Procedimiento para la gestión de la destrucción de exámenes por las Conserjerías de Centros / Servicios Centrales

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1 Página: 1 / 8 Índice 1. OBJETO CLIENTES / ALCANCE NORMATIVA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DIAGRAMA DE FLUJO DOCUMENTOS RELACIONADOS SISTEMA DE SEGUIMIENTO...6 ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Gerente Vicerrector de Infraestructuras y Recursos

2 Página: 2 / 8 1. OBJETO El objeto del presente procedimiento es establecer las normas a seguir por los Auxiliares de Servicio/Superiores Auxiliares de Servicio, Responsable de Correo Interno, Conductor y Mozo de Servicios, para facilitar la destrucción de exámenes. 2. CLIENTES / ALCANCE Superiores Auxiliares de Servicio / Auxiliares de Servicio Responsable de correo interno / conductor Mozo (servicios centrales) 3. NORMATIVA Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, y sus posteriores desarrollos reglamentarios. Ley 10/1998, de 21 de abril, de Residuos, y sus posteriores desarrollos reglamentarios. 4. RESPONSABLE Superiores Auxiliares de Servicio Responsable de Correo Interno Mozo 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO El procedimiento UPRL-PS-MA-050, relativo a la destrucción de exámenes y documentos, establece que el personal docente e investigador depositará los exámenes en cajas y trasladará éstas a las Conserjerías de los diferentes centros para su gestión y posterior destrucción.

3 Página: 3 / 8 El docente será el responsable de hacer el paquete, que una vez hecho lo entregará en la conserjería de su centro para que se lo precinten de tal forma que el paquete no se pueda abrir fácilmente. El docente también ha de encargarse de que la documentación que entregue vaya junto con el Documento de Acompañamiento pertinente. En las conserjerías previamente a la aceptación de cajas con exámenes para su destrucción, por motivos ergonómicos, verificarán que el peso de cada caja o paquete no supere aproximadamente los 15 kg, y que los paquetes se entreguen junto con el Documento de Acompañamiento. Verificado el aspecto anterior, se anotará en la hoja Registro de Recepción de Exámenes, y se cumplimentará la casilla de recepción en conserjería el Documento de Acompañamiento. Una vez en conserjería el personal de esta se encargará de entregárselo a correo interno a la mayor brevedad, este momento también será reflejado en la hoja de Registro y en el Documento de Acompañamiento. Mientras que los exámenes estén en las conserjerías, el almacenamiento se realizará en lugares adecuados en los que se garantice que sólo tenga acceso personal autorizado, y seguros en cuanto a prevención de incendios El precintado se hará con precinto de color rojo, que caracterizará a toda la documentación que ha de seguir el flujo hacia la destructora de papel instalada en los sótanos de Servicios. El precinto de este color solamente se usará para este fin y nunca para otra cosa. En el caso de la existencia de una cantidad de exámenes a destruir elevada, previamente a su traslado a la Conserjería del Centro, el docente comunicará esta circunstancia a la Conserjería del Centro, al objeto de disponer de un lugar adecuado para su almacenamiento previo a la destrucción, y su transporte se haga utilizando medios mecánicos que faciliten el trabajo. El destino final de los exámenes es el almacén de Servicios. Quien reciba los exámenes lo hará constar en la hoja de Registro de Restrucción y en el Documento de Acompañamiento. El encargado de destruir los exámenes será el mozo de Servicios, el cual la destruirá a la mayor brevedad posible, mientras

4 Página: 4 / 8 tanto los exámenes se guardarán dentro del almacén de Servicios. Para el accionamiento de la destructora es necesaria una llave, de la cual habrá dos copias, una estará en la Conserjería de la Biblioteca Central y la otra en la Unidad Técnica. El mozo una vez destruido cada paquete anotará su actuación en el Registro de Destrucción y en el Documento de Acompañamiento, este último será enviado mediante correo interno al docente emisor de la documentación destruida. Las bolsas de papel triturado se sacarán a la parte exterior del pasillo, donde aparca el vehículo, una vez allí se sacará a los contenedores de papel diariamente por la empresa de limpieza, no pudiendo haber nunca papel acumulado en este lugar durante mas de 24 horas. 6. DIAGRAMA DE FLUJO

5 Página: 5 / 8 Destrucción de exámenes Docente Conserjería Centro Correo Interno Servicios Entrega de cajas con exámenes No Peso inferior 15 kg. Si Devolución No Correctamente etiquetada Si Registro Medios Adecuados para destruir No Transporte a Biblioteca Universitaria Registro Si Destrucción y registro Destrucción y registro

6 Página: 6 / 8 7. DOCUMENTOS RELACIONADOS Procedimiento para la destrucción de exámenes Hoja registro 8. SISTEMA DE SEGUIMIENTO Cantidad global de papel reciclada por mes.

7 Página: 7 / 8 REGISTRO RECEPCIÓN EXÁMENES CENTRO: Profesor y Departamento Cantidad Descripción paquete Fecha Receptor Fecha Entregador recepción salida

8 Página: 8 / 8 REGISTRO DESTRUCCIÓN EXÁMENES CENTRO: Profesor y Departamento Cantidad Descripción paquete Fecha recepción Receptor Fecha destrucción Destructor