LOS ENCUENTROS DE VOLUNTARIOS

Transcripción

1 LOS ENCUENTROS DE VOLUNTARIOS Q-26s Organizar un encuentro es una de las grandes responsabilidades de los dirigentes. Por esto no pueden exponerse a que suponga una pérdida de tiempo, a que resulte caótico o a que los asistentes salgan desengañados. Hay encuentros de fiesta, de celebración... encuentros serios, de toques de atención, de planificación... Buscad, sobre todo, formas sencillas de hacerlos más dinámicos, más efectivos, más enriquecedores, más entrañables. Pensad que un encuentro es un buen momento para conocerse, para trabajar, para celebrar, para profundizar, para... para un montón de cosas! CON QUÉ HAY QUE CONTAR PARA ORGANIZAR UN ENCUENTRO? - Con un grupo de personas: El animador (el organizador) ha de pararse un momento a considerar estos aspectos básicos del encuentro: - Qué pretendemos conseguir con este encuentro? - A quién convocaremos? - Qué haremos para conseguir que vengan? - Cuántos seremos? - Qué esperan de la reunión? No hemos de olvidar ni el número de asistentes, ni sus expectativas a la hora de preparar el encuentro. - Con un espacio de tiempo: Una hora, dos... quizá toda una tarde o un día completo. Lo mismo da si disponemos de mucho o de poco tiempo. Conviene aprovecharlo! El animador tendrá presente cómo dinamizar la reunión para conseguir que el tiempo que se le dedique sea rentable. - Con un lugar: Una sala espaciosa, un local maltrecho, el centro de uso habitual o uno nuevo, un espacio al aire libre,... El animador procurará que, sea como sea, resulte acogedor. - Con un objetivo: Un encuentro puede ser un buen momento para: 1

2 - Difundir. - Motivar. - Dinamizar. - Valorar. - Concretar. - Celebrar. El animador tendrá muy presente cual es la finalidad de la reunión, es decir, para qué la ha convocado. QUÉ HAY QUE CONSEGUIR A LO LARGO DEL ENCUENTRO? - Hacer equipo: Puede ser un objetivo interesante, especialmente cuando faltan personas para la realización de las actividades o de los programas. En un encuentro, si se consigue el clima adecuado, es fácil descubrir en cada uno la creatividad, la capacidad de entrega, el interés, la eficacia y tantas cualidades que son necesarias. - Conocerse: Principalmente si se reúne gente nueva dentro de la entidad. Hay personas a las cuales les resulta difícil establecer relación y un encuentro puede ser una excelente ocasión para facilitarla. - Motivar, animar, re-animar: Que la gente no se "queme", que continúe con la ilusión del primer día, que sepa por qué está aquí y hacia dónde va, que ponga más ganas en lo que hace,... son objetivos permanentes que no se han de desatender nunca. También el encuentro es uno de los lugares ideales para alcanzar este objetivo. - Recordar las "raíces" (el espíritu): Hay ocasiones en que conviene que las entidades recuerden colectivamente cuales son los principios que las hicieron nacer y que las han de mover. Los encuentros pueden ser peldaños que unen el pasado con el futuro, poniendo de manifiesto que se va haciendo camino en la dirección escogida. - Informar: A menudo no son suficientes las circulares y los murales, porque éstos no tienen bastante vida para comunicar lo que se quiere transmitir. Entonces es cuando se hace necesario el encuentro, en el cual se posibilitará informar de forma directa y personalizada. - Dinamizar: Todo colectivo que camina hacia un objetivo necesita la dinamización periódica, a fin de asegurar un buen ritmo y el mismo paso. Cuando hay un proyecto nuevo, cuando se comienza un curso, cuando hay una fecha concreta en la cual se ha de conseguir una meta, se hace necesario dinamizar el grupo. Esto se podría hacer -y se ha de hacer- individualmente, pero está claro que el encuentro ayudará notoriamente, si lo organizamos con este ánimo y con la preparación y medios adecuados. 2

3 - Evaluar: Quizá éste es un verbo que conjugamos poco. Y está claro que sin evaluación no hay resultados, pese a que a menudo los proclamamos a ojo. Toda buena organización requiere evaluar de cuando en cuando, al menos cada curso o cada año, la tarea que se está realizando. Un encuentro de evaluación es imprescindible para continuar hacia adelante. - Concretar: Se ha de teorizar, pero hace falta no olvidar la realidad que vivimos: teoría y práctica han de marchar hermanadas para alcanzar unos buenos resultados. Por esto es necesario concretar, lo cual hace falta proponerse en cada encuentro, tanto si es una reunión normal y rutinaria como si se trata del acto principal del curso. La de concretar debería ser la manía de todo dirigente de una asociación o grupo. - Celebrar: El encuentro es la mejor forma de organizar una celebración, una fiesta. A lo largo del año hay motivos más que suficientes para celebrarlos. No los menudeemos demasiado, pero no los escatimemos, porque, bien organizados, son una fuente de excelentes resultados. CÓMO SE PUEDEN CLASIFICAR LOS ENCUENTROS? Según el objetivo: - De relación - De información - De formación - De programación - De evaluación - De trabajo - De reflexión - De fiesta - Institucional Según a quien se dirijan: - Internos: si se dirigen a los miembros del grupo - Externos: si son para: - familiares - amigos - posibles nuevos miembros. - Públicos: si se abren: - al barrio - a todo el mundo CUÁNDO HAY QUE ORGANIZAR UN ENCUENTRO? Siempre que haya un motivo. A lo largo del año, no deben ser ni pocos ni demasiados. Con 1 o 2 por trimestre bastará. 3

4 A lo largo de la "historia" de una asociación, es bueno ir creando unos espacios que permitan recordar hechos y cimientos, y que todo el mundo los espere con ilusión. Nos referimos a los encuentros tradicionales que tienen su propia característica como, por ejemplo: 1- San comenzar (= inicio de curso) Fecha: segunda quincena de setiembre o comienzos de octubre. Tipo de encuentro: de trabajo, para conocernos. Es el comienzo del curso, la fiesta de apertura. Objetivos: informar, programar y re-motivar. 2- Aniversario de la asociacion Fecha: Tipo de encuentro: institucional (con mensaje, o edición de una publicación para recordar la historia, los principios y los cimientos). Objetivos: celebrarlo, recordar y consolidar principios básicos. 3- Navidad Fecha: mediados de diciembre. Tipo de encuentro: familiar y festiva. Objetivos: celebrar la fiesta y compartir los dulces típicos. 4- Asamblea Fecha: Tipo de encuentro: institucional. Objetivos: aprobar la memoria y el balance, proponer el programa y el presupuesto del año, recoger la opinión y las sugerencias de los miembros de la asociación. 5- Pascua Fecha: después de Semana Santa. Tipo de encuentro: festivo. Objetivos: celebrar la Pascua y "acometer" el último trimestre del curso. 6-San seacabó (= fin de curso) Fecha: mediados de junio. Tipo de encuentro: de trabajo. Objetivos: evaluar la tarea hecha, agradecer la colaboración y celebrar el final de curso. CÓMO CONVOCAR EL ENCUENTRO? Después de haber dedicado mucho tiempo a reflexionar sobre qué haremos, cómo lo haremos, qué queremos conseguir y a quién invitaremos, el grupo de dirigentes puede sentirse decepcionado por la poca respuesta recibida a la convocatoria. A menudo el éxito de la reunión puede comenzar cuando se abre la puerta y encontramos un montón de gente que espera para entrar. La convocatoria tiene, pues, una gran importancia. Qué no hemos de olvidar? - Indicar claramente: 4

5 - Fecha. - Hora de comienzo y de finalización. - Lugar (dirección y teléfono) (si es complicado llegar, sugerir también como hacerlo: metro, autobús o incluir un pequeño plano): - Motivo del encuentro: para qué nos reunimos? - Contenido: qué haremos? - Enviarla con suficiente antelación. - Animar a asistir, haciendo ver a cada uno la importancia de su presencia. - Confirmar la asistencia, anotando quien vendrá y quien no. Insistir cuando alguien diga que no o no diga nada. * (Extracto del libro: MARTÍ, L y MONFERRER, I (1998): Cómo fundar una asociación, Ed. CCS, Madrid. Para más información sobre ideas para organizar encuentros, consultad el libro de los mismos autores y de la misma editorial titulado Guiones para encuentros de animación) * * * 5