Propuesta de Colaboración. Gestión Documental. Avenida de los Metales Leganés - Madrid. Tel Fax.

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1 Propuesta de Colaboración Gestión Documental Avenida de los Metales Leganés - Madrid. Tel Fax

2 Propuesta de Colaboración Gestión Documental Software de Gestión Documental y Workflow. Automatización de procesos Workflow. 1. Introducción Nuestra compañía, como parte de sus objetivos, ha manifestado su especial sensibilidad por la situación actual en lo referente a la Gestión Documental y Workflow. Es por ello que la entidad se plantea la necesidad de abordar un proyecto para dar una solución, mediante la implantación de un producto integrado de Gestión Documental y Workflow, que se caracterice por su modularidad, escalabilidad y flexibilidad, contemplando los requerimientos funcionales, operativos y tecnológicos que se identifiquen como necesarios para la gestión de la documentación existente y potencial, y que posibilite la disminución de los costes operativos a través del incremento de la productividad, de la seguridad y de la fiabilidad de los datos registrados. En consecuencia, las características principales de la solución han de ser: > Escalabilidad. Capacidad de crecimiento del sistema para soportar toda la demanda de actividad. > Modularidad. Capacidad para estructurar las áreas de información de forma relacionada y proporcionar una visión integrada de la misma. > Flexibilidad. Capacidad del sistema para incorporar nuevas características o servicios. Se basa en diseños multicapa y modulares. > Integración. Capacidad para interactuar múltiples sistemas, aplicaciones y servicios. > Fiabilidad. Capacidad del sistema para prestar servicio aun bajo determinadas circunstancias adversas. > Conectividad. Capacidad de interconexión con otros aplicativos. > Parametrización. Capacidad de autonomía e independencia para el mantenimiento de la información por los propios usuarios.

3 Para ello, nuestra entidad ha solicitado a GitDoc una propuesta de colaboración para acometer dicho proyecto y en concreto para: > Dirigir y coordinar el proyecto > Implantar su solución de Gestión Documental > Formación: - Administradores del sistema - Usuarios El presente documento detalla la propuesta de GitDoc para abordar dicho proyecto. 2. Objetivo El objetivo global del proyecto es proporcionar una Solución Integrada de Gestión Documental y Workflow a la empresa, modular, escalable y flexible, de modo que la implantación de la misma contribuya a que la compañía disminuya sus costes operativos a través del incremento de la eficiencia, productividad y seguridad Para la consecución de este objetivo global será necesario alcanzar los siguientes objetivos específicos: > Obtener un diagnóstico de la situación actual (procesos, organización e infraestructura tecnológica) en lo referente a Gestión Documental y Workflow.

4 > Definir un catálogo de requerimientos funcionales, operativos, organizativos y tecnológicos que cubra las necesidades detectadas en lo relativo a procesos, procedimientos, funcionalidad, organización y tecnología. > Implantar la solución GitDoc, adecuando sus funcionalidades a los requerimientos definidos en el sistema de Gestión Documental y Workflow objetivo para nuestra entidad. 3. Ámbito y Alcance El ámbito del proyecto, en una primera fase, contempla el análisis y la definición de un sistema integrado de Gestión Documental y Workflow que ofrezca soporte a los objetivos y operativa de negocio, tanto actual como futura. Del mismo modo, se contempla abordar en esta primera etapa la Presentación de prototipos. GitDoc propone implantar en esta primera fase el módulo Gestión de usuarios, de tal modo que la gestión de la seguridad y accesos quede controlada desde la primera implantación. Se propone una segunda fase que contemplaría la implantación de los siguientes módulos: > GitDoc Captura > GitDoc Indexación Finalmente en la tercera fase se llevarán a cabo las modificaciones necesarias, en base a la información recogida en la explotación, de modo que se optimicen los procesos y procedimientos instalados. De igual forma se incorporarán las utilidades; (generación de CD s y copias de seguridad). El alcance del proyecto propuesto para abordar en la Fase 1 es el que se detalla a continuación: > Definición del sistema integrado de Gestión Documental y Workflow GitDoc > Análisis de la situación actual: Procesos, organización, infraestructura tecnológica > Definición de requerimientos: Operativos, organizativos, funcionales y tecnológicos > Definición y diseño de especificaciones (archivo electrónico de documentos, procesos masivos en documentos, reingeniería y automatización de los procesos, arquitectura tecnológica,...) > Presentación de Prototipos.

5 > Recursos para almacenar electrónicamente la documentación > Recursos para acceder y gestionar la información (consulta local, consulta remota, impresión) > Implantación del módulo Gestión de usuarios El alcance del proyecto propuesto para abordar en la Fase 2 es el que se detalla a continuación: > Instalación del software de Gestión Documental y Workflow GitDoc. > Recursos para almacenar electrónicamente la documentación > Recursos para acceder y gestionar la información (consulta local, consulta remota, impresión) > Todos los ficheros llevarán incorporada la fecha de escaneado y alguna marca para el archivo físico de los documentos. Módulos: GitDoc Captura - GitDoc Indexación - GitDoc Consulta - GitDoc Workflow > Diseño y parametrización de la plataforma > Parametrización de GitDoc a nivel subproyecto > Realización de las pruebas unitarias sobre cada uno de los subproyectos > Implantación de cada uno de los subproyectos en entorno de pruebas > Verificación del sistema a nivel de subproyecto. Realización test de sistema Realización del plan de pruebas de cada uno de los subsistemas para verificar el correcto funcionamiento de los mismos.

6 > Test de integración - Realización de las pruebas de integración del sistema global > Elaboración documentación usuario > Implantación. Realización de las mejoras necesarias para garantizar la estabilidad del sistema. Gestión de las incidencias diarias producidas. > Gestión del conocimiento - Desarrollo de los procedimientos de gestión y administración de la plataforma (manual de implantación, manual de explotación) > Actualización módulo Gestión usuarios El alcance del proyecto propuesto para abordar en la Fase 3 es el que se detalla a continuación: > Realización de las modificaciones necesarias, en base a la información recogida en la explotación, de modo que se optimicen los procesos y procedimientos instalados > Del mismo modo se incorporarán las utilidades; (generación de CD s y copias de seguridad) > Actualización módulo Gestión de usuarios

7 4. Marco Metodológico FASES MARCO METODOLÓGICO IMPLANTACIÓN GitDoc Lanzamiento del Proyecto > Constitución Equipos de Trabajo > Desarrollo Planificación Detallada Análisis y Definición > Análisis de la Situación Actual > Definición de Requerimientos Diseño > Definición especificaciones funcionales y técnicas > Diseño de las especificaciones funcionales > Diseño de las especificaciones técnicas Parametrización > Parametrización y/o configuración de cada uno de los subproyectos a desarrollar y test unitarios a nivel de subproyecto

8 Test de Integración > Plan de Pruebas de Integración Implantación > Sistema implantado > Actividades de soporte a los equipos de gestión de sistemas y aplicaciones para el mantenimiento > Formación áreas afectadas > Gestión de incidencias Seguimiento y Control

9 5. Organización del Proyecto 5.1. Plan de Proyecto La duración del proyecto se estima en tres meses de trabajo. FASE1-4 Semanas Análisis y definición Global Prototipos Implantación Módulo Gestión de Usuarios FASE2-6 Semanas Implantación GitDoc Captura, indexación y consulta Implantación módulo Workflow FASE3-2 Semanas Implantación de mejoras Optimización Incorporación de las utilidades

10 5.2. Equipo de Proyecto DIRECCIÓN DEL PROYECTO Director de Proyecto: Director de Proyecto GitDoc GESTIÓN DEL PROYECTO Coordinador de Proyecto: Jefe de Proyecto GitDoc EQUIPO DE PROYECTO 1 Consultor de negocio 1 Consultor técnico

11 7. Garantía y Mantenimiento GARANTÍA > Se establece un periodo de garantía de 6 meses de los productos derivados de la presente contratación, a contar desde la fecha de recepción de los mismos. > Durante dicho plazo GitDoc deberá subsanar, sin coste adicional para la compañía, las deficiencias, anomalías o disfuncionalidades detectadas, siempre que la causa de las mismas pudiera ser considerada como directamente imputable a GitDoc. > Dicha garantía incluirá la subsanación de errores o fallos ocultos que se pongan de manifiesto en el funcionamiento de las aplicaciones, o que se descubran mediante pruebas o cualesquiera otros medios, así como la conclusión de la documentación incompleta y subsanación de la que contenga deficiencias. MANTENIMIENTO - OPCIONAL > Contrato de mantenimiento del software instalado una vez finalizado el periodo de garantía que será de 6 meses. El importe anual del mantenimiento será del 12% del total del software instalado

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