Pitney Bowes Lineamientos de prácticas de negocios

Transcripción

1 Pitney Bowes Lineamientos de prácticas de negocios

2 Declaración de Nuestro Compromiso A través de la historia, Pitney Bowes ha permanecido siempre fiel a sus valores principales. Estos valores nos obligan a tratar a nuestros empleados, clientes, socios de negocios y comunidades con respeto, justicia, confianza e integridad. Es un imperativo moral y esencial para nuestro éxito como individuos y como una compañía que tratemos a la gente de la manera que cada uno de nosotros quiere ser tratado. Mientras que mucho a cambiado a Pitney Bowes a través de los años y continuara cambiando, nuestra promesa de proveer un ambiente que estimule y que demanda conducta ética es inalterable. Yo creo verdaderamente que cada uno de nosotros, como empleados de Pitney Bowes, procuramos hacer lo mejor que podemos todos los días en nuestros trabajos y procuramos hacer las cosas correctas en los momentos correctos. Estas Guías de Practicas de Negocios nos ayudan a hacer esto. Las guías nos ayudan a vivir nuestros valores compartidos y a ponerlos en acción a diario. Las guías nos proveen una colección común de principios y normas de conducta para guiar nuestras acciones cuando conducimos nuestros negocios. Por favor revise y asegúrese de entender estas guías. Consúltelas frecuentemente, y cuando necesite ayuda con cualquier asunto relacionado con ética o acatamiento, no tenga miedo de pedir ayuda de cualquiera de los recursos identificados en las siguientes páginas. Todos tenemos una parte que jugar en asegurarnos que Pitney Bowes continua siendo un proveedor viable, socio, empleador y líder de la comunidad fuerte cuyo nombre es sinónimo de integridad. Como CEO, yo espero que nuestros líderes de la gerencia actúen con integridad y que guíen con el ejemplo. Y, yo estoy comprometido a proveer un ambiente que fomente conducta ética de parte de todos nuestros empleados, sin importar a que unidad de negocios usted trabaja o en que parte del mundo usted vive. Ultimadamente se trata de tener honestidad y de ser de confianza. Somos honestos cuando nos comunicamos honestamente con otros, y somos consistentes con nuestras palabras y acciones. Somos de confianza cuando entregamos el valor que se espera de nosotros y el valor que nos hemos comprometido a entregar. Con todos nosotros trabajando juntos hacia estos objetivos comunes, nos aseguramos que continuaremos ganando nuestra reputación que ha ganado premios y que nos ha costado tanto, a través del mundo de los negocios como siendo uno de los mejores ciudadanos corporativos del mundo. Murray D. Martin President and Chief Executive Officer Pitney Bowes Inc. Declaración de nuestro compromiso Lineamientos de prácticas de negocios 1

3 Tabla de contenido Declaración de Nuestro Compromiso... Ética y Cumplimiento en Pitney Bowes... Acerca de Los Lineamientos... Porqué Tenemos un Código de Conducta... A Quiénes Aplican Estos Lineamientos de Prácticas de Negoios?... Qué Más Necesito Saber?... Qué Leyes Aplican?... Qué Políticas Aplican?... Qué Otros Documentos Aplican?... Nuestras Obligaciones Individuales... Responsabilidades Adicionales Para Aquellos Que Supervisan a Otros... A Dónde Acudir Por Ayuda... Hacer Preguntas... Presentar Problemas... Investigación y Ejecución... Sin Represalias Una Fuerza de Trabajo Profesional y Respetada... Tratamiento Justo e Igualitario... Un Lugar de Trabajo Libre de Acoso... Mano de Obra de Niños o Forzada... Conducta de Negocios Fuera del Lugar de Trabajo Un Lugar de Trabajo Seguro... Salud y Seguridad de Los Empleados... Accidentes y Enfermedades... Privacidad y Confidencialidad... Violencia en el Lugar de Trabajo... Uso de Drogas y Alcohol... Preparación Durante Emergencias... Búsquedas Tabla de Contenido Lineamientos de prácticas de negocios

4 Un Lugar de Trabajo Profesional y Justo...17 Conflicto de Intereses Relaciones Personales Trato con Clientes, Socios Comerciales y Proveedores Trato con la Compañía Empleos Externos Oportunidades Corporativas Comercialización Propiedades y Recursos de la Compañía Información Justa y Exacta Administración de Registros Adquisiciones Excelencia E Imparcialidad en el Mercado: Lineamientos Generales...23 Pagos Inadecuados, Soborno y Cortesías de Negocios Regalos o Entretenimientos Solicitud de Regalos y Entretenimiento Servicios y Descuentos Selectivos Clientes Gubernamentales Honorarios Privacidad y Confidencialidad de la Información Del Cliente Reciprocidad Controles Comerciales Aprobación Por Adelantado Para Hacer Negocios en Un Nuevo País Organismos de Normalización y Otras Organizaciones Que Involucran Competidores Excelencia en el Mercado, Imparcialidad con Lo Socios de Negocios...33 Conservar Socios de Negocios Éticos...33 Tratar Imparcialmente con Socios de Negocios...33 Conducta de los Socios de Negocios...33 Nuestra Ciudadanía Global...34 Cumplimiento Ambiental...34 Participación en la Comunidad y Actividades Benéficas...35 Contribuciones y Actividades Políticas...36 Funcionarios Gubernamentales Lobbying...36 Comunicación Externa a Nombre de Pitney Bowes...37 Recursos de los Empleados...38 Recursos Adicionales...38 Índice...39 Notas...42 Reconocimiento...43 Excelencia en el Mercado, Imparcialidad con los Clientes...28 Procedimientos de Delitos/origen de Fondos Cumplimiento con las Leyes Monetarias Calidad de Productos y Servicios Relación con Clientes Gubernamentales Trato con las Preguntas E Investigaciones Gubernamentales Excelencia en el Mercado, Integridad en la Competencia...31 Competencia Vigorosa Pero Justa Fijación de Precios y Otros Términos Menosprecio Inteligencia Competitiva Tabla de Contenido Lineamientos de Prácticas de Negocios 3

5 Ética y cumplimiento en Pitney Bowes El séptimo principio de operación de Pitney Bowes es: Realizamos negocios con los estándares éticos más altos. No toleraremos situaciones que creen comportamiento de negocios no éticos. Obedeceremos todas las leyes de los países en los cuales operamos Cumpliremos con el código de conducta indicado en los Lineamientos de Prácticas de Negocios de Pitney Bowes. El Departamento de Prácticas de Negocios y Éticas Globales* (GEBP) soporta y promueve la misión de la compañía para realizar negocios de manera fuerte éticamente y siempre dentro de la ley. GEBP supervisa el Programa de Ética y Cumplimiento y las iniciativas para Pitney Bowes a nivel mundial. Pitney Bowes y GEBP en particular, están comprometidos en proporcionar asesoría y recursos accesibles para ayudarle a que sepa a dónde acudir para obtener ayuda con las preguntas o problemas de ética y cumplimiento, y tener el valor de hacer lo correcto en todo momento. Pitney Bowes mantiene múltiples canales a través de los cuales los empleados pueden hacer preguntas, reportar hechos incorrectos o discutir las preocupaciones de los empleados sin represalias. Se alienta a los empleados a que levanten reportes a través de su administración local, el departamento de Recursos Humanos y la línea de ayuda ética (un centro de llamadas telefónicas disponible las 24 horas del día los 7 días a la semana, para personas que quieran mantenerse anónimas y autoidentificadas). También pueden dirigirse al Departamento de Prácticas de Negocios y Éticas Globales, al Departamento Legal y al Departamento de Auditoría Interna. Todos los informes de presuntas violaciones de la ley o políticas de la compañía se investigarán rápidamente. Siempre habrá un lugar para acudir por ayuda. (Para ver una lista de contactos por favor consulte la página 38). *Antiguamente conocido como Cumplimiento corporativo y Asuntos de integridad el departamento fue renombrado para enfatizar la importancia de la ética en Pitney Bowes y el alcance global del programa. 4 Ética y cumplimiento en Pitney Bowes Lineamientos de prácticas de negocios

6 2. Para quién aplican estos lineamientos de prácticas de negocios? Los lineamientos aplican a todos los empleados a nivel mundial. Como empleados, sin importar nuestro puesto, se nos requiere obedecer todas las leyes aplicables, y cumplir con las normas más altas de ética descritas en los lineamientos. También, los que nos relacionamos o trabajamos con proveedores, consultores o distribuidores, debemos buscar hacer negocios solamente con las personas que actúan de manera consistente con estos lineamientos. Acerca de los lineamientos de prácticas de negocios: Nuestro código de conducta 1. Por qué tenemos un código de conducta? Pitney Bowes tiene un largo historial de actuar con integridad y en cumplimiento de la ley. Estos valores son críticos para el éxito de los negocios, el progreso de la compañía y el éxito de todos nuestros empleados. Los lineamientos de prácticas de negocios sirven como nuestro Código de Conducta. Estos lineamientos resumen nuestro compromiso en toda la compañía para obedecer la ley y actuar en todo momento con integridad. Un código de conducta nos permite conocer lo que se espera de nosotros, no importando la cultura, educación o antecedentes. También permite que nuestros clientes, proveedores, distribuidores, consultores y otros accionistas interesados conozcan los valores que tiene nuestra compañía y lo que se espera de su relación con nosotros. 3. Qué más necesitamos saber? Qué leyes aplican? Pitney Bowes se ha constituido en aproximadamente 30 países y realiza negocios en provincias, estados y localidades de más de 100 naciones. Eso significa que todos estamos sujetos a las leyes de diferentes jurisdicciones en un momento dado, conforme realizamos nuestro trabajo para la compañía. Aunque esos lineamientos se elaboraron para que se apliquen en toda la compañía en tanto sea posible, de conformidad con las leyes y aduanas locales, se tomarán consideraciones apropiadas a las diferencias locales y culturales, dependiendo de la ubicación de nuestro negocio. Si tuviera alguna duda acerca de cuáles leyes aplican a las actividades de su negocio, esté seguro de obtener rápidamente asesoría del Departamento Legal. Para información adicional de cómo ponerse en contacto en su país con la Línea de Ayuda Ética consulte la página 38 de este manual. Cuáles son las políticas que aplican? Pitney Bowes, sus filiales, organizaciones nacionales y líneas individuales de negocios han adoptado políticas y procedimientos específicos para tomarlos en cuenta adicionalmente de las prácticas de negocios locales, las disposiciones indicadas en estos lineamientos o leyes más estrictas que apliquen localmente. Estas políticas y procedimientos específicos pueden ser más estrictas que estos lineamientos. En todos los casos, siempre seguiremos las reglas más estrictas que apliquen, tanto se precise en leyes, regulaciones, estos lineamientos u otras políticas y procedimientos de la compañía. Acerca de los lineamientos de prácticas de negocios: Nuestro código de conducta Lineamientos de prácticas de negocios 5

7 Cuáles son los otros documentos que aplican? Los lineamientos actúan como una guía de referencia principal con relación a las prácticas de negocios y a los requerimientos de cumplimiento, pero no es el único recurso que nos orienta. Existen manuales del empleado que regulan las unidades individuales de negocios y otras normas de conducta profesional que aplican a su puesto o profesión. Familiarícese con todos los documentos que apliquen a su caso y siempre consulte su contrato laboral, cuando éste exista. 4. Nuestras obligaciones individuales Cada empleado de Pitney Bowes tiene la obligación de informar de cualquier problema o preocupación que involucre una posible violación de nuestro código, las políticas de nuestra compañía o la ley. A veces sentimos una sensación de que se avecina un conflicto, debido a que puede ser incómodo reportar a un compañero de trabajo o a un presunto problema. La compañía está comprometida a investigar alegatos de mala conducta, pero debe estar consciente del problema para poder responder, y si es necesario, corregirlo. Todos los empleados de Pitney Bowes deben: Conocer las leyes que aplican en nuestro trabajo, donde sea que realicemos negocios para la compañía. Cumplir con el espíritu así como con la carta de estos lineamientos. Leer estos lineamientos y tomar la capacitación con base en estos; Reportar a la administración, Recursos Humanos, departamento legal, Prácticas de negocios y éticas globales o a la auditoría interna sobre cualquier violación a estos lineamientos, las políticas de la compañía o la ley. Al trabajar para Pitney Bowes, acordamos defender el compromiso de la compañía en cuanto al cumplimiento legal y valores éticos que se describen en estos lineamientos. Cuando tenga duda si una acción cumple con las normas de la compañía, no tenga miedo y pregunte. Los empleados que no siguen estas normas se colocan a sí mismo, a sus compañeros de trabajo y a la Compañía en riesgo. En algunos casos donde hay una violación a la ley, los empleados o la Compañía o ambos pueden estar en riesgo de penas criminales o civiles. Los empleados que violen la ley serán responsables personalmente de cualquiera y todos los honorarios legales, multas y penalizaciones evaluados contra éstos. Es crítico para nuestro negocio y un imperativo moral que actuemos con honestidad, integridad y con respeto para todos. Cada empleado juega un rol al crear un ambiente ético. Siempre que se encuentre en una situación donde el curso de acción correcto no sea claro: A - Pregúntese se siente bien? Es ilegal o contra las políticas de la Compañía? Avergonzará o dañara a cualquier persona de la compañía? C - Consulte los lineamientos, al Departamento de Recursos Humanos o a la Línea de Ayuda Ética para una consulta específica. T - Informe a alguien si tiene conocimiento de una actividad que piense es deshonesta, insegura, ilegal o contra las políticas de la Compañía. 6 Acerca de los lineamientos de prácticas de negocios: Nuestro código de conducta Lineamientos de prácticas de negocios

8 5. Responsabilidades adicionales para las personas que supervisan a otros Los gerentes tienen responsabilidades especiales de conformidad con estos lineamientos. Deben dar el ejemplo con su propia conducta. Los gerentes deben: Deje en claro, tanto con sus palabras como con sus acciones, la importancia del cumplimiento legal y la conducta ética, y que el desempeño en los negocios nunca será más importantes que la conducta ética en los mismos. Asegúrese que las personas a las que supervisa tengan los conocimientos, capacitación, recursos y soporte adecuados para seguir los estándares éticos de la compañía y el cumplimiento de los requerimientos legales. Evite palabras y acciones que presionen a los empleados a su cargo a incurrir en conductas ilegales o deshonestas, y Supervise el cumplimiento, refuerce los estándares y reporte los casos de incumplimiento, presuntos o reales, al recurso adecuado, sin importar la existencia de una relación de reportes con los empleados involucrados. Los recursos disponibles incluyen jefes de unidad, Departamento de Recursos Humanos, Auditoría Interna y el Departamento Legal o las Prácticas de Negocios y Éticas Globales. Finalmente, se espera que los gerentes apoyen a los empleados que vienen de buena fe a hacer preguntas o a reportar problemas acerca del cumplimiento ético y legal. No se tolerarán represalias de la administración o la administración que permita represalias de otros contra cualquier otro empleado que de buena fe exponga los problemas. Se tratará seriamente cualquier represalia, y dará por resultado acciones disciplinarias e inclusive el despido. Acerca de los lineamientos de prácticas de negocios: Nuestro código de conducta Lineamientos de prácticas de negocios 7

9 2. Presentar los problemas Nuestra Compañía solamente puede vivir con sus compromisos éticos y legales si todos sus empleados defienden de manera individual, día con día, esos compromisos. Por esta razón, cada uno de nosotros es responsable de: Defender esos estándares en nuestros trabajos Hablar activamente si creemos que nosotros o alguien más que actúa de parte de la Compañía está haciendo algo -o acerca de hacer algo- que viole estos lineamientos, las políticas de la Compañía o la ley. Dónde acudir por ayuda 1. Hacer preguntas Mientras estos lineamientos forman la piedra angular de nuestro compromiso de la compañía con el cumplimiento legal y la conducta ética, no pueden describir cada ley y política que pudiera aplicar a conductas esperadas o tratos de negocios. Habrá casos que estén fuera de las situaciones específicamente señaladas. Nunca debe dudar en pedir asesoría a su gerente. Sin embargo, si no se siente cómodo presentándo un problema a su gerente o si necesita más información de la que le puede suministrar el gerente por favor busque ayuda en Práctica de Negocios y Éticas Globales, sus jefes de unidad de negocios, el Departamento Legal, Auditoría Interna, Relaciones de la Fuerza de Trabajo o Recursos Humanos. Y siempre puede estar en contacto con la Línea de Ayuda Ética para asesoría o para reportar problemas. Debe mantener a la mano los números de contactos específicos para estos recursos. La Compañía ha establecido una línea de ayuda ética a la que puede llamar sin cargo en cualquier momento (24 horas al día, 7 días a la semana), desde cualquier parte del mundo donde realicemos negocios. Se deberán levantar los reportes a la Línea de Ayuda Ética en nuestro propio idioma y anónimamente si lo permite la ley local. Las llamadas anónimas recibirán un número de caso para permitir a la persona que llama que siga el avance del mismo o para ofrecer información adicional para apoyar la investigación. El proporcionar su nombre y número de contacto permitirá que la compañía se ponga en contacto con usted, si es necesario, durante el curso de la investigación. También puede ponerse en contacto con Prácticas de Negocios y Éticas Globales en EthicsOffice@pb.com o mediante una carta dirigida a: Vicepresidente, Prácticas de Negocios y Ética Global en Pitney Bowes Inc., 1 Elmcroft Road, Stamford, CT 06926, EUA. Pitney Bowes protegerá su identidad siempre que sea posible y responderá a cualquier acto real o que se perciba de represalia que experimente cualquiera que reporte un problema de buena fe. Para obtener una lista completa de los números telefónicos y recursos por favor consulte la página 38 en la parte posterior de este manual. 8 Dónde acudir por ayuda Lineamientos de prácticas de negocios

10 3. Autorización Todos los alegatos de mal comportamiento o acciones impropias se investigarán concienzuda y rápidamente, y se tomarán las acciones adecuadas en respuesta a los resultados. El no poder leer y entender estos lineamientos, cualquier otro manual de empleado o políticas pertinentes no será aceptado como excusa para el incumplimiento. 4. Sin represalias La Compañía no permitirá ninguna represalia contra un empleado que de buena fe busque asesoría legal o ética, plantee un problema legal o ético, o reporte la sospecha de comportamiento inadecuado. La Compañía investigará y tomará muy seriamente todas las reclamaciones de represalias. Cualquier persona (sea o no un gerente) que se vea involucrado en conductas de represalia estará sujeto a acciones disciplinarias, que pueden incluir el despido. Si cree que algún empleado de la Compañía (incluyéndose usted) ha estado sujeto a represalias por plantear un problema legal o ético de buena fe, póngase en contacto inmediatamente con el Departamento de Prácticas de Negocios y Ética Global, Departamento de Recursos Humanos, Relaciones de Fuerza de Trabajo, el Departamento Legal o llame a la línea de Ayuda Ética. Dónde acudir por ayuda Lineamientos de prácticas de negocios 9

11 1. Tratamiento justo e igual Pitney Bowes está comprometido con una fuerza de trabajo donde se contratan los solicitantes y se compensa, capacita, promueve y disciplina a los empleados con base en sus calificaciones, experiencia, contribuciones y desempeño. La diversidad de inclusión de soporte a nuestros objetivos de negocios y el éxito de nuestra compañía. Una fuerza de trabajo profesional y respetada El conocimiento, la dedicación para nuestra misión y la diversidad de empleados de Pitney Bowes fortalecen nuestra ventaja competitiva. Como empleados se espera que nos tratemos entre sí y con todas las personas que realicemos negocios, con cortesía, justicia, respeto y dignidad. Mientras haga negocios de la Compañía, recuerde que siempre se espera que nosotros realicemos los negocios de manera legal profesional y de manera que pudiera considerarse respetuosa. Nuestras acciones como empleados se reflejan en la compañía y se debe tener mucho cuidado de asegurar que nuestra conducta no represente riesgos de reputación o negocios para nosotros como empleados o para la Compañía. Oportunidades iguales para todos los empleados puede ser una obligación legal en algunos lugares, pero creemos que también es imperativamente moral. Pitney Bowes no discrimina sobre la base de raza, color, religión, sexo, edad, origen nacional, etnicidad, estado civil, estado de veterano, orientación sexual, incapacidad u otros factores no relacionados con la capacidad de una persona para realizar un trabajo, incluyendo incapacidades mentales y físicas no relacionadas con el trabajo. Creo que no se me consideró para una promoción debido a que tengo una discapacidad física. No tengo restricciones en cuanto a lo que puedo hacer que podrían evitar que llevara a cabo las responsabilidades de mi nuevo puesto qué debo hacer? Explicar sus problemas a su gerente y/o representante de Recursos Humanos. Si lo prefiere, puede ponerse en contacto con los Líderes de la Unidad de Negocios o con la Línea de Ayuda Ética para una mayor investigación de su reclamación. 10 Una fuerza de trabajo profesional y respetada Lineamientos de prácticas de negocios

12 2. Un lugar de trabajo libre de acoso: Todos los empleados merecen ser tratados con respeto y trabajar en un ambiente libre de acoso, intimidación y cualquier otro comportamiento inadecuado o no profesional. Pitney Bowes está comprometido en proporcionar a todos los empleados este tipo de medio ambiente. En algunos países, lo siguiente puede no cumplir con la definición legal de acoso. Sin embargo, son inaceptables estos comportamientos para los empleados de Pitney Bowes. Formas de acoso. Las formas de acoso pueden incluir bromas degradantes o humillantes, calumnias e insultos, aislamiento debido a una condición médica real o que se sospecha o creencias políticas, traer al lugar de trabajo materiales con los que se intenta o probablemente se cree odio o miedo, o que esté sujeto a acoso debido al deseo de uno de promover el acoso contra otros. Los empleados pueden ser acosados por compañeros y subordinados, así como gerentes o supervisores. También puede ocurrir el acoso entre personas con similitudes, como ser del mismo género, sexualidad, raza o etnicidad. Acoso sexual. El acoso sexual incluye avances sexuales no correspondidos, solicitudes de favores sexuales, contacto físico no solicitado, propuestas, coqueteo no correspondido o conducta verbal, visual o física ofensiva de naturaleza sexual. Si los gerentes intentan hacer citas con sus subordinados, existe un riesgo importante de que sus acciones se perciban como acoso sexual. Por lo tanto, no se permite que un gerente haga citas con ningún empleado donde haya una relación de trabajo directa. También consulte conflictos de interés Relaciones Personales en la página 17 para consideraciones adicionales. algo de lo que fue testigo o que crea que está experimentando debe reportar cualquier preocupación que pueda tener a la administración, Recursos Humanos o a la Línea de Ayuda Ética. Pitney Bowes está comprometido en darle un tratamiento justo en el lugar de trabajo. Todos los informes de acoso se toman seriamente y se investigarán rápidamente y con discreción. Uno de mis compañeros de trabajo ha hecho referencias repetidas a mi etnicidad. Esto incluye burlarse de cómo hablo o llamándome con apodos despectivos. Ya lo confronté, pero se disculpó diciendo que sólo bromeaba. Este comportamiento no ha cesado qué más puedo hacer? Ya que usted le ha pedido a su compañero de trabajo que cese ese comportamiento, el siguiente paso sería consultarlo con su gerente, su representante de Recursos Humanos o a la Línea de Ayuda Ética. Se realizará una investigación y se llegará a una resolución. Sólo estaba bromeando no es una excusa para este tipo de comportamiento, entra en un conflicto directo con los valores de la Compañía y es una violación a estos lineamientos. Reportar acosos. Mientras podría ser difícil analizar los detalles de una situación que involucra el acoso, es importante reportar la situación. Ya sea Una fuerza de trabajo profesional y respetada Lineamientos de prácticas de negocios 11

13 Las represalias por reportar cualquier problema sobre acoso o de un trato injusto hacia un empleado que hace un reporte de buena fe, van contra estos lineamientos y se considera una conducta inadecuada e inaceptable. Un empleado de la compañía de un cliente está acosando a uno de los empleados en nuestro sitio porque es homosexual. Esto está haciendo que muchos de nosotros nos sintamos incómodos. Hay algo que podamos hacer? Póngase en contacto con su gerente, con el representante de Recursos Humanos o con la Línea de Ayuda Ética sin demora. No importa si es un empleado de Pitney Bowes o alguien más, el comportamiento no es aceptable. En este caso, Pitney Bowes hablará con la persona de contacto de la compañía del cliente para advertirle sobre los alegatos y solicitarles que inicien una investigación sobre ese asunto. 3.- Mano de obra de niños o forzada. Pitney Bowes se opone al uso de mano de obra forzada o del empleo ilegal de niños en cualquier lugar en que realizamos negocios o a través de un contratista, agente o proveedor con los que realizamos negocios. Existe una expectativa y una obligación de que se obedezcan todas las leyes internacionales, nacionales y locales, relacionadas con el empleo de personas especialmente niños. Actividades relacionadas con la Compañía incluyen los siguientes puntos: Cualquier actividad en cualquiera de las instalaciones de la Compañía. Días de campo, celebraciones o fiestas feriadas departamentales. Tratar con clientes, proveedores o socios de negocios. Viajes de negocios de la Compañía, y Asistencia a cualquier evento relacionado con trabajo fuera de nuestro sitio, incluyendo sesiones de capacitación, seminarios, conferencias de ventas o reuniones de negocios. Respetamos la privacidad de las actividades personales de los empleados fuera del lugar de trabajo. Sin embargo, una conducta personal de cualquier empleado podría afectar su desempeño en el trabajo. Ya sea que se encuentre dentro o fuera del lugar de trabajo: Siempre cumpla con las leyes locales. Respete la privacidad de los compañeros en actividades fuera del trabajo, incluyendo cualquier empleado que supervise, a menos que esas actividades impacten probablemente la capacidad del empleado para llevar a cabo sus responsabilidades relacionadas con su trabajo. Mantenga el lugar de trabajo libre de solicitudes que no sean patrocinadas por la Compañía (incluyendo actividades de recolección de fondos para obras benéficas), materiales de publicidad, folletos o literatura de cualquier tipo perteneciente a sus actividades personales, espirituales o políticas. 4.- Conducta de negocios fuera del lugar de trabajo. Como empleado de Pitney Bowes esperamos comportarnos profesionalmente y en forma adecuada en todo momento cuando estamos comprometidos con actividades relacionadas con la compañía. 12 Una fuerza de trabajo profesional y respetada Lineamientos de prácticas de negocios

14 tomar acciones correctivas conforme sea necesario y de acuerdo con los requerimientos de seguridad y legales. Un lugar de trabajo seguro Pitney Bowes está comprometido a proteger la salud, seguridad y bienestar de sus empleados y a promover un medio ambiente de trabajo productivo y seguro. Juntos podemos asegurar que nuestras acciones y decisiones soportan el objetivo de un lugar de trabajo seguro. 1. Salud y seguridad de los empleados. Como empleados debemos tener la seguridad como un principio fundamental en todo lo que hacemos. Es responsabilidad de todos participar en la capacitación sobre seguridad. Cada empleado debe cumplir en todo momento con las prácticas, códigos, políticas y estándares de seguridad aprobados por la compañía, o estipulados por las autoridades gubernamentales. En cualquier momento que sienta que el lugar de trabajo(incluyendo las ubicaciones del cliente y vehículos de la compañía) o el área de trabajo representan un riesgo para la seguridad o bienestar, o si hay la presencia de condiciones insalubre, inseguras o amenazantes, debe tomar acción inmediatamente. Reportar la situación a su gerente permitirá investigar rápidamente el problema. Esto ayudará a la compañía a Generalmente llevo mi rifle en mi camión porque me gusta ir de cacería después de trabajar y los fines de semana. Es un problema si conduzco el camión con el rifle mientras realizo mis llamadas de ventas? Sí. No puede llevar un arma en cualquier vehículo que utilice mientras realiza los negocios de la compañía o que estacione en las instalaciones que proporciona la compañía. 2. Accidentes y enfermedades. Los estándares de la compañía requieren que todos los accidentes y enfermedades que ocurren en el lugar de trabajo o mientras realiza negocios de la compañía se reporten e investiguen inmediatamente. Reportar estos incidentes a la administración o al comité de higiene y seguridad es el primer paso que debe tomar. Las enfermedades o lesiones relacionadas o no relacionadas con el trabajo pueden manejarse en forma diferente dependiendo de los requerimientos legales locales y de las políticas de la compañía. Si ha hecho un reporte y persisten las condiciones, Vaya más adelante! Siempre hay una opción para buscar ayuda de los jefes de unidad de negocios, del departamento de Recursos Humanos o de la línea de ayuda ética. Inmediatamente informe de cualquier derrame, condición peligrosa o violación a las leyes ambientales o a las políticas de la compañía, a su gerente, al personal de mantenimiento del lugar, al Corporativo de Medio Ambiente, al departamento de seguridad e higiene o a la línea Un lugar de trabajo seguro Lineamientos de prácticas de negocios 13

15 de ayuda ética. Cualquier problema relacionado con incidentes portenciales o violaciones de las políticas y prácticas del medio ambiente de la Compañía deben reportarse sin demora. Nunca asuma que otra persona reportará un incidente, riesgo o problema. 3. Privacidad y confidencialidad. Todos los empleados deben respetar la privacidad de la información personal de cada uno, y conservar la privacidad de esa información de acuerdo con las políticas locales y leyes aplicables. Siempre debemos respetar y proteger toda la información confidencial de otros, incluyendo nuestros clientes, socios comerciales, distribuidores y proveedores. Los requerimientos de privacidad de datos legales difieren de país a país, de manera que es importante conocer y entender cómo cumplir con los requerimientos legales específicos relacionados con el manejo, uso y exportación de empleados, clientes, proveedores, distribuidores, consultores y datos similares. Por favor consulte las políticas de privacidad globales de Pitney Bowes, que se encuentran en la intranet de Pitney Bowes Inc. Información personal: Todos los empleados que manejan información, incluyendo la relacionada con empleados, clientes, proveedores o distribuidores prospecto pasados y actuales de la compañía, deben asegurar la privacidad de esta información de conformidad con los términos contractuales aplicables, las políticas locales o las leyes locales. La información que se puede identificar personalmente, algunas veces se conoce como PII (en los Estados Unidos) o datos personales (en Europa) es cualquier información relacionada con una persona específica y, en algunos lugares, una compañía u organización específica. Esto incluye cualquier información que se puede utilizar para identificar a esa persona o entidad, directa o indirectamente, como un nombre, dirección, número telefónico, número de fax, dirección de correo electrónico, perfil financiero, número de seguro social (SSN), número de seguro social (SIN) o información de tarjeta de crédito. Además, la información está asociada con la identidad social o cultural, financiera, económica, física de la persona (por ejemplo, edad, género, estado civil, ingresos personales o familiares) también es considerada como identificable y está protegida. Se considera muy seriamente una violación de las políticas de la compañía con relación a la protección de dicha información y puede dar por resultado acciones disciplinarias así como penalizaciones civiles. Recibí información confidencial en el correo acerca de un plan de negocios de un competidor. No lo solicité, pero ahora que lo tengo qué debo hacer? Colocar la información en un sobre sellado y ponerse en contacto con el departamento legal para obtener instrucciones. No lea ni haga copias del material. Si recibe este tipo de información verbalmente debe informarle a la persona que esa plática viola la ley y las políticas de Pitney Bowes. Fui a una sala de conferencias donde acababa de terminar una reunión de la administración y encontré algunos documentos técnicos etiquetados Pitney Bowes confidencial, qué debo hacer? Entregue los documentos a su propio supervisor. Si no puede encontrar a su gerente, envíe los documentos al departamento de seguridad global. No deje los documentos en la sala ni los deseche. 14 Un lugar de trabajo seguro Lineamientos de prácticas de negocios

16 Información confidencial. La información de la compañía es tan valiosa como el dinero, propiedades o habilidades. Somos responsables de proteger la información de cualquier persona (aún de otros empleados de Pitney Bowes) que no tienen la necesidad de conocer esta información para realizar su trabajo, como lo indica la compañía o lo requieren las leyes locales. La información confidencial incluye, por ejemplo: planes de ventas y mercadotecnia, datos de sueldos y salarios, información de clientes, bases de datos y listas, información similar acerca de pro-veedores y distribuidores, y planes o desarrollo de productos nuevos. Si llegara a comprometerse la información confidencial de la compañía, podría dar por resultado pérdidas financieras o daños a Pitney Bowes. Información confidencial del cliente. Podemos estar obligados por ley, por contrato o por ambos a proteger la información confidencial de nuestros clientes de la misma manera que protegemos la información confidencial de Pitney Bowes. Si tiene dudas, por favor verifique con el abogado de la unidad de comercio local para mayor orientación. Leyes de exportación de datos. Muchos países tienen requerimientos estrictos para protección y privacidad de datos para los datos de empleados y clientes. Estas leyes restringen, entre otras cosas, la transmisión de datos personales de un país a otro. Para poder cumplir con estas leyes, debe consultar con el departamento legal o la Oficina Global de Protección de Datos y Privacidad para asegurar que se cumplan con todos los requerimientos legales relacionados con su trabajo. 4. Violencia en el lugar de trabajo. El equipo de Prevención de Incidentes Críticos de Pitney Bowes (PCI) es un equipo multidisciplinario con experiencia y capacitación en evaluar amenazas o actos de violencia. El equipo PCI trabaja con el departamento local de administración y Recursos Humanos para responder a amenazas o actos de violencia, y responderá rápidamente con recomendaciones que soporten un medio ambiente de trabajo seguro. La violencia real o percibida, que involucra a los empleados o el lugar de trabajo no será tolerada. Actos o amenazas de violencia. Es el deber de cada empleado reportar cualquier situación que pueda presentar un riesgo a la seguridad del lugar de trabajo. La compañía investigará rápidamente todos los actos reportados de violencia o amenazas de violencia contra personas o propiedad. Violencia doméstica - La víctima. Debido a que la violencia doméstica puede llevar la violencia al lugar de trabajo, la renuencia de una víctima a informar debido al miedo o vergüenza puede inintencionalmente colocar al lugar de trabajo en peligro. Si usted o alguien que conoce en el trabajo puede ser víctima de violencia, se le alienta a informar a su gerente, a los representantes de Recursos Humanos locales o a la línea de ayuda ética. Los recursos de guía y soporte están disponibles y el asunto se puede manejar con discreción. Violencia doméstica - El perpetrador. Si usted o alguien que conoce tiene miedo de reaccionar violentamente contra su pareja, o ya ha actuado violentamente contra su pareja u otro miembro de la familia, tiene disponible ayuda. Póngase en contacto con la oficina de Recursos Humanos local, la línea de ayuda ética o el proveedor médico personal por recursos disponibles. Posesión de armas. Pitney Bowes prohíbe, con sujeción a la ley local, la posesión de armas de fuego, municiones, explosivos u otras armas o dispositivos incendiarios mientras se encuentre en las instalaciones de la compañía (incluyendo estacionamiento para autos/estacionamiento) o mientras realiza negocios de la compañía. Cualquier persona que posea, utilice o muestre estos artículos en las instalaciones de la compañía (incluyendo estacionamiento para automóviles, estacionamiento) o mientras se encuentre en el trabajo, estará sujeto a una acción disciplinaria inmediata y a un posible arresto. Un lugar de trabajo seguro Lineamientos de prácticas de negocios 15

17 5. Uso de drogas y alcohol. Los empleados podrían no asistir al trabajo ni comprometerse en negocios de la compañía, se encuentren o no en las instalaciones de ésta, o ver perjudicado su desempeño debido al consumo de alcohol o drogas. Es la intención de la compañía promover y mantener un lugar de trabajo comprometido con una productividad máxima y evitar accidentes, lesiones y enfermedades asociados con el abuso de drogas y alcohol. Drogas. Mientras se encuentre en las instalaciones de la compañía (incluyendo estacionamiento para autos/estacionamiento) o mientras realice negocios de la compañía, los empleados no deben utilizar, vender, comprar, fabricar, poseer o distribuir (i) sustancias controladas cuando se mantengan o utilicen de manera abusiva o ilegal o (ii) drogas ilegales. Alcohol. Se permite servir o consumir alcohol en el área de trabajo solamente en cumplimiento con las políticas y regulaciones de la instalación local. Es responsabilidad de cada empleado beber en forma responsable, actuar profesionalmente y cumplir en todo momento con los reglamentos de la compañía, durante cualquier evento social o comercial relacionado con Pitney Bowes. 6. Preparación durante emergencias. Todos los empleados deben entender qué hacer, a quién llamar y donde ir en caso de una emergencia en el lugar de trabajo. Esto incluye el conocimiento de ya sea, cuando y cómo evacuar su instalación, dónde reunirse después de la evacuación, y los números telefónicos a los que puede llamar para confirmar que está seguro o si necesita ayuda. La información para prepararse en caso de emergencia se encuentra disponible en la intranet de Pitney Bowes. Consulte con el departamento de Recursos Humanos, el departamento de administración, los líderes comerciales y la línea de ayuda ética para las preguntas relacionadas con preparación para emergencias o para reportar cualquier actividad sospechosa que podría impactar la unidad de negocios o el lugar de trabajo. 7. Búsquedas. Pitney Powes respeta la privacidad de sus empleados, sin embargo puede ser necesario realizar búsquedas en las instalaciones de la compañía, en la propiedad, o en cualquier artículo personal o de la compañía que hayan sido introducidos en las instalaciones de la compañía, sujetos a los requerimientos de las leyes locales. Algunas veces veo que otros empleados utilizan drogas ilegales durante los descansos de trabajo. Debo reportarlo? Se le alienta fuertemente a reportar el asunto a su gerente o al representante de Recursos Humanos. La posesión o uso de drogas ilegales, en las instalaciones de la compañía o en el tiempo de la compañía, está estrictamente prohibido. Mi gerente realiza algunas reuniones con el personal por la noche en un bar local y compra bocadillos y alcohol para todos. Yo no bebo alcohol y me siento presionado a por lo menos ordenar una bebida. Me siento inseguro de lo que debo hacer. Es inadecuado que cualquier persona lo presione para ordenar alcohol cuando no lo desea. Debe informar a su representante de Recursos Humanos cómo le afecta esta actividad. Además, cada unidad de negocios tiene lineamientos a cerca de cuándo se puede servir alcohol en funciones relacionadas con el trabajo, especialmente si la compañía lo está pagando. 16 Un lugar de trabajo seguro Lineamientos de prácticas de negocios

18 relaciones reportadas pueden resultar en pérdidas, percibidas o reales, de objetividad e imparcialidad en decisiones de negocios. Un lugar de trabajo profesional y justo 1. Conflicto de intereses. Debemos actuar en el mejor interés de la compañía y evitar crear un conflicto de intereses para la compañía o los empleados, o inclusive la apariencia de un conflicto. Un conflicto de intereses surge cuando los intereses personales del empleado interfieren (o podrían interferir) con la capacidad para realizar objetivamente negocios de la compañía. 2. Relaciones personales. Pitney Bowes respeta el derecho a la privacidad y elección en todos los asuntos privados de los empleados. Sin embargo es crítico que los intereses personales no entren en conflicto con las responsabilidades de negocios. Por lo tanto, conforme lo permite la ley, los empleados no se deben reportar, directa o indirectamente, a ninguna persona con quien tengan una relación personal y deben revelar esta relación a la administración y a Recursos Humanos de manera adecuada y oportuna. Estas Una relación personal incluye, pero no está limitada a, relaciones entre los que están relacionados de cerca por sangre o matrimonio, pareja, amigos muy cercanos y a los que están relacionados de forma romántica. Un empleado no debe laborar en un puesto que tiene como objetivo verificar o grabar, de manera independiente, las acciones de otro puesto, cuando está envuelto sentimentalmente con esa persona que realiza el trabajo a verificar. Por ejemplo, un miembro de la familia no puede estar en una posición dentro de la Compañía que apruebe los pagos a los pro-veedores, si otro miembro de su familia emite los pagos a esos proveedores o realiza las cuentas para hacer los pagos. 3. Trato con clientes, socios comerciales y proveedores. Los empleados no pueden realizar negocios con ningún cliente, socio comercial o proveedor si el empleado o cualquiera que tenga una relación personal tiene un interés en esa compañía, a menos que el empleado haya hecho un reporte completo y obtenido una aprobación anterior por escrito de su gerente. La propiedad de acciones mínimas en compañías comercializadas públicamente se permite con la excepción de compañías que no están en competencia directa con Pitney Bowes. Una relación personal no necesariamente descalifica una compañía de convertirse en proveedor o asociado comercial de Pitney Bowes, pero en ningún momento puede un empleado de Pitney Bowes obtener beneficios financieros como resultado de esa relación. Sin embargo, el empleado que tiene la relación personal no debe estar involucrado con la decisión de contratar la compañía, o estar en un puesto para supervisar, administrar o influenciar el trabajo de la compañía contratada o compensación. Cuando tenga dudas pregunte! Un lugar de trabajo profesional y justo Lineamientos de prácticas de negocios 17

19 4. Tratar con la compañía. Es contra los lineamientos (i) entrar en relaciones comerciales como socios comerciales o proveedores con Pitney Bowes. (ii) ser empleado por un distribuidor o competidor de Pitney Bowes o (iii) trabajar para un cliente o proveedor con el que el empleado tiene una relación comercial como parte de su trabajo con Pitney Bowes. Estas relaciones pueden causar conflictos de lealtad a nuestra compañía, socios comerciales y accionistas. 5. Empleos externos. Si usted actualmente cuenta con un empleo, autoempleo o tiene la intención de buscar empleo fuera de Pitney Bowes mientras continúa trabajando para la compañía, debe informar a su gerente o al departamento de Recursos Humanos. Recuerde si trabaja fuera de Pitney Bowes, debe continuar cumpliendo con las normas de desempeño, incluyendo los requerimientos de tiempo extra si los hubiera de su trabajo con Pitney Bowes y puede no realizar cualesquier funciones de ese trabaja externo durante el tiempo de la compañía o mientras se encuentra en las instalaciones de la compañía. Habrá momentos cuando las elecciones de empleo externo representen un conflicto de interés. Al auto revelar nuestro empleo o intentar buscar o asegurar un segundo empleo, se puede identificar cualquier posibilidad de conflicto de intereses y eliminar. 6. Oportunidades corporativas. Los empleados de Pitney Bowes son parte del proceso de éxito en la compañía y se espera que protejan y apoyen los intereses de la compañía en todo momento. Los empleados de Pitney Bowes no deben tomar para ellos mismos ni darle a nadie más oportunidades de negocios que se adecúen con el perfil de negocios de Pitney Bowes. 18 Un lugar de trabajo profesional y justo Lineamientos de prácticas de negocios Deseo invertir en una compañía privada que está desarrollando un producto para Pitney Bowes. Esto es conflicto de intereses? Puede haber un conflicto dependiendo de su puesto en Pitney Bowes, su influencia en las decisiones de compras y el monto de su inversión. Pregunte antes de invertir. Un proveedor con el que regularmente trato me ofreció un descuento importante sobre suministros que utiliza la escuela de mi hija y me gustaría comprarlos. Puedo aceptar la oferta? No puede aceptar esta oferta. Aceptar una oferta como ésta podría parecer que influenciará sus decisiones futuras. Repórtelo al departamento legal. Mi hermano tiene una empresa de desarrollo de software. Puede Pitney Bowes utilizar su empresa para hacer modificaciones al software para clientes? La firma de su hermano puede hacer una licitación sobre los contratos con Pitney Bowes en conformidad con las políticas de adquisición. Cómo su pariente usted debe evitar la apariencia de un conflicto de intereses no involucrándose, ya sea en la elección del proveedor o en la supervisión diaria del proveedor. Además, no puede ser propietario parcial en la compañía, el consejo o en cualquier puesto en el que usted directa o indirectamente resulte beneficiado de contratar a la firma. Debemos evitar la apariencia de un conflicto de intereses así como de un conflicto real.

20 7. Comercialización. Las políticas de Pitney Bowes y las leyes de valores de los Estados Unidos prohíben que todos los empleados utilicen información interna de material de la compañía para comercializar acciones, bonos y otros valores (valores de la compañía) o ayudar a otros a hacerlo. La explotación ilícita de información privilegiada es un delito serio que podría resultar en grandes procesos civiles y penales. Información interna significa información que todavía no se da a conocer al público en general. La información se considera como pública dos días laborales completos después de que ha sido anunciada por la compañía a través de los servicios de cable de noticias, el informe o proyección anual, presentaciones públicas, radio o televisión. Información material significa información de tal importancia que podría afectar la decisión razonable del inversionista si comprar, vender o mantener una acción. La política de Pitney Bowes y las leyes de valores de los Estados Unidos así como las leyes locales prohíben que todos los empleados utilicen información interna del material de la compañía para comercializar las acciones, bonos y otros valores de la compañía o para ayudar a otros hacerlo. La explotación ilícita de información privilegiada por personas de la compañía es un delito serio que podría resultar en grandes procesos civiles y penales. Otra información de la compañía. Como empleados de Pitney Bowes, nunca debemos utilizar la información interna que tenemos acerca de clientes, socios comerciales o proveedores para comercializar con sus valores o las valores de Pitney Bowes o ayudar a otros a hacerlo. Recuerde no es el comprar y vender valores lo que intentan evitar los reglamentos de comercialización de información de la compañía, sino la compra y venta de valores cuando la información y el material no es público y proporciona una ventaja injusta en el lugar de trabajo. Un acto de compartir información interna que da por resultado en que alguien más compre o venda valores también está sujeto a procesos civiles y penales. Como empleado financiero, tengo acceso a la información de ganancias trimestrales antes de que se libere. Un amigo cercano, que es un empleado, tenía curiosidad de las cifras. Ella sabe que yo no puedo decirle nada directamente, pero si ella me pide sugerencias acerca de las ganancias, le puede dar más o menos una idea? No. Las revelaciones de cualquier tipo son contra la ley. Esto incluye declaraciones, sugerencias o confirmaciones generales de una conjetura. Es incorrecto preguntar o divulgar esta información antes de que se libere públicamente aún a otros empleados de Pitney Bowes. He escuchado que Pitney Bowes está por adquirir otra compañía. La decisión probablemente aumentará el valor de las acciones. Puedo mencionar esta información a mi esposa y a mi hijo? No, esta revelación es contra las políticas de la compañía sobre revelar información confidencial. Si usted, su esposa o su hijo comercializan acciones de Pitney Bowes o acciones de la compañía adquiridas con base en esta información, estaría violando las leyes de comercialización de información de la compañía. Un lugar de trabajo profesional y justo Lineamientos de prácticas de negocios 19