OBLIGACIONES DE LOS CONTRIBUYENTES QUE DEBEMOS ENTREGAR COMPROBANTES FISCALES

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1 OBLIGACIONES DE LOS CONTRIBUYENTES QUE DEBEMOS ENTREGAR COMPROBANTES FISCALES El SAT estableció a finales del 2010 que a partir del 2011, TODOS los contribuyentes tenemos la obligación de entregar comprobantes fiscales por sus actividades, tendrían que hacerlo mediante Comprobante Fiscal Digital a través de Internet (CFDI), conocidos como Factura Electrónica. Sin embargo dice que los que no declararon mas de $4,000, en el ejercicio inmediato anterior, pueden optar por el uso de Comprobante Fiscal Impreso con Código de Barras Bidimensional. (CFI-CBB) ó Código de Seguridad y lo establece como una opción. También emitió otro concepto que ha causado mucha confusión: Los contribuyentes que hayan declarado mas de $4,000, en el ejercicio anterior pero que deseen utilizar Comprobante Fiscal Impreso con Código de Barras Bidimensional podrán hacerlo, pero únicamente para operaciones que no superen los $2, (DOS MIL PESOS 00/100 M.N.) No sabemos que personas podrían utilizar esto, pero se nos ocurre por ejemplo que un teatro, un cine, alguna escuela o algo por el estilo, la cuestión es que muy pocas empresas podrán operar bajo ese concepto, por lo que la mayoría no debemos preocuparnos por ello. Por último, habló de una facilidad que consiste en que todos los comprobantes impresos que tenemos vigentes (los que contratábamos con un impresor autorizado y que tienen vigencia de 2 años), los podremos seguir utilizando hasta que se nos acaben o hasta que se venzan, lo que ocurra primero y como a partir del 1 de Enero del 2011 ya no hay autorizaciones para ese tipo de documentos, durante 2012, vencerán todos esos documentos y tendremos que cambiar de esquema durante este año. En resumen: Los que realmente están obligados al uso de Factura Electrónica son los que declararon mas de $4,000,000 en el ejercicio inmediato anterior, pero es muy importante tener en cuenta que si no estamos en ese caso pero le vendemos a alguna Dependencia de la Administración Pública, a una Cadena Comercial o a una empresa grande y muy sistematizada, nos obligue al uso de la Factura Electrónica, la razón, es porque se trata de un archivo que además de cumplir con una obligación fiscal, se le pueden sacar muchas mas ventajas ya que se le puede agregar información de orden comercial que algunas empresas utilizan para optimizar su operación. Por lo anterior es muy importante que si ya esta próximo a tener que cambiar de esquema de comprobación fiscal, elija el que mas se apegue a sus necesidades.

2 COMO SE PUEDE CONTRATAR LA FACTURA ELECTRÓNICA (CFDI). Lo primero que hay que saber es que la Factura Electrónica se tiene que hacer en 2 pasos: 1. El contribuyente elabora el archivo en formato XML con los datos del Contribuyente, de la operación, de los impuestos, el Certificado de Sello Digital, etc 2. Un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) lo tiene que timbrar asignándole un número de documento único de 32 caracteres (UUID) y agregándole cadenas y sellos digitales, por supuesto después de verificar que cumple con las especificaciones técnicas. Puede consultar la lista de Proveedores Autorizado de Certificación (PAC s) en la página del SAT en la siguiente dirección: Las opciones que se tienen para cumplir con esta obligación son: PRIMERA: GRATUITA Todos los PAC s están obligados por el SAT a ofrecer un acceso gratuito a su página para la generación y timbrado del CFDI, funciona, pero se limitan a ofrecerla con muy pocas ventajas para el contribuyente, su operación no es intuitiva, no puede modificar el formato de impresión, en algunos aparece en la publicidad del PAC, en fin, no es muy agradable trabajar bajo este esquema, esta pensado para personas que necesitan de muy pocas facturas al año y pueden dedicar mucho tiempo a obtenerla, ya que hay que estudiarle bastante. SEGUNDA: PLANES O PAQUETES POR FOLIOS Algunos PAC s ofrecen la generación del archivo electrónico mediante la contratación de planes basados en paquetes de comprobantes Fiscales que van desde 25 hasta un número ilimitado, el precio varía mucho dependiendo del plan o paquete que se contrate. Funciona mediante el acceso con usuario y contraseña a la página del PAC, configura sus datos, sube su Certificado de Sello Digital, diseña sus documentos, genera el archivo y lo timbra, (tarda unos pocos segundos) y obtiene 2 archivos para bajar a su computadora, el XML y la representación gráfica en PDF que después puede imprimir o mandar por correo o por ftp o cualquier medio electrónico. Los PAC s tienen Distribuidores Autorizados por lo que puede contratar a través de ellos. TERCERA: PROGRAMAS Mediante la adquisición de Programas administrativos de marcas conocidas como ContPAQi, Aspel, Microsip y muchos mas, se puede elaborar el archivo y ellos tienen convenios con los PAQ s para que directamente desde el programa se consiga el timbrado (ContPAQI es PAC por lo que timbra directamente y sin costo por timbrado

3 aunque el requisito es que debe tener la versión actualizada del sistema), nosotros somos Distribuidores Autorizados. Hay programas variados que ofrecen además de la Facturación Electrónica, la Administración del su negocio, Punto de Venta, Contabilidad, Bancos, Nómina, etc. Nosotros lo recomendamos para empresas que requieren de muchas facturas y el consejo que le damos es que si ya cuenta con un programa administrativo de cualquier marca y realmente lo esta trabajando bien, pida a su distribuidor la actualización para que además de lo que hace, ahora facture digitalmente, si no es de ContPAQi, deberá contratar por medio de su distribuidor, un paquete de timbrado. CUARTA: Actualización a su sistema (ERP) Cuando una empresa tiene un sistema administrativo propio puede integrarle una interfase que obtiene del programa del contribuyente lo que necesita para generar el archivo XML y mandarlo timbrar. Esto lo ofrecen la mayoría de los PAC s y algunas empresas que no lo son. QUINTA: APPLIANCE Solo la ofrece un PAC y consiste en un aparato que conecta a su sistema y ahí mismo timbra su documento, la intención de éste es que la información no sale de su empresa, es como si llevara al PAC a su empresa, de éste casi no tenemos información pero sabemos que esta pensado para empresas de tamaño considerable y con alto volumen de facturación. COMO SE PUEDE SOLUCIONAR EL COMPROBANTE FISCAL IMPRESO CON CODIGO DE BARRAS BIDIMENSIONAL El SAT pretende que cada contribuyente que desee usar el CFI-CBB solicite a través del portal del SAT, los folios que requiera, se le contestará de inmediato y en la misma página con una autorización que incluye los siguientes datos: 1. Serie (opcional, se usa para los contribuyentes que tienen 2 o mas establecimientos y utilizan una serie en uno y otra en otros ejemplo A, B, etc, o para los que tienen diversas actividades y pueden usar una serie para una y otra para otra) 2. Folio Inicial 3. Folio Final 4. Número de Aprobación 5. Fecha de Aprobación y 6. Código de Barras Bidimensional (un archivo imagen en formato PNG) Una vez que se tiene la autorización por parte del SAT, el contribuyente puede:

4 Las opciones que conocemos para cumplir con esta obligación son: PRIMERA: GRATUITA Diseñar su factura en cualquier programa comercial (excel, word, power point, etc) cumpliendo con una serie de requisitos que listamos a continuación: 1. RFC del Contribuyente 2. Régimen Fiscal en que tributen conforme a la Ley del ISR 3. Si se tiene mas de un local o establecimiento, se deberá señalar el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan 4. Lugar y fecha de expedición 5. RFC de la persona a favor de quien se expida 6. Cantidad, unidad de medida y clase de los bienes o mercancías o descripción del servicio o del uso o goce que amparen 7. Valor unitario consignado en número 8. Importe total consignado en número o letra 9. Señalamiento expreso cuando la contraprestación se pague en una sola exhibición o en parcialidades 10. Cuando proceda, se indicará el monto de los impuestos trasladados desglosados por tasa de impuesto y, en su caso, el monto de los impuestos retenidos. 11. Forma en la que se realizó el pago (efectivo, transferencia electrónica, cheque nominativo o tarjeta de débito, de crédito, de servicio o la denominada monedero electrónico), indicando al menos los últimos cuatro dígitos del número de cuenta o de la tarjeta correspondiente 12. Número y fecha del documento aduanero, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación. 13. El Código de Barras Bidimensional proporcionado por el SAT al contribuyente al momento de la asignación de los folios, mismo que deberá reproducirse con un mínimo de 200/200 dpi en un área de impresión no menor a 2.75 cm por 2.75 cm 14. El número de aprobación del folio asignado por SICOFI 15. En número de folio asignado por el SAT y en su caso la serie 16. La leyenda: La reproducción apócrifa de este documento constituye un delito en los términos de las disposiciones fiscales, misma que deberá ser impresa con letra no menor de 5 puntos 17. La Leyenda: Este comprobante tendrá una vigencia de dos años contados a partir de la fecha de aprobación de la asignación de folios, la cual es: dd/mm/aaaa, misma que deberá ser impresa con letra no menor de 5 puntos. 18. E imprimirlas en su PC e Impresora. Se tiene que hacer responsable de la administración de los folios, es decir que no se repita ninguno y no emitir ninguno después de la fecha de vencimiento de la autorización. SEGUNDA: IMPRESORES Llevando la autorización y el CBB a una imprenta y proporcionando los datos necesarios (que ya no necesita estar autorizada por el SAT) contrata la impresión de los Comprobantes Fiscales, le entregarán un block con los documentos impresos para llenar a mano como lo ha venido haciendo.

5 TERCERA: ARCHIVO PDF Lo que nosotros le ofrecemos es la generación de un archivo en PDF de todos los Folios que le autorizó el SAT, solo le queda imprimirlos. Si le autorizaron 100, el archivo será de 200 hojas ya que va en la primera el número 1 en original y en la segunda la número 1 en copia, las hojas impares del archivo son las originales perfectamente foliadas y en orden y las pares las copias. El costo es de $ mas IVA. Si requiere de este servicio, visite la página CUARTA OPCION: Llenar en Línea Con este sistema le ofrecemos que con un acceso a nuestra página mediante usuario y contraseña: Configura sus documentos con sus datos e impuestos Puede elegir entre 4 tipos de facturas (sin logo, con logo en 3 tamaños o Recibos de Honorarios o Arrendamiento con o sin logo) Captura los datos de su cliente (los guardamos en una base para que no tenga que teclearlos la siguiente vez que los requiera) Captura del detalle de la mercancía con calculo automático de total por partida, total documento, descuentos, impuestos cantidad con letra pudiendo editarlos para cerrar decimales por ejemplo Captura de la forma, medio de pago y número de la cuenta pagadora. Genera archivo en PDF y guarda o imprime o manda por correo electrónico Generación de Reportes por rangos de: documentos, fecha o clientes Algunas otras ventajas que puede ver en el menú AYUDA VENTAJAS El costo, $ mas iva por un año. OBLIGACIONES PARA TODOS LOS QUE RECIBIMOS COMPROBANTES FISCALES Y LOS QUEREMOS DEDUCIR El Código Fiscal de la Federación establece que para que podamos hacer deducible un documento que pagamos a un proveedor, tenemos que checar su validez. En el portal del SAT hay páginas que permiten checar: 1.- CFD s Comprobantes Fiscales Digitales (los usan empresas que adoptaron el esquema digital antes del 2011) Hay que subir el archivo electrónico XML, lo puede hacer en la siguiente liga: CFDI s Comprobantes Fiscales Digitales a través de Internet (los que adoptaron a partir del 2011) Hay 2 formas a) Subir el archivo XML lo que puede hacer en la siguiente liga:

6 b) Teclear el UUID que es número de documento que asigna el SAT a través del PAC cuando le pone el timbre fiscal en la siguiente liga, el número consta de 32 caracteres: CFI-CBB Comprobante Fiscal Impreso con Código de Barras Bidimensional (los no obligados a la Facturación Electrónica) Se tiene que capturar el RFC del emisor, Folio, Tipo de Documento y número de Autorización, si no tiene serie y no funciona dejándola en blanco, escriba única porque al principio algunos así lo pusieron, lo puede hacer en la siguiente liga: Para Los Comprobantes Impresos del esquema anterior al 2011, la validez se checa en la misma página del SAT que de los CFI-CBB de la misma forma, pero utilizando la autorización que le dieron al impresor y en el formato impreso debe checar la vigencia y rango de los folios. IMPORTANTE: Las ligas para conectarse a la página del SAT y hacer las validaciones pueden cambiar sin previo aviso. Si esto sucede, ingrese al portal del SAT y en buscar escriba VALIDACIÓN DE descripción del documento que quiere validar. R