6.5.2 PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR MANTENIMIENTO DE BIENES 1. OBJETO:

Transcripción

1 1. OBJETO: Establecer el procedimiento que permita realizar un adecuado seguimiento y mantenimiento de los bienes de propiedad de CORMAGDALENA, recibidos como producto de la ejecución contractual. 2. ALCANCE: El procedimiento se hará operativo desde el momento de la suscripción del acta de recibo final de obra, o del recibo a satisfacción de los bienes, pasando por los términos y condiciones establecidos en el contrato para llevar a cabo los servicios posventa (mantenimiento preventivo y correctivo), por los términos y condiciones de la garantía mínima presunta y por los términos y condiciones señalados en la garantía única (calidad del bien, provisión de repuestos, accesorios y correcto funcionamiento de los equipos), hasta agotar la vida probable de los bienes, en el caso de los muebles. 3. DOCUMENTOS DE ENTRADA: DOCUMENTO PROVEEDOR ÁREA /PROCESO 1. Estudios previos 2. Pliego de condiciones 3. Propuesta del contratista 4. Contrato 5. Garantía única 6. Garantía de los bienes CORMAGDALENA /CONTRATISTA 7. Informes del interventor o supervisor del contrato 8. Acta de recibo final de obra 9. Acta de recibo a satisfacción CODIGO: Página 1 de 9

2 4. POLÍTICAS: El mantenimiento es un servicio que agrupa una serie de actividades cuya ejecución permite alcanzar un mayor grado de confiabilidad en los equipos, máquinas, construcciones civiles e instalaciones. El mantenimiento tiene como objetivo evitar, reducir y reparar las fallas sobre los bienes y obras, disminuir la gravedad de las fallas que no se lleguen a impedir, evitar accidentes, conservar los bienes y obras y obtener un rendimiento aceptable de los mismos. El presente procedimiento aplica para el mantenimiento de bienes muebles e inmuebles. El mantenimiento de obras será responsabilidad de la entidad territorial respectiva. Mantenimiento Preventivo: Es el que surge de la necesidad de reducir el mantenimiento correctivo y todo lo que representa. Pretende reducir la reparación mediante una rutina de inspecciones periódicas y la renovación de los elementos dañados. Mantenimiento correctivo: Es aquel que se ocupa de la reparación una vez se ha producido el fallo del bien. Se exigirá al contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado. Igual exigencia se podrá hacer al garante. El contratista colaborará con CORMAGDALENA en lo que sea necesario para que el objeto contratado se cumpla y que éste sea de la mejor calidad. CODIGO: Página 2 de 9

3 CORMAGDALENA adelantará revisiones periódicas de los servicios prestados o bienes suministrados, para verificar que ellos cumplen con las condiciones de calidad ofrecidas por los contratistas, y promoverán las acciones de responsabilidad contra éstos y sus garantes cuando dichas condiciones no se cumplan. Las revisiones periódicas deberán llevarse a cabo por lo menos una vez cada 6 meses durante el término de vigencia de las garantías. CORMAGDALENA exigirá que la calidad de los bienes y servicios adquiridos se ajuste a los requisitos mínimos previstos en normas técnicas obligatorias, normas técnicas colombianas, normas internacionales elaboradas por organismos reconocidos a nivel mundial o normas extranjeras aceptadas en los acuerdos internacionales suscritos por Colombia. CORMAGDALENA adelantará las acciones conducentes a obtener la indemnización de los daños que sufran los bienes, en desarrollo o con ocasión del contrato. Si el edificio perece o amenaza ruina, en todo o en parte, en los diez años subsiguientes a su entrega, por vicio de la construcción, o por vicio del suelo que el empresario o las personas empleadas por él hayan debido conocer en razón de su oficio, o por vicio de los materiales, será responsable el empresario. El término del amparo de estabilidad de la obra lo determinará la entidad según la naturaleza del contrato y no será inferior a cinco años. La presente disposición es de carácter supletivo, pues será posible convenir un plazo mayor. CODIGO: Página 3 de 9

4 Se entiende por consumidor toda persona, natural o jurídica, que contrate la adquisición, utilización o disfrute de un bien o la prestación de un servicio determinado, para la satisfacción de una o más necesidades. Si se está frente a un consumidor, se aplicarán las normas de protección al consumidor relacionadas con la calidad e idoneidad del bien contratado, con la información que se suministra respecto del mismo, con las garantías, las marcas, las leyendas, las propagandas o con la fijación pública de precios, y en general, con los aspectos regulados por el estatuto de protección al consumidor. El término de los amparos de calidad del bien, correcto funcionamiento de los equipos y provisión de repuestos contemplados en la garantía única, deberá ser cuando menos equivalente al contemplado en el contrato para llevar a cabo los servicios posventa, es decir el mantenimiento preventivo y correctivo, sin perjuicio de lo señalado para la garantía mínima presunta de los bienes. CODIGO: Página 4 de 9

5 5. DISPOSICIONES LEGALES: Código Civil colombiano. Decreto 410 de 1971, por el cual se expide el código de comercio. Decreto 3466 de 1982, por el cual se dictan normas relativas a la idoneidad, la calidad, las garantías, las marcas, las leyendas, las propagandas y la fijación pública de precios de bienes y servicios, la responsabilidad de sus productores, expendedores y proveedores, y se dictan otras disposiciones. Ley 80 de 1993, por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Decreto 679 de 1994, por el cual se reglamenta parcialmente la ley 80 de Ley 1150 de 2007, por la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos. Decreto 2474 de 2008, por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad y selección objetiva, y se dictan otras disposiciones. CODIGO: Página 5 de 9

6 PROCESO RESPONSABLE DOCUMENTO INICIO SOPORTE PLIEGO DE 1. VERIFICAR CALIDAD DE LOS CONDICIONES CONTRATO PROPUESTA Verifique que la calidad de los bienes muebles o MANUAL DE inmuebles sea idónea y esté de acuerdo a los estándares CORMAGDALENA / contemplados en el pliego de condiciones, propuesta y CONTRATISTA contrato. Verifique que el contratista entregue el manual de mantenimiento de bienes que lo requieran. 2. RECIBIR LOS Reciba los bienes muebles mediante las correspondientes actas. CORMAGDALENA PLIEGO DE CONDICIONES PROPUESTA CONTRATO ACTA DE RECIBO A SATISFACCIÓN MANUAL DE 3. REVISAR Y EFECTUAR Lea el manual de mantenimiento o instrucciones de uso y cuidado de los bienes. CONTRATO ACTA DE LIQUIDACIÓN MANUAL DE Cada seis meses como mínimo, contados a partir de la recepción de la obra, o cuando así lo disponga el manual, revísela y de ser necesario efectúe el mantenimiento consecuencia del uso o deterioro normal, sin perjuicio de las obligaciones que para tal efecto hayan sido radicadas en el contratista. CORMAGDALENA / CONTRATISTA 1 CODIGO: Página 6 de 9

7 1 PROCESO RESPONSABLE DOCUMENTO SOPORTE CONTRATO En el caso de bienes muebles, guíese por el manual de mantenimiento o instrucciones de uso y cuidado de los bienes, sin perjuicio del mantenimiento preventivo o correctivo que tenga que llevar a cabo el contratista. CORMAGDALENA / CONTRATISTA ACTA DE LIQUIDACIÓN MANUAL DE 4. HACER EFECTIVAS LAS GARANTÍAS Durante la vigencia del amparo de calidad del bien, si se presenta en éste un defecto imputable al contratista o se manifiesta un vicio oculto, requiera al contratista para que lleve a cabo las reparaciones del caso. CONTRATO ACTA DE LIQUIDACIÓN MANUAL DE GARANTÍA De igual manera requiera al contratista cuando se afecte la calidad del bien, el adecuado funcionamiento y la provisión de repuestos o accesorios, o cuando no lleve a cabo el mantenimiento preventivo o correctivo, o no lo haga adecuadamente. CORMAGDALENA Si efectuados como mínimo dos requerimientos el contratista no cumple, haga efectiva la póliza de cumplimiento, calidad, buen funcionamiento o provisión de repuestos, según el caso, sin perjuicio de exigir el cumplimiento de las garantías comerciales o de la garantía mínima presunta. FIN CODIGO: Página 7 de 9

8 7. REGISTROS ASOCIADOS DOCUMENTO DOCUMENTOS DE ENTRADA DOCUMENTOS DE SOPORTE: Pliego de condiciones Contrato Propuesta Manual de mantenimiento Acta de recibo a satisfacción Acta de liquidación Garantía PROVEEDOR ÁREA /PROCESO CORMAGDALENA/CONTRATISTA CORMAGDALENA / CONTRATISTA CODIGO: Página 8 de 9

9 8. MODIFICACIONES VERSION DESCRIPCION DE LA MODIFICACION 01 Documento Inicial CODIGO: Página 9 de 9