CONCEPTO DE DIRECCIÓN (ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN)

Transcripción

1 ECONOMÍA RESUMENES TEMA 4: ORGANIZACIÓN INTERNA DE LA EMPRESA 4.1 LA DIRECCIÓN (funciones y tareas propias) - Planificación. - Organización. - Control. - Comunicación. - Toma de decisiones. - Motivación. CONCEPTO DE DIRECCIÓN (ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN) 1. Conseguir que se hagan las cosas por medio de otras personas. 2. Coordinar los elementos humanos y materiales en unidades de organización para conseguir los objetivos a satisfacción de las personas implicadas en la empresa (accionistas, propietarios, etc.). 3. Por el libro: la dirección se encarga de realizar funciones de gobierno, dar instrucciones y establecer los criterios para la obtención de una serie de objetivos. Se han de combinar los factores humanos y materiales de la mejor manera posible y se necesita planificar, organizar, gestionar y controlar todos los factores disponibles. 4.2 TAREAS Y FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN PLANIFICACIÓN - Concepto: trazar un camino para conseguir los objetivos. Consiste en fijar unos objetivos, marcar estrategias para conseguirlos, definir las políticas de la empresa y establecer criterios de decisión siempre con la intención de conseguir los fines de la empresa. - Etapas: 1ª Fijar los objetivos Qué quiero conseguir? Se concretan las metas a las que se quiere llegar. 2ª Establecer los procedimientos Cómo conseguirlo? Tareas que realizar para llegar a los objetivos. 3ª Asignar responsabilidades (repartir las tareas) Quién va a realizar las tareas? - Objetivos (dos clases): Fines o metas: objetivos a largo plazo, razón de ser de la empresa como unidad económica, es decir, algo a lo que quiere llegar pero que tarda en conseguirse (ej: NOKIA ser la mejor empresa de telefonía móvil). Las metas son el punto de partida de la planificación. Objetivos concretos: objetivos que se quieren conseguir a corto plazo. Que es concreto y se da en un tiempo determinado (ej: vender u/p en un año). Los objetivos concretos, además, deben cumplir unas características concretas: - Ser específicos, compatibles y realizables. 1 P ágina

2 ESPECÍFICO: que se pueda medir (ej: o de u/p, el 10% de algo, etc.) COMPATIBLE: que no sean incompatibles entre ellos. Todos en la misma dirección, con una determinada lógica. REALIZABLE: que se puedan realizar, que no sean imposibles de conseguir (ej: construir un tren que viaje a 600km/h.). Tiene que haber recursos necesarios en la empresa para alcanzarlos y se tienen que adaptar al momento y al entorno. - Establecer los procedimientos: - Definir las actividades (lo que hay que hacer en la empresa). - Temporalizar las actividades, determinar los tiempos Cuánto va a durar cada actividad? - Revisar los recursos (maquinaria, materias primas, personal, dinero, etc.). - Definir el lugar donde se van a realizar las tareas. - Tipos de planes: - A largo plazo: > 5 años. (ej: inversiones en maquinaria expansión futura) - A medio plazo: 1-5 años. (ej: el volumen de producción act. de los departamentos) - A corto plazo: < 1 año. (ej: cumplir los presupuestos planes inmediatos y concretos) Presupuesto: plan valorado económicamente. ESQUEMA DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN 1 ANÁLISIS INTERNO Ver cómo está la empresa Internamente. 3 DIAGNÓSTICO Resumen de puntos fuertes y puntos débiles 2 ANÁLISIS ENTORNO 5 PROCEDIMIENTOS Clientes, proveedores, Competidores, etc. 4 OBJETIVOS Cómo queremos estar? 6 CONTROL ORGANIZACIÓN Definir una estructura de puestos de trabajo y de comunicación para el cumplimiento del plan. [Tienen que quedar definidas todas las funciones que deben realizar cada persona que forma parte de la empresa, así como su responsabilidad y autoridad. Tiene como objetivo ordenar el conjunto de relaciones que puedan surgir entre las diversas tareas y entre todas las áreas de funcionamiento de la empresa] - Principios que cumplir: OBJETIVO: cada uno de los puestos de trabajo debe cumplir uno o varios objetivos, tener una finalidad. COORDINACIÓN: todos los puestos de trabajo deben saber de quien dependen y a quien tienen a su cargo. AUTORIDAD: las cosas que cada puesto puede hacer de forma autónoma. RESPONSABILIDAD: los poderes que se le dan a un puesto deben ejercerse de manera responsable. DEFINICIÓN: los principios anteriores deben constar por escrito. AMPLITUD DE CONTROL: el número optimo de personas que puede supervisar un responsable y depende de la formación de esas personas. 2 P ágina

3 UNIDAD DE MANDO: cada puesto de trabajo debe tener un sólo jefe para cada área o función de la empresa. DELEGACIÓN: las responsabilidades son trasladables hacia puestos inferiores de la organización dependiendo de la formación y de la confianza. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DE LA ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN CIENTÍFICA DEL TRABAJO (Frederick W. TAYLOR) Consideraba que la empresa era una máquina. Fue la primera teoría de organización científica del trabajo en EE.UU. (Fayol en Francia). Pretendía los siguientes principios: - Racionalización del trabajo: razón, sentido común - Estudio de los tiempos y movimientos: eliminar los tiempos muertos y marcar los movimientos justos que tenía que hacer cada trabajador, para aumentar la productividad y ahorrar tiempo. - Especialización de cada trabajador en una tarea concreta (cumplir lo que estaba determinado, sin opción a la creatividad ni a la improvisación). - Trabajo a destajo: pago según la producción (salarios basados en el rendimiento de cada trabajador) ESCUELA DE RELACIONES HUMANAS (Elton MAYO) Se intentaron solucionar los puntos débiles del taylorismo (monotonía en el trabajo, fatiga de los trabajadores). El objetivo era hacer el trabajo más humano. Elton Mayo demostró la importancia de las relaciones humanas a través de experiencias y experimentos en empresas en las que aumentaron la productividad promoviendo las relaciones humanas. Elton Mayo llegó a las siguientes conclusiones: - Había incentivos distintos a los materiales y objetivos de carácter social. - Es esencial la atención de la empresa hacia el trabajador para que éste se sienta emocionalmente satisfecho y esto repercuta positivamente en su productividad. - El hombre no se puede programar como una máquina. [Factores psicológicos y de relaciones humanas en la empresa (para producir más comunicación, cohesión, buen ambiente, etc.] TENDENCIAS ACTUALES - REINGENIERIA: revisar continuamente las formas de producción y de organización para mejorar en la empresa. I+D+I investigación, desarrollo e innovación. - CALIDAD TOTAL: revisar todo lo que se realiza en la empresa (trabajadores, relaciones, materias primas, etc.) Comprobar periódicamente que todos los procesos tengan calidad. - OUTSOURCING: subcontratación: las tareas poco rentables se dejan en manos de otras empresas ajenas. - BENCHMARKING: copia de las mejores prácticas de las empresas líderes en el sector. - JUST-IN-TIME: suprimir los almacenes para ahorrar costes (pedidos diarios, sin almacenar stocks los proveedores deben traer la materia prima a tiempo). - E-COMERCE: tiendas virtuales, online. Venta de productos por Internet. - FRANQUICIAS: forma que tiene de crecer la empresa vendiendo su idea, la marca y la organización (Mc Donals) ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL FORMAL: organización planificada por la empresa. Estructura intencional definida e identificada en que la empresa sitúa a cada uno de sus elementos en el lugar más 3 P ágina

4 conveniente. Se tienen que ajustar los trabajadores y cooperantes entre sí para conseguir los objetivos predeterminados. INFORMAL: organización espontánea que se da entre compañeros de la empresa. Relaciones personales y sociales que no están preestablecidas por la dirección u organización de la empresa. ORGANIGRAMA Gráfico representativo de la organización de una empresa. Con forma sintética y simplificada, dan a conocer las características principales de dicha estructura. Tiene que ser de fácil compresión y sencillo, se deben de diferenciar los elementos, niveles y posiciones de autoridad de la empresa. ELEMENTOS: los rectángulos son cada uno de los puestos de trabajo y líneas de comunicación entre ellos. STAFF ALTA DIRECCIÓN TECNO- ESTRUCTURA MANDOS INTERMEDIOS OPERARIOS TIPOS DE ORGANIGRAMA - Vertical: las unidades de mando se sitúan en los lugares más elevados y por debajo las subordinadas. - Horizontal: las unidades de mando se sitúan a la izquierda y las subordinadas a su derecha. - Radial: en el centro del círculo las unidades de mando y hacia fuera, las subordinadas. (Impacto visual) MODELOS DE ORGANIZACIÓN Distintas formas que tiene la empresa de organizar sus áreas o departamentos. - Funcional: organizar la empresa en departamentos que son funciones. Los trabajadores se organizan por su especialización. (Ej: departamento de finanza, departamento de ventas, etc.) - Divisional: organizar la empresa en departamentos que son distintos productos, áreas de conocimiento, zonas geográficas, etc. (cualquier variable distinta de la función). (Ej: Director ZONA 1 ZONA 2 ZONA 3 ; Director PRODUCTO 1 PRODUCTO 2 PRODUCTO 3) Se utiliza en empresas que fabrican más de un producto y se refiere a la agrupación de trabajadores según el producto final que se obtiene. 4 P ágina

5 - Matricial: se combinan dos criterios. En columnas las funciones y en las filas las divisiones de producto, zonas geográficas, áreas de conocimiento, etc. - Lineal o jerárquico: sin mandos intermedios, un jefe y los empleados. Es sólo válido para empresas PYMES. TEORÍAS DE ORGANIZACIÓN X e Y McGregor X: - trabajadores tienen aversión al trabajo (un mal que hay que soportar y trabajar lo mínimo posible) - no quieren asumir responsabilidades (no tienen ambición). - Prefieren que les manden. - No quieren cambios. ORGANIZACIÓN AUTORITARIA, JERARQUIZADA, CON MUCHOS CONTROLES. Y: -quieren trabajar, el trabajo les estimula y les ayuda a realizarse. - Creen que la energía que desprenden con el trabajo es tan natural como la del deporte o el juego. - Tienen ambición, imaginación y creatividad. - Quiere responsabilidades y se sienten responsables de su trabajo. ORGANIZACIÓN DEMOCRÁTICA Y PARTICIPATIVA. Z la mejor organización de empresas americanas y japonesas. AMERICANA: iniciativa en el trabajo. JAPONESA: trabajo en equipo. CONTROL Comprobar que se cumplen los objetivos. Verificar que todo salga como se había previsto al hacer la planificación de todos los objetivos. 2 tipos: control continuo y de advertencia (cuando hay fallos). Tipo especial: auditoria (interna o externa) que lleva el control de la contabilidad y cuentas de la empresa. ETAPAS: marcar estándares (mediadas consideradas normales), medir las actividades (analizar lo que se ha obtenido realmente) y corregir las desviaciones (analizar y determinar los motivos que las han originado) COMUNICACIÓN Transmitir los mensajes de la empresa. Feedback: comprobar que el receptor ha recibido el mensaje. Ascendente: de empleados a jefes. Origen en los empleados y fin en los directivos. Descendente: de jefes a empleados. Origen en los directivos y fin en los trabajadores. Más habitual que la ascendente. Lateral: información al mismo nivel jerárquico (entre personas de distintos departamentos). TOMA DE DECISIONES Elegir la mejor alternativa entre todas las posibles para solucionar los posibles problemas (conjunto de acciones adoptadas en un momento concreto). ETAPAS: 1- Definir el problema 2- Buscar información. 5 P ágina

6 3- Análisis de la información. 4- Elaboración de alternativa o estrategias. 5- Valoración de las alternativas (si son viables o no). 6- Elección de la mejor alternativa. MOTIVACIÓN Conseguir que se hagan las cosas bien y voluntariamente. TEORIA DE LAS NECESIDADES: A. Maslow - Las personas actúan solamente para conseguir necesidades. NECESIDADES Autorrealización Reconocimiento secundarias Relaciones sociales Seguridad Fisiológicas primarias 6 P ágina