INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO MAYO-AGOSTO DE 2016 SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO

Transcripción

1 INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO MAYO-AGOSTO DE 2016 En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, a través de la guía del Departamento Administrativo de la Función Pública a continuación presenta Informe detallado de avances en cada uno de los tres (03) Subsistemas que componen el Modelo Estándar de Control Interno MECI -Control Estratégico, Control de Gestión y Control de Evaluación. Ambiente de Control: Estilo de Dirección: SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO La Alta Dirección desde su rol estratégico, ha dado lineamientos y ha priorizado temas importantes, en el segundo cuatrenio de la presente vigencia, como es el proceso de contratación para el Mejoramiento en la Bocatoma y Planta de tratamiento, igualmente se realizó la Contratación para el diseño implementación y seguimiento de las nuevas metodologías tarifarias y estudios de costos, incluyendo los Planes y soportes requeridos que tratan la Resolución CRA 720 del , para terminar la norma estructura tarifaria de los Servicios Públicos de Acueducto y Alcantarillado. La EMSER E.S.P, atraves del Programa con Emser en mi barrio todos ganamos realizo, capacitación sobre el manejo de Residuos Sólidos en la Fundación Casa Hogar del niño al personal docente, administrativo, manipuladoras y a las madres sustitutas, para crear conciencia sobre estos temas que son de vital importancia, para la conservación del Medio Ambiente. La Emser E.S.P con el Club Héroes del ambiente, para el segundo trimestre del año 2016, cuenta con tres (03) grupos en tres (03) Instituciones con un total de 47 integrantes entre los 10 y los 15 años de los grados 6 y 7 en las instalaciones educativas Alfonso Arango Toro, Nuestra Señora del Carmen y la Marsella, para el tercer trimestre del año; el Programa se amplié su cobertura en las demás instituciones del Municipio. La EMSER E.S.P, está apoyando al Municipio para el proceso de certificación en el sector de agua potable y Saneamiento Básico, como se mencionó, EMSER E.S.P. Tiene una competencia limitada en el tema de certificación debido a que la responsabilidad y titularidad de la certificación se encuentra en cabeza del municipio, sin embargo, debido a la capacidad técnica y de recursos humanos capacitados en el tema, EMSER ha efectuado un acompañamiento a la administración municipal para superar el estado de descertificación.

2 En este sentido, EMSER durante el primer semestre de 2016 acompañó a la secretaría de planeación en los procesos legales de los recursos de vía gubernativa para procurar que no se descertificara el municipio. Se está gestionando con el Relleno Sanitario de Honda-Tolima, para la disposición final de residuos sólidos, teniendo en cuenta que se está abriendo una nueva celda, esto contribuiría a la reducción de costos al usuario. Se sigue implementando el proceso de las NIIF; se hizo la homologación de cuentas a normas internacionales, Igualmente se está haciendo el barrido de duplicidad de documentos como la implantación de las tablas de retención documental. Se han realizado obras en Acueducto y Alcantarillado como son: 1-Construccion de la Red de Alcantarillado en tubería pvc y Obras complementarias, Sustituir 120ML de tubería en pvc Barrio los Pinos, Calle 13 con Diagonal 9. 2-Sustitucion de 48 ML, tramo de alcantarillado en tubería de pvc en la Cra 4 Calle 1 al lado del Jardín Botánico. 3-Reconstruccion de Placas de cemento, donde la Empresa realizo reparaciones de acueducto y alcantarillado en diferentes sitios del área urbana del Municipio. 4-Sustitucion tramo emisario final de alcantarillado en cemento a pvc en tubería de 24, sustituir 30 metros de tubería en el caño Santa Helena, frente a la Manzana 6 del Barrio Isidro Parra. Actualmente se están realizando los siguientes Proyectos: 1-Construccion de Redes menores de Acueducto Fase II, del Municipio del Líbano Tolima. 2-Formulacion del Plan Maestro de Alcantarillado del Municipio del Líbano Tolima. 3-Se está actualizando el Catastro de Pozos y topografía del todo el Sistema de Alcantarillado del área urbana. Se contrató un funcionario para cortes de agua con el fin de controlar la cartera morosa. La EMSER E.S.P lidera campañas de educación y sensibilización ambiental en la emisora la veterana en el manejo adecuado de los residuos sólidos y Orgánicos desde la fuente a todos y cada uno de los usuarios del servicio de aseo.

3 SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION Mediante la Resolución Numero 34 de enero 28 de 2016, el Comité de Coordinación de Control Interno aprobó el Plan Anual de Auditorias vigencia 2016, la cual en este momento se convierte como guía metodológica para la elaboración de las auditorias de acuerdo a la Ley 87 de 1993 deben realizar las Oficinas de Control Interno lo que permitirá crear un plan de trabajo integral que contribuya a realizar un análisis, evaluación, seguimiento y mejoramiento continuo de cada una de las áreas Técnico Operativa y Administrativa de la EMSER E.S.P. La Empresa de Servicios Públicos de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Líbano Tolima y su Oficina de Control Interno desde su creación ha sido juiciosa y responsable en la realización del Informe ejecutivo de Control Interno que se debe presentar anualmente al Departamento Administrativo de la Función Pública. En cuanto la Evaluación del Plan Institucional de la EMSER E.S.P, se realizó la evaluación de cada una de las áreas reportando el siguiente porcentaje de avance: No ÁREAS DE TRABAJO PORCENTAJE 1 Peticiones, Quejas y Reclamos 75% 2 Direcccion Tecnica y Planeacion (Acueducto) 33% 3 Dirección Técnica y Planeacion (Alcantarillado) 75% 4 Dirección Técnica y Planeacion (Aseo) 47% 5 Dirección Administrativa, Financiera y Comercial 61% 6 Recursos Humanos 70% 7 Recursos Físicos 15% 8 Sistemas 60% 9 Archivo y Correspondencia 33% Logrando un avance Institucional en su totalidad del 52% Se realizó la Evaluación y Seguimiento Auditoria Interna área comercial (Peticiones, Quejas y Reclamos) lecturas de medición, revisión previa, facturación, recaudo, Plan de Corte, Registro de usuarios, control de pagos al Servicio, para entrar en un proceso de mejora continuo, para los procedimientos que viene liderando la EMSER E.S.P con los usuarios y oficializando el Plan de Mejoramiento para la respectiva área. Se realizó la Auditoria Interna al Programa Separación en la fuente y aprovechamiento de orgánicos, Protección de las fuentes hídricas de la Micro cuenca; por lo cual se garantiza el seguimiento a los procedimientos ejecutados al Interior de la EMSER E.S.P. Igualmente se oficializo el Plan de mejoramiento entre las partes que contribuirán al mejoramiento continuo.

4 Igualmente se realizó la auditoria Interna Parque automotor, se entregó el Informe Final y se oficializo con la Dirección Técnica y Planeacion, el Plan de mejoramiento firmado entre las partes. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION Para la recuperación de la Cartera morosa en los valores totales, el estrato 1 y2 sigue aportando una considerable proporción de la cartera, las acciones adelantadas por la Emser e.s.p durante la presente vigencia, consisten en efectuar los procedimientos persuasivos y coactivos con 170 usuarios que hacen parte del segmento entre 120 y 180 días y que aportan un total de $ = correspondientes un poco más del 94% de la cartera a recaudar. Se contrató un funcionario para cortes de agua con el fin de controlar la cartera morosa. Se realizó limpieza en la carretera vía la Polka, esta campaña fue liderada por EMSER E.S.P; con el objeto de dar un mejor aspecto a esta vía del Municipio, ya que algunos habitantes del Municipio desconociendo la normatividad ambiental, arrojan los residuos en esta vía, generando un impacto negativo sobre el medio ambiente. Con la Resolución Numero 060 de Marzo 4 de 2013, se adopta el Programa de Separación en la Fuente y Aprovechamiento de orgánicos. Que de acuerdo al PGIRS en su programa No. 3 Recuperando y aprovechando orientado a establecer la factibilidad de aprovechamiento de residuos sólidos, como medida de reducción de la cantidad a ser dispuesta en los rellenos sanitarios, reducción de impactos ambientales, reducción de costos de servicios ordinarios y la EMSER E.S.P,. para el mes de Julio se redujo en 24 Toneladas los residuos sólidos, de acuerdo al fortalecimiento que se le ha realizado al programa de separación en la fuente y aprovechamiento de orgánicos, que se intensifica de Lunes a viernes en los diferentes barrios del Líbano-Tolima. La dificultad que ha enfrentado la Empresa de Servicios Públicos de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Líbano Tolima EMSER E.S.P, en cuanto al Subsistema de Control de Gestión, ha sido la actualización del Manual de Procesos y Procedimientos y por ende estandar6izar el conocimiento de las diferentes actividades que realiza la EMSER E.S.P para que se convierta en un instrumento de guía de la acción individual y colectiva que fomente el autocontrol y la autorregulación. LA EMSER E.S.P ha venido continuando con el proceso de fortalecer y mejorar los procedimientos para el manejo de las peticiones, Quejas y Reclamos (P,Q,R) ya que de esta forma nos permitirá contar con información de primera mano sobre los incumplimientos institucionales de la empresa como: origen, alcance, gravedad, impacto y frecuencia del problema; lo cual contribuye a definir una acción correctiva inmediata y una acción preventiva, de las causas que la originan.

5 Se ha evidenciado la eficacia de los mecanismos utilizados por la empresa para informar a la comunidad y/o partes interesadas acerca de cualquier novedad en el servicio. La Página WEB, de la Empresa se encuentra en actualización permanente, manteniendo informado a los usuarios y a las partes interesadas. Se realizó limpieza en la carretera vía la Polka, esta campaña fue liderada por EMSER E.S.P; con el objeto de dar un mejor aspecto a esta vía del Municipio, ya que algunos habitantes del Municipio desconociendo la normatividad ambiental, arrojan los residuos en esta vía, generando un impacto negativo sobre el medio ambiente. Charlas para la utilización de los elementos de protección personal con los Operarios recolectores de residuos sólidos y Operarias de Barrido de calles. La EMSER E.S.P, debe fortalecer la comunicación informativa de tal manera que le permita crear una política de flujo continuo de la informacion que alimente los procesos que la empresa ejecuta y que en algunas ocasiones se ha vista lesionada por la demora y el no acatamiento de los procedimientos y conductos regulares. ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO El Sistema de Control interno de la Empresa de Servicios Públicos de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Líbano Tolima a raíz del Decreto 1599 de 2005, por medio del cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, ha venido siendo objeto de una serie de cambios que nos ha permitido ir mejorando alguna actividades que en la práctica venían teniendo problemas y que estaban impidiendo el buen funcionamiento y desarrollo de algunos procesos. De acuerdo al Decreto 943 del 21 de Mayo de 2014, por la cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno MECI, en la cual se determinan las generalidades y estructura necesaria para establecer, implementar y fortalecer el Sistema de Control Interno en las entidades de acuerdo en lo dispuesto en el artículo 5 de la Ley 87 de Lo cual se realizó la fase de diagnóstico según los elementos, productos mínimos arrojo un 70% de los manuales, políticas, programas y proyectos que antes no se hacían y que han contribuido notablemente en el mejoramiento que hoy vive la EMSER E.S.P. mediante la resolución Numero 434 de Diciembre 4 de 2014, se designa el Director Administrativo, Financiero y Comercial como Coordinador para la actualización del Modelo Estandar de Control Interno MECI 100:2005. Con el fin de garantizar la operacionalizacion de las acciones necesarias del desarrollo, actualización y mejoramiento continúo del Sistema de Control Interno basado en dicho modelo. Si bien es cierto el Sistema de Control Interno en EMSER E.S.P no trabaja con una efectividad del 100%, si existe la disposición del Gerente, el Grupo Directivo de los asesores y funcionarios en general de tener diseñado e implementado el Modelo

6 Estándar de Control Interno y el Sistema de Gestión de Calidad en el menor tiempo posible para estar a la vanguardia de las mejores empresas prestadoras de servicios públicos del país. Según la Evaluación del Sistema de Control Interno por parte del Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) arrojo un Indicador de Madurez del 66.65%. Igualmente el Sistema de Gestión de Calidad arrojo un puntaje de Calidad del %. RECOMENDACIONES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO El Sistema de Control Interno según el Indicador de madurez (66.65%), Satisfactorio, Este modelo a este nivel debería permitir a la Entidad. 1-Determinar e implementar acciones correctivas y/o preventivas a los procesos, con base en los análisis de información recibida de forma interna y externa, Formalizar el Plan de mejoramiento Institucional, identificando las acciones que mejoren sustancialmente el desempeño de la entidad y resuelvan los hallazgos encontrados. 2-Según el avance en la implementación del Sistema de Gestión de calidad (SGC), de acuerdo al indicador del 48.21%, dentro del proceso llevado a cabo por la entidad para la implementación del Sistema de Gestión de Calidad, existen falencias en tres (3) o más fases, (Fase Diagnostico, Diseño e implementación), lo que podría dificultar el avance del Sistema a largo plazo, con el fin de garantizar razonablemente que el Sistema de Gestión de Calidad implementado podrá avanzar hacia la mejora. Elaborar la actualización del Manual de Procedimiento que le permita a la EMSER E.S.SP poder tener una estandarización del conocimiento de las diferentes operaciones que la Empresa realiza y de esta manera crear un lenguaje común alrededor de los diferentes procesos tanto operativos como administrativos que sirva como un instrumento guía de la acción individual y colectiva de la entidad, fomentando el autocontrol y la autorregulación. GERMAN AUGUSTO SAAVEDRA RODRIGUEZ Jefe de Control Interno Elaboro GASR/OCI-30/008/2016