Desglosar las diferentes áreas de la administración de inventarios para que sea utilizado en la empresa IMACASA en el municipio de Santa Ana.

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1 1 CAPITULO IV CREACIÓN DE UN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIO QUE CONTRIBUYA A LA OPTIMIZACIÓN DEL CAPITAL DE TRABAJO EN LA GRAN EMPRESA DE LA INDUSTRIA METALMECÁNICA FABRICANTES DE IMPLEMENTOS AGRÍCOLAS EN EL MUNICIPIO DE SANTA ANA, CASO PRÁCTICO IMACASA. A. GENERALIDADES En este capitulo se presenta la propuesta de la creación de un sistema de Administración de inventarios que contribuye a la optimización del capital de trabajo en la gran empresa de la industria metalmecánica de implementos agrícolas en el municipio de Santa Ana, con la finalidad de que los recursos de la empresa produzca mejores rendimientos. La creación presenta objetivos, justificación, importancia, beneficios, alcance y sistemas, con lo cual se pretende proponer mejoras en la administración de inventarios. En el mundo globalizado se exige a las empresas eficiencia en los procesos, con el objetivo de maximizar sus utilidades con un mínimo de recursos utilizados, para lo cual se necesita, tecnología, sistemas y procesos adecuados que les permitan lograr un carácter altamente competitivo. La empresa ya tiene definido lo que es la administración de inventarios, aún así, es necesaria la revisión de los procesos y políticas, efectuando mejoras continuas que permitan la optimización del capital de trabajo. La Administración de inventarios se fundamenta principalmente en la planeación, implementación del sistema, control del sistema, y retroalimentación, dándole continuidad al proceso, e interrelacionándose íntimamente.

2 2 Al identificarse éstas cuatro fases y desarrollarlas, se contribuirá a alcanzar las metas y objetivos propuestos, con resultados favorables para la Empresa. B. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA. 1. OBJETIVO GENERAL Crear un sistema de administración de inventario que contribuya a la optimización de la inversión del capital de trabajo de la gran empresa de la industria metalmecánica fabricante de implementos agrícolas en el municipio de Santa Ana. 2. OBJETIVOS ESPECIFICOS Desglosar las diferentes áreas de la administración de inventarios para que sea utilizado en la empresa IMACASA en el municipio de Santa Ana. Proporcionar formatos que permitan mejorar continuamente los procesos de administración de inventarios, y facilitan la toma de decisiones en la empresa. Crear un sistema de administración de inventarios factible, práctico y comprensible que permita optimizar la inversión del capital de trabajo en las empresas de la industria metalmecánica en el municipio de Santa Ana. C. JUSTIFICACIÓN Actualmente se viven tiempos de cambios continuos; éste es el momento para que en las empresas exista una profunda revisión de métodos y sistemas de trabajo, con una mirada crítica, empleando un sistema de inversión de inventario factible para ponerlo en práctica, con indicadores y objetivos en torno al manejo del capital de trabajo.

3 3 La administración de inventario de materia prima, producto en proceso y producto terminado debe mejorar continuamente, debido a que los mercados y los competidores están en constantes cambios y por ende la competitividad es cada vez mayor. Deben implementarse políticas organizadas que lleven a la empresa a tener una estructura sólida y estable; con los avances tecnológicos se cuenta con máquinas y herramientas que permiten de manera automatizada, poder manejar los métodos de producción en masas con menor costo y mayor calidad. IMACASA es una empresa industrial que en el desarrollo de su actividad productiva debe manejar grandes cantidades de existencias, el de materiales, el de producto en proceso y de producto terminado, tales operaciones hacen necesarios la utilización de sistemas de administración de inventarios, que no sólo permitan el efectivo control de las existencias, sino también la planificación y optimización del capital de trabajo. D. IMPORTANCIA. Las empresas industriales juegan un papel fundamental en la economía nacional; generando empleos; y debido a la naturaleza de sus procesos, producen bienes para satisfacer distintas necesidades y contribuyen a incrementar la riqueza de la nación. La importancia de la propuesta de un sistema de administración de inventario, como herramienta para la mejor administración y toma de decisiones consiste en que los inventarios fungen como líneas divisorias entre las fases del ciclo compraproducción-venta. Debido a esto la empresa industrial se enfrenta a la disyuntiva riesgo rentabilidad, encontrándose entre dos opciones: invertir en activos fijos, cuyo rendimiento es mayor, y como consecuencia se corre mayor riesgo de no poder cumplir con sus obligaciones financieras o invertir en capital de trabajo, cuyo rendimiento es menor por el riesgo de cumplir con sus obligaciones financieras en el corto plazo es menor.

4 4 La importancia de la propuesta radica en que se ha desarrollado un sistema de administración de inventarios bajo el cual se pretende que siguiendo los programas planificados y ejerciendo un adecuado control se llegara a la operatividad con la que la empresa optimizara su inversión en capital de trabajo específicamente en los inventarios. E. BENEFICIOS DE LA PROPUESTA El diseño de un sistema tal como se propone, representa para la empresa un beneficio de valor agregado ya que en el mismo proceso de elaboración de sistema de utilidad en la efectiva administración del capital de trabajo, reflejando reducción en los costos que generan los inventarios, y por lo tanto optimizando la inversión que se ha generado. El buen manejo del inventario permite una planificación en base a requerimientos óptimos programados, que deja satisfecha a la demanda con un monto de inversión que a la vez le de liquidez a la empresa y mantenga sólo la inversión necesaria en éste tipo de activos. El control más estricto y la clasificación de los productos y materiales con respecto a la inversión que representan permitirán un manejo más eficiente en la medida que se administre con cuidado los inventarios, que representan una parte fundamental del activo circulante de la empresa, y por lo tanto de lo que en el corto plazo se convertirá en efectivo. Estos beneficios se convierten en la optimización de recursos de la empresa, el cual es uno de los objetivos principales de cualquier empresa en la industria salvadoreña.

5 5 F. ALCANCE DE LA PROPUESTA. La creación de un sistema de administración de inventarios proporcionará a la empresa beneficios tales como prever la escasez de artículos específicos y aumentos en los precios, cumplir con los programas de producción y usar eficientemente sus instalaciones y personal, dándole fluidez al proceso productivo permitiendo el inmediato surtido de pedido, minimizando las ventas caídas, y preveer demora de embarque a causa de agotamiento de producto. La creación de un sistema de administración de inventario permitirá disponer de una herramienta de gestión que contribuya a optimizar eficazmente el capital de trabajo. Este documento está elaborado para ser utilizado por los gerentes y cualquier otra persona que ejerza actividades relacionadas con la administración. de inventarios. La efectividad de la administración de Inventarios se logrará mediante la realización adecuada del proceso administrativo aplicado a los inventarios con el objeto de mejorar continuamente sus procesos. G. DEFINICIÓN DE LA CREACION DE UN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, la rotación y valuación del inventario de acuerdo a como se clasifique, y que tipo de inventario tenga la empresa, ya que a través de todo ésto se determinará los resultados (utilidades o perdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer la situación financiera de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situación.

6 6 H: ESQUEMA GRÁFICO DE LA PROPUESTA. DISEÑO DE UN SISTEMA DE ADMINISTRACION DE INVENTARIOS QUE CONTRIBUYA A LA OPTIMIZACION DEL CAPITAL DE TRABAJO EN LA GRAN EMPRESA DE LA INDUSTRIA METALMECÁNICA FABRICANTE DE IMPLEMENTOS AGRICOLAS EN EL MUNICIPIO DE SANTA ANA. CASO PRACTICO IMACASA PRESUPUESTOS PUNTO DE EQUILIBRIO ANÁLISIS INTERNO RETROALIMENTACIÓN ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS IMPLEMENTACIÓN DE LOS SISTEMAS PLANIFICADOS CAPACITACIÓN E INDUCCIÓN DEL PERSONAL COSTOS RELEVANTES DE LOS INVENTARIOS POLÍTICAS DE CONTROL DE INVENTARIOS SISTEMA DE CONTROL INTERNO Fuente: Idea original del equipo de trabajo

7 7 I. CRACTERISTICAS DE LA CREACIÓN DE UN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS. Debe ser sencillo de entender, y factible para la empresa, el personal que lo ponga en práctica y con factibilidad económica. Eficiente en el mejor manejo de la administración de inventarios. Práctico de aplicar para mejorar rendimientos, procesos y tiempos. J. ELEMENTOS DE LA CREACIÓN DE UN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS. Sistemas: Un sistema es un conjunto formado por partes conectadas en cierta forma y orientados al mismo propósito. En este sentido los sistemas utilizados para optimizar la administración de inventarios serán el punto de equilibrio, sistema de reorden, ABC. Presupuestos políticas R.H. Instalaciones Capital de trabajo K. ESTRUCTURA DE LA CREACIÓN DE UN SITEMA DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS El presente trabajo se divide en 4 etapas a realizarse para poner en práctica el sistema de Admón. de Inventarios, siendo estas: ETAPA 1 PLANIFICACION PLANEACIÓN ETAPA 2 IMPLEMENTACIÓN ETAPA 3 CONTROL ETAPA 4 RETROALIMENTACIÓN

8 8 1. CONTENIDO DE LA CREACIÓN DE UN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIO La primera fase del sistema consistirá en el proceso de planeación, dentro del cual se desarrolla la planificación financiera, punto de equilibrio, y el análisis interno. La segunda fase consiste en el proceso de implementación, para lo que deberá ponerse en práctica lo planificado ubicando la técnica de los sistemas planificados y capacitando e induciendo el recurso humano para lograr mayor eficiencia en la optimización de los recursos utilizados. La tercera fase consiste en el control de las actividades. En ésta etapa deben conocerse los costos relevantes de los Inventarios, tener políticas de control (cuyas bases se fundamentan sobre el lote económico de pedido, punto de reabastecimiento, y sistema ABC) y sistema de control interno La última fase consiste en el proceso de retroalimentación para tal fin se desarrollara un caso hipotético del sistema propuesto en la empresa IMACASA. En ésta etapa se analizan los resultados que se obtuvieron; e ingresan nuevamente al sistema a través de la etapa de planeación; las situaciones negativas se planifican nuevamente para obtener mejores resultados, y lo positivo reingresa como mejora continua, desarrollando así procesos más eficientes. 1.1 ETAPA I: PLANIFICACIÓN DE INVENTARIOS La empresa industrial se desenvuelve en un ambiente económico de constantes cambios, que exigen al ejecutivo planificar de tal manera que pueda anticiparse a las eventualidades ordenadamente. Dentro de las actividades especificas a planear, surge como primera necesidad la planificación de inventarios, ya que estos tienen especial importancia en el desarrollo del proceso compra producción ventas.

9 9 En la planificación de inventarios se utilizan técnicas apropiadas para determinar los niveles que se consideran óptimos para el logro de los objetivos, entre las mas utilizadas se pueden mencionar: los presupuestos, políticas y distintos procedimientos. Estos instrumentos son básicos en la formulación de los planes específicos, con el propósito de lograr la coordinación necesaria en la conformación del plan general PLANIFICACIÓN PRESUPUESTARIA La empresa industrial con el afán de ser competitiva dentro del mercado de sus productos, se ve en la necesidad de utilizar un sistema presupuestario como medio para estabilizar sus actividades ante futuros cambios pronosticables este sistema es básicamente un proceso de planificación y de las operaciones de la empresa, o sea, que la actividad presupuestaria detalla los planes de la administración en términos cuantitativos, al mismo tiempo evalúa dichos planes. Un presupuesto razonablemente elaborado, ofrece una base de acción sólida sobre la cual se elabora un plan general para el futuro, dando los lineamientos para determinar los niveles de compras, ventas, inventarios y las generalidades de la producción, comercialización y finanzas de la empresa, y por otra parte, compara los resultados reales con lo planificado, siendo indicadores confiables del rumbo que lleva la empresa. Para realizar una eficiente presupuestación, se requiere de una organización con adecuados sistemas contables, documentación sobre sus antecedentes, un análisis efectivo y la colaboración de todas las personas que conforman la empresa. El estudio de éstos elementos básicos permite alcanzar los máximos logros de la planificación y el control presupuestario, asegurando una adecuada administración de la empresa.

10 DEFINICIÓN DE PRESUPUESTOS Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, éste concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización. Un presupuesto es una expresión cuantitativa de los objetivos gerenciales; es un medio para controlar el desarrollo hacia el logro de dichos fines; con frecuencia muestran la actividad pronosticada sobre una base de costo total más que sobre una base de costo unitario. Presupuesto se deriva de la palabra presupones lo que significa dar por sentado alguna cosa. Presuponer es formar anticipadamente el cómputo de los ingresos y gastos de operación de un negocio cualquiera. El presupuesto es un proyecto detallado de los resultados de un programa oficial de operaciones. 1 Es la estimación programada de manera sistemática de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado OBJETIVOS DE LOS PRESUPUESTOS Consideración del futuro para que los planes trazados permitan la obtención de la utilidad máxima de acuerdo a las condiciones que se presenten Coordinar las actividades para maximizar las utilidades Asegurar la liquidez financiera. 1 MORALES FELGUERES, CARLOS; presupuestos y control en las empresas, editorial ECASA ediciones contables y administrativas S.A., segunda edición México DF ISBN , Pág. 3 2 BURBANO RUIZ, JORGE E.; ORTIZ GOMEZ, ALBERTO; presupuestos enfoque moderno de planeación y control de recursos, editorial Mc. Graw Hill, segunda edición Colombia 1995, ISBN , Pág.7.

11 11 Establecer un control para cerciorarse si los planes se están llevando a cabo, y determinar la dirección que llevan con relación a los objetivos establecidos IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO El presupuesto como una herramienta importante en la administración de los negocios, pone en evidencia las funciones vitales del proceso administrativo, ya que a través de éste se planifica lo que deberá ocurrir para alcanzar ciertos resultados, se controlan los resultados reales y se pone de manifiesto la coordinación entre las distintas funciones y unidades de la empresa. El presupuesto pone de realce que todas las unidades de la organización se esfuerzan por un objetivo común, demostrando con claridad que sólo cuando se orientan adecuadamente los esfuerzos de todo el personal de la empresa pueden utilizarse eficazmente los recursos. A través de los presupuestos la administración puede conocer estimadamente: las ventas, tanto en importe como en unidades; el costo de producción, implicando el estudio y pronóstico de los costos de material, mano de obra y gastos de fabricación; los gastos operativos y los recursos financieros; la empresa debe integrar todos éstos factores en su plan para el período. Otra importancia de la presupuestación se deriva de su aspecto de control. Atendiendo a lo presupuestado, se controlan las operaciones durante el período proyectado, cuando se detectan desviaciones, la administración toma medidas para volver al cauce del presupuesto, ayudando a garantizar un uso más económico de los recursos, instalaciones y personal de la empresa, así como a calcular con más exactitud las necesidades futuras de mano de obra y capital y por ende utilizar mejor los recursos financieros de la empresa.

12 ETAPAS DEL PRESUPUESTO Las etapas del presupuesto están en todas y cada una de las etapas del proceso administrativo, éstas comprenden: a. Previsión: Disponer de lo conveniente para atender a tiempo las necesidades presumibles. b. Planeación: Camino a seguir con unificación y sistematización de unidades por medio de los cuales se establecen los objetivos de la empresa y organización necesaria para alcanzarlos. El presupuesto es en si un plan esencialmente numérico que se anticipa a las operaciones que se pretenden llevar a cabo. c Organización: Estructura técnica de las relaciones que deben existir entre las distintas funciones, niveles o actividades de los elementos materiales humanos e intangibles de una entidad, con el fin de lograr la máxima eficiencia dentro de los planes u objetivos señalados. d. Dirección: Función ejecutiva para guiar o conducir e inspeccionar a los subordinados de acuerdo con lo planeado. Da los lineamientos de cómo se van hacer las cosas. Es un auxilio correcto y con buenas bases para conducir y guiar a los subordinados. e. Control: Acción por medio de la cual se aprecia si los planes y objetivos se están cumpliendo, y la acción controladora se ejerce al hacer la comparación entre los resultados obtenidos y los presupuestos analizando y estudiando las diferencias para hacer correcciones.

13 CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS Los presupuestos se pueden clasificar de diversas perspectivas: a. Según la flexibilidad: estos pueden ser: Estáticos: son aquellos que se elaboran para un nivel de actividades y no permiten realizar ajustes necesarios o la variación que ocurre en la realidad dejan de lado el entorno de la empresa, se observan sobre todo en el sector público. Flexibles o Variables: son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a circunstancias o ambientes del entorno, son de gran aceptación en el campo de la presupuestación moderna, son dinámicos pero complejos. b. Según el período de tiempo que cubren: A corto plazo: son los que se elaboran para cubrir la planeación de la empresa en el ciclo de operaciones de 1 año, este sistema se adapta en los países con economías inflacionarias. Largo plazo: este tipo de presupuesto corresponde a los planes de desarrollo que generalmente se adoptan en las grandes empresas y gobiernos en periodos mayores a un año. c. Según campo de aplicación de la empresa De operación o económico: tiene en cuenta la planeación detallada de las actividades que se realizaron en el período siguiente al cual se elabora y su contenido se resume en un estado de pérdidas y ganancias.

14 CÁLCULO DEL PUNTO DE EQUILIBRIO Para calcular el punto de equilibrio en empresas que producen varios productos se utiliza el análisis contributivo, el cual se basa en que el margen de contribución total (MC) es igual a los costos fijos (CF); entonces al alterar ésta igualdad se puede estar arriba o abajo del punto de equilibrio según sea el miembro que alteremos, así tenemos que: MC = Q + mc Donde: Q = cantidades a vender mc = Margen de contribución unitario. Si hacemos R = resultado; tenemos : Qe x mc = CF + R; si R = 0 tenemos que las cantidades de equilibrio serían : Qe = CF + 0 Mc

15 15 Para las ventas de equilibrio (Ve) tendríamos que: MC = rc x V Donde: rc = razón de contribución unitaria V = ventas O sea: CF + 0 Ve = rc El punto de equilibrio se puede utilizando un grafico volumen-resultado, el cual indica el proceso de la formación de las ganancias a través del análisis marginal así como el comportamiento de la contribución marginal del producto en relación a los fijos. Cuando la empresa fabríca y vende varios productos se hace necesario basarse en ciertos supuestos y en determinada metodología para efecto de realizar la gráfica. Supuestos: La empresa produce varios artículos. Los precios, costos variables y cantidades de ventas son distintos para cada producto, luego también son distintas las razones de contribución, recuperación, margen de las razones de contribución, recuperación, margen de las razones de contribución unitario, margen de contribución total costos variables totales.

16 16 Los costos fijos, son de la empresa como un todo, no es posible separar la masa total de costos fijos en subgrupos por productos METODOLOGÍA Prepara un estado de resultado, con los datos pertinentes. Establecer la razón de contribución de cada producto. Elaborar un estado de resultado, de acuerdo al grado de contribución de cada producto MÉTODO GRÁFICO A partir de la elaboración de un gráfico donde en el eje de las abscisas se representan las cantidades de unidades y en el eje de las ordenadas los importes correspondientes a los costos fijo, costos totales y las ventas netas, se puede derivar el punto de equilibrio, a partir del punto donde se interceptan las ventas netas con los costos totales. Como regla, señalan la determinación del punto de equilibrio en una organización en marcha, no obstante, se conoce que previo a la ejecución de cualquier tipo de inversión, se efectúan análisis de factibilidad de la misma, con el propósito de tener una idea de cómo se deberá desarrollar el negocio. En cualquier caso, ya sea un negocio de futuro o actual, las operaciones del mismo se deberán llevar a cabo con la eficiencia esperada. Como se aprecia en el grafico Nº 1, el punto de equilibrio es donde las utilidades de la empresa y los gastos coinciden en cero, indicando que en este punto no genera costos ni beneficios, si la cantidad es menor que el punto de equilibrio genera perdidas, por el contrario si es mayor genera beneficios.

17 17 Grafica No 1 PUNTO DE EQUILIBRIO Ventas Costo total Costo fijo 5,042,533 V CT 3,361,688 1,680, ,257 CF 0 704,046 1,408,092 2,112,138 2,816,184

18 ANÁLISIS FINANCIERO La planeación es una de las funciones más importantes del responsable de las finanzas de la empresa. Los planes deben ser hechos de acuerdo a la capacidad financiera, es decir, según la fortaleza o debilidad financiera del negocio. Conocer la posición financiera implica el estudio y razonamiento de las principales componentes de la empresa, expresadas en los estados financieros. A través del análisis de las cifras reflejadas en el balance general y el estado de resultados, pueden conocerse los puntos fuertes y débiles de la empresa y en base a ello, tener mejor criterio para la toma de decisiones. El análisis financiero se vuelve indispensable para el éxito de gestión financiera. Este análisis comprende la aplicación de diversos métodos; en éste apartado se tratará el análisis financiero mediante el uso de razones que tratan de explicar lo ocurrido y el posible rumbo de la empresa. Muchas personas y entidades están interesadas, desde diferentes posiciones, en el análisis de los estados financieros de la empresa, entre los interesados y sus motivos tenemos: Acreedores a corto plazo: Su principal interés es conocer sobre la capacidad de la empresa para cumplir sus obligaciones más inmediatas o exigibles, o sea de corto plazo. Ejemplo: los proveedores, bancos comerciales, etc. Acreedores a largo plazo: Su atención gira sobre la forma en que la empresa invierte los recursos y por ende, sobre la rentabilidad de la inversión, ya que de ello depende la proyección de utilidades y en consecuencia, la garantía sobre el cumplimiento de los compromisos a largo plazo. Ejemplo: las instituciones financieras.

19 19 Inversionista potenciales: Estos quieren saber acerca de la rentabilidad de la empresa, que garantice la recuperación de su inversión, por medio del reparto de utilidades, y el incremento de la misma a través de capitalizar las ganancias. Actuales Propietarios: En igual o mayor medida que los dueños potenciales, los actuales propietarios están interesados por la eficiente administración de su inversión. El Director Financiero: Es quizá el más interesado en el análisis financiero, ya que es el responsable no sólo de la obtención de los fondos, sino también de la eficiente inversión de los mismos. El análisis de los estados financieros puede realizarse a través de diversos métodos que se complementan unos con otros; estudiaremos 2 de estos métodos, los cuales son el análisis interno y el análisis comparativo ANÁLISIS INTERNO A nivel nacional no se lleva un registro del promedio de índices financieros de las empresas industriales, además no existe en nuestro país otra empresa como IMACASA en su tamaño y que produzca implementos agrícolas, por lo que sus razones financieras no pueden compararse con ninguna otra empresa del sector industrial. Para comparar sus índices financieros se evalúan sobre un análisis de tendencia con el fin de ver su evolución a través del tiempo. El análisis interno consiste en estudiar la situación financiera de la empresa a través de índices, razones o proporciones que tratan de establecer las relaciones existentes y los cambios ocurridos entre las partidas de los estados financieros en un período dado. El estudio de índices o razones se considera un método analítico vertical o estático, por relacionar operaciones desarrolladas en un sólo ejercicio contable.

20 20 El análisis de razones no debe tomarse como la última palabra en términos financieros, ya que un índice o razón, cualquiera que sea su expresión positiva o negativa, no explica por sí misma, la causa u origen de la situación ni tampoco la dirección posible. Además, el análisis financiero está sujeto a muchas variantes, debido entre otras a las diferentes formas de valuar los inventarios, diversos métodos de depreciación, etc. Estos enfoques diferentes hacen que las comparaciones no sean muy adecuadas, aún entre las empresas del mismo ramo. Conocidas las limitaciones del análisis de razones o índices, su utilidad radica en que brindan al analista la información básica que es el punto de partida para el estudio más profundo de la situación financiera de la empresa. De acuerdo a lo que se pretende evaluar, los índices o razones pueden agruparse en Razones de Solvencia, Razones de Estabilidad y Solidez, Razones de Utilización de Activos y Razones de Rentabilidad RAZONES DE SOLVENCIA Las razones de solvencia son las relaciones que muestran el grado de cobertura que ofrecen los activos corrientes de la empresa para cumplir obligaciones de corto plazo. Entre estas razones tenemos: a. Razón del Circulante o Índice de Solvencia (R.C.) R.C. = Activo Circulante Pasivo Circulante

21 21 Esta razón generalmente se usa para medir la liquidez a corto plazo de la empresa. Consiste en dividir el activo circulante entre el pasivo circulante y el resultado indica el margen de seguridad que tienen los acreedores de corto plazo, considerando el activo disponible (efectivo, bancos) y el activo realizable (cuentas por cobrar, inventarios) que tiene la empresa. El índice de solvencia o razón del circulante es una medida imperfecta, en el sentido que hace caso omiso de la composición de las distintas partidas que forman el activo circulante. El sentido común parece indicar que a mayor índice de liquidez, corresponde una mejor situación financiera. Esto no es necesariamente cierto ya que una empresa con un índice alto quizá no pueda pagar sus deudas a corto plazo debido a que tiene excesivos inventarios y/o demasiadas cuentas por cobrar. Por tales razones, no puede decirse categóricamente cual es la razón del circulante que pueda considerarse óptimo ya que depende mucho de la clase y naturaleza de los activos. b. Razón de Liquidez o Prueba del Acido (R.L.) R.L. = Activo Circulante menos Inventarios Pasivo Circulante La razón de prueba del ácido, se utiliza como complemento para el análisis de la razón del circulante. Al excluir los inventarios, por su menor liquidez potencial y la posible obsolescencia o difícil venta, la prueba del ácido es una medida más adecuada de la liquidez.

22 22 Representa lo que posee la empresa en activo disponible o más convertible, tales como efectivo, bancos, cuentas por cobrar, para hacer frente a las obligaciones a corto plazo. Si por ejemplo la razón del circulante fuera 1.5 y al calcular la prueba del ácido se tiene 0.8, entonces puede decirse que la empresa no podrá cubrir sus compromisos de corto plazo, sin tener que recurrir a los inventarios. Una razón de prueba del ácido igual o mayor que 1 puede considerarse aceptable, a menos que las cuentas por cobrar tengan gran riesgo de incobrabilidad. c. Razón del Plazo Promedio del Cobro (R.P.) R.P. = Cuentas por Cobrar x 360 Ventas Anuales Esta razón se utiliza para juzgar la liquidez de las cuentas por cobrar. Indica cuantos días promedio (año de 360 días) se tardan para recuperar las cuentas por cobrar. Para el cálculo deben emplearse las ventas al crédito y las cuentas por cobrar al final del período contable o el promedio mensual del año. d. Razón de la Rotación de Cuentas por Cobrar (R.R.) R.R. = Ventas Anuales Cuentas por cobrar La razón de la rotación de las cuentas por cobrar refleja el número de veces en el año que esas cuentas por cobrar son cobradas.

23 23 Las cifras para su cálculo serán las mismas utilizadas en el plazo promedio de cobro. Una rotación alta de las cuentas por cobrar, es favorable ya que refleja la calidad de los créditos otorgados. Por ejemplo si la razón de la rotación de las cuentas por cobrar es de 6, indica que los cobros ocurren 6 veces al año, es decir, cada 2 meses en promedio. A partir de la razón de la rotación, puede calcularse directamente el plazo promedio de cobro, simplemente dividiendo 360 entre la rotación. La rotación de las cuentas por cobrar y el plazo promedio de cobro se analizan complementariamente así: a una rotación baja (2 veces) corresponde mayor plazo de cobro (cada 6 meses); a una rotación alta (12 veces) le corresponde un menor plazo promedio de cobro (cada mes). Una rotación muy alta o un corto periodo promedio de cobro podría reflejar una política de crédito restrictiva que a su vez limita las ganancias al negar créditos a compradores potenciales que talvez no representan riesgo. e. Razón de Rotación de los Inventarios Esta razón muestra la frecuencia con que los inventarios se recuperan o giran. Se supone que una rotación mayor significa más eficiencia en la empresa, ya que opera con fondos relativamente bajos en inventarios. e.1 Razón de Rotación de Materias Primas (R.R.M.) R.R.M. = Materia Prima Consumida Inventario Promedio de Materia Prima

24 24 Esta razón representa el número de veces que la materia prima fue repuesta durante el año. e.2 Razón de Rotación de Productos Terminados (R.R.P.) R.R.P. = Costo de Ventas Inventario Promedio de Artículos Terminados Esta razón muestra las veces que el inventario de productos terminados fue repuesto por la producción. La rotación de los inventarios puede convertirse a días promedio de inventario así: Plazo Promedio del Inventario = 360 Rotación de Inventario Esta razón mide el número de días promedio del inventario en existencia RAZONES DE ESTABILIDAD O SOLIDEZ Son las que reflejan la posición relativa de los accionistas y los acreedores respecto al grado de financiamiento con que contribuyen a la empresa. Entre estas razones se puede mencionar: a. Razón Pasivo Total al Activo Total (R.P.A.) Pasivo Total R.P.A. = Activo Total

25 25 Esta razón mide la proporción en que los activos de la empresa han sido financiados por terceras personas, es decir por los acreedores. Si a la unidad le restamos la razón del pasivo total al activo total, tenemos la proporción con que los accionistas han financiado los activos de la empresa. a. Razón Pasivo Total al Capital Contable (R.P.C.) R.P.C. = Pasivo Total Capital Contable Esta razón mide el grado de garantías que los propietarios ofrecen a los acreedores de corto y largo plazo. El capital contable abarca el capital social, las utilidades retenidas y las reservas RAZONES DE UTILIZACIÓN DE ACTIVOS Este grupo de razones analiza la eficiencia en la administración de los activos para generar ingresos y utilidades.entre estas razones tenemos: a. Razón de la Rotación de Activos (R.R.A.) R.R.A. = Ventas Anuales Activo de Circulante Esta razón mide el importe de las ventas generado por cada dólar invertido en activo operativo de la empresa. El activo de operación excluye las inversiones a largo plazo u otro activo que no se use en la obtención de los ingresos regulares de la empresa.

26 26 Al igual que cualquier índice, la rotación de activos operativos presenta objeciones, ya que no considera los activos intangibles como marcas y patentes, que en un momento dado influyen directamente en las ventas. b. Razón de Rentabilidad de los Activos (R.R.A.) R.R.A. = Utilidad Neta Activo Total Esta razón refleja la eficiencia con que se administró cada dólar del activo, para generar utilidad neta. Esta importante razón sirve para comparar los resultados de las inversiones de la empresa, con las alternativas de inversión que puedan presentarse. Si la razón utilidad neta al activo total es muy baja, ésto significa que es necesario buscar otras oportunidades de inversión, a menos que se trate de una situación temporal RAZONES DE RENTABILIDAD Este grupo de razones ayuda a medir el grado de rentabilidad alcanzado por la administración en su forma de convertir en utilidad cada dólar obtenido en las ventas. a. Razón del Margen de Contribución (R.M.C.) R.M.C. = Ventas Costo Variable Ventas Esta importante razón es útil para el análisis contributivo en la determinación del punto de equilibrio. Se le llama también razón de contribución. Indica cuanto de cada

27 27 dólar vendido queda para hacer frente a los gastos fijos o constantes que tiene la empresa. b. Razón de Utilidad de Operación (R.U.P.) R.U.P. = Utilidad Después de Impuesto Ventas Esta razón es una medida general de la habilidad con que se logra convertir en utilidad, disponible para los dueños, cada dólar de ventas. 1.2 ETAPA II IMPLEMENTACIÓN DE LOS SISTEMAS PLANIFICADOS Para la implantación de un sistema de planificación financiera, es importante disponer de una organización adecuada, en la que estén bien definidos los puestos y la autoridad de cada persona que la integra. Existen varios aspectos que se deben tomar en cuenta los cuales son: Determinar la responsabilidad en la ejecución del plan financiero Clase y volumen de operaciones de la empresa. Funciones de jefes que harán las estimaciones. Actitud de dichos funcionarios hacia los planes. Obtener la cooperación necesaria del resto de funcionarios de la empresa IMPLEMENTACION FINANCIERA Atendidos los elementos anteriores, se comienza a preparar las estimaciones para la planificación financiera de las cuales se hará un resumen por departamento, para obtener la planificación global de la organización que deberá reflejar la utilidad que los propietarios desean.

28 28 Los diferentes planes financieros que integran el plan global se desarrolla en base al plan de ingresos, dividiéndose en dos planes complementarios. Se desarrollara en el siguiente orden: Plan 1: Planes de costos de producción a. Plan de producción b. Plan de consumo de materias primas c. Plan de compras de materias prima d. Plan de mano de obra directa e. Plan de costos Indirectos de fabricación Plan 2: Plan de gastos operativos a. Plan de gastos de venta b. Plan de gastos de administración Otros planes: plan de efectivo PLAN DE INGRESOS Como en toda empresa, es la fuente de ingresos y su pronóstico constituye el punto de partida de la planeación financiera. En la elaboración del pronóstico de ventas se ponderan diversos factores que influyen aumentando o disminuyendo las ventas. Estos factores pueden ser de origen interno o externo para la empresa. Factores Internos: Son aquellos factores que pueden ser controlados por los ejecutivos de la empresa, permitiéndoles a través de su análisis realizar ajustes a las proyecciones de ventas. Entre éstos factores se pueden mencionar; producto, precio, promoción y publicidad, registro de ventas anteriores. Factores Externos: Son aquellos cuyo control y predicción están fuera del alcance del funcionario responsable. Estos factores tienen diferente naturaleza u origen y su característica común es la incertidumbre; sin embargo al proyectar las ventas, deberá

29 29 prestárseles especial atención para acercar lo más posible el pronóstico de ventas a lo que pudiera suceder. Entre estos factores se pueden mencionar: condiciones económicas generales, medidas gubernamentales, actividad de la competencia. Indiferentemente al método que se utiliza para pronosticar ventas, luego de determinar las unidades a vender se procede a la elaboración del presupuesto de ventas, el cual es un plan en el que se detallan las ventas clasificándolas por productos, territorios y espacio de tiempo. A través del plan de ingreso se establece el patrón que deberán seguir las demás actividades de la empresa; en base a éste plan se determina el valor de los gastos de las unidades a producir, los requerimientos de mano de obra, la posibilidad de adición de activos fijos, etc. El plan de ingreso aprobado, se distribuye a los demás departamentos de la firma, ya que es fundamental para la elaboración de sus respectivos planes. Se hace notar que toda modificación efectuada al plan de ingresos, obliga a realizar cambios en los demás planes PLAN DE COSTOS DE PRODUCCION Este plan comprende los planes de materia prima consumida, de mano de obra directa y de gastos variables de producción. Además deben tomarse en cuenta el inventario final proyectado y el inventario inicial de productos en proceso. Este plan es útil en la determinación del costo de ventas el cual permite conocer el margen de contribución para hacer frente a los gastos fijos totales y obtener las utilidades planeadas. a. Plan de Producción: Aprobado el plan de ingresos, el siguiente paso en el desarrollo del de la planeación global es la formulación del plan de unidades a

30 30 producir, el cual consiste en la determinación de las cantidades que deben fabricarse para cumplir con los planes de venta, de acuerdo a la política establecida de inventarios de productos terminados y en proceso. El plan de producción sirve de base para determinar las necesidades de materias primas, mano de obra y gastos de fabricación. b. Plan de Consumo de Materias Primas: Las unidades a producir y los estándares de consumo de las materias primas, permiten determinar las cantidades a utilizar en el proceso productivo. Para establecer el costo del consumo de las materias primas se requiere conocer sus precios unitarios. Este costo es parte fundamental en la determinación del costo de producción. c. Plan de Compras de Materias Prima: A través del plan de compras se puede conocer las unidades de materias primas a comprar, el momento oportuno para efectuar dichas compras, y el valor total de ellas. Este plan permite reducir las existencias excesivas, evitando inversiones innecesarias, que se traduce en disminuciones de los costos. Una vez conocido el consumo y el inventario inicial de materias primas deberá establecerse el inventario final proyectado, para determinar las unidades a comprar. d. Plan de Mano de Obra Directa: Este plan comprende los estándares de mano de obra directa necesarios para cumplir con los programas de producción. El plan de mano de obra directa proporciona información sobre los costos, que se utilizan para determinar las necesidades de efectivo y el costo de producción. También sirve para conocer los requerimientos de personal necesario para efectuar la producción.

31 31 e. Plan de Costos Indirectos de Fabricación: El plan de carga fabril detalla los costos de material indirecto, mano de obra indirecta y gastos indirectos de fabricación. Los gastos generados por fabricación están formados por numerosos y variados costos, lo que dificulta su asociación directa a las unidades de artículos producidos. Este obstáculo complica la presupuestación de la carga fabril; pero es importante su planificación porque constituye una parte significativa del costo de producción PLAN DE GASTOS DE OPERACION Los planes de gastos de operación incluye todos los gastos originados por la venta de los productos, la administración y financiamiento de las operaciones, éstas se fijan de acuerdo a los realizados en los últimos años en base a un promedio y tomando en cuenta un porcentaje de aumento por los posibles incrementos en la actualidad. Los gastos varían según la clase de industria o de actividades mercantiles que se realicen, y deben clasificarse en fijos y variables. a. Plan de Gastos de Ventas: Los gastos de ventas incluyen todos los costos de comercializar los productos de una empresa, por ejemplo; la creación de la demanda, proporcionar lugares de ventas, almacenamiento, manipulación y entrega de producto. Por lo general, las actividades de publicidad y promoción de ventas son los principales rubros de gastos de distribución, su planificación se dificulta por la gran diversidad de medios utilizados. Por lo demás, existen empresas que tienen su propio departamento de publicidad y promoción de ventas, en tanto que la mayoría contrata los servicios de agencias especializadas. b. Plan de Gastos de Administración: Los gastos de administración están vinculados directamente con la dirección y administración de la empresa, su planificación se

32 32 relaciona minimamente con el pronóstico y plan de ingresos en comparación a los demás planes. En éste plan se agrupan todas aquellas erogaciones concernientes exclusivamente al área administrativa e incluye gastos tales como: sueldos, aguinaldos, seguro social, papelería de oficina, alquileres, etc., es decir, todos aquellos gastos que se efectúen para dirigir, coordinar y controlar las actividades administrativas de la empresa. La preparación del plan de gastos de administración se hace independientemente del pronóstico de ventas; los datos iniciales son los registros contables de gastos de administración, los cuales generalmente muestran una tendencia rígida en comparación a los otros gastos. c. Plan de gastos financieros Este plan reúne todos aquellos gastos provenientes de los financiamientos que recibe la empresa de parte de las instituciones crediticias, tales como: gastos por intereses sobre préstamos, gastos por comisiones pagadas a bancos, etc., para su formulación los datos se obtienen del presupuesto financiero PLAN DE EFECTIVO Plan de efectivo es un plan tabulado, en el cual se muestran detalladamente, los posibles ingresos y egresos de dinero, en un período determinado. En el plan de efectivo se refleja la situación del efectivo en un período determinado, el cual a su vez puede estar subdividido en períodos menores, además se refleja la relación que tiene el flujo de efectivo con el flujo que tiene los demás bienes de la empresa. En el plan de efectivo se tabulan las posibles entradas y salidas de efectivo, esto permite efectuar una evaluación de la situación del efectivo. Esta evaluación puede indicar necesidades de financiación, o por el contrario, necesidades de invertir rentablemente el efectivo ocioso.

33 33 El plan de efectivo está estrechamente relacionado con los planes de ingreso, de gastos, y planes de activos fijos, sin embargo existe una diferencia entre el plan de efectivo y los demás planes esta diferencia consiste en que el plan de efectivo se basa en la programación y coordinación de las entradas y salidas de dinero en cambio los demás planes se basan en la programación u ocurrencia de las erogaciones varias. Un problema común para todo tipo de plan, sin importar el método elegido para su preparación, es el de la posibilidad de que ocurran los hechos tal como se están proyectando, ésto significa que un plan, por muy cuidadosamente que se haya elaborado, no podrá ser exacto en su pronóstico, además hay empresas que operan con un futuro más incierto que otras, pero el problema no reside en planear o no, sino hasta que grado debe organizarse de manera cuidadosa y sistemática la planificación del efectivo. Por ejemplo ante una situación cambiante e incierta es importante tomar en cuenta los posibles márgenes de error que conlleva cada pronóstico, también cuando hay variables claves que afectan ya sea aumentando o disminuyendo lo pronosticado, es conveniente preparar varios pronósticos para situaciones en las que las variables claves se den con mayor, menor o normal intensidad, además el ejecutivo financiero puede adoptar medidas que le ayuden a regular el flujo de efectivo, entre las cuales se citan: Aplicación de políticas adecuadas de crédito y cobranzas. Efectuar los pagos hasta el último día de descuento. Uso de letras y pagarés en vez de cheques para efectuar algunos pagos. Implementación de políticas apropiadas de ventas y de descuento sobre ventas

34 34 La preparación del plan de efectivo es competencia de funcionarios del nivel ejecutivo tales como el gerente general, gerente financiero, o el contador de la empresa. Un buen plan de efectivo se fundamenta principalmente en un pronóstico de ventas de la mayor fiabilidad posible, además debe basarse en informaciones amplias y precisas en lo referente a las operaciones de la empresa. En la preparación del plan de efectivo debe considerarse el tiempo que puede haber de diferencia entre una erogación y un ingreso de efectivo, para no verse en necesidades urgentes de efectivo, o por el contrario, debe tomar en cuenta el costo de oportunidad para evitar mantener cantidades de efectivo ociosas ESTADOS FINANCIEROS PRO-FORMA Estados de resultados: Como toda empresa, la industrial necesita conocer en forma general, si está logrando los diferentes objetivos y de ellos en especial la utilidad deseada, es pues el estado de resultados proyectado, el instrumento que muestra en detalle como marcha el negocio, éste plan nace de la agrupación de todos los planes que conforman el sistema presentado. b. El balance general proyectado muestra al final del período, como quedará la situación económica y financiera de la empresa, y es un reflejo de todos los planes presentados, una vez aprobado éste plan, se informa a todos los departamentos de la empresa, como quedó integrado en forma total plan global. A continuación se muestran los formatos de los planes financieros mencionados anteriormente adaptados por el equipo de tesis:

35 35 PLAN DE INGRESOS Representa el punto de partida de la presupuestación, se elabora tomando como base el pronóstico de Ventas de datos históricos Cuadro No 1 Ventas por destino (unidades) Ingresos por destino (dólares) Productos Mercado nacional Mercado C.A. Otros países Total unidades Mercado nacional Mercado C.A. Otros países Total ingresos Total A B C Total Nota: el plan de ingresos se muestra en detalle en el anexo 1-A al 1-C

36 36 PLANES DE COSTOS DE PRODUCCIÓN Una vez conocido el presupuesto de ventas, para conocer las unidades que se deben producir deben tomarse en cuenta las existencias iniciales (balance general y finales proyectadas de productos terminados). Plan de producción Cuadro No 2 Detalle Referencia Producto A Producto B Total Ventas + inventario final de producto terminado Subtotal - inventario inicial de producto terminado Unidades a producir Nota: en el plan de producción no se incluyen los productos C, debido a que no sufren ninguna transformación por IMACASA, siendo estos productos de ferretería.

37 37 Plan de consumo de materia prima Este presupuesto toma como base los estándares de producción establecidos y los precios unitarios de las materias primas. Cuadro No 3 Descripción Unidades Costo unitario Total Acero Polipropileno Mangos de madera Total

38 38 Plan de compras de materia prima Para las unidades a comprar se requiere conocer el producto presupuestado así como los inventarios inicial y final de materias primas. Cuadro No 4 Materias Primas Detalle acero polipropileno Inventario final proyectado (+) Consumo Necesidad total de materia prima mangos de madera Productos complementarios ( -) Inventario inicial Unidades a comprar Precio unitario Valor de las compras Valor total de las compras

39 39 Plan de mano de obra directa Este plan se encuentra multiplicando las unidades a producir por el número de horas hombre que requiere cada producto. Cuadro No 5 Producto Ref. Unidades a producir Horas de trabajo Total de horas Costo por hora Total A B Total Plan de carga fabril Cuadro No 6 Detalle Costos fijos Costos variables Total A B Total A B Total costos Materiales Indirectos Mano de obra Indirecta Reparaciones y mantenimiento Depreciación Seguros Energía eléctrica Repuestos y herramientas Otros consumos Total

40 40 Plan de costos de producción Este plan es básico para la valuación de inventarios y también para determinar el costo de venta de los artículos terminados y vendidos. Cuadro No 7 Detalle Ref. Producto A acero polipropileno mangos de madera acero Producto B polipropilen o mangos de madera total Costos de materia prima Consumida + mano de obra Directa + gastos indirectos de fabricación Total costo de producción U

41 41 PLAN DE GASTOS DE OPERACIÓN Comprende los planes de gastos de venta y gastos de administración que se detallan a continuación: Plan de gastos de venta Cuadro No 8 Detalle Fijos Variables A B C A B C Total Combustibles y lubricantes Papelería y útiles Sueldos ISSS y AFP(patronal) Otras prestaciones Gastos de viaje Teléfono Otros servicios Total

42 42 Plan de gastos de administración Cuadro No 9 Detalle Fijos Variables A B C A B C Total Sueldos Energía eléctrica Papelería y útiles ISSS y AFP(patronal) Otras prestaciones Teléfono Otros servicios Total Plan de gastos financieros Cuadro No 10 Detalle Fijos Variables Total Intereses Comisiones bancarias Total

43 CAPACITACIÓN E INDUCCIÓN DE PERSONAL Hay muchas razones por las cuales una Organización debe capacitar su personal, pero una de las más importantes es el contexto actual. Ante esta circunstancia, el comportamiento se modifica y nos enfrenta constantemente a situaciones de ajuste, adaptación, transformación y desarrollo. Por lo tanto las Empresas se ven obligadas a encontrar e instrumentar mecanismos que le garanticen resultados exitosos en este dinámico entorno. Ninguna organización puede permanecer tal como está, ni tampoco su recurso más preciado (su personal) debe quedar rezagado y una de las formas mas eficientes para que ésto no suceda es capacitando permanentemente. Las personas son esenciales para la Organización y ahora más que nunca, su importancia estratégica ésta en aumento, ya que todas las organizaciones compiten a través de su personal. El éxito de una Organización depende cada vez más del conocimiento, habilidades y destrezas de sus trabajadores o cuando el talento de los empleados es valioso, raro y difícil de imitar y sobre todo organizado, una Empresa puede alcanzar ventajas competitivas que se apoyan en las personas. Por esto la razón fundamental de porque capacitar a los empleados consiste en darles los conocimientos, actitudes y habilidades que requieren para lograr un desempeño óptimo, porque las Organizaciones en general deben dar las bases para que sus colaboradores tengan la preparación necesaria y especializada que les permite enfrentarse en las mejores condiciones a sus tareas diarias. Para ésto no existe mejor medio que la capacitación, que también ayuda a alcanzar altos niveles de motivaciones, productividad, integración, compromiso y solidaridad en el personal de la organización. Algunos motivos concretos por los cuales se emprenden programas de capacitación son: incorporación de una tarea, cambio con la forma de realizar una tarea y