CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATVA UNIDAD DE SEGUIMIENTO O SANTIAGO,

Transcripción

1 DM N 2.993/2012 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATVA O L~E REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA SANTIAGO, 03.JUN2O Adjunto, remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe de Seguimiento al Informe Final N 34, de 2012, debidamente aprobado, sobre Auditoría de Transacciones, en la Unidad de Análisis Financiero. Saluda atentamente a Ud., Por Orden del Contralor General MARIA ISABEL CARRIL CABALLERO Abogado Jefe División de Auditoria Adminisfldya AL SEÑOR AUDITOR INTERNO UNIDAD DE ANÁLISIS FINANCIERO PRESENTE RMC/CGP REF. N /2012 REF. N /2012 RTE ANTECED

2 DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA a Unidad de Análisis Financiero Número de Informe: de junio de

3 ÇONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA USEG N 63/2012 SEGUIMIENTO AL INFORME FINAL N 34, DE 2012, SOBRE AUDITORIA DE TRANSACCIONES, EN LA UNIDAD DE ANÁLISIS FINANCIERO. SANTIAGO, 93 JIIN En cumplimiento del plan anual de fiscalización de esta Contraloría General, se realizó un seguimiento con la finalidad de verificar la efectividad de las medidas adoptadas por la entidad examinada, para subsanar las observaciones y atender los requerimientos contenidos en el Informe Final N 34, de 2012, sobre Auditoría de Transacciones, en la Unidad de Análisis Financiero. El proceso de seguimiento consideró el Informe de Estado de Observaciones IF 34/2012_SEG_EFOP_63, enviado mediante oficio N , de 2012, cuya respuesta fue remitida mediante oficio Ord. N 554, del mismo año, a este Órgano Contralor. Los antecedentes aportados fueron analizados a fin de verificar la pertinencia de las acciones correctivas implementadas, arrojando los resultados que en cada caso se indican: (Da U) (0 A LA SEÑORA JEFA DE LA DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA PRESENTE RMc/cGP

4 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 1. Observaciones subsanadas N Observación Descripción de la observación Respuesta del Servicio Conclusión EXAMEN DE CUENTAS Se verificó que el servicio auditado, La Unidad Análisis Financiero, UAF, argumenta que tal Se observó que la Unidad de Análisis El Servido fiscalizado proporcionó elabora en planillas excel los reportes como se indicó en oficio N 243, de 26 de abril de 2012, en Financiero, procedió a gestionar las los antecedentes correspondientes de conciliaciones bancarias, a pesar de el que se dio respuesta al Preinforme al N 34, del mismo medidas necesarias para generar los y adoptó las medidas requeridas, que el Sistema de Información para la año, solicitó a Servidesk, plataforma de atención a los reportes de conciliaciones bancadas a razón por la cual, se determinó Gestión Financiera del Estado, SIGFE, usuarios de SIGFE 1, la activación del módulo Conciliación través del SIGFE. subsanar lo observado. utilizado por la Entidad auditada para el Bancaria, emitiéndose el oficio Ord, N 239, de 24 de abril registro de sus operaciones, tiene un del año en curso, a la Dirección de Presupuestos del módulo habilitado para ello, lo que Ministerio de Hacienda, DIPRES. Sin embargo y dado que la origina un alto grado de vulnerabilidad Unidad fiscalizada se encontraba en implernentación de de los datos contenidos en éstas. SIGFE II, se concluyó el proceso de contabilización paralela en las dos versiones y se entró en la etapa de producción de la nueva versión, la cual entregó operativo el módulo de conciliación bancaria hacia fines de agosto, según correo Conciliaciones bancarias, electrónico, de 28 de agosto de 2012, del consultor SIGFE de la DIPRES, quien además señaló que una vez cerrado el mes contable se podía iniciar el proceso de puesta en marcha, seg)n consta en correo electrónico, de 31 de agosto del mismo año. Es así como, el Servicio fiscalizado, remitió a través de correo electrónico, de 26 de septiembre de esa anualidad, la información a SIGFE para dar inicio al proceso correspondiente. Se acompaña: Oficio Ord.. N 239, de 24 de abril de 2012;. Oficio Ord. N 243, de 26 de abril de 2012; Correo electrónico, de 28 de agosto de 2012: Coreo electrónico, de 31 de agosto de 2012.

5 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA 4- N Observación Vigencia Boleta de Garantía de Fiel Cumplimiento del Contrato. Descripción de la observación Respuesta del Servicio Se constató que la entidad auditada no La Unidad en cuestión, en su respuesta argumenta que se respetó la cláusula octava del contrato ha iniciado la implementación del módulo de Gestión de celebrado con la empresa Contratos que ChileCompras ha dispuesto en la plataforma NEOSECURE SA, para llevar a cabo el realizando la capacitación servicio de monitoreo del tráfico de su correspondiente al personal idóneo para tales efectos. Este red perimetral, la cual establece que la sistema, afirma, cuenta con los registros necesarios para adjudicataria tendrá la obligación de realizar un oportuno seguimiento a la ejecución de los mantener vigente la garantía de fiel y contratos, incluyendo alertas para el vencimiento de oportuno cumplimiento del contrato garantías, de plazos de ejecución y de pagos. durante la duración del mismo y hasta Señala además, que a través de la resolución exenta 60 días posteriores a la fecha de su N 247, de 30 de agosto de 2012, la cual se adjunta, se vencimiento, hecho que no ocurrió, por modificó el procedimiento administrativo, incorporando la cuanto dicha caución venció 7 días responsabilidad del encargado de Compras, Contratos y antes de lo establecido. Servicios Generales de gestionar la correspondiente ficha de contratos en la citada plataforma y activar las alertas correspondientes, entre otros aspectos. AnálisIs de la respuesta y verificaciones realizadas Se analizaron los antecedentes proporcionados y las medidas adoptadas por la entidad fiscalizada, las que se ajustan al requerimiento formulado por este Organismo de Control. Conclusión El servicio auditado adoptó las medidas tendientes a mitigar la ocurrencia de la materia observada, razón por la cual, se determina subsanar la observación. Se observó que la Unidad de Análisis La entidad auditada, expresa que a través de la resolución Se analizó la resolución N 247, de Conforme al análisis efectuado y a Financiero no aprobó mediante la exenta N 247, citada anteriormente, se modificó el 2012 y con el objeto de constatar la las verificaciones realizadas, se emisión del respectivo acto procedimiento administrativo, en lo que respecta a la aplicación de las medidas descritas, se procedió a dar por subsanada la ModifIcación del administrativo, la modificación del obligatoriedad de entregar en formar simultánea el contrato procedió a revisar una muestra de observación. Contrato. acuerdo suscrito con la empresa firmado por la contraparte y su resolución aprobatoria a la contratos, comprobándose que NEOSECURE SA., prorrogando su autoridad máxima del Servicio para su firma. cuentan con la debida resolución ejecución hasta el 31 de diciembre de aprobatorla Se comprobó que la mencionada unidad El servicio fiscalizado indicó en su respuesta que con fecha Se analizó la respuesta de la institución El servicio fiscalizado adoptó las suscribió con la concesionaria Sub 15 de julio de procedió a poner término anticipado al examinada y se revisaron los medidas tendientes a rectificar la Terra S.A., un contrato de arriendo para contrato suscrito con la empresa Sub Terra SA., por el antecedentes aportados, constatando la materia observada, razón por la el uso de 5 estacionamientos, el cual periodo comprendido entre el 1 de marzo de 2012 y el 28 adopción de medidas, a través de: cual, se determina subsanar la fue aprobado mediante resolución de febrero de Indica además, que con fecha 20 de Carta de aviso de término de observación Arnendode exenta N 46, de 28 de febrero de 2011, por la suma de $ , de agosto de 2012, correspondientes a la empresa reintegró los fondos la porción del contrato no ejecutado, contrato N 2012; 56, de 15 de junio de Estacionamientos. los cuales 4 de éstos, son usados para esto es el monto por el periodo comprendido entre el Resolución exenta N 206, de 17 de aparcar los vehiculos de propiedad de y , que asciende a $ , el cual fue julio de 2012 aprobatoria del nuevo los jefes de División de la Unidad de rebajado del gasto devengado y pago del año. contrato de arriendo. Análisis Financiero. Adicionalmente, la unidad expresa que celebró un nuevo Además, se verificó la contabilización contrato con la empresa Sub Terra S.A. para el arriendo de del reintegro de los fondos ascendente un estacionamiento, el cual será pagado en mensualidades, a $

6 %ERAL0 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA e N Observación Descripción de la observación Respuesta del Servicio t~c~5 ~ ~ Conclusión Se constató que la entidad auditada El servicio fiscalizado indica en su respuesta que la Se procedió a analizar los antecedentes Conforme a los resultados pagó el monto total del contrato suscrito situación observada quedó regularizada para el año 2012, al proporcionados, los cuales se ajustan al obtenidos, se da por subsanada la con la empresa Sub Terra SA., poner término anticipado al contrato en cuestión, obteniendo requerimiento efectuado por este observación, sin peijuicio que la ascendente a $ por el periodo el reintegro de los fondos pagados con antelación, conforme Organismo de Control. materia en cuestión sea comprendido entre 1 de marzo de 2011 a lo señalado en el punto anterior y efectuando el ajuste considerada en futuras auditorias. y 29 de febrero de 2012, sin haberse materializado a la fecha del pago, la contable correspondiente, rebajando el gasto devengado y pago efectuado. totalidad de los servicios adquiridos, 1a institución examinada expone además que a través de según consta en el comprobante de resolución exenta N 247, modificó el procedimiento egreso N 258, de 31 de mayo de administrativo en materias de garantías, estableciendo que Pago Adicionalmente, se verificó que no se un anticipo debe ser caucionado con una garantia de igual Anticipado. exigió la boleta de la garantía por el fiel monto, debiendo registrarse en el auxiliar contable previa a y oportuno cumplimiento de las la materialización del anticipo, para respetar el año obligaciones que impone el contrato por presupuestario en el cual se haga efectivo. el monto pagado. Por otra parte, se advirtió la contabilización errónea del pago citado precedentemente, por cuanto el monto total fue imputado al presupuesto del año 2011, en circunstancia que lo meses de enero y febrero debieron imputarse al presupuesto del año Se comprobó la existencia de pagos de Sobre esta observación, la IJAF señala como medida la Se analizó memorándum N II, de De acuerdo al análisis efectuado y facturas a proveedores que exceden los incorporación de plazos en el proceso de validación, 2012 y se aplicaron algunas los resultados obtenidos en la 30 días, situación que transgrede lo aprobación y pago de las facturas a las distintas etapas del validaciones en terreno sobre la aplicación de las verificaciones, se dispuesto en el oficio circular N 23, de procedimiento de pago y la definición de responsabilidades aplicación de las nuevas medidas. determinó subsanar la observación 2006, del Ministerio de Hacienda, para cada uno de los actores que intervienen, según en lo que respecta al pago memorándum Nc 11. de 25 de abril del año oportuno a proveedores. No obstante, respecto del contrato Pago a suscrito con la empresa Sincotel Proveedores. Solutions Ltda., se verificó la existencia de un pago previo a la formulación de la resolución aprobatoria y a la entrega del producto comprometido en dicho contrato. Esta situación será considerada en próximas auditorias.

7 t4eral0 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA N Observación DescripcIón de la observaci6n Respuesta del ServIcio 1 Análisis de la respuesta y verificaciones 1 Conclusión II. EXAMEN DE CUENTAS El servicio examinado indicó en su respuesta, que ha La respuesta de la entidad y las validaciones Por lo antes expuesto, se subsana Se verificó que el servicio fiscalizado no da suscrito un convenio de colaboración con la Corporación efectuadas, dan cuenta de las medidas la observación, sin perjuicio de las cumplimiento al articulo 6 del decreto ley N 799, Municipal de Puente Alto, suscrito el 20 de agosto de implementadas para subsanar el hecho revisiones futuras que realice esta de 1974, y lo dispuesto en las instrucciones 2012, a través del cual se le otorga a la UAF un observado. Contraloría General, sobre la 3 U d ~ W 1 impartidas por esta Contraloria General en el estacionamiento en instalaciones del Centro de Salud materia. ~ lntt e e icu O oficio circular N , de 1995, por cuanto el Padre Manuel Villaseca, el cual cuenta con los resguardos 5 1 uciona. vehículo fiscal asignado, al término de la jornada requeridos, conforme a un horario establecido. laboral es guardado en forma habitual en el Asimismo, establece que a través de la resolución exenta domicilio del conductor, incluyendo los fines de N 254 de igual fecha, autoriza el estacionamiento en semana. dichas dependencias como también en el box arrendado a la_empresa_sub Terra_SA.._mencionada_anteriormente.

8 CONtRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORíA ADMINISTRATIVA CONCLUSIONES En mérito de lo expuesto, es posible concluir que la Unidad de Análisis Financiero, ha realizado acciones que permiten subsanar las observaciones detalladas en el cuadro N 1 del presente informe, sin perjuicio de que la efectividad e implementacián de las medidas adoptadas, será verificada en futuras auditorías, lo cual será informado a la Unidad Técnica de Control Externo, de esta Contraloría General. Saluda atentamente a Ud., ROSA MORALES CAMPOS Jefe Unidad de Segujmje,~ Divjs~n de Auditoria Adminis(,atwa

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