Universidad Nacional Mayor de San Marcos. Facultad de Ingeniería Industrial. Ceups Informática

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2 Universidad Nacional Mayor de San Marcos Universidad Nacional Mayor de San Marcos Ceups Informática Mg. Orestes Cachay Boza Decano Fac. Ingeniería Industrial Ing. Oswaldo Rojas Lazo Director CEUPS Ing. Carlos Eyzaguirre Acosta Ing. Blanca Yaya Gómez Ing. Roger M. Zumaeta López Docentes Ceups Diseño portada: Ing. Carlos Eyzaguirre Acosta Pág. 2

3 Ceupsi Microsoft Project 2007 Contenido Introducción... 6 Capítulo 1:... 7 Conceptos previos... 8 Definición de un proyecto... 8 El triángulo del proyecto... 8 Delimitaciones del proyecto... 9 Capítulo 2: Ingresar al programa La pantalla de Microsoft Project Comenzar un proyecto Información del proyecto Dos formas de personalizar un proyecto Capítulo 3: Lista de tareas Determinar la duración de un tarea Duración de una tarea Insertar tareas Agrupar tareas por fases Vincular todas las tareas Vinculación simple Vincular usando información de tareas Vinculación múltiple Vinculaciones de tareas con pos-duracion Tareas cero, hito o marcas Tipos de relaciones entre tareas Notas de tareas Zoom del diagrama Gantt Barra de vistas Calendario Diagrama Gantt Diagrama de red Gantt de seguimiento Uso de tareas Gráfico de recursos Uso de recursos Administración de los archivos Guardar archivos Abrir un archivo Nuevo documento Pág. 3

4 Universidad Nacional Mayor de San Marcos Capítulo 4: Ingresar los recursos Tipos de recursos Los recursos de trabajo Los recursos materiales Los recursos de costo Ingresar recursos en la hoja de recursos Ingresar recursos de trabajo Ingresar recursos materiales Ingresar recursos costo Asignar recursos a las tareas Asignar recursos usando la barra estándar Determinar las horas de trabajo y costo del proyecto, de las tareas y de los recursos Cuántas horas de trabajo demanda cada tarea? Cuál es costo del proyecto y de cada tarea? Para ingresar los costos de los recursos Cuál es el costo total de los recursos? Cuál es la cantidad de recursos utilizados? Qué es capacidad máxima de los recursos? Modificar la duración en una tarea Cambio de duración de una tarea Cambio de recursos en una tarea Capítulo 5: Construcción de un parque Determinar cuántos días dura el proyecto y cuál es la fecha final? Información del proyecto Crear y cambiar calendario laboral Crear lista de tareas y duración Duración de las tareas Vinculación simple de tareas Crear las fases Vinculación comienzo comienzo Crear hitos Capítulo 6: Tipos de tareas Cómo corregir los recursos de las tareas? Calendarios Calendario base Calendario del proyecto Calendario de tareas Calendario de recursos Crear un nuevo calendario Cambiar las horas laborales Pág. 4

5 Ceupsi Microsoft Project 2007 Capítulo 7: Control, seguimiento y costos Guardar línea base Avance de obra Costo real y restante Uso de tablas Diagrama Gantt- tabla entrada Diagrama Gantt- tabla costo Diagrama Gantt- tabla seguimiento Hoja de costos tabla de entrada Hoja de costos tabla de costo Hoja de costos tabla resumen Determinar una ruta crítica Capítulo 8: Administración de datos de un proyecto Ordenar Filtros Agrupar por Esquema Capítulo 9: Informes simples, informes visuales Informes visuales Informes simples Referencias bibliográficas Pág. 5

6 Universidad Nacional Mayor de San Marcos INTRODUCCION La elaboración y ejecución de un proyecto es una actividad cotidiana de la vida, constantemente nos embarcamos en uno u otro proyecto. De alguna forma elaboramos un orden de tareas y un cronograma de actividades para hacer realidad este proyecto y determinar Cuánto dura?, Quiénes lo hacen? y Con qué? lo realizaremos. Pero ya sea un proyecto simple o complejo, debemos tener bien definido el objetivo, costo y tiempo que demorará su ejecución. Ningún programa nos dirá cual es objetivo del proyecto; esto lo determina la persona que quiere hacerlo realidad, para plasmar esa idea puede utilizar un medio gráfico y de esta manera realizar el listado de las tareas y un metrado (cuantificación) del producto. Para saber Cuánto gastaré?, debemos calcular los costos unitarios de cada una de las tareas, con este costo y el metrado determinamos el costo total de cada una de las tareas, con este valor podemos ajustar nuestro proyecto eliminando o agregando tareas pero sin salirnos de nuestro objetivo. El tiempo lo determinamos de acuerdo a la premura del trabajo, de la forma como vinculamos las tareas y del rendimiento de los recursos de trabajo, cada tarea debe estar cuantificada en costo y tiempo, la suma de ellas y su vinculación nos mostrará la duración del proyecto y solo modificando las tareas críticas cambiaremos esta duración. La elaboración de un proyecto podemos hacerlo nosotros mismos o contratar a un proyectista (depende de la complejidad del proyecto), Durante la ejecución del proyecto necesitamos comparar los plazos y los costos, no solo con lo previsto sino comparado con el avance real. Microsoft Project nos hace más fácil la programación de obras en su etapa de determinación de tiempos, durante la ejecución del proyecto encontrando nuevas fechas y costos de tareas y recursos. Como hemos visto la programación de proyectos (obras), no es una simple enumeración de tareas y determinación de tiempos, es la planificación para que se haga realidad el proyecto. Pág. 6

7 Ceupsi Microsoft Project 2007 CAPITULO 1: CONCEPTOS PREVIOS OBJETIVO: Conocer algunos conceptos teóricos que involucran a los proyectos. Qué es un proyecto. Triángulo del proyecto. Delimitaciones de un proyecto. Pág. 7

8 Universidad Nacional Mayor de San Marcos CONCEPTOS PREVIOS DEFINICIÓN DE UN PROYECTO La administración eficiente de un proyecto implica completar éstos a tiempo, no salirse del presupuesto, y asegurarse de que los clientes queden satisfechos con su trabajo. A todo esto, cuántos proyectos concluyeron después de la fecha de plazo o que el costo superó lo previsto, o bien, no se cubrieron las expectativas del cliente?. Un proyecto se caracteriza por lo siguiente: Es temporal. La duración de un proyecto puede ser tan breve como una semana o tan extensa que cubra muchos años. Al iniciar un proyecto, tal vez no se pueda precisar su fecha de finalización, pero tendrá que terminar en algún momento en el futuro (un proyecto no es una operación en curso). Es un esfuerzo. Los recursos (personal, equipos, materiales) necesitan realizar un trabajo. El esfuerzo es encargado a un equipo u organización, lo que implica que tengan que ser planificados. Crea un producto o servicio. Este es el objetivo del proyecto, el motivo por el cual se emprende un proyecto. EL TRIÁNGULO DEL PROYECTO Si bien un proyecto, puede analizarse desde diferentes aspectos, el más reconocido es el denominado triángulo del proyecto. La idea básica es que cada proyecto posee algún elemento de tiempo, algún componente financiero y una cantidad de trabajo o ámbito definido. Tiempo Costo Ámbito Pág. 8

9 Ceupsi Microsoft Project 2007 Tiempo Es probablemente el componente cuya delimitación es la más familiar. Tanto así, que quizás no se conozcan a detalle los otros componentes, pero es más que seguro que si se sabrá la fecha límite. Costo Se está construyendo una casa, y debe estar terminada antes de la temporada de lluvias. Se está implementando un escenario, el cual debe estar listo en un par de meses. Hablar de costo es hablar de dinero, pero costos al interior de un proyecto es hablar de todos los recursos involucrados. Se está desarrollando un software para el que se ha fijado un importe. Si los costos superan el valor acordado, qué actitud tendrá el cliente? Se le hace responsable de un proyecto, pero deberá limitarse a utilizar el personal y equipamiento de su área. Ámbito El resultado de un proyecto es un producto o servicio. Pero respecto a este punto se consideran dos aspectos: el ámbito del producto y el ámbito del proyecto. El ámbito del producto describe la calidad, características y funciones del producto; en tanto que, el ámbito de un proyecto describe el trabajo requerido para lograr el objetivo, el cual se mide en tareas y fases. Desarrollar un producto con ciertas especificaciones. Utilizar los servicios internos de un departamento, pero aplicando una nueva metodología. DELIMITACIONES DEL PROYECTO La gestión del proyecto, deberá realizar un balance de las delimitaciones de costo, tiempo y ámbito. Para esto, analicemos los siguientes esquemas: Si la duración del proyecto disminuye, podría incrementar los costos, dado que deberá contar con más recursos para realizar el mismo trabajo en menos tiempo, o bien deberá disminuir el ámbito ya que no cuenta con los recursos necesarios para realizar el trabajo planificado. Pág. 9

10 Universidad Nacional Mayor de San Marcos Si el presupuesto disminuye, puede que requiera más tiempo, ya que no podrá contar con todos los recursos necesarios o especializados. De no contar con tiempo deberá disminuir el ámbito, sin causar una deficiencia en el objetivo del producto. Si el ámbito del proyecto aumenta, puede que necesite más tiempo y más recursos (costo) para realizar el trabajo adicional. En este punto se requiere reconocer y planificar a tiempo los nuevos requerimientos. Pág. 10

11 Ceupsi Microsoft Project 2007 CAPITULO 2: INGRESAR, NOMBRE Y DURACION DE TAREAS OBJETIVO: Ingresar a Microsoft Project, trabajar con las barras de herramientas e iniciar un proyecto. Ingresar al programa. Pantalla de Microsoft Project. Comenzar un proyecto. Información del Proyecto. Pág. 11

12 Universidad Nacional Mayor de San Marcos INGRESAR AL PROGRAMA De acuerdo a la configuración personal de nuestro procesador, existirán varias formas de ingresar, utilizando un icono de acceso directo sobre el escritorio de la pantalla, usando la opción ejecutar o la opción programas de inicio. Usaremos esta última: 1. Damos un clic sobre el botón inicio, seleccionamos todos los programas y 2. nos ubicamos en Microsoft Office y en el activamos Microsoft Office Project Ahora el programa nos mostrará la pantalla de presentación del Project y luego su pantalla de trabajo. Pág. 12

13 Ceupsi Microsoft Project 2007 LA PANTALLA DE MICROSOFT PROJECT Esta es la pantalla de trabajo predeterminada que nos muestra el programa, en la cual podemos observar la siguiente: AREA DE TRABAJO DIAGRAMA GANTT En la parte superior se encuentra la barra de menús desplegables. A continuación nos encontramos con las barras de herramientas (grupo de iconos ordenados de acuerdo a una tipo de procedimiento). Si queremos podemos activar en el lado izquierdo en forma vertical la barra de vistas con la cual cambiamos el área de trabajo de acuerdo al tipo de labor que estamos realizando. El área de trabajo se encuentra dividida en dos partes una donde podemos ingresar la información y otra grafica que muestra lo ingresado. BARRA DE MENUS DESPLEGABLES Los menús nos muestran las tareas principales, para poder trabajar en una de ellas damos un clic sobre su titulo y estas nos muestran las opciones de ese menú. Pág. 13

14 Universidad Nacional Mayor de San Marcos BARRAS DE HERRAMIENTAS Las barras de herramientas son grupos de iconos, que hacen más fácil la programación de tareas y recursos del proyecto. Barra estándar Barra de formato Guía de seguimiento Estas son algunas de las barra de herramientas predeterminadas si queremos podemos agregar de acuerdo al trabajo que estamos elaborando. ADICIONAR UNA BARRA DE HERRAMIENTAS Para agregar una barra debemos de activar el menú ver y la opción barras de herramientas. Pág. 14

15 Ceupsi Microsoft Project 2007 COMENZAR UN PROYECTO Al iniciar nuestro trabajo debemos de ingresar la información general, estos datos del proyecto los ingresamos al activar el menú archivo y la opción propiedades / resumen. En esta ventana de diálogo digitaremos la información adicional, la que muestra. INFORMACION DEL PROYECTO Para iniciar la planificación de un proyecto debemos conocer, la fecha de inicio de actividades para determinar la fecha de término o conocer la fecha límite para determinar la fecha de inicio (se trabaja sólo con una de ellas). Para determinar la fecha de inicio o final debemos: Ingresar al menú Proyecto Seleccionar Información del proyecto. El programa nos muestra el siguiente cuadro de diálogo donde están activadas las opciones Fecha de comienzo, Fecha de hoy, Fecha de estado, calendario. Pág. 15

16 Universidad Nacional Mayor de San Marcos DOS FORMAS DE PERSONALIZAR UN PROYECTO En esta ventana en la opción Programar a partir de, podemos activar: o La fecha de Comienzo del Proyecto y se activa la opción Fecha de comienzo y queda desactivado Fecha de fin y en ella digitamos o seleccionamos la fecha de inicio del proyecto. o O seleccionamos Fecha de fin del proyecto y se desactiva la opción Fecha de comienzo y se activa la opción Fecha de fin, en ella digitamos la fecha límite para la finalización del proyecto. Pág. 16

17 Ceupsi Microsoft Project 2007 EJEMPLO 1 El inicio de un proyecto es el 10 de setiembre del 2007 Para ello damos los siguientes pasos: 1. Desplegamos la barra menú Proyecto y usamos la opción información del proyecto. 2. Verificamos que este activado en Programación a partir de: la opción Fecha de comienzo del proyecto. 3. Luego en Fecha de de comienzo digitamos la fecha 10/09/07 ó seleccionamos la fecha usando el calendario que se despliega. 4. Finalmente damos un clic en el botón Aceptar 5. Ahora cada vez que ingresemos una tarea esta en forma automática inicia el lunes 10 de setiembre. Pág. 17

18 Universidad Nacional Mayor de San Marcos CAPITULO 3: TRABAJAR CON TAREAS OBJETIVO: Crear tareas determinando su duración, vinculación su presentación por fases y la administración del archivo de trabajo. Lista de tareas. Como determinar las tareas y su duración. Duración de una tarea. Insertar tareas. Agrupar tareas por fases. Vinculación de tareas. Tareas cero, hitos o marcas. Tipo de relaciones entre tareas. Notas de tareas. Zoom. Barras de vistas Administración de archivos. Pág. 18

19 Ceupsi Microsoft Project 2007 LISTA DE TAREAS Al digitar una lista de tareas observamos que en forma automática la duración aparece 1 día?, es decir un día estimado. Luego ingresamos la duración de cada una de las tareas Nota: Todas las tareas tienen la misma fecha de inicio, esto se debe a que, previamente hemos seleccionado la fecha de inicio (10 de setiembre) para determinar cuando termina el proyecto. La tarea 1 cuya duración hemos determinado en 3 días inicia el lunes 10 y finaliza el miércoles 12 (3 días calendarios), pero la tarea 5 cuya duración hemos determinado en 10 días inicia el lunes 10 y finaliza el viernes 21 (12 días calendarios). Es decir que cuando ingresamos la duración estamos ingresando los días laborables. COMO SE DETERMINAR LAS TAREAS Y SU DURACION La relación de actividades (tareas) de un proyecto, debe estar determinada de acuerdo al tipo de trabajo a realizar, teniendo en cuenta la prioridad de ellas, el orden de ejecución y la relación que existen entre ellas. A cada una de estas actividades, nosotros le asignamos una duración, es decir estamos determinando un tiempo para su ejecución. Esta determinación de tiempo obedece a un estudio del trabajo y los recursos existentes, no se determina tan fácilmente. Pág. 19

20 Universidad Nacional Mayor de San Marcos DETERMINAR LA DURACIÓN DE UN TAREA Para determinar la duración de una tarea debemos tener en cuenta: 1. La actividad debe estar metrada (cuantificada), es decir por ejemplo: a. Construcción de una pared Cuántos metros cuadrados? b. Compra de papas Cuántos kilos? c. Repartir volantes Cuántos volantes? d. Encuesta Cuántas encuestas? 2. Si sabemos lo que necesitamos entonces determinamos, quién lo hace y con qué lo hace (los recursos de cada actividad). 3. Una vez determinado lo anterior debemos conocer cual es la eficiencia con la que esa persona o personas realizan el trabajo. a. Construcción de una pared Cuántos metros cuadrados? b. Traslado de papas Cuántos kilos? c. Repartir volantes Cuántos volantes? d. Encuesta Cuántas encuestas? Ejemplo 1 Determinar la duración de la construcción de una pared de ladrillo King Kong, de canto de arcilla, con una dimensión de 320 m 2. Si tenemos un rendimiento de 8 m 2 por día (jornal de 8 horas) Con una Cuadrilla de: Capataz (0.1) Operario (1) Peón (.5) Es decir que con esa cuadrilla de trabajadores esa tarea la realizamos en 320/8= 40 días. Si usamos el doble de la cuadrilla el rendimiento sube a 16 m 2, entonces la tarea dura 320/16 = 20 días. Es decir entonces que la duración obedece al trabajo realizado y al número de recursos humanos que se utiliza. Ejemplo 2 Se necesita trasladar en una carretilla 6000 kilos de papas Si tenemos el rendimiento de 1000 kilos por día (jornal de 8 horas) Con una Cuadrilla de: Operario (10) Carretilla (10) Es decir que con esa cuadrilla de trabajadores esa tarea la realizamos en 6000/1000= 6 días. Si usamos la mitad de la cuadrilla el rendimiento baja a 500 kilos, entonces la tarea dura 6000/500 = 12 días. Pág. 20

21 Ceupsi Microsoft Project 2007 Ejemplo 3 Se necesita repartir 200,000 volantes Si tenemos el rendimiento de 1,000 volantes por día (jornal de 8 horas) Con una Cuadrilla de: Volantero (1) Es decir que ese volandero realiza esa tarea 200,000/1,000= 200 días. Ahora si tenemos 20 volanteros el rendimiento aumenta a 20,000 volantes, entonces la tarea dura 200,000/20,000 = 10 días. En este tipo de actividad rápidamente determinamos la duración. Ejemplo 4 Se necesita realizar 600 encuestas Si tenemos el rendimiento es 20 encuestas por día (jornal de 8 horas) Con una Cuadrilla de: Encuestador (5) Coordinador (1) Es decir que esta cuadrilla puede realizar esta tarea en 600/20= 30 días. Ahora si tenemos duplicamos la cuadrilla el rendimiento sube a 40 encuestas, entonces la tarea dura 600/40 = 15 días. En este tipo de actividad aparte de la simple deducción matemática, influyen otros aspectos como los lugares donde se realizan las encuestas y el número de encuestas que se necesitan por lugar, es decir que en cada tarea no debemos tomar el rendimiento como algo fijo sino como algo referencial, que puede ser modificado por el jefe del proyecto. DURACION DE UNA TAREA Al escribir la duración de una tarea, el programa cuenta solo los días laborables sin considerar los días feriados o no laborables. DIAS LABORABLES Se escribe Aparece Se interpreta m Mins Minuto h Horas Hora d Días Día s Sem Semana me Mss Mes Si se trata de tareas como el fraguado del concreto, los días no solo son laborables, son los días calendarios y para especificarlos a la duración le agregamos t. Pág. 21

22 Universidad Nacional Mayor de San Marcos DIAS CALENDARIO Se escribe Aparece Se interpreta mt minst Minuto transcurridos. ht horast Horas transcurridas. dt díast Días transcurridos. st semt Semanas transcurridas. met msst Meses transcurridos. INSERTAR TAREAS Para insertar una nueva tarea usaremos dos formas: Primera Forma: 1. Seleccionar la fila 2. Un clic derecho 3. y usamos la opción Nueva tarea Segunda Forma. 1. Seleccionamos la tarea 2. Menú Insertar, opción Nueva Tarea. Pág. 22

23 Ceupsi Microsoft Project 2007 En la nueva fila escribimos FASE 1 AGRUPAR TAREAS POR FASES Fase 1 es el titulo de todas las tareas Ahora seleccionamos las tareas desde la 1 hasta la 7. y usamos el icono de sangría. Pág. 23

24 Universidad Nacional Mayor de San Marcos Observe que las tareas quedan agrupadas y que en la celda duración de fila FASE 1 aparece 10 días que corresponde al total de las tareas (en este caso la mayor duración de las tareas). VINCULAR TODAS LAS TAREAS Las tareas deben estar relacionadas y ordenadas de acuerdo a la prioridad y la dependencia que existen entre ellas VINCULACION SIMPLE Llamaremos vinculación simple cuando las tareas están relacionadas una con otra en forma consecutiva, para ello damos los siguientes pasos: Seleccionamos las tareas y Damos un clic en el icono vincular tareas. Pág. 24

25 Ceupsi Microsoft Project 2007 VINCULAR USANDO INFORMACION DE TAREAS Seleccionar LA TAREA 2, presionando doble clic sobre la tarea. Ahora seleccionamos la opción Predecesoras En las celdas de la columna Nombre de tarea desplegamos las opciones y seleccionamos tarea 1 Pág. 25

26 Universidad Nacional Mayor de San Marcos Luego presionamos el botón aceptar y las tareas quedan vinculadas De la misma forma vinculamos las otras tareas. Pág. 26

27 Ceupsi Microsoft Project 2007 VINCULACION MULTIPLE De la misma forma podemos vincular más de una tarea En la segunda línea podemos vincularla con otra tarea Pág. 27

28 Universidad Nacional Mayor de San Marcos Al presionar el botón aceptar la tarea 5 queda vinculada con la tarea 2 y 4. Volvemos a seleccionar la tarea 5 y la vinculamos con la tarea 7. El diagrama de Gantt muestra que la tarea 5 está seleccionada con las tres tareas. Nótese: Que en la fila Fase 1 la duración varía de acuerdo a las vinculaciones de las tareas que son dependientes dentro de ella. Una tarea puede vincularse con varias tareas a la vez y en cada una de ella se está creando una nueva ruta de trabajo. Pág. 28

29 Ceupsi Microsoft Project 2007 VINCULACIONES DE TAREAS CON POS - DURACION En el cuadro de diálogo de Información de tareas, en la fila de títulos de la tareas predecesoras, la opción Pos nos determinan cuantos días después o antes los vincula. Vinculamos las tareas con día Pos. Pág. 29

30 Universidad Nacional Mayor de San Marcos Las tareas vinculadas quedan de la siguiente manera. TAREAS CERO, HITO O MARCAS Las marcas o hitos son referencias que muestran una fecha clave dentro del proyecto, su nombre es escrito como una tarea pero con duración cero. Para crear hito debemos de: Insertar una tarea nueva. En ella escribimos inicio y en duración 0 Pág. 30

31 Ceupsi Microsoft Project 2007 Observemos que en forma automática en el diagrama Gantt aparece un rombo de color negro con la fecha 10/09 De la misma forma en la fila 10 escribimos fin y en duración 0 Ahora de la misma forma que vinculamos las tareas con otras tareas, ahora vinculamos los hitos con las tareas. Pág. 31

32 Universidad Nacional Mayor de San Marcos TIPOS DE RELACIONES ENTRE TAREAS El tipo de relación entre tareas predeterminada con la cual hemos trabajado es fin comienzo (FC), es decir que la tarea precedente debe finalizar para empezar la tarea. Pero el tipo de relación o vinculación puede ser también CC (Comienzo - Comienzo), FF (Fin Fin) y CF (Comienzo Fin). Relación FC Fin - Comienzo Relación CC Comienzo - Comienzo Relación FF Fin - Fin Relación CF Comienzo - Fin Para obtener las relaciones entre las tareas debemos hacer uso del cuadro de diálogo de la tarea. Pág. 32

33 Ceupsi Microsoft Project 2007 NOTAS DE TAREAS El nombre de una tarea por lo general es solo una síntesis de lo que hace la tarea, si es que queremos darle una mayor información usamos Notas de tareas. Doble clic sobre la tarea Seleccionamos la opción Notas Dentro de ella escribimos más información de la tarea. Observemos que en la primera columna del la tarea se encuentra el icono de notas Al acercar el cursor a este icono aparece un mensaje referente a el. Pág. 33

34 Universidad Nacional Mayor de San Marcos Observamos ahora que al lado izquierdo de la tarea1 aparece un icono de notas y cuando nos acercamos con el puntero aparece la nota. ZOOM DEL DIAGRAMA GANTT Cuando las tareas vinculadas sobrepasan el espacio del diagrama Gantt es necesario aumentar o disminuir el diagrama: Usando los icono de las lupas + y - de la barra de herramientas estándar ó Usando el menú ver y la opción Zoom. Con ambas opciones modificamos el tamaño cronológico del diagrama Gantt. Pág. 34

35 Ceupsi Microsoft Project 2007 Zoom con tres meses. Activamos el zoom a 3 meses. El diagrama Gantt cambia y nos muestra las barras en tres meses. Pág. 35

36 Universidad Nacional Mayor de San Marcos BARRA DE VISTAS Es una de las barras que utilizaremos con frecuencia, para activarla usamos Menú Ver y en ella activar la opción barra de vistas. La barra de vistas, aparece en el lado izquierdo de la pantalla en forma vertical. Y para activar otra vista solo damos un clic en uno de los iconos. A continuación mostramos las vistas más utilizadas: Pág. 36

37 Ceupsi Microsoft Project 2007 CALENDARIO DIAGRAMA GANTT DIAGRAMA DE RED GANTT DE SEGUIMIENTO Pág. 37

38 Universidad Nacional Mayor de San Marcos USO DE TAREAS GRAFICO DE RECURSOS USO DE RECURSOS Pág. 38

39 Ceupsi Microsoft Project 2007 ADMINISTRACION DE LOS ARCHIVOS Una vez finalizado el proyecto o por seguridad, cada cierto tiempo debemos de guardar nuestro trabajo, para ello bastara con activar el icono de guardar o usar el menú archivo y cualquiera de las opciones guardar. GUARDAR ARCHIVOS En esta ventana elegimos la ruta de la carpeta donde queremos archivar y escribimos el nombre del archivo. Además de guardar el archivo, como un simple proyecto también podemos guardarlos con otras opciones (convertir el proyecto como una plantilla o guardarlo en otros formatos). Pág. 39

40 Universidad Nacional Mayor de San Marcos ABRIR UN ARCHIVO Para recuperar un proyecto también hacemos uso del menú archivo y seleccionamos abrir. En esta ventana seleccionamos la ruta del proyecto y el nombre del archivo y presionamos el botón aceptar. NUEVO DOCUMENTO Cuando terminamos un proyecto o simplemente queremos empezar otro, usamos el primer icono del la barra de herramientas estándar y se abre un nuevo proyecto. Observemos que aparece un panel de tareas (asistente), para poder abrir un proyecto en blanco o a partir de un proyecto existente. Pág. 40

41 Ceupsi Microsoft Project 2007 Si elegimos a partir de un proyecto existente, aparece esta ventana y buscamos el archivo modelo. Pág. 41

42 Universidad Nacional Mayor de San Marcos CAPITULO 4: INGRESAR RECURSOS OBJETIVO: Ingresar los recursos en la hoja de información y en cada tarea, además ingresar los costos de estos determinando el costo total del proyecto, de cada tarea y de los recursos. Ingreso de recursos. Tipos de recursos. Ingresar recursos en la hoja de recursos. Asignar recursos a las tareas. Determinar las horas de trabajo y costo. Capacidad máxima de los recursos. Modificación de la duración de una tarea. Pág. 42

43 Ceupsi Microsoft Project 2007 INGRESAR LOS RECURSOS Todo proyecto se divide en fases y en tareas, estas tienen una duración de acuerdo al esfuerzo y rendimiento de los trabajadores y los costos dependen de la cantidad de personal y de los materiales que se utilizan. TIPOS DE RECURSOS Microsoft Project trabaja con tres tipos de recursos: recursos de trabajo, recursos materiales y recursos de costo. LOS RECURSOS DE TRABAJO Determinamos recursos de trabajo a todo lo que demanda esfuerzo y esta relacionado con el tiempo, por ejemplo: Personas identificadas con su nombre José Acosta, Rómulo Justo. Personas identificadas por su labor Profesor, contador, obrero. Maquinarias Camión, Tractor, Rodillo LOS RECURSOS MATERIALES Determinamos este recurso a todo material que se utiliza para elaborar la tarea, estos recursos deben tener bien determinando las unidades que se usan, por ejemplo: Hojas bond A4 Cemento Arena Fierro millar. bolsas. metros cúbicos. kilogramos LOS RECURSOS DE COSTO El recurso costo, se determina en forma individual para cada tarea, son recursos que no están estandarizados y no dependen directamente del tiempo de la tarea y los costos son diferentes en cada tarea, por ejemplo los costos de alimentos que son diferentes en las ciudades o el costo de viajes. Pág. 43

44 Universidad Nacional Mayor de San Marcos INGRESAR RECURSOS EN LA HOJA DE RECURSOS En la hoja de recursos digitaremos todos los recursos y sus características de tipo y costo, que se van ha asignar a todas las tareas. Para activar esta ventana debemos de dar las siguientes órdenes: 1. Ingresar al menú ver y elegir la opción Hoja de recursos. 2. El programa me muestra la siguiente pantalla INGRESAR RECURSOS DE TRABAJO 3. En esta pantalla encontramos columnas de campos predefinidos como nombre del recurso, tipo, etiqueta de material, iniciales, grupo, capacidad máxima, etc. 4. Los recursos y sus características los agregamos en las filas. El nombre digitamos en el campo nombre del recurso, por defecto el programa nos muestra el recurso en tipo como trabajo y en inicial la primera letra del nombre del recurso y en capacidad máxima 100%. Pág. 44

45 Ceupsi Microsoft Project 2007 INGRESAR RECURSOS MATERIALES 5. Para ingresar recursos materiales digitamos el nombre del recurso y activamos en tipo la opción material y en etiqueta de material digitamos la unidad de cada material. 6. Observemos que en este caso la columna capacidad máxima aparece en blanco y además en tasa estándar aparece simplemente soles y no soles la hora como en recursos trabajo. INGRESAR RECURSOS COSTO 7. Como se indicó en párrafos anteriores que el recurso costo se utiliza cuando el recurso no está sujeto al esfuerzo ni a la duración (trabajo), por esta razón cuando se trata de recursos como alimentos o viajes que no están relacionados con el esfuerzo ni por la cantidad seleccionamos en tipo costo. 8. En estas filas también queda desactivado la tasa estándar. Pág. 45

46 Universidad Nacional Mayor de San Marcos ASIGNAR RECURSOS A LAS TAREAS Una vez determinados los recursos en forma general, ahora debemos de ingresar los recursos a cada una de las tareas para ello solo debemos: 1. Seleccionamos la tarea y damos doble clic para activar el cuadro de diálogo Información de tareas y activamos la pestaña Recursos. 2. En la celda Nombre del recurso activamos la flecha desplegable y seleccionamos uno por uno los recursos. 3. Ahora en unidades escribimos las cantidades de los recursos trabajo y materiales. Pág. 46

47 Ceupsi Microsoft Project Solo ingresamos el precio en la celda costo, cuando es un recurso costo. 5. Al terminar de ingresar los recursos presionamos el botón aceptar. 6. Observamos que los recursos aparecen en el diagrama Gantt, al costado derecho de cada tarea. 7. De la misma forma ingresamos los recursos al resto de tareas. NOTA: Debemos tener cuidado de ingresar los recursos por que al momento de presionar el botón aceptar, el programa asigna una cantidad de horas de trabajo y si corregimos la cantidad de los recursos de trabajo o los cambiamos, puede ser por que queremos, modificar la cantidad de horas de trabajo o modificar la duración de la tarea (De aquí parten los errores posteriores). Pág. 47

48 Universidad Nacional Mayor de San Marcos ASIGNAR RECURSOS USANDO LA BARRA ESTANDAR Al activar este icono el programa me muestra la siguiente ventana de diálogo. Donde seleccionamos el recurso, digitamos sus cantidades y presionar el botón Asignar. Como observamos en la nueva ventana queda activado con un check el recurso, ahora le agregamos el costo en 150 (esto por que es un recurso costo). Pág. 48

49 Ceupsi Microsoft Project 2007 DETERMINAR LAS HORAS DE TRABAJO Y COSTO DEL PROYECTO, DE LAS TAREAS Y DE LOS RECURSOS CUÁNTAS HORAS DE TRABAJO DEMANDA CADA TAREA? En el área de información del diagrama Gantt solo tenemos las columnas: nombre de tarea, duración, comienzo, fin, predecesoras y nombre de los recursos. No encontramos información sobre el trabajo realizado, si queremos contar con esa información solo debemos: 1. Seleccionamos una columna 2. Usamos el menú contextual (Clic derecho) y activamos la opción insertar columna. Pág. 49

50 Universidad Nacional Mayor de San Marcos 3. En esta ventana en la opción nombre de campo buscamos o digitamos el campo trabajo. (bastara con digitarlo rápidamente). 4. Al presionar el botón aceptar, en forma automática me muestra la columna trabajo donde aparece la cantidad de horas de trabajo en el proyecto y por cada una de las tareas. CUÁL ES COSTO DEL PROYECTO Y DE CADA TAREA? Esta información tampoco se encuentra e igual que la anterior la agregamos: 1. Insertamos una nueva columna y buscamos el campo costo 2. El programa nos muestra en forma rápida los costos Pág. 50

51 Ceupsi Microsoft Project Observamos que solo las tareas que tienen recursos de costo, son los que aparecen con costo, esto se debe a que éstos fueron asignados al ingresar los recursos. 4. Para que nos muestre todo el costo de esta fase debemos de ingresar los precios de los recursos. PARA INGRESAR LOS COSTOS DE LOS RECURSOS 1. Menú Ver opción Hoja de Recursos 2. En la columna tasa estándar ingresamos los costos de los recursos trabajo y material 3. En los recursos tipo trabajo por defecto el programa los pone por hora, si es por día simplemente digitamos el precio y añadimos /d indicando que este costo es por día. Pág. 51

52 Universidad Nacional Mayor de San Marcos 4. Ahora al regresar al diagrama Gantt (Activando previamente el menú ver), observamos el costo de las tareas y del proyecto. CUÁL ES EL COSTO TOTAL DE LOS RECURSOS? Para ver el costo de los recursos necesitamos activar la pantalla de recursos e insertar columnas de los campos costo, para ello debemos de: 1. Activamos la pantalla Hoja de recursos 2. Insertamos la columna costo 3. En forma automática tendremos los costos totales de los recursos. Pág. 52

53 Ceupsi Microsoft Project 2007 CUÁL ES LA CANTIDAD DE RECURSOS UTILIZADOS? 4. Bastara con insertar la columna trabajo 5. Observamos que en los recursos tipo trabajo, aparece la cantidad de horas utilizadas, en los recursos tipo material la cantidad total según la unidad utilizada y en los recursos tipo costo el costo total. Pág. 53

54 Universidad Nacional Mayor de San Marcos QUÉ ES CAPACIDAD MÁXIMA DE LOS RECURSOS? Si observamos la columna de capacidad máxima en la hoja de recursos, notaremos que existen recursos de trabajo que se encuentran en rojo. Esto se debe a que, algunos días estamos usando el recurso a más del 100% (+ de 1), esto lo vemos con mayor claridad en gráfico de recursos (Que se activa usando el menú ver opción gráfico de recursos). El programa nos muestra la capacidad utilizada (acumulada), de cada uno de los recursos, en cada uno de los días, semanas meses o trimestres de acuerdo a lo solicitado. En este caso, vemos el gráfico del recurso peón, donde observamos en la primera semana, que en los día lunes, martes y miércoles estamos usando 700% (7 peones) y los días jueves y viernes 1200% (12 peones). Además vemos una línea negra que separa el gráfico en dos, la parte inferior es la capacidad máxima designada al principio y lo que se encuentra en la parte superior de color rojo, es lo que faltaría asignar (Estos cambios no afectan los costos). Pág. 54

55 Ceupsi Microsoft Project 2007 Si usamos la barra de desplazamiento que se encuentra en parte inferior izquierda, cambiamos el recurso y observamos sus características. Capataz: 100% todos los días. Operario: 200% los días lunes, martes y miércoles Pág. 55

56 Universidad Nacional Mayor de San Marcos MODIFICAR LA DURACIÓN EN UNA TAREA CAMBIO DE DURACION DE UNA TAREA Si queremos modificar la duración de una tarea, puede ser por que: Nos equivocamos en calcular el tiempo para esa tarea, por lo tanto al modificar el tiempo cambian también las horas de trabajo y los recursos se mantienen. Necesitamos realizar esa tarea en menos o más tiempo, por lo tanto las horas de trabajo son las mismas, quienes varían en forma inversamente proporcional son los recursos de trabajo. Cambiamos la duración de la tarea 6, de 5 días a 10 días. Observemos que antes del cambio, la tarea tiene 200 horas de trabajo, un costo de 1686 y en los recursos de trabajo 5 peones. Luego del cambio, la tarea tiene 400 horas de trabajo, un costo de 3286 y los recursos siguen los mismos. Además podemos observar que en la celda de duración de la tarea, aparece en una esquina un indicador de celda inteligente, que al ser activada muestra que se ha aumentado la duración y se puede trabajar con dos alternativas: o Ha aumentado el trabajo y, por tanto, el tiempo necesario para realizar esta tarea. o Disminuir la capacidad máxima de los recursos Pág. 56

57 Ceupsi Microsoft Project 2007 Está predeterminada la primera opción, el cambio de trabajo, pero podemos aún seleccionar la otra alternativa. Veamos que al realizar este cambio, las horas de trabajo siguen en 200, el costo S/. 1686, pero en los recursos de trabajo ahora aparece 2.5 peones. Nota: Al modificar la duración aparece el indicador de celda inteligente, esta señal desaparece en forma automática, al realizar el segundo cambio en otra tarea. CAMBIO DE RECURSOS EN UNA TAREA Observemos que la tarea 7 tiene una duración de 6 días, un costo de S/ 2,260, 240 horas y en recursos cinco peones. Ahora modifiquemos la tarea 7 cambiando el peón a 1000 % (10). Ahora la tarea 7 tiene una duración de 3 días, pero mantiene las horas de trabajo por lo tanto el costo. Pág. 57

58 Universidad Nacional Mayor de San Marcos Al haber una modificación de duración, el programa nos muestra un celda inteligente ahora en la celda trabajo, que al activarla nos da la alternativa de Cambiar la duración ó Cambiar el trabajo. Si cambiamos el trabajo. La duración continua en 6 días, pero las horas de trabajo se duplicaron a 480 y el costo aumenta a S/. 4,180. Pág. 58

59 Ceupsi Microsoft Project 2007 CAPITULO 5: DETERMINAR LA DURACION Y LA FECHA FINAL DE LA CONSTRUCCION DE UN PARQUE OBJETIVO: Trabajar con un proyecto en su primera etapa utilizando las herramientas aprendidas en los capítulos anteriores. Utilizar las tablas de otro programa en Project. Determinar la fecha de inicio. Determinar el nuevo calendario de trabajo. Determinar la duración de las tareas. Pág. 59

60 Universidad Nacional Mayor de San Marcos CONSTRUCCION DE UN PARQUE Inicio: 10 de Septiembre del 2007 Horario: De lunes a Sábado DETERMINAR CUANTOS DIAS DURA EL PROYECTO Y CUAL ES LA FECHA FINAL? Al ingresar a Microsoft Project, el programa nos muestra el área de trabajo con fechas y horarios predeterminados. La fecha de inicio en este caso es el 1ro. de enero y el horario de trabajo, es de lunes a viernes, con un jornal de 8 horas. Nosotros debemos personalizar el proyecto de acuerdo a lo solicitado, primero modificar la fecha de inicio en el cuadro de diálogo INFORMACION DEL PROYECTO y luego modificar el calendario laboral. Pág. 60

61 Ceupsi Microsoft Project 2007 INFORMACION DEL PROYECTO 1. Ingresamos al menú Proyecto y la opción Información del proyecto. 2. En fecha de comienzo usamos la flecha para desplegar el cuadro de calendario y seleccionamos 10 septiembre Ahora al digitar las tareas y observamos que todas inician el 10 septiembre del CREAR Y CAMBIAR CALENDARIO LABORAL Para cambiar el horario de trabajo podemos modificar el calendario estándar o crear un nuevo calendario. 1. Ingresamos al menú Herramientas, opción Cambiar calendario laboral. 2. En este cuadro de diálogo podemos modificar el calendario estándar o señalar excepciones. Pág. 61

62 Universidad Nacional Mayor de San Marcos Crear un Calendario 3. Para crear un nuevo calendario presionamos el botón Crear Calendario. 4. En esta ventana digitamos el nombre PARQUE. 5. Verificamos que estamos haciendo una copia del Estándar. 6. y presionamos el botón aceptar 7. En esta ventana seleccionamos Semanas laborales 8. y presionamos el botón Detalles Pág. 62

63 Ceupsi Microsoft Project En este cuadro seleccionamos de Lunes a Sábado y la opción Establecer día(s) en estos períodos laborables específicos: 10. y presionamos el botón Aceptar. 11. Veamos ahora que el calendario ha cambiado, ahora aparece sólo domingo como día no laborable (aparece de color gris). 12. Ahora si escribimos todas las tareas o las agregamos de una lista adicional. Pág. 63

64 Universidad Nacional Mayor de San Marcos CREAR LISTA DE TAREAS Y DURACION En el siguiente cuadro observamos la lista de tareas o partidas de la obra construcción de un parque. CONTRUCCION DE UN PARQUE INICIO: 10 de Setiembre del 2007 Horario: de Lunes a Sabado ID NOMBRE DE PARTIDAS UNIDAD METRADOS OBRAS PROVISIONALES CARTEL DE OBRA UND MOVILIZACION Y DESMOVILIZACION DE EQUIPOS Y MAQUINARIAS GLB OBRAS PRELIMINARES TRAZO Y REPLANTEO M LIMPIEZA DE TERRENO MANUAL M MOVIMIENTO DE TIERRAS EXCAVACION M RELLENO CON MATERIAL PROPIO M ELIMINACION CON TRANSPORTE (CARGUIO A MANO) REND 25M3/DIA M CONCRETO SIMPLE VEREDAS VEREDAS DE CONCRETO DE 4" M En este cuadro observamos la tarea, su unidad y el metrado de cada una de ENCOFRADO Y DESENCOFRADO M2 33 las partidas GRADAS CONCRETO F c=175 kg/cm2 P/Grada y/o piso M3 35 Con ayuda de esta tabla, digitamos las tareas, en el área de información de ENCOFRADO Y DESENCOFRADO M tareas SARDINELES CONCRETO F c=175 kg/cm2 para sardineles M ENCOFRADO Y DESENCOFRADO M CONCRETO ARMADO PILETA CONCRETO F c=210 kg/cm2 M ENCOFRADO Y DESENCOFRADO M ACERO ESTRUCTURAL Fy=4200 KG MUROS DE CONTENCION CONCRETO F c=210 kg/cm2 M ENCOFRADO Y DESENCOFRADO M ACERO ESTRUCTURAL Fy=4200 KG COLUMNAS CONCRETO F c=210 kg/cm2 M ENCOFRADO Y DESENCOFRADO M ACERO ESTRUCTURAL Fy=4200 KG 300 Pág. 64

65 Ceupsi Microsoft Project 2007 DURACION DE LAS TAREAS La duración de las tareas dependen del rendimiento de los trabajadores y/o el equipo que trabaja en ella. Los rendimientos se encuentran en la siguiente tabla de costos unitarios. CONTRUCCION DE UN PARQUE COSTOS UNITARIOS Partida CARTEL DE OBRA Rendimiento 1.00 UND/DIA Costo unitario directo por : Código Descripción Insumo Unidad Cuadrilla Cantidad Precio Parcial Materiales CARTEL DE OBRA GLB Partida MOVILIZACION Y DESMOVILIZACION DE EQUIPOS Y MAQUINARIAS Rendimiento 1.00 GLB/DIA Costo unitario directo por : Código Descripción Insumo Unidad Cuadrilla Cantidad Precio Parcial Materiales MOVILIZACION Y DESMOVILIZACION GLB Partida TRAZO, NIVELACION Y REPLANTEO Rendimiento M/DIA Costo unitario directo por : 0.99 Código Descripción Insumo Unidad Cuadrilla Cantidad Precio Parcial Mano de Obra TOPOGRAFO HH OFICIAL HH PEON HH Materiales YESO DE 28 Kg BOL ESTACA DE MADERA P WINCHA UND Equipos HERRAMIENTAS MANUALES %MO MIRAS Y JALONES HM TEODOLITO HM Partida LIMPIEZA DE TERRENO Rendimiento M2/DIA Costo unitario directo por : 1.40 Código Descripción Insumo Unidad Cuadrilla Cantidad Precio Parcial Mano de Obra OPERARIO HH PEON HH Materiales Equipos HERRAMIENTAS MANUALES %MO En la segunda línea de cada una de las partidas se encuentra el rendimiento, la duración resultará al dividir el metrado entre el rendimiento. Pág. 65

66 Universidad Nacional Mayor de San Marcos NOMBRE DE PARTIDAS UNIDAD METRADOS REND DURACION OBRAS PROVISIONALES CARTEL DE OBRA UND MOVILIZACION Y DESMOVILIZACION DE EQUIPOS Y MAQUINARIAS GLB OBRAS PRELIMINARES TRAZO Y REPLANTEO M LIMPIEZA DE TERRENO MANUAL M MOVIMIENTO DE TIERRAS EXCAVACION M RELLENO CON MATERIAL PROPIO M ELIMINACION CON TRANSPORTE (CARGUIO A MANO) REND 25M3/DIA M La duración de las tareas, como es natural se muestra con decimales, para este ejemplo redondearemos la duración a días enteros. NOMBRE DE PARTIDAS UNIDAD METRADOS REND DURACION DURACION OBRAS PROVISIONALES CARTEL DE OBRA UND MOVILIZACION Y DESMOVILIZACION DE EQUIPOS Y MAQUINARIAS GLB OBRAS PRELIMINARES 0.00 TRAZO Y REPLANTEO M LIMPIEZA DE TERRENO MANUAL M MOVIMIENTO DE TIERRAS 0.00 EXCAVACION M RELLENO CON MATERIAL PROPIO M ELIMINACION CON TRANSPORTE (CARGUIO A MANO) REND 25M3/DIA M Ahora copiamos la duración redondeada de la hoja de cálculo de Excel al diagrama Gantt de Project. Observemos que ahora quedan determinadas las tareas y la duración. Ahora debemos de vincularlas Pág. 66

67 Ceupsi Microsoft Project 2007 VINCULACION SIMPLE DE TAREAS Para vincular las tareas entre ellas solo debemos de dar doble clic sobre cada una de ellas y luego seleccionar la tarea que precede a ella. Seleccionamos movilización y desmovilización de equipos y maquinarias y damos doble clic. En el siguiente cuadro de diálogo en la celda de nombre de tarea, seleccionamos Cartel de obra. (tarea que debe terminarse antes de iniciar la desmovilización. Y luego presionamos el botón Aceptar. Observemos que las dos tareas quedan vinculadas. De la misma forma vinculamos las otras tareas, como limpieza de terreno manual, trazo y replanteo. Pág. 67

68 Universidad Nacional Mayor de San Marcos CREAR LAS FASES Para crear fases debemos de digitar o determinar cuales son las tareas que contienen los títulos y luego seleccionar las tareas que comprenden este proceso y utilizamos el icono aplicar sangría que se encuentra en la barra formato. Seleccionar las tareas Aplicamos sangrías En el nuevo cuadro de datos se determina la duración de la fase Obras provisionales y en el diagrama Gantt quedan superpuestas por una barra resumen de color negra. De esta misma forma crearemos las fases de todo el proyecto. También observamos que existen títulos y subtítulos, que debe ser ordenados, para ello: Seleccionamos todas las tareas y subtítulos de esta fase y aplicamos sangría. Luego seleccionamos las tareas de cada subtítulo y también aplicamos sangría. Fase Concreto simple y subfases (veredas, gradas y sardineles). Pág. 68

69 Ceupsi Microsoft Project 2007 Fase concreto armado y subfases (pileta, muros de contención). Ahora vinculemos las fases Pág. 69

70 Universidad Nacional Mayor de San Marcos VINCULACION COMIENZO COMIENZO Las vinculaciones predeterminadas son Fin Comienzo, pero cuando queremos indicar como en este caso, que las tareas columnas y muros de contención comiencen en la misma fecha, solo debemos de cambiar el tipo de vinculación que se encuentra en la ventana Información de tareas en la pestaña predecesoras por Comienzo a Comienzo (CC) Quedando la vinculación como se muestra ahora. Pág. 70

71 Ceupsi Microsoft Project 2007 Ahora vinculamos las dos fases muros de contención y columnas con la fase pileta. CREAR HITOS Ahora insertamos tareas con duración cero y las vinculamos para determinar las fechas de inicio o final de cada una de las fases. Insertar las tareas. Escribir sus nombres y su duración cero Pág. 71

72 Universidad Nacional Mayor de San Marcos Las vinculamos y quedan determinados los tiempos de las fases. Del mismo modo, determinamos para el resto de fases. Faltaría adicionar un título general para determinar la duración de todo el proyecto y mostrar solo los títulos y subtítulos.. Pág. 72

73 Ceupsi Microsoft Project 2007 Duración del proyecto 151 días y fecha final 3 de marzo del Pág. 73

74 Universidad Nacional Mayor de San Marcos CAPITULO 6: ADMINISTRAR LAS TAREAS Y RECURSOS DE UN PROYECTO. OBJETIVO: Trabajar la administración de los diferentes tipos de tareas de acuerdo al trabajo y los cambios que se realizan. Además asignar o crear los tipos de calendarios que usaremos en el proyecto, tareas y recursos. Tipos de tareas. Cómo corregir los recursos de las tareas? Calendario laboral. Pág. 74

75 Ceupsi Microsoft Project 2007 TIPOS DE TAREAS Como hemos podido ver hasta la fecha al modificar el contenido de duración, recursos y trabajo las tareas pueden comportarse de diferentes formas produciéndose errores involuntarios. Solucionamos estos inconvenientes al seleccionar la tarea o tareas, activamos el cuadro de diálogo información de la tarea y fijar la duración, el trabajo o las unidades (recursos). UNIDADES FIJAS Es la forma predetermina que el programa nos muestra esta opción, por eso cuando modificamos la duración en forma automática se modifica las horas de trabajo o cuando se modifica las horas de trabajo se modifica la duración. TRABAJO FIJO Al cambiar a esta opción, si modificamos la duración en forma automática se modifica en forma inversa los recursos y viceversa. DURACIÓN FIJA Con esta opción, si se modificar el trabajo se modifica directamente los recursos. CÓMO CORREGIR LOS RECURSOS DE LAS TAREAS? Cuando modificamos la duración de las tareas en forma desordenada y a veces en lugar de querer hacer el cambio de trabajo era de recursos o viceversa, o simplemente observamos que existen errores de ingreso de valores debemos de corregir el contenido utilizando una ventana de adición. Para activar un ventana adicional usamos el menú contextual sobre el diagrama Gantt y activamos la opción dividir, Pág. 75

76 Universidad Nacional Mayor de San Marcos En este caso previamente nos ubicamos en la tarea 7 y dividimos la pantalla. La pantalla queda dividida en dos, donde hacemos los cambios y verificamos los datos existentes. Tenemos 240 horas de trabajo 3 días x 8 horas/día x 10 peones= 240 horas Modificamos la duración de la tarea 7 a 6 días Pág. 76

77 Ceupsi Microsoft Project 2007 Observamos que la duración cambia pero las horas de trabajo se mantienen en 240 horas. 6 días x 8 horas/día x 5 peones/día = 240 horas Entonces lo que se ha modificado fue el número de peones de 5 a 10. Ahora cambiamos a 12 días Al cambiar hemos cambiado el costo a 4180 y las horas de trabajo a 480 horas. 2 días x 8 horas/día x 5 peones/día = 480 horas Pág. 77

78 Universidad Nacional Mayor de San Marcos CALENDARIOS Si observamos en el diagrama Gantt, veremos que existe predeterminado un calendario estándar para el proyecto y las tareas, este cuenta con días laborables de lunes a viernes y días no laborables sábado y domingo. Si agrandamos el diagrama Gantt, veremos que también existen horas laborables y horas no laborables, en este caso de 0 a 9 horas son no laborables, de 9:00 a 13:00 son laborables, de 13 a 15 no laborable, de 15 a 19 laborables y de 19 a 24 horas no laborables. TIPOS DE CALENDARIO En el proceso de la programación de los proyectos, podemos utilizar hasta cuatro tipos de calendarios: calendario base, calendario de proyectos, calendario de recursos y calendario de tareas: CALENDARIO BASE Se utiliza como el calendario del proyecto, donde se encuentran especificados los periodos laborales y no laborables. Los calendarios base que nos proporciona el programa son: Estándar 24 horas Turno de noche Estos calendarios, podemos encontrarlos en el menú herramientas en la opción cambiar calendario laboral o en el menú proyecto, en la opción información del proyecto. Pág. 78

79 Ceupsi Microsoft Project 2007 En esta ventana podemos seleccionar o crear un nuevo calendario base. Observemos que al seleccionar el tipo de calendario estándar tiene entre paréntesis Calendario del proyecto. CALENDARIO DEL PROYECTO Es el calendario base que utiliza el proyecto, es el que se esta ejecutando. El calendario predeterminado es el estándar, para cambiar este usamos el menú proyecto y la opción información del proyecto. En la opción calendario, podemos seleccionar el tipo de calendario a utilizar en el proyecto, en este caso seleccionaremos Turno noche. Pág. 79

80 Universidad Nacional Mayor de San Marcos Al modificar el calendario del proyecto, este cambio queda registrado no sólo en esta ventana de diálogo, si no también en el cuadro de diálogo de cambiar calendario laboral. Note ahora que en turno de noche aparece entre signos de paréntesis el texto Calendario del proyecto. CALENDARIO DE TAREAS En forma predeterminada cada tarea conserva el calendario del proyecto, pero en casos particulares podemos cambiar este calendario. Este cambio lo realizaremos, en el cuadro de diálogo Información de la tarea en la pestaña Avanzado. Pág. 80

81 Ceupsi Microsoft Project 2007 CALENDARIO DE RECURSOS Esta es otra particularidad para poder trabajar los horarios del personal, donde muchas veces existen tareas y recursos que tienen un horario diferente al general. Para seleccionar un calendario a un recurso, debemos de crear el calendario especial o utilizar uno predefinido y luego definirlo simplemente en la hoja de recursos. En la hoja de recursos cambiamos el calendario a turno noche al recurso 1 CREAR UN NUEVO CALENDARIO Para crear un calendario nuevo debemos de dar los siguientes pasos: 1. Ingresar al menú herramientas y activamos la opción cambiar calendario laboral. Pág. 81

82 Universidad Nacional Mayor de San Marcos 2. En el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral, damos un clic sobre el botón crear calendario. 3. En esta nueva ventana escribimos el nombre del nuevo calendario, en este caso digitamos Movilidad y nos aseguramos que este activada la opción Hacer una copia del 4. Al presionar el botón aceptar, regresamos al cuadro de diálogo anterior, quedando activo en para calendario Movilidad. 5. Ahora modificaremos el horario. Pág. 82

83 Ceupsi Microsoft Project 2007 CAMBIAR LAS HORAS LABORALES 6. Dentro de este cuadro de diálogo, seleccionamos la opción Semanas laborales. 7. Ahora activamos el botón detalles. 8. En esta nueva ventana, seleccionamos los días de lunes a sábado y marcamos como período laboral de 16 horas a 22 horas 9. Para ello seleccionamos establecer días en estos periodos laborales específicos, seleccionamos los días y digitamos las horas de la siguiente forma. Pág. 83

84 Universidad Nacional Mayor de San Marcos 10. Luego presionamos el botón aceptar. De esta forma hemos creado un nuevo calendario Movilidad, observemos que en el calendario, aparece como días laborables de lunes a sábado y con horario de 4 a 10 p.m. Pág. 84

85 Ceupsi Microsoft Project 2007 CAPITULO 7: CONTROL, SEGUIMIENTO Y COSTOS OBJETIVO: Determinar y comparar los costos de la programación de un proyecto al inicio, luego de modificar y durante el avance del proyecto. Guardar línea base. Avance y seguimiento de un proyecto. Costo Previsto, costo total, costo real. Costo fijo. Uso de vistas y tablas. Pág. 85

86 Universidad Nacional Mayor de San Marcos CONTROL, SEGUIMIENTO Y COSTOS Esta es una de las etapas principales del proyecto, una vez que se tiene la primera programación, debemos compararla con la programación modificada y con la programación real de avance del proyecto. Para comparar estas diferentes programaciones trabajaremos con las herramientas como línea base y seguimiento. GUARDAR LÍNEA BASE Cuando ya hemos terminado la programación de un proyecto, es necesario guardar esta programación para posteriormente compararla y determinar las diferencias de costos, recursos y tiempos. Microsoft Project me da la alternativa de guardar esta primera programación como una LÍNEA BASE. Observemos el área de información del diagrama Gantt en la tabla de costo. 1. Tenemos el costo total del proyecto en S/. 14, El costo previsto es S/ El costo real de avance S/ La variación = Costo total - previsto (costo). 5. El restante = Costo total - restante. Quiere decir que no tenemos ninguna línea base guardada, ni ningún avance de la obra. El costo previsto es el costo de nuestra primera programación, este aparecerá cuando guardamos una línea base. Pág. 86

87 Ceupsi Microsoft Project 2007 CÓMO GUARDAR UNA LÍNEA BASE? Para guardar la programación inicial de un proyecto, debemos de dar los siguientes pasos: 1. Menú Herramientas / Seguimiento. 2. Y seleccionamos la opción Establecer línea de base. 3. En esta ventana activamos establecer línea base, verifiquemos que esté activado Proyecto completo y presionamos el botón aceptar. 4. Ahora observemos que las columnas de costo total y previsto son iguales (debido a que es el inicio). 5. Al modificar las tareas el costo previsto se mantendrá. Pág. 87

88 Universidad Nacional Mayor de San Marcos ALGUNOS CAMBIOS A LA DURACION DE LAS TAREAS Observemos la duración (3, 5 y 6 días), el costo y las horas de trabajo de las tareas 1,4 y 7. Al modificar la duración en 4,8 y 5 días en forma respectiva en cada tarea, cambia el costo de ella y sus horas de trabajo. Ahora ingresamos al diagrama Gantt en tabla de costo y observamos que el costo previsto se mantiene, cambiando el costo total y la variación en el total del proyecto y en cada una de las tareas modificadas. Pág. 88

89 Ceupsi Microsoft Project 2007 AVANCE DE OBRA Una vez determinado una línea base y haber realizado algunos cambios, vamos a simular el avance de un proyecto. Para activar la barra de seguimiento, bastara con ingresar al menú ver opción barras de herramientas y seleccionar seguimiento. Con esta barra podemos activar el cuadro de estadística del proyecto, actualizar la programación, la reprogramación de trabajo, agregar líneas de progreso y porcentajes de avance. En el presente cuadro hemos determinado un avance de proyecto al 100% de las tareas 1, 2, 3, 4, 6, 7 y al 50% la tarea 5. Si activamos la tabla de seguimiento de en diagrama Gantt, obtenemos los datos con mayor precisión, en los cuales podemos inclusive dar un avance de obra a todo el proyecto. Pág. 89

90 Universidad Nacional Mayor de San Marcos CAMBIAMOS EL AVANCE DE LA FASE DE 88% AL 70 % Como observamos con solo digitar 70 en la columna % completado de la fase 1, en forma automática las tareas se reprograman, la tareas 1, 2, 3 y 6 al 100%, la tarea 6 al 80% y la tarea 7 al 83%. COSTO REAL Y RESTANTE Los costos reales del avance del proyecto los determinamos luego de guardar una línea base (costo previsto), hacer unos cambios en las tareas (costo total) y asignar un avance a la obra (seguimiento). Para observar los datos ingresamos a: La tabla costos de las tareas (Diagrama Gantt), que muestra los costos previsto, total y real de cada tarea. La tabla costos de los recursos (Hoja de recursos), nos muestra los costos: previsto, total y real de cada recurso. Pág. 90

91 Ceupsi Microsoft Project 2007 La tabla seguimiento del diagrama Gantt, nos muestra la programación prevista, la nueva programación y el avance del proyecto. COSTO FIJO Es el costo que no tiene que ver con el esfuerzo realizado por los recursos de trabajo ni por la duración de las tareas (es un costo individual fijo que no depende de los recursos ni del trabajo). Al activar la tabla costo del diagrama Gantt, tenemos la columna costo fijo, donde digitamos simplemente los montos, en este caso en la tarea 1 (S/ 2000), en la tarea 4 (S/. 4000) y en la tarea 7 (S/. 1,500). Estos montos se suman al costo de las tareas y al costo total del proyecto. Pág. 91

92 Universidad Nacional Mayor de San Marcos USO DE TABLAS Cada una de las áreas de trabajo o vistas, ya sea diagrama Gantt, uso de recursos, hoja de recursos, Gantt de seguimiento y otras, por defecto trabajan en la opción de ingreso de datos (tabla de entrada), nosotros podemos modificar esta tabla de costo, resumen, programación, etc. El cambio lo realizamos usando el menú ver y la opción tabla, en la cual seleccionamos el formato a utilizar. Estos cambios son individuales para cada vista (cuando cambiemos de vista tenemos que seleccionar la tabla). DIAGRAMA GANTT- TABLA ENTRADA En esta ventana ingresamos principalmente las tareas, la duración y los recursos de ella (Datos iniciales de las tareas). DIAGRAMA GANTT- TABLA COSTO Cambiamos a la tabla de costos, para determinar los costos de la programación inicial (prevista), el costo total, el costo fijo y costo real (Datos de las tareas). Pág. 92

93 Ceupsi Microsoft Project 2007 DIAGRAMA GANTT- TABLA SEGUIMIENTO En la tabla seguimiento determinamos el avance de la obra en porcentaje y duración por días (Datos de las tareas). HOJA DE COSTOS TABLA DE ENTRADA Esta es el área de trabajo para ingresar los datos iniciales de los recursos: nombre de los recursos, tipo, tasa estándar, etc. HOJA DE COSTOS TABLA DE COSTO Con esta presentación determinamos los costos previstos, reales y reales de los recursos. Pág. 93

94 Universidad Nacional Mayor de San Marcos HOJA DE COSTOS TABLA RESUMEN Este cuadro nos muestra los datos principales de los recursos: el máximo recurso, la tasa estándar, el costo total y las horas de trabajo de los recursos. DETERMINAR UNA RUTA CRITICA La ruta crítica nos muestra las tareas que influyen directamente en la duración total del proyecto. Estas tareas no son necesariamente las más importantes en un proyecto, son críticas en relación al tiempo y no a su función. Al ingresar al Menú formato y usar la opción asistente para diagramas Gantt Pág. 94

95 Ceupsi Microsoft Project 2007 El programa nos muestra la primera ventana para modificar el formato de las barras del diagrama Gantt. En la segunda ventana, debemos elegir la información que necesitamos, en este caso marcamos Ruta crítica En la tercera ventana, debemos seleccionar la información que queremos que aparezca al costado de la barra, elegimos recursos y flechas. En la cuarta ventana definimos si queremos o no las líneas de vinculación entre las tareas. En la quinta ventana el programa nos da la alternativa de poder revisar antes de finalizar (antes de dar formato). Y en la sexta ventana de diálogo del asistente es para salir de él. Pág. 95

96 Universidad Nacional Mayor de San Marcos Finalmente el programa nos muestra las tareas de ruta crítica del proyecto, en color rojo, Las tareas 5,6 y 7 son las criticas es decir que si modificamos su duración este cambia la duración total del proyecto. Pág. 96

97 Ceupsi Microsoft Project 2007 CAPITULO 8: ADMINISTRACION DE DATOS DE UN PROYECTO OBJETIVO: Determinar como mostrar las tareas de acuerdo a criterios como fechas, utilizando filtros, esquemas, etc. Ordenar. Filtros y autofiltros. Agrupar por. Esquemas. Pág. 97

98 Universidad Nacional Mayor de San Marcos ADMINISTRACION DE DATOS DE UN PROYECTO Para administrar los datos digitados y calculados por el programa podemos usar el menú proyecto y las opciones de: Ordenar, filtros, agrupar y esquemas. Cada una de estas opciones, se usa de acuerdo a lo que el programador de actividades necesite. ORDENAR Las tareas pueden ser ordenadas de acuerdo a fechas, a prioridades, por costo o en forma personalizada. Pág. 98

99 Ceupsi Microsoft Project 2007 Ordenar por duración de las tareas Usamos la opción ordenar por En este cuadro de diálogo digitamos duración en el Primer criterio, marcamos ascendente y presionamos el botón ordenar. El programa ordena las tareas de acuerdo a la duración en forma ascendente, respetando cada uno de los niveles o grupos. Por ejemplo las tareas que son del mismo nivel: Obras provisionales 02 Concreto Simple 15 Concreto Armado 39 De igual forma dentro de: Concreto simple Sardineles 12 Veredas 13 Gradas 15 Pág. 99

100 Universidad Nacional Mayor de San Marcos FILTROS El uso de filtros es el que más se utiliza para la administración de datos. Podemos elegir uno de los filtros predeterminados o autofiltro. Ejemplo Mostrar las tareas críticas Activamos menú proyecto, la opción Filtro y seleccionamos Tareas críticas. El programa nos mostrará en este caso las tareas críticas que faltan completar. Ejemplo 2 Mostrar las tareas completas Activamos menú proyecto, la opción Filtro y seleccionamos Tareas completas. Pág. 100

101 Ceupsi Microsoft Project 2007 El programa nos mostrará las tareas que ya se completaron (avance al 100%) Autofiltro El autofiltro lo encontramos en el menú proyecto opción filtro o en la barra de herramientas de formato. Al ser activado el autofiltro todos los campos nos muestran una flecha desplegable. Estas servirán para, seleccionar el tipo de dato que queremos que nos muestre el programa. Ejemplo 3 Mostrar las tareas que tienen una duración superior a una semana. Activamos autofiltro. Seleccionamos el campo duración. Pág. 101

102 Universidad Nacional Mayor de San Marcos y seleccionamos > 1 semana El programa nos muestra todas las tareas que duran más de una semana. AGRUPAR POR Esta es otra forma de administración de datos de las tareas. En esta oportunidad agruparemos por las tareas críticas. Activamos el menú proyecto y la opción Agrupar por Ahora seleccionamos Crítica. El programa nos muestra las tareas ordenadas en tareas críticas y no críticas. Pág. 102

103 Ceupsi Microsoft Project 2007 ESQUEMA También es una herramienta para ordenar o mostrar las tareas según los niveles (tareas resumen o fases), de acuerdo a las sangrías aplicadas. Ejemplo 1 Mostrar las tareas de segundo nivel Activamos el menú proyecto y la opción Esquema Seleccionamos Mostrar y Nivel de esquema 2. El programa nos mostrará las tareas resumen de segundo orden Pág. 103

104 Universidad Nacional Mayor de San Marcos CAPITULO 9: INFORMES SIMPLES, INFORMES VISUALES OBJETIVO: Aprender a preparar los informes que se deben imprimir de acuerdo a lo solicitado. Informes Simples. Informes visuales. Pág. 104

105 Ceupsi Microsoft Project 2007 INFORMES SIMPLES, INFORMES VISUALES Es una herramienta que nos servirá para imprimir formatos predeterminados o personalizados de acuerdo al avance del proyecto. Esta herramienta la encontramos en el menú informe que nos muestra los informes visuales o los informes simples. INFORMES VISUALES Con la ayuda de Microsoft Excel y/o Microsoft Visio, el programa puede darnos informes gráficos. Pág. 105

106 Universidad Nacional Mayor de San Marcos INFORMES SIMPLES Al activar la opción Informes, El programa nos muestra plantillas predeterminadas, al seleccionar una de ellas. Nos muestra otra subplantilla con mayores detalles, seleccionamos TAREAS SIN COMENZAR. Ahora aparece la presentación preliminar antes de ser impresa. Pág. 106

107 Ceupsi Microsoft Project 2007 Esta presentación puede ser modificada y personalizada si presionamos el botón configuración de la página. Donde podemos personalizar la presentación, configurando la página, cambiando los márgenes, creando encabezados y pie de página. Pág. 107