PROCESO PARA EFECTUAR ADQUISICiÓN DE Código: BIENES O SERVICIOS A TRAVÉS DE ADJUDICACiÓN DIRECTA Revisión: 2

Transcripción

1 PROCESO PARA EFECTUAR ADQUISICiÓN DE Código: Hoja: 1 de PROPÓSITO: Efectuar la adquisición de los bienes de consumo, o de los servicios requeridos para la operación de la Televisora, cuando en función del monto a que ascienden y en atención a la normatividad vigente, resulte procedente realizar la compra de ellos, en forma directa, al o los proveedores o prestado res de servicios, que en cuanto a calidad, oportunidad en la entrega y garantía, ofrezcan los mejores precios y condiciones a la entidad. 2. ALCANCE: El proceso es aplicable a los trámites y documentos necesarios para realizar la compra directa de bienes o servicios para el funcionamiento de la Televisora. Aplica a la Subdirección General de Administración y Finanzas, a la Dirección de Administración; a la Dirección de Finanzas; a la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales; al Departamento de Recursos Materiales y Adquisiciones y al Departamento de Servicios Generales. Este proceso tiene conexión con el proceso para la Recepción de Bienes en el Almacén. Área emisora del proceso: Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales. 3. POLíTICAS:. Todas las requisiciones de compra que se emitan para adquirir bienes, deberán traer estampado el sello del almacén, con la leyenda "No hay en existencia".. En adquisiciones de bienes y servicios será indispensable elaborar cuadros comparativos cuando el importe rebase los $80, Para contrataciones menores a $80, podrá omitirse la elaboración de cuadros comparativos, debiendo avalar esta situación el Director de Área correspondiente y en el caso de la Subdirección General de Comercialización, el Titular de la misma.. La solicitud de contratos se deberá realizar ante la Dirección de Asuntos Jurídicos y la misma deberá elaborar los contratos, de acuerdo a los procesos, normas y lineamientos establecidos para tal efecto. ~\. La confirmación de compra o el pedido o el contrato, según el caso, serán elaborados en la Dirección de Administración de acuerdo a lo establecido en las Políticas Bases y Lineamientos, de Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes Muebles y Prestación de Servicios. ~ y

2 4. DIAGRAMA DE PROCESO: PROCESO PARA EFECTUAR ADQUISICiÓN DE Código: Hoja: 2 de 16 GERENTE DE RECURSOS MATERI,A,LESy SERV CJOS GENERALES JEFE DEL DE RECS. r...!ats.y ADQS. SERVS GRALES. T"ICIA IN~IRUYE SU ATENCI6N 2 EE\/ISA 2; y PR('NFFDOR SfLECC O~~/.DO B ~ ~

3 PROCESO PARA EFECTUAR ADQUISICiÓN DE Código: Hoja: 3 de 16 GERENTE DE RECURSOS MATERIALES y Sf.RVICtOS GENERALES JEFE DEL DEPrO. DE RECS. MArs. y ADQS. / SERVS. GRALES. REV!SALA CONFIRMACiÓN O EL PEDIDO /~~-""'. S\.1'é;ORRECT"'O-.:, < -'} // "",-. / '-..,"",,/~ NO INSTRUYE LA CORRECCION REGABA AUTORIZACiÓN. INSTRUYEL!, ENTREGA ENTREGA PEDIDO o CONFI Rt.i1AC!ót1. ARCHIVA 10 -~,/... \ \ FIN "-- j' ~\ ~

4 i 5. DESCRIPCiÓN DE PROCESO: PROCESO PARA EFECTUAR ADQUISICiÓN DE Código: Hoja: 4 de 16 SECUENCIA DE ACTIVIDADES RESPONSABLE ETAPAS 1. Recibe la 1.1 Recibe requisición de compra del área GERENTE DE requisición instruye su requirente (usuario) con registro de suficiencia RECURSOS atención. presupuestal y registro de inexistente en el MATERIALES y almacén, en el caso de bienes, en original y SERVICIOS GENERALES copia. 1.2 Verifica la exactitud y cumplimiento de los requisitos para su atención y en su caso instruye al área requirente para corregirlas. 1.3 Acusa de recibido en la copia de la requisición (Secretaria) de compra, la devuelve y retiene el original. 1.4 Registra en control de correspondencia la (Secretaria) requisición de compra. 1.5 Determina en función del monto de la requisición de compra, su atención mediante adjudicación directa. Nota: En caso de que por el monto no sea aplicable la compra por adjudicación directa, instruye su atención a través del proceso que corresponda:.invitación a cuando menos tres personas..adjudicación Directa por Excepción a la Licitación Pública..Licitación Pública. 1.6 Firma de visto bueno la requisición de compra y la turna al Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Adquisiciones / Servicios Generales y le instruye su atención mediante adjudicación directa. 2. Cotiza, compara, 2.1 Recibe la requisición de compra e instrucciones JEFE DEL DEPTO. DE selecciona proveedor. para su atención por adjudicación directa. RECS. MATS. y ADQS. / 2.2 Consulta el directorio de proveedores, solicita y SERVS. GRALES. recaba cuando menos tres cotizaciones de otros tantos proveedores. 2.3 Elabora a partir de las cotizaciones recibidas un (analista) cuadro que le permita comparar los precios y condiciones ofrecidos por cada proveedor, lo rubrica. 2.4 Verifica la exactitud de los datos asentados en el cuadro comparativo y en su caso rectifica o corrige la información. 2.5 Selecciona (de la comparación efectuada) la (s) Mejor (es) opción (es) para realizar la compra. 2.6 Consulta al usuario (en su caso) para obtener su conformidad con la opción seleccionada. En caso de inconformidad, recaba otras cotizaciones que sujeta al mismo tratamiento comparativo. 2.7 Registra su firma validando el cuadro comparativo y anota, en él, que el usuario esta de acuerdo con la selección. ~~ J~

5 PROCESO PARA EFECTUAR ADQUISICiÓN DE Código: DIRECT A Revisión: 2 Hoja: 5 de 16 Turna al Gerente de Recursos Materiales y JEFE DEL DEPTO. DE Servicios Generales: la requisición de compra; RECS. MATS. y ADQS. / las tres cotizaciones y el cuadro comparativo. SERVS. GRALES. 3. Revisa cuadro, 3.1 Revisa cuadro, cotizaciones y proveedor GERENTE DE cotizaciones y seleccionado. RECURSOS proveedor MATERIALES y seleccionado. Correcto? SERVICIOS GENERALES No: Continuar en etapa 4 Si: Continuar en etapa 5 4. Indica causas, 4.1 Indica las inconsistencias determinadas de la devuelve para revisión. corrección. 4.2 Instruye la realización de las correcciones procedentes. Continuar en etapa 2. actividad Instruye la 5.1 Firma de visto bueno el cuadro comparativo y elaboración de Pedido la selección del proveedor. o Confirmación 5.2 Instruye la elaboración de la confirmación de compra, elaboración de pedido o solicitud de contrato según corresponda y devuelve al Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Adquisiciones/Servicios Generales la requisición de compra, las cotizaciones y el cuadro comparativo. 6. Elabora 6.1 Recil3e instrucciones, el cuadro comparativo JEFE DEL DEPTO. DE Confirmación o con el visto bueno, la requisición de compra y RECS. MATS. y ADQS. / Pedido. las cotizaciones. SERVS. GRALES. 6.2 Elabora confirmación de compra en dos ejemplares o pedido en original y copia o bien contrato en dos ejemplares, según corresponda, de acuerdo a la cotización aprobada. 6.3 Verifica la exactitud de los datos asentados en la confirmación de compra, en el pedido o en el contrato y en caso necesario corrige para nueva emisión. 6.4 Registra su firma de "revisado" en la confirmación de compra, o en el apartado de "elaboró" tratándose de pedido, o bien antefirma en el contrato y lo turna al Gerente de Recursos Materiales y Servicios Generales para su firma. 7. Revisa la 7.1 Recibe la confirmación de compra o el pedido GERENTE DE Confirmación o el o en su caso el contrato; la requisición de RECURSOS Pedido. compra, las cotizaciones y el cuadro MATERIALES y comparativo. SERVICIOS GENERALES 7.2 Revisa la confirmación de Compra o en su caso el pedido o el contrato. ~ Correcto?

6 PROCESO PARA EFECTUAR ADQUISICiÓN DE Código: Hoja: 6 de Instruye la corrección. No: Continuar en etapa 8 Si: Continuar en etapa Indica las observaciones o inconsistencias determinadas de la revisión. 8.2 Devuelve para ajuste o corrección la confirmación de compra o pedido o el contrato con la requisición de compra, cotizaciones y cuadro comparativo. Continuar en etapa 6, actividad 6.2 GERENTE DE RECURSOS MATERIALES y SERVICIOS GENERALES 9. Recaba autorización, instruye la entrega 9.1 Firma de visto bueno la confirmación de compra o de "revisó" en el caso de pedido o contrato. 9.2 Recaba firma del Director de Administración como responsable del gasto. 9.3 Recaba firma de autorización del Subdirector General de Administración y Finanzas, en la confirmación de compra, o en el pedido o bien en el contrato. 9.4 Instruye al Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Adquisiciones/Servicios Generales la entrega al proveedor de la Confirmación de compra o el pedido o bien el contrato, que le devuelve con la requisición de compra, las cotizaciones y el cuadro comparativo. 10. Entrega Pedido o Confirmación, archiva Recibe: la confirmación de compra o el pedido o el contrato autorizado; la requisición de compra; las cotizaciones y el cuadro comparativo Entrega al proveedor la confirmación de compra o el pedido o bien el contrato autorizado. En el caso de confirmación de compra, recaba acuse de recibo en el segundo ejemplar y entrega el original. En el caso de pedido recaba firma del proveedor en los dos ejemplares y le entrega el primero de ellos y retiene el segundo con acuse de recibo. En el caso de contrato, recaba firma del proveedor en los dos ejemplares, entrega el primer ejemplar al proveedor y retiene el segundo con el acuse de recibo Archiva temporalmente el segundo original de la confirmación de compra o la copia del pedido o bien el segundo ejemplar del contrato, el original de la requisición de compra, las cotizaciones y el cuadro comparativo, integrando así el expediente. JEFE DEL DEPTO. DE RECS. MATS. y ADQS / SERVS. GRALES. ~, En esta etapa el proceso se conecta con el proceso recepción de bienes en el almacén. Termina el proceso.

7 PROCESO PARA EFECTUAR ADQUISICiÓN DE Código: Hoja: 7 de DOCUMENTOS DE REFERENCIA: DOCUMENTOS Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Reglamento de la Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaría Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria Presupuesto de Egresos de la Federación del ejercicio que corresponda Manual para la Administración de Bienes y el Manejo de Almacenes de Televisión Metropolitana S.A. de C.v. Manual de Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios CODIGO: (cuando aplique) No aplica No aplica No aplica No aplica No aplica No aplica No aplica 7. REGISTROS: REGISTROS TIEMPO DE RESPONSABLE DE CODIGO DE REGISTRO O CONSERVACiÓN CONSERVARLO INFORMACiÓN ÚNICA Expediente de la compra Indefinido Jefe del Depto. de Recs. directa (requisición, Mats. y Adqs. / Servs. No aplica cotizaciones, cuadro Grales. comparativo. Pedido o confirmación, copia). 8. GLOSARIO: Área requirente, usuario: Cotización: Unidad Administrativa de Canal 22, solicitante de los bienes o servicios. Documento elaborado por el proveedor en el que asienta su oferta en relación a los bienes requeridos, en cuanto a los precios y condiciones de venta. Jefe del Depto. de Recs. Mats. y Adqs. / Servs. Grales: Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Adquisiciones, o del Departamento de Servicios Generales, según se trate de adquisición de bienes de consumo, o de servicios. ~~ 9. ANEXOS: Requisición Pedido Confirmación de compra de compra

8 PROCESO PARA EFECTUAR ADQUISICION DE Código: Hoja: 8 de CAMBIOS DE ESTA VERSiÓN: Número de versión Fecha de la actualización 2 28 de marzo de 2008 Fecha inicial de autorización del proceso: 24/05/04 Descripción del cambio Mejora continua CONTROL DE EMISION AUTORIZO ~\ ~, Dr. Jorge Volpi Escalante Director General Fecha de elaboración: marzo de 2008

9 PROCESO PARA EFECTUAR ADQUISICiÓN DE Código: Hoja: 9 de 16 ANEXO I FORMATO DE REQUISICIÓN DE COMPRA TELEVISiÓN METROPOLITANA S.A. DE C.V. SUBDIRECCIÓNGENERALDEADMINISTRACiÓNY FINANZAS DIRECCiÓN DE FINANZAS R.EQIJ!S!C!Ó~DE COMPR". ÁREA (5) SOLlCIT ANTE CANTIDAD descrpcón I 'unnt" u.u.,, UNITARIO PEDIDON( ( ) TOTAL. g l (7) (8) (9) (10) JJSTlFICACION DELGASTO. CLAVEPROGRAMATICA (11) (12) ~\ FUNCIONARIOAUTORIZADO DIRECCIONDE FINANZAS (13) (14) NOMBRE. CARGO: SUFICIENCIA PRESUPUESTAL

10 PROCESO PARA EFECTUAR ADQUISICiÓN DE Código: Hoja: 10 de 16 ANEXO I REQUISICIÓN DE COMPRA Instructivo de llenado (1) Dato aplicado por la Jefatura de Recursos Materiales y Adquisiciones del control de numeración consecutivo de requisiciones de compra. (2) Anotar el día de recepción de la requisición de compra. (3) Anotar el Mes de recepción de la requisición de compra (4) Anotar el año de recepción de la requisición de compra (5) Anotar el nombre del área que requiere los materiales, artículos o servicios. (6) Dato aplicado por la Jefatura de Recursos Materiales y adquisiciones del control consecutivo de numeración de pedidos. (7) El Analista de Recursos Materiales y Adquisiciones/ Servicios Generales anotará el número de unidades o piezas solicitadas. (8) El Analista de Recursos Materiales y Adquisiciones/ Servicios Generales anotará el nombre genérico de los artículos, bienes, materiales o servicios requeridos. (9) El Analista de Recursos Materiales y Adquisiciones/ Servicios Generales anotará el precio de cada una de las unidades requeridas. (10) Anotar el importe total, resultante de multiplicar el número de unidades de la columna de cantidad (7) Por el precio unitario marcado en la columna (9). Enseguida anotar el importe del Impuesto al Valor Agregado y determinar la suma o total. (11) Anotar el motivo o razones de la solicitud, de los bienes, materiales, artículos o servicios requeridos. (12) Anotar la clave asignada en la estructura programática correspondiente al área solicitante. (13) Anotar el nombre, a continuación el cargo y la firma del servidor público autorizado para requerir los Los materiales, bienes, articulos o servicios objeto de la requisición de compra. (14) Recuadro utilizado por la Dirección de Finanzas para Registrar, en su caso, la clave presupuestal, incluida la partida que recibirá el cargo por el importe de la compra. ~\ 0

11 PROCESO PARA EFECTUAR ADQUISICION DE DIRECTA Código: Revisión:2 Hoja: 11 de 16 ANEXO II FORMATO PEDIDO (ANVERSO), [<j""iop,'rolo',,,", I'.omo Dd'9,6oo Ceyo.ocAo. r,,,,,,,,c;. o F 2 I CUADRO mll- C"'IC'ONes D' ENTREG' COMPARATIVC 3 4 I. J\ MODALIDADDEADJUDICACiÓN. I '".RFe HOJa 1 de 1 ] [o;c~~d'pago;l';v~s~': 6 "'''''''''RA"'''''''''RAC<o''',,1"': J lenrregaoclosbiencsmm..... PAR DESCRIPCiÓN DELOS "EN ES CANTIDAD IMPO,'E 10TAl SUBTOTAl + ls';hv.a. TOTAL (IMPORTE EN LETRA) ElABORO, NOMBR' CARGO 17 NOMBRE CARGO 19 NOMBRE CARGO 20 ~~ t

12 PROCESO PARA EFECTUAR ADQUISICION DE DIRECTA Código: Revisión:2 Hoja: 12 de 16 ANEXO 11 FORMATO PEDIDO ;:,co,,,"",,,, 21 PEDIDO(REVERSO) """""",.'m..:".. '''.eee",,>. 22 "",,,"".", 23,,',C'" MW"'OU1ANA. "",10;",,,,,,,,,,,,,,,,.. ClÁUSU,A' 24,,,,,.,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,'""''''''' 02","0>" "'WVE! '" """'.,',,,.,,, ""UNDA. "'CE<A.. CANA',,',,", " p,,'." "" OCTA'A..,,,,,,,,..;<,,,,o> 'H CANAL 22.' <.,."",.,.,.'.'.,'en." 1"""'" 22 ",.,.",,,, "".0"" "".C. '1,'" ". ",,,,,,,,;10 " '"'''' F.W"'''''',,,, ",,,'j,,,,,,,,,,,,,, IC""""-'<"".""...- '.0,0;;,",,00""". ",,,,P,.,.,.,,-,,,'.",.,.-" "omdo'. -'.'Y- -,-,,- v.",";';",,,,, "'-J,-'''''',.",,,-,'.. """".,.p."""".- ~~ ~

13 PROCESO PARA EFECTUAR ADQUISICiÓN DE Código: ANEXO II FORMATO PEDIDO Instructivo Hoja: 13 de Anotar el número de control que corresponda al pedido, según el consecutivo de pedidos. 2. Anotar los datos de la requisición de compra que da origen al pedido, señalando el número y fecha. 3. Anotar las palabras "SI" o "NO" según se haya elaborado o no cuadro comparativo de cotizaciones. 4. Anotar en su caso cualquier indicación especial de importancia para la entrega de los bienes. 5. Anotar el plazo de pago de la factura, contando a partir de la recepción de la misma por la Televisora. 6. Anotar el tipo de moneda en que se pacta la operación de compraventa. 7. Anotar los datos del proveedor: Nombre o razón social; Domicilio fiscal completo; su número telefónico y de fax y su clave en el Registro Federal de Contribuyentes. 8. Anotar el tipo de adjudicación del pedido indicando el artículo correspondiente de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios en que se fundamenta. 9. Anotar los datos del Área de la entidad en que el proveedor podrá recibir información adicional en torno al pedido; a continuación el domicilio de entrega de los bienes y la fecha o plazo de entrega. 10. Anotar el número consecutivo iniciando por el 1 a cada rubro o partida de adquisición. 11. Anotar la descripción de cada rubro o partida de adquisición, incluyendo en su caso, las especificaciones. 12. Anotar con número la cantidad de bienes o artículos por cada rubro o partida de gasto. 13. Indicar la unidad de medida de los bienes (pieza, Metro, Kilogramo, etc.) para cada rubro o concepto. 14. Anotar el precio de cada unidad de medida por cada rubro o partida de compra. 15. Anotar el producto de la columna (12) cantidad, por la columna (14) precio unitario. 16. Efectuar la suma de los parciales de la Columna (15) y anotar el resultado. A continuación multiplicar este resultado por el 15% de IVA y asentar este producto como Impuesto al Valor Agregado. Enseguida obtener la suma del subtotal más el IVA y anotar el importe resultante como total. 17. Anotar el nombre del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Adquisiciones, su cargo y asentar su firma como persona que elaboró, en su caso, del Jefe del Departamento de Servicios Generales. ~ 18. Anotar el nombre del Gerente de Recursos Materiales y Servicios Generales, su cargo y asentar su firma como persona que revisó el pedido. 19. Anotar el nombre, cargo y firma del Director de Administración como persona que otorga el visto bueno. 20. Anotar el nombre cargo y firma del Subdirector General de Administración y Finanzas autorizando el pedido. 21. Anotar el nombre del proveedor o su representante legal, su No. telefónico recabar su firma y anotar la \ fecha, ~22. Anotar la clave de la partida presupuestal que se afecta y en su caso, el número de orden de pago.

14 PROCESO PARA EFECTUAR ADQUISICION DE Código: Hoja: 14 de Tratándose de Adquisiciones con cargo a los capítulos de gasto 5000 y 6000, anotar el número de oficio de autorización y la fecha del mismo. 24. A continuación se requisitará el clausulado del pedido con los datos de vigencia y los que pudieran aplicar al mismo. ~ ~I

15 PROCESO PARA EFECTUAR ADQUISICION DE Código: Hoja: 15 de 16 ANEXO II FORMATO CONFIRMACiÓN DE COMPRA Televisión Metropolitana, S.A. de C.V. Número de Fecha de Atletas No. 2 Edificio Pedro Infante, Col. Country Club C.P , Confirmación. elaboración Delegación Coyoacán, México, D.F. RFC TME901116GZ8 (1) (2) CONFIRMACiÓN DE COMPRA I Nombre del proveedor I No. Requisición Moneda I (3) I (4) (5) (6) Partida Concepto Fecha Cantidad Unidad Precio Impo IVA Importe (numero de parte) de unita rte con entrega rio total IVA (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) Total (16) Condiciones: Lugar de entrega: Tiempo de entrega: Pago: (17) (18) (19) (20) ~~ (21) Gerente de Recursos Materiales y Servicios Generales

16 PROCESO PARA EFECTUAR ADQUISICiÓN DE Código: Hoja: 16 de 16 ANEXO II CONFIRMACiÓN DE COMPRA (Instructivo de llenado) (1) Anotar el número consecutivo de folio que corresponde a la confirmación de compra (2) Anotar el día, mes y año de elaboración de la confirmación de compra. (3) Anotar el nombre completo del proveedor o su razón social. (4) Anotar, en su caso, el número que tiene el proveedor en el catalogo de proveedores de la entidad. (5) Anotar el número de folio de la requisición de compra. (6) Anotar el tipo de moneda en que se realizará la operación de compra. (7) Anotar el número consecutivo, iniciando por el 1 para cada uno de los conceptos de compra. (8) Describir cada concepto de compra, incluyendo sus especificaciones (9) Anotar el día y el mes en que se compromete la entrega de los elementos comprados. (10) Anotar la cantidad en número de artículos o materiales a comprar (11) Anotar la unidad de medida de los artículos o materiales (pieza; metro; litro, Kilo, juego, etc.) (12) Anotar el precio por cada una de las unidades de medida asentadas. (13) Anotar el producto de multiplicar la cantidad (10) por el precio unitario (12). (14) Anotar el producto de multiplicar el importe total (13) por el impuesto al valor agregado que corresponda al tipo de adquisición efectuada (normalmente 15%). (15) Anotar la suma del importe total (13) más ellva (14). (16) Anotar la suma que resulte de los elementos parciales de esta columna. (17) Asentar, en su caso, condiciones especiales establecidas para los elementos adquiridos o para su entrega recepción. (18) Anotar el domicilio completo en el que se realizará la entrega recepción de los artículos. (19) Anotar el plazo establecido para la entrega de los elementos objeto de la adquisición. ~\ (20) Anotar el plazo de pago de la facturación (normalmente 15 días después de la presentación de la factura). (21) Anotar el nombre, cargo y firma del Gerente de Recursos Materiales y Servicios Generales. y ~