Cuerpo de Bomberos Distrito Metropolitano de Quito. Caso de éxito Cuerpo de Bomberos del Distrito Metropolitano de Quito.

Transcripción

1 Cuerpo de Bomberos Distrito Metropolitano de Quito Caso de éxito

2 1. INFORMACIÓN GENERAL Entidad Cuerpo de Bomberos del Distrito Metropolitano de Quito Dirección Distrito Metropolitano de Quito. Ecuador Web Extracto El Cuerpo de Bomberos del Distrito Metropolitano de Quito, es una institución con 72 años de labor que brinda servicios de calidad, efectivos e innovadores en prevención de incendios, atención de emergencias y gestión educativa bomberil, con personal calificado, motivado, comprometido y apoyados en soluciones tecnológicas integradas. En la actualidad, el Cuerpo de Bomberos del Distrito Metropolitano de Quito posee 4 Brigadas de Distrito y 23 Estaciones de bomberos completamente equipadas y modernas para brindar una atención oportuna, eficiente y eficaz a las diferentes emergencias que se registran en el Distrito Metropolitano de Quito. De igual forma, cuenta con Servidores (159 administrativos y 899 operativos) totalmente capacitados para cumplir con la misión institucional de: Salvar Vidas y Proteger Bienes.

3 2. INTRODUCCIÓN La implantación del software de Gestión por Procesos de AuraPortal Helium ibpms permite al Cuerpo de Bomberos del Distrito Metropolitano de Quito optimizar sus actividades administrativas y mejorar sensiblemente la atención al ciudadano.

4 3. LA PROBLEMÁTICA El crecimiento y mejora continua del Cuerpo de Bomberos del Distrito Metropolitano de Quito ha sido progresivo, constante y evidente durante los últimos años. Paralelamente a la inversión tecnológica en material técnico, también se ha ido modernizando el sistema de gestión para optimizar los recursos y ofrecer mejor servicio a los ciudadanos. Pero le faltaba una Plataforma Digital que integrara aplicaciones y todo tipo de dispositivos, coordinara las actividades y optimizara los trabajos. La innovación es un eje fundamental para transformar y optimizar los servicios que la institución brinda a la ciudadanía, a través de un equipamiento tecnológico y logístico planificado, que tiene como objetivo dotar de las herramientas de trabajo necesarias y adecuadas al personal administrativo y operativo de la entidad. Eber Arroyo Jurado Comandante General del Cuerpo de Bomberos del Distrito Metropolitano de Quito

5 4. LA SOLUCIÓN Al final apostamos por la última tecnología de Gobierno Electrónico con la Suite de Gestión por Procesos Inteligente AuraPortal Helium ibpms. En la elección de AuraPortal, adjudicada mediante licitación pública, fueron determinantes dos aspectos: Por una parte, el reducido coste de implantación debido principalmente a la no necesidad de programación para crear procesos complejos. Y, por otra, la posibilidad de disminuir drásticamente la burocracia gracias a que AuraPortal integra en los procesos la Gestión Documental (cero papeles) y permite una fluida Comunicación Digital, tanto interna entre las 23 Estaciones y 4 Jefaturas del Distrito Metropolitano de Quito como externa, con otras entidades y con los ciudadanos. Se trata de un ambicioso proyecto en el que se pondrán en marcha aproximadamente 100 procesos que conforman el conjunto de la actividad del Cuerpo, tanto en relación con los trámites y servicios que prestan a los ciudadanos como a la organización administrativa (recursos humanos, compras y suministros, normativas, gestión de proyectos y costes, etc.). En la primera fase se han puesto en marcha nueve procesos: Proceso de Permisos y Vacaciones. Gestiona los permisos por horas con cargo a vacaciones, sin cargo a vacaciones y vacaciones del personal del CBMDQ. Usuarios: Toda la institución. Proceso de Certificaciones de Talento Humano. Gestión de los certificados que necesitan los servidores de la institución para cualquier trámite personal (certificado de ingresos, de trabajo, de estudios, etc.). Usuarios: Toda la institución. Proceso de Quejas y Denuncias. Son los registros de las sugerencias, quejas y denuncias ciudadanas y las motivaciones internas. Usuarios: Ciudadanía y personal interno del CBDMQ. Proceso de Documentos Externos. Manejo de los documentos que ingresan a la Institución y su respectivo procesamiento. Usuarios: Nivel ejecutivo, asesor, operativo y de apoyo. Proceso de Vehículos y Orden de Movilización. Despacho y manejo de vehículos institucionales; generación y registro de órdenes de movilización. Usuarios: Toda la institución. Proceso de Seguimiento y Evaluación de ACPM. Manejo de la información levantada en el proceso de auditorías interna, y desarrollo de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora (ACPM). Usuarios: Nivel asesor, operativo y de apoyo. Proceso de Gestión Documental. Manejo de documentación interna (Oficios, Memorandos, Circulares). Usuarios: Toda la institución. Proceso de Control de Gestión. Manejo y gestión del cumplimiento de disposiciones generadas por los niveles estratégicos institucionales. Usuarios: Nivel ejecutivo, asesor, operativo y de apoyo. Proceso de Gestión de Seguros. Se refiere al proceso de notificación, evaluación y devolución de los bienes perdidos o robados. Usuarios: Toda la institución.

6 5. RESULTADOS AuraPortal Helium ibpms, al no necesitar programación para crear y modificar los procesos, ha resultado ser una herramienta muy ágil y efectiva para reorganizar la gestión. Además, es muy amigable y sencilla de uso por lo que no crea rechazo entre el personal que la utiliza. En general, la automatización de los procesos ha permitido: Disminuir drásticamente los tiempos de resolución de los trámites. En general, se han acelerado las tramitaciones en más de un 50%. Incluso hay procesos Documentales que se realizaban en un tiempo medio de 3 días y ahora se solventan en 15 minutos. Disminuir el traslado del personal. El personal que trabaja en las diferentes estaciones del Distrito Metropolitano de Quito no debe trasladarse al edificio central para solventar los procesos más comunes, como pedido de vacaciones, pedido de certificados de trabajo, enviar documentación digital (memorandos, circulares, oficios), notificación de un siniestro. Disminuir drásticamente el empleo de papel. La digitalización de la Gestión Documental por Procesos agiliza todas las acciones a realizar con los documentos: creación, captura, seguridad, almacenamiento, conversión, búsqueda, localización, lectura, modificación, impresión, interpretación, análisis, seguimiento, envío, enlace, gestión de eliminación y otras gestiones más complejas con todo tipo de documentos. AuraPortal es una herramienta que nos ha permitido automatizar nuestros procesos de manera eficiente y eficaz logrando con ello disminuir tiempos de traslado del personal, dar una respuesta inmediata a los requerimientos del cliente interno y optimizar los recursos institucionales en varios procesos del Cuerpo de Bomberos del Distrito metropolitano de Quito. Ing. Juan Fernando Rodríguez Responsable de la Unidad de Desarrollo Institucional La inversión en la herramienta (AuraPortal), así como la formación de nuestro personal le ha permitido a nuestra institución dar un giro de 360 grados en la gestión de sus procesos; permitiéndonos optimizar recursos, minimizar tiempos y siendo un soporte para la implementación de nuestro Sistema de Gestión de Calidad. Eber Arroyo Jurado Comandante General del Cuerpo de Bomberos del Distrito Metropolitano de Quito

7 SOFTWARE DE GE STIÓN PO R PROCES OS ( BPM) PARA EMPRES AS AuraPortal es una empresa internacional proveedora de software, reconocida por firmas analistas líderes, incluyendo a Gartner y OVUM, gracias a su extrema facilidad de uso, rápidas implementaciones, integración con otros sistemas, escalabilidad y muchas otras características. Empezar con la solución de AuraPortal es fácil. Simplemente cuéntenos sus desafíos empresariales y le guiaremos hacia una implementación BPM exitosa con un elevado ROI que convertirá su proyecto en el próximo Caso de éxito. Sede USA: Sede Europa: info@auraportal.com