EXCEL CURSOS MONOGRÁFICOS MÓDULO 0204 FUNCIONES DE FECHA Y HORA

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1 EXCEL CURSOS MONOGRÁFICOS MÓDULO 0204 FUNCIONES DE FECHA Y HORA

2 EXCEL CURSOS MONOGRÁFICOS MÓDULO 0204 FUNCIONES DE FECHA Y HORA FUNCIÓN AHORA()... 4 FUNCIÓN AÑO(NÚM_DE_SERIE))... 6 FUNCIÓN MES()... 7 FUNCIÓN DIA(PARAMETRO)... 8 FUNCIÓN DIA.LAB(FECHA_INICIAL;DÍAS_LAB;FESTIVOS).. 9 Ejemplo: Cálculo de los días laborables entre fechas excluyendo los festivos locales FUNCIÓN DIAS.LAB(FECHA_INICIAL;FECHA_FINAL;FESTIVOS) FUNCIÓN DIAS360(FECHA_INICIAL;FECHA_FINAL;MÉTODO) Distinción entre cálculo americano y europeo de Dias(360) FUNCIÓN DIASEM(FECHA;TIPO) Ejercicio: Aplicación de la función DiasSem() con botón de desplazamiento: 13 Ejercicio: Confeccionar una hoja de cálculo que nos dé el literal del día de la semana poniendo la fecha, usando las funciones DiaSem() y Buscarv() Ejemplo: Obtencion del dia de la semana usando la funcion texto FUNCIÓN TEXTO() Utilizacion del formato para detallar las fechas: FUNCIÓN FECHA(AÑO;MES;DÍA) FUNCIÓN FECHA.MES(FECHA_INICIAL;MESES) EAOGM0204_Funciones de fecha y hora Página 2

3 FUNCIÓN FECHANUMERO(TEXTO_DE_FECHA) FUNCIÓN FIN.MES(FECHA_INICIAL;MESES) FUNCIÓN FRAC.AÑO(FECHA_INICIAL;FECHA_FINAL;BASE) Ejemplo: Cálculo de un contrato de mantenimiento en función de la fracción del año FUNCIÓN HORA(PARÁMETRO) FUNCIÓN HORANUMERO(PARÁMETRO) FUNCIÓN HOY() FUNCIÓN MINUTO(PARAMETRO) FUNCIÓN SEGUNDO(PARÁMETRO) FUNCIÓN NSHORA(HORA;MINUTO;SEGUNDO) Ejemplo: Cálculo horario con distinción de las horas extras y deudas EAOGM0204_Funciones de fecha y hora Página 3

4 FUNCIONES DE FECHA Y HORA Mediante las funciones de fecha y hora se pueden analizar los valores de fecha y hora y trabajar con ellos en las fórmulas. Por ejemplo, si necesitáramos utilizar la fecha actual en una fórmula, utilizaríamos la función HOY(), que nos daría la fecha actual basándose en el reloj del equipo. Obviamente, este reloj debe estar ajustado convenientemente. Vamos a ver las funciones principales: Función Ahora() Devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales. Hay que tener en cuenta que en Excel para Windows se emplea el sistema de fechas 1900, en el cual los números de serie corresponden a fechas comprendidas entre el 1 de enero de 1900 y el 31 de diciembre de En los números de serie, los dígitos a la derecha del separador decimal representan la hora; los números a la izquierda representan la fecha. Por ejemplo, en el sistema de fechas 1900, el número de serie 367,5 representa la combinación de fecha y hora 12:00 p.m., 1 de enero de Para cambiar el sistema de fechas, activaremos o desactivaremos la casilla de verificación Sistema de fechas 1904 de la ficha Calcular del cuadro de diálogo Opciones, que aparece al hacer clic en Opciones del menú Herramientas EAOGM0204_Funciones de fecha y hora Página 4

5 OJO : El sistema de fechas cambia automáticamente cuando se abre un documento creado en otra plataforma. Por ejemplo, si está trabajando en Microsoft Excel para Windows y abre un documento creado en Microsoft Excel para Macintosh, la casilla de verificación "Sistema de fechas 1904" se activará automáticamente. Ojo: La función AHORA sólo cambia cuando se realiza un cálculo en la hoja de cálculo o cuando se ejecuta una macro que contiene la función. No se actualiza constantemente. EAOGM0204_Funciones de fecha y hora Página 5

6 En este ejemplo vemos el resultado de la función bajo un formato personalizado dd/mm/aaaa hh:mm:ss Función Año(Núm_De_Serie)) Devuelve el año correspondiente a núm_de_serie. El año se expresa como un entero entre 1900 y Núm_de_serie es el código de fecha-hora que Excel usa para los cálculos de dicha fecha y hora. El argumento núm_de_serie puede expresarse en forma de texto, por ejemplo "15- ago-2003" o " ", en lugar de expresarse como número. El texto se convierte automáticamente en un número de serie. Ejemplos AÑO(" ") es igual a 2003 Fijémonos ahora en este ejemplo: en B6 obtenemos el año de la fecha del día actual. Es decir: Hemos anidado esta función con la anterior. Pero podemos hacer las cosas más sencillas: Introducir una fecha normalmente en la celda C4 y en C6 obtener el entero correspondiente al año. EAOGM0204_Funciones de fecha y hora Página 6

7 Y ya como resultante del conjunto podemos poner en D6 la diferencia entre el año de la fecha actual, que obtenemos mediante la función anidada vista antes, con el año de la fecha introducida. Obtendremos así, por ejemplo, una diferencia de edades burda (Ver la función Edad() definida por nosotros en apartados siguientes) Función Mes() Devuelve el mes que corresponde al valor entre paréntesis. El mes se expresa como un número entero entre 1 (enero) y 12 (diciembre) Como parámetro pasaremos el código de fecha y hora empleado por Excel para calcular la fecha y hora. Puede expresarse como texto, por ejemplo, " " o "15-ago-2003", en lugar de expresarse como un número. El texto se convierte automáticamente en número de serie EAOGM0204_Funciones de fecha y hora Página 7

8 Ejemplos MES("6-mayo") = 5 MES(366) = 12 MES(367) = 1 Vamos a incluir ahora esta función en el ejemplo anterior: Hemos utilizado en B7 la función anidada mes(ahora()) y en C7 la función mes(c4), siendo en C4 donde ponemos la fecha parámetro. Veamos también que en E7 hemos utilizado la función SI() para que nos quede más bonito en función del singular o del plural Función Dia(Parametro) Devuelve el día del mes correspondiente al parámetro. El día se expresa como un número entero comprendido entre 1 y 31. Ejemplos DIA("4-ene") =4 DIA("15-Ago-2003") = 15 DIA(" ") = 11 En nuestro ejemplo, usamos: En B8: =dia(ahora()) En C8: = dia(c4) En D8: La diferencia En E8: Una función más 'fina', ya que si el valor de días es 0 se pone "0 días", no "0 día" EAOGM0204_Funciones de fecha y hora Página 8

9 (Ver ejemplo EAOGM030300_Funciones_FechaYHora.xls Función Dia.Lab(Fecha_Inicial;Días_Lab;Festivos) Devuelve un número que representa una fecha que es el número de días laborables antes o después a la fecha_inicial según sea el número de días laborables. Los días laborables excluyen los días de fin de semana y cualquier fecha identificada en el argumento festivos. Usaremos DIA.LAB para excluir fines de semana o días festivos cuando calcule fechas de vencimiento de plazos administrativos o el número de días de trabajo realizado. OJO: Si esta función no está disponible, tendremos que instalar las Herramientas para análisis, como hemos visto en casos anteriores. Parámetros: Fecha_inicial es una fecha que representa la fecha desde la que contar los laborables. Días_lab es el número de días laborables (días que no son fines de semana o días festivos) anteriores o posteriores al argumento fecha_inicial. Un valor positivo para el argumento días_lab produce una fecha futura; un número negativo produce una fecha pasada. Festivos es una lista opcional con uno o más fechas que deben excluirse del calendario laboral, por ejemplo, fiestas nacionales y religiosas. La lista puede ser un rango de celdas o una matriz de constantes de los números que representen las fechas. EAOGM0204_Funciones de fecha y hora Página 9

10 Observaciones Si fecha_inicial es una fecha no válida, DIA.LAB devuelve el error # NUM! Si fecha_inicial más el argumento días_lab produce una fecha no válida, DIA.LAB devuelve el error # NUM! Si días_lab no es un entero, se trunca. Ejemplos DIA.LAB(FECHANUMERO(" "); 5) = = Pondremos pues en nuestra hoja de ejemplos: En C12 pondremos la fecha inicial desde la que queremos contar los días laborables. En D12 el entero correspondiente al número de días laborables del plazo En el rango F13:F17 los días festivos que hay cercanos a la fecha, que no tiene que contar. Por lo tanto la fórmula (Ver barra de fórmulas de la imagen) será: =DIA.LAB(C12;D12;F13:F17) Fijaros que el siguiente ejemplo nos sale impecable, poniendo los festivos de la ciudad de Valencia EAOGM0204_Funciones de fecha y hora Página 10

11 Ejemplo: Cálculo de los días laborables entre fechas excluyendo los festivos locales Función Dias.Lab(Fecha_Inicial;Fecha_Final;Festivos) Devuelve el número de días laborables entre fecha_inicial y fecha_final. Los días laborables no incluyen los fines de semana ni otras fechas que se identifiquen en el argumento festivos. Parámetros Fecha_inicial del periodo. Fecha_final del periodo Festivos es un rango opcional de una o más fechas que representan todo tipo de días festivos que se excluyen del calendario laboral, como por ejemplo, fiestas nacionales o regionales, etc. Si uno de los argumentos no es una fecha válida DIAS.LAB devuelve el error # NUM! Añadiremos a nuestro ejemplo: EAOGM0204_Funciones de fecha y hora Página 11

12 Esto puede sernos útil, por ejemplo, para negociar convenios o contratos, y para calcular vacaciones. Ver la fórmula usada en la barra de fórmulas de la figura. Función Dias360(Fecha_Inicial;Fecha_Final;Método) Calcula el número de días entre dos fechas basándose en un año de 360 días (doce meses de 30 días) que se utiliza en algunos cálculos contables. Se usa esta función para facilitar el cálculo de pagos en un sistema de contabilidad que se base en 12 meses de 30 días. Parámetros Fecha_inicial y fecha_final son las dos fechas entre las que desea calcular el número de días. Método es un valor lógico que especifica si se utilizará el método de cálculo europeo o americano. Distinción entre cálculo americano y europeo de Dias(360) Si Método= FALSO u omitido el modo de cálculo es US (NASD). Si la fecha inicial es el 31 del mes, se convierte en el 30 del mismo mes. Si la fecha final es el 31 del mes y la fecha inicial es anterior al 30, la fecha final se convierte en el 1 del mes siguiente, de lo contrario la fecha final se convierte en el 30 del mismo mes. Si Método= VERDADERO usamos el método europeo. Las fechas iniciales o finales que corresponden al 31 del mes se convierten en el 30 del mismo mes. EAOGM0204_Funciones de fecha y hora Página 12

13 Para determinar el número de días entre dos fechas de un año normal, se puede usar una sustracción normal, por ejemplo, " "-"1-1-03" es igual a 364. Ejemplo DIAS360(" "; "1-2-03") es igual a 1 Si la celda D10 contiene la fecha y la celda D11 contiene la fecha , entonces: DIAS360(D10; D11) es igual a 1 Función DiaSem(Fecha;Tipo) Devuelve el día de la semana correspondiente al parámetro. El día se devuelve como un número entero entre 1 (domingo) y 7 (sábado). Parámetros Fecha es el código de fecha-hora que Excel usa para los cálculos de fecha y hora y puede expresarse como texto, por ejemplo "15-ago-2003" o " ", en lugar de expresarse como un número. Tipo Número devuelto 1 u omitido Números del 1 (domingo) al 7 (sábado). Igual que en versiones anteriores de Excel. 2 Números del 1 (lunes) al 7 (domingo). 3 Números del 0 (lunes) al 6 (domingo). Ejercicio: Aplicación de la función DiasSem() con botón de desplazamiento: En la imagen vemos la hoja que hemos preparado para demostrar esto. La fórmula en B19 será: =DIASEM(C18;E19) El número que salga será función del tipo. Podíamos haber puesto el tipo como una celda normal, pero nos ha parecido más distraído poner un botón que varíe el valor de la celda E18 entre 1 y 3, así moviendo los botones de desplazamiento ajustamos el valor sin salirnos de los límites. EAOGM0204_Funciones de fecha y hora Página 13

14 Ejercicio: Confeccionar una hoja de cálculo que nos dé el literal del día de la semana poniendo la fecha, usando las funciones DiaSem() y Buscarv() Ejemplo: Obtencion del dia de la semana usando la funcion texto También se puede usar la función TEXTO para convertir un valor en un formato de número especificado: Función Texto() Convierte un valor en texto, con un formato numérico específico. Aunque esta función corresponde al grupo de las funciones de texto, que veremos más adelante, la introducimos aquí porque nos va a ser útil: Sintaxis TEXTO(valor;formato) Valor es un valor numérico, una fórmula que evalúa un valor numérico o una referencia a una celda que contenga un valor numérico. Formato es un formato de número, en forma de texto, indicado en el cuadro Categoría en la ficha Número del cuadro de diálogo Formato de celdas. El argumento formato no puede contener un asterisco (*) y no puede ser el formato de número General. Al dar formato a una celda con la ficha Número del cuadro de diálogo Formato de celdas (que se obtiene con el comando Celdas del menú Formato) sólo cambiará el formato y no el valor. La función TEXTO convierte un valor en texto con formato, el cual ya no se calculará como un número. Ejemplos TEXTO(2,715; "0,00 $") es igual a "2,72 $" TEXTO(" ", "dd mmmm, aaaa") es igual a "15 de abril, 2003" Aplicándola a nuestro caso: TEXTO(" ", "dddd") es igual a Viernes. DIASEM(" ") es igual a 6 (Viernes) Si estamos usando el sistema de fechas 1900 (la configuración predeterminada de Excel para Windows), entonces: EAOGM0204_Funciones de fecha y hora Página 14

15 DIASEM(29747,007) es igual a 4 (miércole Seguimos con nuestra hoja de ejemplo: En esta imagen de nuestra hoja de pruebas vemos que en la celda B21 hemos puesto la función: =TEXTO(C18;"dddd") que nos convierte el contenido de la celda C18, donde hemos puesto la fecha, al formato "dddd" que es el de los literales de días. EAOGM0204_Funciones de fecha y hora Página 15

16 Utilizacion del formato para detallar las fechas: En lo que respecta a las fechas, veremos que se puede modificar el formato personalizado de la celda de la forma: Con el fin de que nos salga en la fecha detallados hasta los segundos. Por ejemplo. Ponemos las celdas: En B24 introduciremos la fecha de nacimiento. EAOGM0204_Funciones de fecha y hora Página 16

17 En D22 pondremos el resultado de la función ahora() para visualizarlo. En D23 ponemos: =AHORA()-B24-30 en formato fecha para visualizar el resultado de la diferencia entre la fecha de nacimiento y la del presente que nos proporciona el sistema, menos un factor de 30 calculado para el ajuste. En D2 ponemos: =AHORA()-B24-30 en el formato personalizado elaborado y vemos que nos da el detalle requerido. Función Fecha(Año;Mes;Día) Devuelve el número de serie de una fecha especificada Parámetros: Año es un número entre 1900 y 9999 Mes es un número que representa el mes del año. Si el mes es mayor que 12, el argumento mes agrega dicho número de meses al primer mes del año especificado. Por ejemplo, FECHA(03;14;2) devuelve el número de serie que representa la fecha 2 de febrero de Día es un número que representa el día del mes. Si día es mayor que el número de días en el mes especificado, el argumento día agrega dicho número de días al primer día del mes. Por ejemplo, FECHA(03;1;35) devuelve el número de serie que representa 4 de febrero de Esta función FECHA nos puede ser muy útil en las fórmulas donde año, mes y día son fórmulas, no constantes. Función Fecha.Mes(Fecha_Inicial;Meses) Devuelve el número de serie que representa la fecha que indica el número de meses anteriores o posteriores a la fecha especificada (argumento fecha_inicial). Por ejemplo: Imaginemos que queremos sabes las fechas de cierre de determinados procesos administrativos cuyo plazo viene en meses. Nos haremos una hoja como esta: EAOGM0204_Funciones de fecha y hora Página 17

18 En C28 el número de meses, como entero. En D28 la fórmula que vemos en la imagen, además de formato fecha. Ya solamente tenemos que variar los dos parámetros iniciales para ir obteniendo la resultante. OJO: Si esta función no está disponible, tendremos que instalar las Herramientas para análisis, como en la mayoría de las vistas. Parámetros: Fecha_inicial es número de serie que representa la fecha inicial. Meses es el número de meses antes o después de la fecha_inicial. Si es un valor positivo, corresponde a una fecha futura; si es un valor negativo, corresponde a una fecha pasada. Mensajes de error Si fecha_inicial no es una fecha válida, FECHA.MES devuelve # NUM! Si meses no es un número entero, se trunca. Ejemplos FECHA.MES(FECHANUMERO(" ");1) FECHA.MES(FECHANUMERO(" "),-1) EAOGM0204_Funciones de fecha y hora Página 18

19 Función Fechanumero(Texto_De_Fecha) Devuelve el número de serie de la fecha representada por texto_de_fecha Usaremos FECHANUMERO para convertir una fecha representada por texto en un número de serie. Parámetros: Texto_de_fecha es el texto que devuelve una fecha en un formato de fecha de Excel Si se usa el sistema de fecha predeterminado, el argumento texto_de_fecha debe representar una fecha desde el 1 de enero de 1900 hasta el 31 de diciembre del año Mensajes de error: FECHANUMERO devuelve # VALOR! si texto_de_fecha no está comprendido en ese rango. Si omitimos la parte texto_de_fecha correspondiente al año, FECHANUMERO usa el año corriente del reloj integrado en el PC. La información de hora de texto_de_fecha se pasa por alto. La mayoría de las funciones convierten automáticamente los valores de fecha en números de serie. Función Fin.Mes(Fecha_Inicial;Meses) Devuelve el número de serie del último día del mes, anterior o posterior a la fecha_inicial del número de mes indicado. Veremos que esta función nos puede ser muy útil para calcular las fechas de los procesos que han de finalizar en el último día del mes. Parámetros: Fecha_inicial es la fecha de la que partimos. Meses es el número de meses anteriores o posteriores a la fecha_inicial. Cuando meses es un valor positivo el resultado es una fecha futura; cuando es un valor negativo, el resultado es una fecha pasada. Mensajes de error: Si fecha_inicial no es una fecha válida, FIN.MES devuelve # NUM! EAOGM0204_Funciones de fecha y hora Página 19

20 Si meses no es un número entero, se trunca. Si fecha_inicial meses da como resultado una fecha que no es válida, FIN.MES devuelve el valor de error # NUM! Ejemplos FIN.MES(FECHANUMERO(" "); 1) FIN.MES(FECHANUMERO(" "); -1) Veamos nuestra hoja: Veremos que en D31 la fecha que nos da es la del fin del mes 2, ya que el 01/01 más 1 mes será el 01/02, y la fecha final de este mes es el 28. Función Frac.Año(Fecha_Inicial;Fecha_Final;Base) Calcula la fracción de año que representa el número de días enteros entre la fecha_inicial y fecha_final. Parámetros: Fecha_inicial, Fecha_final Base determina en que tipo de base deben ser contados los días. Base: Base para contar días 0 u omitida US (NASD) 30/360 1 Actual/actual 2 Actual/360 3 Actual/365 4 Europea 30/360 Mensajes de error: Todos los argumentos se truncan a enteros. Si fecha_inicial o fecha_final no son fechas válidas, FRAC.AÑO devuelve error # NUM! EAOGM0204_Funciones de fecha y hora Página 20

21 Si base < 0 o base > 4, FRAC.AÑO devuelve # NUM! Si fecha_inicial >= fecha_final, FRAC.AÑO devuelve # NUM! Ejemplos FRAC.AÑO(" ";" ") 0,5 FRAC.AÑO(" ";" ") 0,49863 Ejemplo: Cálculo de un contrato de mantenimiento en función de la fracción del año Si queremos calcular la parte proporcional de un contrato de mantenimiento cuyo coste nos viene dado por años, utilizaremos la hoja de cálculo siguiente: Donde D37 = =+B37*E34, y en E34 tenemos el resultado de la función vista. Función Hora(Parámetro) Devuelve la hora correspondiente al argumento. La hora se expresa como un número entero, comprendido entre 0 (12:00 A.M.) y 23 (11:00 P.M.). Parámetro Es el código de fecha-hora empleado por Excel. Este argumento puede introducirse como texto, por ejemplo "16:48:00" ó "4:48:00 PM.", en lugar de como un número. El texto se convierte automáticamente en un número de serie. Ejemplo HORA("4:30:30 PM") = 16 EAOGM0204_Funciones de fecha y hora Página 21

22 Función Horanumero(Parámetro) Devuelve el número de serie de la hora representada por el parámetro. El número de serie es una fracción decimal entre 0 (cero) y 0, que representa las horas entre 0:00:00 (12:00:00 a.m.) y 23:59:59 (11:59:59 p.m.) Parámetro es una cadena de texto entre comillas que devuelve una hora en uno de los formatos horarios de Excel. La información de fecha en el argumento se pasa por alto. Ejemplos HORANUMERO("2:24 a.m.") 0,1 HORANUMERO("22-ago-55 6:35 a.m.") 0, Función Hoy() Devuelve el número de serie de la fecha actual. En esta hoja vemos la diferencia entre dos funciones, para lo que hemos puesto el resultado con el mismo formato Ahora() Nos da la fecha, horas, minutos y si queremos segundos. Por lo tanto, a lo largo del mismo día variará. Hoy() nos da solamente la fecha del día, a las 0 horas y 0 minutos. Por lo tanto, NO VARIARA a lo largo de un mismo día. Función Minuto(Parametro) Devuelve el minuto que corresponde al parámetro. El minuto se expresa como un número entero entre 0 y 59. EAOGM0204_Funciones de fecha y hora Página 22

23 Parámetro es el código de fecha y hora, que puede escribirse como texto, por ejemplo "16:48:00" o "4:48:00 p.m.", en lugar de introducirse como un número. El texto se convierte automáticamente en un número de serie. Ejemplos: MINUTO("4:48:00 p.m.") = 48 Función Segundo(Parámetro) Devuelve los segundos que corresponden al parámetro pasado. El segundo se expresa como un número entero entre 0 (cero) y 59. Parametro es el código de fecha, que puede expresarse como texto, por ejemplo, "16:48:23" ó "4:48:47 p.m.", en lugar de expresarse como un número. Ejemplos: SEGUNDO("4:48:18 p.m.") es igual a 18 Función Nshora(Hora;Minuto;Segundo) Devuelve el número de serie para una hora determinada. El número de serie devuelto por NSHORA es una fracción decimal entre 0 y 0, que representa las horas entre 0:00:00 (12:00:00 a.m.) y 23:59:59 (11:59:59 p.m.). Parámetros: Hora: Entre 0 (cero) y 23 Minuto: Entre 0 y 59 Segundo: Entre 0 y 59 Ejemplos NSHORA(12; 0; 0) = 0,5 = 12:00:00 p.m. NSHORA(16; 48; 10) = 0, = 4:48:10 p.m. Y con la función Texto() que ya hemos introducido: TEXTO(NSHORA(23; 18; 14), "h:mm:ss am/pm") = "11:18:14 p.m." Estas Funciones se encuentras desarrolladas en el ejemplo EAOGM0204_Funciones_FechaYHora.xls EAOGM0204_Funciones de fecha y hora Página 23

24 EAOGM0204_Funciones de fecha y hora Página 24

25 Ejemplo: Cálculo horario con distinción de las horas extras y deudas Nos interesa hacer una hoja que controle el cumplimiento horario de nuestra unidad, y cuya apariencia habrá de ser como: Donde el área amarilla corresponde a nuestra zona de entrada de datos (Que deberá estar protegida y sujeta a reglas de validación) El área de fórmulas resultaría de la siguiente forma: Siendo la línea inferior simples sumatorios con los formatos adecuados. Este ejercicio está resuelto en EAOGM0204_Funciones_FechaYHora_Ejemplo cálculo horario.xls EAOGM0204_Funciones de fecha y hora Página 25