MANUAL DE APLICACIÓN

Transcripción

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2 Ki Wo Tsukau 気を使う

3 Introducción Las 5 s es una herramienta para la mejora continua de la Institución donde es fundamental la participación de todas las áreas y departamentos se implanta haciéndolo. Partiendo de la responsabilidad de quienes desean, quieren y comprometen a efectuar cambios de mejora para la institución contribuyen a la CALIDAD TOTAL El sistema de 5 s se siente en el área donde es implementada pudiéndose aplicar en el hogar, no solo con teorías y palabras sino con hechos basados en el orden y respeto.

4 Introducción Las 5 s esta abierta a la creatividad de quienes la implantan haciéndolo de la mejor manera y fácil para ellos, ya que una vez implantado debe ser respetado por los elementos de su entorno. Al ser parte de la mejora continua, esta reñida con el conformismo estará siempre con la inquietud de superación, plasmándose en nuestro entorno de trabajo y en nuestra manera personal de ser, efectuando una mejora en nuestra calidad de vida. MANUAL DE APLICACION

5 Que son las 5 s Antecedentes Es una técnica surgida por la unión Japonesa de científicos e ingenieros (J.U.S.E.) para fortalecer la calidad total. Iniciaron en Japón durante los años 60 s obteniendo beneficios como: Eliminación de desperdicios Reducción de materiales en proceso Incremento en la productividad personal Prevención de incidentes y accidentes Incremento en la aplicación de mejoras Menos Errores Menos ausentismo Satisfacción de clientes y usuarios Velocidad de respuesta y de mejora Beneficios directos de 5 s + 1 Segu ridad Calidad Eficien cia Elimina ción de desper dicio Mayor productividad Mayor energía positiva Mantenimiento Preventivo Sugerencias de mejora

6 CALIDAD PERSONAL SELECCIONAR ORDENAR SEGUIR EL ESTANDAR ESTANDARIZAR LIMPIAR MANUAL DE APLICACION

7 SEIRI : Seleccionar, separar, desechar y clasificar lo necesario SEIKETSU : Repasar frecuentemente las tres primeras S y elevar la aplicación SEITON : Ordenar, identificar, definir un lugar y mantenerlo siempre SHITSUKE : Motivar para sostener, respetar procedimientos acordados SEISO :Limpiar y revisar diario nuestra área de trabajo, maquina y equipo herramientas e instalaciones + 1 :(Calidad Personal Aplicar las 5 s en nuestra persona

8 Es ELEGIR entre todos los artículos existentes del área de trabajo, los que considere necesarios para realizar eficientemente las labores DECIDIR que se hará con las cosas innecesarias Inicia con las evidencias antes de la aplicación (fotografías, registros)de lo que se va a retirar del área Definir en el área un centro de acopio para enviar las cosas que ya no se necesitan indicando la condición en que se encuentra el articulo (almacén, compras, papelería) Clasificar: Personales, Necesarios, e Innecesarios Actuar de origen: Evitar desperdicios, Concentrar los desperdicios (Sala de exhibición - Área de trabajo) Deteriorado= Describir falla Cosas en exceso= Sirve pero no se necesita Separar lo que sirve de lo que no sirve Aprovechar materiales que se pueden rehusar De lo que sirve separar lo necesario de lo innecesario Utilizar centro de acopio por si sirve a alguien 1S

9 PUNTOS A REVISAR Puede encontrar algunas cosas personales e innecesarias congestionando su lugar de trabajo Existen algunas herramientas, materiales, equipos y/o papeles obsoletos Todas las cosas que son innecesarias están separadas, clasificadas, etiquetadas Todo lo necesario comienza debidamente a ser colocado y clasificado BENEFICIOS Abrir espacio Eliminar desperdicio Descartar artículos obsoletos Reducir inventarios Mejorar distribución de recursos 1S

10 Es posible que se use Cada hora Por frecuencia de Uso Colocar en otra área Algunas veces al año Varias veces al día Colocar en el área Algunas veces al mes Varias veces por semana Colocar cerca de la persona 1S

11 Por frecuencia de Uso Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar Colocar o distribuir las cosas en el lugar que les corresponde, mantener esa ubicación con adecuada disposición de las cosas para que estén listas en el momento que se soliciten Frecuencia de Uso Cada hora Una vez al día Una vez a la semana Una vez al mes Una vez al año No se usó el último año Dónde Guardar A la mano Cajón, anaquel alcanzable Anaquel o gabinete Anaquel, gabinete lejos del área Archivo muerto A la basura 2S

12 Decidir como ordenar las cosas tomando en cuenta que sean fáciles de sacar y devolver a su lugar de origen y localizarlos por cualquiera (Auto explicativo) Disponer de indicadores visuales para conocer quien tomo algún articulo (tarjeta con nombre personal) Asignar indicador visual para conocer los máximos y mínimos, así mantener la cantidad necesaria y elaborar requisiciones a tiempo ( punto de reorden) Etiquetar puertas, escritorios, archiveros, y cualquier otro mueble Defina un nombre a cada clase de articulo Asignar el lugar para cada articulo, tomando en cuenta la frecuencia de uso Identificar los artículos por alfabeto, número, tamaño, color, o algún otro indicador Colocar etiquetas visibles y códigos de colores 2S

13 PUNTOS A REVISAR Están señalizados pasillos y lugares para los equipos o artículos a utilizar Están las herramientas o materiales agrupados de acuerdo a su tipo y características Se encuentran los muebles y estantes colocados a la altura adecuada Están los artículos organizados de forma auto explicativa Impide algo la visibilidad de la ubicación de los extinguidores Se detectan pisos y/o paredes con grietas, algunos bajos, salientes u obstáculos Eliminar tiempo de búsqueda Prevenir desabastos Mejora la seguridad Minimiza errores Aumentar la velocidad de respuesta Incrementa la velocidad de mejora 2S

14 El éxito en la limpieza de una empresa o institución depende de la actitud de su personal LAS TRES ETAPAS DE LA LIMPIEZA: 1.- Área Individual 2.- Áreas comunes 3.- Áreas difíciles Procedimientos para efectuar una operación de limpieza Reconocer las áreas, equipos y mobiliario que deban ser limpiados, corregidos, o reparados Identificar el tipo de limpieza que se va aplicar (cepillar, sacudir, pintar, remodelar, iluminar, ventilar, etc.) Generar ordenes de trabajo según se requieran Describir los métodos y materiales a utilizar Determinar las frecuencias de aplicación Designar responsables para ejecutarlas Enunciar responsables para verificar su realización Si durante el procedimiento de limpieza se detecta cualquier desorden o desviación identificar las causas y establecer acciones preventivas. Diseñar un programa de limpieza (diario y periódico) con un cuadro de tareas para cada lugar especifico Comprobar que los responsables de ejecución y verificación mantengan el nivel logrado ( puede ser por designación o rotativo) Designar a un responsable para los equipos que llegan a utilizar varias personas Indicar líneas de demarcación y asegurarse de que no haya áreas sin responsables 3S

15 PUNTOS A REVISAR Se mantiene la limpieza antes, durante y al final de la jornada Se conserva también esta limpieza en rincones, superficies elevadas, debajo de la maquinaria, o mobiliario y en espacios poco visitados El concepto de limpieza se aplica también al aseo y presentación del personal Quedaron definidas para la limpieza, aquellas áreas comunes que existen entre departamentos. BENEFICIOS Prevenir accidentes y enfermedades Disminuir reparaciones costosas Tomar acciones correctivas inmediatas Tener un lugar impecable de trabajo Prolongar la vida útil de las instalaciones y equipos. 3S

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17 ELABORAR POR DEPARTAMENTO EL MANUAL DE LAS APLICACIONES DE LAS 5 S + 1 Evidencias de las condiciones anteriores Distribución general de las áreas, mobiliario y equipo Descripción de cada área y mobiliario Identificación de cada documento y articulo Identificación de todo lo existente en el área por orden alfabético Descripción de los controles visuales etiquetas, código de colores, puntos de reorden, control de prestamos Procedimientos de limpieza Descripción de funciones y responsabilidades 4S

18 BENEFICIOS Definir por escrito el como mantener lo logrado Facilitar el Mantenimiento preventivo Asegurar criterios iguales de aplicación Emplear sistemas auto explicativos Mejorar la comunicación Disminuir el tiempo de búsqueda Elegir adecuada toma de decisiones PUNTOS A REVISAR Al consultar el manual concuerda con el existente en el área respectiva Se respetan las áreas definidas El personal del área conoce el contenido del manual y el externo lo puede consultar con facilidad Es fácil detectar fallas Hay señalización y delimitación de áreas 4S

19 DISCIPLINA COMPROMISO QUE TODO EL PERSONAL CUMPLA CON LO ESTABLECIDO Y SE ACTUALICE LO DESCRITO EN EL MANUAL DE APLICACIONES. IMPLICA Seguir estándares Usar estándares establecidos Mostrar empatía hacia los demás Establecer procedimientos de trabajo Compartir la técnica de aprender haciendo 5S

20 Las personas comprometidas demuestran persistencia en el logro de sus fines Compromiso Entusiasmo Diferenciar entre un ambiente de apariencia favorable y uno realmente óptimo Formar hábitos en el cumplimiento de estándares Fomentar el respeto hacia los demás Sustentar el trabajo en equipo Compartir la persistencia en el logro de objetivos 5S

21 Evaluar el equilibrio en cada área del desarrollo integral + 1 = Usar las 5 s en lo personal M CALIDAD PERSONAL Mejorar como persona AREA FAMILIAR PAREJA LABORAL SOCIAL INDIVIDUAL (Física, Mental, Emocional) logro de sus fines Que tengo? Que me falta? Que debo eliminar?favorable y uno realmente optimo + 1

22 LO QUE SIRVE LO QUE NO SIRVE PUNTOS A REVISAR Realizar actividades que le resten energía para cumplir sus objetivos Respeta sus propios planes de vida Planea o es dirigido por las circunstancias Lo que hace falta por mejorar, comienza con clasificarlo en las diferentes áreas del desarrollo Disfruta cada una de sus acciones BENEFICIOS Promover un desarrollo integral Optimizar el potencial humano Compartir estos logros a la gente que se encuentra en nuestro entorno Conocer y aceptarse así mismo. + 1

23 AREA ACTIVIDAD PRIORIDAD BENEFICIO Física Hábitos alimenticios Salud Emocional Autoestima Equilibrio UN ESPACIO Y UN TIEMPO PARA CADA ACTIVIDAD Y CADA ACTIVIDAD EN SU MOMENTO Mental Laboral Hábitos de estudio Metas Personales Potencial Autorrealización Familiar Interacción Relación estable Pareja Comunicación Reciprocidad Social Respeto Interacción + 1

24 PUNTOS A REVISAR BENEFICIOS Cuida el orden y arreglo personal Actuar efectivamente Se apoya en alguna agenda o documento para organizar sus actividades personales y laborales Se comunica adecuadamente Optimizar el tiempo personal y el de los demás Respetar a los demás SER Lleva algún control administrativo de los aspectos ordinarios Mejorar la administración de las actividades + 1

25 PUNTOS A REVISAR BENEFICIOS Cuida su salud personal y la de su familia Mejora su salud individual y colectiva Evalúa sus relaciones afectivas Favorecer el desarrollo y estabilidad emocional LIMPIEZA Analiza su intervención y responsabilidad con cada persona Considera algún indicador para evaluar la efectividad de su plan de mejora Incrementa la satisfacción personal Mejorar las relaciones interpersonales. + 1

26 Realizar un compromiso por escrito definiendo los premios y/o castigos a ejecutar Evaluar constantemente su mejora, modificando o haciendo los ajustes necesarios para su cumplimiento + 1

27 Las 5 s +1 es todo un reto LA INSTITUCIÓN PODRÁ TENER LOS RECURSOS SUFICIENTES PARA MODERNIZARSE EN EL SENTIDO FÍSICO, PERO SI NO SE ESTRUCTURA EN EL ORDEN HUMANO JAMAS ALCANZARÁ EL PROCESO DE MODERNIZACIÓN Lograr que este programa funcione, implica que todos participemos con un verdadero espíritu de trabajo de equipo Nos facilitara implementar otras herramientas de la calidad con éxito Si no se hace nada, nada mejorará Los cambios que se pueden lograr con la aplicación son altamente visibles Las normas que se establezcan deben hacerse respetar