SISTEMA PARA LA DETECCIÓN DE ESTUDIANTES EN RIESGO ACADÉMICO MANUAL DEL USUARIO

Transcripción

1 SISTEMA PARA LA DETECCIÓN DE ESTUDIANTES EN RIESGO ACADÉMICO MANUAL DEL USUARIO

2 DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA Sistema de Información que permite caracterizar al estudiante al momento de ingreso a la universidad, generando una valoración integral del estudiante en las dimensiones: Socioeconómica, Salud y Académico-Cognitiva. 1. ENTORNO GENERAL fig. 1.0 Descripción: El Entorno General vienen siendo el año y periodo académicos de ingreso de estudiantes para los cuales se va a realizar el proceso de identificación de parámetros y posterior la caracterización del estudiante. Por lo tanto es importante identificar qué año y periodo de ingreso es el que se va a utilizar para el proceso. Opción: Entorno General Consultar Entorno Se acciona el botón Consultar mostrando los entornos existentes (fig1.1).

3 Fig. 1.1 Se acciona el link Crear (fig. 1.1) que muestra la vista de registro de Entornos (fig. 1.2) Fig. 1.2 Se registra el periodo académico para el cual se realizará el proceso de detección y caracterización y se activa el botón Guardar (fig. 1.2) para almacenar el registro en la base de datos.

4 2. DIMENSIONES Fig. 2.0 Descripción: Para determinar el posible nivel de riesgo en que se encuentra un estudiante al ingresar a la universidad se han definido cinco dimensiones (Económica, Académica, Cognitiva, Salud, Social) las cuales cada una al final del proceso de caracterización tendrá un valor que definirá el nivel de riesgo. Cada dimensión consta de una serie de ítems y a su vez a cada ítem se le asignan una serie de parámetros. Opción: Dimensiones Consultar Tipo Dimensión Permite consultar, crear, editar, eliminar y generar un reporte de las dimensiones con sus respectivas dimensiones y parámetros. Fig. 2.1

5 Para registrar un nueva Dimensión se activa el link Crear (fig. 2.1) y se muestra la vista de creación de Dimensiones (fig. 2.2) Vista para el registro de una nueva dimensión. Se ingresa la descripción o nombre de la dimensión y se activa el botón guardar para almacenarla en la base de datos. Fig. 2.2 Activando el botón Consultar (fig. 2.1) se visualiza un listado con las Dimensiones mencionadas anteriormente (fig. 2.3). Fig. 2.3 Para visualizar los ítems de cada dimensión se debe activar el link Ver Ítems (Link encerrado en rojo en la fig. 2.3) y este lleva a la vista de ítems de la dimensión seleccionada (fig. 2.4).

6 Fig. 2.4 Activando el link Crear (fig. 2.4) de la vista de ítems se cargará la vista de creación de ítems (fig. 2.5). Fig. 2.5 Se activa el botón Guardar (fig. 2.5) para almacenar el nuevo ítem de la dimensión seleccionada en la base de datos. Desde la vista de ítems para una dimensión seleccionada, se elige el ícono de ver parámetros (fig. 2.6) que envía a la vista de los parámetros de un ítem seleccionado (fig. 2.7). Fig. 2.6

7 Fig. 2.7 Se selecciona el Link Crear (fig. 2.7) ya se carga la vista de creación de Parámetros. Vista que permite el registro de un parámetro para el ítem seleccionado. Se introduce la descripción y se activa el botón Guardar (fig. 2.8) para ser almacenado en la base de datos. Fig. 2.8 REGISTRO DE PORCENTAJES A LOS ÍTEMS PARA UN PERIODO ACADÉMICO Opción: Dimensiones Registrar Porcentajes Ítems por Periodo Descripción: Dado un Periodo (Entorno) Cada Dimensión consta de una serie de ítems y cada uno de estos ítems tiene un valor en porcentaje para calcular el nivel de riesgo. Para un periodo académico (Entorno) se selecciona la dimensión y posteriormente se registran los porcentajes a cada ítem, la sume total debe ser del 100%. Se selecciona el periodo (Entorno) y se activa el botón Consultar (fig. 2.9) para visualizar las Dimensiones.

8 Fig. 2.9 Se selecciona alguna de las dimensiones para visualizar sus ítems con sus respectivos porcentajes ya sean para ser registrados o actualizarlos y posteriormente se activa el botón guardar para ser registrados o actualizados en la base de datos (fig. 2.10). Fig REGISTRO DE RANGOS Y PESOS A LOS PARÁMETROS PARA UN PERIODO ACADÉMICO Opción: Dimensiones Registrar Rangos Pesos por Periodo

9 Descripción: Dado un periodo académico se definen los porcentajes de los ítems de cada dimensión, al realizarse el proceso de identificación de parámetros de un estudiante debe haber un solo parámetro por ítem que coincida con la información del estudiante, el parámetro identificado tiene un valor o peso, el cual va hacer utilizado posteriormente para la caracterización del estudiante. Para un periodo académico se selecciona la dimensión luego el ítem y por último se registrará para cada parámetro el valor desde, el valor hasta y el peso. fig Se consulta las Dimensiones y se selecciona alguna de ellas. En la Fig Se selecciona un ítem específico y se carga la vista de Rangos Pesos la cual contiene los parámetros del ítem seleccionado junto con sus rangos y sus pesos respectivamente.

10 Fig Fig Se registran los rangos y el peso de cada parámetro y se activa el botón Guardar para almacenar o actualizar la información en la base de datos.

11 PROCESO DE COPIA DE PORCENTAJES A LOS ITEMS PARA UN PERIODO ACADÉMICO Opción: Tipos Dimensiones Duplicar Porcentajes Ítems por periodo Proceso que permite copiar desde un periodo académico los porcentajes de los ítems para un nuevo periodo. Fig PROCESO DE COPIA DE RANGOS Y PESOS A LOS PARÁMETROS PARA UN PERIODO ACADÉMICO Opción: Tipos Dimensiones Duplicar Rangos Pesos por Periodo Proceso que permite copiar desde un periodo académico los rangos y pesos de los parámetros para un nuevo periodo. Fig. 2.15

12 3. NIVELES DE RIESGO Fig. 3.0 Descripción: El objetivo final del proceso es identificar en qué nivel de riesgo se encuentra el estudiante por lo tanto es necesario tener información de soporte como lo son los tipos de niveles de riesgo que se van a utilizar en el sistema, los valores equivalentes cognitivos por periodo y los rangos de valores equivalentes cuantitativos por periodo para poder caracterizar al estudiante. CONSULTA Y REGISTRO DE NIVELES DE RIESGOS Opción: Niveles de Riesgo Consultar Niveles de Riesgo Se registran los niveles de riesgo como MUY ALTO, ALTO, MEDIO ALTO, MEDIO, MEDIO BAJO, BAJO y MUY BAJO Fig. 3.1 Niveles de Riesgo

13 REGISTRO DE VALORES CUALITATIVOS EQUIVALENTES A LOS TIPOS DE RIESGO Opción: Niveles de Riesgo Registrar Valor Riesgo Cognitivo por Periodo Seleccionando un periodo académico se registra el nivel de riesgo equivalente al nivel de riesgo que se da como resultado de la prueba cognitiva. Fig. 3.2 Se seleccionan los valores equivalentes y se activa el botón Guardar para almacenar o actualizar la información en la base de datos REGISTRO RANGO DE VALORES CUANTITATIVOS EQUIVALENTES A LOS NIEVELES DE RIESGOS Opción: Niveles de Riesgo Registrar Valor Riesgo por Periodo Seleccionando un periodo académico se registra el rango de valores que concentra el nivel de riesgo.

14 Fig. 3.3 Se registra el rango de valores de cada nivel de riesgo y se activa el Botón Guardar para almacenar o actualizar la información en la base de datos. PROCESO DE COPIA DE VALORES COGNITIVOS EQUIVALENTES A LOS TIPOS DE RIESGO Opción: Niveles de Riesgo Duplicar Valores Riesgos Cognitivos por Periodo Este proceso realiza una copia de los niveles de riesgo equivalentes a los niveles de riesgo resultado de la prueba cognitiva desde un periodo académico a un nuevo periodo. Fig. 3.4

15 PROCESO DE COPIA DE RANGO DE VALORES CUANTITATIVOS EQUIVALENTES A LOS TIPOS DE RIESGOS DE UN PERIODO ACADEMICO A OTRO Opción: Niveles de Riesgo Duplicar Rango de Valores Riesgo Este proceso realiza una copia de los rangos registrados en un periodo académico para un nuevo periodo. Fig CARGUE DE INFORMACIÓN Fig. 4.0 Descripción: La información para detectar los parámetros de las dimensiones ACADEMICA y COGNITIVA son el resultado de un curso precalculo y de una prueba cognitiva respectivamente y estos resultados son guardados en archivos planos, debido a esto se utiliza una opción de cargue

16 de archivos en formato.xls y esta información quedará almacenada en la base de datos para determinado periodo. Opción: Cargue de Información Dimensión Académica Opción que permite cargar un archivo plano con la información del curso precálculo para un periodo dado. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO Fig. 4.1 El archivo debe ser de extensión.xls donde la primera fila y cada columna debe contener los encabezados en el siguiente orden Código, Nota Final, % Asistencia, Quíz y Seleccionado para tutoría. Las siguientes filas deben contener los valores respectivos a cada columna.

17 Fig. 4.2 CARGUE DE INFORMACIÓN PARA LA DIMENSIÓN COGNITIVA Opción: Cargue de Información Dimensión Cognitiva Opción que permite cargar un archivo plano con la información de la prueba cognitiva para un periodo dado. Fig. 4.3

18 ESTRUCTURA DEL ARCHIVO El archivo debe ser de extensión.xls donde la primera fila y cada columna debe contener los encabezados en el siguiente orden Código y Nivel de Riesgo. Las siguientes filas deben contener los valores respectivos a cada columna. Fig PROCESO DE IDENTIFICACIÓN DE PARÁMETROS Y CARACTERIZACIÓN DEL ESTUDIANTE Descripción: Este proceso es el que permite identificar los parámetros que coinciden con la información registrada en las diferentes pruebas realizadas al estudiante al ingresar a la universidad y posteriormente realizar la caracterización del mismo. Fig. 5.0 Opción: Identificación de Parámetros Procesar Información

19 Se selecciona el periodo (Entorno) para realizar el proceso y el usuario deberá activar el botón Ejecutar (Fig. 5.1), el sistema valida que no exista información o parámetros detectados para el periodo académico seleccionado, el sistema se encargará de identificar los parámetros, almacenarlos en la base de datos y posteriormente a la identificación el mismo sistema se encargará de caracterizar estudiante por estudiante para dar paso a la vista de resultado de consolidado de valoraciones (Fig. 5.2) Fig. 5.1 Fig. 5.2 Resultado de la identificación y caracterización de estudiantes. LISTADOS: EL usuario puede visualizar o descargar el listado general y el listado Agrupado resultado de la caracterización de estudiantes.

20 Fig. 5.3 Listar General: Archivo en Excel con los resultados obtenidos Fig. 5.4 Listar Agrupado: Archivo en Excel con los resultados obtenidos agrupados por programa académico. Fig. 5.5

21 VER DETALLE DEL ESTUDIANTE El usuario al activar el link Ver Detalle podrá visualizar la siguiente información del estudiante: Datos Personales Información Familiar Parámetros Identificados Consolidado de Valoración de riesgos Planes de apoyo (agregar nuevo apoyo) Información académica (Solo si existe) INFORMACIÓN DETALLADA DEL ESTUDIANTE Datos Personales Información Familiar Fig. 5.6 Fig. 5.7

22 Ítems Parámetros Identificados para cada dimensión Fig. 5.8 Consolidado de Valoración de Riesgos. Fig. 5.9

23 Planes de Apoyo: En esta vista se brinda la posibilidad de registrar los apoyos que se le ofrecen al estudiante. El usuario activa el link Registrar Apoyo, Ingresa la descripción y activa Guardar. Fig Datos Académicos: Visualiza la información académica del estudiante de los periodos que ha cursado. Fig El usuario activa el link Ver Detalle de algún periodo para visualizar las notas de ese periodo. Fig. 5.12

24 Listar Instrumento de caracterización Archivo en formato PDF con todos los detalles del estudiante caracterizado. El usuario activa el Link Listar Fig Fig INSTRUMENTO DE CARACTERIZACIÓN

25 Fig (INSTRUMENTO DE CARACTERIZACIÓN)

26 6. MÓDULO DE ESTADÍSTICAS Descripción: Módulo de estadísticas que describe, resume y visualiza algunos datos originados en la caracterización de los estudiantes. Fig. 6.0 Opción: Estadísticas Dimensión Nivel Género Describe la cantidad de estudiantes que se encontraron en los diferentes niveles de riesgo, esto agrupado por dimensión. fig. 6.1

27 Fig. 6.2 Describe la cantidad de estudiantes que se encontraron en los diferentes niveles de riesgo, esto agrupado por dimensión. Opción: Estadísticas Programa dimensión Género: Describe la cantidad de estudiantes que se encontraron en los diferentes niveles de riesgo, esto agrupado por Programa Académico. Fig. 6.3

28 Fig. 6.4 Describe la cantidad de estudiantes que se encontraron en los diferentes niveles de riesgo, esto agrupado por Programa Académico. Opción: Estadísticas Dimensión Condicionalidad Género Describe la cantidad de estudiantes que se encontraron en los diferentes niveles de riesgo, esto agrupado por Condicionalidad.

29 Fig. 6.5 Fig. 6.6 Describe la cantidad de estudiantes que se encontraron en los diferentes niveles de riesgo, esto agrupado por Condicionalidad 7. LISTADOS Descripción: Información de soporte resultado de la caracterización de los estudiantes para un periodo dado. Fig. 7.0

30 Opción: Listados Estudiantes con Apoyos: Listar Excel: Fig. 7.1 Fig. 7.2 Lista los estudiantes que recibieron apoyos y las respectivas descripciones.

31 Listar Agrupado Fig. 7.3 Lista de manera agrupada los apoyos que obtuvo cada estudiante. Opción: Listados Por Programa Estudiantes Caracterizados: Fig. 7.4

32 Descripción: Lista los estudiantes caracterizados agrupados por Programa académico Fig. 7.5 Fig. 7.6

33 Opción: Listados Por Condicionalidad Estudiantes Caracterizados Descripción: Esta opción permite Consultar y listar los estudiantes caracterizados teniendo en cuenta la condicionalidad en que se encuentra cada estudiante. Fig. 7.7 Fig. 7.8

34 Listar General: Fig. 7.9 Muestra un listado general teniendo en cuenta la condicionalidad de cada estudiante. Listar Agrupado por Condicionalidad Fig. 7.10

35 Listar Agrupado por Programa Fig CONSULTAS Fig. 8.0 Descripción: Esta función es idéntica al proceso de caracterización del estudiante que se realiza posterior a la identificación de parámetros de la opción procesar información. Tiene como opción adicional la de seleccionar un solo estudiante para llevar a cabo el proceso de caracterización.