DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA UNIDAD DE SEGUIMIENTO. Superintendencia de Pensiones

Transcripción

1 DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Superintendencia de Pensiones Número de Informe: 129/ de agosto del 2012

2 .' * CONTRALOR/A GENERAL DE LA REPÚBLICA DAA No 1309/2012 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA SANTIAGO, Adjunto, remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, lnforme de Seguimiento al lnforme Final No 129, de 2011, debidamente aprobado, sobre Auditoría a los Gastos en Transferencias Corrientes relativas a las Comisiones Médicas, en la Superintendencia de Pensiones. Saluda atentamente a Ud., A LA SENORA MlNlSTRA DEL TRABAJO Y PREVISIÓN SOCIAL PRESENTE /

3 .'.. CONTRALOR~A GENERAL DE LA REPÚBLICA DAA N' l308i2ol2 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA SANTIAGO, 2 7 A L$? 2 Adjunto, remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, Informe de Seguimiento al Informe Final N' 129, de 2011, debidamente aprobado, sobre Auditoria a los Gastos en Transferencias Corrientes relativas a las Comisiones Médicas, en la Superintendencia de Pensiones. Saluda atentamente a Ud., A LA SENORA SUPERINTENDENTA DE PENSIONES PRESENTE Q1

4 .* = CONTRALOR~A GENERAL DE LA REP~BLICA DAA No REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA SANTIAGO, Adjunto, remito a Ud.. para su conocimiento y fines pertinentes. Informe de Seguimiento al Informe Final No 129. de debidamente aprobado. sobre Auditoría a los Gastos en Transferencias Corrientes relativas a las Comisiones Médicas. en la Superintendencia de Pensiones. Saluda atentamente a Ud., AL SEÑOR AUDITOR INTERNO SUPERINTENDENCIA DE PENSIONES PRESENTE /

5 @ CONTRALORí* GENERAL DE LA REPÚBLICA 'AP X CHILE * DAA No 1310/2012 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA SANTIAGO, Adjunto, remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, Informe de Seguimiento al Informe Final No 129, de 2011, debidamente aprobado, sobre Auditoría a los Gastos en Transferencias Corrientes relativas a las Comisiones Médicas, en la Superintendencia de Pensiones. Saluda atentamente a Ud., AL SEÑOR AUDITOR MINISTERIAL MINISTERIO DEL TRABAJO Y PREVISIÓN SOCIAL PRESENTE -l

6 USEG No SEGUIMIENTO AL INFORME FINAL No 129, DE 2011, SOBRE EXAMEN DE CUENTAS A LAS TRANSFERENCIAS CORRIENTES, RELATIVAS A LAS COMISIONES MÉDICAS, EFECTUADAS POR LA SUPERINTENDENCIA DE PENSIONES SANTIAGO, En cumplimiento del plan anual de fiscalización de esta Contraloría General, se realiz6 un seguimiento con la finalidad de verificar la efectividad de las medidas adoptadas por la Entidad examinada, para subsanar las observaciones y atender los requerimientos contenidos en el Informe Final No 129, de 2011, sobre examen de cuentas a las Transferencias Corrientes relativas a las Comisiones Médicas. El proceso de seguimiento consideró el Informe de Estado de Observaciones IF SEG-ETPS-44, enviado mediante oficio No , de 2012, cuya respuesta fue remitida mediante oficio No , del mismo año, a este 6rgano Contraior. Los antecedentes aportados fueron analizados a fin de verificar la pertinencia de las acciones correctivas implementadas, arrojando los resultados que en cada caso se indican: A LA SEÑORA SUBJEFA DE LA DIVISI~N DE AUDITOR~ ADMINISTRATIVA PRESENTE (3G /

7 1. Observaciones subsanadas N* Observación Descripción de la observación I Respuesta del Servicio Análisis de la respuesta y verificaciones realizadas Conclusión Durante el afio 2010, la Superintendencia realizó transferencias de recursos financieros a la Asociación de Administradoras de Fondos de Pensiones A.G. para solventar exclusivamente los gastos administrativos asociados al funcionamiento de las Comisiones Médicas, sin la debida documentación y antecedentes relativos a la rendición de cuentas, como lo exige el numeral 5.3 de la resolución No 759, de 2003, de este Organismo de Control. La Superintendencia de Pensiones manifiesta que mantiene un control respecto de las transferencias efectuadas a la Asociación de AFP, el cual se encuentra conforme a lo contabilizado por la Institución, en el Sistema de Información para la Gestión Financiera del Estado, SIGFE. Por otra parte, adjunta Manual de Procedimiento para el Financiamiento de los Gastos de Administración de las Comisiones Médicas, de diciembre de 201 1, el cual incluye en su Capítulo V: "Obligaciones de la Superintendencia de Pensiones", lo relacionado con rendiciones de cuentas. En este mismo sentido, remite informes de las primeras fiscalizaciones realizadas por este concepto, las que comenzaron a efectuarse en el mes de octubre de 201 1, para los gastos de administración ejecutados durante el mes de agosto del mismo aiio. Se efectuó un análisis de la documentación proporcionada por la Superintendencia, la cual se ajusta al requerimiento efectuado por esta Contraloría General, en lo relacionado con las revisiones físicas a la documentación de respaldo que mantiene la Asociación de AFP, por las transferencias de recursos desde esa Institución. En este sentido, se revisaron los primeros informes de fiscalización (3) sobre los gastos de administración de las Comisiones Médicas, correspondientes a los meses de agosto a diciembre de 2011, constatándose, en lo que interesa, el cumplimiento del capítulo V: "Obligaciones de la Superintendencia de Pensiones", del nuevo Manual de Procedimiento para el Financiamiento de los aludidos Gastos de Administración. Del mismo modo, se revisaron oficios dirigidos, por la Superintendencia, a la Asociación de AFP y al Instituto de Previsión Social, informando nuevos cambios operacionales en los procesos, entre los que se encuentran la elaboración del citado manual y la modificación en el procedimiento de pago de los gastos de administración de las Comisiones Médicas, a partir de octubre de En mérito de las medidas adoptadas y análisis de los antecedentes entregados por el Servicio, se levanta la observación, sin perjuicio que las acciones implementadas serán evaluadas constantemente en las futuras auditorías.

8 CONTRALOR~A GENERAL D DIVISIÓN DE AUDITOR~A AD E LA REPÚBLICA YllNlSTRATlVA UNIDAD DE SEGUIM ENTO N" Observación Descripción de la observación Respuesta del Servicio Analisis de la respuesta y verificaciones realizadas Conclusión La Asociación de AFP, mediante rendiciones de cuentas en planilla excel, informó el uso y destino de los recursos recibidos desde la Superintendencia para financiar prestaciones médicas, sin embargo, esta última no acreditó haber verificado la legitimidad de los gastos incurridos, de acuerdo a lo establecido en la mencionada resolución N" 759, de Al respecto, la Superintendencia de Pensiones informa aue elaboró el Manual de Procedimiento para el ' Financiamiento de las Prestaciones Médicas de solicitantes de Pensión Básica Solidaria de Invalidez, PBSI, de diciembre de 2011, el cual incluye en sus Capítulos NQ III "Obligaciones de las administradoras respecto de las Comisiones Médicas"; IV "Obligaciones del Instituto de Previsión Social, respecto de las Prestaciones solicitadas por las Comisiones Médicasn, y V "Obligaciones de la Superintendencia de Pensiones", lo relacionado con la rendición, revisión y pago de las aludidas prestaciones. En este mismo sentido, remite oficios dirigidos a la Asociación de AFP y al Instituto de Previsión Social, en el marco del proceso de pago por rendiciones, donde se informan los rechazos y las fiscalizaciones a rendiciones de cuentas por dichos gastos. Asimismo, adjunta notas internas de la Jefa de la División Comisiones Médicas y Ergonómica, a la jefatura de la División Administración Interna e Informatica, solicitando el pago de prestaciones médicas de cargo del IPS, a la Asociación de AFP. Se efectuó un análisis de la documentación proporcionada por la Superintendencia, la cual se ajusta al requerimiento efectuado por esta Contraloría General, en lo relacionado con las revisiones físicas a la documentación de respaldo que entrega la Asociación de AFP al Instituto de Previsión Social, IPS, por las rendiciones de gastos por prestaciones médicas. En este sentido, se constató la revisión en terreno de dichos gastos, en las ofcinas del IPS, constatandose que los fecalizadores de la Superintendencia, estampan los documentos originales que respaldan el respectivo comprobante, a través del timbre "Revisado por la Superintendencia de Pensiones". Al respecto, se corroboró, en lo que interesa, el cumplimiento del capítulo V: "Obligaciones de la Superintendencia de Pensiones", del citado manual, para las rendiciones N* 230 y 231, evidenciando que previo al reembolso de la rendición, la Superintendencia revisó, tomando una muestra de los gastos, la documentación que envió la Asociación de AFP. En mérito de las medidas y analisis de los antecedentes entregados por el Servicio, se levanta la observación, sin perjuicio que las acciones implementadas serán evaluadas constantemente en las futuras autiitorías.

9 DIVISI~N DE AUDITOR~A ADMINISTRATIVA N" Observación Descripción de la observación Respuesta del Servicio Análisis de la respuesta y veriificaciones realizadas Conclusión La Superintendencia no efectuó revisiones físicas a los documentos de respaldo que mantiene la Asociación de AFP por las transferencias de recursos para los gastos administrativos referidos al funcionamiento de las Comisiones Médicas, entendiéndose como tal, la responsabilidad de exigir la rendición de cuentas de los fondos entregados a la aludida institución privada, conforme al numeral 5.3 de la resolución No 759, de 2003, de esta Contraloría General. La Superintendencia de Pensiones manifiesta que mantiene un control respecto de las transferencias efectuadas a la Asociación de AFP, el cual se encuentra conforme a lo contabilizado por la Institución, en el Sistema de Información para la Gestión Financiera del Estado. SIGFE. Por otra parte, adjunta Manual de Procedimiento para el Financiamiento de los Gastos de Administración de las Comisiones Médicas, de diciembre de 201 1, el cual incluye en su Capitulo V: "Obligaciones de la Superintendencia de Pensiones", lo relacionado con rendiciones de cuentas. En este mismo sentido, remite informes de las primeras fiscalizaciones realizadas por este concepto, las que comenzaron a efectuarse en el mes de octubre de 2011, para los gastos de administración ejecutados durante el mes de agosto del mismo aiio. Se efectuó un análisis de la documentación proporcionada por la Superintendencia, la cual se ajusta al requerimiento efectuado por esta Contraloría General, en lo relacionado con las revisiones físicas a la documentación de respaldo que mantiene la Asociación de AFP, por las transferencias de recursos desde esa Institución. En este sentido, se revisaron los primeros informes de fiscalización (3) sobre los gastos de administración de las Comisiones Médicas, correspondientes a los meses de agosto a diciembre de 201 1, constatandose, en lo que interesa, el cumplimiento del capítulo V: "Obligaciones de la Superintendencia de Pensiones", del nuevo Manual de Procedimiento para el Financiamiento de los aludidos Gasbs de Administración. Del mismo modo, se revisaron oficios dirigidos, por la Superintendencia, a la Asociación de AFP y al Instituto de Previsión Social, informando nuevos cambios operacionales en los procesos, entre los que se encuentran la elaboración del citado manual y la modificación en el procedimiento de pago de los gastos de administración de las Comisiones Médicas, a partir de octubre de En mérito de las medidas y analisis de los antecedentes entregados por el Servicio, se levanta la observación, sin perjuicio que las acciones implementadas serán evaluadas constantemente en las futuras auditorías.

10 N" Observación Descripción de la observación La Superintendencia de Pensiones no exigió a la Asociación de AFP. un informe de las inversiones Dor los gastos de administración el afio 2009, incurridos por esta, la cual debió efectuarse en forma previa al envio de los recursos del afio 2010, contraponiendose a lo sefialado en el numeral 3 de la resolución No 759, de 2003, de esta Contraloria General. Respuesta del Servicio La Entidad indicó, que en fiscalización efectuada a los gastos de administración del mes de diciembre de 201 1, se efectuó la revisión de los activos adquiridos durante dicho afio. Por otra parte, adjuntó el Presupuesto afio de la Asociación de AFP y oficios donde se informa financiamiento adicional para el proyecto: "Solución informática para la gestión de las Comisiones Médicas Regionales y Central". Análisis de la respuesta y verificaciones realizadas De la verificación efectuada, se advierte que mediante SP No , de 10 de junio de 201 1, la Superintendencia recepcionó el presupuesto del afio 2011, desde la Asociación de AFP. Del mismo modo se comprobó que a partir de octubre de 201 1, se efectuó una reducción en el plazo de anticipación de las trasferencias para solventar estos gastos, lo que implica que se entreguen remesas de acuerdo al gasto efectuado, en forma mensuai, modificando la ecuación de cálculo de la cuota por gastos de administración. Asimismo, se constató que la nueva modalidad de financiamiento, condiciona que para traspasar recursos a la Asociación de AFP, el Departamento de Control de Gestión, debe previamente analizar, mensualmente, una muestra de cada una de las distintas cuentas de ingresos, gastos e inversión que contabiliza la Asociación de AFP, procedimiento efectuado con un desfase de dos meses, en relación a la rendición del gasto real por parte de esa Asociación. Al respecto, se revisó la materialización de esta medida de financiamiento para la cuota del mes de diciembre de y su respectivo informe de fiscalización. - - Conclusión En mérito de las medidas adoptadas y análisis de los antecedentes entreaados por el Servicio, se levanta la obse~ación, sin perjuicio que las acciones implementadas serán evaluadas constantemente en las futuras auditorias. Traspasos efectuados a la Asociación de AFP, por concepto de gastos de administración, fueron ingresados en la cuenta N' BanChile Inversiones, generando intereses por la suma de M$3.561, situación que no se ajusta a la jurisprudencia emanada de esta Entidad de Control, toda vez que tal gestión financiera no está vinculada a los fines especificas a que están destinados esos recursos. El Servicio informó, que mediante ofcio N" , de 29 de noviembre de 2011, instruyó a la Asociación de AFP, que los fondos entregados por ella, ya sea para financiar los gastos administrativos de las Comisiones Médicas o relativas al pago de las prestaciones médicas de los solicitantes de PBSI, no pueden ser invertidos en el mercado de capitales. Agrega, que se efectuó una reducción en el plazo de anticipación de las transferencias para solventar los gastos de administración de las Comisiones Médicas, lo que implica que se entregan remesas de acuerdo al gasto efectuado, en forma mensual. Se revisó la documentación proporcionada por la Superintendencia, la cual se ajusta al requerimiento efectuado. Los antecedentes aportados dan cuenta de las acciones que la Superintendencia de Pensiones ha realizado, a fin de regularizar la situación, y tomar medidas para salvaguardar que los recursos transferidos a la Asociación de AFP, cuyo fin es solventar los gastos de las Comisiones Médicas, no sean invertidos en el mercado de capitales o tengan un destino distinto a la finalidad especifica, para la que están creados.

11 DIVISION DE AUDITOR~A ADMINISTRATIVA N" Observación Descripción de la observación Respuesta del Servicio Analisis de la respuesta y verificaciones realizadas l Conclusión Se comprobó que del total de aportes entregados por la Superintendencia de Pensiones a la Asociación de AFP, una vez efectuada la revisión al Estado Consolidado de Ingresos y Gastos y del Estado de Participación en el Excedente del Ejercicio y el Excedente Acumulado, la suma de M$ correspondió a recursos no utilizados en el ejercicio La Superintendencia de Pensiones, sefiala que se efectuó una reducción en el plazo de anticipación de las transferencias para solventar los gastos de administración de las Comisiones Médicas, lo que implica que se entregan remesas de acuerdo al gasto efectuado, en forma mensual. Dado lo anterior, indica que a contar del 2' semestre de 201 1, no se generaron excedentes. Para este caso, adjunta archivo, en donde en términos acumulados para el afio 201 1, existió un déficit de M$ Por otra parte, adjunta Manual de Procedimiento para el Financiamiento de los Gastos de Administración de las Comisiones Médicas, de diciembre de 201 1, el cual incluye en su Capítulo V: "Obligaciones de la Superintendencia de Pensiones", lo relacionado con rendiciones de cuentas. En este mismo sentido, remite informes de las primeras fscalizaciones realizadas por este concepto, las que comenzaron a efectuarse en el mes de octubre de 2011, para los gastos de administración ejecutados durante el mes de agosto del mismo ano. Se efectuó un análisis de la documentación proporcionada por la Superintendencia, y se revisaron los antecedentes aportados que dan cuenta de las modificaciones al procedimiento de pago de los gastos de administración a la Asociación de AFP. En este sentido. se revisaron los rimer ros informes de fiscalización (3) sobre los gastos de'adrninistración de las Comisiones Médicas, correspondientes a los meses de agosto a diciembre de 2011, constatándose, en lo que interesa, el cumplimiento del capltulo V: "Obligaciones de la Superintendencia de Pensiones", del nuevo Manual de Procedimiento para el Financiamiento de los aludidos Gastos de Administración. Del mismo modo, se corroboró la aplicación de la nueva modalidad de pago de los recursos, revisándose oficios dirigidos a la Asociación de AFP y al Instituto de Previsión Social, cambio que empezó a funcionar para el cálculo de la cuota del mes de octubre de En mérito de las medidas adoptadas y análisis de los antecedentes entregados por el Servicio, se levanta la observación, sin perjuicio que las acciones implementadas serán evaluadas constantemente en las futuras auditorias.

12 N" Observaciór Descripción de la observación Respuesta del Servicio Análisis de la respuesta y verificaciones realizadas Conclusión La Unidad de Auditoría Interna de la Superintendencia de Pensiones, no había efectuado una fiscalización de las transferencias realizadas por esa Su~erintendencia a la Asociación de AFP. v la ~ivisió; de Comisiones Médicas y Ergonomía, emitii un informe de auditoría referido a dos rendiciones entregadas por la citada Asociación al lnstiiuto de Previsión Social, a saber, las NOb 190 y 191, ambas de noviembre de 2010, ascendentes a $ , sin que esa Superintendencia de Pensiones haya acreditado la revisión correspondiente a las restantes 22 rendiciones, por un monto total de $ La Superintendencia no cuenta con manuales de procedimientos, para el debido control de los principales procesos administrativos referidos a la rendición de gastos de parte de la Asociación, los cuales, resultan indispensables para su adecuado control, particularmente los vinculados al movimiento financiero. Se comprobó que la Asociación de AFP, informa sobre el uso y destino de los recursos recibidos mediante una rendición de cuentas en planilla excel, sin que exista evidencia de que la Superintendencia haya implementado un mecanismo de supervisión de los gastos en terreno, situación que contraviene lo dispuesto en el numeral 3 de la citada resolución N" 759, de 2003, de este Ente Contralor. Al respecto, la Superintendencia de Pensiones informa, que elaboró el Manual de Procedimiento para el Financiamiento de las Prestaciones Médicas de solicitantes de Pensión Básica Solidaria de Invalidez, PBSI, de diciembre de 2011, el cual incluye en sus Capítulos, Nos III "Obligaciones de las administradoras respecto de las Comisiones Médicas"; IV "Obligaciones del Instituto de Previsión Social, respecto de las Prestaciones solicitadas por las Comisiones Médicas" y V "Obligaciones de la Suoerintendencia de Pensiones". lo relacionado coi la rendición, revisión y pago'de las aludidas prestaciones. En este mismo sentido, remite oficios dirigidos a la Asociación de AFP y al lnstituto de Previsión Social, en el marco del proceso de pago por rendiciones, donde se informan los rechazos y las fiscalizaciones a rendiciones de cuentas por dichos gastos. Asimismo, adjunta notas internas de la Jefa de la División Comisiones Medicas y Ergonómica, a la jefatura de la División Administración Interna e Informática, solicitando el pago de prestaciones médicas de cargo del IPS, a la Asociación de AFP. En consecuencia, actualmente la Superintendencia de Pensiones, revisa en terreno, cada una de las rendiciones que envía la citada Asociación al IPS, antes de su pago, de esta manera queda acredifiada la revisión de la totalidad de las rendiciones. Se efeduó un analisis de la documentación proporcionada por la Superintendencia, la cual se ajusta al requerimiento efectuado por esta Contraloria General, en lo relacionado con las revisiones físicas a la documentación de respaldo que entrega la Asociación de AFP al Instituto de Previsión Social, IPS, por las rendiciones de gastos por prestaciones médicas. En este sentido, se constató la revisión en terreno de dichos gastos, en las oficinas del IPS, constatándose que los fiscalizadores de la Superintendencia, estampan los documentos originales que respaldan el respectivo comprobante, a través del timbre "Revisado por la Superintendencia de Pensiones". Al respecto, se corroboró, en lo que interesa, el cumplimiento del capítulo V: "Obligaciones de la Superintendencia de Pensionesn, del citado manual, para las rendiciones Nm 230 y 231, evidenciando que previo al reembolso de la rendición, la Superintendencia revisó, tomando una muestra de los gastos, la documentación que envió la Asociación de AFP. En mérito de las medidas y analisis de los antecedentes entregados por el Servicio, se levanta la observación, sin perjuicio que las acciones implementadas serán evaluadas constantemente en las futuras auditorías.

13 Observación 11.2.a Descripción de la observación I Respuesta del Servicio I Análisis de la respuesta y verificaciones realizadas Conclusión Las rendiciones de gastos presentadas por la Asociación de AFP, no registran las firmas ni los cargos de los funcionarios responsables de su emisión. referidos a exámenes de laboratorio que se revalidan con un formulario posterior, el cual consigna la firma del doctor y no la del beneficiario, con el consiguiente riesgo de cobros indebidos. Al respecto, el Servicio en su oficio respuesta, adjuntó una presentación que da cuenta del estado de avance del proyecto "Solución Informática para la Gestión de las Comisiones Médicas", Sagcom, incluyendo los hitos cumplidos a la fecha y lo programado para el nn. n LU IL. Se indagó y revisó, antecedentes del estado actual del Proyecto Sagcom "Solución Informática para la Gestión de las Comisiones Médicas". constatándose aue está desarrollado e instalado el proceso completo de calcación de invalidez de las Comisiones MBdicas Regionales, tambibn se corroboraron las minutas de reunión de avance, donde se evidencian los progresos del desarrollo del software, relacionados a la puesta de la marcha blanca que inició en marzo de 2012, asf corno los ingresos de casos a producción controlada de la aplicación, y otros relacionados con la realización de capacitaciones a administrativos y médicos de las comisiones médicas regionales, y la entrega de manuales escritos en el proceso de marcha blanca. Los antecedentes aportados, dan cuenta de las acciones Que la Superintendecia ha realizado a. fin de. tomar los resguardos necesarios, que permitirá evitar las irregularidades descritas, con la futura puesta en marcha de la aplicación computacional, por lo tanto se levanta la observación, sin perjuicio que cuando el sistema se encuentre en uso y completamente implementado, será evaluada su efectividad en una futura auditoria.

14 CONCLUSIONES En mérito de lo expuesto, es posible concluir que la Superintendencia de Pensiones, ha realizado acciones que permiten subsanar las observaciones, según se indica en el cuadro N O 1 del presente informe, sin perjuicio de que la efectividad de las instrucciones emanadas de los nuevos Manuales de Procedimiento para el Financiamiento de los Gastos de Administración de las Comisiones Médicas y para el Financiamiento de las Prestaciones Médicas de Solicitantes de Pensión Básica Solidaria de Invalidez, así como la implementación efectiva a nivel nacional del denominado proyecto Sagcom, serán verificadas en futuras auditorías, lo que será informado a la Unidad Técnica de Control Externo, de esta Contraloría General. Saluda atentamente a Ud., /7

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