Procedimiento: Ocupación por asignación de plazas vacantes de confianza (ARH-PC-P-09)

Transcripción

1 Universidad Veracruzana Secretaría de Administración y Finanzas Dirección General de Recursos Humanos Dirección de Personal Departamento de Evaluación y Desarrollo de Personal Procedimiento: Ocupación por asignación de plazas vacantes de confianza (ARH-PC-P-09) 30 de mayo de 2017 "Lis de Veracruz: Arte, Ciencia, Luz"

2 Dirección General de Recursos Humanos Dirección de Personal Departamento de Evaluación y Desarrollo de Personal Edificio "A" de Rectoría, planta baja lomas del Estadio sin; Xalapa, Ver. Dr. José Raúl Trujillo jtrujillo@uv.mx c.p. Gloria Susana Paredes Martínez eparedes@uv.mx Mtra. Mitzy Martinez Beristáin mitmartinez@uv.mx Proceso: Administración de Recursos Humanos Subproceso: Profesionalización del P~rsonal de Confianza Procedimiento: Ocupación por asignación de plazas vacantes de confianza (ARH-PC-P-09) Página 2 de 10

3 Descripción Objetivo Garantizar que la asignación de las plazas vacantes temporales y definitivas de confianza con categorías de Oficial "A", Secretaria ejecutiva "A" o temporales menores a seis meses con categorías superiores, se realice bajo criterios objetivos de evaluación y selección dando prioridad a personal de la Institución; con la finalidad de que las Entidades académicas y Dependencias cuenten con el personal que posee el perfil, la experiencia y las competencias requeridas para desempeñar sus funciones tomando en cuenta lo establecido en este procedimiento y en la normatividad vigente. Alcance Se aplica a las Entidades académicas y Dependencias con plazas de confianza vacantes con categorías de Oficial "A", Secretaria ejecutiva "A", temporales menores a seis meses con categorías superiores, en apego a lo establecido en este procedimiento y en la normatividad vigente, así como al personal que interviene en la ejecución de este procedimiento. Definiciones Evaluación de competencias laborales Evaluación que provee una calificación objetiva sobre las 12 competencias institucionales para el desempeño consideradas en el perfil de la función específica de los puestos del personal de confianza. Evaluación de confianza Evaluación que diagnostica la integridad del evaluado cuyas conductas, actitudes y valores relacionados con el trabajo, pudieran interferir con los intereses de la institución; con base en siete escalas cuyo grado identifica conductas contra productivas. Evaluación psicométrica Evaluación que a través de la aplicación de instrumentos estandarizados permite obtener un perfil con rasgos específicos de las características personales de los evaluados. Evaluación técnica Evaluación cuyo objetivo es medir la pericia técnica requerida para la realización de ciertas funciones como la conducción de vehículos. Subproceso: Profesion.lizadón del person.1 de confi.nza Página 3 de 10

4 Evaluación de desempeño laboral Evaluación que realiza el Jefe Inmediato sobre el desempeño del personal de confianza a su cargo sobre una serie de 10 factores que determinan el desempeño laboral del candidato, que debe ser avalado por el Titular de la entidad académica o dependencia. Evaluación de conocimientos Evaluación que provee una calificación sobre el nivel de dominio de los conocimientos institucionales, normativos y técnicos que posee el personal de confianza para desempeñar la función específica del puesto. Plaza vacante definitiva Renglón presupuestal que no cuenta con un Titular. Plaza vacante temporal Renglón presupuestal en el cual el Titular se encuentra ausente por un determinado periodo. l. Políticas 1. El Departamento de Planeación y Seguimiento (DPS) es responsable de realizar el análisis de la plantilla de personal de la Entidad académica o Dependencia, así como de las necesidades institucionales, para determinar si procede la ocupación de la plaza vacante y las condiciones de la misma. 2. Todo personal propuesto para ocupar mediante asignación una plaza vacante temporal o definitiva, estará sujeto a un proceso de evaluación acorde a los criterios de la Oficina de Evaluación y Proyectos de Recursos Humanos. 3. Para la ocupación de las plazas vacantes definitivas con categoría de Oficial "A" y Secretaria ejecutiva "A", el Titular de la Entidad académica o Dependencia deberá proponer mediante oficio Hermes dirigido a la DGRH candidatos preferentemente de la institución, anexando expediente electrónico congruente con el perfil solicitado y en apego a los lineamientos vigentes para la integración de documentos en medio electrónico para contratación de personal. 4. Al personal que le se asignada un plaza vacante definitiva con categoría de Oficial "A" o Secretaria ejecutiva "A" será dado de alta con tipo de contratación de interino por plaza por un año. 5. Para la ocupación de las plazas vacantes temporales con categoría de Oficial "A" y Secretaria ejecutiva "A", el Titular de la Entidad académica o Dependencia deberá proponer mediante oficio Hermes dirigido a la DGRH candidatos preferentemente de la institución. "o~ro,,"m,""~"', "ru,= ""~"~ ~ Página.. de 10

5 6. La plazas vacantes temporales menores de seis meses con categorías superiores serán asignadas de manera interina con categoría Oficial "A" y Secretaria ejecutiva "A" 7. La Entidad académica o Dependencia debe requisitar el formato Propuesta de descripción y perfil para plaza vacante de confianza (ARH-PC-F-06) considerando lo siguiente: a. La función de la plaza vacante debe responder a la necesidad institucional. b. El perfil de la función debe ser acorde a las actividades a desempeñar. c. En caso de que la educación formal mínima requerida sea licenciatura, se deben especificar todas las carreras que provean de la formación necesaria para desempeñar la función. d. Se deben describir todos aquellos conocimientos institucionales, normativos y técnicos mínimos para desempeñar de forma satisfactoria las actividades. e. La experiencia debe describir las actividades o funciones ejecutadas con anterioridad y el tiempo requerido para asegurar el óptimo desempeño en la función. f. El horario que se establezca deberá considerar las necesidades del servicio que brinda la entidad académica o dependencia. 8. El candidato a evaluar deberá presentar el documento que avale el grado de estudios especificado en el formato Propuesta de descripción y perfil para plaza vacante de confianza (ARH-PC-F-06). 9. La evaluación para asignación de plazas temporales o definitivas con categoría de Oficial "A" y Secretaria ejecutiva "A" podrá incluir: a. Revisión curricular b. Evaluación de competencias laborales c. Evaluación de confianza d. Evaluación psicométrica e. Evaluación de conocimientos f. Evaluación del desempeño laboral g. Entrevista h. Evaluación técnica 11. Procedimiento Responsable Titular de la Entidad académica o Dependencia Actividad 1. Identifica la plaza vacante y requisita el formato ARH-PC-F-06 para la función requerida. 2. Solicita a la DGRH la autorización para la ocupación de la plaza vacante a través de un oficio Hermes, adjunta el formato ARH-PC-F-06 Subproceso: Pro(esionalización del personal de confianza Página 5 de 10

6 Departamento de Asuntos Técnicos Jefe del departamento de planeación y seguimiento Analista de planeación y seguimiento Jefe del departamento de planeación y seguimiento Jefe de oficina de evaluación y proyectos de recursos humanos Analista de evaluación de personal requisitado, firmado y la documentación del candidato. 3. Revisa el oficio Hermes de la DGRH y lo turna junto con el formato ARH-PC-F-06 requisitado al Jefe del departamento de planeación y seguimiento. 4. Recibe y valida la solicitud de autorización, el formato ARH-PC-F-06 y la situación de la plaza. 5. Turna al Analista de planeación y seguimiento con indicaciones. 6. Recibe el formato ARH-PC-F-06 y realiza análisis de la plantilla de la entidad académica o dependencia y la situación de la plaza. 7. Analiza el formato ARH-PC-F-06 y ajusta en caso necesario los elementos del mismo, tales como: funciones, experiencia, educación formal y nivel de responsabilidad. 8. En caso de que el formato ARH-PC-F-06 haya sido modificado, se solicita la firma de validación del titular de la Entidad académica o Dependencia. 9. Turna el formato ARH-PC-F-06 y la documentación del candidato indicando las características y_las condiciones bajo las cuales se debe asignar la plaza al Jefe del departamento de planeación y seguimiento. 10. Recibe y envía a través de oficio Hermes el formato ARH-PC-F-06 y la documentación del candidato al Jefe de oficina de evaluación de personal y proyectos de recursos humanos con copia de conocimiento al Jefe de departamento de evaluación y desarrollo y al Jefe de departamento de control de personal administrativo, indicando las características y condiciones bajo las cuales se asignará la plaza. 11. Recibe oficio, formato ARH-PC-F-06 y la documentación del candidato y verifica las características de la asignación y turna con indicaciones al Analista de evaluación de personal para iniciar con el proceso de evaluación. 12. Recibe formato ARH-PC-F-06 y la documentación del candidato con indicaciones para iniciar el proceso de evaluación y verificar la situación de los candidatos. 13. Ejecuta el proceso de evaluación con base a los Subpro ceso: Profesionalización del pe rsonal de confi anza Procedimiento: Ocupación por asignación de plazas vaca ntes de confianza Página 6 de I I

7 Jefe de oficina de evaluación y proyectos de recursos humanos Jefe de departamento de evaluación y desarrollo de personal Titular de la entidad académica o dependencia Dirección de Presupuestos Departamento de Asuntos Técnicos de la DGRH Oficial de recepción y distribución de correspondencia criterios internos establecidos. 14. Elabora cédula de resultados ARH-PC-F-19, integra expediente del candidato evaluado y turna al Jefe de oficina de evaluación y proyectos de recursos humanos 15. Revisa y valida la información del expediente conforme a los requisitos para la asignación de plaza y turna al Jefe de departamento de evaluación y desarrollo de personal. 16. Recibe, valida y firma la cédula de resultados ARH-PC-F-19 de los candidatos evaluados. 17. Recaba firma de aprobación de la DGRH. 18. Prepara y envía a la Entidad académica o Dependencia oficio Hermes de notificación de resultados adjuntando cédula de resultados ARH PC-F-19 indicando las condiciones para la elaboración de la propuesta movimiento de personal (ARH-GE-F-03) y marca copia de conocimiento al Director de Personal y a Jefe de departamento de control de personal administrativo. 19. Recibe vía Hermes notificación que adjunta cédula de resultados ARH-PC-F-19, requisita el formato de propuesta de movimiento de personal ARH-GE-F-03 y turna a la Dirección de Presupuestos. 20. Integra y sube al sitio de colaboración el expediente electrónico en apego a los lineamientos vigentes para la integración de documentos en medio electrónico 21. Recibe, valida y turna al Departamento de asuntos técnicos de la DGRH oficio adjuntando el formato de propuesta de movimiento de personal ARH-GE-F Recibe y entrega el formato de propuesta movimiento de personal ARH-GE-F-03 al Oficial de recepción y distribución de correspondencia del Departamento de Control de Personal Administrativo. 23. Recibe y anota en la Libreta de control de correspondencia ARH-GE-F-09 el formato de propuesta movimiento de personal ARH-GE-F-03 debidamente autorizado por la Dirección de Presupuestos y turna al Analista de cargas de Página 7 de 10

8 Analista de cargas de personal administrativo Mecanógrafo Analista de cargas de personal administrativo Oficial de cargas del personal administrativo Auxiliar de oficina Oficial de cargas del personal administrativo personal administrativo correspondiente. 24. Revisa que los datos de la propuesta coincidan con los datos contenidos en la Plantilla de personal de confianza, mandos medios y superiores ARH-P-F-02 y el oficio Hermes de notificación de resultados. 25. En caso de que no coincidan los datos de la propuesta con la plantilla y el oficio Hermes, se elabora oficio de devolución a la dependencia indicando los motivos por los cuales no es posible realizar el trámite de pago. 26. Valida que el expediente electrónico se encuentre en el sitio de colaboración completo y en orden, en caso de que no solicita a la Entidad Académica o Dependencia su integración al sitio. 27. Solicita asignación de número de movimiento de acuerdo al número consecutivo de la Libreta de control de números de movimiento ARH-GE-F-07 al Oficial de cargas de personal administrativo y da de alta en el módulo de cargas administrativas y turna a mecanógrafo. 28. Elabora la Relación de movimientos de personal ARH-GE-F-06 y turna al Analista de cargas de personal administrativo. 29. Valida que los datos contenidos en la relación sean correctos y firma en el espacio correspond iente. 30. Turna al Oficial de cargas del personal administrativo para su envío a la Dirección de Nóminas. 31. Recibe el formato propuesta movimiento de personal ARH-GE-F-03 y los separa en dos tantos, uno para la Dirección de Nóminas y otro para el Departamento de Personal de Control Administrativo. 32. Coloca facsímil y turna al Auxiliar de oficina de la Dirección de Personal para su entrega en la Dirección de Nóminas. 33. Recaba los sellos de recibido en la Dirección de Nóminas y entrega al Oficial de cargas del personal administrativo. 34. Registra en Libreta de control de números de movimiento (ARH-GE-F-07) y en la Relación. de movimientos de personal (ARH-GE-F-06) la fecha Página 8 de 10

9 Analista de cargas de personal administrativo de recepción del formato propuesta movimiento de personal (ARH-GE-F-03) y lo entrega al Analista de cargas de personal administrativo. 35. Recibe, ordena de manera alfabética los movimientos, recaba firma del Jefe del departamento de control de personal administrativo así como del Director de Personal, los resguarda en su gaveta por 20 días por cualquier aclaración y envía al archivo. Fin del procedimiento IV. Documentos de consulta 1. Lineamientos para la Profesionalización del Personal de Confianza vigente. V. Formatos Identificación ARH-PC-F-06 ARH-I-F-22 ARH-PC-F-08 ARH-PC-F-01 ARH-PC-F-19 ARH-P-F-02 ARH-GE-F-03 ARH-GE-F-06 ARH-GE-F-07 ARH-GE-F..:09 Nombre del formato Propuesta de descripción y perfil para plaza vacante de confianza Solicitud de empleo Síntesis curricular Evaluación del desempeño laboral Cédula de resultados Plantilla de personal de confianza, mandos medios y superiores Propuesta movimiento de personal Relación de movimientos de personal Libreta de control de números de movimiento Libreta de control de correspondencia VI. Calendario. No se aplica VII. Atención a usuarios Departamento de Planeación y Seguimiento rarojas@uv.mx Extensión Departamento de Evaluación y Desarrollo de Personal mitmartinez@uv.mx Extensión 1111 O Departamento de Control de Personal Administrativo mcarino@uv.mx Extensión Proceso: Administ ración de recursos humanos Procedimiento: Ocupación por asignación de plazas vacan t es de con fianza Pági na 9 de 10

10 VIII. Histórico de revisiones I FECHA I SECCiÓN O MODIFICADA I No. D~ REVISiÓN O PÁGINA REVISION MODIFICACiÓN DESCRIPCiÓN DE LA REVISiÓN O MODIFICACiÓN O No se aplica No se aplica No se aplica Definiciones - Se agregaron definiciones - Se modificaron en contenido las Procedimiento actividades 2,9,10,11,12,14,16,18 Y /05/ Se agregaron las actividades 20 y 25 - Se modificó clave de formato ARH-PC- Formatos - F-08 Síntesis curricular Se agregó el formato ARH-PC-F-19 Cédula de resultados IX. Firmas de autorización PROPONE I AUTORI.ZA ~ Mt. itzy Martínez Beristáin Jefe del Departamento de Evaluación y Desarrollo de Personal 30/05/ /05/2017 Página 10 de 10