ACUERDOS DE CABLEUROPA, S.A.U. EN MATERIA DE BENEFICIOS SOCIALES, POLÍTICA DE TRASLADOS Y DESPLAZAMIENTOS, Y POLÍTICA DE VIAJES Y GASTOS REEMBOLSABLES

Transcripción

1 ACUERDOS DE CABLEUROPA, S.A.U. EN MATERIA DE BENEFICIOS SOCIALES, POLÍTICA DE TRASLADOS Y DESPLAZAMIENTOS, Y POLÍTICA DE VIAJES Y GASTOS REEMBOLSABLES En Madrid, a 23 de febrero de DE UNA PARTE REPRESENTACIÓN SOCIAL CCOO Dª Marian Sanz Pavía D. José Luis Cepero Oñoro CGT D. José Manuel Pardo Martí INDEPENDIENTES D. Alejandro Ramírez Jiménez STC D. Pablo Sendarrubias Sánchez UGT D. José Luis López García D. Ramón Cañadas Sánchez DE OTRA PARTE REPRESENTACIÓN EMPRESARIAL D. Antonio de la Fuente Fernández Dª. Mª Ángeles Agustina Tormo. D. David Herreros Ara. REUNIDOS: ACUERDAN: Dar su conformidad a las políticas de beneficios sociales, de traslados y desplazamientos, y de viajes y gastos reembolsables, recogidas a continuación, y que 1

2 son consecuencia de las negociaciones mantenidas entre ambas partes durante los pasados meses de diciembre de 2004, enero y febrero de A continuación se transcribe el texto definitivo acordado por las partes en relación con las materias antes referenciadas, que automaticamente se transpondrán a los textos en formato oficial que utiliza la Compañía: BENEFICIOS SOCIALES CABLEUROPA, S.A.U. (ONO) 1.- AYUDA COMIDA Concepto.- Es un beneficio otorgado por la empresa para contribuir a la compensación del gasto en comida en horario de trabajo en que incurren los empleados. Beneficiarios.- Todos los empleados de la compañía con jornada de trabajo a tiempo completo y para aquellos trabajadores que teniendo jornada a tiempo parcial, ésta coincidiera necesariamente con el horario de comida o cena, entendiendo por horario de comida el comprendido entre las 14 y 15:30 horas y por horario de cena el comprendido entre las 21 y 22:30 horas (caso de que en este colectivo hubiera empleados a los que les coincidiera en un mismo día la prestación de servicios con la comida y con la cena, ello no supondrá, en ningún caso el derecho a la obtención de 2 tickets para esa jornada). Asimismo, el presente beneficio es de aplicación para aquellas personas que se encuentren en situación de reducción de jornada por guarda legal. Importe.- El importe a percibir para el año será de 7,81 /día laborable de trabajo (con exclusión de los Viernes para los colectivos con jornada ordinaria). o El personal con jornada ordinaria percibe actualmente 15 tickets al mes. o Los trabajadores con jornada a turnos, debido a su régimen especial de prestación de servicios, perciben actualmente 17 tickets al mes. De dicho número de días, se descontará cada mes los días correspondientes a bajas por IT o permisos retribuidos que el trabajador haya disfrutado. Forma de cobro.- Para los empleados con jornada completa, la entrega de tickets correspondientes a un mes se realizará en la primera semana de ese mes. Para los empleados con jornada a tiempo parcial, Recursos Humanos determinará la forma de gestión de este beneficio. Empresa Concesionaria del Servicio.- Cheque Gourmet 2

3 2.- SEGURO VIDA Y ACCIDENTES Concepto.- Es un beneficio otorgado por la empresa para la cobertura de determinadas contingencias. Contingencias cubiertas.- Fallecimiento e Invalidez Absoluta Permanente por cualquier causa que provoque esta situación. (ver en Anexo I extracto de redacción de Pólizas) Capitales Asegurados: o 2 veces el Salario Fijo Bruto Anual en caso Fallecimiento/Invalidez Absoluta Permanente por CUALQUIER CAUSA. o 4 veces el Salario Fijo Bruto Anual en caso Fallecimiento/Invalidez Absoluta Permanente por ACCIDENTE. o 6 veces el Salario Fijo Bruto Anual en caso de Fallecimiento/Invalidez Absoluta Permanente por ACCIDENTE DE TRAFICO. Beneficiarios: Todos los empleados con contrato indefinido desde el día de incorporación a la Compañía. 3.- SEGURO MÉDICO Concepto.- Es un beneficio otorgado por la empresa para contribuir a la cobertura de Asistencia Sanitaria privada. Beneficiarios.- Todos los empleados de la compañía con contrato de trabajo de carácter indefinido. Cobertura.- Financiación del 100% del coste correspondiente al empleado y del 50% del coste de su cónyuge (o conviviente reconocido) e hijos. Compañía aseguradora.- En la actualidad, la empresa prestataria de dicho servicio es SANITAS. Modalidad Cubierta.- La empresa suscribirá en cada momento la modalidad a cubrir con la compañía aseguradora. Forma en que se produce la subvención.- ONO paga directamente a la empresa prestataria del servicio el coste íntegro de la póliza de cada empleado. En las pagas extras, se deducirá al empleado el 50% correspondiente al coste de los beneficiarios del empleado. 3

4 4.- TU ONO Concepto.- Es un beneficio otorgado por la empresa para los empleados de ONO por el que se compensa una parte de los servicios ofertados al público en general por ONO. Los detalles relativos a Tu ONO, están a disposición de todos los empleados en la Intranet corporativa, en concreto en: RR.HH y Organización/Zona del Empleado/Ofertas a Empleados/Tu ONO. Beneficiarios.- Todos los empleados de la compañía que residan en un ámbito geográfico en el que preste sus servicios ONO. Cobertura.- Financiación del 50% de las cuotas fijas de los servicios ONO contratados por el empleado. Modalidad de pago del servicio. ONO deducirá automáticamente en la factura del empleado la cantidad correspondiente. 5.- COMPLEMENTO POR I.T. Concepto.- Es un beneficio otorgado por la empresa por el que complementa las prestaciones de Seg. Soc. en los supuestos de baja por I.T. (Incapacidad Temporal). Importe.- Se complementará desde el primer día de baja la cantidad necesaria para alcanzar el 100% del Salario Bruto Fijo Mensual que perciba el trabajador. En el supuesto de empleados que perciben comisiones, la compañía abonará el porcentaje que marca la Ley, 60% ó 75%, en el supuesto de que dicho porcentaje aplicable sobre la base reguladora del mes anterior suponga una cantidad superior al 100% del salario fijo bruto mensual. En caso contrario, la compañía complementará hasta el 100% del salario fijo bruto mensual. En el caso de empleados con comisiones trimestrales, su cotización se imputa a los meses en que realmente se han generado mediante liquidaciones complementarias y el programa recalcula nuevamente la prestación a cargo de la Seguridad Social (60% ó 75%) y el complemento en su caso a cargo de la empresa, y hace los ajustes necesarios de modo que el trabajador siempre va a percibir en conjunto la cantidad que más le beneficie. Beneficiarios.- Todos los empleados de ONO, cualquiera que sea su modalidad de contrato de trabajo. 4

5 6.- AUTOBÚS EMPRESA Concepto.- Es un servicio prestado por ONO, como consecuencia de las circunstancias especiales de accesibilidad a través de trasporte público, para facilitar el transporte de los empleados que presten sus servicios en Cableuropa, S.A.U Actualmente, por concurrir las citadas circunstancias especiales de difícil accesibilidad, este servicio se presta exclusivamente para personal con jornada ordinaria que presta sus servicios en las oficinas de Madrid. Horarios y recorrido.- El servicio se presta en los horarios más habituales de desplazamiento a/desde las oficinas del personal con jornada ordinaria. No obstante, el detalle completo tanto de horarios como de su recorrido aparece recogido en la Intranet de la Compañía. 7.- ANTICIPOS Todos los empleados podrán solicitar anticipos sobre las cantidades devengadas a la fecha de la petición. ANEXO I Coberturas de las pólizas contratadas con NATIONALE-NEDERLANDEN: GARANTÍAS Y CAPITALES: PÓLIZA DE VIDA Nº : FALLECIMIENTO POR CUALQUIER CAUSA : DOS VECES SALARIO INVALIDEZ PERMANENTE ABSOLUTA POR CUALQUIER CAUSA : DOS VECES SALARIO GARANTÍAS Y CAPITALES: PÓLIZA DE ACCIDENTES Nº : FALLECIMIENTO POR ACCIDENTE (Adicional a FALLECIM. POR CUALQUIER CAUSA) : DOS VECES SALARIO FALLECIMIENTO POR ACCIDENTE DE CIRCULACION. (Adicional a FALLECIM. POR CUALQUIER CAUSA y adicional FALLECIM. POR ACC. CIRCULACIÓN) : DOS VECES SALARIO 5

6 INVALIDEZ PERMANENTE ABSOLUTA POR ACCIDENTE (Adicional a INVALIDEZ PERMANENTE ABSOLUTA POR CUALQUIER CAUSA) : DOS VECES SALARIO INVALIDEZ PERMANENTE ABSOLUTA POR ACCIDENTE DE CIRCULACIÓN (Adicional a INVALIDEZ PERMANENTE ABSOLUTA POR CUALQUIER CAUSA y adicional INVALIDEZ PERMANENTE ABSOLUTA POR ACCIDENTE): DOS VECES SALARIO POLITICA DE TRASLADOS Y DESPLAZAMIENTOS ÍNDICE DE CONTENIDOS 1 OBJETO 2 ALCANCE 3 DEFINICION DE MOVILIDAD GEOGRÁFICA 3.1 TRASLADO 3.2 DESPLAZAMIENTOS 4. MEDIDAS COMPENSATORIAS PARA LA MOVILIDAD GEOGRAFICA DECARACTER FORZOSA 1 OBJETO El objeto de esta política es definir tanto la Movilidad Geográfica de carácter voluntaria como la de carácter forzosa y establecer las Compensaciones Económicas a percibir cuando se produzca la segunda de estas situaciones. 2 ALCANCE Para todo el grupo ONO y sus empleados. 3 DEFINICIONES DE MOVILIDAD GEOGRÁFICA: TRASLADO VOLUNTARIO: Es el que se produce como consecuencia de la cobertura de una vacante interna a petición del trabajador y del correspondiente proceso de selección, siempre y cuando exija cambio de residencia. El resto de situaciones se conceptuarán como traslados forzosos, de conformidad con las características que se analizan más adelante. 6

7 En la selección del personal inscrito se tendrán en cuenta las circunstancias familiares y personales. Las personas víctimas de violencia doméstica que necesiten cambiar de residencia tendrán un derecho preferente para ocupar vacantes de igual categoría profesional en otros centros de trabajo. TRASLADOS / DESPLAZAMIENTOS FORZOSOS: La movilidad geográfica se produce por el traslado o desplazamiento forzoso del empleado a otro centro de trabajo de ONO, en distinta localidad y que implique el cambio de residencia. Los cambios de un centro de trabajo a otro, dentro o fuera de la misma población, que no exijan cambio de residencia, no se engloban en lo que se conoce como movilidad geográfica. Como excepción a esta regla general, los cambios de centro de trabajo que se lleven a efecto a partir de 60 Km del centro de trabajo de origen se reputarán dentro del referido concepto de traslado o desplazamiento de carácter forzoso y por ende les será de aplicación las condiciones establecidos para los mismos. Como se refería al inicio, la vigente ley del Estatuto de los Trabajadores distingue entre traslado y desplazamiento. A tal efecto, mientras que el traslado supone el cambio a un centro de trabajo de la misma empresa que exige el cambio de residencia de forma definitiva, el desplazamiento es un cambio temporal que obliga al empleado a residir eventualmente en población distinta de la de su domicilio habitual. En todo caso el desplazamiento superior a doce meses en un periodo de tres años tendrá el tratamiento de traslado a todos los efectos. En ambos casos, será necesario que existan razones económicas, técnicas, organizativas o de producción que lo justifiquen, o bien contrataciones referidas a la actividad empresarial. Concurrirán tales causas cuando la adopción de las medidas propuestas contribuya a mejorar la situación de la Compañía a través de una más adecuada organización de sus recursos, que favorezca su posición competitiva en el mercado o una mejor respuesta a la exigencia de la demanda. 3.1 Traslados Los traslados pueden ser de dos tipos: - Individuales: En este caso, la compañía notificará la decisión al afectado y a sus representantes legales con una antelación mínima de treinta días a la fecha de su efectividad. 7

8 - Colectivos: son aquellos que afectan a la totalidad de empleados de un centro de trabajo siempre que éste ocupe a más de 5 empleados, o cuando, sin afectar a la totalidad del centro de trabajo comprenda a un número de empleados superior a 30 (por ser ONO una empresa de más de trescientos empleados). En estos casos, la decisión vendrá precedida del preceptivo período de consultas con los representantes de los empleados. Previamente a comunicar un traslado forzoso, la Compañía valorará la posibilidad de llevar a cabo una movilidad funcional que no exija cambio de residencia, siempre y cuando exista vacante y la persona cumpla el perfil requerido. Los trabajadores afectados por un traslado forzoso no podrán ser afectados por otro traslado forzoso hasta pasado un periodo mínimo de 12 meses. Notificada la decisión de traslado, sea individual o colectivo, el empleado tiene derecho a optar entre aceptar el traslado o solicitar la extinción de su contrato de trabajo, con derecho a percibir la indemnización legal correspondiente (establecida en el Art. 40 del Estatuto de los Trabajadores) más una indemnización voluntaria mínima de 20 días adicionales. En el caso de aceptar el traslado, la Compañía aplicará el conjunto de medidas compensatorias que se desarrollan mas adelante. 3.2 Desplazamientos En lo que se refiere a desplazamientos, la Compañía comunicará al empleado afectado y a la representación legal de los trabajadores su decisión con una antelación suficiente a la fecha de efectividad (no inferior a cinco días en caso de desplazamientos de duración inferior a tres meses y no inferior a 15 días si el desplazamiento es superior a 3 meses). Asimismo, se establece un conjunto de medidas compensatorias que se reflejan mas adelante. 4. MEDIDAS COMPENSATORIAS PARA LA MOVILIDAD GEOGRÁFICA DE CARÁCTER FORZOSO. 4.1 Traslado El empleado cuyo traslado forzoso suponga un cambio de domicilio habitual, tendrá derecho a las siguientes compensaciones: Gastos de mudanza de mobiliario y enseres: La Compañía compensará los gastos de mudanza en que pueda incurrir el empleado hasta un límite de

9 El empleado deberá presentar a RRHH tres presupuestos de empresas de mudanzas a nombre de Cableuropa y que correspondan al traslado de muebles y enseres desde el lugar de origen hasta el lugar de destino. El departamento de compras, una vez autorizado por RRHH el presupuesto oportuno, coordinará con el empleado la fecha y demás logística de la mudanza. Ayuda de vivienda al empleado trasladado: 1. Ayuda vivienda al empleado trasladado durante el primer año, según baremo por ubicación del puesto de destino, que se ingresará mensualmente en nómina (sujeta a retención IRPF) % de la ayuda vivienda anterior durante el segundo año. 3. El baremo de ayuda vivienda es el siguiente: IMPORTE Euros 550.-Euros Euros AYUDA COMUNIDAD Madrid Cantabria Andalucía Cataluña C.Valenciana Castilla y León Baleares Castilla La Mancha Murcia 4.2 Desplazamiento Las ayudas previstas en la presente norma, que requerirán la debida justificación a los correspondientes efectos fiscales, no serán de aplicación al empleado que, como consecuencia de un traslado, retorne a su residencia habitual de forma voluntaria a excepción del coste de mudanza. Por lo tanto, si el retorno fuera consecuencia de un traslado forzoso, sí serán de aplicación esas ayudas. Para el supuesto de Desplazamientos forzosos, se aplicarán las medidas compensatorias que se detallan a continuación: Gastos de alojamiento: Se estará a lo dispuesto en la normativa interior sobre Política de Viajes y Gastos reembolsables y, en concreto: Para el caso de que el período de desplazamiento sea superior a 3 meses (e inferior a 12 meses) el empleado podrá optar por el alquiler de un apartamento que será sufragado en su totalidad por la Compañía, siempre que el coste del mismo sea menor al resultante con la utilización de un hotel 9

10 para el mismo fin, y siempre para un período máximo de 9 meses y/o duración del proyecto, siempre y cuando no se trate de un traslado definitivo, a contar desde el día de efectos del desplazamiento efectivo. Permisos: En el caso de Desplazamientos por período superior a 3 meses e inferior a 12, el empleado tendrá derecho a disfrutar de Permiso retribuido de cuatro días laborables por cada tres meses de desplazamiento, sin que se computen como tales los de viaje. La Compañía gestionará, de conformidad con lo establecido en la Política antedicha, el viaje correspondiente y correrá con el importe del mismo. Vehículo de sustitución: En el supuesto de que el empleado desplazado dejará de disponer de su vehículo propio temporalmente por avería debidamente justificada, la Compañía pondrá a su disposición un coche de compañía, mientras dure dicha situación, y en cualquier caso por un período máximo de 15 días, excepto que por circunstancias extraordinarias y debidamente justificadas, la reparación se demore por encima de este plazo. Gastos de Manutención y Kilometraje: En relación a los gastos de Manutención y Kilometraje, se estará a lo dispuesto en la normativa sobre Política de Viajes y Gastos reembolsables, en concreto: 1) Desplazamientos entre oficinas ONO: - Manutención con pernocta: comidas: 7,81.- /día (Cheque Gourmet), más ticket extra de 3.- /día, y cenas: hasta 21.- /día. - Manutención sin pernocta: 7,81.- /día (Cheque Gourmet), más ticket extra de 3.- /día (si el desplazamiento es superior a 50km) 2) Desplazamientos fuera de oficinas ONO: - Manutención con pernocta: comidas: hasta 21.- /día, más ticket extra de 3.- /día, y cenas: hasta 21.- /día - Manutención sin pernocta: hasta 21.-, más ticket extra de 3.- /día (si el desplazamiento es superior a 50km) 3) Kilometraje: Cuando el empleado utilice su vehículo particular en actividades profesionales inherentes a su puesto de trabajo, la Compañía le compensará con la cuantía de 0,22 por cada kilómetro recorrido. 4.3 Comisión de Seguimiento. Durante la vigencia de la presente Política, en el caso de tener que proceder la Compañía a acometer expedientes de traslados forzosos, ningún trabajador de ONO será adscrito a los mismos, sin previa consulta y negociación con la representación social. 10

11 A tal efecto, se constituirá una Comisión Paritaria con 5 representantes de los trabajadores de los sindicatos firmantes y 5 representantes de la Empresa, para resolver las cuestiones que se deriven de la interpretación y aplicación de la presente Política, siendo sus acuerdos vinculantes para las partes. De acuerdo con lo anterior, la aplicación de las ayudas e indemnizaciones señaladas anteriormente serán analizadas de forma individualizada por el Área de Recursos Humanos (RR.LL) y la representación social, teniendo en cuanta las circunstancias que confluyan en cada supuesto. Por último, las partes convienen, asimismo, el compromiso de que, en el supuesto de que se llevara a efecto en el futuro, un proceso de modificación de índole mercantil que afectara a Cableuropa, S.A.U., la Comisión de Seguimiento deberá analizar, valorar y negociar las condiciones globales más beneficiosas a este respecto, para su posterior aplicación. POLITICA DE GASTOS REEMBOLSABLES I.- ALCANCE Y OBJETIVOS La compañía desea proporcionar al personal los medios para realizar su trabajo en condiciones dignas y adecuadas para el cumplimiento de sus tareas. Con esta visión se ha preparado esta política que intenta asegurar este objetivo a la vez que establecer los criterios que aseguren el control y el rigor en el gasto por parte de todos. Esta política tiene como objetivos: - Establecer las normas comunes para la autorización y realización de viajes así como la presentación de los gastos asociados y el reembolso de los mismos. - Agilizar la adquisición de bienes que son necesarios para la gestión diaria de la compañía y que, por su naturaleza o importe, o por su carácter urgente, no sea adecuada su canalización a través del procedimiento general de compras. Ámbitos especiales de aplicación: BECARIOS O ETTS Los becarios o empleados temporales que necesiten desplazarse dentro del Grupo ONO, podrán solicitar sus viajes y anticipos de igual manera que un empleado. No obstante los anticipos a becarios estarán limitados a 200 euros. CONSULTORES Los gastos de estancia, alojamiento, etc. de terceros NO serán asumidos directamente por la compañía y deberán ir incluidos dentro del servicio que nos prestan como proveedores, facturadas como tales y documentadas. 11

12 II.- RESPONSABILIDADES El Departamento de Compras es responsable de la contratación de los proveedores de servicios de alojamiento, de alquiler de coches y de la Agencia de Viajes autorizada. Además es responsable de publicar la lista y precios de Hoteles concertados directamente por ONO y de comunicar la cobertura de seguros existente para viajes en avión y coches de alquiler. La Agencia de Viajes asegurará que el Grupo ONO obtiene los precios más económicos de acuerdo con las solicitudes recibidas. Caso de existir precios de hoteles concertados con anterioridad por ONO, la Agencia de Viajes debe asumirlos. Las posibles discrepancias son resueltas por el Director de Compras, una vez informado de las mismas por el empleado correspondiente. El Responsable del Centro de Coste correspondiente es responsable de asegurar que las solicitudes de viaje son tramitadas por la Agencia de Viaje autorizada, que estén en línea con las tareas asignadas y que los gastos posteriormente presentados son ecuánimes y de acuerdo con ésta política. El empleado es responsable de asegurar que las aprobaciones son obtenidas previo a la presentación de las solicitudes de viajes, anticipos y presentación de gastos al Departamento Financiero para su reembolso. Asimismo, es responsable de asegurar que el exceso de anticipos concedidos es liquidado con la presentación de la nota de gastos correspondiente. Cada empleado presentará sus propios gastos. De acuerdo con las normas de control interno, ningún empleado puede aprobar sus propios gastos. Recursos Humanos es responsable de asegurar que la liquidación de los saldos pendientes es tenida en cuenta durante el proceso de baja de empleados. Administración y Contabilidad entregará a Control de Gestión las Notas de Gastos presentadas que no cumplan con está Política. Asimismo, Control de Gestión efectuará revisiones periódicas de las Notas de Gastos con el fin de asegurar el cumplimiento de la Política. Los límites están descritos en el ANEXO que es parte integral de esta Política. III.-SOLICITUDES DE VIAJES Y CANCELACIONES POSTERIORES Todo viaje requiere una solicitud previa. Es aconsejable presentar la solicitud de viaje como mínimo con una semana de antelación a la fecha del inicio del viaje con el fin de poder reservar las tarifas más económicas de transporte, entregar los bonos de Hoteles y tener la certeza que el empleado tenga su anticipo correspondiente a tiempo. La solicitud detallará todos los conceptos necesarios para la realización y aprobación del viaje: código de empleado, justificación, método de transporte, destino, alquiler de coche, hotel, firma y fecha firma. 12

13 Cuando un empleado es convocado por escrito a una reunión por el responsable de su Centro de Coste a un destino que no es su lugar habitual de trabajo, la convocatoria es la aprobación de la Solicitud de Viaje. En estos casos, no es necesario obtener una nueva aprobación, sino la convocatoria es adjuntada a la Solicitud de Viaje como aprobación de la misma. Los empleados que viajen constantemente por motivos de trabajo podrán presentar un plan de viajes mensual para su aprobación. Cuando por urgencias impuestas por motivos de trabajo, un empleado se ve obligado a viajar en coche propio dentro de su propia demarcación, no es necesario solicitar de antemano la aprobación de dichos desplazamientos. Para modificaciones posteriores a la aprobación de la Solicitud de Viaje y entrega de la misma a la Agencia de Viajes, será necesario obtener nuevas aprobaciones, aunque el destino final sea equivalente a lo inicialmente aprobado. Cancelaciones - El empleado es responsable de avisar inmediatamente de las cancelaciones y de devolver los bonos de Hotel, coche y billetes de avión entregados. IV.- ANTICIPOS La aprobación de anticipos corresponderá al inmediato superior jerárquico del solicitante. Los anticipos son realizados mediante transferencia a la cuenta bancaria del empleado todos los lunes. Los empleados que dispongan de tarjeta de empresa y puedan por tanto retirar efectivo no podrán solicitar anticipos. La utilización de tarjeta de empresa para la retirada de efectivo se hará en casos excepcionales en los que no pueda utilizarse la misma para pagar directamente. La comisión por retirada de efectivo sólo será aceptada por la parte proporcional del anticipo efectivamente consumido. El resto de la comisión será deducida del total a rembolsar. El Grupo ONO se reserva el derecho de liquidar saldos pendientes de anticipos o retirada de fondos con tarjeta contra liquidaciones de gastos posteriormente presentadas hasta la cancelación de la deuda en cuestión. Una vez concedido el anticipo, el empleado presentará a Administración y Contabilidad el original y una copia. Ambos son visados por Cuentas a pagar, manteniendo el original en archivo y la copia es adjuntada a la posterior nota de gastos. En el caso de operadoras este trámite podrá hacerse enviando a una cuenta de correo electrónico creada al efecto denominada Administración la aprobación del anticipo por quien corresponda. No se podrán solicitar anticipos en divisas. En caso de necesidad de divisas se utilizará la tarjeta de empresa para proveerse de las mismas. Las divisas sobrantes no serán devueltas sino cambiadas en pesetas/euros por el solicitante. En tal caso el empleado podrá presentar para su reembolso la factura que justifica el tipo de cambio y la comisión por el cambio a pesetas/euros. El saldo medio pendiente por anticipos de cada empleado no podrá superar 300. En caso de que sea necesario superarlo, no podrá hacerlo por un periodo superior a un mes. 13

14 Cualquier excepción a esta norma deberá ser autorizada por el Director de Control de Gestión. V.- LIMITACION DE VIAJES EN GRUPO Para viajes conjuntos de un departamento o entidad legal, el método de transporte y limitación de viajes en grupo es a criterio de cada Director General de la Compañía. Cuando se prevé que viajen mas de un 30% de empleados del Grupo, de una Compañía o de un Departamento, el Director de mayor rango jerárquico, conjuntamente con el Director de Recursos Humanos, aprobarán el viaje de acuerdo con el destino y método previsto de transporte. VI.- FORMACIÓN Tanto las Solicitudes de Viajes de cursos convocados por Recursos Humanos como las Notas de Gastos posteriormente presentadas, son aprobadas por el Director de este departamento por ser los gastos correspondientes imputados contra el Centro de Coste de Recursos Humanos. La aprobación de la Solicitud detallará el Código asociado al Curso para su posterior identificación en la Nota de Gastos por parte del empleado. En el caso que alguien decida volver, pero a otro sitio diferente al lugar de origen, se accederá al pago de ese billete siempre y cuando no sea superior al importe del billete hacia el lugar de origen VII.- GASTOS DE VIAJE VII.1.- DESPLAZAMIENTOS VII ALQUILER DE COCHES El Grupo ONO aconseja la utilización del vehículo propio por motivos de trabajo, pudiendo usar vehículos de alquiler, taxi, etc. En caso de vehículo de alquiler se utilizarán los proveedores corporativos. Si el precio estimado del recorrido y aparcamiento del coche de alquiler es mayor que el precio estimado en taxi, se utilizará la opción del taxi. Para evitar riesgos potenciales, la contratación del coche de alquiler incluirá todas las casillas de seguros (PAI Personal Accident Insurance, CDW Collision, Damage Waiver y TP Theft ). Ono no se hace responsable de los efectos personales de los empleados dejados en el coche de alquiler. Cuando más de dos personas de la compañía viajen en un mismo coche, la categoría del coche podrá ser una categoría superior al límite establecido. Una vez finalizada la utilización del Coche de Alquiler, el mismo es depositado con el tanque de gasolina/gasoil lleno con el fin de evitar cargos superfluos en la facturación del mismo. 14

15 VII COCHES PARTICULARES-KILOMETRAJE La presentación de los gastos de kilometraje para su reembolso debe identificar los recorridos efectuados y la fecha. No es admisible presentar kilometraje mensual a nivel global. VII TAXIS / APARCAMIENTO El recibo de taxis debe mostrar el recorrido correspondiente. Es admisible comprar un bono de aparcamiento, siempre que dicho bono suponga un ahorro para ONO. VII.2.- ESTANCIAS Todas las reservas son efectuadas a través de la Agencia de Viajes y el límite general de Hoteles nacionales es fijado por el Director de Recursos Humanos y Director de Compras. Los límites están detallados en el Anexo de esta política. VII.3.- MANUTENCIÓN Cada empleado presentará sus propios gastos. Los límites establecidos para manutención están detallados en el Anexo de esta política. En viajes a otras oficinas de ONO las comidas se pagarán con los ticket de comida que la compañía entrega para este efecto. RRHH será responsable de garantizar que varios restaurantes en la ciudad, lo más cercanos posible a las oficinas, acepten ticket de comida. En ningún caso se admitirán dietas sin justificación de los gastos incurridos. Los límites establecidos en ningún momento presuponen que el empleado tenga que gastar hasta estas cantidades. Se podrá solicitar un ticket de comida adicional por importe de 3.- /día en concepto de reembolso de comidas ya realizadas en aquellos días laborables que el empleado se haya desplazado de su puesto habitual por motivos de trabajo. Computan como día de viaje por motivos de trabajo : Aquellos desplazamientos donde la ida y vuelta se produce en el mismo día y que haya obligado al empleado a comer fuera del entorno habitual (Mas de 50 Km.) Aquellos días de transito en los que por las condiciones y / o horario de viaje hayan impedido que el empleado coma fuera del entorno habitual (Mas de 50 Km.) Aquellos días completos en los que el empleado ha permanecido desplazado pernoctando en el lugar de destino VII.4.- GASTOS DE REPRESENTACIÓN Solamente podrán ser considerados gastos de representación aquellos que tenga un vinculo directo con nuestro trabajo y los objetivos comunes del Grupo. Son consideradas como gastos de representación las comidas y/o cenas, estancias y viajes en las cuales haya participación de terceros. La persona que presenta el gasto detallará los nombres y Compañía de los comensales en dicha factura junto con el motivo de la invitación. 15

16 De igual manera que para las comidas y cenas entre empleados, el empleado de mayor nivel jerárquico es responsable de abonar las facturas de los gastos no previamente adquiridos a través de la Agencia de Viajes. VII.5.- OTROS VII EVENTOS, JORNADAS, ETC. Cuando las invitaciones a terceros incluyen servicios contratados por la Agencia de Viajes, los gastos de los empleados de ONO que asistan a dichos acontecimientos son solicitados a través de una Solicitud de Viaje. La invitación a terceros es documentada y aprobada utilizando una Solicitud de Compra que debe detallar el tipo de Jornada, evento, etc., los nombres y la Compañía de las personas invitadas, destino, servicios, etc. VII REUNIONES DE EMPLEADOS FUERA DE LAS INSTALACIONES DE ONO Cuando por necesidades de trabajo varios empleados prevén la necesidad de convocar una reunión que implica desplazamientos, por norma general, la misma se hará utilizando los servicios de videoconferencia. Exceptuando cursos de formación, las reuniones de trabajo entre empleados fuera de las instalaciones de ONO requieren la aprobación previa del Director General o Regional, correspondiente al empleado que convoca dicha reunión. Siempre que sea posible, la logística y las comidas y/o cenas formarán parte integral de la factura posterior, siendo necesario respetar el límite establecido de comidas/cenas de empleados ONO para los menús asociados a las reuniones correspondientes. 1. RESERVA DE SALAS Si se prevé la necesidad de reservar una Sala para conferencias, seminarios, etc. dicha reserva es efectuada a través de la Agencia de Viajes para su facturación al Grupo ONO para la posterior contabilización del IVA soportada de las mismas. VII TRASLADOS Cuando por necesidades del Grupo ONO, un empleado es trasladado desde un lugar de trabajo a otro, a través de un acuerdo documentado por Recursos Humanos, las notas de gastos resultantes son aprobadas por el Responsable del Centro de Coste del empleado y el Director de Recursos Humanos. VIII.-COMPRA DE BIENES O SERVICIOS POR IMPORTE INFERIOR A 200 VIII.1.1GASTOS REEMBOLSABLES Además de los definidos en la política de viajes de compañía serán reembolsables aquellos gastos razonables necesarios para la operación de la compañía por un importe inferior, de forma individual, a 200 conforme a lo establecido en esta política. Será 16

17 responsabilidad del empleado y su director inmediato la aplicación de esta norma y la liquidación de los gastos en tiempo y aportando la documentación necesaria. Se consideran gastos que pueden reembolsarse por esta vía: Sellos, correo certificado y/o urgente así como telegramas Portes de mercancía o documentación recibida siempre con el consentimiento de la persona a la cual viene dirigido el paquete. En ningún caso será admisible gastos de portes por mercancía enviada desde las oficinas para los que ya existe un procedimiento y proveedores concertados. Compra de impresos oficiales Tasas o impuestos a organismos oficiales Combustible para flota técnica de personal que todavía no disponga de tarjeta gasolina. En cualquier caso será necesario incluir en la correspondiente factura la matrícula del vehículo que se reposta. Pequeño material técnico no inventariado o de urgente necesidad Libros y documentación imprescindibles para el trabajo de la compañía. Gastos de llamadas justificadas de móviles que no pertenecen a la compañía. Es necesario adjuntar factura con detalle de llamadas incluidas en liquidación. Comisiones por cambio de divisas Comisiones por retirada de efectivo mediante tarjeta de crédito. Sólo se reembolsará la parte proporcional a los gastos justificados contra el efectivo dispuesto. Sólo los conceptos anteriores son reembolsables. y en ningún caso lo serán: Comidas entre empleados ONO en horario normal de oficina. Las comidas entre empleados fuera de lo dispuesto para este tipo de reuniones (apartado VII.5.2) no serán reembolsadas. Cargos por membership rewards Suscripciones de cualquier tipo Multas Tabaco Farmacia Asistencia a congresos, seminarios Elementos de retribución en especie Honorarios de consultoría Cuotas de organizaciones profesionales Piezas de repuesto o accesorios para vehículos de empresa, ordenadores o móviles de compañía Cualquier tipo de premio discrecional a empleados. Cualquier premio o reconocimiento debe contar con el acuerdo de RRHH, que definirá la forma de ejecutarlo. Entretenimiento en general Salas de reunión o servicios de hotel, que deben gestionarse a través de la agencia de viajes. No serán reembolsables gastos de minibar o lavandería. 17

18 IX.-LIQUIDACION DE GASTOS Los gastos reembolsables, tanto si están vinculados a viaje como si no lo están, deben ser presentados una vez al mes, salvo excepciones justificadas. La persona presentando el gasto para su reembolso es responsable de asegurar que las facturas y autorizaciones de todas las solicitudes de viaje estén unidas a la nota de gastos. Las Notas de Gastos son recibos fiscales y deben tener como soporte todas las facturas correspondientes, incluyendo las tapas de los billetes de avión utilizados o billete de tren correspondiente. No es admisible presentar fotocopias de recibos ni facturas, ni sustituir facturas por recibos de la tarjeta de cargo correspondiente. Caso de pérdida de un recibo, se necesitará duplicado para el abono del gasto. La liquidación de gastos contra anticipos en divisa vía tarjeta de crédito, es calculada con el cambio identificado en la documentación de cambio de divisa presentada por el empleado. Esta documentación servirá a su vez para la liquidación de la comisión correspondiente. Todos los conceptos que no disponen de una columna específica en la plantilla de liquidación de gastos se anotarán en la columna Otros gastos. Las liquidaciones serán aprobadas por el director responsable del CECO de cargo. Un empleado no podrá autorizarse su propia liquidación de gastos. En estos casos necesitará autorización de su inmediato superior. Cualquier excepción (perdida de factura, limite excedido, concepto no autorizado) necesitará la aprobación de un Director General. Una vez obtenida la aprobación del Centro de Coste, quién revisará el cumplimiento de esta política y la documentación presentada, la nota de gastos es entregada al departamento Financiero para su reembolso. En ningún caso se admitirán facturas con antigüedad superior a 3 meses. IX.1.-EMPLEADOS CON TARJETAS DE CREDITO/CARGO Todos los empleados pueden solicitar si así lo desean una tarjeta Visa de la compañía para el pago de los gastos que se deriven de la aplicación de esta política. Los cargos de esta tarjeta irán contra la cuenta personal del empleado el último día del mes siguiente a la realización de los pagos. En este caso la liquidación de gastos habrá de presentarse antes del día 10 del mes siguiente al correspondiente a los gastos que se presentan. A partir del día 10 los responsables de centro de coste dispondrán de 5 días para su aprobación de forma que Finanzas cuente con el tiempo suficiente para proceder al pago. Este pago se producirá el día 25 del mes, 5 días antes del cargo por parte de VISA. A los empleados que disponen de tarjeta de Crédito se ofrece la posibilidad de rellenar automáticamente en la Nota de Gastos aquellos cargos efectuados con la Tarjeta. Por tanto el empleado solamente tiene que rellenar aquellas casillas que reflejan los importes que haya abonado en efectivo. 18

19 POLÍTICA DE VIAJES APROBACIONES Descripción Aprobación Nivel Euros Solicitudes de Viaje Responsable Ceco Todos - Nacional Responsable Ceco - Europa - Intercontinental Ceco+Director Financiero Anticipos de viajes Notas de Gastos Responsable Ceco Por día 60,10 Ceco + 1 nivel superior >60 Ver la Política de Aprobaciones Internas LIMITES DE GASTOS TRANSPORTE Avión Tren Coche (Nota) Alquiler Particular Empresa Nacional Turista (*) Turista C 0,22 /Km. (**) Internacional Turista (*) Según país C N/A N/A Intercontinental Preferente >5 Horas de vuelo destino. C N/A N/A (*) Exceptuando cuando el precio del billete en preferente es más económico que la clase turista Iberia (p.e. Spanair / ofertas) (**) El importe de reembolso de kilómetros para Coches de Empresa asignados a empleados es establecido por Recursos Humanos, quedando fijado este importe en 0,11 por kilómetro. En estos casos, el empleado no podrá presentar para su reembolso, facturas de combustible. LIMITE MÁXIMO de GASTOS NECESARIAMENTE JUSTIFICADOS MEDIANTE FACTURA Pernoctando en un municipio distinto del lugar de trabajo habitual o residencia del perceptor. Descripción Comida Cena Hotel (Nota) Nacional Entre oficinas: Ticket Restaurante + ticket extra de 3.- /día Destinos sin oficina: 21 /día + ticket extra de 3.- /día 21 /día Ref.: Manual del Viajero Internacional 42 /día 42 /día **** Sin pernoctar en un municipio distinto. Nacional Entre oficinas: Ticket Restaurante + ticket extra de 3.- /día Destinos sin oficina: 21 /día+ ticket extra de 3.- /día 19

20 Internacional 42 /día Y en prueba de conformidad las partes firman, en todas sus hojas, seis copias del presente documento, en el lugar y fecha reseñados en el encabezamiento. Dª Marian Sanz Pavía D. José Luis Cepero Oñoro CCOO CCOO D. José Manuel Pardo Marti D. Alejandro Ramírez Jiménez CGT INDEPENDIENTES D. Pablo Sendarrubias Sánchez D. José Luis López García STC UGT D. Ramón Cañadas Sánchez D. Mª Angeles Agustina Tormo UGT CABLEUROPA, SAU. D. Antonio de la Fuente Fernández D. David Herreros Ara. CABLEUROPA, SAU. CABLEUROPA, SAU. 20