DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN Y CULTURA

Transcripción

1 DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN Y CULTURA Manual de Políticas y Procedimientos de la Dirección General de Educación y Cultura H.H. Cuautla, Mor., a 14 de Julio del 2017

2 II. CONTENIDO Apartado Consecutivo del Apartado Portada Contenido Autorización Introducción Políticas Lista de Procedimientos Procedimientos Diagrama de Procedimientos Directorio Hoja de Participación I II III IV V VI VII VIII IX X

3

4 V.- INTRODUCCIÓN El Manual de Políticas y Procedimientos es un instrumento de control y apoyo administrativo, que describe las formas correctas de ejecutar las actividades propias del trabajo que se dan entre las unidades administrativas de la dependencia, enunciando sus políticas, estrategias y funciones, siendo por ello, un elemento de apoyo y orientación al funcionamiento administrativo e información al público en general. El presente Manual define responsabilidades de cada uno de los trabajadores, representa el instrumento de nuevas técnicas y herramientas enmarcadas en la nueva política de modernización administrativa, procurando ser más eficientes y eficaces en el quehacer administrativo a fin de evitar que se dupliquen actividades y hacer congruentes sus atribuciones con los objetivos, funciones, estructuras administrativas, programas y recursos disponibles, racionalizando así el uso de estos y orientando a realizar de una forma ordenada y cronológica los procedimientos de trabajo, delimitando a cada persona involucrada en los procesos a desarrollar hasta donde se debe y puede actuar. Por lo anterior, el presente Manual, representa una herramienta clave en la consecución de los objetivos y metas en materia de educación y cultura de este Gobierno Municipal.

5 V.- POLÍTICAS En caso de no encontrarse el Director General la correspondencia y documentos para firma se turna al Coordinador General. En caso de el niño o niña que representa al Narciso Mendoza cancelara su asistencia se tomara a bien asignar a un nuevo niño o niña para poder cubrir el personaje. Si se diera la situación de que no tallerista no asistiera a su colonia se recurrirá al directorio de talleristas para comisionar otra persona a fin de poder cubrir la clase. En caso de que no llegue el artista asignado al corredor se consultara al catalogo de artistas para cubrir el espacio libre. En caso de que la zona donde se ejecutara la actividad del cine movil no cuente con las medidas necesarias para la ejecución del mismo, se adaptara el equipo con el que se cuenta a las condiciones del lugar.

6 No. VI.- LISTA DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS Nombre 1 Atención de Correspondencia recibida 2 Comprobación de gastos para eventos 3 Préstamo de Plazas Públicas del Centro Histórico 4 Presentaciones en el Corredor Artístico Cultural 5 Realización de Eventos Artístico-Cultural 6 Proyección de Cine Itinerante en Instituciones Educativas 7 Realización de Informes mensuales y anuales 8 Información mensual para actualizar la página de transparencia 9 Responder todas las solicitudes de información pública 10 Resguardo de información digital e impresa para el archivo general del gobierno municipal 11 Elaboración del Programa Operativo Anual 12 Elaboración de los Manuales de Organización y Procedimientos

7 VII.- PROCEDIMIENTOS 1.- ATENCIÓN DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA. PASO PASO A SEGUIR DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE INICIO 1 Recibe, sella y firma el acuse de recibido y se turna el documento al Director General o Coordinador según sea el caso 2 Lee, analiza y da instrucciones a la secretaria para dar contestación al documento 3 Elabora el Oficio, Memorándum, Circular, etc. de contestación y lo entrega al Director General para firma. 4 Revisa el documento, lo firma y da instrucciones para su entrega oportuna. DIRECTOR GENERAL DE EDUCACIÓN Y CULTURA DIRECTOR GENERAL TIEMPO DE DESARROLLO DEL PROCESO 5 Lo pasa al mensajero para su entrega oportuna 6 Entrega el documento en el área correspondiente y regresa el acuse respectivo a la secretaria para darle seguimiento MENSAJERO 7 Recibe y archiva el acuse FIN DEL PROCESO

8 2.- COMPROBACIÓN DE GASTOS PARA EVENTOS. PASO PASOS A SEGUIR DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO DEL PROCESO INICIO 1 Presentar solicitud de recurso económico para pago del artista, al tesorero municipal. 2 Entrega al Director General la cantidad solicitada para el evento, mediante un recibo. 3 Recibe copia de identificación oficial (INE/IFE) del participante del evento y elabora contrato y recibo simple con los datos del participantes, fecha y hora del evento. 4 Paga al participante el día del evento y recaba firmas del contrato y recibo. 5 Realizar la comprobación de los gastos concentrando los formatos correspondientes, caratula, contrato, recibo y evidencia fotográfica del evento. 6 Saca copias fotostáticas del todo el juego de formatos con las firmas correspondientes y lo entrega a tesorería municipal. FIN DEL PROCESO DIRECTOR GENERAL DE EDUCACIÓN Y CULTURA TESORERO MUNICIPAL DIRECTOR GENERAL 5 DÍAS

9 3.- PRÉSTAMO DE PLAZAS PÚBLICAS DEL CENTRO HISTÓRICO PASOS PASOS A SEGUIR DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE INICIO 1 Recibe, sella y firma el acuse de recibido y se turna el documento al Director General o Coordinador según sea el caso. 2 Revisa las solicitudes y da instrucciones a la secretaria para dar contestación a cada una de ellas. 3 Se elabora la contestación correspondiente oficio y la carta convenio 4 Recibe la información y firma el acuse de recibido y la carta convenio DIRECTOR GENERAL DE EDUCACIÓN Y CULTURA SOLICITANTE TIEMPO DE DESARROLLO DEL PROCESO S 2 DÍA 2 DÍAS 5 Se archiva información FIN DEL PROCESO

10 4.- PRESENTACIONES EN EL CORREDOR ARTÍSTICO CULTURAL PASO PASOS A SEGUIR DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO DEL PROCESO INICIO 1 Entrevistas de talentos artísticos DIRECTOR GENERAL DE EDUCACIÓN Y CULTURA 2 Calendarización de los artistas DIRECTOR GENERAL DE EDUCACIÓN Y CULTURA 3 Prepara los contratos para los artistas 4 Firma de contrato de los artistas ARTISTAS 5 Presentaciones de los artistas DIRECTOR GENERAL DE EDUCACIÓN Y CULTURA FIN DEL PROCESO

11 5.- REALIZACIÓN DE EVENTOS ARTÍSTICO-CULTURAL PASOS PASOS A SEGUIR DE LA ACTIVIDAD REPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO DEL PROCESO INICIO 1 Elaboración de cronogramas de las actividades 2 Calendarización e itinerario de actividades 3 Elabora el Oficio de invitación a los artistas y lo entrega al Director General para firma. 4 Entrega la invitación al artista correspondiente y regresa el acuse respectivo a la secretaria para darle seguimiento DIRECTOR GENERAL DE EDUCACIÓN Y CULTURA DIRECTOR GENERAL DE EDUCACIÓN Y CULTURA SECRETERARIA MENSAJERO 7 DÍAS 2 DÁS 5 Recibe y archiva el acuse

12 6.- PROYECCIÓN DE CINE ITINERANTE E INSTITUCIONES EDUCATIVAS PASOS PASOS A SEGUIR DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO DEL PROCESO INICIO 1 Revisión de Espacios e Instalaciones Eléctricas. Coordinador Cine Móvil 2.- Montaje del Domo y Anillos de Seguridad Coordinador Cine Móvil y Apoyo Logístico 3.- Conexión y prueba de Equipo de Audio y Video. Coordinador Cine Móvil y Apoyo Logístico 4.- Proyección de Cortometraje. Coordinador Cine Móvil y Apoyo Logístico 5.- Desmontaje del equipo de Audio, Video, Domo y Anillos de seguridad. 6.- Fin del Proceso Coordinador Cine Móvil y Apoyo Logístico 1 hrs. 30 min. 10 min. 2 hrs. 30 min.

13 7.- INFORMES MENSUALES Y ANUAL DE ACUERDO A LOS INDICADORES DE GESTIÓN PASO PASOS A SEGUIR DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO DEL PROCESO INICIO 1 Se asiste al curso de capacitación de elaboración impartido por la Dirección de Planeación. 2 Concentrar y ordena la Información de resultados parciales de los indicadores de gestión. 5 DÍAS 3 Se elabora el informe mensual. 4 Se entrega el informe en la Dirección de Planeación. DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN FIN DEL PROCESO

14 8.- INFORMACIÓN MENSUAL PARA ACTUALIZAR LA PÁGINA DE TRANSPARENCIA PASO PASOS A SEGUIR DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO DEL PROCESO INICIO 1 Se asiste al curso de capacitación de elaboración impartido por la Unidad de Transparencia. 2 Recaba información sobre las solicitudes atendidas, clasifica la información de acuerdo a reservada, confidencial o pública, concentra la información clasificada como pública y la turna al Director para su revisión. 5 DÍAS 3 Se sube la información digital de acuerdo a los formatos de la Plataforma Nacional de Transparencia. 4 Se envía acuses a la Unidad de Transparencia. UNIDAD DE TRANSPARENCIA FIN DEL PROCESO

15 9.- RESPONDER TODAS LAS SOLICITUDES DE INFORMACIÓN PÚBLICA PASO PASOS A SEGUIR LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO DEL PROCESO INICIO 1 Recibe solicitud de Ciudadano 10 MIN. 2 Registra y clasifica las solicitudes recibidas, las turna al Director para su revisión. 3 Revisa las solicitudes y da instrucciones a la secretaria para dar contestación a cada una de ellas. 4 Se elabora la contestación a la petición. 5 La entrega al ciudadano, firma de recibido el acuse. DIRECTOR GENERAL DE EDUCACIÓN Y CULTURA 2 DÍA 3 DÍA 3 DÍA 6 Archiva el acuse FIN DEL PROCESO

16 10.- RESGUARDAR INFORMACIÓN DIGITAL E IMPRESA PARA EL ARCHIVO GENERAL DEL GOBIERNO MUNICIPAL PASO PASOS A SEGUIR DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO DEL PROCESO INICIO 1 Registra la correspondencia recibida, atendida y enviada. 30 DÍAS 2 Organiza la correspondencia interna y externa, impresa y digital. AUXILIAR ADMINISTRATIVO 3 Clasifica, la información de acuerdo a reservada, confidencial o pública. AUXILIAR ADMINISTRATIVO 4 Archiva la información impresa y hace un responsable de la información digital. AUXILIAR ADMINISTRATIVO FIN DEL PROCESO

17 11.- ELABORACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL PASO PASOS A SEGUIR DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO DEL PROCESO INICIO 1 Se asiste al curso de capacitación de elaboración impartido por la Dirección de Planeación. 2 Se recaba la información concerniente al Departamento sobre los proyectos en base a las líneas de acción y ejes transversales. 5 DÍAS 3 Elaboración del Programa Operativo Anual presupuestal sobre los lineamientos que se señalan en el Plan de Desarrollo Municipal. 10 DÍAS

18 4 Se remite de manera digital a la Dirección de Planeación para su revisión y observaciones respectivamente. 15 MIN. 5 Se aprueba. DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN 3 DÍA 6 Se imprime, firma y sella por parte del Director del departamento. DIRECTOR GENERAL DE EDUCACIÓN Y CULTURA 1 DÏA 7 Nuevamente se remite a la Dirección de Planeación para recabar las firmas de las áreas implicadas en la revisión, visto bueno, autorización y publicación. DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN 7 DÍA 8 Una vez firmados se resguardan en el Archivo del Departamento. 10 MIN. Fin del proceso 12.- ELABORACIÓN DE LOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN Y MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PASO PASOS A SEGUIR DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO DEL PROCESO INICIO 1 Se asiste a la capacitación de elaboración impartido por la Dirección de Planeación. 5 DÍAS

19 2 Recepción de la información necesaria 3 DÍAS 3 Realización de los Manuales tanto de Procedimiento y de Organización 2 SEMANAS 4 Se remite de manera digital a la Dirección de Planeación para su revisión y observación respectivamente. 15 MIN. 5 Se aprueban. DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN 3 DÍA 6 Se imprimen, firman y sellan por parte del jefe del departamento. DIRECTOR GENERAL DE EDUCACIÓN Y CULTURA 7 Nuevamente se remite a la Dirección de Planeación para recabar las firmas de las áreas implicadas en la revisión, visto DIRECCIÓN DE bueno, autorización y publicación. PLANEACIÓN 7 DÍA 8 Una vez firmados se resguardan en el Archivo del Departamento. 10 MIN: FIN DEL PROCESO VIII.- DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS 1.- ATENCIÓN DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

20 CLAVE: DGEyC

21 2.- COMPROBACIÓN DE GASTOS PARA EVENTOS

22 CLAVE: DGEyC

23 3.- PRÉSTAMOS DE PLAZAS PÚBLICAS DEL CENTRO HISTÓRICO

24 4.- PRESENTACIONES EN EL CORREDOR ARTÍSTICO CULTURAL

25 5.- REALIZACIÓN DE EVENTOS ARTÍSTICO-CULTURAL

26 6.- PROYECCIÓN DE CINE ITINERANTE E INSTITUCIONES EDUCATIVAS

27 7.- INFORMES MENSUALES Y ANUAL DE ACUERDO A LOS INDICADORES DE GESTIÓN

28 8.- INFORMACIÓN MENSUAL PARA ACTUALIZAR LA PAGINA DE TRANSPARENCIA

29 9.- RESPONDER TODAS LAS SOLICITUDES DE INFORMACIÓN PÚBLICA

30 10.- RESGUARDAR INFORMACIÓN DIGITAL E IMPRESA PARA EL ARCHIVO GENERAL DEL GOBIERNO MUNICIPAL

31 11.- ELABORACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL

32 12.- ELABORACIÓN DE LOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN, POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

33 X.- DIRECTORIO

34 Nombre y Puesto Teléfonos Oficiales Domicilio Oficial Profr. Gerardo Alberto Palomo Sánchez Director General de Educación y Cultura Plaza y Fuerte de Galeana, Altos Cine Robles s/n Col. Centro, Cuautla, Morelos. C.P. 627 Lic. Francisco Meza Guzmán Dirección de Educación Básica, Media Superior y Superior. Profr. Miguel Ángel Ortega Peña Dirección de Educación Abierta y a Distancia. Profra. Carmen Genis Sánchez Directora de Proyectos Educativos Batalla 19 de Febrero S/N, Antigua Estación del Ferrocarril Interoceánico, Col. Centro, Cuautla, Morelos. C.P Profra. Ruth C. Rodríguez López Directora de Artes y Cultura. Lic. Samuel Hernández Cronista Batalla 19 de Febrero S/N, Antigua Estación del Ferrocarril Interoceánico, Col. Centro, Cuautla, Morelos. C.P

35 Lic. Apsara Danae Muñoz Calderón Antrop. Iván Miguel Sánchez Flores Jorge Rafael Delgado Mendoza José Octavio Vidal Tlapala Eliseo Vidal Pérez Erwin Michelle Hernández Estrada Profr. Roberto Anzures Sánchez Asistente Especializado Plaza y Fuerte de Galeana, Altos Cine Robles s/n Col. Centro, Cuautla, Morelos. C.P Lic. Alondra Chaves Mendieta C. Anahí Liliana Becerra Bahena Secretarias Ejecutivas Plaza y Fuerte de Galeana, Altos Cine Robles s/n Col. Centro, Cuautla, Morelos. C.P Lic. Luz María Garay Tamayo Auxiliar Administrativo C. Ivis Joel Rodríguez López Auxiliar de Servicios Generales Plaza y Fuerte de Galeana, Altos Cine Robles s/n Col. Centro, Cuautla, Morelos. C.P Plaza y Fuerte de Galeana, Altos Cine Robles s/n Col. Centro, Cuautla, Morelos. C.P X.- HOJA DE PARTICIPACIÓN

36 NOMBRE DEL PARTICIPANTE Profr. Gerardo Alberto Palomo Sánchez PUESTO Encargado de Despacho de la Dirección General de Educación y Cultura C. Anahi Liliana Becerra Bahena Secretaria Ejecutiva