Reuniones. El arte de entretenernos en el trabajo (o aburrirnos divagando)

Transcripción

1 Reuniones El arte de entretenernos en el trabajo (o aburrirnos divagando)

2 ANTES DE REUNIRNOS Quién asiste? Y quién falta o faltará? Dónde quedamos? Apropiado Cuándo quedamos? Condiciones temporales Citaciones judiciales Preparación del tema y actividades (docu, cuestionarios, referencias, info ) Comodidaz y comodided Llegar antes de la hora (puntualidad?)

3 AL EMPEZAR Esperar a que llegue el Alma Definir el objeto de la reunión Precedentes? Presentar y explicar el papel del animador Explicar tarea y pasos a seguir Asegurarse de que se han entendido dudas Proponer/sugerir Dudas Comenzar a la hora y marcar final

4 Durante Promover la animación y la participación Favorecer un clima democrático Conducir la discusión y centrarla poniendo de manifiesto las aportaciones de los participantes Escuchar no juzgar Buscar las cuatro C : Consenso Colaboración Comunicación Corresponsabilidad Utilizar técnicas y recursos Buscar y promover momentos de descanso

5 AL FINAL Ser puntuales para terminar Hacer una evaluación. Puesta en común Resumir lo tratado. (secretario/a) y enunciar las conclusiones obtenidas Asegurarse que se comprenden y se aceptan Repartir tareas y materiales Fijar citas para la siguiente reunión.

6 DESCANSOS? Si no se programan descansos, de todos modos la gente se levanta y se va para atender sus necesidades físicas y emocionales. Muchos participantes son gente muy ocupada que necesita tiempo para atender otros aspectos de sus vidas. Si no se programan descansos, van a distraer a los demás haciendo llamadas telefónicas, consultando con colegas, etc. durante las reuniones

7 PAUTAS Para sesiones que duran varias horas, hay que incluir un descanso por lo menos cada 90 minutos. Los descansos deben durar entre minutos, dependiendo del tamaño del grupo y el contexto de la reunión. Las bio pausas de 5-10 minutos son útiles para permitir que los participantes vayan al baño, tomen agua y estiren las piernas, pero hay que aclarar que no es un descanso largo y que la sesión continuará enseguida. De ser posible, servir los refrigerios afuera de la sala de juntas para que los participantes tengan un cambio de ambiente.

8 SE ESCAPAN? La reunión sea demasiado larga, debido a las otras responsabilidades de los invitados. Las personas que se van no se sientan responsables o interesadas en los temas que se van a tratar después del descanso; Asistieron principalmente para dar la cara y/o firmar el registro de asistencia, no para contribuir a alcanzar los resultados esperados de la reunión.

9 TIPOS DE REUNIONES INFORMATIVAS FORMATIVAS CREATIVAS TOMA DE DECISIONES

10 Dinamimizador/a INFORMATIVAS Participantes Son aquellas en la que una o mas personas han de transmitir unos determinados contenidos al grupo. La persona que convoca la reunión ha de transmitir la información a las personas convocadas. Debe utilizar los medios más adecuados para lógralo Debe recoger la información de su entorno Grado de libertad nula

11 FORMATIVAS Son aquellas que tiene por objetivo desarrollar lagunas habilidades o conocimientos en los participantes Debe situar al grupo en una posición en que acda componente pueda aportar sus informaciones y conocimientos El animador fija el método y dinamiza la reunión para lograr que salgan las informaciones y las puedan relacionar

12 CREATIVAS Reuniones con gran dosis de creatividad. La finalidad es generar ideas. Se necesita un/a bueno/a dinamizador/a, que sepa aplicar dinámicas y técnicas así como sacar al grupo de posibles bloqueos.

13 TOMA DE DECISIONES Están centradas en una problemática determinada que el grupo intenta resolver Se necesita un/a bueno/a dinamizador/a, que sepa aplicar dinámicas y técnicas así como de moderar y mediar grupos. Debe recoger las propuestas del grupo y ayudar allegar a una decisión.

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