BAS ES DE DATO S ARRANCANDO ACCES S

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1 BAS ES DE DATO S Una base de dat os es un conjunt o de herramient as diseñadas p ara manejar y gest ionar gran cant idad de información relacionada con un t ema det erminado (libros, client es de una det erminada est ación de esquí, client es de un Videoclub,...). Dichas herramient as p ermit en almacenar la información, realiz ar consult as, ordenar dat os, generar e imp rimir informes, et c. En el desarrollo de est a unidad se va a ut iliz ar Mi crosoft Acce ss, p rograma que p ermit e gest ionar base s de datos re l aci onal e s. La caract eríst ica re l aci onal indica que las t ablas de una base de dat os p ueden est ar relacionadas ent re sí, de modo que p uedan ut iliz arse conjunt ament e sus dat os. ARRANCANDO ACCES S Aunque exist en dist int os modos más ráp idos de arrancar Mi crosoft Acce ss (siemp re y cuando se hay an p rep arado con ant erioridad), el más general consist e en seleccionar la op ción Mi crosoft Acce ss del menú Ini ci o/programas de Windows. Al hacerlo, ap arecerá su vent ana con los element os caract eríst icos y con un cuadro de diálogo p rop io de est a ap licación En la siguient e figura, se muest ra el asp ect o inicial de la vent ana corresp ondient e a una base de dat os de Acces, y la función de sus p rincip ales herramient as: 1

2 CREAR UNA BAS E DE DATO S Para p oder realiz ar alguna op eración con M icrosoft Access hay que disp oner de una base de dat os; p or lo t ant o, lo p rimero que hay que hacer es crearla, a no ser que se abra una base y a creada y guardada. La creación de una base de dat os la realiz aremos desde el cuadro de diálogo de la p ant alla inicial de Mi crosoft Acce ss, mediant e la op ción Base de datos de Acce ss e n bl anco. En est e moment o se act ivará el cuadro de diálogo Archi vo nue va base de datos, en el que habrá que indicar el nombre de la carp et a en la que se quiera almacenar, escribiremos un nombre p ara la base de dat os y haremos clic sobre Cre ar. Una vez creada la base de dat os, ap arecerá su vent ana en Access, que será análoga a la de la figura ant erior, aunque lógicament e est ará vacía y sin objet os. Las bases de dat os de Access se guardan en archivos de ext ensión.mdb 2

3 ABRIR Y CERRAR UNA BAS E DE DATO S Cuando se desee t rabajar con una base de dat os y a creada y almacenada, se t endrá que abrir el archivo que la cont iene; p ara ello habrá que: Cuando se t ermine de t rabajar en una base de dat os y tras cerrar todas las v entanas abiertas, t ambién deberá cerrarse la vent ana de la base de dat os. Para ello habrá que seleccionar la op ción Ce rrar del menú Archi vo, aunque hay que recordar que est e p rocedimient o es válido p ara cualquier vent ana, p or lo que p odrá cerrarse cualquier ot ra que est uviera act iva en ese moment o. CREAR UNA TABLA La creación de una t abla consist e en definir los campos necesarios p ara almacenar los dat os. Al conjunt o de t odos los camp os referidos a un mismo objet o se le llama re gi stro. Exist en varios modos de crear t ablas en Access: con ay uda del Asist ent e, imp ort ando dat os de ot ras ap licaciones..., p ero lo más habit ual es crear las t ablas en la vent ana Di se ño. Para ello hay que realiz ar los siguient es p asos: 3

4 ES TRUCTURA DE UNA TABLA En realidad, la creación de una t abla consist e en definir los camp os que almacenarán los dist int os dat os de cada regist ro; los regist ros no se definen, y a que est os irán ap areciendo a medida que se vay an int roduciendo nuevos dat os Para crear un camp o en una t abla hay que definir obligatoriamente una serie de p rop iedades (nombre, t ip o de dat os que almacenará, longit ud...), aunque t ambién se p odrían definir ot ras op t at ivas (descrip ción, format o de ent rada, máscara de visualiz ación...). T odas est as p rop iedades se deben det allar en la vent ana Di se ño de t abla, aunque en cualquier moment o se p ueden modificar 4

5 TIPO S DE DATO S PARA UN CAMPO Dep endiendo de los dat os que vay a a almacenar, y de las op eraciones que se vay an a realiz ar con ellos, cada camp o debe t ener unas caract eríst icas p art iculares que el p rograma asignará de forma aut omát ica al elegir uno de los t ip os de dat os disp onibles: Texto: Est os dat os p ueden est ar formados p or let ras, números y esp acios en blanco, hast a un máximo de 255 caract eres. Memo: Est os dat os son análogos a los declarados como T ext o, p ero t ienen la caract eríst ica esp ecial de p oder cont ener hast a caract eres. Numérico: Est os dat os serán valores numéricos, p or lo que p odrán realiz arse op eraciones mat emát icas con ellos. Fecha/Hora: Los camp os así declarados almacenarán dat os corresp ondient es a fechas u horas. Moneda: Est os camp os se ut iliz an p ara int roducir dat os numéricos de t ip o monet ario. Autonumérico: Los dat os de est os camp os serán int roducidos aut omát icament e p or el p rograma. El valor p ara cada regist ro añadido será el result ado de increment ar en una unidad el cont enido del últ imo regist ro. Sí/No: Est os dat os sólo est arán const it uidos p or los valores Sí o No. Objeto Olé: Est e t ip o de dat os se les asigna a los camp os que van a cont ener dat os de diferent e nat uralez a: hojas de cálculo de Excel, document os de Word, dibujos creados con Paint, archivos de sonido, et c. Hiperv ínculo: Est os dat os hacen alusión a las rut as de acceso de ficheros sit uados en el p rop io ordenador o en ot ros conect ados en red, a servidores de una red local o Int ranet, o a direcciones URL p rop ias de Int ernet. Asistente para consultas: Los camp os así declarados p ermit en int roducir dat os en ellos t omándolos de una list a de valores o de ot ra t abla. INTRO DUCIR REGIS TRO S EN LA NUEVA TABLA Una vez finaliz ada la creación, haremos clic sobre el bot ón cerrar y daremos nombre a la t abla. A cont inuación p odremos abrirla desde la vent ana de la base de dat os haciendo doble clic sobre su nombre en la ficha Tabl as y p odremos iniciar la int roducción de dat os. 5

6 BO RRAR DATO S Y REGIS TRO S Además de int roducir y /o modificar dat os de una t abla, p uede que sea necesario t ener que borrar algunos de ellos; p ero más que borrar dat os individuales lo que se suele hacer es eliminar los regist ros de la t abla que no sean de ut ilidad p ara evit ar que el p rograma se ralent ice innecesariament e. La eliminación de un regist ro no debe realiz arse sin est ar seguro de que sus dat os no se van a volver a necesit ar, p uest o que est a op eración no se p odrá deshacer y, p or t ant o, no p odrán recup erarse sus dat os. Los p asos a realiz ar p ara eliminar un regist ro, t ras ser seleccionado comp let ament e haciendo clic s obre la p art e iz quierda de la t abla corres p ondient e, son: 6

7 VENTANAS DE UNA TABLA: HO JA DE DATO S Y DIS EÑO DE TABLA Cuando se necesit e realiz ar alguna op eración con los dat os almacenados en una t abla, ést a deberá est ar abiert a. Para ello bast ará con resalt ar su nombre de la ficha Tabl as de la vent ana de la base de dat os y hacer doble clic sobre él. El cont enido de la t abla ap arecerá en una vent ana como la de la figura, denominada Hoja de datos. La vent ana Hoja de datos de una t abla p uede ser redimensionada, desp laz ada, minimiz ada... y cerrada como cualquier ot ra vent ana; p ero además, p uede ser conmut ada p or ot ra vent ana, denominada Di se ño de tabl a, en la que se visualiz a su est ruct ura, es decir, los camp os que la const it uy en y las p rop iedades de est os, que p ermit en almacenar correct ament e los dist int os dat os. 7

8 Un modo de act ivar un regist ro de la t abla consist e en ut iliz ar los bot ones de desp laz amient o que est án sit uados en la p art e inferior de la vent ana 8

9 O RDENAR LO S REGIS TRO S Por defect o, al abrir una t abla, Access muest ra los regist ros ordenados según el orden de ent rada o según su cont enido en el camp o declarado como clave p rincip al. T ambién p odrían ap arecer en ot ro orden dist int o si, una vez ordenados los regist ros, se guardan los cambios en el diseño de la t abla. Pero est o no es ningún p roblema, p uest o que Access p ermit e modificar mediant e los siguient es p asos, el orden de los regist ros fácilment e: MO DIFICAR EL AS PECTO DE UNA TABLA El asp ect o de una t abla p uede modificarse desde varios p unt os de vist a: cambiando la fuent e de los dat os, el format o de las celdas, aument ando o disminuy endo el ancho de las columnas... T odas las op eraciones relacionadas con el asp ect o de una t abla se p ueden realiz ar mediant e las op ciones del menú Formato Ot ro modo de modificar el asp ect o de una t abla consist e en ut iliz ar los bot ones de la barra de herramient as Format o que, en caso de no est ar visible, se p uede act ivar desde el list ado de la op ción Barras de herramient as del menú Ve r. 9

10 BUS CAR DATO S EN UNA TABLA La búsqueda de dat os en una t abla, op eración que se realiz a del mismo modo que en ot ras ap licaciones Office, p ermit e localiz ar regist ros conociendo alguno de sus dat os. Los p asos que hay que seguir son: 10

11 FILTRAR LO S REGIS TRO S Ot ro mét odo de averiguar qué regist ros t ienen un dat o concret o en un camp o det erminado es filt rar la t abla, op eración que consist e en visualiz ar solo un conjunt o de regist ros, p recisament e aquellos que t engan un dat o común o p art e de él, en un camp o. Los p asos que hay que realiz ar p ara filt rar, p or ejemp lo, los libros de la edit orial Anay a, son los siguient es: IMPRIMIR LO S DATO S DE UNA TABLA Aunque lo más frecuent e sea imp rimir los dat os de una t abla ut iliz ando un informe (objet o de una base de dat os que p ermit e obt ener la imp resión de los dat os según un diseño creado ant eriorment e), t ambién se p uede realiz ar una imp resión desde la p rop ia vent ana Hoja de dat os. Para comp robar el result ado de la imp resión hay que realiz ar una vi sta pre l i mi nar mediant e la op ción Vist a p reliminar del menú Archi vo. 11

12 Q UÉ S O N LO S FO RMULARIO S M icrosoft Access muest ra el cont enido de las t ablas y el result ado de las consult as en vent anas Hoja de datos, en las que los regist ros se dist ribuy en en filas y los camp os en columnas. En est as vent anas es donde se suelen realiz ar t odas las op eraciones con regist ros: ordenar, agregar, modificar, et c. Pero además de p oder t rabajar en est as vent anas, Acce ss ofrece ot ros objet os p art iculares, denominados Formularios, que t ambién p ermit en visualiz ar y t rabajar con la información de una base de dat os. CREAR UN FO RMULARIO M icrosoft Access ofrece dos p osibilidades diferent es a la hora de crear un formulario: hacerlo en una vent ana de diseño vacía o crearlo con ay uda de un Asist ent e. Por raz ones obvias, la forma más sencilla y ráp ida es ut iliz ar el asist ent e, aunque p ost eriorment e se t uviera que modificar el diseño del formulario p ara adecuarlo más a las necesidades o p referencias. Si se decidiera crear el formulario en una vent ana vacía, habría que ir agregando, uno a uno, t odos los cont roles necesarios. son: Los p asos a realiz ar p ara crear un formulario con ay uda del Asist ent e 12

13 Q UÉ S O N LAS CO NS ULTAS Las consult as son objet os de una base de dat os que p ermit en realiz ar diferent es acciones en una t abla (consul tas de acci ón) o seleccionar un conjunt o de camp os y regist ros de una o varias t ablas (consul tas de se l e cci ón). Las p rimeras p ermit en realiz ar op eraciones como borrar regist ros, act ualiz ar dat os, et c, de forma aut omát ica, mient ras que las segundas p ermit en t rabajar con los regist ros y camp os que int erese en un moment o det erminado "ocult ando" el rest o. Nosot ros t rabajaremos únicament e con consul tas de se l e cci ón. CÓ MO ES EL DIS EÑO DE UNA CO NS ULTA El diseño de una consult a muest ra su definición, y en él deben est ar esp ecificados qué camp os y regist ros deben visualiz arse al act ivar la consult a. Al igual que en las t ablas, el diseño de las consult as se hace en la vent ana Di se ño. 13

14 CREAR UNA CO NS ULTA EN LA VENTANA DIS EÑO Aunque es p osible crear una consult a con ay uda del Asi ste nte, lo habit ual es crearla, p aso a p aso, en la vent ana de diseño; en ese p roceso habrá que incluir los camp os cuy os dat os se deseen visualiz ar, int roducir los crit erios que p ermit an seleccionar los regist ros, act ivar la ordenación p or algún camp o, et c..los p asos a realiz ar son los indicados en la siguient e figura: 14

15 O RDENAR LO S REGIS TRO S S ELECCIO NADO S Por defect o, los regist ros seleccionados p or una consult a se most raran con el mismo orden que t engan en la t abla; sin embargo, es p osible esp ecificar, en el diseño de la consult a, una ordenación det erminada p ara los regist ros seleccionados. Para ello hay que esp ecificar el t ip o de ordenación en la celda corresp ondient e de la fila O rde n. CO NS ULTAS EN VARIAS TABLAS Una consult a de selección p uede realiz arse sobre varias t ablas a la vez, de modo que se p uedan obt ener dat os de las t ablas incluidas en ella. Para ello es necesario que las t ablas t engan un camp o en común, p ero result a mucho más sencillo si las t ablas est án relacionadas. El p roceso p ara crear una consult a en varias t ablas es análogo al realiz ado p ara las consult as en una sola t abla, con la única diferencia de t ener que agregar t odas las t ablas al diseño de la consult a. Los p asos serían los indicados en la figura siguient e: 15

16 CO NS ULTAS CO N CRITERIO S MÚLTIPLES En algunos casos es necesario ut iliz ar varios crit erios en una misma consult a p ara conseguir seleccionar un conjunt o de regist ros det erminado; en ese caso se dice que el crit erio de la consult a es múlt ip le. Siemp re que se ut ilicen varios crit erios en una misma consult a, deberá ocurrir alguna de las siguient es circunst ancias: a) Que deban cump lirse t odos los crit erios a la vez, es decir, que los crit erios est én relacionados con el op erador lógico Y. b) Que deba cump lirse al menos uno de los crit erios; ahora, los crit erios est arán relacionados con el op erador lógico O. Dep endiendo de cómo han de cump lirse los crit erios (t odos a la vez o al menos uno) y de si afect an a diferent es camp os o a uno solo, han de int roducirse en la rejilla de la vent ana de diseño de un modo concret o. Las 16

17 siguient es figuras muest ran algunos ejemp los de consult as en las que se han ut iliz ado varios crit erios Q UÉ S O N LO S INFO RMES Además de p oder imp rimir los dat os de una t abla, el result ado de una consult a o los dat os visibles en la vent ana de un formulario mediant e la op ción Impri mi r del menú Archi vo, M icrosoft Access p ermit e crear ot ros objet os de una base de dat os, denominados Informe s, en los que es p osible definir un modelo p ara imp rimir los dat os de una t abla o los seleccionados mediant e una consult a. 17

18 CREAR UN INFO RME Al igual que los formularios, los informes p ueden crearse con la ay uda del Asist ent e. Los p asos que hay que realiz ar p ara crear un informe con ay uda del asist ent e son: 18

19 IMPRIMIR UN INFO RME CREADO Para act ivar un informe, hay que resalt ar su nombre de la ficha Informe s y hacer doble clic sobre él. A cont inuación se debe ejecut ar Archivo, Vist a p reliminar. De est e modo se act ivará la vent ana del informe, en la que se p odrá ap reciar cómo quedarán los dat os imp resos. 19