CONFIGURACION Y USO EDIMEX FACTURA

Transcripción

1 CONFIGURACION Y USO EDIMEX FACTURA Antes de comenzar con la configuración se deberá tener a la mano los siguientes archivos: - Certificado de sello (No es lo mismo que FIEL). - Llave privada. - Clave de su llave privada. Sugerencia: Una vez que se tengan los certificados y llaves reales proporcionados por el SAT: a) Respaldar certificados y llaves, y guardarlos en un USB, CD, etc. b) Crear una carpeta nueva llamada Certificados y ahí guardar los certificados reales. c) Poner dicha carpeta en la siguiente ruta: C:\Archivos de programa\edi Mex\Certificados. 1. Una vez terminada la instalación del programa podrá accesar a él desde el menú Inicio como se muestra en la siguiente imagen: 2. Cuando se entra al programa por primera vez se le pedirá el número de contrato. Este le será proporcionado por EDIMex.

2 3. Una vez que se introduce el número de contrato aparecerá la siguiente pantalla. Desde aquí se iniciará la configuración. Configuración del programa: Las herramientas que se configurarán son: a. Grupo. Nombre del área de la empresa que va a Facturar. b. Usuarios. Nombre de la persona que va a Facturar. c. Datos del Emisor. Datos del Vendedor. d. Series y Folios. Números de Facturas que se pidieron al SAT. e. Plantillas. Son los campos que va a llevar la Factura. f. Directorio. Es donde se dan de alta sus contactos para generar la Factura. g. Artículos. Son los productos que vende a su cliente. a. CONFIGURACION DE GRUPO. OBJETIVO: Distinguir las áreas o empresas que generarán los Comprobantes Fiscales Digitales. El sistema de EDIMex Factura esta diseñado para ser multiempresa. - Dar clic con el botón derecho del Mouse en GRUPOS, enseguida se desplegará el botón de NUEVO GRUPO dar clic.

3 En esta pantalla se llenarán los siguientes campos: - NOMBRE: Facturación (o la Razón Social de su Empresa). - DESCRIPCIÓN: ELECTRONIC DATA INFORMATION MEXICO S.A DE C.V. (opcional). - Por último da clic en CREAR, para que sea guardado el NUEVO GRUPO. - Nuestro nuevo grupo aparecerá en la siguiente pantalla: - Dar clic en Cerrar dentro de Grupos.

4 Se verá así después de haber creado el GRUPO. b. CONFIGURACION DEL USUARIO. El usuario es aquella persona que utilizará el programa; es decir, quien emitirá los Comprobantes Fiscales. Objetivo: EDIMex Factura permite crear multiusuarios para que diferentes personas puedan generar los Comprobantes Fiscales Digitales llamados CFD. - Dar clic con el botón derecho del Mouse en el GRUPO (En este ejemplo sería Juegos Mexi, SA de CV). Enseguida se desplegarán las opciones de AGREGAR USUARIO, NUEVO USUARIO Y ELIMINAR GRUPO. - Dar clic en NUEVO USUARIO. Se abrirá una pantalla en donde se encontrarán los siguientes datos: - NUEVO USUARIO: nombre de la persona que manejará el programa. - CERTIFICADO O LLAVE PÚBLICA: Archivo*.CER (Certificado de sello). - LLAVE PRIVADA: Archivo*.KEY

5 Una vez que se dio de alta el nombre, el siguiente paso es dar de alta el Certificado. - Busque el Certificado dando clic en (botón de buscar). - Enseguida aparecerá otra pantalla, seleccionar la ruta para indicar la ubicación del Certificado. Seleccione el Certificado y de clic en Abrir.

6 Para iniciar con pruebas el programa cuenta con diez certificados CSD (Certificado de Sello Digital) con sus respectivos archivos KEY (llaves para abrir dichos certificados). Su contraseña es a. Estos son proporcionados por el SAT, no tiene validez, y son solo para pruebas. Se encuentran dentro de la carpeta de EDI Mex Factura (instalado en C:\Archivos de programa\edi Mex\EDI Mex Factura\sat). El siguiente paso es dar de alta la Llave Privada: - Para la Llave Privada también será necesario dar clic en (botón de buscar), localizar el archivo (*.KEY) y abrirlo. - Ahora agregue la Contraseña y de clic en Verificar para corroborar que la contraseña sea válida. La pantalla será muy similar a la siguiente: Por último dar clic en el botón de Crear para que se dé de alta el Nuevo Usuario. Para visualizar al Usuario se tendrá que dar clic con el botón derecho en el grupo. Aparecerá un menú en el cual se dará clic en Agregar Usuario.

7 Aparecerá la siguiente pantalla en la cual se dará doble clic en el usuario. Aparecerá la pantalla donde debe introducir la Contraseña y dar Aceptar. Podrá encontrar al Usuario en su Grupo en la pantalla siguiente:

8 Nota: con doble clic sobre el grupo puede expandir o contraer su contenido. Si configuró a un usuario con un certificado de prueba y desea actualizarlo con su certificado real: 1. Dar clic con el botón derecho del Mouse en el grupo y dar Agregar Usuario. 2. Dar clic en el ícono Cambiar Llaves donde deberá localizar y seleccionar el certificado y su llave real..

9 c. CONFIGURACION DEL EMISOR. OBJETIVO: Al comenzar la captura siempre aparecerán los datos de la Empresa en Automático. Los campos obligatorios para el SAT son los siguientes: Campo Nombre del Descripción Campo 1 Nombre Emisor Define el nombre o razón social del emisor del CFD (vendedor) 2 RFC RFC del emisor del CFD 3 Calle Define la avenida, calle, camino o carretera donde se da la ubicación fiscal. 4 No. Exterior Expresa el número particular en donde se da la ubicación sobre una calle dada del domicilio fiscal. 5 No. Interior Expresa información adicional para especificar la ubicación cuando calle y número exterior no resulten suficientes para determinar la ubicación de forma precisa. 6 Colonia Define la colonia en donde se da la ubicación fiscal. 7 Localidad Define la ciudad, pueblo o poblado donde se da la ubicación fiscal. 8 Referencia Se expresa una referencia de ubicación adicional de la dirección fiscal. 9 Municipio Define el municipio o delegación (en el caso del Distrito Federal) en donde se da la ubicación fiscal. 10 Estado Define el estado o entidad federativa donde se da la ubicación fiscal. 11 País Define el país donde se da la ubicación fiscal. 12 C.P. Define el código postal en donde se da la ubicación fiscal. 13 Régimen Fiscal Define se es Régimen General de Ley Persona Moral, Física, etc. Dentro del usuario dar clic con el botón derecho del Mouse. Nuevamente dar clic en Editar.

10 NOTA: En el caso que no vea al usuario que ya dio de alta, de clic con el botón derecho del Mouse en el grupo y de Agregar Usuario nuevamente. Esto puede ser necesario si cerró y volvió a abrir EDI Mex Factura. Le pedirá la contraseña. Dar de alta los campos en Emisor, Domicilio Fiscal como en el ejemplo siguiente: Nota: los campos en Emisor, Expedido En se utilizan cuando se genera la Factura en un domicilio que no es el FISCAL. Entre las Preferencias del usuario cuenta con las opciones: Inicio de sesión automática: si la activa guardará en la memoria la contraseña para no volverla a teclear cada vez que se agrega usuario. Esquema de FE: le permite especificar la modalidad entre CFD y CFDI. Timbrar en Producción: para la modalidad CFDI le permite pasar del modo de prueba al modo real activando esta opción. Por lo tanto, si intenta timbrar en producción con un certificado marcará un error. - Ya llenados los datos correspondientes, dar clic en guardar - Al terminar de agregar y guardar, se podrá cerrar el directorio con el botón d. CONFIGURACION DE LOS FOLIOS. Objetivo: capturar los números de Factura proporcionados por SAT desde el programa SICOFI; es obligatorio.

11 - Dar clic con el botón derecho del Mouse en FOLIOS DIGITALES. - Enseguida se desplegará un botón que dice NUEVO. Dar clic en él. Se abrirá una pantalla que dirá EDITOR DE FOLIOS DIGITALES, en la cual se tendrán que llenar los siguientes datos: - SERIE: Es un dato opcional e identifica el tipo de comprobante que estás utilizando. - NO. DE APROBACIÓN: Número proporcionado por el SAT al solicitar sus folios. - AÑO DE APROBACIÓN: Es el año en que se asignó el rango de folios que se esté dando de alta. - FOLIO INICIAL: Cuando se solicitan por primera vez se deberá comenzar a partir del número 1. - FOLIO FINAL: Número de facturas que son proporcionados por el SAT. - Después de capturar los datos dar clic en el botón Agregar. Su ventana se verá similar a la siguiente después de haber generado los Folios:

12 - Por último dar clic en el botón Cerrar. Usted podrá ver los datos capturados de los folios en la ventana principal: e.- CONFIGURACION DE PLANTILLAS. OBJETIVO: Seleccionar los campos que va llevar la Factura; por ejemplo: datos del emisor, datos del receptor, datos de los artículos; etc. NOTA IMPORTANTE: Las plantillas de algunas cadenas ya vienen precargadas. requiere de más datos o alguna plantilla especial se deberá seguir los siguientes pasos: Si se - Dar clic con el botón derecho del Mouse en PLANTILLAS, en seguida se desplegará el botón Nueva, dar clic.

13 Se abrirá una pantalla que dirá NUEVA DISEÑO DE PLANTILLA, en la cual se llenarán los siguientes datos: - NOMBRE: La plantilla podrá llevar el nombre del comprobante que se va a capturar como: Nota de Crédito, Factura Comercial, etc. O bien de la cadena con la cual se trabaja. - DESCRIPCIÓN: Comentarios de la plantilla que va a crear. - Por último dar clic en CREAR. La nueva plantilla estará agregada en la ventana principal: Dar doble clic en la plantilla que se acaba de crear y aparecerá la siguiente pantalla.

14 Si damos clic en el nombre de alguno de los campos podemos ver su descripción; así como si este dato es requerido o no por SAT, o si es o no mandatorio. Dar doble clic sobre Comprobante y se abrirá la siguiente pantalla: Dar clic sobre o de los campos opcionales para elegir cuáles datos necesita su empresa en la captura. Dar clic en Aceptar. Todos los campos están divididos en 7 grupos. Seleccione en los demás grupos los que necesite en su factura de igual forma como lo hizo con el grupo Comprobante. Al terminar dar clic en para guardar los cambios y clic en para cerrar. A continuación se explican algunos de los campos de la plantilla de captura:

15 - Comprobante. Son los datos que llevará su encabezado como folio, serie, etc. Campo Nombre e del campo Descripción de los campos Tipo Longitud 1 Serie Define la serie a la que corresponde el comprobante. Se O a 0 a 10 Utilizan únicamente letras 2 Folio Número Fiscal que se asigna al CFD R n 1 a 10 3 No. Aprobación Define el número de autorización emitido por el SAT para el rango R n 1 a 14 de folios al que pertenece el folio particular que ampara el presente comprobante fiscal. 4 Año de aprobación Define el año en el que fue asignado el folio fiscal, es obligatorio R n 4 cuando una CFD es impreso 5 Fecha CFD Expedición de la Fecha y Hora de expedición del comprobante fiscal R dt 8 a 19 6 Forma de Pago Campo que precisa la forma de pago que aplica para este comprobante fiscal digital. *Pago en una sola exhibición *Número de parcialidad pagada contra el total de parcialidades, parcialidad 1 de x 7 Condiciones de pago Campo opcional para expresar las condiciones comerciales aplicables para el pago del comprobante fiscal digital. 8 Método de pago Atributo opcional de texto libre para expresar el método de pago de los bienes o servicios amparados por el comprobante R O O on An on Se entiende como método de pago leyendas tales como: Cheque, tarjeta de crédito o debito, deposito en cuenta, etc. 9 Tipo de comprobante Atributo requerido para expresar el efecto del comprobante fiscal para el contribuyente emisor ( se escribe con minúsculas) - ingreso - egreso - traslado - Emisor, Domicilio Fiscal Datos de su empresa. Campo Nombre del campo Descripción de los campos Tipo Longitud 1 RAZON SOCIAL Define el nombre o razón social del emisor del CFD R on 1 a RFC Su RFC R on 12 a 13 3 Calle Define la avenida, calle, camino o carretera R on 1 a No. ext O on 5 No. Int O on 6 Colonia Define la colonia. R on 1 a Municipio Define el municipio o delegación R on 1 a Estado Define el estado o entidad federativa R on 1 a 50 9 País Define el país donde se da la ubicación fiscal R on 1 a C.P. Define el código postal en donde se la ubicación fiscal R n 5 11 Régimen Fiscal Define el Régimen Fiscal (Moral, Física, Honorarios, etc) R on 1 a 50

16 - Emisor, Expedido en. Grupo opcional que se utiliza cuando la factura se realiza en un domicilio diferente al fiscal. Campo Nombre del campo Descripción de los campos Tipo Longitud 1 Calle Define la avenida, calle, camino o carretera R on 1 a País Define país donde se da la ubicación fiscal R on 1 a 50 - Receptor, Domicilio Fiscal. Datos de su cliente. Campo Nombre del campo Descripción de los campos Tipo Longitud 1 RAZON SOCIAL Define el nombre o razón social del emisor del CFD R on 1 a RFC Su RFC R on 12 a 13 3 Calle Define la avenida, calle, camino o carretera R on 1 a No. ext O on 5 No. int O on 6 Municipio Define el municipio o delegación R on 1 a Estado Define el estado o entidad federativa R on 1 a 50 8 País Define el país donde se da la ubicación fiscal R 1 a 50 on 9 C.P. Define el código postal en donde se la ubicación fiscal R n 5 - Lugar de Entrega. Grupo opcional que se utiliza para dar de alta los datos del cliente a la cual se va entregar. - Conceptos. Son los datos que se utilizan para vender sus productos. Campo Nombre del Campo Descripción de los l Campos Tipo Longitud 1 No. De identificación Atributo opcional para expresar el numero de serie del O n 13 bien o identificador del servicio amparado por el presente concepto. 2 Descripción Define la descripción del bien o servicio cubierto por R on 1 a 250 el presente concepto 3 Cantidad Cantidad facturada de los bienes o servicios del tipo R n 10-2 particular definido por el presente concepto 4 Unidad de Medida Define la unidad de medida aplicable para la cantidad O on 3 expresada en la Cantidad 9 Precio Unitario Precio que incluye descuentos o cargos sin impuestos R n Aduana SI NO IMPORTA SUS PRODUCTOS ES CAMPO NO ES NECESARIO. Definición de información aduanera aplicable cuando se trate de ventas de primera mano de mercancías importadas 13 Fecha SI NO IMPORTA SUS PRODUCTOS ESTE CAMPO NO ES NECESARIO Define la fecha de expedición del documento aduanero O on 1 a 50 O dt 8

17 (pedimento ) que ampara la importación del bien. 14 Numero Pedimento SI NO N IMPORTA SUS PRODUCTOS ESTE CAMPO NO ES O n 1 a 20 NECESARIO Define el numero de pedimento que ampara la importación del bien. 18 Costo Total Costo total por partida ( Cantidad x Precio Unitario) R n Totales. Datos de la sumatoria de su factura. Campo Nombre del Campo Descripción de los Campos Tipo Longitud 1 Subtotal Subtotal sin IVA descuentos O n IVA Monto Total del IVA R n Total Total a Pagar R n % IVA Porcentaje del IVA R n % IVA trasladado Porcentaje IVA de retención O n Monto IVA Montos de retención O n % IEPS Porcentaje IEPS O n Monto IEPS Monto IEPS O n 10-2 f. CONFIGURACION DEL DIRECTORIO. OBJETIVO: Dar de alta sus contactos una sola vez para hacer la computadora más eficiente. - Dar clic en el menú Herramientas y luego clic en Directorio. Se abrirá la siguiente pantalla. Dar clic en el botón nuevo

18 Se abrirá la siguiente pantalla donde se llenarán los datos: - Ya llenados los datos correspondientes, dar clic en guardar. Aparecerá nuevamente el directorio sin ningún dato para continuar con el alta de contactos. - Al terminar de agregar los contactos cierre la ventana con el botón. Vista después de haber agregado los contactos: NOTA: Para editar algún contacto selecciónelo y de clic en editar

19 Búsqueda de contactos. La búsqueda se podrá realizar con la Razón Social o RFC del cliente. - Se escribe en el recuadro en blanco superior la palabra clave o Razón Social. - Dar clic en buscar. - Enseguida aparecerá en un recuadro azul el primer contacto que corresponda. NOTA: Si hay más de un contacto con esa coincidencia, de clic en buscar señalará al siguiente. otra vez y g. CONFIGURACION DE LOS ARTICULOS. EDIMex Factura da la facilidad de tener un catálogo de artículos para que la captura sea más fácil. Para dar de alta los artículos se deberán hacer los siguientes pasos: - Dar clic en el menú Herramientas y luego clic en Artículos. Se abrirá la siguiente pantalla. Dar clic en el botón Seleccionar Campos. - Seleccionar los campos necesarios para describir los artículos.

20 - Al terminar dar clic en guardar y cerrar. - Una vez seleccionados los campos que se van a utilizar, dar clic en nuevo en la pantalla de Artículos. En la siguiente pantalla se llenarán los datos de cada uno de los artículos con los que se trabajará: - Ya llenados los datos correspondientes, dar clic en guardar. Aparecerán nuevamente los campos sin ningún dato para continuar con el alta de artículos. - Al terminar de agregar los artículos cierre la ventana con el botón. Vista después de haber guardado los artículos:

21 NOTA: Para editar algún artículo selecciónelo y de clic en editar. Búsqueda de artículos. - Se escribe en el recuadro superior en blanco el artículo que busca. - Dar clic en buscar. - Enseguida aparecerá en un recuadro azul el primer artículo que corresponda. NOTA: Si hay más de un artículo con esa coincidencia, de clic en buscar señalará en azul el siguiente artículo. otra vez y - Dar clic en cerrar para salir de Artículos. Cómo Generar su Factura. Para iniciar con la captura de los Comprobantes siga los siguientes pasos: - Dar clic con el botón derecho del Mouse en Comprobante Fiscal Digital. - Dar clic sobre el botón Nueva que se desplegó.

22 Aparecerá la siguiente pantalla para especificar algunas preferencias: - 1. Escoger la serie que se va a utilizar (se recomienda primero utilizar unas de prueba) Dar de alta la plantilla que se creó o se importó En caso que lo requiera, escoger un complemento del cliente con el que se va a trabajar En caso que lo requiera, escoger la addenda del cliente con el que se va a trabajar. Esta se crea o se importa.

23 - 4. Elegir la cantidad de puntos decimales. - Dar clic en Aceptar. Una vez que se escogieron los datos, la factura a generar aparecerá de la siguiente manera: El lápiz de color verde a su izquierda significa que está en edición o captura. - Dar doble clic en la Factura. Aparecerá la siguiente pantalla: En el cual se desglosan:

24 COMPROBANTE. En este espacio se darán de alta los datos del Comprobante: o Aparecerán en automático los datos de Serie, Folio, No de Aprobación y Año de aprobación. o Fecha CDF.- Es la fecha de la factura. Se le da doble clic en el espacio en blanco y aparecerá un calendario en el cual se elegirá el día que se está facturando. A todas las fechas se les puede dar doble clic para que salga el calendario. o OC Comprador.- La Orden de Compra del Cliente. o Fecha OCC.- Fecha de la Orden de Compra del Cliente. o Forma de Pago.- Este es un dato obligatorio para el SAT. Se especifica En una sola exhibicion. o Moneda.- Por asignación el sistema lo da en pesos. En el caso de querer facturar en dólares poner USD, y en el caso de querer facturar en euros poner la palabra euro. o Tipo de Cambio.- En este campo se pone la unidad monetaria del tipo de cambio. o Tipo de Comprobante.- En este campo se captura la palabra ingreso (en minúscula). En caso de hacer una nota de cargo se pone la palabra egreso (en minúscula también). o Método de Pago.- Indicar en este campo si el cliente va a pagar con tarjeta, transferencia, cheque, etc. En caso de no saberlo poner no identificado. o Lugar de Expedición.- En este campo se debe de indicar la ciudad o localidad donde se expide el comprobante fiscal. o Núm. Cta. De Pago.- En este campo se debe de indicar la cuenta con la que el cliente nos paga. Si no se sabe toda la cuenta al menos los cuatro últimos dígitos, y si se desconoce el dato poner no identificado. EMISOR, DOMICILIO FISCAL. o o Si ya se dieron de alta los datos de la Empresa aparecerán automáticamente. Emisor, Expedido En: ESTE CAMPO SOLO SE OCUPA SI EL LUGAR DONDE ESTA EXPIDIENDO SU FACTURA ES DIFERENTE A SU DOMICIILIO FISCAL. RECEPTOR DOMICILIO FISCAL (Datos del cliente). o Dar clic al botón y aparecerá la ventana de directorio.

25 o En esta ventana se podrá elegir al cliente que anteriormente se dio de alta. Dar doble clic en su contacto y aparecerán los datos en automático. LUGAR DE ENTREGA. Lugar donde se entregará la mercancía (si se entrega en el mismo lugar que es fiscal no es necesario ponerlo). o Capture los datos o de clic al botón y aparecerá la ventana de directorio. CONCEPTOS. o Dar clic al botón y aparecerá el catálogo de artículos previamente cargados. o De doble clic en el artículo que necesite y aparecerán sus datos en automático. TOTALES.

26 o Solo se captura los porcentajes de descuentos y cargas globales. Todos los datos se calculan automáticamente de acuerdo a la captura en los conceptos. Terminada la captura de los datos dar clic en el menú Comprobante Fiscal Digital y posteriormente dar clic en Generar CFD. O dar clic al ícono herramientas principal para generar el XML. situado en la barra de Al dar el clic aparecerá la siguiente ventana preguntando si queremos timbrar o no. Dar clic a la opción de Si (la petición saldrá por Internet en una centésima de segundo al PAC autorizado y timbrará el archivo XML. Si por alguna razón el timbrado no se pudo realizar, como por ejemplo no se tenga acceso a Internet, el SAT da un máximo de 48 horas para volver a timbrarlo. El ícono situado en la barra de herramientas principal para generar el XML seguirá disponible en este caso. Si pasan más de 48 horas será necesario actualizar la fecha en la factura. Cuando se genere solicitará el directorio en donde se almacenarán las Facturas Electrónicas. Se debe tener mucho cuidado ya que estos archivos son los que el SAT solicitará en caso de una auditoría. Se sugiere hacer respaldos periódicamente a esta carpeta.

27 Es importante que antes de guardar la información tenga creada una carpeta donde guarde los archivos generados. Una vez almacenada la factura aparecerá en la pantalla un nuevo ícono que indica que ya ha sido generada. Ya no se podrá modificar este número de folio. GENERACION DEL PDF E IMPRESIÓN. Solo se puede imprimir el comprobante cuando el XML se haya generado y timbrado. o Elegir el comprobante que se va a imprimir. Dar doble clic en él. o Dar clic en el botón de impresora. o Aparecerá la siguiente pantalla donde podrá elegir la Plantilla de Impresión.

28 o Dar clic en para generar una Vista Previa. o Dar clic en para crear una impresión en PDF. o Dar clic en para imprimir en papel en la impresora predeterminada. o Dar clic en para salir.