ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN A LOS MÓDULOS INGRESO A LA APLICACIÓN INFORMACIÓN COLABORADORES Consulta de periodos

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2 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN A LOS MÓDULOS INGRESO A LA APLICACIÓN INFORMACIÓN COLABORADORES Consulta de periodos evaluados Consulta de Nine-Box del personal a cargo (Matriz de desempeño y potencial) Asignación de objetivos al personal a cargo Creación de periodo Evaluación de periodo (objetivos y conductas observables) Evaluación de objetivos Evaluación de conductas observables Cierre de periodo MIS OBJETIVOS Autoevaluación de objetivos (resultado sugerido) Autoevaluación de conductas observables (resultado sugerido) MIS PERIODOS MIS NINE-BOX (Matriz de desempeño y potencial) SALIR DE LA APLICACIÓN... 27

3 1. INTRODUCCIÓN A LOS MÓDULOS El sistema Smart Performance usuarios, está constituido por los siguientes módulos: 1.1. Módulo de Información En este módulo podrá consultar la información general sobre el uso del sistema Módulo de Colaboradores Éste módulo es solo para personal que cuenta con colaboradores a cargo (Supervisores, Gerentes, Coordinadores, etc.). Podrá asignar y evaluar objetivos de los colaboradores a cargo, así como evaluar las conductas observables asignadas al puesto o conductas de desarrollo asignadas a la persona Módulo mis objetivos En éste módulo podrá hacer la consulta de los objetivos propios, así como para hacer la evaluación sugerida de los mismos, de acuerdo a su percepción individual Mis periodos En éste módulo podrá hacer la consulta del historial de sus periodos que ya han sido evaluados, tanto los resultados de objetivos como de conductas observables y resultado general Mis Nine-Box Podrá consultar el historial propio por periodo ya evaluado de las Nine-Box y los niveles obtenidos en cada uno de éstos. 1

4 2. INGRESO A LA APLICACIÓN 2.1. Para acceder a la plataforma de Smart Performance como usuario, por favor ingrese al siguiente link: Ingrese el usuario y contraseña que le fue asignado y presione el botón Entrar. 3. INFORMACIÓN - Éste módulo es de solo consulta, en donde encontrará información general del uso del sistema. 2

5 4. COLABORADORES Nota: éste módulo únicamente lo encontrará si cuenta con personal a cargo, de lo contrario, no lo tendrá en su cuenta de usuario. De no contar con personal a cargo, favor de pasar al PUNTO 5 de éste manual: MIS OBJETIVOS. - En éste módulo podrá asignar, así como, evaluar los objetivos y conductas observables del personal que tiene a cargo. - En la primera página, al ingresar al módulo encontrará dos tablas, en la primera se encuentra el personal sin periodo asignado, en ésta podrá consultar los periodos de su persona que ya han sido evaluados, la Nine-box individual de su personal a cargo, así como, asignar objetivos Consulta de periodos evaluados. 3

6 1) Para hacer la consulta, presione el ícono de la lupa. 2) Seleccione el periodo, del cual desea hacer la consulta: - Podrá consultar el resultado general, para este resultado se toman en cuenta los dos aspectos evaluados; objetivos y conductas observables, específicamente del periodo seleccionado. - Consulta de resultados de los objetivos individuales (por periodo). 4

7 - Consulta de resultado de las conductas observables. 3) Ésta información la podrá exportar a PDF o a Excel Consulta de Nine-Box del personal a cargo (Matriz de desempeño y potencial). Nota: únicamente podrá consultar la nine box del personal que tenga conductas de desarrollo y/u objetivos de desarrollo asignados. - Información general de Nine-Box (Matriz de desempeño y potencial) La matriz de desempeño y potencial utiliza una tabla similar a un plano cartesiano, en donde horizontalmente se maneja el Desempeño demostrado del personal y verticalmente se muestra el potencial demostrado por el personal para poder hacer un cambio de puesto o tener un crecimiento profesional. 5

8 - La tabla se lee de abajo hacia arriba siguiendo su misma letra (C, B, A) teniendo en cuenta en el primer cuadrante (3C) al personal con más bajo desempeño y con un limitado potencial de crecimiento y en el cuadrante 9 (1A) al personal con un excelente desempeño y un amplio potencial para desempeñarse como un líder. - Al presionar en cada cuadrante, obtendrá su descripción general. 1) Para hacer la consulta, presione sobre el ícono del cubo color verde. 6

9 2) Seleccione el periodo del cual consultará la Nine-Box. 3) Podrá consultar lo siguiente: Calificación Global del periodo. En este se incluye competencias y conductas del puesto, así como las de desarrollo. Calificación del puesto. En este se incluye conductas y objetivos del puesto. Calificación de desarrollo. Incluye objetivos y competencias de desarrollo. Nivel obtenido en el periodo. 4) Finalmente, podrá consultar el cuadrante en el que está posicionada la persona, de acuerdo al desempeño obtenido en el periodo consultado. 7

10 La matriz Nine-Box permite identificar la relación de desempeño mostrado y potencial de crecimiento del evaluado. Para saber en cuál nivel se encuentra la persona, encontrará una marca de un círculo verde con una palomita blanca. 5) Ésta información la podrá exportar a PDF Asignación de objetivos al personal a cargo. Nota: es muy importante que los objetivos sean asignados en conjunto (supervisor y colaborador), ambos deben de estar de acuerdo con los objetivos asignados. 1) Ingrese al ícono azul para Asignar objetivos. 8

11 2) Presione el botón Agregar nuevo objetivo. En caso de que ya haya creado un periodo anterior, el sistema automáticamente agregará los objetivos del periodo anterior sin incluir las fechas de entrega, mismas que podrá modificar. 3) Redacte el objetivo que se asignará a la persona. Recuerde que los objetivos SMART deben de ser específicos + medibles + alcanzables + realistas + asignando un tiempo determinado. Ejemplo: Lograr una venta en nuevos productos de $200,000, pesos en el mes de enero (1 31 de enero del 2016). 4) Escriba el resultado esperado (en el ejemplo anterior, sería de 200). No debe de escribir símbolos. 5) Seleccione la unidad de medición. La unidad de medición es el concepto que se refiere a lo que estará midiendo, por ejemplo, porcentaje, pesos, etc. 9

12 5.1) Cuando aún no tiene alguna unidad de medición en la lista desplegable, deberá agregarla, para esto, presione el botón Agregar unidad de medición. 5.2) Se abrirá una ventana, por default aparecerá el puesto de la persona para la cual está asignando objetivos, deberá de ingresar la unidad de medición, así como, la descripción de ésta unidad y presiona el botón de Agregar. 5.3) Una vez agregada la unidad de medición, ya podrá hacer la selección en la lista desplegable. 10

13 6) Seleccione la relación: - Más es mejor: ejemplo Incrementar las ventas - Menos es mejor: ejemplo Disminuir la cartera de clientes morosos. Para definir la referencia presione el ícono color verde. 7) Defina la referencia. Por default encontrará el cero, es decir, partirá de cero hacia arriba el conteo. - Ejemplo más es mejor : en ventas la referencia pudiera comenzar desde cero e ir incrementando. - Ejemplo menos es mejor : en cobranza la referencia pudiera comenzar en 10 (pudiera ser porcentaje), se tomaría la referencia a partir de 10, y de ahí comenzaría a disminuir el porcentaje de clientes morosos. 7.1) Una vez realizados los cambios presione Aceptar. 11

14 8) Seleccione la ponderación que dará a este objetivo. Ésta ponderación es el porcentaje de peso que tendrá el objetivo. Recuerde que la suma de las ponderaciones de todos los objetivos deberá dar un total de 100%. 9) Seleccione la fecha límite para cumplir con el objetivo asignado. 10) Seleccione el tipo de objetivo, hacia donde está enfocado. 11) Seleccione el concepto al que está alineado el objetivo que está por asignar. Todos los objetivos a asignar, deberán estar alineados a la estrategia de la empresa. 12

15 Las opciones que encontrará en éste apartado, son las que se deben de asignar desde la cuenta de Coordinador. En caso de que no tenga alguna opción, favor de consultarlo con el personal de RRHH o con el encargado(a) de la cuenta de Coordinador, de lo contrario, no podrá hacer la asignación de objetivos. 12) Finalmente presiona Guardar cambios para que el objetivo sea agregado Creación de periodo. 1) Una vez asignados todos los objetivos, presiona el botón Crear nuevo periodo. 13

16 2) Seleccione el nombre del periodo. El nombre es asignado por el encargado de la cuenta de coordinador, el periodo deberá estar activo para que usted pueda asignar objetivos. En caso de que no le aparezca la opción consúltelo con su coordinador. 3) La fecha de inicio y fin se asigna por default (de acuerdo a las fechas registradas por el coordinador para el periodo seleccionado). 4) Presione Aceptar para que el nuevo periodo sea creado. Nota: Para poder crear el periodo deberá tener en la suma total de las ponderaciones el 100%. Mientras la suma de las ponderaciones sea menor al 100%, el botón para crear el periodo no le aparecerá. 14

17 Nota: Por el contrario, para poder agregar un nuevo objetivo, la suma de las ponderaciones tiene que ser menor al 100%, en caso de requiera asignar un nuevo objetivo y tenga el 100% de las ponderaciones distribuidas, deberá re-distribuir las ponderaciones de los objetivos ya asignados. Una vez asignados los objetivos, podrá regresar al menú anterior. - La segunda tabla que encontrará en la primera página, estará la lista de su personal con objetivos asignados ) Podrá consultar los periodos ya evaluados. 2) Editar el periodo abierto o activo. 3) Consultar la Nine-box de la persona de los periodos ya evaluados (únicamente si cuenta con objetivos y conductas de desarrollo asignados). 4) Evaluar los objetivos asignados (al llegar la fecha límite de entrega). 15

18 4.5. Evaluación de periodo (objetivos y conductas observables) Evaluación de objetivos. 1) Como se mencionó en el punto anterior, para evaluar el periodo activo, presiona en el ícono color verde. - Al ingresar, encontrará la lista de los objetivos que asignó a la persona que evaluará, así como las conductas observables asignadas al puesto. 2) Para comenzar con la evaluación Presiona el ícono color verde. 3) La evaluación la realizará en la ventana que se habilita. - Aparece la información general del objetivo que fue asignado por usted: 16

19 Descripción del objetivo. El resultado esperado. La unidad de medición. El resultado sugerido. Nota: el resultado sugerido, es la calificación que su colaborador se asigna a él mismo, usted puede considerarla si está de acuerdo, o no considerarla e informarle los motivos. - Usted tendrá que ingresar el valor obtenido (la calificación que usted dará a este objetivo tomando en cuenta el resultado esperado). - Ingresa comentarios, si así lo desea. - Presiona Calcular, para que la información sea procesada. 4) Posteriormente, podrá visualizar una ventana nueva con la información ya calculada sobre el objetivo que está evaluando. En caso de estar de acuerdo, presiona Aceptar y guardar y la información quedará guardada. 5) Si el Resultado Obtenido supera al Resultado Esperado, entonces al dar click a Calcular, aparecerá un mensaje en la parte superior derecha indicando que se está superando el resultado en la calificación, incluyendo la información de: el nivel ponderado, y el resultado que lo supera. En la ventana con la información calculada aparecerá 1 botón más: Topar resultado. Si se desea continuar con el nivel 17

20 superado (aritméticamente correcto) solo se da clic en Guardar, y si se desea continuar con el nivel topado a lo ponderado se deberá dar clic en Topar Resultado. - Éste procedimiento lo realizará con cada uno de los objetivos asignados. Una vez evaluados los objetivos, pasará a la siguiente tabla, que se refiere a la evaluación de las competencias, mediante las conductas observables asignadas al puesto y/o a la persona Evaluación de conductas observables. 1) Ingresa al ícono de color verde. 2) La evaluación la realizará en la ventana que en consecuencia la aparecerá: - Encontrará la conducta a evaluar. - El resultado sugerido (al igual que en los objetivos, su(s) colaborador(es) podrá(n) sugerir una calificación en base a su percepción para la evaluación de las conductas observables). De Igual forma, usted podrá considerar el resultado sugerido, o no. - Selecciona la opción que considere viable en el apartado para la calidad de la actuación de la conducta a evaluar. - Y la frecuencia con la que presenta la conducta. - Puede agregar comentarios si así lo desea. 18

21 Nota: la evaluación, así como, la asignación de objetivos, deberá de hacerse en conjunto (supervisor y colaborador). En caso de que no se tome en cuenta la evaluación sugerida por su personal, deberá explicar los motivos de ello Cierre de periodo. - Una vez evaluados los objetivos y las conductas observables, procedemos a cerrar el periodo. 5. MIS OBJETIVOS - En éste módulo podrá consultar sus objetivos asignados por su supervisor, así como, las conductas observables que serán evaluadas para su puesto y/o específicamente para su desarrollo profesional Autoevaluación de objetivos (resultado sugerido). Mediante esta autoevaluación, usted podrá hacer una sugerencia para su evaluación en los objetivos, de acuerdo a su perspectiva, esto ayudará a su supervisor al momento de realizar la evaluación. Su supervisor podrá tomar en cuenta o no, ésta sugerencia, dependiendo lo que considere viable. 1) Presione el ícono de color verde. 19

22 2) Ingrese el resultado sugerido para el objetivo seleccionado, agregue comentarios si lo considera necesario y presione Guardar sugerencia. - Éste procedimiento lo deberá repetir por cada uno de los objetivos Autoevaluación de conductas observables (resultado sugerido). De igual manera que con autoevaluación de los objetivos, también podrá hacer una sugerencia para las conductas observables. 1) Presiona el ícono color verde. 20

23 2) Selecciona una de las opciones, de acuerdo a la calidad con la que considera que ha realizado la conducta observable a evaluar. Debe ser muy objetivo en éste aspecto. 21

24 3) Selecciona una de las opciones, de acuerdo a la frecuencia con la que considera que ha realizado la conducta a evaluar. Recuerde ser muy objetivo en éste aspecto. 4) Presiona el botón de Guardar sugerencia. Nota: Este procedimiento lo deberá realizar con cada una de las conductas observables. 6. MIS PERIODOS 1) Para realizar la consulta de sus periodos ya evaluados, deberá seleccionar el periodo que desea consultar. 22

25 - Podrá consultar su resultado general, para este resultado se toman en cuenta los dos aspectos evaluados; objetivos y conductas observables, específicamente del periodo seleccionado. - Consulta de resultados de los objetivos individuales (por periodo). - Consulta de resultado de las conductas observables. Nota: Ésta información la podrá exportar a PDF o a Excel. 23

26 7. MIS NINE-BOX (Matriz de desempeño y potencial) Nota: Únicamente quienes cuenten con conductas de desarrollo y/u objetivos de desarrollo asignados, podrán consultar su Nine box, de lo contrario no aparecerá éste módulo en su cuenta. - Información general de Nine-Box (Matriz de desempeño y potencial). La matriz de desempeño y potencial utiliza una tabla similar a un plano cartesiano, en donde horizontalmente se maneja el Desempeño demostrado y verticalmente se muestra el potencial demostrado de acuerdo a los objetivos y conductas observables que le han sido evaluados. - La tabla se lee de abajo hacia arriba siguiendo su misma letra (C, B, A) teniendo en cuenta en el primer cuadrante (3C) el punto más bajo de desempeño y con un limitado potencial de crecimiento y en el cuadrante 9 (1A) el punto más alto, se encontrará en este cuadrando si ha demostrado un excelente desempeño y por lo tanto tendrá un amplio potencial para desempeñarse como un líder. 24

27 - Al presionar en cada cuadrante, obtendrá su descripción general. 1) Seleccione el periodo del cual consultará la Nine-Box. 2) Podrá consultar lo siguiente: Calificación Global del periodo. En este se incluye competencias y conductas del puesto, así como las de desarrollo. Calificación del puesto. En este se incluye conductas y objetivos del puesto. Calificación de desarrollo. Incluye objetivos y competencias de desarrollo. Nivel obtenido en el periodo. 25

28 3) Finalmente, podrá consultar el cuadrante en el que está posicionado, de acuerdo al desempeño que obtuvo en el periodo consultado. La matriz Nine-Box permite identificar la relación de desempeño mostrado y potencial de crecimiento del evaluado. Para saber en cuál nivel se encuentra usted, verá una marca con un círculo verde y una palomita blanca. 4) Ésta información la podrá exportar a PDF. 26

29 8. SALIR DE LA APLICACIÓN Para salir de la aplicación, podrá hacerlo desde el ícono de la puertita que encontrará en la parte central inferior del menú principal. En cada módulo en la parte superior, encontrará un botón para realizar ésta acción. 27