DOCUMENTO DE RESPUESTA OBSERVACIONES AL PLIEGO DE CONDICIONES. Licitación No. LI-003 de 2012

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1 DOCUMENTO DE RESPUESTA OBSERVACIONES AL PLIEGO DE CONDICIONES CODIGO: EGP- 11-F50 VERSION: 00 PAG: 1-6 Licitación No. LI-003 de 2012 Objeto: Prestación del servicio de apoyo en tierra a las aeronaves y pasajeros de SATENA en los lugares en los que se requiera de este servicio 1. OBSERVACIÓN: El día 13 de marzo del 2012 mediante correo electrónico, la empresa Servicios Aeroportuarios Integrados Ltda. SAI presentó las siguientes observaciones al pliego de condiciones: ( ) Relacionamos a continuación nuestras inquietudes frente al tema de la referencia, así: El tiempo mínimo del contrato es de 8 meses + prorroga de 4? Hay posibilidad de un tiempo mayor, teniendo en cuenta las inversiones que se deben hacer? En el punto 4, normas técnicas aplicables, numeral 5. Exactamente qué certificado de sistema de calidad, aplica? En el punto 6, registro mundial IOSA-IATA, es exclusivo para aerolíneas, este requisito aplica para empresas de Ground handling? ( ) 1. RESPUESTA: El día 14 de marzo de 2012, SATENA dio respuesta mediante correo electrónico, en los siguientes términos: ( ) 1. El tiempo mínimo del contrato es de 8 meses + prorroga de 4? Hay posibilidad de un tiempo mayor, teniendo en cuenta las inversiones que se deben hacer? SATENA aclara que el término de ejecución del contrato que se suscriba como resultado del presente proceso de selección, se contará a partir del primero (1) de abril de dos mil doce (2012) y hasta el quince (15) de diciembre de dos mil doce (2012) y duración para efecto de la liquidación y demás trámites a que haya lugar será de cuatro (4) meses posteriores a la fecha de su terminación. Lo anterior significa que la prestación del servicio objeto del contrato estará comprendida desde el 1 de abril de 2012 y hasta el 15 de diciembre de 2012, y que dentro de los cuatro (4) meses posteriores al 15 de diciembre de 2012, deberá efectuarse la liquidación del contrato y demás trámites a que haya lugar, lo que supone que el mencionado término de cuatro (4) meses, no implica prórroga del contrato, ni ejecución del servicio por parte del contratista o pago del mismo por parte de SATENA, en el entendido que es un plazo exclusivo para efectos de liquidación contractual y demás trámites a que haya lugar. En relación con la extensión del termino de ejecución contractual más allá de la fecha establecida en el pliego de condiciones, le informamos que SATENA se encuentra sometida al cumplimiento de los principios que rigen a las entidades estatales, uno de ellos es el principio de anualidad presupuestal, que de acuerdo con el artículo 10 de la Ley 38 de 1989, Estatuto Orgánico del Presupuesto General de la Nación, El año fiscal comienza el 1o. de enero y termina el 31 de diciembre. Después del 31 de

2 diciembre no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción". Por lo anterior, los recursos que fueron aprobados para SATENA para la vigencia 2012, deberán emplearse en compromisos adquiridos durante esta misma vigencia y por el periodo correspondiente al año fiscal que comienza a 1 de enero y termina a 31 de diciembre. En consecuencia, SATENA no podrá asumir compromisos superiores a la fecha de culminación del año fiscal y por lo tanto, el contrato que se suscriba como consecuencia del presente proceso de selección concluirá el 15 de diciembre de En el punto 4, normas técnicas aplicables, numeral 5. Exactamente qué certificado de sistema de calidad, aplica? Se requiere el Certificado de Calidad en Norma ISO SATENA, acoge la observación y procede a modificar el pliego de condiciones mediante adenda. Ver Adenda No En el punto 6, registro mundial IOSA-IATA, es exclusivo para aerolíneas, este requisito aplica para empresas de Ground handling? Verificado este documento técnico, SATENA evidencia que pertenece a las aerolíneas, por lo tanto y para garantizar el Derecho de Participación de los oferentes, SATENA procede a modificar el pliego de condiciones mediante adenda. Ver Adenda No OBSERVACIÓN: El día 14 de marzo del 2012 mediante correo electrónico, la empresa AVIANCA TACA presentó las siguientes observaciones al pliego de condiciones: ( ) Con respecto al pliego de condiciones de la licitaciónli tenemos las siguientes preguntas por parte de Avianca Services: 1. Documentos Financieros Indicadores para Evaluar la Capacidad Financiera: Para estos indicadores según el pliego de condiciones, el índice de liquidez debe ser igual o superior a 1.2 veces, el nivel de endeudamiento igual o menor al 60%, y el patrimonio total igual o superior al 105% de la propuesta. Sobre el particular quisiéramos hacer las siguientes aclaraciones respecto a lo sindicadores financieros que se proponen en el pliego: Avianca Services, Unidad de Negocios de Avianca que se encarga de la comercialización y prestación de servicios aeroportuarios, de ingeniería y mantenimiento y entrenamiento, no tiene unos Estados Financieros propios, pues no es una sociedad diferente de Avianca, sino un área de ésta. Es así, como la evaluación financiera que se realice a la propuesta que se les presentará, será hecha a los Estados Financieros de Avianca y por ello, sugerimos tener en cuenta las particularidades de la contabilidad de las aerolíneas, entendiendo que el comportamiento difiere de una empresa de Ground Handling. Los indicadores se ven afectados por conceptos específicos de las aerolíneas tales como: Ingresos recibidos por anticipado: En esta cuenta se reconoce un pasivo por la venta de tiquetes aéreos dado que la compañía no registra un ingreso hasta el momento en que los tiquetes sean utilizados

3 Leases Financieros: Se registran los leases financieros delas aeronaves en las obligaciones financieras y en la propiedad, planta y equipo, los cuales bajo el actual proceso de expansión y modernización de la flota tienen una tendencia al aumento Pasivos estimados y Provisiones: Dentro de este pasivo se registran las provisiones específicas relacionadas con la devolución de flota y los mantenimientos mayores de motores de los aviones que se tienen como leases operacionales. Estos resultados en los indicadores se mantienen en línea con los que se presentan en otras empresas del sector. Para efectos de referencia, las cifras de otras aerolíneas pueden ser consultadas en los reportes oficiales publicados en las páginas web. Se hizo comparación con otras aerolíneas encontrando que el comportamiento de las mismas aplicando los indicadores es similar, explicando con ello que la situación es del mercado y no algo particular de nuestra compañía. Pregunta: De acuerdo a lo anteriormente expuesto, sugerimos modificar el índice de liquidez (Activo Corriente /Pasivo Corriente) sea igual o superior a 0,5 veces y el nivel de endeudamiento (Pasivo Total/ Activo Total) sea igual o inferior al 85%. 2. Documentos Técnicos, numeral 3, Experiencia Mínima Certificada del Proponente: Se verificará como requisito técnico mínimo para participar la experiencia del proponente en celebración y ejecución de contratos cuyo objeto sea igual o similar al objeto de la presente selección, celebrados en los tres (3) últimos años anteriores a la fecha de cierre del presente proceso de selección Pregunta: Se requiere aclarar si contratos con una mayor anterioridad de firma a los tres años estipulados y que se encuentren en ejecución aplicarían como experiencia mínima certificada? 3. Documentos Técnicos numeral 2: El numeral en mención esta expresado más no contiene ninguna información. Pregunta: Este numeral no tiene ninguna información, es un error tipográfico o hay ausencia de información pertinente? 4. Normas Técnicas Aplicables, Documentos Técnicos, numerales 1 y 2: El proponente deberá aportarlos siguientes documentos: 1- Manuales de operaciones en tierra, 2- Manual de Procedimientos Operativos Pregunta: Considerando el tamaño de los Manuales Se pueden entregar en medio magnético (CD)? 5. Criterios de Evaluación de las Oferta, numeral Servicios Adicionales: El proponente que otorgue más de cinco (5) servicios de recomendados y/o manejo de sillas de ruedas en el aeropuerto de Rionegro, y más de diez (10) servicios de recomendados y/o manejo de sillas de ruedas en el aeropuerto de Barranquilla sin que esto implique un aumento en la tarifa se le otorgará 25puntos. Pregunta: La cantidad de servicios a prestar serian mensuales?

4 2. RESPUESTA: SATENA se permite dar respuesta en los siguientes términos: 1. Documentos Financieros Indicadores para Evaluar la Capacidad Financiera: Verificado este criterio, SATENA manifiesta que acoge la observación del proponente y procede a modificar el pliego de condiciones mediante adenda. Ver Adenda No Documentos Técnicos, numeral 3, Experiencia Mínima Certificada del Proponente: De acuerdo con el numeral 3 del literal C del numeral 3.5 del pliego de condiciones, SATENA ( )verificará como requisito técnico mínimo para participar la experiencia del proponente en celebración y ejecución de contratos cuyo objeto sea igual o similar al objeto de la presente selección, celebrados en los tres (3) últimos años anteriores a la fecha de cierre del presente proceso de selección, que hayan sido ejecutados o estén en ejecución, caso en el cual deberá haberse ejecutado más del cincuenta (50%) por ciento de su valor ( ) Por lo anterior, es claro que el pliego de condiciones solicita a los proponentes certificaciones de contratos celebrados en los últimos tres (3) años anteriores a la fecha de cierre del presente proceso de selección. Sin embargo, y de acuerdo con la justificación presentada por esta misma empresa e identificada como Observación 3 más adelante en este mismo documento, SATENA aclara que: Verificando el tipo de negocio, la operación de las empresas que prestan esta clase de servicio y analizando una observación presentada por el proponente Servicios Aeroportuarios Integrados Ltda. SAI, identificada en este documento como Observación 1, en efecto, los contratos que se suscriben para la prestación de los servicios objeto de la presente selección, pueden celebrarse para que su ejecución continúe por un largo período de tiempo. Por lo tanto, SATENA siendo consecuente con las características propias de esta actividad, modificará las condiciones en las cuales se requerirá la Experiencia Mínima Certificada del Proponente, en el sentido de ampliar el tiempo de anterioridad en la celebración de contratos cuyo objeto sea igual o similar al objeto de la presente selección y modificar la cuantía exigida para evaluar este criterio. Lo anterior, se justifica porque para SATENA las exigencias técnicas solicitadas en el pliego de condiciones, la comprobación de la experiencia mínima en contratos de igual o similar objeto, celebrados dentro de los cinco (5) años anteriores a la fecha de cierre y cuyos valores sean iguales o superiores a la mitad del presupuesto oficial estimado para este proceso, son suficientes para demostrar que una empresa tiene la capacidad e idoneidad que se requiere para la prestación del servicio objeto de esta selección. Adicionalmente, con el fin de salvaguardar el Derecho de Participación de los proponentes y para garantizar la pluralidad de oferentes en este proceso de

5 selección, SATENA procederá a modificar el pliego de condiciones mediante adenda. Ver Adenda No Documentos Técnicos numeral 2: Efectivamente corresponde a un error tipográfico, por favor hacer caso omiso a este numeral 2 del Literal C. del numeral 3.5 del pliego de condiciones. 4. Normas Técnicas Aplicables, Documentos Técnicos, numerales 1 y 2: Con el fin de evitar el gasto innecesario de papel, los manuales de operación podrán ser entregados en medio magnético. 5. Criterios de Evaluación de las Oferta, numeral Servicios Adicionales: Verificado este criterio de evaluación, SATENA manifiesta que la cantidad de servicios adicionales a ser prestados serán mensuales, por lo anterior, se procede a modificar el pliego de condiciones mediante adenda. Ver Adenda No OBSERVACIÓN: El día 14 de marzo del 2012 mediante correo electrónico, la empresa AVIANCA TACA presentó la siguiente observación al pliego de condiciones: ( ) En referencia a la pregunta 2 de la anterior comunicación, la cual cito: Documentos Técnicos, numeral 3, Experiencia Mínima Certificada del Proponente: Se verificará como requisito técnico mínimo para participar la experiencia del proponente en celebración y ejecución de contratos cuyo objeto sea igual o similar al objeto de la presente selección, celebrados en los tres (3) últimos años anteriores a la fecha de cierre del presente proceso de selección Pregunta: Se requiere aclarar si contratos con una mayor anterioridad de firma a los tres años estipulados y que se encuentren en ejecución aplicarían como experiencia mínima certificada? Quisiéramos solicitar que el rango de tiempo de celebración de contratos para la experiencia mínima certificada sea ampliado a 11 años o no sea limitado. Lo anterior debido a que tenemos contratos cuyas fechas de celebración son anteriores a los tres años estipulados y todavía están en ejecución, teniendo en cuenta que los contratos de ground handling por lo general no tienen fechas de vencimiento y están ligados a los niveles de satisfacción del cliente, lo que indica que contratos con una buena cantidad de años significa que los clientes están satisfechos con el servicio y que el proveedor a sabido retenerlos. ( ) 3. RESPUESTA: SATENA se permite dar respuesta en los siguientes términos: De acuerdo con el numeral 3 del literal C del numeral 3.5 del pliego de condiciones, SATENA ( )verificará como requisito técnico mínimo para participar la experiencia del proponente en celebración y ejecución de contratos cuyo objeto sea igual o similar al objeto de la presente selección, celebrados en los tres (3) últimos años anteriores a la fecha de cierre del presente proceso de

6 selección, que hayan sido ejecutados o estén en ejecución, caso en el cual deberá haberse ejecutado más del cincuenta (50%) por ciento de su valor ( ) Por lo anterior, es claro que el pliego de condiciones solicita a los proponentes certificaciones de contratos celebrados en los últimos tres (3) años anteriores a la fecha de cierre del presente proceso de selección. Sin embargo, y de acuerdo con la justificación presentada por Ustedes, SATENA aclara que: Verificando el tipo de negocio, la operación de las empresas que prestan esta clase de servicio y analizando una observación presentada por el proponente Servicios Aeroportuarios Integrados Ltda. SAI, identificada en este documento como Observación 1, en efecto, los contratos que se suscriben para la prestación de los servicios objeto de la presente selección, pueden celebrarse para que su ejecución continúe por un largo período de tiempo. Por lo tanto, SATENA siendo consecuente con las características propias de esta actividad, modificará las condiciones en las cuales se requerirá la Experiencia Mínima Certificada del Proponente, en el sentido de ampliar el tiempo de anterioridad en la celebración de contratos cuyo objeto sea igual o similar al objeto de la presente selección y modificar la cuantía exigida para evaluar este criterio. Lo anterior, se justifica porque para SATENA las exigencias técnicas solicitadas en el pliego de condiciones, la comprobación de la experiencia mínima en contratos de igual o similar objeto, celebrados dentro de los cinco (5) años anteriores a la fecha de cierre y cuyos valores sean iguales o superiores a la mitad del presupuesto oficial estimado para este proceso, son suficientes para demostrar que una empresa tiene la capacidad e idoneidad que se requiere para la prestación del servicio objeto de esta selección. Adicionalmente, con el fin de salvaguardar el Derecho de Participación de los proponentes y para garantizar la pluralidad de oferentes en este proceso de selección, SATENA procederá a modificar el pliego de condiciones mediante adenda. Ver Adenda No. 1. Siendo las 8:00 p.m. del día 15 de marzo de 2012 y vencido el término para presentar observaciones al pliego de condiciones, SATENA deja constancia que dio respuesta a todas las observaciones formuladas dentro del término y extemporáneamente por los oferentes dentro del presente proceso de selección. Original firmado por BG CARLOS EDUARDO MONTEALEGRE RODRÍGUEZ Presidente Bogotá D.C., 15 de marzo de 2012