UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO EN PONCE OFICINA DE PLANIFICACIÓN Y ESTUDIOS INSTITUCIONALES RECONCEPTUALIZACIÓN DEL

Transcripción

1

2 UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO EN PONCE OFICINA DE PLANIFICACIÓN Y ESTUDIOS INSTITUCIONALES RECONCEPTUALIZACIÓN DEL AVALÚO INSTITUCIONAL EN LA UPR EN PONCE: RUMBO AL 2010 PREPARADO Y SOMETIDO POR: IVONNE VILARIÑO RODRÍGUEZ, MA. ED. DIRECTORA ABRIL 2008

3 TABLA DE CONTENIDO Introducción...1 Modelo de Efectividad Institucional...4 Estructura Institucional de Avalúo...5 Composición y Funciones de los Comités de Avalúo...7 Qué es lo próximo?...10

4 2 INTRODUCCIÓN En 2005, el Equipo Evaluador de la Comisión de Educación Superior de la Middle States Association (MSACHE) señaló en su Informe del Estándar 7 (Assessment Institucional): Because there are so many separate assessment activities occurring simultaneously, and there does not seem to be one coordinated means for organizing and communicating about these activities, there may be duplication of effort.we encourage the institution to create additional channels of communication to further dissemination of information so that all areas of the institution can share assessment findings and decisions made as a result of the data. there does not seem to be a clear system for allocating resources to both conducting assessment and funding the necessary changes that have been identified as needs and actions the institution indicated it would like to pursue. The small planning and institutional research staff does not appear to have sufficient resources to coordinate all of the proposed assessment activities. It is important to provide the necessary resources to support this office so it can support the many campus activities underway and also those planned for the future. The team believes it is important to reiterate that responsibility for assessment activities is college-wide and should not fall on any one office. In order to tie the assessment process to planning and budget, the institution should assign the responsibility of using assessment findings to personnel who have the ability to allocate resources. The institution should continue to strive to tie together the assessment, planning, and budgeting processes rather than allow each to proceed without an explicit connection. By integrating this process, the institution should become more efficient possibly by reducing duplicative efforts. Providing a clear, wellcommunicated timetable for each step should assist the campus in meeting this objective. For example, the assessment cycle should coincide with the budget cycle in some manner so the assessment findings can inform the budget requests. The evaluation team recommends that the institution reevaluate its strategic planning process and that it use its assessment results for prioritizing goals. La Oficina de Planificación y Estudios Institucionales se encuentra actualmente trabajando con la reconceptualización del avalúo institucional, con el propósito atender algunas de las recomendaciones antes mencionadas, y en

5 3 preparación para del Periodic Review Report del Esta intención de reconceptualizar nuestros procesos de avalúo es evidencia del compromiso de la UPR Ponce con el continuo mejoramiento y desarrollo de los procesos de avalúo para el logro de una mayor efectividad institucional. Se espera que esta acción sea una que contribuya a una mejor articulación de los procesos de avalúo, planificación y presupuesto. Asimismo, se espera que contribuya a crear canales de comunicación más efectivos para informar y diseminar los resultados del avalúo en todos los niveles y áreas institucionales, facilitando la toma de decisiones para la renovación institucional, así como la planificación y asignación de presupuesto. Esta reconceptualización contempla la revisión de los planes de avalúo institucional y del aprendizaje estudiantil existentes, así como de la estructura para el avalúo de la efectividad educativa e institucional de la UPR-Ponce. El esquema consiste de una serie de comités organizados en una estructura piramidal, los cuales tienen constituyentes y funciones bien definidas. Los comités se enmarcan en las siguientes categorías, según el foco de las actividades de avalúo: Avalúo de la efectividad educativa Programas académicos Educación General Departamentos de servicio académico Actividades educativas relacionadas Avalúo de servicios y programas de apoyo al estudiante Oficinas del Decanato de Estudiantes Otros programas de apoyo al estudiante Avalúo de servicios de apoyo administrativo Oficinas del Decanato de Administración

6 4 Avalúo de servicios y procesos de las oficinas adscritas a Rectoría Relaciones con la Comunidad OPEI Título V OSI Salud y Seguridad Recursos Externos Otras MODELO DE EFECTIVIDAD INSTITUCIONAL La estructura institucional de avalúo responde al siguiente paradigma para procurar una renovación institucional continua: MISIÓN, METAS Y OBJETIVOS DE LA UPR-PONCE Ajustes, planificación y asignación de recursos Uso de resultados Logros esperados/ Objetivos Efectividad educativa Servicios de Apoyo Actividades educativas relacionadas Servicio a la comunidad Actividades de avalúo Implementación de planes de avalúo Retrocomunicación de los resultados de avalúo

7 5 ESTRUCTURA INSTITUCIONAL DE AVALÚO La organización de la estructura provee canales de comunicación a través de comités de orden jerárquico en cada una de las categorías propuestas, con el propósito de facilitar la divulgación de los resultados del avalúo y promover el uso de los mismos para mejorar la efectividad en todas las áreas de la Institución. La estructura de avalúo provee información de los programas, oficinas, departamentos y otras actividades educativas relacionadas a grupos o individuos en niveles superiores que son responsables de administrar o de tomar decisiones. El Comité Ejecutivo de Renovación Institucional (CERI) recibe información de los resultados del avalúo de la efectividad de todas las áreas que comprenden la Institución a través del Comité Institucional de Avalúo (CIA), y la utiliza para la planificación estratégica y para establecer prioridades en la asignación de recursos. La estructura está diseñada para asegurar que las actividades, programas, oficinas, departamentos y comités informen y sean informados sobre las decisiones que les impacten relacionadas a la planificación y a la asignación de recursos. Gráficamente, la estructura se puede representar de la siguiente forma:

8 6

9 7 COMPOSICIÓN Y FUNCIONES DE LOS COMITÉS DE AVALÚO Comité Composición del comité Funciones Comité Ejecutivo de Renovación Institucional (CERI) Comité Institucional De Avalúo (CIA) Comité de Avalúo del Aprendizaje Estudiantil (CAAE) Rector Decanos Dir. Presupuesto Dir. OPEI Coord. Institucional de Avalúo Coord. Auditorías Coord. Proyecto Efectividad Institucional Coord. Institucional de Avalúo Coord. CAAE Coord. CASPE Coord. CASAA Coord. CAOR Coord. Avalúo Aprendizaje Estudiantil Representantes de comités de avalúo: o Programas Académicos o Educación General o Biblioteca o DECEP o Programa de Honor o Estudios Internacionales Fomentar y mantener una cultura de avalúo que permee a través de todos los componentes institucionales Ofrecer retrocomunicación a los constituyentes mediante conversatorios, reflexiones individuales y grupales, informes, reuniones Hacer uso de los resultados del avalúo de la efectividad institucional para la planificación y para la asignación de recursos Producir o revisar guías y directrices para llevar a cabo las actividades de avalúo Generar actividades profesionales encaminadas a que todos los componentes institucionales logren entendimiento en temas de avalúo Colaborar con la implementación del Plan Institucional de Avalúo Producir o revisar guías y directrices para llevar a cabo las actividades de avalúo del aprendizaje Cotejar planes de avalúo y someter recomendaciones Analizar los resultados del avalúo y fomentar el uso adecuado de los mismos Promover la divulgación de los hallazgos relacionados con el nivel de logro de las metas educativas por parte de los estudiantes Fomentar el uso de los resultados del proceso de avalúo para tomar decisiones informadas enaminadas a mejorar o mantener la efectividad educativa

10 8 Comité Composición del comité Funciones Comité de Avalúo de Servicios y Programas Estudiantiles (CASPE) Comité de Avalúo de Servicios de Apoyo Administrativo (CASAA) Coord. Avalúo Servicios y Programas Estudiantiles Representantes oficinas servicios y programas de apoyo al estudiante Coord. Avalúo Servicios de Apoyo Administrativo Representantes oficinas servicios de apoyo administrativo Elaborar un Plan de Avalúo de los servicios de apoyo al estudiante con la colaboración de todas las Oficinas y areas de servicio estudiantil y coordinar la implementación del mismo Ofrecer la orientación y el adiestramiento necesario en temas de avalúo al personal de Oficinas Organizar y mantener la documentación pertinente Someter informes anuales y mantener a la comunidad informada de los resultados del avalúo y de las acciones a tomar para mejorar los servicios Fomentar el uso de los resultados para mejorar la calidad de los servicios Elaborar un Plan de Avalúo de los servicios de apoyo administrativo con la colaboración de todas las Oficinas l y coordinar la implementación del mismo Ofrecer la orientación y el adiestramiento necesario en temas de avalúo al personal de Oficinas Organizar y mantener la documentación pertinente Someter informes anuales y mantener a la comunidad informada de los resultados del avalúo y de las acciones a tomar para mejorar los servicios Fomentar el uso de los resultados para mejorar la calidad de los servicios

11 9 Comité Composición del comité Funciones Comité de Avalúo de Oficinas Adscritas a Rectoría (CAOR) Comité Institucional de Avalúo de Educación General Coord. Avalúo de Oficinas Adscritas a Rectoría Representantes oficinas adscritas a la Rectoría Un profesor de cada área relacionada con educación general (Ejemplo: Humanidades, Matemática, Español, Inglés, Biblioteca) Coordinador de avalúo del aprendizaje Coordinador institucional de avalúo Elaborar un Plan de Avalúo de las oficinas adscritas a Rectoría con la colaboración del personal de las mismas y coordinar la implementación del mismo Ofrecer la orientación y el adiestramiento necesario en temas de avalúo al personal de Oficinas Organizar y mantener la documentación pertinente Someter informes anuales y mantener a la comunidad informada de los resultados del avalúo y de las acciones a tomar para mejorar los servicios Fomentar el uso de los resultados para mejorar la calidad de los servicios Esbozar los elementos del componente de educación general de la UPR en Ponce Elaborar e implantar el Plan Institucional de Avalúo de Educación General fundamentado con la filosofía, política y estructura de educación general y con las características del Perfil del Egresado de la UPR en Ponce Producir y divulgar informes con los resultados del avalúo de educación general Recomendar estrategias para mejorar el desarrollo de las competencias de educación general de los estudiantes Fomentar el uso de los resultados del avalúo de educación general para mejorar la efectividad institucional

12 10 QUÉ ES LO PRÓXIMO? Para comenzar la reconceptualización propuesta de los procesos de avalúo en la UPR Ponce se sugieren las siguientes acciones inmediatas: 1. Revisar las funciones del puesto de Coordinador Institucional de Avalúo adscrito a la Oficina de Planificación y Estudios Institucionales. 2. Constituir los comités de avalúo de cada programa, departamento u oficina con sus respectivos coordinadores o representantes. Se sugiere una descarga de al menos 2 créditos para el coordinador de avalúo de los programas académicos que ofrecen grado. 3. Nombrar el Coordinador de Avalúo del Aprendizaje Estudiantil. Éste debe de ser un miembro de la facultad con reconocido compromiso y experiencia con el avalúo del aprendizaje estudiantil con una descarga de seis créditos y se sugiere que esté adscrito a la Oficina de la Decana de Asuntos Académicos (se recomienda que no sea un Decano Asociado de Asuntos Académicos). 4. Nombrar el Comité Institucional de Avalúo de Educación General con su correspondiente coordinador, con una descarga de al menos dos créditos. 5. Nombrar los coordinadores de avalúo de los comités de avalúo de servicios de apoyo estudiantiles, administrativos y de las oficinas adscritas a la Rectoría. 6. Una vez nombrados los Comités, éstos deberán iniciar sus trabajos con un proceso reflexivo de los procesos actuales de avalúo en sus respectivas áreas. De este proceso debe surgir la necesidad de revisar los planes de avalúo institucional y el del aprendizaje estudiantil, de revisar las guías, directrices e instrumentos para el avalúo y la de elaborar un plan institucional para el avalúo de las destrezas de educación general, entre otras acciones. 7. El Coordinador Institucional de Avalúo será responsable de revisar el Plan Institucional de Avalúo y el coordinador de Avalúo del Aprendizaje Estudiantil tendrá la responsabilidad de revisar el Plan de Avalúo del Aprendizaje. Ambos trabajarán en colaboración en esta encomienda, de manera que exista articulación entre estos dos planes. 8. Se recomienda que se elaboren planes de avalúo a cinco años y que se operacionalicen anualmente mediante las formas del modelo de Nichols.

13 11 9. Evaluar y revisar la articulación entre los procesos de avalúo, planificación estratégica y asignación presupuestaria para que ésta sea una más clara y documentada. 10. Se sugiere que se mejore la sincronización entre los ciclos de los diferentes procesos de planificación estratégica, avalúo y asignación presupuestaria. 11. Proveer oportunidades de adiestramientos a los líderes de los procesos de avalúo, especialmente en actividades auspiciadas por organizaciones, agencias o universidades reconocidas en el área de avalúo. 12. Fortalecer a la OPEI con los recursos físicos, tecnológicos y humanos necesarios para apoyar efectivamente los esfuerzos de avalúo de la Institución en todos los niveles.