Caso de éxito. New Millennia Group

Transcripción

1 New Millennia Group Caso de Éxito premiado con 'Global Awards for Excellence' por 'Workflow Management Coalition, WfMC'. Caso de éxito

2 1. INFORMACIÓN DE EMPRESA Compañía New Millennia Group Ltd. Dirección 1121 Ashton Old Road, Manchester, M11 1AA Web Extracto El modelo de negocio de NEW MILLENNIA maneja alrededor de 28 mil millones de libras esterlinas anuales en el sector de Trabajo Temporal en el Reino Unido. Proporcionando financiación de facturas, seguros de créditos, nóminas y recursos administrativos a agencias de contratación que trabajan a nivel nacional. NEW MILLENNIA ha desarrollado esta actividad desde el año 2000 y operan como asociación o mediante licencia gubernamental para desarrollar su actividad laboral. Sus procesos administrativos y de cumplimiento de las leyes estatales son muy complejos y susceptibles de cambios importantes en cualquier época del año. Productos y servicios New Millennia Group Ltd. proporciona recursos y soluciones administrativas exclusivas para la industria de empleo temporal en el Reino Unido. Uno de sus principales objetivos desde mayo del 2000 ha sido la prestación eficiente y experta de los servicios administrativos, fiscales, financieros y legales para ayudar a las empresas de trabajo temporal y clientes finales a crecer y prosperar de acuerdo con sus planes de negocio. 2. INTRODUCCIÓN La utilización de la Suite BPM de AuraPortal ha hecho factible que New Millennia Group Plc ofrezca una solución para que las empresas del Reino Unido puedan cumplir con la Ley de la Agencia de Regulación de Trabajadores (AWR) desde el mismo momento de su promulgación. AuraPortal fue la única empresa que aceptó nuestro desafío, y cumplió con gran éxito. Además, tal como dijeron, demostraron que todo puede ser creado a través de su interfaz de usuario sin necesidad de ninguna programación". Hay que encontrar el producto adecuado, pero también es muy importante encontrar que el proveedor proporcione un alto nivel de servicio, que utilice el tiempo necesario para formar adecuadamente a los que analicen y modelicen los procesos en la empresa y que no acaben tratando a la empresa como un número más. Si usted tiene eso - y nosotros realmente tenemos todo esto con AuraPortal - el resto del proyecto debe fluir de forma automática". Don Payne Director General de New Millennia

3 3. LA PROBLEMÁTICA Para una Agencia de Contratación Temporal, una de las necesidades más importantes es asegurarse de que sus procesos administrativo-laborales funcionen sin problemas. NEW MILLENNIA entiende que las agencias de contratación temporal independientes deben competir con grandes compañías nacionales y a veces carecen de los recursos (financieros y tecnológicos) para hacerlo en igualdad de condiciones. NEW MILLENNIA nivela el campo de juego al proporcionar procesamiento de nóminas, facturación, control de crédito, protección ante la morosidad y una gran cantidad de otros servicios, permitiendo a las agencias independientes seguir adelante con el servicio a sus clientes y, a su vez, con la certeza de que el back-office está siendo atendido con la máxima profesionalidad. Con el fin de facilitar estos servicios, desde 2000 a 2010 NEW MILLENNIA utilizaba varias aplicaciones de software diferentes que estaban trabajando conectados entre sí a través de sistemas manuales de papel que producía muchos quebraderos de cabeza a la hora de operar, tales como: Lentitud en procesos operacionales. Falta de seguridad de procesos operacionales. Falta de comunicación entre procesos operacionales. Imposibilidad de interacción externa de procesos. Necesidad de integración de sistema de la cadena de suministro. Dificultad para realizar cambios frecuentes de procesos. Falta de gestión de la Información en tiempo real. Gran cantidad de trabajo administrativo manual. 4. LA SOLUCIÓN En 2010 NEW MILLENNIA decidió implementar un control automatizado y centralizado de los servicios que se proporcionaban a sus clientes. Para ello, era imprescindible que este control pudiera ser muy eficiente para cumplir con las regulaciones legales y los controles en el ámbito de la contratación. Ahora más que nunca, la competencia es feroz, y cualquier proceso de administración mal manejado podría llevar a la pérdida de clientes, litigios, etc. Todos los procesos operativos tenían que ser tratados con la máxima eficiencia y la urgencia que sus clientes requieren, así que NEW MILLENNIA comenzó una extensa investigación en la búsqueda de un sistema capaz de desarrollar un control efectivo de un gran número de procesos administrativos y de cumplir con las regulaciones de gobierno más exigentes en el campo de la contratación temporal, y también que fuera capaz de optimizar los recursos y reducir gastos. En noviembre de 2010 optaron por la Plataforma de Gestión de Procesos BPM de AuraPortal. Ha

4 Hay cuatro razones principales por los que NEW MILLENNIA eligió a AuraPortal: Su capacidad para construir cualquier proceso sin la necesidad de programación. Incluso en las primeras etapas de la evaluación de los sistemas de BPM disponibles en el mercado, NEW MILLENNIA se dio cuenta de que AuraPortal tenía la funcionalidad adecuada para resolver sus requisitos de negocio. Esto permitió a sus agencias, trabajadores temporales y clientes finales trabajar con NEW MILLENNIA a través internet mediante sus portales personalizados e interactuar con los procesos BPM de AuraPortal, creando así una de las interfaces digitales más en la sofisticada industria de la contratación en el Reino Unido. La capacidad de producir procesos con un alto grado de seguridad, capaz de proteger toda la información altamente confidencial (datos y documentos) generado por la propia compañía y las agencias. Un sistema de Gestión de información en tiempo real en el siglo XXI. 4. RESULTADOS NEW MILLENNIA ha implementado actualmente más de 600 procesos en 2 años, desde la creación de registros de los empleados hasta el control de la nómina, todo ello con un servicio automatizado de alertas, alarmas y notificaciones, y dentro de los requisitos de cumplimiento, establecidos por HM Revenue & Customs y AWR (Normativa de Agencias de Trabajadores). El proyecto cubre con éxito todos los objetivos previstos. En concreto: Gestionar puntualmente las contrataciones sin posibilidad a error. Automatizar los procesos y proporcionar una monitorización visual e intuitiva, en tiempo real, de cualquier movimiento en los procesos. Gestionar óptimamente el cumplimiento de cualquier cambio de exigencias legales y reguladoras, que son implementadas de forma rápida y eficiente en los procesos. Minimizar la carga de trabajo de las Agencias y suprimir el uso del papel en sus oficinas. Disponer de un sistema eficaz de Gestión Documental integrado en los propios procesos operativos. "Podríamos tardar meses enseñando a un consultor de BPM los matices de lo que hacemos y por qué lo hacemos, y aún podríamos hacerlo mal. Era mucho más fácil para nosotros aprender a hacerlo nosotros mismos, y afortunadamente AuraPortal hizo esto fácil". Desde la implantación de AuraPortal hemos visto una reducción del 70% en consumibles de oficina, y hemos sido capaces de retirar impresoras, así como las líneas de fax que solían ser usadas para recibir partes de trabajo. Ahora todo es entregado a través de AuraPortal, que significa que recibimos la documentación correctamente y a su tiempo. Cualquier fallo en este punto podría ser un grave problema cuando hay que pagar a personas por semana. Don Payne Director General de New Millennia

5 SOFTWARE DE GE STIÓN PO R PROCES OS (BPM) PARA EMPRES AS AuraPortal es una empresa internacional proveedora de software, reconocida por firmas analistas líderes, incluyendo a Gartner y OVUM, gracias a su extrema facilidad de uso, rápidas implementaciones, integración con otros sistemas, escalabilidad y muchas otras características. Empezar con la solución de AuraPortal es fácil. Simplemente cuéntenos sus desafíos empresariales y le guiaremos hacia una implementación BPM exitosa con un elevado ROI que convertirá su proyecto en el próximo Caso de éxito. Sede USA: Sede Europa: info@auraportal.com