CONFIGURACION DE PLANTILLAS

Transcripción

1 MANUAL PARA CONFIGURAR PLANTILLAS, AGREGARLA AL CATALOGO DE PLANTILLAS DEL DBA System, ASI COMO PARA ACTIVAR EL BOTON DE INSERCION DE CAMPO Y EL BOTON PARA PROTEGER LOS DOCUMENTOS. PROCEDIMIENTO. Para configurar su plantilla necesitará: Formato de Word. A partir de él se generarán los demás formatos (machotes) equivalentes. Archivo de Excel. Diccionario para la configuración de plantillas, si no cuenta con él, consulte a su administrador de sistema. Pasos para configurar su plantilla. 1. Abra el documento de Word e identifique los datos que quiere configurar. Seleccione el primer dato. MAN/NOT/INSTFUENTE 0050 MR/JH 19/08/2010 SL 19/08/ de 16

2 2. Abra el Diccionario para la configuración de plantillas y diríjase hacia el módulo de la hoja de trabajo donde se ubica el campo que quiere configurar. 3. Copie la cadena de caracteres que está frente al campo. Le recomendamos copiar la cadena desde la barra de fórmulas de Excel, porque si copia la celda, probablemente copie espacios o caracteres que le afectarán al momento de hacer la operación. ESCRITURAS_NUMERO_NORMAL_ESCRITURA 4. Vuelva a su documento de Word y diríjase a la barra de herramientas, menú Insertar, después Elementos rápidos y dé clic en Inserta Campo, ( ).Si usted cuenta con una versión anterior a Office 2007 la ruta será: menú Inserta y dar clic en Campo. MAN/NOT/INSTFUENTE 0050 MR/JH 19/08/2010 SL 19/08/ de 16

3 Office 2007 Versiones anteriores 5. En la ventana, elija el campo MergeField, para ello, presione dos veces la letra eme (m) o elija la categoría Combinar Correspondencia para que seleccione el campo. 6. Pegue en la casilla, Nombre de campo, la cadena de caracteres que copió del diccionario y dé clic en Aceptar. Le recomendamos resaltar con un color el campo para que pueda identificarlo fácilmente en el documento. MAN/NOT/INSTFUENTE 0050 MR/JH 19/08/2010 SL 19/08/ de 16

4 7. Repita los pasos para configurar todos los campos de su documento y guárdelo. Si tiene Office 2007, asegures de guardar el documento como tipo de documento de Word y ciérrelo. MAN/NOT/INSTFUENTE 0050 MR/JH 19/08/2010 SL 19/08/ de 16

5 Pasos para agregar el botón de inserción de campos. 1.- En el documento de Word, en el menú de herramientas: 2.- Vamos a seleccionar de este menú de Herramientas, la opción de Insertar: 3.- En el menú que nos despliega esta opción de Insertar, buscamos el dialogo de Elementos Rápidos: MAN/NOT/INSTFUENTE 0050 MR/JH 19/08/2010 SL 19/08/ de 16

6 4.- Al momento de seleccionar la opción de Elementos Rápidos, nos despliega un menú, vamos a buscar la opción de Campo ( ): 5.- Sobre la opción campo ( ), dar clic derecho, para que nos muestre el siguiente menú, donde vamos a seleccionar y dar clic en la opción de Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido ( ): MAN/NOT/INSTFUENTE 0050 MR/JH 19/08/2010 SL 19/08/ de 16

7 6.- una vez que se ha dado clic en la opción ( ), nos colocara el acceso directo de Campo, en la barra de Accesos en la parte rio superior izquierda de la ventana. Pasos para agregar su formato al catálogo de plantillas de su notaría 1. Abra el sistema DBASystem Notarial y diríjase hacia el sub menú Plantillas: Catálogo/Platillas/ Plantillas. MAN/NOT/INSTFUENTE 0050 MR/JH 19/08/2010 SL 19/08/ de 16

8 2. Elija el tipo de platilla, identifíquela con un nombre, presione el botón y diríjase hasta la carpeta donde guardó su documento. 3. Seleccione su documento y dé clic en Abrir. 4. Presione el botón del menú principal del sistema, dé clic en Aceptar en el mensaje El registro se agregó con éxito. MAN/NOT/INSTFUENTE 0050 MR/JH 19/08/2010 SL 19/08/ de 16

9 5. Oprima el botón para ver su documento, Word le preguntará si desea abrir o guardar el documento, presione Abrir. Pasos para asociar su plantilla a una operación de su notaría Relacionar operaciones con plantillas le servirá para que cada que elija la operación, el sistema DBASystem Notarial le envíe automáticamente la o las plantilla que debe utilizar. 1. Abra el sub menú Plantillas por Operación: Catálogo/Plantillas/Plantillas por Operación MAN/NOT/INSTFUENTE 0050 MR/JH 19/08/2010 SL 19/08/ de 16

10 2. Elija el tipo de operación, el municipio y la plantilla que necesita añadir a la operación, por último, escriba el nombre de la plantilla que está agregando. 3. Presione, finalmente, el botón Agregar ( ) del menú principal y dé clic en el mensaje El registro se agregó con éxito que le envía el sistema. Pasos para Dar de Alta el Icono de Protección de Documentos. 1. En la barra de herramientas de la ventana de Word, dar clic en el icono de Personalizar barra de herramientas de acceso directo MAN/NOT/INSTFUENTE 0050 MR/JH 19/08/2010 SL 19/08/ de 16

11 2. Dar clic en Mas Comandos. 3. En la ventana que aparece. MAN/NOT/INSTFUENTE 0050 MR/JH 19/08/2010 SL 19/08/ de 16

12 4. En la casilla de selección de comandos disponibles, dar clic y seleccionar la opción de Todos los Comandos. MAN/NOT/INSTFUENTE 0050 MR/JH 19/08/2010 SL 19/08/ de 16

13 5. Seleccionar el icono de Proteger, luego dar clic a botón agregar >> y luego en el botón de aceptar MAN/NOT/INSTFUENTE 0050 MR/JH 19/08/2010 SL 19/08/ de 16

14 Pasos para Activar o Desactivar la Protección de Documentos. 1. Para activar la protección de documentos, en la barra de Herramientas de acceso directo dar clic en el icono de proteger ( ), dar clic en el siguiente icono que aparece: 2. Dar clic en él, aparece una ventana en un costado del área de trabajo: MAN/NOT/INSTFUENTE 0050 MR/JH 19/08/2010 SL 19/08/ de 16

15 3. Seleccionar la casilla Limitar el formato a una selección de estilos 4. Dar clic en el botón Si, aplicar la protección MAN/NOT/INSTFUENTE 0050 MR/JH 19/08/2010 SL 19/08/ de 16

16 5. Aparecerá una ventana donde pregunta si desea introducir la contraseña, (ingrese la contraseña que no sea fácil de olvidar, por el usuario), una vez ingresada, dar clic en el botón aceptar. 6. Para suspender la protección, repetir el paso 1.-, en la ventana que aparece a un costado del área de trabajo, dar clic en el botón de Suspender la protección ( ) Con esto se suspende la protección del documento. MAN/NOT/INSTFUENTE 0050 MR/JH 19/08/2010 SL 19/08/ de 16