PROGRAMACIÓN PRESUPUESTAL ANTEPROYECTO PRESUPUESTO 2011 INSTRUCTIVO

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1 PROGRAMACIÓN PRESUPUESTAL ANTEPROYECTO PRESUPUESTO 2011 Medellín, Julio 9 de 2010 INSTRUCTIVO PARA: Vicerrectores, Directores, Directores de Escuelas e Institutos, Decanos, Jefes de Departamento y en general todos los Ordenadores del Gasto que conforman el Presupuesto de la Universidad de Antioquia (PUDEA). ASUNTO: Programación Presupuestal El presente documento señala las instrucciones que deben seguir las dependencias académicas y administrativas de la Universidad que conforman el Presupuesto de la Universidad de Antioquia PUDEA durante el proceso de programación presupuestal, particularmente, en lo relativo a la elaboración y presentación del Anteproyecto de Presupuesto para la vigencia Las Dependencias Académicas y Administrativas tienen la responsabilidad de aplicar el concepto de racionalidad para los recursos existentes, incrementando la eficiencia en su gestión y programando el gasto estrictamente prioritario, de tal manera, que sea un principio fundamental la práctica de las políticas de austeridad en el gasto 1. En consecuencia con lo anterior, la elaboración del anteproyecto deberá dar cumplimiento a los siguientes lineamientos: 1 Resolución Rectoral del 27 de Marzo de Acuerdo Superior 370 del 24 de Noviembre de

2 1. La meta de inflación establecida por el Banco de la República se encuentra entre el 2.0% y el 4.0% Según información del DANE en junio de 2010, el IPC presentó una variación de 0,11, mientras que en junio de 2009 se presentó una variación del En lo corrido del año ( junio 30), el índice tiene una variación acumulada de 2,47. El anteproyecto de presupuesto de la Universidad, se proyectará con el 3% partiendo del presupuesto actual presentado por las diferentes áreas, al cierre del mes de junio de A continuación se presenta a manera de información histórica, las estadísticas del DANE sobre Índices del Precio al Consumidor IPC. 2

3 Colombia, Índice de Precios al Consumidor (IPC) (variaciones porcentuales) AÑO 2010, MES 06 Base Diciembre de 2008 = 100,00 Mes Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre En año corrido * Entre octubre de 2006 y septiembre de 2007 se realizó la Encuesta de Ingresos y Gastos en el macro de la Gran Encuesta Integrada de Hogares, teniendo una cobertura de hogares para las 24 principales ciudades del país, lo cual permitió determinar cambios en los hábitos de consumo y la estructura del gasto de la población colombiana. Con los resultados de esta encuesta, bajo el trabajo de un grupo interdisciplinario de especialistas y la asesoría de la entidad estadística del Canadá, se desarrollo una nueva metodología para calcular el IPC, que es aplicada a partir de enero de Se creó una nueva canasta con una estructura de dos niveles, uno fijo y uno flexible, que permite actualizar la canasta de bienes y servicios, por cambios en el consumo final en un periodo relativamente. Además de la ampliación de la canasta, el nuevo IPC08 amplió su cobertura geográfica a 24 ciudades. Fuente: DANE 2. Resumen Calendario de Programación de la Universidad de Antioquia. Elaboración anteproyecto: Fondos Especiales: Del 23 de Julio al 8 de Agosto. Fondos de Seguridad Social: Del 9 de agosto al 16 de agosto. Fondo de Bienestar Universitario: Del 9 de agosto al 16 de agosto. Fondos Generales: Del 23 de Julio al 16 de agosto 3

4 MESES Presentación y Discusiones. Presentación al Consejo Académico para recomendación al Superior: 23 de septiembre de Presentación a la Comisión de Asuntos Administrativa y Financieros CAAF: 15 de octubre de Presentación al Consejo superior: 23 de Octubre de Aprobación del Consejo Superior: Diciembre de CONCEPTOS Cronograma Programación Presupuestal REUNION PREVIA CONSEJO ACADÉMICO REUNION CON ORDENADORES DE GASTO ELABORACIÓN ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO FONDOS ESPECIALES ELABORACIÓN ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO POR PARTE FBU Y SEGURIDAD SOCIAL ANALISIS PRESUPUESTAL/POR PARTE DEL EQUIPO CONSOLIDACION INFORMACIÓN PRESUPUESTAL ELABORACIÓN ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO A PARTIR DE LA CONSOLIDACIÓN PRESENTACION DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO AL CONSEJO ACADÉMICO PRESENTACION DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO A LA COMISION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DEL CONSEJO SUPERIOR CAF PRESENTACION AL CONSEJO SUPERIOR APROBACION CONSEJO SUPERIOR Fuente: Sección Presupuesto. JULIO AGOSTO SEPT. OCTUBRE NOV. DIC. 4

5 3. Lineamientos específicos. a. Articulación con el Plan de Desarrollo : La programación del Presupuesto para la vigencia 2011, se debe realizar con base en las prioridades establecidas en el Plan de Desarrollo Una Universidad investigadora, innovadora y humanista al servicio de las regiones y del país, teniendo en cuenta además, las metas de la presente vigencia, la disponibilidad de recursos, su articulación con el Plan de Acción, y los lineamientos dados en los documentos que generan las políticas institucionales. Esto con el fin de garantizar en el 2011, la ejecución y continuidad de los proyectos de inversión y el funcionamiento de la Institución; así como el cumplimiento del servicio de la deuda de la Universidad. Es menester aclarar que este precepto está consagrado en el Acuerdo 350 de 2007, Estatuto Financiero. b. Aplicar Políticas de Austeridad en el Gasto Desde el Acuerdo Superior 370 del 24 de noviembre de 2009, fueron acogidas algunas directrices relacionadas con la Austeridad en el gasto, lo cual debe ser un principio de actuación de los servidores universitarios, especialmente aquellos que tiene la facultad de ordenar el gasto en la Institución, entre los elementos señalados en este proceso, amén de la planeación, están el del seguimiento y control del presupuesto y su ejecución. Por ello, se indican algunas acciones que deben ser incorporadas al ejercicio solicitado: Planes de Trabajo: Mejorar el seguimiento Incremento % Eficiencia profesoral en: Docencia directa, en la Ejecución de Proyectos de Investigación y/o Extensión. Incremento % Eficiencia N de la matriculados por asignatura y en el % Relación N de alumno profesor Tamaño de Aula Seguimiento a Comisiones de estudio Racionalización de las Dedicaciones Exclusivas Excepciones y sobreremuneraciones en contratación de horas cátedra Reducciones importantes: Se debe revisar actividades y obtener eficiencias en: Contratación de docentes de cátedra Contratación de servicios personales Comunicaciones y transporte Impresos y publicaciones 5

6 Materiales y suministros Servicios Públicos Uso de Internet. c. Fondos Especiales, Fondos de Seguridad Social y FBU: Para la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la Universidad de los Fondos Especiales, Fondo de Seguridad Social y Fondo de Bienestar Universitario, se debe tener en cuenta: 1. Ingresos: Las Dependencias Académicas y Administrativas que administran recursos propios provenientes de consultorías, venta de bienes y servicios, arrendamientos, etc.; aportes de entidades nacionales e internacionales, deben hacer las proyecciones de ingresos acorde con posibilidades ciertas de gestión. 2. Gastos. Funcionamiento: La estimación de los rubros de servicios personales, gastos generales y transferencias deben programarla con la meta, es decir 3%. 3. Servicio de la Deuda. La programación del servicio de la deuda debe corresponder a los vencimientos y condiciones pactadas en los contratos de crédito. Este es un asunto de competencia del Proceso Financiero, a la luz de la deuda contratada por la Universidad. 4. Inversión. Para el anteproyecto de inversión deberán cumplir con los lineamientos de política fijadas por la Dirección de Planeación en cumplimiento al Plan de Desarrollo de la Universidad y el Plan de Acción Vigente Así mismo, se debe tener prioritariamente en cuenta el cumplimiento de compromisos adquiridos mediante contratos o convenios vigentes. d. Diligenciamiento de la información El anteproyecto de Presupuesto para la vigencia 2011 debe ser registrado en el SIFA, sistema que estará disponible para tal fin, a partir del 24 de julio de Usar previamente la

7 plantilla en Excel para los cálculos antes de digitarlos en el sistema. 2. Consultar los informes de ejecución presupuestal a junio 30, y hacer la proyección para la terminación del año, a diciembre del 2010, tener en cuenta cada uno los numerales y artículos que aparecen en la ejecución presupuestal. 3. En el anteproyecto de presupuesto 2011, deben presupuestar los compromisos de vigencias futuras que a la fecha estén autorizados por la Vicerrectoría Administrativa y expedidos por la Sección de Presupuesto. 4. Las dependencias académicas y administrativas cuyas Unidades Ejecutoras traen déficit, deben establecer las metas de reducción del mismo, definir los compromisos por escrito y enviarlos a la Sección de Presupuesto. 5. Elaborar el anteproyecto de presupuesto equilibrado entre ingresos y egresos. 6. Digitar el valor en cifras completas, por ejemplo si el presupuesto es de mil millones de pesos al año el valor será Tener en cuenta que los últimos 6 dígitos deben ser ceros. 7. Con el objeto de contribuir a la especialidad del presupuesto, debe tener claro la actividad a la que se dedica la Unidad Ejecutora; Docencia, Investigación, Extensión, Bienestar Universitario. 8. Al presupuestar los conceptos de los artículos 1001, sueldos del personal supernumerario y provisional, 1005, profesores de cátedra, se deben presupuestar los conexos de nómina (1011 prima de navidad, 1012 prima de servicios, 1013 prima de vacaciones, 1302 cesantías, 1340 cotización a seguridad social en pensiones, 1341 cotización a seguridad social en salud, 1359 riesgos profesionales y 1363 aportes al ICBF). 9. Las horas cátedras que se otorgan a los docentes vinculados a la Institución y servidores públicos se presupuestan en el artículo 1019 bonificación actividades especiales, y los contratos de prestación de servicios (Servicios Personales) al artículo

8 10. Para dar cumplimiento al artículo 47 de Acuerdo superior 124 de septiembre 29 de 1997 y el artículo único del Acuerdo superior 182 de octubre 26/2000, es obligatorio para las unidades ejecutoras especiales, presupuestar el artículo 3039 aportes a otros programas con la que éstas hacen un aporte de vital importancia para el fortalecimiento de otros programas especiales de la Universidad, lo anterior se hace mediante una deducción de los ingresos netos recaudados, así : a. contratos de servicios de extensión: la base debe de ser : 3% para Vicerrectoría de investigaciones, 2% para la Biblioteca y el 1% para Vicerrectoría de Extensión. b. Cuando se trate de Asesorías y Consultorías se debe destinar un aporte adicional 4% con destino a los Fondos Generales. Formatos y Aplicativos Para la elaboración del anteproyecto de presupuesto 2011: 1. Use la plantilla en Excel que aparece en el portal de la Universidad, como referente antes de digitarlo en el sistema. No es necesario que lo envíe a Presupuesto, pues lo deben digitar a través del nuevo módulo, no se recibirán presupuestos elaborados en plantillas de Excel y enviadas de manera física. Ruta del Portal: inicio/gestionacademicoadministativa/procedimientos financieros/platilla elaboración anteproyectopresupuesto Use el Sistema y su nuevo módulo para cargar el anteproyecto: Una vez elaborado su anteproyecto de presupuesto, cuenta con 2 rutas para cargarlos en el sistema: Ruta en SIFA, así: Por el módulo de reportes, ejecutar, en la forma ppto0211, captura del proyecto de presupuesto de egresos. En la forma ppto0212, captura del presupuesto de ingresos. 8

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11 Ruta en módulo de VIÁTICOS: 11

12 Generalidades 1. Durante la actual vigencia fiscal debe revisar las reservas activas existentes y enviar a cancelar aquellas cuyo bien o servicio ya fue adquirido, recibido a satisfacción y cancelado en su totalidad. Cuando se trate de contratos de servicios personales que se diligencian ante el Departamento de Relaciones Laborales, profesores de cátedra y monitores, las cancelaciones las deben solicitar ante Relaciones Laborales y Vicerrectoría de docencia, según sea el caso, de tal manera que por la interface queden canceladas. 2. Recuerde que todos los contratos deben ejecutarse dentro de la vigencia fiscal actual, por tanto deben estar terminados y recibido a satisfacción el bien y/o servicio y liquidados antes de la terminación del 2010, de tal manera que no queden reservas por ejecutar dado que éstas no podrán incorporarse al presupuesto para la vigencia 2011 salvo aquellos que estén amparados por Compromisos de Vigencias Futuras. ATENCIÓN: LAS DEPENDENCIAS ACADÉMICAS Y ADMINISTRATIVAS QUE NO PRESENTE EL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO PARA CADA UNIDAD EJECUTORA O CENTRO DE COSTO DE SU COMPETENCIA, EN LAS FECHAS PREVISTAS EN EL CRONOGRAMA, CORRE EL RIESGO DE QUEDARSE SIN PRESUPUESTO Y NO PODRÁ INICIAR SU EJECUCIÓN POR LOS MENOS DURANTE LOS DOS PRIMEROS MESES DEL AÑO RUBEN ALBERTO AGUDELO GARCIA Vicerrector Administrativo DÀMARIS P. FERREIRA GIL Jefa Sección Presupuesto 12