GESTIÓN POR PROCESOS GESTIÓN POR PROCESOS

Transcripción

1 Universidad Nacional de Tucumán Diplomado en Logística 10; 11 y 12 de Septiembre de 2015 Introducción La Gestión por Procesos es sobre todo una gran herramienta de Gestión del Conocimiento. Gestionar el conocimiento es cuando: Estudiar los tipos de productos a producir; Identificamos las tares que hacemos en la organización; Hacemos un inventario de procesos; Definimos los pasos y acciones que hacemos para producir un resultado; Determinamos quien hace cada tarea en ese conjunto; Se sabe cuanto tiempo demanda cada tarea; Que elementos se deben mejorar o subprocesos simplificar.

2 La gestión por procesos es disponer en la organización de un sistema que permita tener por escrito todo lo que hace y detallar acción por acción, de manera que alguien que no conozca el proceso pueda operar en él. La gestión por procesos en una organización pone valor al conocimiento, lo gestiona y lo garantiza, frente a situaciones no previstas, como puede ser el traslado de un responsable, o una baja por enfermedad de un trabajador, etc. La gestión por procesos hace que el conocimiento sea de toda la organización y no sólo de unos pocos. Estos conocimientos pueden estar formalizados en medios telemáticos, o en soportes de papel. Estos conocimientos describen cada una de las acciones que conforman un proceso. Esto permite reflexionar sobre el conjunto e incorporar modificaciones que lo hagan más sencillo o mejor adaptados o más eficaz.

3 La gestión por procesos nos obliga a estudiar y analizar la cadena de suministros de toda la organización, desde la entrada de los insumos e información hasta que el producto final llega al cliente y estudia los resultados de satisfacción de los clientes. En la gestión por procesos la estructuración en mapas nos permite analizar y entender mejor la organización. En muchas ocasiones un buen trabajador publico conoce bien lo que hace, pero ignora lo que hacen sus compañeros.

4 Los mapas de procesos sirven para encontrarnos en la organización y ver cómo relacionamos lo que hacemos con el resto, mejora nuestro alineamiento, nuestra comprensión y nuestra actuación. Esto nos abre una puerta a otra forma de entender la organización desde el esquema jerárquico tradicional con jefes de secciones, etc., logrando pasar a uno basado en procesos, con propietarios de procesos, que en definitiva es un modo de compartir poder organizacional y responsabilidades.

5 La Gestión por Procesos es un reto organizativo que se debe alcanzar para que una organización pueda ser competitiva en mercados tan exigentes y cambiantes, como los actuales.

6 Proceso Es el conjunto de actividades secuenciales que realizan una transformación de una serie de inputs (materiales, mano de obra, capital, información, recursos, etc.) en los outputs deseados (bienes y/o servicios intermedios y/o finales) añadiendo valor a la salida. Valor añadido Inputs Ouputs Recursos Capital Información Costes: Fijos y Variables Cada proceso posee una serie de Procedimientos. Los procedimientos son un conjunto de reglas e instrucciones que determinan la manera de proceder o de obrar para conseguir un resultado. Un proceso define que es lo que se hace y un procedimiento indica cómo hacerlo. Pasos a tener en cuenta en la Gestión de Procesos 1) Identificar el proceso y definirlo (definición de la Misión) 2) Identificar quien es el beneficiario (cliente) del proceso, sus necesidades y expectativas 3) Identificación del marco estratégico, de procesos claves y procesos de soporte 4) Relacionar las actividades que se incluyen en el proceso, sus recursos, elementos, diagramas, secuencia, entradas y requisitos de calidad 5) Especificar los métodos de evaluación y de revisión de procesos

7 Pasos a tener en cuenta en la Gestión de Procesos Identificar el proceso y definirlo (definición de la Misión) Se debe especificar de que se trata cada proceso, sus límites, y responsabilidades. En primer lugar es muy útil establecer la misión o, en caso de tenerla definida, revisarla. La misión identifica el objetivo fundamental del servicio, su razón de ser. En este paso debe responderse a: o Qué hacemos? o Cómo lo hacemos? o Para quién lo hacemos?

8 Identificar quien es el beneficiario (cliente) del proceso, sus necesidades y expectativas Acá es necesario identificar nuestros clientes, pueden ser internos o externos. Son quienes demandan el producto que se obtiene en el proceso en que estoy. Clientes internos: individuos o servicios dentro de la propia organización que reciben nuestros productos para utilizarlos en su trabajo. Clientes externos: son los clientes finales, los que disfrutan de los productos o servicios de nuestra organización. Identificación del marco estratégico, de procesos claves y procesos de soporte En primer lugar se debe conocer el marco estratégico de la empresa o institución en el que se desenvuelven los procesos claves (brindan directrices a la organización, normativas, estrategias, etc.). Seguidamente, identificar con claridad cuáles son los procesos claves (encargados de transformar las entradas en sus correspondientes salidas). Finalmente, identificar los procesos de soporte (dan el apoyo necesario para que los procesos claves trabajen correctamente y alcancen su eficaz funcionamiento. Clientes Proceso Clave Clientes Proceso de soporte

9 Relacionar las actividades que se incluyen en el proceso, sus recursos, elementos, diagramas, secuencia, entradas y requisitos de calidad En este paso se deben observar todas las actividades que se realizaran; Como se harán (Procedimientos); Qué máquinas son necesarias; Los trabajadores y supervisores; Herramientas; La secuencia del subproducto; También los materiales de entrada; Los requisitos de calidad necesarios en distintos puntos de la secuencia. Especificar los métodos de evaluación y de revisión de procesos Una cuestión fundamental previa a la mejora de procesos es la medición. Y lo es porque no se puede mejorar aquello que no se conoce. Es decir, se hace necesario establecer una serie de elementos relacionados con el proceso que se desea medir.

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11 Análisis y diseño de procesos Cuando se analizan y diseñan procesos para transformar recursos en bienes y servicios, nos plantearemos las siguientes preguntas: Se diseña el proceso para alcanzar ventajas competitivas en términos de diferenciación, rapidez de respuesta o bajo coste? Elimina el proceso los pasos que no añaden valor? Maximiza el proceso el valor ofrecido al cliente desde su punto de vista? Análisis y diseño de procesos Para comprender las complejidades del diseño y rediseño de procesos, son muy útiles las siguientes herramientas entre otras: Diagrama de flujo: es un proceso o dibujo que representa de manera fiel el movimiento del material, del producto y/o las personas. Estos pueden ayudar a la comprensión, análisis y comunicación de un proceso.

12 Mapa en función del tiempo: este es un diagrama de flujo, pero con el tiempo añadido en el eje horizontal. Estos gráficos también suelen denominarse mapas de procesos.

13 Gráficos de proceso: otra herramienta es el gráfico de procesos, el cual utiliza símbolos, tiempo y distancias para proporcionar una forma objetiva y estructurada de analizar y registrar las actividades que constituyen un proceso, es decir, analizar el movimiento de personas y/o materiales. Nos permite centrarnos en las actividades que añaden valor. La identificación de todas las operaciones que añaden valor nos permite determinar el porcentaje de valor añadido.

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