INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO ENERO - ABRIL DE 2016 SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO

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1 INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO ENERO - ABRIL DE 2016 En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, a través de la guía del Departamento Administrativo de la Función Pública a continuación presenta Informe detallado de avances en cada uno de los tres (03) Subsistemas que componen el Modelo Estándar de Control Interno MECI -Control Estratégico, Control de Gestión y Control de Evaluación. Ambiente de Control: Estilo de Dirección: SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO La Alta Dirección desde su rol estratégico, ha dado lineamientos y ha priorizado temas importantes, como el nuevo esquema de optimización para la recolección transporte y disposición final de los residuos orgánicos y sólidos en la Galería; como el análisis de regulación de agua por el sistema de presión en la red conducción y distribución del área urbana del Municipio del Líbano Tolima, más exactamente en la parte alta del barrio las ferias, granja la Alsacia. Existen diferentes procesos que se enmarcan en las áreas administrativo y Operativo (acueducto, alcantarillado, aseo, recursos físicos, P,Q,R, recursos humanos, sistemas, archivo y correspondencia), se define como una estrategia para diseñar herramientas que propenden por el mejoramiento continuo de los procesos dentro de la EMSER E.S.P. Se ha evidenciado interés y apoyo por parte de la alta dirección, para la ejecución de Planes, Programas y Proyectos, por parte de los procesos de la Empresa, igualmente se ha venido manteniendo un adecuado proceso de Planeacion estratégica lo que permite a principio de cada vigencia formular los Planes y Programas a ejecutar, la elaboración del presupuesto, campañas, proyectos, actividades dando cumplimiento a los objetivos fijados como también a la misión y proyectando alcanzar la visión. Con la Resolución Numero 060 de Marzo 4 de 2013, se adopta el Programa de Separación en la Fuente y Aprovechamiento de orgánicos. Que de acuerdo al PGIRS en su programa No. 3 Recuperando y aprovechando orientado a establecer la factibilidad de aprovechamiento de residuos sólidos, como medida de reducción de la cantidad a ser dispuesta en los rellenos sanitarios, reducción de impactos ambientales, reducción de costos de servicios ordinarios y la EMSER E.S.P,. En el año anterior se estaban recogiendo 2.5 Toneladas semanal, para el año 2016, se están recogiendo residuos orgánicos por 3.5 Toneladas, este proceso genera un impacto ambiental importante, por la

2 retroalimentación realizada por el grupo de trabajo a los usuarios del Programa. El Programa se fortaleció con la entrega de 210 canecas a nuevos usuarios en el Barrio la Ferias, Igualmente 11 canecas grandes a los Fruvers y Guarderías. Igualmente, se está trabajando por el mejoramiento o beneficios para los recicladores particulares que coayudan a reciclar residuos sólidos por todo el Municipio del Líbano Tolima. Se realizó el embellecimiento a los separadores de la avenida principal, sembrando plantas ornamentales, trabajo realizado con los funcionarios de EMSER E.S.P. La EMSER E.S.P lidera campañas de educación y sensibilización ambiental en la emisora la veterana en el manejo adecuado de los residuos sólidos y Orgánicos desde la fuente a todos y cada uno de los usuarios del servicio de aseo. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION Se realizó el seguimiento y control con auditoria interna en el mes de febrero en revisar y organizar los documentos recibidos en físico, haciendo una mejora en la organización de la información de las vigencias 2012, 2013, 2014, 2015, donde se evidencio la no existencia de archivos y documentos de vigencias anteriores los cuales se procedieron a depurar para ser enviados al archivo central, se realizó auditoria Interna de los documentos para determinar los faltantes en información. Se está revisando el tema de personal en proceso de invalidez, incapacidad y vejez, se procede a gestionar y organizar los expedientes de las personas en mención y a la vez solicitar al empleado allegar a esta dependencia soportes y demás documentos para iniciar nuevamente el proceso con la ARL y la EPS para dar respuesta efectiva y oportuna oportuna y asi iniciar con ello la efectividad de pensiones o indemnizaciones. De igual manera se está haciendo efectiva la entrega de valores de Cesantías represadas a las vigencias , por lo que se logró el cargue y consolidación al 2014 lo cual ha generado una nueva expectativa con los solicitantes y que requieren este servicio. Se realizó el análisis y depuración de temas relacionados con deuda por cobros de las Entidades Promotoras de Salud con el fin de minimizar los saldos o inconsistencias de pago a cargo de la entidad EMSER E.S.P. Igualmente en el tema de Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST, podemos decir que ya se tiene un diagnóstico del Programa y se da inicio al proceso con el apoyo en seguridad en Salud Ocupacional, Se viene haciendo una campaña de concientización y buena utilización de los elementos de protección (EPP) lo cual ha sido exitoso para la Empresa.

3 SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION La dificultad que ha enfrentado la Empresa de Servicios Públicos de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Líbano Tolima EMSER E.S.P, en cuanto al Subsistema de Control de Gestión, ha sido la actualización del Manual de Procesos y Procedimientos y por ende estandarizar el conocimiento de las diferentes actividades que realiza la EMSER E.S.P para que se convierta en un instrumento de guía de la acción individual y colectiva que fomente el autocontrol y la autorregulación. LA EMSER E.S.P ha venido continuando con el proceso de fortalecer y mejorar los procedimientos para el manejo de las peticiones, Quejas y Reclamos (P,Q,R) ya que de esta forma nos permitirá contar con información de primera mano sobre los incumplimientos institucionales de la empresa como: origen, alcance, gravedad, impacto y frecuencia del problema; lo cual contribuye a definir una acción correctiva inmediata y una acción preventiva, de las causas que la originan. Igualmente se activa y se nombran las personas que conforman el comité de Bienestar social, Copasso y Convivencia laboral. Se ha evidenciado la eficacia de los mecanismos utilizados por la empresa para informar a la comunidad y/o partes interesadas acerca de cualquier novedad en el servicio. La Página WEB, de la Empresa se encuentra en actualización permanente, manteniendo informado a los usuarios y a las partes interesadas. En cuanto a la gestión del área administrativa y financiera, se realizó el Plan Anual de Auditorias y el Plan de Compras, en enero se elaboró el informe final de empalme y se enviaron las inconformidades a la Contraloría, se realizó la contratación con el asesor contable donde se concluyó el trabajo de la homologación de cuentas para transición a NIIF. Se revisaron los contratos número 072, 169 de 2015, los cuales presentan falencias en cuanto al pago de seguridad social y no han podido ser legalizados para el respectivo pago. Ya posee entrega de cantidades de obra. Se hizo el cierre presupuestal de la vigencia Se entrega el informe a la CGN, al SUIT, SERCA, SIA y el COBRA, de conformidad con los Planes establecidos, igualmente se hicieron devoluciones a terceros por concepto de consignaciones no reconocidas a la plataforma, se actualizaron las tarifas de los medidores de acuerdo al incremento del IPC, y se estableció la liquidación de los intereses autorizados por la Supe financiera. Se contrató la Implementación del Plan de Micromedicion Fase I y II. Se convocó a reunión de Junta Directiva de la EMSER E.S.P, donde se solicita autorización para realizar el respectivo ajuste de tarifas según IPC no aplicados desde al año 2012 hasta la fecha y se autoriza el aumento del 6.51%. Se realizó el convenio interadministrativo Numero 003 de Marzo de 2016, que tiene por objeto el giro de los recursos por subsidios a los estratos 1,2,3, se contrató el diseño e

4 implementación del Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo, se realizó la implementación del nuevo Sotfware SIA observa donde se registra toda la Contratación de la Empresa. Se realizaron los procesos de Contratacion de Cloro, Gasolina, Lubricantes, Fotocopiado, Mantenimiento mecanico y se renovaron los contratos de disposición final y servicios postales. Se contrató al Asesor Jurídico en temas generales, como para recuperación de Cartera, se oficializaron las bajas de Almacén de conformidad con lo hablado en el Comité NIIF, se realizó la afiliación de EMSER E.S.P Accounter.com. Se creó el comité de bienestar social y Capacitación de conformidad de la Resolución Número 176 de abril 15 de Se solicitó a la Superintendencia de Industria y Comercio Asesoría para que la Empresa obtenga el Registro Mercantil ante la negativa de la cámara de comercio de realizar el respectivo registro. Se abrió un Fiduexcedente para consignar los recursos de las cesantías, los cuales solamente podrán ser pagados al Fondo anualmente y los intereses los deben asumir el empleador. Se ha dado la aplicabilidad del reglamento interno de cartera, mediante resolución Numero 081 de Abril 2 de 2014 y el Comité de sostenibilidad para realizar el procedimiento adecuado en el cobro de cartera a los usuarios de la EMSER E.S.P, se realizaron 8 Acuerdos de pago, en mes de enero y febrero, en el área de Peticiones, Quejas y reclamos. Igualmente en el Plan de Micromedicion se han reportado 112 Micromedidores a la Coordinación Técnica de Grupo redes y aseo y se han instalado 48 de en el lapso del mes de Enero a Abril. -Charlas para la utilización de los elementos de protección personal con los Operarios recolectores de residuos sólidos y Operarias de Barrido de calles. La EMSER E.S.P, debe fortalecer la comunicación informativa de tal manera que le permita crear una política de flujo continuo de la informacion que alimente los procesos que la empresa ejecuta y que en algunas ocasiones se ha vista lesionada por la demora y el no acatamiento de los procedimientos y conductos regulares. ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO El Sistema de Control interno de la Empresa de Servicios Públicos de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Líbano Tolima a raíz del Decreto 1599 de 2005, por medio del cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, ha venido siendo objeto de una serie de cambios que nos ha permitido ir mejorando alguna actividades que en la práctica venían teniendo problemas y que estaban impidiendo el buen funcionamiento y desarrollo de algunos procesos. De acuerdo al Decreto 943 del 21 de Mayo de 2014, por la cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno MECI, en la cual se determinan las generalidades y

5 estructura necesaria para establecer, implementar y fortalecer el Sistema de Control Interno en las entidades de acuerdo en lo dispuesto en el artículo 5 de la Ley 87 de Lo cual se realizó la fase de diagnóstico según los elementos, productos mínimos arrojo un 70% de los manuales, políticas, programas y proyectos que antes no se hacían y que han contribuido notablemente en el mejoramiento que hoy vive la EMSER E.S.P. mediante la resolución Numero 434 de Diciembre 4 de 2014, se designa el Director Administrativo, Financiero y Comercial como Coordinador para la actualización del Modelo Estandar de Control Interno MECI 100:2005. Con el fin de garantizar la operacionalizacion de las acciones necesarias del desarrollo, actualización y mejoramiento continúo del Sistema de Control Interno basado en dicho modelo. Si bien es cierto el Sistema de Control Interno en EMSER E.S.P no trabaja con una efectividad del 100%, si existe la disposición del Gerente, el Grupo Directivo de los asesores y funcionarios en general de tener diseñado e implementado el Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Gestión de Calidad en el menor tiempo posible para estar a la vanguardia de las mejores empresas prestadoras de servicios públicos del país. RECOMENDACIONES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Se deben realizar los procedimientos adecuados en cuanto a la reparación, Mantenimiento del Parque automotor de la EMSER E.S.P. y la no demora de estos procedimientos. Se debe programar la venta de las dos volquetas de placas OTI 719 y OTI 721, por que llevan más de 25 años de uso y los costos por reparación son muy altos, se analiza en la Proyección de gastos y mantenimiento emitida por la oficina de Recursos Físicos. Elaborar la actualización del Manual de Procedimiento que le permita a la EMSER E.S.SP poder tener una estandarización del conocimiento de las diferentes operaciones que la Empresa realiza y de esta manera crear un lenguaje común alrededor de los diferentes procesos tanto operativos como administrativos que sirva como un instrumento guía de la acción individual y colectiva de la entidad, fomentando el autocontrol y la autorregulación. GERMAN AUGUSTO SAAVEDRA RODRIGUEZ Jefe de Control Interno Elaboro GASR/OCI-29/04/2016