AÑO: II NUM: 11 VOL. 1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN.

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1 AÑO: II NUM: 11 VOL. 1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN. 01 DE SEPTIEMBRE DE

2 Ayuntamiento de Tlalmanalco, Secretaría del Ayuntamiento Avenida Fray Martín de Valencia sin número, Tlalmanalco, Estado de México Teléfonos: Secretaría del Ayuntamiento 08 de septiembre de Impreso y hecho en Tlalmanalco Estado de México La reproducción total o parcial de este documento se autorizara siempre y cuando se dé el crédito correspondiente a la fuente. 2

3 Í N D I C E PAG. I. PRESENTACIÓN 4 II. ANTECEDENTES 5 III. BASE LEGAL 7 IV. OBJETO Y ATRIBUCIONES 9 V. ESTRUCTURA ORGANICA 10 VI. ORGANIGRAMA 11 VII. DIRECCION DE ADMINISTACIÓN 13 VIII. COORDINACIÓN DE ADQUISICIONES 14 XII. RESPONSABLE DE SUMINISTRO DE GASOLINA. 15 IX. COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS. 16 X. COORDINACIÓN DE CONTROL VEHICULAR. 17 XIII. DIRECTORIO 18 XIV. VALIDACIÓN 19 XV. HOJA DE ACTUALIZACIÓN 20 3

4 PRESENTACIÓN La sociedad exige de su Municipio cercanía y responsabilidad para lograr con hechos, obras y acciones mejores condiciones de vida y constante prosperidad. Es por ello que se impulsa la construcción de un Municipio eficiente y de resultados. El presente Manual de Organización es una herramienta de consulta para dar a conocer las funciones que realiza la Dirección de Administración y sus respectivas áreas, delimitando así sus responsabilidades. La Dirección de Administración se erige como la Dependencia encargada de administrar, comprobar y controlar los recursos humanos, materiales y técnicos, necesarios para el desarrollo de las funciones de las Dependencias de la Administración. Para el logro de sus fines se pretende que con la aplicación del presente manual se dé el entendimiento claro y conciso de los objetivos, base legal y funciones de cada área administrativa, y con ello tenga conocimiento como está estructurada la Dirección. 4

5 ANTECEDENTES La Dirección de Administración surge por primera vez en la administración , del C. Raúl Fernando Sánchez Reyes, integrada por la Coordinación de Recursos Humanos y la Coordinación de Adquisiciones, durante esa Administración la Coordinación de Adquisiciones paso a formar parte de la estructura de Tesorería Municipal, la cual ya tenía a su cargo la Coordinación de Control vehicular, Responsable de Nomina y Suministro de gasolina. En el periodo 2010 Así mismo en el período , del C. Rubén Reyes Cardoso, la Dirección de Administración tenia únicamente a su cargo la Coordinación de Recursos Humanos. Actualmente en la gestión del C. Oscar Jiménez Rayón, Presidente Municipal Constitucional, la Dirección de Administración cambia su estructura Orgánica, adquiriendo las coordinaciones que tenía anteriormente Tesorería Municipal, teniendo a su cargo las siguientes áreas: Coordinación de Adquisiciones. Coordinación de Recursos Humanos. Coordinación de Control Vehicular. Responsable del Suministro de Gasolina. 5

6 MARCO JURÍDICO BASE LEGAL A continuación se describe la base legal que establece la normatividad vigente respecto de la Dirección de Administración. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos 5 de febrero de 1917, y sus reformas y adiciones. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México Gaceta del Gobierno del Estado de México, 10 de noviembre de 1917, y sus reformas y adiciones. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios, Gaceta del Gobierno del Estado de México, 11 de Septiembre de 1990, y sus reformas y adiciones. Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios, Gaceta del Gobierno del Estado de México, 3 de Mayo de 2013, y sus reformas y adiciones. Ley de Bienes del Estado de México y de sus Municipios, Gaceta del Gobierno del Estado de México, 7 de Marzo de 2000, y sus reformas y adiciones Ley del Trabajo de los Servidores Públicos del Estado y Municipios, Gaceta del Gobierno del Estado de México, 23 de Octubre de 1998, y sus reformas y adiciones Ley Orgánica Municipal del Estado de México y Municipios 2 de Marzo de 1993 y sus reformas y adiciones Código Administrativo del Estado de México, publicado en la Gaceta del Gobierno del Estado de México el día 13 de Diciembre del año 2001, con sus reformas y adiciones. Código de Procedimientos Administrativos del Estado de México, publicado en la Gaceta del Gobierno del Estado de México el día 07 de Febrero del año 1997, con sus reformas y adiciones Código Financiero del Estado de México y Municipios, publicado en la Gaceta del Gobierno del Estado de México el día 08 de Marzo del año 1999, con sus reformas y adiciones 6

7 Código Civil del Estado de México, publicado en la Gaceta del Gobierno del Estado de México el día 07 de Junio del año 2002, con sus reformas y adiciones Reglamento del Libro Décimo Segundo del Código Administrativo del Estado de México, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 15 de Diciembre de 2003, con sus reformas y adiciones Reglamento del Libro Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 22 de Diciembre de 2003, con sus reformas y adiciones Bando Municipal de Tlalmanalco 2017, 5 de febrero del año 2017 Reglamento Orgánico de la Administración Pública Municipal del Municipio de Tlalmanalco, 10 de junio de

8 OBJETO Y ATRIBUCIONES BANDO MUNICIPAL CAPÍTULO IV ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA ARTÍCULO 43.- [De la administración pública centralizada] Para el ejercicio de sus atribuciones y responsabilidades ejecutivas, el H. Ayuntamiento se auxiliará de las siguientes dependencias de la Administración Pública Municipal, las cuales estarán subordinadas al ejecutivo municipal VII. Direcciones de: a) Dirección de Administración. b) Dirección de Obras Públicas, Desarrollo Urbano y Ecología. c) Dirección de Desarrollo Económico, Turismo y Cultura. d) Dirección de Servicios Públicos. e) Dirección de Desarrollo Social y Participación Ciudadana. f) Dirección de Protección Civil y Bomberos. g) Dirección de Seguridad Pública. h) Dirección de Agua Potable, Alcantarillado y Saneamiento. i) Dirección Jurídica. REGLAMENTO ORGÁNICO DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA MUNICIPAL DE TLALMANALCO, ESTADO DE MÉXICO TITULO VI DE LAS DIRECCIONES CAPITULO I DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Artículo 89. La Dirección de Administración, es la dependencia que tiene como objetivo la instrumentación de los sistemas de la administración del personal y de los recursos materiales, financieros y técnicos del municipio, para que estos sean proporcionados a las diversas áreas que conforman la estructura orgánica del Ayuntamiento. Administrará los recursos humanos, materiales y de servicios de las diversas áreas que conforman la administración pública municipal centralizada. Así mismo, llevara 8

9 cabo en base a la ley aplicable los procedimientos para la adquisición de bienes materiales necesarios y que sean requeridos por las respectivas dependencias de la administración pública municipal centralizada. Artículo 90. Para el desempeño de sus funciones, la Dirección de Administración, se integra de la siguiente forma: I. Director de administration II. Areas de a) Recursos humanos; b) Adquisiciones y almacén; c) Control vehicular; d) Responsable de nómina; y e) Responsable del suministro de gasolina. 9

10 ESTRUCTURA ORGÁNICA 1. DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN 1.1 COORDINACIÓN DE ADQUISICIONES RESPONSABLE DE SUMINISTRO DE GASOLINA 1.2 COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS 1.3. COORDINACIÓN DE CONTROL VEHICULAR 10

11 ORGANIGRAMA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN COORDINACIÓN DE ADQUISICIONES COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS COORDINACIÓN DE CONTROL VEHICULAR RESPONSABLE DE SUMINISTRO DE GASOLINA 11

12 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN OBJETIVO: Proporcionar los materiales y servicios para el adecuado funcionamiento de las diversas áreas de la administración Pública Municipal, administrar los recursos humanos de manera objetiva, logrando en todo momento las mejores condiciones de oportunidad eficiencia y calidad, bajo un esquema de racionalidad FUNCIONES: Proporcionar a las a las áreas o dependencias administrativas los bienes y servicios generales que requieran de acuerdo a las funciones que desempeñen Promover e impulsar las políticas, normas y lineamientos, sobre recursos materiales de la administración municipal, ordenando su difusión, con la finalidad de que tenga una correcta aplicación y observancia legal Supervisar y autorizar las adquisiciones de bienes y servicios, que sean solicitados por las áreas administrativas Promover ante las áreas correspondientes, la aplicación de sanciones e infracciones a los servidores públicos que incurran en alguna falta a las disposiciones legales que rigen nuestro Ayuntamiento Impulsar la integración del comité de adquisiciones y facilitar con toda puntualidad al departamento de adquisiciones las listas de las diferentes dependencias administrativas de los materiales que requieran para el desempeño de sus funciones Autorizar y publicar en Coordinación con las áreas responsables, las convocatorias de adjudicación de bienes y servicios Presidir el comité de adquisiciones, en las adquisiciones de los bienes y servicios, adjudicación directa, invitación restringida o licitación pública Dirigir, supervisar y participar conjuntamente con la Coordinación de Adquisiciones en la creación y actualización del Catálogo de proveedores, así como las cotizaciones de 12

13 los precios e importes mínimos y máximos de las mercancías, materias primas, bienes y servicios Supervisar y verificar la información que estime necesaria, sobre la solvencia, capacidad de producción y abastecimiento de los precios, calidades, garantías y especificaciones de los bienes y servicios Vigilar de manera permanente la correcta coordinación y aplicación del programa de mantenimiento y la participación del área responsable del control vehicular Supervisar y participar con la Coordinación de Adquisiciones para la recepción de los bienes, su verificación, calidad y garantía, vigilando que se lleve a cabo conforme a la ley aplicable en la materia Promover estrategias para que las dependencias de la Administración Pública Municipal realicen eventos de manera eficaz en coordinación con logística e intendencia 13

14 COORDINACIÓN DE ADQUISICIONES OBJETIVO: Llevar a cabo las adquisiciones, arrendamientos y contratación de servicios que requiera el Municipio para proveer a las áreas que integran la administración de los materiales y recursos para su desempeño, con el fin de lograr la Eficiencia y Transparencia en el ejercicio del presupuesto. FUNCIONES: Abastecer de material y equipo de oficina a las Unidades Administrativas para el buen desempeño de sus funciones. Proponer al Director de Administración la evaluación de cotización de bienes y servicios por las requisiciones de cada dependencia de la Administración Pública Municipal. Examinar e inspeccionar en coordinación con el área de mantenimiento vehicular, el aprovisionamiento de combustible a los vehículos sus refacciones pertenecientes al ayuntamiento anotando en la bitácora. Auxiliar en la elaboración de formatos de pedidos o contratos de adquisición de bienes y servicios con la finalidad de que se aprueben por el Comité de Adquisiciones. Dar asesoría sobre los trámites que se tienen que realizar para la adquisición de bienes y servicio a solicitud de las diversas dependencias de la Administración Pública Municipal. Proponer al Director de Administración la implantación de sistemas, procedimientos y elaborar bitácoras, registro y despacho de mercancía. Elaborar los procedimientos de adquisición, tales como bienes y servicios, de todos los recursos materiales y de oficina solicitados. Proponer mecanismos para realizar las compras de bienes y servicios, para que las dependencias administrativas se desempeñen correctamente. Ejecutar el procedimiento de adquisición de los bienes y servicios adjudicación directa, licitación pública o invitación restringida. 14

15 RESPONSABLE DE SUMINISTRO DE GASOLINA OBJETIVO: Proveer de combustible a los vehículos automotores de las diferentes áreas administrativas del Ayuntamiento, así como de seguridad pública y protección civil para su buen desempeño. FUNCIONES: Registrar y revisar en las bitácoras el control de aprovisionamiento de combustible de los vehículos del Ayuntamiento. Mediar el suministro de gasolina con las gasolineras que se tiene convenio para su expendio y llevar a cabo su facturación correspondiente. Hacer el llenado de bitácoras por unidad, integrando el soporte de los vales que se expiden, con la finalidad de que Tesorería haga el pago correspondiente. 15

16 COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS. OBJETIVO: Organizar, coordinar y dirigir los sistemas de reclutamiento, contratación, desarrollo y selección del personal de la Administración Pública Municipal. FUNCIONES: Elaborar y revisar el módulo de población cotizante, generando avisos de movimientos para su afiliación y vigencia de derechos para ser entregado a los trabajadores del administración pública municipal. Registrar y resguardar todos los documentos y expedientes del personal adscrito a la Administración Pública Municipal. Elaborar las constancias de los años de servicio de los servidores públicos adscritos a la Administración Pública Municipal. Auxiliar a la Dirección de Administración en la asignación de personal capacitado para laborar en las dependencias de la Administración y Órganos desconcentrados. Realizar la alta y baja de los servidores públicos que laboran en la Administración Pública Municipal, así como llevar el control de asistencia, licencias, reportes, periodos vacacionales, días económicos, pensiones alimenticias, cambio de adscripción y demás movimientos autorizados por la Dirección de Administración. Registrar por área a cada servidor Público que labora en la Administración Pública Municipal. Auxiliar a la Coordinación de Control vehicular en la recepción de vehículos descompuestos, elaborando bitácoras y vales de ingresos, para la reparación en los talleres que determine la Dirección de Administración. Generar las constancias para la determinación del cálculo y declaración anual para que esta presentada ante el Sistema de Administración Tributaria. Proponer al Director de Administración cursos de capacitación para el personal de las diferentes áreas de la administración pública municipal. Las demás que le confiera la Dirección de Administración, para el cumplimiento de sus funciones 16

17 COORDINACIÓN DE CONTROL VEHICULAR. OBJETIVO: Auxiliar oportunamente a los a las áreas y dependencias del Ayuntamiento, con unidades vehiculares que requieran para cubrir sus necesidades de servicios y traslados oficiales; así como mantenerlos y conservarlos en óptimas condiciones físicas, mecánicas y de funcionamiento para garantizar la seguridad y confianza de todos aquellos que gocen de sus servicios FUNCIONES: Hacer la entrega y asignación de vehículos reparados a los Directores de las Áreas Administrativas y contraloría Interna Municipal. Llevar a cabo propuestas para la supervisión unidades del parque vehicular. del mantenimiento efectuado a las Elaborar bitácoras, inventarios, vales de salida del taller de los vehículos entregados a las Dependencias Administrativas, verificando que los choferes cuenten con licencia vigente para el desempeño de sus funciones. Proponer al Director de Administración la implementación de proyectos o programas de mantenimiento preventivo y correctivo automotriz de las unidades de la Administración Pública Municipal de Tlalmanalco. Registrar en bitácoras el control de la recepción de vehículos descompuestos, así como hacer vales de ingreso de los mismos. Coordinar conjuntamente con las áreas correspondientes el suministro de refacciones de los vehículos descompuestos y controlar el parque vehicular del Gobierno Municipal. 17

18 DIRECTORIO. C. MATILDE LORENA VÁZQUEZ AGUILAR. DIRECTORA DE ADMINISTRACIÓN. C.IGNACIO GRANADOS HERNÁNDEZ. COORDINADOR DE CONTROL VEHICULAR. 18

19 VALIDACIÓN. C. ÓSCAR JIMÉNEZ RAYÓN PRESIDENTE MUNICIPAL CONSTITUCIONAL C. LUIS ACEVES NÁJERA. SECRETARIO DEL AYUNTAMIENTO. C. MATILDE LORENA VÁZQUEZ AGUILAR. DIRECTORA DE ADMINISTRACIÓN. 19

20 HOJA DE ACTUALIZACIÓN. FECHA DE ACTUALIZACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA ACTUALIZACIÓN. 01 de Septiembre de 2017 Modificación del Manual de Organización de la Dirección de Administración 20

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