PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TECNICAS PARTICULARES PARA LA CONTRATACIÓN DE LAS TAREAS PREVISTAS EN EL PLAN DE ACCIÓN 2015 PARA LA MIGRACION A OPENOFFICE

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1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TECNICAS PARTICULARES PARA LA CONTRATACIÓN DE LAS TAREAS PREVISTAS EN EL PLAN DE ACCIÓN 2015 PARA LA MIGRACION A OPENOFFICE Informazioaren Teknologien Saila Departamento de Tecnologías de la Información Idazkaritza Teknikoaren Zerbitzua Servicio de Secretaría Técnica Aurelio Vera-Fajardo margolaria, 7 etxabea Pintor Aurelio Vera-Fajardo, 7-bajo Vitoria-Gasteiz Tel.: Fax: direccion.gtyac@vitoria-gasteiz.org

2 ÍNDICE OBJETO DEL CONTRATO...3 SITUACIÓN ACTUAL...3 DESCRIPCION DE LAS TAREAS A REALIZAR...3 ENTORNO TECNOLÓGICO...4 PLANIFICACION Y CONTROL...4 MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL...4 LOPD...5 Página 2 de 6

3 OBJETO DEL CONTRATO El objeto del presente Pliego de Bases Técnicas es la contratación, por parte del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz, del desarrollo de los trabajos necesarios para la migración de servicios basados en OfficeXP a OpenOffice, según lo establecido en el PLAN 2015 para la reducción de costes de propiedad y aumentar los niveles de interoperabilidad y seguridad. SITUACIÓN ACTUAL El Ayuntamiento dispone de numerosas aplicaciones de negocio (Cool Plex - Win32) que generan documentación ofimática integrada en los procesos. Los mecanismos con los que se generan dicha documentación desde las aplicaciones de negocio son diversos: ActiveX, Automatización Ole, VBScript, Macros Word, etc que se combinan con la información proporcionada por los aplicativos y almacenada en los sistemas centrales. Un grupo elevado de estas aplicaciones generan dicha documentación en la versión concreta del producto MS Office XP. Además, esta documentación es almacenada en diversos sistemas de almacenamiento (AS400 IFS, BLOB, Unidades de Red CIFS) que no están alineados con los nuevos servicios. La responsabilidad del desarrollo y mantenimiento de estas aplicaciones Plex recae en tres servicios del Departamento de TI, por lo que las personas que han realizado el desarrollo son accesibles. Además desde el Servicio de Arquitectura y Plataformas se ha participado en la mayor parte del desarrollo de estas integraciones entre Plex y OfficeXP. Por otra parte, el Ayuntamiento dispone de una nueva infraestructura para la tramitación electrónica basada en estándares abiertos. Algunos de los componentes de esta infraestructura son el producto OpenOffice cuyas licencias no tienen coste, o en el repositorio Alfresco que cumple estándares de almacenamiento y archivo. DESCRIPCION DE LAS TAREAS A REALIZAR Se trata de identificar integraciones, proporcionar alternativas y completar la migración de las integraciones hasta producción. Para realizar esto, se han contemplado las siguientes tareas a realizar: Análisis de los modelos Cool Plex 5.0 seleccionados para identificar puntos de integración con MSOffice y reprogramación de rutinas Plex, Scripts VB, C++, etc para la correcta ejecución de las nuevas plantillas. Inventario de plantillas MSOffice utilizadas, análisis y conversión a sus equivalentes OpenOffice para su correcta visualización teniendo en cuenta las peculiaridades de cada producto (autotextos, tablas, automatizaciones, marcadores, etc.) Establecimiento de procedimientos de migración para cada aplicación seleccionada con el fin de llegar a producción teniendo en cuenta la gestión del cambio. Desarrollo de herramientas para la automatización de conversiones, validaciones, etc. que eviten las tareas manuales en la medida de lo posible. Página 3 de 6

4 ENTORNO TECNOLÓGICO Tradicionalmente los desarrollos a migrar se han realizado con la siguiente arquitectura : Entorno de desarrollo Cool Plex 5.0, Visual Studio 6 Servidor de BBDD DB2 IBM AS400 Almacenamiento en repositorio IFS (AS400) usando Datalinks Almacenamiento en unidades CIFS con seguridad basada en Directorio Activo. Integraciones mediante ActiveX, Automatización OLE, VBScript, Macros Word, Visual C++, etc. Producto ofimático Office XP/2002 La nueva infraestructura de productos: Entorno de desarrollo Cool Plex 5.0, Visual Studio 6 Entorno Ofimático OpenOffice 4 Integraciones mediante lenguajes compatibles con OenOffice (OOo BASIC, VisualC++, ) Gestor Documental Alfresco Enterprise Edition 3.x PLANIFICACION Y CONTROL. Se deberá presentar un programa de trabajo y Plan de Proyecto ajustado a lo prescrito en este Pliego y conteniendo cuantos aspectos complementarios sobre la forma de realización de cada una las tareas descritas en el mismo se consideren oportunas, detallando las actividades y la organización de los recursos humanos ofertados. La empresa adjudicataria identificará en su oferta la persona o personas que formarán parte de su equipo de trabajo para este proyecto: Jefe de Proyecto Técnicos y/o Consultores En la oferta se habrá de incluir los siguientes aspectos relativos al equipo de trabajo: Historial profesional de cada una de las personas que participan en el proyecto. Responsabilidades y roles asignados a cada una de personas Organización del equipo de trabajo MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL Se realizarán reuniones de seguimiento periódicas presenciales entre el adjudicatario y el Jefe de proyecto del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz, en las que este último determinará las pautas a seguir. Así mismo tendrán lugar reuniones periódicas de seguimiento del proyecto Página 4 de 6

5 global. Se presentará una propuesta concreta de seguimiento y control en la que por lo menos se tengan en cuenta los siguientes mecanismos: Reuniones operativas. En base a una solicitud presentada por cualquiera de los Jefes de Proyecto, el Jefe de Proyecto del Ayuntamiento convocará la reunión, invitando a la misma al personal municipal que considere oportuno. Reuniones de seguimiento. Con una periodicidad a determinar se celebrarán reuniones de seguimiento y revisiones técnicas, en las que participarán el Jefe de Proyecto del Ayuntamiento y el Jefe de Proyecto de la empresa adjudicataria, así como el personal municipal o los miembros del equipo de trabajo que se consideren oportunos por cada una de las partes. El Jefe de Proyecto de la empresa adjudicataria entregará un informe de avance y situación del proyecto. Actas de las reuniones de seguimiento. El Jefe de Proyecto de la empresa adjudicataria realizará y enviará al Ayuntamiento el acta correspondiente a cada una de las reuniones. Estas actas serán contrastadas y aprobadas por ambas partes. Documento de trabajo de instalación. Cuando se deban realizar trabajos de instalación o similares en las dependencias municipales, el Jefe de Proyecto de la empresa adjudicataria presentará un documento detallando los trabajos a realizar, quién los llevará a cabo, la duración aproximada de los mismos y los medios técnicos o humanos necesarios por parte del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz Documento de reasignación de personal. Cuando, por el motivo que sea, se produzca algún cambio en el equipo de trabajo de la empresa adjudicataria, el Jefe de Proyecto presentará un documento indicando los motivos por los que se produce el cambio, el personal afectado y el historial profesional de los nuevos miembros del equipo. Así mismo se indicará si este cambio supone alguna alteración de los planes de trabajo, o de la organización del equipo. En cualquier caso, toda modificación del equipo de trabajo deberá contar con el visto bueno del Jefe de Proyecto del Ayuntamiento, que podrá rechazar el mismo si considera que no se cumplen los requisitos mínimos establecidos. LOPD La empresa adjudicataria está obligada al cumplimiento íntegro de La Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) y su normativa de desarrollo. Página 5 de 6

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