Presupuesto en la administración

Transcripción

1 en la administración 17/03/2012 s: Qué son y cómo benefician a la organización Puntos de interés especial: El presupuesto a lo largo del tiempo. Ventajas de los presupuestos. Las tres ventajas principales. Formalización de la planeación. Expectativas: Marco de trabajo para juzgar el desempeño. Comunicación y coordinación Contenido: Objetivos Introducción Desarrollo Conceptos Términos Importancia Conclusión Podemos decir que un presupuesto es una forma de plan de negocios condensado para el año entrante. Dentro de la empresa, los administradores necesitan presupuestos para guiarlos en la asignación de recursos, mantener el control y permitirles medir y recompensar el progreso. Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos El presupuesto a lo largo del tiempo La planeación de un presupuesto puede variar desde un día hasta varios años, dependiendo de los objetivos del presupuesto y de la incertidumbre implicada. El presupuesto más directo es el plan estratégico, que establece las metas y objetivos globales de la organización. La planeación a largo plazo produce estados financieros proyectados para períodos de 5 a 10 años. Las decisiones tomadas durante ésta incluyen la adición o suspensión de líneas de productos, el diseño y la ubicación de plantas nuevas, la adquisición de edificios y equipo y otros compromisos a largo plazo. Los planes a largo plazo se coordinan con los presupuestos de capital, que detallan los egresos que se tienen planeados para inversiones a largo plazo. Un presupuesto maestro es un análisis más extenso del primer año de un plan a largo plazo. Éste resume las actividades financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización. El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y programas se formulan por término de un año. El que realiza el presupuesto se debe atener a él. planeadas de todas las subunidades de una organización: ventas, producción, distribución y finanzas. El presupuesto maestro es un plan de negocios periódico que incluye un conjunto coordinado de programas de operación y estados financieros detallados. Este incluye proyecciones de ventas, gastos, ingresos y desembolsos de efectivo y balances generales. El presupuesto puede considerarse una parte del clásico ciclo administrativo que consiste en planear, actuar y controlar (o, más específicamente, como una parte, de un sistema total de administración. La administración puede preparar presupuestos mensuales para el año, o presupuestos mensuales para el primer trimestre, y presupuestos trimestrales para los tres restantes. El presupuesto maestro es el más detallado que se coordina a lo largo de toda la organización, pero los administradores individuales también pueden preparar presupuestos diarios o semanales detallando las labores para ayudarse a realizar sus funciones particulares y cumplir con las metas financieras y de la operación. Los presupuestos continuos o presupuestos rodantes son una forma muy común del presupuesto maestro en donde se agrega un mes en el futuro cuando el mes que acaba de terminar se elimina. Estos obligan a los administradores a mantener un horizonte de planeación estable. Los administradores también pueden actualizar los 11 meses restantes. Así, pueden comparar los resultados mensuales reales con el plan original y con el plan revisado más reciente.

2 en la administración Página 2 Ventajas de los presupuestos Todos los administradores llevan a cabo alguna forma de presupuestación. A veces los planes y presupuestos no se hacen por escrito, generalmente en empresas pequeñas, pero cuando la organización crece, el sistema formal de presupuestación se vuelve una necesidad. La planeación y el presupuesto son en particular importantes en los ambientes inciertos. Un presupuesto permite tener una reacción sistemática en lugar de caótica ante el cambio. s, un pilar en el cumplimiento de objetivos en la empresas Cantidad de dinero que se calcula necesaria o que se destina para hacer frente a unos gastos determinados Tres de las ventajas principales del presupuesto son que: Al formalizar las responsabilidades de los administradores en la planeación, se ven obligados a pensar en el futuro. Proporciona expectativas definitivas que son el mejor marco de trabajo para juzgar el desempeño subsiguiente. Ayuda a los administradores a coordinar sus esfuerzos, de tal manera que los objetivos de la organización en conjunto sean congruentes con los objetivos de sus partes. Formalización de la planeación El proceso de presupuestación hace que la planeación sea una responsabilidad explícita de la administración. Con frecuencia, la planeación toma un lugar secundario o hasta se llega a eliminar por completo por las presiones cotidianas del trabajo. Para preparar un presupuesto, un administrador debe fijar metas y objetivos, y establecer políticas que ayudan a alcanzarlos. Los objetivos son los puntos de destino, y los presupuestos son los mapas que nos guían a tales destinos. Sin metas ni objetivos, las operacio- nes de una compañía carecen de dirección; los problemas no se prevén; y los resultados son difíciles de interpretar después.

3 Página 3 Expectativas: Marco de trabajo para juzgar el desempeño Por lo general, las metas presupuestadas y el desempeño son una mejor base para juzgar los resultados reales que el desempeño pasado. La desventaja de utilizar los resultados históricos para juzgar el desempeño actual es que las ineficiencias pueden estar ocultas en el desempeño pasado. Los cambios en la economía, la tecnología, las maniobras competitivas, el personal, entre otros, también limitan la utilidad de las comparaciones con el pasado. Comunicación y coordinación Otro beneficio del presupuesto es que el personal se mantiene informado de lo que se espera de ellos. Un buen proceso de presupuestación establece una comunicación tanto de arriba hacia abajo como de abajo hacia arriba. La alta administración establece las metas y objetivos para los administradores de medio y operativo. Luego, los empleados y administradores de nivel bajo informan a los administradores de alto nivel cómo planean alcanzar tales objetivos. Los presupuestos también ayudan a los administradores a coordinar sus objetivos. El proceso de presupuestación obliga a los administradores a visualizar la relación que existe entre las actividades de su departamento y aquellas de otros departamentos, y las de la compañía en conjunto. Cálculo de los gastos e ingresos que se producirán en un periodo de tiempo determinado. Funciones de los presupuestos Las siguientes 3 funciones son las mas importantes cuando hablamos en términos generales: 1. La principal función de los presupuestos se relaciona con el control financiero de la organización. rio es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias. 3. Los presupuestos podrán desempeñar tanto 2. El control presupuestaroles preventivos como correctivos dentro de la organización.

4 en la administración Página 4 Clasificación de los presupuestos Según la flexibilidad Rígidos, estáticos, fijos o asignados: Algunas veces denominado presupuesto estático, consiste en un solo plan y no hace reservas para los cambios que puedan ocurrir durante el período para el cual se ha confeccionado. Se basa fundamentalmente en que las estimaciones de los pronósticos son correctas. Flexibles o variables. Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptación en el campo presupuestario moderno. Son dinámicos adaptativos, pero complicados y costosos. Son los presupuestos que se elaboran para diferentes niveles de actividad y pueden adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Estos muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicación en el campo presupuestario de los costos, gastos indirectos de fabricación, administrativos y ventas. El presupuesto flexible se elabora para distintos niveles de operación, brindando información proyectada para distintos volúmenes de las variables críticas, especialmente las que constituyen una restricción o factor condicionante. Su característica es que evita la rigidez del presupuesto maestro estático que supone un nivel fijo de trabajo, transformándolo en un instrumento dinámico con varios niveles de operación para conocer el impacto sobre los resultados pronosticados de cada rango de actividad, como consecuencia de las distintas reacciones de los costos frente a aquellos. Esto significa que se confecciona para un cierto intervalo de volumen comprendido entre un mínimo y otro más elevado, dado por el nivel máximo de actividad de la empresa Cálculo del costo de un trabajo o de su producto Clasificación de los presupuestos Según el periodo que cubran La determinación del lapso que abarcarán los presupuestos dependerá del tipo de operaciones que realice la empresa, y de la mayor o menor exactitud y detalle que se desee, ya que a más tiempo corresponderá una menor precisión y análisis. Así pues, puede haber presupuestos: A corto plazo: Son los que se realizan para cubrir la planificación de la organización en el ciclo de operaciones de un año. Este sistema se adapta a los países con economías inflacionarias. A largo plazo: en lo posible Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas. Proceso para la aprobación de un presupuesto. Es el presupuesto común utilizado por cualquier empresa o el coaching; su desarrollo ocurre normalmente en las siguientes etapas puras: Previsión. Planeación. Formulación. 1. s parciales: Se elaboran en forma analítica, mostrando las operaciones estimadas por cada departamento de la empresa; con base en ellos, se desarrollan los: 2. s previos: Son los que constituyen la fase anterior a la elaboración definitiva, sujetos a estudios y a: Aprobación: La formulación previa está sujeta a estudio, lo cual generalmente da lugar a ajustes de quienes afinan los presupuestos anteriores, para dar lugar al: definitivo. Es aquél que finalmente se va a ejercer, coordinar, y controlar en el período al cual se refiera.

5 en la administración Página 5 Principios de la presupuestación: Calendario presupuestal A) Principios de Previsión Son tres: 1) Predictibilidad, 2) Determinación cuantitativa y, 3) Objetivo. B) Principios de Planeación Se destacan: 1) Previsión. 2) Costeabilidad, 3) Flexibilidad, 4) Unidad, 5) Confianza, 6) Participación, 7) Oportunidad y, 8) Contabilidad por áreas de responsabilidad. C) PRINCIPIOS DE ORGANIZA- CIÓN Son: 1) Orden y 2) Comunicación. D) PRINCIPIOS DE DIRECCIÓN Se destacan: 1) Autoridad y 2) Coordinación. E) PRINCIPIOS DE CONTROL Son: 1) Reconocimiento, 2) Excepción, 3) Normas y, 3) Conciencia de Costos. Es la agenda en la cual se definen a través del tiempo la ejecución y el control (evaluación) del presupuesto. Depende del tipo de organización y puede ser diario, semanal, quincenal, mensual, trimestral, semestral o anual. Organización del presupuesto Toda organización al formular sus planes, deberá delimitar específicamente las atribuciones y responsabilidades, para que cada persona sepa cómo debe actuar sin temor a extralimitarse ni lesionar los derechos de las demás personas. Un plan orgánico y objetivo muestra a la gerencia quienes deben rendir cuentas de cada fase sobre la marcha Cálculo del costo de un trabajo o de su producto Definición de términos: OBJETIVOS: Metas hacia donde se deben enfocar los esfuerzos y recursos de la empresa. Tres son básicas: supervivencia, crecimiento y rentabilidad. POLÍTICAS: Serie de principios y líneas de acción que guían el comportamiento hacia el futuro. PLANES: Conjunto de decisiones para el logro de los objetivos propuestos. ESTRATEGIA: Arte de dirigir ope- raciones. Forma de actuar ante determinada situación. PROGRAMA: Cada una de las partes específicas de un plan al cual se le asignan los recursos necesarios para alcanzar las metas propuestas. ORGANIZAR: Asignar los recursos humanos, económicos y financieros, estructurándolos en forma que permitan alcanzar las metas de las empresas. EJECUTAR: Colocar en marcha los planes. CONTROLAR: Comparar lo que se planeó contra lo que se ha ejecutado. Incluye la asignación de responsabilidades y, la medición de las previsiones en cuanto a variaciones y causas de las mismas. PREVER: Determinar de manera anticipada lo que va a producir. Objetivos de los presupuestos. 1. Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado. 2. Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas..

6 en la administración Página 6 Comparación presupuesto tradicional y base cero. "El presupuesto base cero consiste en identificar y evaluar detalladamente todas las actividades, alternativas y costos necesarios para realizar los planes". De estas definiciones se puede deducir que la filosofía del sistema es sencilla; se trata de fijar objetivos para cada nuevo período, presentar alternativas para alcanzar esos objetivos y seleccionar la de menor costo y de mayores beneficios. Entre el presupuesto base cero y el presupuesto tradicional pueden establecerse las siguientes diferencias básicas. TRADICIONAL BASE CERO 1-Se inicia con un importe monetario ya existente. 1-Se inicia con el importe monetario en cero. Cálculo del costo de un trabajo o de su producto 2-Principia definiendo los rubros y partidas presupuestarias que se deben gastar en el próximo período. 3-Evalúa la relación costo-beneficio de nuevas actividades. 2-Principia haciendo un diagnóstico, definiendo una misión y objetivos, los cuales posteriormente se cuantificarán, según las mejores alternativas. 3-Evalúa la relación costo-beneficio en todo el sistema 4-No examina alternativas óptimas ante cierta situación. 4-Analiza y evalúa diferentes Alternativas con el objeto de escoger la mejor. 5-Se elabora para las actividades tanto los costos directos como indirectos. 5-Se elabora únicamente en las que incluyen actividades que implican costos Indirectos.

7 , un pilar importante en la administración. Cálculo de los gastos e ingresos que se producirán en un periodo de tiempo determinado. Concluimos que los presupuestos al final nos ayudan en: Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral. Lograr los resultados de las operaciones periódicas. en déficit o, por el contrario, ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentará un superávit. Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes. Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa. Coordinar y relacionar las actividades de la organización. Los presupuestos son herramientas que utilizan los gobiernos o empresas ya sean privadas o públicas, pequeñas o multinacionales como previsión de gastos e ingresos para un determinado periodo de tiempo, por lo general un año. El presupuesto es un documento que permite establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos. Para alcanzar estos fines puede ser necesario incurrir Para su mayor compresión y mayor control los presupuestos clasifican las cuentas con el fin de crear un sistema de información confiable y una herramienta que le permitirá adquirir una ventaja competitiva sostenible, haciendo eficientes sus procesos y optimizando sus operaciones.