CÓMO OBTENER LAS ESTADÍSTICAS DE CIRCULACIÓN Y RESERVA USANDO LOS ADHOC REPORTS DE HORIZON Y CÓMO GRABARLAS EN WORD Y EXCEL

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1 UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO, RIO PIEDRAS SISTEMA DE BIBLIOTECAS BIBLIOTECA DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA CÓMO OBTENER LAS ESTADÍSTICAS DE CIRCULACIÓN Y RESERVA USANDO LOS ADHOC REPORTS DE HORIZON Y CÓMO GRABARLAS EN WORD Y EXCEL Preparado por: Jeannette Lebrón Ramos, MPA Junio 2008/ Rev. Septiembre 2010

2 Sacar estadísticas y grabarlas en Microsoft Word Una vez tenemos el módulo de Horizon activo localizamos el cartapacio Administration y seleccionamos la opción Adhoc Stat Report 2. En la pantalla Adhoc statistical Report Generator procedemos de la siguiente forma: *En Report Type seleccionamos el tipo de reporte que queremos. En este caso seleccionaremos Monthly Report-Circulation Detail para el informe mensual de circulación de recursos *En Location seleccionamos el location de la biblioteca correspondiente. a. Si deseamos la estadística de circulación hay que seleccionar del menú aquel que tenga las iniciales y nombre de su unidad (no puede decir reserva) b. Si deseamos las estadísticas de reserva hay que seleccionar del menú aquel que tenga las iniciales,nombre de la unidad y reserva rs 3. En la opción de Date colocamos el último día del mes del que nos interesa las estadísticas. (La estadística que obtengamos nos dará los datos del mes que pedimos y del mes anterior). 4. Presionamos el botón Save to File 2

3 IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE Lo marcamos para eliminarlo Damos clic para quitar la marca En esta pantalla hay que tomar en consideración que el menú de Location tiene la opción aac-uprrrp Archivo Arquitec... seleccionada por default. Por lo tanto, cuando vayamos a sacar las estadísticas de nuestra unidad hay que dar un clic sobre la opción aac-uprrrp Archivo Arquitec... para quitar la marca por default. De lo contrario la información estadística de arquitectura saldrá también en nuestro reporte Aparecerá la pantalla Save to File 5. Buscamos el cartapacio donde guardar la estadística 6. Nombramos la estadística añadiendo al final.txt, como se muestra en la ilustración arriba (esta opción de grabación es para Word) 7. Presionamos el botón save 3

4 Aparecerá rápidamente la pantalla que indica que la grabación esta en proceso Ejemplo del formato de las estadísticas (primera página) 4

5 Sacar estadísticas y grabarlas en Microsoft Excel Para sacar las estadísticas de Horizon y grabarlas en Excel, seguimos las instrucciones de la página 2 hasta llegar al paso donde presionamos el botón Save to file 1. Marcamos save to file Aparecerá la pantalla Save to File 1. El cartapacio donde guardaremos la estadística para hacer el proceso más fácil será el Desktop 2. Asignamos nombre al documento 3. Presionamos el botón save 5

6 Abrimos el programa Excel y buscamos en el menú la opción File y seleccionamos Open Aparecerá la pantalla Loking in 1. La opción File of Type debe decir All Files 2. Buscamos el Desktop dando un clic sobre la palabra Nota: No hay un orden específico: podríamos también buscar el Desktop primero y cuando aparezca la próxima pantalla marcamos All file 2 1 6

7 1 2 En la pantalla Open 1. Buscamos el documento y lo seleccionamos 2. Marcamos Open Apareceré la pantalla Tex Import Wizard- Step 1 to 3 donde vamos a marcar la opción Finish 7

8 Nota: podríamos también seleccionar la opción next para ver los términos en que queremos las estadísticas (opcional) Ejemplo del formato de las estadísticas (primera página) NOTA: Cuando bajamos la estadística a Excel tenemos la opción de eliminar las líneas o columnas que queramos para facilitar el trabajo. En este caso podemos eliminar todos aquellos datos que el informe provee y no necesitamos. De esta forma será más fácil sumar los datos obtenidos. 8

9 Interpretación de las estadísticas Estadística por IStat Montly Report #NAME? culat ion Details for May 2008 Locations on this UPRRRP report S B Adm. Pública Circ: Coll. IStat Mes actual de Mes anterior Description estadísticas May-08 Apr-08 %chg M ay %chg 20 8 YTD archivo historico Recursos audiovis Bellas Artes Apre Bellas Artes Cole Bellas Artes Filo Bellas Artes Hist La primera estadística que provee el informe es la circulación IStat. Esta une ciertos tipos de recursos en uno mismo y saca la estadística. (Ejemplo: tesis y libros son una categoría). *Puede ocurrir que algún recurso no esté con ninguna de las categorías y entonces no lo contará en la estadística. Por tal razón esta estadística no siempre tiene resultados similares a las otras estadísticas. 9

10 Estadísticas por Dewey Call Number Circ: Call# IStat ddc (Dewey Decima l Cal l N umber G roup) Description May-08 Apr-08 %chg M ay %chg 20 8 YTD 000-Generalities Computadoras Bibliography Library/Infor Encyclopedias Serial Public Organizationa Journalism (C General Colle Book Rarities Philosophy/Di Metaphysics Humankind Paranormal/Ar Philosophic v Esta estadística detalla todos los préstamos por dewey call number. *Puede suceder que no todos los recurso de la biblioteca tengan anotado en el Item Record la codificación ddc por lo que la estadística no tomará en cuenta todos aquellos que no la tengan. Por dicha razón los resultados de estas estadísticas en ocasiones tampoco coinciden con los resultados de las otras. 10

11 Estadística por IStat (Library of Congress call number) Circ: Call# IStat lc (Library of Co ngres s C all Num ber G roup ) Description May-08 Apr-08 %chg M ay %chg 20 8 YTD AC - Collections, AE - Encyclopedia AG - Dictionaries AI - Indexes (Gen AM - Museums. Col AN - Newspapers AP - Periodicals AS - Academies an AY - Yearbooks. A AZ - History of S B - Philosophy (G BC - Logic BD - Speculative BF - Psychology, BH - Aesthetics BJ - Ethics. Soci Esta estadística muestra los préstamos de los recursos con codificación de la Biblioteca del Congreso. 11

12 Otras Estadísticas de préstamo (locales, etc) Circ: Call# IStat loc (Local Call N umber Ca ll Numb er Gr oup) Description May-08 Apr-08 %chg M ay %chg 20 8 YTD B - Biografía F - Ficción Total Circ: Call# IStat nlm (Nation al Lib rary of Medicin e Cal l Ty pe Cal l Number Group) Description May-08 Ap r 2008 %chg M ay %chg 20 8 YTD Total Circ: Call# IStat sudoc (S upe rinten dent of Documen ts Ca ll N um ber Call Numb er Grou Description May-08 Ap r 2008 %chg M ay %chg 20 8 YTD Total Circ: Call# IStat udc (UDC Ca ll Typ e Cal l N umber G roup) Description May-08 Ap r 2008 %chg M ay %chg 20 8 YTD Total Estas estadísticas casi nunca tienen resultados. 12

13 Estadística por Item Type Circ: IType Description May-08 Ap r 2008 %chg M ay %chg 20 8 YTD Un día Dos Horas Archivo de Comput Libros de circula Analítica: use el Archivo Histórico casetes CD S (música) CD-ROM (audio y v ERROR - NO USAR DVD (audio y vide Encuadernación li Encuadernaciones ERROR - NO USAR Kit (incluye dos Servicio en línea Esta estadística es la más correcta de todas. Muestra lo que se ha prestado por tipo de recurso. Libros de reserva, referencia, circulación (libros), carpetas de reserva (lecturas), tesis, CD Rom, etc. *Debido a que todos los recursos tienen un Item Type no hay posibilidades de que el sistema deje de contar algún recurso prestado. Esta es la estadística que se debe comparar con las estadísticas de IStat y Call Number, pues como mencioné anteriormente no siempre los resultados son iguales. 13

14 In-house Use Estadística In House Description May-08 Ap r 2008 %chg M ay %chg 20 8 YTD In House Use Total Estas estadísticas muestran el total de todo lo que se ha prestado dentro de la sala, pero no por sistema. (Ejemplo: un diccionario) Representa los Check in In House. In-house: Coll. Istar Estadística In House por IStat Description May-08 Ap r 2008 %chg M ay %chg 20 8 YTD archivo historico Recursos audiovis Bellas Artes Apre Bellas Artes Cole In-house: Call# I Estadística In House por Dewey Call Number wey Stat ddc (De De cimal Ca ll Numb er Gr oup) Description May-08 Ap r 2008 %chg M ay %chg 20 8 YTD 000-Generalities Computadoras Bibliography Library/Infor Encyclopedias Serial Public Organization Journalism (C General Colle Book Rarities

15 Estadísticas In House, IStat (Library of Congress call number) In-house: Call# I Stat lc ( Lib rary o f Con gre ss Call Numb er G ro up) Description May-08 Ap r 2008 %chg M ay %chg 20 8 YTD AC - Collections, AE - Encyclopedia AG - Dictionaries AI - Indexes (Gen AM - Museums. Col AN - Newspapers AP - Periodicals Otras estadísticas In House In-house: Call# I Stat loc (Lo cal Ca ll Nu mbe r Call Numbe r Gr ou p) Description May-08 Ap r 2008 %chg M ay %chg 20 8 YTD B - Biografía F - Ficción Total In-house: Call# I Stat nlm (Na tional Libr ary of Med icine Cal l Type Call Num ber Gro Description May-08 Ap r 2008 %chg M ay %chg 20 8 YTD Total In-house: Call# I Stat sudo c ( Superi ntend ent of Doc ument s Ca ll Num ber Call Number Description May-08 Ap r 2008 %chg M ay %chg 20 8 YTD Total In-house: Call# I Stat udc (UD C Call Type Ca ll Numb er Gr oup) Description May-08 Ap r 2008 %chg M ay %chg 20 8 YTD Total

16 Estadísticas In House por Item Type In-house: IType Description May-08 Ap r 2008 %chg M ay %chg 20 8 YTD Un día Dos Horas Archivo de Comput Libros de circula Analítica: use el Archivo Historico casetes CD S (música) CD-ROM (audio y v ERROR - NO USAR DVD (audio y vide Encuadernación li Encuadernaciones Esta estadísticas In House por Item Type son las más completas y confiables debido a que todos los recursos tienen un Item Type y hay muy pocas posibilidades o ninguna de que el sistema no lo registre. Circ: BStat Estadísticas BStat (Borrower) Description May-08 Ap r 2008 %chg M ay %chg 20 8 YTD Asuntos Académico Artes y Ciencias Bib. Adscritas ADMIN. DE EMPRESA Agricultura Procesamiento-Dis Ciencias Aplicada Arquitectura Artes Ciencias Aliadas Tecnologia Automo Banca, Finanzas y Esta estadística muestran la cantidad de libros que se le ha prestado a los usuarios, pero los divide por área de especialidad del estudiante. (Ejemplo: se prestaron 15 libros a estudiantes de Administración de Empresas). Cabe señalar que aquel estudiante que no tenga anotado su especialidad en el record de Horizon, no se cuenta en la estadística en caso que haya tomado algún recurso prestado. Puede que más de un recurso se le haya prestado a un mismo usuario. 16

17 Estadística BType (Tipo de Borrower) Circ: BType Description May-08 Ap r 2008 %chg M ay %chg 20 8 YTD Biblioteca Adscri Encuadernar Contrato Docente Contrato No Docen Docente Docente Derecho Encuadernación Estudiante Exalumno Estudiante Gradua Esta estadística muestra los préstamos por tipo de estudiante (Ejemplo: se prestaron 4 libros a estudiantes graduados). Puede que más de un recurso se le haya prestado a un mismo tipo de usuario. NOTA: *Se supone que los resultados de las diferentes estadísticas de circulación regular por IStat, Dewey y Item Type, etc. sean iguales, pero no siempre es así, debido a loas diferentes situaciones explicadas en cada bloque de estadística. Igual pasa con las estadísticas In House. *Las estadísticas más confiables son aquellas que el sistema muestra por Item Type 17