os específicos Descripción: FICHA DE AUDITORÍA DE PROCEDEMIENTOS TELEMATIZADOS SOLICITUD PARA LA CONSULTA Y REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS [Asigna Coordinación técnica] PC12 Gestión Documental P12.23 Gestión del acceso y disponibilidad de la documentación Solicitamos la incorporación de la SOLICITUD PARA LA CONSULTA Y REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS como procedimiento telematizado (a efectos de la auditoría previa de operatividad). Las solicitudes se gestionan a través de la web (acceso al formulario correspondiente, que ha de incluir firma digital del interesado), el correo electrónico y una base de datos donde se tiene constancia de todas las solicitudes que se registran). Se trata de un procedimiento que cada vez es más utilizado por su comodidad y en el que el usuario está totalmente informado del trámite en el que se encuentra por parte de los tramitadores. Denominación de la Solicitud de acceso y disponibilidad de documentación herramienta o recurso: Sistema de gestión de la Formulario web (PDF) + Base de Datos de solicitudes herramienta o recurso: Fecha de solicitud: 30/7/2014 Responsable de la Auditoría: Fecha de auditoría: 10/10/2014 Auditor coordinador: Francisco David Susí García. Auditor: José Luis Pedrosa Delgado. Alcance de la auditoría: Verificación del grado de operatividad de los procedimientos telematizados mediante las evidencias y registros contrastados. Primera auditoría. Método de verificación: Disponibilidad de acceso al procedimiento telematizado. especificación de medios: El acceso a la solicitud se encuentra en la web del Servicio de Archivo General ( en el apartado de Solicitudes e Impresos ( s_cer.pdf). Verificad o Incidenci a

8 Información disponible de instrucciones para su tramitación por los usuarios. El propio formulario incorpora instrucciones para el rellenado de determinados campos que pueden necesitar de alguna información detallada. En la web donde se encuentra el enlace al formulario PDF también existe información sobre las posibilidades y normativa que afecta al procedimiento. Existen métodos alternativos para la tramitación de la actividad. Se puede presentar el formulario impreso/manuscrito en las instalaciones del Archivo General. Se evidencia la plena operatividad del procedimiento telematizado. Descripción de la verificación: Se realiza la explicación y comprobación en el las dependencias del Archivo General por parte del gestor responsable de la tramitación, de todos los pasos a realizar y su operatividad. Se disponen de registros de las actividades realizadas a través del procedimiento telematizado. Descripción del tipo de registro: A través de la base de datos de almacenamiento de solicitudes se puede verificar cada uno de los expedientes. En concreto, durante la auditoría se verifica un expediente de solicitud de un expediente de gestión académica con signatura número 7413 y código de archivo AG-413. Se dispone de un indicador específico que contabilice el número o porcentaje de la gestión del proceso que se tramite mediante el procedimiento telematizado. Descripción del tipo de Indicador: Los trámites se presentan en formato PDF (electrónico) o en papel. La totalidad de solicitudes se registran en la base de datos pero no se refleja el modo en el que se presenta. Se dispone de registros de incidencias sobre la disponibilidad o fallos de operatividad del procedimiento telematizado. Descripción del registro: El formulario se encuentra alojado en la web institucional de la Universidad de Jaén. Su disponibilidad será por tanto la de este recurso. La plataforma de base de datos se ejecuta en un servidor compartido del Servicio de Informática (CARABE), garantizándose su disponibilidad por parte de este servicio y disponiéndose de un registro de disponibilidad del servidor monitorizado por el sistema NAGIOS.

9 Evidencias y registros constatados: Verificación realizada el día 3/10/2014 en las dependencias del Archivo General en presencia de la jefa de servicios y dos miembros del mismo. Se verifica la plena operatividad del procedimiento a través de la observación de un expediente presentado esa misma mañana (3/10/2014) sobre un expediente sobre Gestión Académica con signatura 7413 y código de archivo AG-413. Resultados/Incidencias/observaciones: 1. Comprobada operatividad. 2. Incidencias. Sin incidencias. 3. Observación. Sin observaciones. Se plantea las siguientes cuestiones generales para todos los procedimientos telematizados para su consideración por los responsables del proceso y la gestión y mantenimiento de las plataformas. - La incorporación del trámite telematizado en la documentación del proceso del SIGC-SUA implica la naturaleza auditable del trámite y la gestión de la plataforma. En este sentido se aconseja la identificación, registro y análisis de las incidencias y, en su caso, la elaboración de un plan de mejora de la operatividad, disponibilidad y usabilidad de la plataforma indicada. Conclusión final de la Plena operatividad Acciones previas de mejora Auditoría Fecha propuesta de nueva auditoría [en caso de informe inicial negativo] Firma de responsable de verificación: Fecha cierre de la Auditoría: 15/10/2014 Fdo.: Francisco David Susí García. Comunicación de resultados de auditoría: Se emite comunicación formal al responsable del proceso (SAG). Se remite copia a jefe del Servicio de Información y Asuntos Generales. Fecha de comunicación: