LAS REUNIONES. De todas maneras hay aspectos comunes a ambos tipos de actividades.

Transcripción

1 Q-21s LAS REUNIONES Sugerimos este tema para los cuadernos que publicamos periódicamente dada la importancia que concedemos a este instrumento para la dinamización de grupos o proyectos y para el buen funcionamiento de las asociaciones, en general. Diferenciaremos REUNIÓN de ENCUENTRO, considerando que la primera es un acto repetido periódicamente en el que participa un grupo de personas de la asociación y que tiene por finalidad programar, hacer el seguimiento de un proyecto, etc. mientras que el ENCUENTRO es un hecho extraordinario, normalmente anual, en el que participan todos los miembros de la entidad y que tiene como objetivo evaluar, aportar ideas, compartir experiencias, celebrar un acontecimiento, etc. De todas maneras hay aspectos comunes a ambos tipos de actividades. El texto que transcribimos a continuación es una adaptación, para el ámbito del voluntariado, del escrito que Dª Nélida Zaitegui, Inspectora de Educación de Bizkaia, propone para el ámbito educativo. Una reunión la constituye un grupo de personas unidas en un espacio y tiempo, con un contenido o documentación concreta para su análisis, debate y/o toma de decisiones, con el fin de coordinar actuaciones posteriores en la entidad. La reunión es una técnica que se utiliza con el objetivo de producir resultados, algunos de los cuales son: - las personas interesadas son informadas, - se recoge información de los participantes, - se conocen y comprenden opiniones, -se toman decisiones, - se encuentran soluciones nuevas, - se solucionan problemas, - otras. La reunión es considerada como un procedimiento esencial de trabajo utilizado por los diferentes equipos docentes de los centros educativos y por los equipos dirigentes de las asociaciones de voluntariado para posibilitar el intercambio de ideas, pensamientos, actitudes o sentimientos entre sus componentes. Es un instrumento tan poderoso como necesario para poder utilizar la comunicación con finalidades de gestión saneada y de creatividad colectiva. Sin embargo, a menudo, algunos directivos dudan de su utilidad y eficacia. Las razones que más frecuentemente se aducen son las siguientes: - sensación de realizar demasiadas reuniones y perder el tiempo, - falta de preparación de las reuniones: la función del convocante se limita a dar la palabra, 1

2 - no se toman acuerdos ni se planifica la ejecución de estos, - los acuerdos no se llevan a cabo, con lo que se deteriora el valor de las reuniones. A continuación se definen las fases y elementos que las constituyen. A) FASES DE LA REUNIÓN 1. Análisis de su necesidad 2. Preparación 3. Convocatoria 4. Inicio 5. Desarrollo 6. Final 7. Seguimiento de los acuerdos 1. ANÁLISIS DE SU NECESIDAD Hay directivos inseguros que pretenden que el grupo decida todos los asuntos: son incapaces de tomar decisiones que a ellos les competen y saturan al grupo de reuniones. Lo primero que debe hacer un directivo ante la toma de una decisión es analizar quién o quiénes son los responsables de cada actuación y, a la vez, si existe la necesidad de reunirse con quién o quiénes. La dirección o la persona coordinadora del grupo, antes de convocar una reunión debe interrogarse sobre su necesidad referida a: a) Cuestiones técnicas: - Si existe necesidad de comunicar o de informar sobre algún aspecto de la organización o funcionamiento de la entidad, y la reunión es el mejor cauce para ello. - Si es conveniente y necesaria una reunión para recoger la opinión, sugerencias o propuestas de un grupo de personas. - Si es preciso tomar una decisión y ésta es responsabilidad del equipo a convocar. b) Interrelación o comunicación: - Cómo fomentar la participación e implicación de todos los voluntarios en el funcionamiento de la asociación. - Cómo fomentar y propiciar un buen clima y ambiente de trabajo. - Cómo potenciar las relaciones entre los diferentes miembros de la entidad que, a veces, implicados en proyectos distintos, no se conocen suficientemente. Otra manera de analizar la conveniencia de las reuniones es responder a estas cuestiones: Cuestiones. Analizar los siguientes aspectos: - El tiempo es... inexistente, disponible, suficiente, insuficiente,... - La competencia sobre el tema o temas a tratar es... depende de mí, de otro, de nosotros, los demás pueden ayudarme... - La búsqueda de información es... inútil, necesaria, sólo conveniente, debe ser conocida por varias personas, puede haber consecuencias para los demás... - La implicación personal de un tercero es... inútil, deseable, esencial,... - La adhesión a los objetivos está: realizada, por alcanzar, imprescindible,... 2

3 - La coordinación de los esfuerzos es... inútil, útil para dos, útil para todos,... - Hay una acción formativa? no, sí,... - Necesidad de la reunión: no hacerlo solo; sí, con un colaborador; sí, con varios, PREPARACIÓN DE LA REUNIÓN Una vez determinada su necesidad, la preparación es una las fases más importantes. La preparación adecuada de una reunión facilita su desarrollo, aumenta la eficacia y eleva el nivel de satisfacción en el grupo. Es preciso dedicar todo el tiempo y energías que sean necesarias a la preparación puesto que de ella depende en gran medida su éxito. Hay que reflexionar y tomar decisiones sobre cuestiones como: - Cuál es el objetivo/s? - Qué tipo de reunión será: informativa, formativa, debate, toma de decisiones...? - Qué metodología se utilizará para hacerla eficaz: normas, tiempos, fases de la reunión...? - Qué estrategias utilizará el animador ante situaciones determinadas? - Cómo y en qué momento utilizará la motivación, la reformulación, la síntesis...? - Cómo la finalizará y cómo planificará las tareas a realizar como consecuencia de ella? - Cómo se logrará el equilibrio entre los dos niveles de la reunión: el clima afectivo y la necesaria producción de la misma? - A quiénes se ha de convocar? - Qué información previa es conveniente que tengan los participantes? - Es preciso proporcionarla o sólo recordar que la lean o aporten a la reunión? - Sobre qué aspectos interesa que se haya reflexionado antes de asistir a la reunión? - Pueden plantearse una serie de cuestiones para que las aportaciones sean de mayor calidad? (conviene, en la medida de lo posible, que no se improvise y haberse informado o reflexionado previamente) - Cómo se prevé el desarrollo de la reunión? - Qué tipo de obstáculos suelen surgir? - De cuánto tiempo se dispone para ella? - Quién se encargará de preparar los materiales necesarios: informes, datos, cuestionarios, etc., para los participantes, de realizar la convocatoria, de preparar la sala de reuniones y el material necesario (papel, proyectores...) o de las condiciones para su correcto desarrollo (no interrupciones externas, silencio exterior, temperatura de la sala,...)? 3. CONVOCATORIA Prevista con antelación y realizada con tiempo suficiente: al margen de los plazos establecidos legalmente, hay que tener en cuenta las tareas previas a las mismas: lectura de informes, preparación de intervenciones..., que hagan necesario un espacio mayor de tiempo entre la convocatoria y la fecha de realización. Siempre es conveniente, cuando el plazo es largo, realizar un recordatorio unos días antes. 3

4 Es muy importante cuidar su presentación, tanto en el contenido como en la forma; debe servir para informar y también para motivar. En la convocatoria se incluyen: fecha, hora y lugar de la reunión; la duración, que luego habrá que respetar; los documentos, datos, problemas, propuestas, etc., que hayan de ser estudiados por los participantes. 4. INICIO Para dar buen comienzo a una reunión es preciso tener en cuenta los siguientes puntos: - comenzar con puntualidad, - acoger a los participantes, - explicar la finalidad de la reunión, haciendo patente la importancia de la misma, - recordar el orden del día, - definir con claridad y precisión la metodología a seguir, - comprobar que los objetivos y las reglas de juego han sido bien comprendidos, pudiendo, si es necesario, reformularlos. 5. DESARROLLO El animador de la reunión ha de poner en práctica la metodología y estrategias determinadas previamente teniendo en cuenta los dos niveles de la reunión: - la tarea o consecución de objetivos, - el clima de comunicación. a) La tarea Para ello ha de reformar las opiniones individuales, centrar continuamente los debates y propuestas, hacer la síntesis de cada fase o tema a tratar, mantener el orden, controlar el tiempo y los turnos de palabra, destacar los puntos de acuerdo y desacuerdo y propiciar la participación de todas las personas participantes. Ha de mantener un ritmo adecuado. Un ritmo lento cansa; el rápido, por el contrario, genera excitación. b) El clima Se logra creando desde el principio un ambiente agradable, cercano y, al mismo tiempo serio, de trabajo; animando la participación y creando un clima de confianza, cooperación y cordialidad. 6. FINAL La reunión termina cuando: - se han fijado con claridad los acuerdos y decisiones, - se han determinado las tareas y actividades para poner en práctica los acuerdos alcanzados, - se han designado las personas responsables de cada tarea y actividad, tanto para su ejecución como para su seguimiento, 4

5 - se han asignado los recursos y los tiempos necesarios para ello, y - se ha definido un plan de valoración procesual y final. 7. SEGUIMIENTO DE LOS ACUERDOS La eficacia de las reuniones no estriba sólo en llegar a tomar decisiones, ni en planificar las actividades a realizar como consecuencia de éstas, sino logrando que realmente se lleven a cabo; de no ser así las reuniones se devalúan y pierden sentido. * * * 5