Crear una Orden de Compra Manualmente. Crear una Orden de Compra Manualmente

Transcripción

1 Crear una Orden de Compra Manualmente Crear una Orden de Compra Manualmente

2 Crear una Orden de Compra Manualmente

3 Crear una Orden de Compra Abierta Oracle provee la funcionalidad para crear Orden de Compra abierta. Este documento formaliza un arreglo de precios que existe entre el proveedor y la Universidad. Cuando sabemos el límite y el bien o servicio que deseamos, pero no sabemos en que momento o que departamento lo va a consumir, podemos utilizar este tipo de orden de compra. Purchase Order Purchase Order

4 PO, Rev: Este campo aparece en blanco. Una vez se grabe el documento, el sistema le asigna un número de orden de compra. 1. Type: Presione el botón para seleccionar el tipo de orden de compra.

5 1 Document Type: Seleccione el valor Blanket Purchase Agreement. 2 Presione el botón 3 Created: El sistema presenta la fecha en que se está creando el documento. Esta fecha no puede ser cambiada. 4 Supplier: Seleccione el nombre de Proveedor presionando el botón

6 derecha del campo. que aparece a la

7 El sistema presenta la subpantalla Esta pantalla le permite reducir la búsqueda. Si conoce el nombre exacto del proveedor, ir a tarea #6. Si no, ir a tarea #7. 1 Ingrese el nombre completo del proveedor. Utilice el signo porciento (%) para ver toda la lista de proveedores. 2 Si desea acortar la lista utilice el signo % antes y después de los valores que va a ingresar. Ej. %comp% 3 Una vez haya ingresado lo valores, presione el botón 4 Detenga el cursor en el proveedor deseado. 5 Presione el botón 6 Site: Indique la sucursal del proveedor. 7 Contact: En caso de que el Maestro de Proveedor tenga una persona de contacto, usted podrá seleccionar la persona de contacto de ese proveedor. 8 Ship to: En este campo seleccione el departamento a donde el proveedor deberá enviar la mercancía o servicio. 9 Bill to: Esta representa la dirección la dirección postal a donde el proveedor deberá enviar las facturas.

8 10 Buyer: El sistema presenta automáticamente el nombre de la persona que está preparando el documento. 16. Status: El sistema presenta el estado del documento. Este comienza con el valor Incomplete. Una vez somete el documento para aprobación, este cambia a InProcess. Una vez aprobado, cambia a Approved. 11 Description: Se recomienda ingrese una descripción para el documento. 18. Amount Agreed: Coloque la cantidad total acordada. Released: Este campo aparece en gris. Una vez se comienza a consumir contra esta orden de compra, el sistema presenta la cantidad utilizada. 12 Vaya a la pestaña Lines. Num: En este campo el sistema asigna el número de línea. 20. Type: Indique el tipo de línea que va a ingresar Si va a seleccionar un artículo predefinido o de almacén, ir a tarea #21. Si no, ir a tarea # Item: Si el artículo que va a adquirir está predefinido, seleccione el mismo de la lista de valores.

9 De no encontrarse en el listado predefinido, deje este campo en blanco. Para ver la lista completa de artículos, marque las teclas teclado.

10 22. Category: Si seleccionó un número de Artículo en el campo anterior, la categoría aparecerá automáticamente. Si va a ingresar un artículo no definido o un servicio, deberá seleccionar la Categoría y SubCategoría correspondiente. Para ver la lista completa de artículos, marque las teclas Description: De haber seleccionado un valor en el campo Item, la descripción aparecerá automáticamente. De lo contrario, ingrese la descripción completa.

11 UOM: Si seleccionó un artículo, aparecerá automáticamente la unidad de medida básica para el mismo. Puede utilizar ésta o seleccionar alguna unidad válida. Quantity: El sistema no permite ingresar un valor en este campo. Esto se debe a que al momento de preparar la orden no necesariamente se tiene conocimiento de cuantas cantidades se van a adquirir. 23. Price: Este es el precio acordado con nuestro proveedor. Si desea ingresar más líneas de la orden de compra, ir a tarea #21. Si no, ir a tarea # Presione el botón Payment: El sistema presenta el término de pago que tiene el proveedor. De ser alguno diferente, cambie el mismo. 2 Efective: Ingresar fecha de efectividad del documento. Amount Limit: El sistema presenta la cantidad total del contrato. 3 Cierre esta pantalla 27. Al finalizar, guarde la transacción. El sistema le asigna un número de orden de compra. 4 Una vez revisada la orden de compra, presione el botón 29. Reserve: Marque este cambo para reservar fondos. Submit for Approval: El sistema marca este campo para someter la orden de compra para aprobación. 30. Presione el botón El documento desaparece de la pantalla Purchase Order. 5 Para revisar el estado de la orden de compra vaya a la Sección Consultar el Estado de la Orden de Compra en este manual. para incluir los términos y condiciones.

12

13

14 Fin de la actividad. Crear una Orden de Compra Abierta Crear una Orden de Compra Abierta

15 Crear una Orden de Compra Abierta

16 Crear una Orden de Compra de Contrato Una Orden de Compra de Contrato es un acuerdo de compra entre usted y un proveedor para la compra de bienes o servicios no específicos. Este acuerdo tiene términos y condiciones específicos en cuanto a cantidad monetaria acordada, fechas de efectividad y terminación de la misma. Por lo general estas órdenes se liberan a través de varias Órdenes de Compra Standard que hagan referencia a la Orden de Compra por Contrato original. Purchase Orders Purchase Orders

17 PO, Rev: El sistema le asigna el número de la orden de Contrato cuando grabe el documento. 1. Type: Seleccione el valor Contract Purchase Agreement 2. Supplier: Seleccione el nombre de Proveedor presionando el botón que aparece a la derecha del campo. El sistema presenta la subpantalla: Esta pantalla le permite reducir la búsqueda.

18 Si conoce el nombre exacto del proveedor, ir a tarea #3. Si no, ir a tarea #5. 1 Ingrese el nombre completo del proveedor. 4. Utilice el signo porciento (%) para ver toda la lista de proveedores. Si desea acortar la lista utilice el signo % antes y después de los valores que va a ingresar. Ej. %comp% 2 Una vez haya ingresado lo valores, presione el botón 3 Detenga el cursor en el proveedor deseado. 4 Presione el botón 5 Site: Seleccione la sucursal del proveedor

19 Buyer: El sistema presenta su nombre como comprador.

20 Description: Usted puede incluir una breve descripción de la Orden de Compra. Esto le permitirá saber de que se trata la misma sin tener que abrirla a la hora de consultar las órdenes. 1 ShipTo: Indique el departamento que solicita la mercancía o el servicio. 2 BillTo: Indique la dirección que el proveedor deberá enviar la factura Amount Agreed: Monto total negociada para el contrato. 3 Oprima el botón 4 Terms: Ingrese los términos de pago 5 Effective: Ingrese la fecha de efectividad del contrato, desde hasta 6 Cierre

21 la pantalla y guarde la transacción.

22 El sistema no permitirá ingresar líneas. 1 Anote el número de la orden de compra. 2 Someta el documento para aprobación 3 Submit for Approval: Marque este campo para someter la orden de compra para aprobación. 4 Presione el botón

23 El documento desaparece de la pantalla Purchase Order. Nota: Si usted tiene autoridad para aprobar siguiendo las reglas de la UPR, el documento automáticamente se aprueba. De lo contrario, el sistema envía el documento al siguiente empleado autorizado dentro de la Jerarquía de Aprobación. 19. Para revisar el estado de la orden de compra vaya a Capítulo Orden de Compra en este manual. Crear una orden de compra y atarla al contrato 1 Para crear una orden de compra y atarla al contrato, siga las siguientes instrucciones. 2 Vaya a la pantalla Purchase Orders. 3 Una vez completada la línea de la orden de compra Standard, vaya a la pestaña Reference Documents según señala la flecha. 23. Contract: Seleccione el número de contrato correspondiente. Usted puede atar cuantas órdenes de compra Standard sean requeridas siempre y

24 cuando la suma de todas no exceda el monto total del contrato (Amount Agreed) 4 Complete la orden de compra Standard. 5 Someta el documento para aprobación. Fin de la actividad.

25 Crear una Orden de Compra de Contrato Crear una Orden de Compra de Contrato

26 Crear un "Release" desde Líneas de Requisiciones El sistema nos permite crear un Release de una orden abierta desde una o varias requisiciones. El Comprador podrá convertir toda la requisición o algunas líneas de la misma. Además podrá combinar más de una requisición. Autocreate

27 1. Requisition: Si desea convertir una requisición en específico en una orden de compra, coloque el número en este campo. Deje este campo en blanco si desea ver todas las requisiciones. Buyer: El sistema presenta su nombre como comprador. 1 Requester: Si desea trabajar las requisiciones de un solicitante en específico, seleccione el nombre. 2 Preparer: Si desea trabajar las requisiciones de un preparador en específico, seleccione el nombre en este campo. 3 Presionar el botón 5. Haga clic en el cuadro que queda al lado de la línea o líneas de las requisiciones que desea convertir en Release. El sistema identifica las líneas de requisiciones marcadas con el color azul según la siguiente ilustración.

28 6. Document Type: Allí deberá escoger Blanket Release. Si la requisición posee artículos predefinidos, ir a tarea #7. Si no, ir a tarea #10. 4 Oprima 5 Supplier: Si ya conoce el nombre del proveedor colóquelo en este campo Presione el botón. Siga en el Paso Si la requisición no tiene artículos predefinidos, presione el botón 11. Presione el botón para seleccionar el número del Blanket Purchase Order 8 Seleccione el número del Blanket Purchase Order. 9 Presione el botón 10 Presione el botón 11 Detenga el cursor en la línea de la requisición. 12 Presione

29

30

31

32 17. Luego presione el botón

33 1 Luego presione el botón 2 Someta el documento para aprobación, presionando el botón 20. Reserve: Marque este cambo para reservar fondos. Submit for Approval: El sistema marca este campo para someter la orden de compra para aprobación. 3 Presione el botón 22. Reserve: Marque este cambo para reservar fondos. Submit for Approval: El sistema marca este campo para someter la orden de compra para aprobación. 4 Presione el botón

34

35

36 Fin de la actividad. Crear un "Release" desde Líneas de Requisiciones

37 Crear un "Release" desde Líneas de Requisiciones

38 Crear un Release Manualmente Una vez usted recibe la mercancía o el servicio del Blanket Purchase Agreement usted debe generar un Release contra la orden de compra. Este puede ingresarse manual o desde una requisición. Para ingresar un Release de forma manual, siga las siguientes instrucciones: Purchase Order Releases

39 1. PO, Rev: Seleccione el número de la orden abierta (Blanket Purchase Agreement) al cual desea hacer el Release. Release: El sistema asigna un número secuencial. Ej. La primera orden será Release 1, la segunda orden será Release 2, etc. Created: El sistema presenta la fecha en que está generando el documento. Supplier: Este campo trae, por defecto, el proveedor del Banket Agreement que estamos utilizando. Site: El sistema presenta la sucursal del proveedor.

40 Buyer: El sistema presenta el nombre del usuario como comprador. Status: Este es el estado del Release. Total: El sistema totaliza la cantidad del Release según se vayan ingresando las líneas. Num: En este campo, el sistema nos asigna el número de la línea. 1 Line: Seleccione, de la lista de valores, el número de la línea correspondiente a la orden abierta. 2 Presione el botón

41 para ver todas las líneas.

42 4. Seleccione la línea deseada y presione

43 Org: El sistema presenta la organización que está comprando el artículo. Esta corresponde a ACAdministración Central 5. Ship to: Seleccione el departamento solicitante en donde el proveedor deberá enviar la mercancía u ofrecer el servicio. UOM: El sistema presenta la unidad de medida del la orden. 6. Quantity: Ingrese la cantidad de artículos que desea adquirir o el monto del servicio ofrecido. Price: El sistema presenta el precio del Blanket Order. 2 Presione el botón 3 Requester: Seleccione el nombre del solicitante. DeliverTo: El sistema asigna el departamento del solicitante. 9. Si usted va a cargar la compra a otro departamento, sólo cambie la misma. Charge Account: El sistema le asigna la cuenta contable de acuerdo al departamento y categoría de la línea. 10. Guarde la transacción. 4 Cierre

44 la pantalla y vuelva a Releases.

45 12. Someta el documento para aprobación, presionando el botón

46 13. Reserve: Marque este campo para reservar los fondos. Submit for Approval: El sistema marca este campo para someter la orden de compra para aprobación 14. Presione el botón El sistema presenta mensaje con el resultado de la revisión de presupuesto. 2 Presione el botón El documento desaparece de la pantalla Purchase Order. 3 Para revisar el estado de la orden de compra vaya a la sección Consultar un Estado de la Orden de Compra en este manual. Además puede generar el informe Blanket & Planned Status Report. Este informe

47 provee el detalle de la orden abierta con sus Releases, cantidad consumida y balance disponible. Fin de la actividad. Crear un Release Manualmente Cambiar una Orden de Compra Oracle Purchasing le permite realizar cambios a la orden de compra. Algunos de estos cambios generan una revisión al documento original. A continuación se presentan los cambios que generan un número de revisión al documento.

48 Header Standard Planned Blanket Contract Release Buyer Contact ShipTo BillTo Payment Terms Ship Via Freight Terms FOB Note to Supplier Expiration Date Release Number Release Date Acceptance Due Date Amount Limit Effective Date Amount Agreed Line Standard Planned Blanket Contract Release Unit Price Line Number Item Item Description Item Category Quantity Unit of Measure Contract Number Quantity Agreed Amount Agreed Note to Supplier PromiseDate NeedBy Date Shipment Standard Planned Blanket Contract Release Shipment Number ShipTo Quantity PromiseDate NeedBy Date Shipment Price Distribution Standard Planned Blanket Contract Release

49 Quantity Requestor Charge Account Subinventory Para realizar cambios en una orden de compra, siga las siguientes instrucciones. Purchase Order Purchase Order Summary 1 Number: Ingrese el número de la orden de compra que desea cambiar 2 Presione el botón 3 Presione el botón

50 4. Realice el cambio requerido.

51 Status: La orden de compra cambia de estado de Approved a Requires Reapproval. 1 Someta el documento para aprobación, presionando el botón 7. Reserve: Haga clic en este campo para volver a reservar los fondos. Submit for Approval: El sistema automáticamente marca ( ) este campo para someter la orden de compra para aprobación. 8. Presione el botón El sistema presenta un mensaje indicando si el documento pasó la revisión de fondos. 2 Presione el botón

52

53

54 El documento desaparece de la pantalla. Fin de la actividad. Cambiar una Orden de Compra Introducción Aprobación Órdenes de Compra Oracle Purchasing provee las herramientas necesarias para manejar los procesos de aprobación de órdenes de compras: Eliminación del papel al poder aprobar el documento en línea Notificaciones de documentos pendientes de aprobar a los aprobadores. Usted podrá solicitar información adicional tanto al comprador como a otra persona según su discreción.

55 Aprobar una Orden de Compra Oracle Purchasing le permite manejar completamente el proceso de aprobación en línea. A través de la Jerarquía de Aprobación configurada, el documento va a viajar por el sistema hasta el aprobador autorizado. Usted podrá aprobar, rechazar, enviar a otro aprobador o pedir más información. Notification Summary En esta pantalla aparecerán todos los documentos que usted tiene pendientes para aprobar o requieren de alguna acción de su parte. Además podrá ver que tipo de documento y quien se lo envió. 1 Haga clic en el mismo sobre letras color marrón. 2. Revise la información de la orden de compra en pantalla. Si desea abrir el documento, ir a tarea #2. Si no, ir a tarea #1. 2 Baje la pantalla hasta llegar al final de la misma. 3 Si usted quiere abrir el documento para ver más detalles y tiene autorización para ingresar a

56 Oracle Purchasing, haga clic en la opción

57 El sistema lo lleva a la pantalla Notifications to Purchase Orders. 1 Una vez revisado, cierre para volver a la pantalla Notifications Detail. 2 Note: Baje un poco la pantalla hasta llegar a este campo para incluir cualquier nota en el documento.

58 7. Presione el botón El documento desaparece de la pantalla Worklist. Fin de la actividad. Aprobar una Orden de Compra

59 Rechazar una Orden de Compra Usted podrá rechazar una orden de compra. El documento automáticamente regresa al comprador. Notification Summary

60 El sistema presentan los documentos que requieren su atención. 1 Identifique el documento que desea trabajar y haga clic sobre el número. 2. Revise la información de la orden de compra en pantalla. Si desea abrir el documento, ir a tarea #3. Si no, ir a tarea #6. 2 Baje la pantalla hasta llegar al final de la misma. 3 Si usted quiere abrir el documento para ver más detalles y tiene autorización para ingresar a

61 Oracle Purchasing, haga clic en la opción

62 El sistema lo lleva a la pantalla Notifications to Purchase Orders. 5. Una vez revisado, cierre para volver a la pantalla Notifications Detail. Si desea rechazar el documento, ir a tarea #6. Si no, ir a tarea # Presione para rechazar el documento. El documento desaparece de la pantalla Worklist. El sistema devuelve el documento al preparador.

63 Fin de la actividad. Rechazar una Orden de Compra Enviar (Forward) una Orden de Compra El aprobador podrá enviar el documento a otra persona para su revisión. Notification Summary

64 El sistema presentan los documentos que requieren su atención. 1 Identifique el documento que desea trabajar y haga clic sobre el número. 2. Revise la información de la orden de compra en pantalla. Si desea abrir el documento, ir a tarea #3. Si no, ir a tarea #1. 2 Baje la pantalla hasta llegar al final de la misma. 3 Si usted quiere abrir el documento para ver más detalles y tiene autorización para ingresar a

65 Oracle Purchasing, haga clic en la opción.

66 El sistema lo lleva a la pantalla Notifications to Purchase Orders. 1 Una vez revisado, cierre para volver a la pantalla Notifications Detail. 2 Forward To: Seleccione el nombre de la persona a quien desea enviar el documento. 3 Presione el icono 8. Name: Ingrese los valores para buscar el nombre del empleado a quien desea enviar el documento. Recuerde utilizar el signo % al comienzo y al final de los valores ingresados tal como aparece en la ilustración anterior. 4 Presione el botón El sistema presenta los nombres según los criterios ingresados. 5 Select: Marque al lado del nombre. 6 Presione el botón 7 Note: Incluya una nota para enviar a la persona designada. 8 Presione el botón

67

68 El documento desaparece de la pantalla Worklist. Fin de la actividad. Enviar (Forward) una Orden de Compra

69 Copiar una Orden de Compra 1 Busque el documento que desea copiar en las ventanas de Purchase Orders o Purchase Order Summary. 2 Realice una búsqueda de la orden que desea copiar ingresando criterio de búsqueda y presionando el botón de Find. 3 Seleccione el documento que desea copiar y presione el botón Open.. 4 Con el documento abierto en pantalla, escoja la función Copy Document del menú de Tools.

70

71

72 Aparecerá la venta de Copy Document indicando en el área From el tipo y el número de documento que se desea copiar.

73 En el área To tiene la opción de copiar los Attachment al nuevo documento. 1 Presione el botón Se creará y aparecerá el nuevo documento que será una copia exacta del original. 2 Realice cualquier modificación que usted necesite. 3 Guarde y someta el documento a aprobación. Fin de la actividad. Copiar una Orden de Compra

74 Cancelar una Línea de la Orden de Compra Oracle Purchasing le permite cancelar una línea de la Orden de Compra. Esta sección le ofrece la información necesaria para lograr el objetivo. Purchase Order Purchase Order Summary

75 1 Number: Seleccione el número de orden de compra que desea cancelar. 2 Presione el botón 3 Presione el botón

76 para ver las líneas de la orden de compra. El sistema presenta las líneas de la orden de compra.

77 1 Vaya a Tools en la barra del menú y seleccione Control según la ilustración anterior. 2 Actions: Detenga el cursor en el valor Cancel PO Line. 3 Cancel Requisition: Si además de la orden de compra desea cancelar la requisición, maque ( ) este campo. 4 Reason: Incluya la razón para la cancelación del documento. 5 Presione el botón

78 El sistema le presenta el mensaje anterior indicando que este proceso de cancelación es irreversible. 9. Presione el botón

79 El sistema presenta el mensaje anterior indicando que la cancelación ha sido exitosa. 1 Presione el botón 2 Busque de nuevo el documento.

80 12. Presione el botón

81 13. Presione el botón 14. Muévase hasta encontrar la columna Cancelled.

82 Este debe tener una marca de cotejo. Fin de la actividad. Cancelar una Línea de la Orden de Compra

83 Cancelar una Orden de Compra Oracle Purchasing le permite cancelar una Orden de Compra. Esta sección le ofrece la información necesaria para lograr el objetivo. Purchase Order Purchase Order Summary

84 1 Number: Seleccione el número de orden de compra que desea cancelar. 2. Presione el botón El sistema presenta la información del documento 2 Vaya a Tools en la barra del menú y seleccione Control según la ilustración anterior. 3 Actions: Detenga el cursor en el valor Cancel PO. 5. Cancel Requisition: Si además de la orden de compra desea cancelar la requisición, maque este campo. 4 Reason: Incluya la razón para la cancelación del documento. 5 Presione el botón

85

86 El sistema le presenta el mensaje anterior indicando que este proceso de cancelación es irreversible. 8. Presione el botón

87 1 El sistema presenta el mensaje anterior indicando que la cancelación ha sido exitosa. 2 Presione el botón 3 Busque de nuevo el documento.

88 12. Presione el botón 13. Muévase hasta encontrar la columna Cancelled. Este debe tener una marca de cotejo. Fin de la actividad.

89 Cancelar una Orden de Compra Cerrar una Orden de Compra Oracle Purchasing cierra automáticamente una orden de compra en la cual se ha recibido totalmente y se pareado contra una o mas facturas. Esto no le permitirá hacer transacciones con la misma. La UPR podrá cerrar órdenes de compra que tenga un balance pendiente, si se determina que no se va a requerir el mismo. Purchase Order Purchase Order Summary

90 1 Number: Seleccione el número de orden de compra que desea cancelar. 2 Presione el botón 3 Del menú, vaya a Tools y seleccione Control. 4 Actions: Detenga el cursor en el valor Close. 5 Reason: Incluya la razón para la cancelación del documento. 6 Presione el botón

91

92 El sistema le presenta el mensaje anterior indicando que el proceso completó exitosamente. 1 Presione el botón 2 Vuelva a consultar la orden de compra. 9. Busque de nuevo el documento.

93 3 Presione el botón 4 Muévase hasta encontrar la columna Closure Status. Este cambia el estado a Closed.

94 Fin de la actividad. Cerrar una Orden de Compra

95