1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO MACRO-PROCESO PROCESO SUBPROCESO SERVICIOS INSTITUCIONALES

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3 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO MACRO-PROCESO PROCESO SUBPROCESO SERVICIOS INSTITUCIONALES GESTIÓN ADMINISTRATIVA BIENES PROCEDIMIENTO PARA EL CAMBIO DE CUSTODIO DE BIENES MUEBLES MUNICIPALES POR TRASPASO PERMANENTE O TEMPORAL RESPONSABLE PROCEDIMIENTO DEL VERSIÓN DEL DOCUMENTO 1.0 CÓDIGO DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA PRO_DAD_ OBJETIVO Establecer los lineamientos que permitan normar las actividades para el cambio de custodio y/o ubicación física de bienes muebles (de larga duración o de control administrativo), así como el registro oportuno de dichos movimientos, con la finalidad de efectuar una adecuada administración y mantener actualizada la base de datos del sistema de activos institucionales. 3. ALCANCE El presente procedimiento aplica para todas las dependencias del Gobierno Autónomo Descentralizado del cantón Portoviejo, desde la creación de la necesidad para la asignación de los bienes muebles al custodio final mediante la suscripción de la respectiva acta de entrega recepción, hasta el debido registro en el sistema de control de activos institucional. 4. BASE LEGAL Ley Orgánica del Servicio Público (artículo 22 letra e) Art.22.- Deberes de las o los servidores públicos.- Son deberes de las y los servidores públicos: e) Velar por la economía y recursos del Estado y por la conservación de los documentos, útiles, equipos, muebles y bienes en general confiados a su guarda, administración o utilización de conformidad con la ley y las normas secundarias. Norma de Control interno Sistema de registro Se establecerá un sistema adecuado para el control contable tanto de las existencias como de los bienes de larga duración, mediante registros detallados con valores que permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes Reglamento general para la Administración, Utilización, Manejo y Control de los Bienes y Existencias del Sector Público. Artículo 3.- Del procedimiento y cuidado.- ( ) La conservación y el buen uso de los bienes y existencias, será de responsabilidad de los Usuarios Finales que los ha recibido para el desempeño de sus funciones y labores oficiales. f) El Guardalmacén o quien hiciera sus veces y su equipo de trabajo, si lo tuviere, mantendrá los inventarios actualizados y abrirá la historia de cada bien en donde conste todas las características, destino y uso. ( ) El Guardalmacén o quien haga sus veces, sin perjuicio de los registros propios de contabilidad, debe disponer de información histórica sobre los bienes manteniendo actualizados los reportes individuales de éstos en la herramienta informática.., cuando aplique; además, es su obligación formular y mantener actualizada una hoja de vida útil de cada bien o tipo de bien, dependiendo de su naturaleza, en la cual constará su historial, con sus respectivos movimientos, novedades,... Artículo 95.- ( ) El Guardalmacén o quien haga sus veces, entregará los bienes al Usuario Final, cuya responsabilidad es velar por su buena conservación, conforme las disposiciones de este reglamento y demás normativa vigente. De los procedimientos descritos se dejará constancia en el acta de entrega recepción correspondiente. Leyes conexas 5. REGLAS INTERNAS a) No se deberán realizar movimientos de bienes muebles, si no se cuenta con la debida autorización del área Administrativa. Pág. 3 de 25

4 Están exentos de esta limitación, los bienes muebles cuya custodia está a cargo de un servidor municipal y por sus actividades requiera movilizarlos fuera de la institución bajo su responsabilidad. b) Todos los bienes muebles deberán contar con su codificación (etiqueta o identificativo), que estará debidamente colocada y registrada en el sistema de activos de la institución. c) Todos los bienes serán recibidos en el área de bodega por parte del Guardalmacén y distribuidos a los respectivos custodios finales, excepto en el caso de equipos informáticos en que previa asignación al custodio final, se asignarán al Director de Informática para su debida preparación (instalación de software). d) Una vez transferidos los bienes muebles al usuario final, éste deberá velar por su correcta utilización, cuidado, conservación y permanencia de los identificativos, conforme las disposiciones legales y reglamentarias correspondientes. e) El traspaso temporal de bienes muebles no podrá ser mayor de 30 días. f) El área de Bodega deberá mantener el archivo documental de todos los traspasos de bienes muebles. g) Este documento normativo es de aplicación obligatoria para todos los servidores del GAD Portoviejo responsables de la ejecución y control del mismo, la falta de cumplimiento por parte de dichos funcionarios será causal para la determinación de sanciones y responsabilidades en conformidad con las leyes y normas vigentes. h) Este procedimiento se encuentra sujeto a actualización permanente, con el propósito de incluir los cambios que se produzcan, como efecto de la actualización de las leyes, normas y políticas que se emitan o las necesidades administrativas que surjan en el GAD Portoviejo. i) Por efecto de actualizaciones o modificaciones que se realicen a la estructura organizacional del GAD, las denominaciones de cargos citadas en este documento, se entenderá también o por quien haga sus veces. j) Todo cuanto no estuviere previsto en este procedimiento, se sujetará a lo dispuesto en la Codificación y Reforma al Reglamento General para la Administración, Utilización, Manejo y Control de los Bienes y Existencias del Sector Público (Acuerdo 041-CG-2016) y demás normas legales y reglamentarias que sean aplicables para el efecto. 6. DEFINICIONES ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN: Documento administrativo mediante el cual el custodio final recibe formalmente un bien mueble que le ha sido asignado. BIEN MUEBLE: Muebles, equipos, maquinarias, vehículos, herramientas y otros bienes muebles municipales que pueden trasladarse de un lugar a otro. BIENES DE LARGA DURACIÓN: Son aquellos que cumplen las siguientes condiciones: a) Son de propiedad de la institución; b) Están destinados a actividades administrativas y/o productivas; c) Generan beneficios económicos futuros; d) Su vida útil estimada es mayor a un año; y, e) Tienen el costo definido por el órgano Rector de las Finanzas Públicas para este tipo de bienes (actualmente igual o mayor a $100,00). BIENES DE CONTROL ADMINISTRATIVO: Son bienes tangibles, que no serán sujetos a depreciación ni revaloración, los que cumplan con las siguientes condiciones: a) Son de propiedad de la institución; b) Su vida útil es superior a un año; c) Son utilizados en las actividades de la institución; d) El costo individual de adquisición, fabricación, donación o avalúo de estos bienes es inferior al que para tal efecto establezca el Ente Rector de las Finanzas Públicas para los bienes de larga duración (actualmente hasta $100,00). Pág. 4 de 25

5 BODEGA MUNICIPAL: Dependencia en la que se receptan, almacenan y resguardan los bienes muebles, materiales y suministros según las necesidades y requerimientos institucionales. CUSTODIO FINAL: Es el servidor municipal responsable del uso, cuidado y conservación de los bienes asignados para el desempeño de sus funciones. DEPENDENCIAS MUNICIPALES: Áreas municipales o Empresas Públicas Municipales. GUARDALMACÉN: Es el servidor (a) responsable de la administración y control de los bienes muebles en sus etapas de recepción, registro, custodia, distribución, conservación y baja de los bienes institucionales. INVENTARIADOR: Será el responsable de mantener actualizados los inventarios y registrar los ingresos, egresos y traspasos de los bienes en la unidad, conforme a las necesidades de los usuarios. TRASPASO: Se define como traspaso a la transferencia de bienes muebles realizada entre servidores municipales y/o la actualización de la ubicación física de los mismos, en base a las necesidades de asignación de bienes institucionales. El traspaso puede clasificarse en dos tipos: Traspaso permanente: Cuando el movimiento de los bienes muebles se realice entre custodios de las diferentes dependencias municipales, por un tiempo indefinido. Traspaso temporal: Cuando el movimiento de los bienes muebles en custodia de bodega o de alguna área específica, sea solicitado temporalmente para eventos o actividades fuera o dentro de la institución por servidores de las diferentes dependencias municipales o por terceros. BIENES TANGIBLES: Son todos aquellos bienes físicamente apreciables, es decir, que se pueden tocar y ocupan un espacio. SISCOV: Sistema de Control Vehicular CAMBIO DE CUSTODIO DE UNIDADES VEHICULARES PLANIFICADO: cuando se asignan choferes a las unidades vehiculares conforme a la planificación establecida, y se emiten las Ordenes de Movilización, respectivas, a través del sistema SISCOV o Aplicativo de la Contraloría General del Estado. CAMBIO DE CUSTODIO DE UNIDADES VEHICULARES EMERGENTE: únicamente cuando, con la finalidad de asegurar el funcionamiento continuo de las unidades vehiculares municipales, se requiera cambiar choferes, por motivos eventuales de inasistencia u otros emergentes y no se puedan emitir las órdenes en el sistema SISCOV o Aplicativo de la Contraloría General del Estado. En este caso cada Director requirente solicitará a la Dirección Administrativa, con la debida anticipación, la dotación de órdenes de movilización pre impresas (manuales), con las cuales podrá actuar en el momento (en campo), asignando personal suplente que pueda conducir el vehículo. 7. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD a) Responsables de la ejecución: Director de Desarrollo Institucional y Humano, Guardalmacén, Inventariador, Asistente Administrativo, Servidor Municipal custodio o responsable final. b) Responsables del Control: Dirección Administrativa, Dirección Corporativa de Servicios Institucionales, Coordinadora de Bienes municipales. Pág. 5 de 25

6 c) Aprobación: Alcalde. d) Distribución: La Dirección General de Planificación informará la aprobación del documento normativo a todos los servidores de la Institución mediante correo electrónico y dispondrá su aplicación a los servidores involucrados. El Jefe Técnico de Procesos realizará la publicación en la Intranet del GAD Portoviejo, para que los responsables de la ejecución y control de los procesos puedan acceder al mismo y de ser el caso difundir a los servidores involucrados que no cuenten con correo institucional. 8. PROCEDIMIENTOS 8.1 PROCEDIMIENTO PARA EL CAMBIO DE CUSTODIO DE BIENES MUEBLES POR TRASPASO PERMANENTE O DEVOLUCIÓN No Actividad Solicitar al Guardalmacén vía correo electrónico o memorando : a) El cambio de custodio de bienes muebles, y/o la Devolución de bienes muebles por la no utilización, con el Formulario de devolución de bienes muebles a bodega y descargo de inventario FORMA 1. b) Que recepte los bienes muebles de servidores municipales salientes por renuncia, separación, destitución, comisión de servicios, traslado administrativo, licencias, vacaciones u otros (que superen los tres meses), requiriendo: Efectuar la constatación física de los bienes muebles. Realizar el cambio de custodio Nota: Hasta que se posesione el reemplazo, los bienes muebles quedarán bajo responsabilidad del Director del área respectiva. Emitir la certificación de NO poseer bienes muebles a cargo del servidor saliente, de ser el caso..1. Recibir requerimiento de la dependencia. 2. Asignar un inventariador para realizar la constatación física de los bienes muebles sujetos a traspaso, de ser el caso retirarlo o realizar el cambio de custodio y/o reubicación del bien mueble, y el respectivo registro en el sistema de activos. a) Realizar la constatación física de los bienes muebles. Es retiro del bien mueble para custodia de bodega o es traspaso del bien mueble a otro custodio? Retiro del bien mueble para custodia de bodega: Recibir el formulario de devolución de bienes. Ingresar físicamente el bien a la bodega municipal. Ingresar los registros respectivos en el sistema de activos, actualizar como custodio al Guardalmacén y como ubicación física la bodega municipal respectiva. De requerirse, se imprime el traspaso de bienes FORMA 2. Documentos de Referencia Correo electrónico o memorando o Formulario de devolución de bienes a bodega y descargo de inventario Correo electrónico o memorando Memorando o correo electrónico. Traspaso de bienes. Acta de entrega recepción de bienes Formulario Devolución de bienes. Responsable Director o su delegado o custodio final Director de Desarrollo Institucional y Humano Tiemp o 0.5 Guardalmacén 0.5 Inventariador 2 Pág. 6 de 25

7 4 Traspaso del bien mueble a otro custodio Entregar físicamente el bien al nuevo custodio Realizar el respectivo registro en el sistema de activos, actualizando el nuevo custodio y/o su ubicación física. De requerirse, se imprime el traspaso de bienes FORMA 2. b) Generar en el sistema el Acta de entrega recepción de bienes FORMA 3, con la asignación del nuevo custodio, en dos ejemplares, uno para el custodio final y otro para archivo. Firmar el Acta y recoger firmas del custodio final y Guardalmacén. Es por salida de servidores (más de 3 meses)? SI: emitir y firmar la certificación de NO poseer bienes muebles a cargo, para los servidores municipales involucrados y enviar a la Dirección de Desarrollo Institucional y Humano. FORMA 4 NO: FIN. Certificación de NO poseer bienes muebles a cargo Guardalmacén 1 TIEMPO TOTAL TRASPASO PERMANENTE DE BIENES MUEBLES PROCEDIMIENTO PARA CAMBIO DE CUSTODIO DE BIENES MUEBLES POR TRASPASO TEMPORAL. No. Actividad Documentos de Referencia Responsable Tiempo Solicitar al Director Administrativo, vía oficio, 1 memorando o correo electrónico, la disponibilidad de un bien mueble (traspaso temporal) de acuerdo al evento o necesidad. 2 Receptar el requerimiento o trámite municipal y derivarlo al Guardalmacén, para que realice el trámite pertinente. 3 Verificar en sistema de activos la existencia del bien mueble y disponibilidad. Instruir al Inventariador inicie el procedimiento de traspaso temporal 4 Llenar el Formulario de cambio de custodio por traspaso temporal de bienes muebles y autorización de salida". FORMA 5 Se requiere el bien de larga duración o de control administrativo por más de 24 horas? SI : Verificar con el requirente o custodio temporal del bien mueble el estado de conservación del bien a prestar. Realizar el cambio de custodio en el sistema de activos. Imprimir el acta de entrega recepción de bienes Firmar el acta, tomar la firma de custodio temporal y Guardalmacén. Llenar la fecha y hora de salida del bien en formulario, tomar la firma del custodio temporal y Guardalmacén. Entregarle el bien mueble requerido en calidad de préstamo. Oficio, memorando, o correo electrónico Oficio, memorando, correo electrónico, trámite municipal. Oficio, memorando, o correo electrónico. Formulario de cambio de custodio por traspaso temporal de bienes muebles y autorización de salida acta de entrega recepción de bienes Área/Dependen cia Terceros Director Administrativo Guardalmacén 0.5 Inventariador 1 Pág. 7 de 25

8 NO: Verificar con el requirente o custodio temporal del bien mueble el estado de conservación del bien a prestar. Entregarle el bien mueble requerido en calidad de préstamo. Llenar la fecha y hora de salida del bien en formulario, tomar la firma del custodio temporal y Guardalmacén. Entregarle el bien mueble requerido en calidad de préstamo 5 Recibir el bien mueble (de larga duración o de control administrativo) sujeto a préstamo temporal. Firmar el acta y/o formulario respectivo. Trasladar el bien mueble hacia el lugar requerido. En caso que el bien salga del GAD, entregar una copia al Guardia de Seguridad (de existir), para el respectivo control de salida e ingreso posterior del bien. Concluida la necesidad, devolver los bienes muebles al guardalmacén o su delegado. Formulario de traspaso temporal del bien mueble y autorización de salida Custodio responsable de la custodia del bien de la unidad requirente 30 6 Recibir los bienes muebles prestados temporalmente, registrando la fecha y hora de ingreso en el formulario. Realizar el cambio de custodio para los bienes (de larga duración o control administrativo) traspasados temporalmente por más de 24 horas. Imprimir el acta de entrega recepción de bienes Firmar el acta, tomar la firma de nuevo custodio y Guardalmacén. Notificar ingreso del bien a Guardalmacén y archivar el acta y/o formulario cronológicamente. 7 Registrar en la Matriz de control de traspaso temporal de bienes muebles FORMA 6 (archivo electrónico), las salidas e ingresos de los bienes. Formulario de traspaso temporal del bien mueble y autorización de salida Matriz de control de traspaso temporal de bienes muebles Inventariador 0.5 Guardalmacén 1 TIEMPO TOTAL TRASPASO TEMPORAL DE BIENES MUEBLES PROCEDIMIENTO PARA EL CAMBIO DE CUSTODIO DE UNIDADES VEHICULARES MUNICIPALES. No. Actividad 1 Son requerimientos de cambios de custodio por órdenes de movilización dentro de planificación semanal? SI: Llenar el formato de Planificación de movilización. FORMA 7, y enviarlo firmada a la Dirección Administrativa mínimo con 24 horas de anticipación. Paso 4. Documentos de Referencia Planificación de movilización. Responsable Director de dependencia requirente o delegado. Tiempo en Días 7 Pág. 8 de 25

9 NO: Llenar la Orden de Movilización pre impresa. FORMA 8. Firmar y recoger la firma del conductor en la Orden de Movilización y entregarle el original para su movilización. Entregar semanalmente un Reporte de órdenes de movilización pre impresas recibidas y utilizadas, junto con las copias de las órdenes utilizadas y documentación soporte (certificados médicos o registros fotográficos), al Director Administrativo - FORMA 9. Paso 2 y 3. 2 Receptar y disponer, a la Asistente de Mantenimiento Vehicular, el registro y control de la información en la Matriz de Ordenes pre impresas entregadas y utilizadas, la elaboración del reporte mensual y archivo. Matriz Director Administrativo Registrar la información en la Matriz de Ordenes pre impresas entregadas y utilizadas, elaborar el reporte mensual de dicha Matriz verificando el cuadre de las órdenes, remitir a la Directora Administrativa para su sumilla, y proceder con su archivo. FIN 4 Recibir la Planificación de Movilización (FORMA 7) semanalmente. Derivar a la unidad de mantenimiento vehicular para emitir las órdenes de movilización y actas de entrega recepción de vehículo y/o maquinaria. Matriz Acta de entrega recepción de vehículo y/o maquinaria. Asistente de Mantenimiento Director Administrativo Es día y hora laborable? SI: Registrar y generar, en el sistema de control vehicular SISCOV, las Ordenes de Movilización (FORMA 10) y el Acta de entrega recepción de vehículo y/o maquinaria (FORMA 11) en conformidad a la planificación del área requirente. NO: Para fines de semana, feriados y horas no laborables, registrar y generar las Ordenes de Movilización en la página web de la Contraloría General del Estado y el Acta de Entrega Recepción de vehículo y/o maquinaria en el SISCOV. Receptar en la Orden de movilización la firma del chofer u operador asignado y en el Acta la firma del custodio anterior y del o chofer u operador actual. Archivar cronológicamente por fecha de emisión, las órdenes generadas y utilizadas y las que por causas justificadas sean generadas y no utilizadas Custodiar las actas de entrega recepción de vehículo y/o maquinaria Orden de movilización SISCOV O CGE Acta de entrega recepción de vehículo y/o maquinaria. Responsable de la unidad de mantenimiento vehicular 1 TIEMPO TOTAL TRASPASO DE CUSTODIO POR UNIDADES VEHICULARES 10 Pág. 9 de 25

10 9. DIAGRAMA DEL FLUJO 9.1 PROCEDIMIENTO PARA CAMBIO DE CUSTODIO DE BIENES MUEBLES POR TRASPASO TEMPORAL Pág. 10 de 25

11 9.2 PROCEDIMIENTO PARA CAMBIO DE CUSTODIO DE BIENES MUEBLES POR TRASPASO TEMPORAL Pág. 11 de 25

12 9.3 PROCEDIMIENTO PARA EL CAMBIO DE CUSTODIO DE UNIDADES VEHICULARES MUNICIPALES Pág. 12 de 25

13 10. INDICADORES DEL PROCEDIMIENTO INDICADOR ESTÁNDAR META RESPONSABLE FÓRMULA MEDIO DE VERIFICACIÓN Porcentaje de bienes muebles traspasados a custodios permanentemente 4 días 100% Guardalmacén o su delegado (No. de cambios de custodio realizados /No. de requerimiento )* 100 Actas Porcentaje de bienes muebles traspasados temporalmente 34 días 80% Guardalmacén o su delegado (No. de bienes traspasados temporalmente /No. de requerimientos mensuales)* 100 Correo electrónico, memorandos, actas Porcentaje de cambios de custodios emergentes de unidades vehiculares 10 días Asistente Administrativo de mantenimiento vehicular (No. de movilizaciones pre impresas emitidas mensualmente/no. de órdenes de movilización totales)* 100 Orden de movilización pre impresas Pág. 13 de 25

14 11. FORMATOS DE REGISTRO FORMA 1 DEVOLUCIÓN DE BIENES MUEBLES A BODEGA Y DECARGO DE INVENTARIO FECHA: Portoviejo, 17 de marzo de 2016 DIRECCIÓN A LA QUE PERTENECE EL BIEN: CUSTODIO RESPONSABLE: IDENTIFICACIÓN DEL BIEN : LARGA DURACIÓN CONTROL ADMINISTRATIVO EXCEDENCIA Marca "X" CÓDIGO DEL BIEN (*) TIPO DEL BIEN : CLASE DEL BIEN : BIENES ARTÍSTICOS Y CULTURALES EQUIPOS, SISTEMAS Y PAQUETES INFORMÁTICOS HERRAMIENTAS LIBROS Y COLECCIONES MAQUINARIAS Y EQUIPOS MOBILIARIO PARTES Y REPUESTOS VEHICULOS DESCRIPCIÓN DEL BIEN : MOTIVO DEL DESCARGO: OBSERVACIÓN : * En caso de bienes de iguales o diferentes tipo indicar el código municipal de cada bien.. INVENTARIADOR CUSTODIO RESPONSABLE GUARDALMACEN RECIBE ENTREGA VISTO BUENO Pág. 14 de 25

15 FORMA 2 Pág. 15 de 25

16 FORMA 3 Pág. 16 de 25

17 FORMA 4 Pág. 17 de 25

18 FORMA 5 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FORMULARIO DE CAMBIO DE CUSTODIO POR TRASPASO TEMPORAL DE BIENES MUEBLES Y AUTORIZACIÓN DE SALIDA FECHA DE SOLICITUD: No. DIRECCIÓN SOLICITANTE: CUSTODIO RESPONSABLE O PERSONA AUTORIZADA A RETIRAR EL BIEN MUEBLE CARACTERÍSTICAS DEL BIEN MUEBLE CLASIFICACIÓN : LARGA DURACIÓN CONTROL ADMINISTRATIVO DESCRIPCIÓN : CANTIDAD : CODIGO MUNICIPAL: SERIE: MODELO: MARCA: OTROS: LUGAR DESTINO DEL BIEN/MOTIVO: REPARACIÓN MANTENIMIENTO TRASPASO PROVISIONAL OTROS MOTIVO DE LA SALIDA (marcar "X") ESPECIFIQUE: DATOS DE REGISTRO DEL TRASPASO TEMPORAL DE BIENES MUEBLES FECHA DE SALIDA/TRASPASO : HORA DE SALIDA : OBSERVACIÓN: * EN CASO DE BIENES DE IGUALES CARACTERÍSTICAS SEÑALAR EL CODIGO DE ACTIVO DE CADA BIEN GUARDALMACÉN GAD INVENTARIADOR CUSTODIO RESPONSABLE TEMPORAL AUTORIZACIÓN DE SALIDA DEL BIEN ENTREGA CONFORME RECIBE CONFORME FECHA DE INGRESO/TRASPASO : OBSERVACIÓN: HORA DE INGRESO: GUARDALMACÉN GAD CUSTODIO RESPONSABLE TEMPORAL ENTREGA CONFORME INVENTARIADOR RECIBE CONFORME Pág. 18 de 25

19 FORMA 6 MATRÍZ DE CONTROL DE TRASPASO TEMPORAL DE BIENES MUEBLES CARACTERÍSTICAS DEL BIEN REGISTRO DE LA TRANSFERENCIA CANTIDAD DIRECCIÓN SOLICITANTE RESPONSABLE EGRESO/INGRESO MOTIVO DESCRIPCIÓN MARCA MODELO SERIE OTROS CODIGO MUNICIPAL FECHA SALIDA FECHA INGRESO 10 SILLAS PLASTICAS NA NA NA COLOR BLANCO HIGIENE Y ASEO NN CHARLA CAPACITACIÓN 26/10/ /10/2016 Pág. 19 de 25

20 FORMA 7 ORDEN DE MOVILIZACIÓN EN DIAS Y HORAS LABORABLES (1) ORDEN DE MOVILIZACIÓN EN DIAS Y HORAS NO LABORABLES (2) ORDEN DE MOVILIZACIÓN DENTRO O FUERA DEL CANTON (3) FECHA DE SOLICITUD: (4) ÁREA SOLICITANTE: SOLICITANTE: PLANIFICACIÓN DE MOVILIZACIÓN PLACA VEHÍCULO HORARIO DE PERIODO DESDE - HASTA NOMBRE CHOFER / OPERADOR RUTA DE RECORRIDO RECORRIDO KILOMETRAJE / HOROMETRO INICIAL KILOMETRAJE / HOROMETRO FINAL ESTIMADO INSTRUCCIONES DE LLENADO: 1.- MARCAR CON X SI LA ORDEN ES EN HORAS LABORABLES 2.- MARCAR CON X SI LA ORDEN ES EN HORAS NO LABORABLES-FERIADOS-FINES DE SEMANA 3.- MARCAR SI EL RECORRIDO ES "EN EL CANTON" O "FUERA DEL CANTON" 4.- EL PRESENTE FORMULARIO DEBE SER ENTREGADO LOS DIAS VIERNES HASTA LAS 09H00 CONSIDERACIONES GENERALES: El presente documentos es la base para genarar las órdenes de movilizacion, órdenes de tanqueo en el SISCOV, y retiro del vehiculo del patio automotor Sin el presente formulario, no se podra generar las órdenes, por lo cual es imprescindible la presentacion de la planificacion de salidas de vehiculos FIRMA SOLICITANTE XXX Pág. 20 de 25

21 FORMA 8 Pág. 21 de 25

22 FORMA 9 REPORTE DE ORDENES DE MOVILIZACIÓN PRE IMPRESAS RECIBIDAS Y UTILIZADAS PERIODO: RESPONSABLE DE EMISION: No. DE ORDEN DE MOVILIZACIÓN FECHA EMISIÓN NOMBRE CHOFER / OPERADOR VEHÍCULO MOTIVO MARCAR CON X UTILIZADA DEVUELTA 1. Las órdenes de movilización pre impresas ANULADAS serán devueltas en original y copia. 2. Daño de la unidad vehicular: Adjuntar el reporte de inspección vehicular y aviso de mantenimiento emitido por el Supervisor de mecánica 3. Ausencia del conductor: Adjuntar copia de documento que justifique su inasistencia. RESPONSABLE DE EMISIÓN (F) nombres y apellidos MATRIZ DE CONTROL: REPORTE DE ORDENES DE MOVILIZACIÓN PRE IMPRESAS RECIBIDAS Y UTILIZADAS PERÍODO: No. DE ORDEN DE MOVILIZACIÓN FECHA EMISIÓN NOMBRE CHOFER / OPERADOR ÁREA VEHÍCULO MOTIVO MARCAR CON X UTILIZADA DEVUELTA (F) ELABORADO POR (F) REVISADO POR Pág. 22 de 25

23 FORMA 10 Pág. 23 de 25

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25 FORMA 11 CUSTODIO ANTERIOR CHOFER U OPERADOR ACTUAL Pág. 25 de 25