INFORME BIMESTRAL CORRESPONDIENTE AL TERCER BIMESTRE ACUMULADO DE 2015

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2 Contenido INTRODUCCIÓN... 3 METODOLOGÍA... 3 RECEPCIÓN, REGISTRO Y CONTROL... 4 DESPACHO Y TRÁMITE DE DEVOLUCION DE EXPEDIENTES... 7 CAPTURA DE DATOS DE EXPEDIENTES (INVENTARIO)... 8 PRÉSTAMO Y CONSULTA DE INFORMACIÓN... 9 INFORMACIÓN DE ANTECEDENTES PENALES... 9 VALORACIÓN Y EXPURGO DE EXPEDIENTES... 9 RESCATE DE DOCUMENTOS HISTÓRICOS...10 ACTIVIDADES RELEVANTES DEL PERÍODO ENERO-JUNIO DE ASISTENCIA A LA SEXTA REUNIÓN ORDINARIA DEL SINAJ...13 GALERÍA DE IMÁGENES DIGITALIZACIÓN DE EXPEDIENTES...16 ASPECTOS DEL ÁREA DE RESCATE DE DOCUMENTOS HISTÓRICOS...19 ASPECTOS DE LA SEXTA VIDEOCONFERENCIA AUSPICIADA POR LA S.C.J.N

3 INTRODUCCIÓN El presente ejercicio el Archivo del Poder Judicial inicia con una base de datos de 482,587 expedientes radicado o iniciados a partir del año 2000 al 2015, depositados en los seis distintos Archivos Regionales con las siguientes cifras y que en el último bimestre analizaremos cuanto hemos avanzado. ARCHIVO REGIONAL CANTIDAD TIPO DE DOCUMENTO TUXTLA 278,069 EXPEDIENTES TAPACHULA 86,135 EXPEDIENTES SAN CRISTOBAL DE LAS CASAS 50,990 EXPEDIENTES COMITÁN 31,434 EXPEDIENTES ARRIAGA 25,753 EXPEDIENTES PALENQUE 10,206 EXPEDIENTES METODOLOGÍA El presente documento está desarrollado de manera cuantitativa y cualitativa el resultado de las actividades que cotidianamente se llevan a cabo en el Archivo Judicial y que corresponden a: I. Recepción registro y control mecanizado en base de datos de la información. II. III. Clasificación de expedientes judiciales y documentos administrativos (intercalado de expedientes dentro de las series correspondientes). Despacho y trámite de correspondencia (devolución de expedientes). IV. Captura de datos (inventario) de expedientes recibidos antes de V. Préstamo de expedientes a órganos distintos a los productores. VI. VII. VIII. IX. Informes de homonimia a la Dirección de Asuntos Jurídicos de la Oficialía Mayor. Consulta de expedientes judiciales a las partes actoras en los juicios. Valoración y expurgo de documentos duplicados o inoficiosos en los expedientes judiciales de primera instancia. Digitalización de expedientes judiciales totalmente concluidos. X. Rescate de documentos históricos. A manera de información general, se presenta en primer término, una tabla con las cantidades de documentos operados por los seis Archivos Regionales (Tuxtla Gutiérrez, San Cristóbal de las Casas, Tapachula, Comitán, Arriaga y Palenque), 3

4 Durante el período del 3 de enero al 30 de junio de 2015, los resultados obtenidos son: ARCHIVO REGIONAL EXPEDIENTES RECIBIDOS DOCUMENTOS VARIOS RECIBIDOS EXPEDIENTES DEVUELTOS RECEPCIÓN, REGISTRO Y CONTROL ALTA INVENTARIO DE EXPEDIENTES CONSULTAS ANTECEDENTES PENALES TOTALES TUXTLA 14,441 3,376 3, ,148 LAS CASAS 4,539 1,007 1,046 4, ,175 TAPACHULA 4,565 2,528 2,394 10, ,873 COMITAN 2, , ,550 ARRIAGA 2, , ,230 PALENQUE 2, , ,258 TOTALES 30,077 8,065 8,326 26, ,234 Las actividades de recepción de expedientes implican la revisión y cotejo de las relaciones generadas por los órganos productores contra la existencia física de los expedientes o documentos que se están recibiendo, haciendo las observaciones que se consideran necesarias. En sentido estricto, en la actividad de recepción de expedientes, se revisa sistemáticamente el número y año, órgano jurisdiccional remitente, materia, nombre de las partes, naturaleza del juicio o proceso, cantidad de tomos y tipo de expediente conjuntamente con las observaciones que se señalen en el inventario motivado por diferencias cuantitativas o cualitativas entre el inventario del órgano productor y la recepción física de los documentos en los Archivos Regionales. Dentro de las actividades de recepción de expedientes, se encuentra la práctica de la clasificación e intercalado basado en la cronología de inicio del expediente, que consiste en identificar el paquete o serie documental y agregar en él, los expedientes que le correspondan. Actividad que arrojó como resultado la recepción de un total de 30,077 expedientes de primera instancia, 8,065 documentos varios (cuadernillos, exhortos, documentos base de la acción, tocas, etc.) correspondientes a diversas áreas jurisdiccionales y administrativas recibidos, 8,326 expedientes devueltos, se dieron de alta en el sistema de control electrónico de datos a 26,599 expedientes recibidos en los seis Archivos Regionales del Poder Judicial hasta antes del año de 2010, año en el que se inició la explotación del sistema, se otorgaron 550 consultas a litigantes y promoventes con personalidad debidamente acreditada y 617 informes de antecedentes penales proporcionados a la Dirección de Asuntos Jurídicos de la Oficialía Mayor. Las cifras anteriores suman un total de 74,234 expedientes y documentos administrados por los seis Archivos Regionales en el período que se informa. Estas actividades representan la Gestión de Documental de los Archivos Judiciales Regionales del Poder Judicial del Estado en el tercer bimestre del presente ejercicio. 4

5 TUXTLA, 22,148 LAS CASAS, 11,175 TAPACHULA, 19,873 COMITAN, 8,550 ARRIAGA, 8,230 PALENQUE, 4, , ,046 2,418 2,528 2,394 3,376 3,848 4,539 4,565 4,237 4,925 5,072 10,156 14,441 INFORME BIMESTRAL CORRESPONDIENTE AL TERCER BIMESTRE ACUMULADO DE 2015 COMPARATIVO DE DOCUMENTOS OPERADOS POR LOS ARCHIVOS REGIONALES EN EL PERÍODO DE ENERO A JUNIO DE ,032 2,082 1, EXPEDIENTES RECIBIDOS DOCUMENTOS VARIOS RECIBIDOS EXPEDIENTES DEVUELTOS ALTA INVENTARIO DE EXPEDIENTES CONSULTAS ANTECEDENTES PENALES TUXTLA LAS CASAS TAPACHULA COMITAN ARRIAGA PALENQUE COMPARATIVO DE DOCUMENTOS OPERADOS POR EL ARCHIVO JUDICIAL DE ENERO A JUNIO DE ,000 TOTALES, 74,234 70,000 60,000 50,000 40,000 30,000 20,000 10,000 0 TUXTLA LAS CASAS TAPACHULA COMITAN ARRIAGA PALENQUE TOTALES 5

6 En el período de enero a junio de 2015 se recibieron 30,077 expedientes judiciales de primera instancia distribuidos entre los seis Archivos Regionales de la siguiente manera: TUXTLA (BERRIOZABAL), recibió 14,441 expedientes LAS CASAS, recibió 4,539 expedientes TAPACHULA, recibió 4,565 expedientes COMITÁN, recibió 2,418 expedientes ARRIAGA, recibió 2,032 expedientes PALENQUE, recibió 2,082 expedientes RECEPCION DE EXPEDIENTES DE ENERO A JUNIO DE ,000 14,000 12,000 10,000 8,000 6,000 4,000 2, ,441 4,539 4,565 2,418 2,032 2,082 EXPEDIENTES RECIBIDOS TUXTLA LAS CASAS TAPACHULA COMITAN ARRIAGA PALENQUE 6

7 DESPACHO Y TRÁMITE DE DEVOLUCION DE EXPEDIENTES La devolución de expedientes durante el período enero - junio de 2015 se operaron 8,236 expedientes judiciales de primera instancia siendo el Archivo Regional de Tuxtla quien más expedientes devolvió con 3,848 que representan el 46.22% del total de expedientes devueltos por los seis Archivo Regionales. El Archivo Regional de San Cristóbal de las Casas devolvió 1,046 que representan el 12.56% del total de expedientes devueltos por los seis Archivo Regionales. El Archivo Regional de Tapachula devolvió 2,394 que representan el 28.75% del total de expedientes devueltos por los seis Archivo Regionales. El Archivo Regional de Comitán devolvió 427 que representan el 5.13% del total de expedientes devueltos por los seis Archivo Regionales. El Archivo Regional de Arriaga devolvió 444 que representan el 5.33% del total de expedientes devueltos por los seis Archivo Regionales. El Archivo Regional de Palenque devolvió 167 que representan el 2.01% del total de expedientes devueltos por los seis Archivo Regionales. DEVOLUCION DE EXPEDIENTES COMITAN % ARRIAGA % PALENQUE % TAPACHULA 2, % TUXTLA 3, % LAS CASAS 1, % TUXTLA LAS CASAS TAPACHULA COMITAN ARRIAGA PALENQUE Las devoluciones de expedientes representan un 27.68% de los expedientes recibidos. 7

8 CAPTURA DE DATOS DE EXPEDIENTES (INVENTARIO) Es propósito de la Dirección tener en la base datos la mayor cantidad de registros de expedientes bajo control, por lo que se ha dado a la tarea de capturar sin excusa los expedientes que son recibidos y de manera paralela capturar los datos de expedientes que se encuentran depositados en los Archivos Regionales hasta antes de la puesta en operación el sistema de gestión documental electrónico que ocurrió en el año De ésta forma se ha ido avanzando de manera regresiva, es decir del año 2009 al año 2000 en la captura de dichos expedientes, teniendo como meta en éste ejercicio tener la totalidad de expedientes generados en el presente siglo. El Archivo de Tuxtla (Berriozábal) ha concluido con ésta etapa. Los Archivos Regionales han registrado en el sistema un total de 26,599 en el período que se informa (enero junio) estando distribuidos de la siguiente forma: CAPTURA DE INVENTARIO DE EXPEDIENTES ENERO - JUNIO 2015 ARRIAGA 5,072 19% PALENQUE 1,938 7% TUXTLA 271 1% LAS CASAS 4,237 16% COMITAN 4,925 19% TAPACHULA 10,156 38% TUXTLA LAS CASAS TAPACHULA COMITAN ARRIAGA PALENQUE 8

9 PRÉSTAMO Y CONSULTA DE INFORMACIÓN Se proporcionaron 550 consultas de expedientes a las partes que intervinieron o a las personas que los interesados autorizaron la consulta con personalidad debidamente acreditada. INFORMACIÓN DE ANTECEDENTES PENALES La actividad de proporcionar informes de Antecedentes Penales a la Dirección de Asuntos Jurídicos de la Oficialía Mayor, reflejó la cantidad de 617 informes. Esta labor consiste en designar a una persona para que permanentemente esté analizando los expedientes penales de las personas cuyos nombres están sujetos a verificar si existe homonimia. VALORACIÓN Y EXPURGO DE EXPEDIENTES Ante la imperiosa necesidad de contar con más espacios en los Archivos, se ha planteado la necesidad de digitalizar los expedientes judiciales de primera instancia y determinar su destino final que de acuerdo con la Ley Federal de Archivos debe ser su guarda en el Archivo Histórico o su destrucción por carecer de valor jurídico. Para llevar a cabo esta actividad se tiene que considerar un aspecto de relevancia mayor, la depuración, expurgo de documentos duplicados o inoficiosos y la localización del acuerdo de archivo definitivo, ya que los órganos productores no llevan a cabo esta actividad aún cuando se encuentra establecida en la norma en la materia que establece que son éstos quienes deben depurarlos para establecer la fecha de archivo y determinar el tiempo de guarda precaucional mediante las figuras de reserva o confidencialidad y determinar su destino final. En el mes de octubre de 2014 se iniciaron los trabajos de valoración y expurgo de los expedientes judiciales de primera instancia correspondiente al Juzgado Primero Civil de Tuxtla, partiendo del año 2000 con 744 expedientes, 2001 con 950 expedientes, 2002 con 885 expedientes y 2003 con 1,004, dando un total de 3,583 expedientes valorados y expurgados a los cuales les han sido retirados los documentos duplicados de aquellos expedientes que se encuentran totalmente concluidos. De las cifras señaladas anteriormente 804 expedientes se encuentran como no concluidos ya que no cuentan con el acuerdo de archivo definitivo y 2,779 expedientes se encuentran concluidos con su respectivo acuerdo de archivo definitivo. Estos 2,779 expedientes están siendo sujetos al proceso de digitalización quedando en espera de la determinación del destino final que se le den a dichos expedientes por parte del titular del órgano jurisdiccional productor. Los expedientes valorados y expurgados están siendo digitalizados en formatos PDF en escala de grises con 300 ppp (pixeles por pulgada). Para la actividad de digitalización se establecieron tres áreas responsables de la misma, identificándolas con las literales A, B, y C, teniendo al cierre del período que se informa las siguientes cifras: 9

10 AÑO AREA RESPONSABLE CANTIDAD DE EXPEDIENTES 2000 A B B C 687 Total 1,578 Con el propósito de dar seguimiento al avance de la digitalización así como la responsabilidad en la custodia de la información durante el proceso de digitalización, a cada área se le asignó un año, así tenemos que al área con la literal A actualmente es responsable del año 2000, el área con la literal B tiene a su responsabilidad el año 2001 y a el área con la literal C es responsable del año RESCATE DE DOCUMENTOS HISTÓRICOS En el mes de octubre de 2014, se iniciaron los trabajos en la sección histórica del Archivo General del Poder Judicial. La primera fase comprendió el rescate de los documentos que fueron en principio en total 2,069 pertenecientes a los siglos XVIII, XIX y XX que representan un 20% del universo de documentos históricos localizados en el Archivo Regional de Tuxtla. La segunda fase consistió en el análisis del contenido de los documentos y se procedió a vaciar los datos en hojas tabulares asignándoles un número identificador para cada uno de ellos, formando expedientes con documentos de aproximadamente 80 a 90 hojas actividad que se encuentra totalmente concluida. La tercera fase se encuentra en proceso y consiste en registrar en una base de datos del utilitario Excel, los contenidos de los documentos, clasificándolos por órganos jurisdiccionales y materia procesal, guardándolos en bolsas de polipapel para su conservación y protección del medio ambiente, esta actividad también se encuentra concluida. Se ha iniciado una nueva etapa consistente en la transcripción de los expedientes de acuerdo a la siguiente tabla: TOTAL DE EXPEDIENTES TOTAL DE FOJAS EN LOS EXPEDIENTES TOTAL DE EXPEDIENTES TRANSCRITOS % DEL TOTAL DE EXPEDIENTES TRANSCRITOS TOTAL DE FOJAS TRANSCRITAS % DE FOJAS TRANSCRITAS 1,500 16, % % 10

11 ACTIVIDADES RELEVANTES DEL PERÍODO ENERO-JUNIO DE 2015 El 13 de marzo de 2015, fue autorizado el ACUERDO GENERAL 03/2015, DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA DEL PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS, PARA LA REGULACIÓN SOBRE LA TRANSFERENCIA, CONSERVACIÓN, DIGITALIZACIÓN, DEPURACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE LOS EXPEDIENTES JUDICIALES DE PRIMERA INSTANCIA GENERADOS EN EL PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS. Este Acuerdo viene a revolucionar la Gestión Documental de los Archivos Judiciales en el estado, funcionando dentro de la Normatividad Jurídica vigente, siendo el primer estado en contar con un documento normativo para la digitalización y determinación del destino final de los expedientes. El 25 de marzo de 2015 se participó en la sexta videoconferencia auspiciada por la S.C.J.N. del Ciclo Digitalización de Expedientes Judiciales y el Expediente Electrónico. Dónde estamos y hacia donde nos dirigimos. Con el tema EXPEDIENTES DIGITALIZADOS Y CIBERJUSTICIA, conferencia impartida por el Dr. Julio Alejandro Téllez Valdés. 11

12 En la semana comprendida entre el 20 al 23 de junio se impartieron pláticas interactivas con personal adscrito en los Archivos Judiciales Regionales de Arriaga, Tapachula, Comitán y Las Casas para conocer los alcances del ACUERDO GENERAL 03/2015, DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA DEL PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS, PARA LA REGULACIÓN SOBRE LA TRANSFERENCIA, CONSERVACIÓN, DIGITALIZACIÓN, DEPURACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE LOS EXPEDIENTES JUDICIALES DE PRIMERA INSTANCIA GENERADOS EN EL PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS, conocer sus orígenes y se la aplicación de cada unos los artículos del mencionado acuerdo. 12

13 ASISTENCIA A LA SEXTA REUNIÓN ORDINARIA DEL SINAJ En el mes de junio la Suprema Corte de Justicia de la Nación a través del Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes fuimos convocados a participar en la Sexta Reunión Ordinaria del Sistema de Archivos Judiciales (SINAJ), evento que se realizó en los días 25 y 26, evento en el cual el encargado del despacho del Archivo Judicial tuvo la oportunidad de participar en los diversos talleres así como de la excelentes conferencias con respecto a la nueva Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública. La reunión se desarrolló en dos etapas, un día se dedicó a la realización de talleres dedicados a ejecutar ejercicios de las actividades cotidianas en nuestros Archivos Judiciales; en el taller RECURSOS ELECTRÓNICOS EN LA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS JUDICIALES se realizó un reconocimiento de un minuto de silencio y un minuto de aplausos a la memoria de Don Andrés Bautista Sánchez, gran impulsor de la archivística manual, electrónica y digital que actualmente tiene éste Archivo Judicial. La segunda etapa se dedicó casi por completo al discernimiento de la nueva Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, temas de por sí importantísimo en las actividades archivísticas toda vez que en los archivos descansan los controles de la información clasificada (art. 100) y confidencial (art. 116), esta última con respecto a la protección de los datos personales. ASPECTOS DE LA REUNIÓN Y DEL HOMENAJE AL SR. ANDRÉS BAUTISTA SÁNCHEZ 13

14 En el mes de junio se iniciaron los trabajos de selección para su baja documental en los Archivos Judiciales Regionales de Tuxtla y San Cristóbal de las Casas de los expedientes penales duplicados generados en los años 1998 al 2004 con el propósito de generar espacios ya que en la actualidad se encuentran agotados, las siguientes imágenes demuestran lo expresado. Las siguientes imágenes corresponden los anaqueles donde se encuentran los expedientes duplicados, el antes y el después. Las siguientes imágenes corresponden a las áreas ocupadas y que no permiten recibir más expedientes por lo que resta del año. 14

15 Las siguientes imágenes corresponden a una parte del archivo que se tiene destinado para el archivo histórico y hoy día ocupada por el Almacén para guardar el mobiliario que será instalado en los Juzgados de Juicios Orales que entrarán en funcionamiento hasta junio de

16 GALERÍA DE IMÁGENES DIGITALIZACIÓN DE EXPEDIENTES IMAGEN DE LA CARÁTULA DE UN EXPEDIENTE DIGITALIZADO 16

17 IMAGEN DE LA PRESENTACIÓN DE LA DEMANDA 17

18 IMAGEN DEL ACUERDO DE ARCHIVO DEFINITIVO 18

19 ASPECTOS DEL ÁREA DE RESCATE DE DOCUMENTOS HISTÓRICOS 19

20 PRIMERA FOJA DE UN DOCUMENTO HISTÓRICO CORRESPONDIENTE A LA VENTA DE LA HACIENDA SAN FRANCISCO DEL VALLE, SEGÚN SE APRECIA A TRAVÉS DE SU LECTURA EN EL AÑO DE

21 ASPECTOS DE LA SEXTA VIDEOCONFERENCIA AUSPICIADA POR LA S.C.J.N. 21

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