Procedimiento: Ocupación de plaza vacante de confianza (ARH-PC-P-01)

Transcripción

1 Secretaría de Administración y Finanzas Dirección General de Recursos Humanos Dirección de Personal Departamento de Evaluación y Desarrollo de Personal (ARH-PC-P-01) 16 de mayo de 2017 Lis de Veracruz: Arte, Ciencia, Luz

2 Dirección General de Recursos Humanos Dirección de Personal Departamento de Evaluación y Desarrollo de Personal Departamento de Planeación y Seguimiento Edificio A de Rectoría, planta baja Lomas del Estadio s/n; Xalapa, Ver. Dr. José Raúl Trujillo jtrujillo@uv.mx C.P. Gloria Susana Paredes Martínez gparedes@uv.mx Mtra. Mitzy Martínez Beristáin mitmartinez@uv.mx Mtra. Rain Rojas Molina rarojas@uv.mx Página 2 de 13

3 (ARH-PC-P-01) CONTENIDO Descripción Políticas Procedimiento ocupación de plaza vacante de confianza Documentos de consulta Calendario Atención a usuarios Preguntas frecuentes Página 3 de 13

4 I. Descripción Objetivo Garantizar que las plazas vacantes de confianza se ocupen aplicando criterios objetivos de evaluación y selección, priorizando al personal con experiencia en la Institución a fin que las entidades académicas y dependencias cuenten con el personal que posee el perfil, la experiencia y las competencias requeridas para desempeñar sus funciones tomando en cuenta lo establecido en los lineamientos de profesionalización para el personal de confianza. Alcance Se aplica a las entidades académicas y dependencias con plazas de confianza vacantes temporales mayores a seis meses o definitivas, según lo establecido en los lineamientos para la profesionalización del personal de confianza, así como al personal que interviene en la ejecución de este procedimiento. Definiciones Evaluación de competencias laborales Evaluación que provee una calificación objetiva sobre las 12 competencias institucionales para el desempeño consideradas en el perfil de la función específica de los puestos del personal de confianza. Evaluación de conocimientos Evaluación que provee una calificación sobre el nivel de dominio de los conocimientos institucionales, normativos y técnicos que posee el personal de confianza para desempeñar la función específica del puesto. Evaluación de desempeño laboral Evaluación que realiza el Jefe Inmediato sobre el desempeño del personal de confianza a su cargo sobre una serie de 10 factores que determinan el desempeño laboral del candidato, que debe ser avalado por el Titular de la entidad académica o dependencia. Plaza vacante definitiva Renglón presupuestal que no cuenta con un titular. Plaza vacante temporal Renglón presupuestal en el cual el titular se encuentra ausente por un determinado periodo. II. Políticas 1. El Departamento de Control de Personal Administrativo (DCPA) es responsable de identificar y notificar las plazas vacantes para el análisis correspondiente. Página 4 de 13

5 2. El Departamento de Planeación y Seguimiento (DPS) es responsable de realizar el análisis de la plantilla del personal de confianza y eventual y de las necesidades institucionales para que la Secretaría de Administración y Finanzas (SAF) determine la ubicación de la plaza vacante. 3. La convocatoria se emitirá de acuerdo a los Lineamientos para la profesionalización del personal de confianza vigentes. 4. La entidad académica o dependencia debe requisitar el formato Propuesta de descripción y perfil para plaza vacante de confianza (ARH-PC-F-06) considerando las descripciones y perfiles de puestos tipo de confianza autorizados. 5. Los elementos de calificación, su equivalencia porcentual y requisitos del concurso, deben ser especificados en cada convocatoria. 6. Los puntajes o criterios vigentes de cada elemento de evaluación se encuentran establecidos de la siguiente forma: Elementos Evaluación de Competencias Examen de Conocimientos Evaluación del Desempeño Total Puntaje 35% 45% 20% 100% 7. El personal que resulte ganador podrá participar en otros concursos después de que hayan transcurrido por lo menos un año a la fecha del movimiento de alta en la plaza obtenida por concurso. De las Competencias a. La evaluación de competencias se aplica con el sistema aprobado por la Dirección General de Recursos Humanos, de forma presencial y por medio del uso del equipo de cómputo. b. El puntaje del 35% se asignará cuando el perfil de efectividad obtenido en la evaluación sea de 60 puntos o superior, este puntaje corresponde al rango superior obtenido en promedio por el personal ya evaluado dentro de la Universidad Veracruzana. c. Cuando el perfil de efectividad sea inferior a 60 puntos se asignará la parte proporcional del porcentaje establecido. Del Examen de Conocimientos a. El examen de conocimientos se integra por 30 reactivos teóricos y/o prácticos que se conforman de la siguiente manera: 10 de conocimientos instituciones y normativos generales de la Institución. 10 de conocimientos instituciones y normativos de la función que se convoca. 10 de conocimientos técnicos específicos. b. El examen se aplica en la plataforma educativa institucional EMINUS, a través del uso del equipo de cómputo. Página 5 de 13

6 c. El puntaje del 45% se asignará cuando el candidato conteste correctamente los 30 reactivos del examen, cuando el puntaje sea inferior se asignará la parte proporcional del porcentaje establecido. Del Desempeño laboral a. La evaluación del desempeño que realiza el Jefe inmediato del candidato con la revisión del Titular de la entidad o dependencia, califica 10 factores con un valor máximo de 5 puntos cada uno. b. El puntaje del 20% se asignará cuando el candidato obtenga 50 puntos en su evaluación del desempeño, cuando el puntaje sea inferior se asignará la parte proporcional del porcentaje establecido. Es facultad de la SAF actualizar los criterios de evaluación, debiéndose modificar y notificar oportunamente. 8. La evaluación de competencias laborales se lleva a cabo con el sistema automatizado autorizado por la Dirección General de Recursos Humanos (DGRH) en cada ejercicio fiscal. III. Procedimiento Responsable Titular de la entidad académica o dependencia Departamento de Asuntos Técnicos Jefe del departamento de planeación y seguimiento Analista de planeación y seguimiento Actividad 1. Identifica la plaza vacante y requisita el formato ARH-PC-F- 06 para la función requerida. 2. Solicita a la DGRH la autorización para la ocupación de la plaza vacante a través de un Oficio vía Hermes y adjunta el formato ARH-PC-F-06 requisitado y firmado por el Titular del área. 3. Revisa el oficio vía Hermes de la DGRH y lo turna junto con el formato ARH-PC-F-06 requisitado al Jefe del departamento de planeación y seguimiento 4. Recibe y valida la solicitud de autorización, el formato ARH- PC-F-06 y la situación de la plaza. 5. Turna al Analista de planeación y seguimiento con indicaciones. 6. Recibe documentación y realiza análisis de la plantilla de la entidad académica o dependencia de adscripción de la plaza vacante. 7. Analiza el formato ARH-PC-F-06 y ajusta en caso necesario los elementos del mismo, tales como: funciones, experiencia, educación formal y nivel de responsabilidad. 8. En caso de que el formato ARH-PC-F-06 haya sido modificado, se solicita la firma de validación del titular de la entidad académica o dependencia. 9. Turna el formato ARH-PC-F-06 indicando los datos de la plaza vacante al Jefe de departamento de planeación y seguimiento. Página 6 de 13

7 Jefe del departamento de planeación y seguimiento Jefe de departamento de evaluación y Analista de evaluación de personal Jefe de oficina de evaluación y proyectos de recursos humanos Jefe de departamento de evaluación y Secretaria particular de la SAF Analista de seguimiento de sistemas y proyectos Secretaria particular de la SAF 10. Recibe el formato ARH-PC-F-06 y turna vía Hermes al Jefe del departamento de evaluación y, indicando los datos de la plaza a convocar. 11. Recibe oficio y copia del formato ARH-PC-F-06 para verificación, registro y control de documentos, y turna vía Hermes al Analista de evaluación de personal. Continúa en la actividad Envía al Analista de capacitación copia del formato ARH-PC- F-06 para iniciar con el proceso de evaluación. Continúa en la actividad Recibe oficio, analiza y determina las fechas para entrega de documentos, evaluación y publicación de convocatorias e informa al Jefe de oficina de evaluación y proyectos de recursos humanos. 14. Elabora la convocatoria y actualiza el Cuadro de control de convocatorias (ARH-PC-F-12), así como el Calendario de evaluación de convocatorias (ARH-PC-F-13). 15. Agenda los espacios requeridos para evaluación e informa al Jefe de oficina de evaluación y proyectos de recursos humanos. 16. Elabora la tarjeta informativa y requisita el formato de solicitud de publicación de información para los portales SAF y turna al Jefe de oficina de evaluación y proyectos de recursos humanos para revisión. 17. Elabora y envía al Analista de capacitación las fechas de notificación de temario y aplicación de exámenes de conocimientos. Continúa en la actividad Valida y revisa la convocatoria, la tarjeta informativa y el formato de solicitud de publicación de información para los portales SAF y turna al Jefe de departamento de evaluación y. 19. Recibe, revisa y recaba rubrica de aprobación del Director General de Recursos Humanos y turna a la Secretaria particular de la SAF la convocatoria, tarjeta informativa y el formato de solicitud de publicación de información para los portales SAF. 20. Recibe convocatoria, tarjeta informativa y formato de solicitud de publicación de información para los portales SAF; recaba la firma de autorización del Secretario de administración y finanzas y turna al Analista de seguimiento de sistemas y proyectos. 21. Recibe, escanea y publica la convocatoria en los portales web solicitados y notifica al Jefe del departamento de evaluación y. Continúa en la actividad Entrega la convocatoria y la tarjeta informativa a la Secretaria particular de la SAF para su resguardo y archiva el formato de solicitud de publicación de información para los portales SAF. 23. Recibe y resguarda convocatoria y la tarjeta informativa. 24. Recibe notificación e informa al Jefe de oficina de evaluación y proyectos de recursos humanos y al Analista de evaluación de personal que las convocatorias se encuentran publicadas. Página 7 de 13

8 Analista de evaluación de personal Analista de capacitación Jefe del departamento de asuntos técnicos Jefe del departamento de control de personal administrativo Analista de control y seguimiento 25. Notifica a los titulares y administradores de las entidades académicas o dependencias que la convocatoria ha sido publicada y solicita sea difundida con el personal adscrito a la misma. 26. En caso de que la convocatoria sea abierta a las entidades académicas y dependencias de la Universidad Veracruzana, solicita al DPS la difusión por correo a los administradores de todas las entidades académicas y dependencias. 27. Elabora y envía por correo al Jefe del departamento de asuntos técnicos, el cronograma de recepción y entrega de documentación de participación de los aspirantes así como de la entrega de evaluación del desempeño. Continúa en la actividad Elabora y envía por correo al Jefe del departamento de control de personal administrativo, el cronograma de recepción, entrega y validación de la documentación de participación de los aspirantes. Continúa en la actividad Recibe el formato ARH-PC-F-06 y las fechas de evaluación. Diseña el temario y reactivos para la evaluación de conocimientos institucionales, técnicos y normativos que se utilice en cada convocatoria y turna al Jefe de la oficina de evaluación y proyectos de recursos humanos el temario de examen de conocimientos. Continúa en la actividad Recibe cronograma e informa a las recepcionistas de correspondencia. 31. Recibe la Solicitud para participación en convocatoria ARH- PC-F-07 y Síntesis curricular ARH-PC-F-08 de los candidatos y turna al Jefe del departamento de control de personal administrativo. Continúa en la actividad Recibe el cronograma y notifica al Analista de control y seguimiento. Continúa en la actividad Recibe la Solicitud de participación para convocatoria (ARH- PC-F-07) y Síntesis curricular (ARH-PC-F-08) de los candidatos y turna al Analista de control y seguimiento. Continúa en la actividad En caso que no existan solicitudes para participar en la convocatoria, notifica con oficio al Jefe de departamento de evaluación y con atención al Jefe de oficina de evaluación y proyectos de recursos humanos y al Jefe del departamento de planeación y seguimiento que la convocatoria se encuentra desierta. 35. Elabora oficio comunicando al Titular de la entidad académica o dependencia que la convocatoria se declara desierta y deberá atender lo establecido en los Lineamientos para la profesionalización del personal de confianza. Continúa en la actividad Recibe las solicitudes y valida la situación laboral y administrativa de los participantes, de acuerdo a los requisitos de la convocatoria y genera la Relación de personal que solicita participar en convocatoria (ARH-PC-F- 03) correspondiente que turna junto con las solicitudes al Jefe de departamento de control de personal administrativo. 37. Acuerda con el jefe del departamento de control de personal Página 8 de 13

9 Jefe de departamento de control de personal administrativo Jefe de oficina de evaluación y proyectos de recursos humanos Analista de evaluación de personal administrativo las observaciones anotadas en la Relación de personal que solicita participar en convocatoria (ARH-PC-F- 03). 38. Elabora el oficio para la entrega de solicitudes y Relación de personal que solicita participar en convocatoria (ARH-PC-F- 03), y turna al Jefe de departamento de control de personal administrativo para su rúbrica. 39. Recibe, valida y rubrica el oficio de entrega de solicitudes y de la Relación de Personal que solicita participar en convocatoria (ARH-PC-F-03). 40. Recaba firma del Director de personal y turna toda la documentación al. 41. Recibe, verifica, registra y turna al Jefe de la oficina de evaluación y proyectos de recursos humanos las solicitudes de participación de convocatoria. 42. Recibe, verifica y turna las solicitudes de participación al Analista de evaluación de personal. 43. Recibe, verifica y valida los contenidos del temario de conocimientos y turna al Analista de evaluación de personal. Continúa en la actividad Recibe las Solicitudes para participación en convocatoria ARH-PC-F-07 y Síntesis curricular ARH-PC-F-08, se realiza la verificación documental de los requisitos de la convocatoria en cuanto a escolaridad y experiencia, posteriormente se valida la experiencia vía telefónica con el jefe inmediato de los participantes. 45. Registra la información en la Cédula de resultados de convocatoria ARH-PC-F-02 e imprime. 46. Elabora los oficios para notificar a los candidatos que no cubren los requisitos establecidos, el motivo por el cual no participa en la convocatoria y turna al Jefe del departamento de evaluación y. Continúa en la actividad Elabora los oficios de notificación para los Titulares de las entidades académicas y dependencias, indicando las personas que cumplen los requisitos y participan en la convocatoria y turna al Jefe del departamento de evaluación y. Continúa en la actividad Recibe, revisa, firma y turna los oficios para notificar a los candidatos que no cubren los requisitos de participación en convocatoria al Analista de evaluación de personal. Continúa en la actividad Recibe los oficios de notificación para los Titulares de las entidades académicas y dependencias de la participación de su personal en convocatoria, revisa y recaba la firma de la DGRH y turna al Analista de evaluación de personal. Continúa en la actividad 52. Página 9 de 13

10 Analista de evaluación de personal Analista de capacitación / Analista de evaluación de personal Jefe del departamento de asuntos técnicos Analista de evaluación de personal Jefe de oficina de evaluación y proyectos de recursos humanos 50. Recibe oficios y notifica a los candidatos que no participan en la convocatoria. 51. Notifica vía correo electrónico a los candidatos que participan en la convocatoria indicando las fechas, los horarios y los temarios de estudio para su proceso de evaluación. Continúa en la actividad Recibe oficios y notifica a los Titulares de entidades y/o dependencias sobre la participación de sus colaboradores en el concurso de convocatoria indicando las fechas y horarios, y envía el formato de la Evaluación del desempeño laboral ARH-PC-F-01 debiendo requisitarlo y entregarlo por oficio en las fechas que se le indiquen al Departamento de asuntos técnicos. Continúa en la actividad Verifica e informa al Analista de capacitación quienes participan en la evaluación de conocimientos. Continúa en la actividad Aplica la evaluación de competencias a los candidatos de la convocatoria. 55. Genera los reportes de evaluación de competencias, analiza los resultados y registra en la Cédula de resultados de convocatoria (ARH-PC-F-02) correspondiente. Continúa en la actividad Aplica la evaluación de conocimientos. Continúa en la actividad Recibe los formatos de la evaluación de desempeño laboral ARH-PC-F-01, mediante oficio dirigido a la Dirección General de Recursos Humanos y turna al Analista de evaluación de personal. 58. Recibe y registra la puntuación de la evaluación del desempeño. 59. Califica el examen de conocimientos y registra ambos puntajes en la Cédula de resultados de convocatoria ARH- PC-F Verifica y analiza la información en la Cédula de resultados de convocatoria ARH-PC-F-02, define al ganador del concurso y turna al Jefe de la oficina de evaluación y proyectos de recursos humanos los resultados, imprime y turna le expediente de la convocatoria al Jefe de oficina de evaluación y proyectos de recursos humanos. 61. Recibe el expediente de la convocatoria, analiza y valida la Cédula de resultados de convocatoria ARH-PC-F Elabora el oficio de resultados y requisita el formato de solicitud de publicación de información para los portales SAF. 63. Turna Cédula de resultados de convocatoria ARH-PC-F-02, expedientes del proceso de evaluación de convocatoria, oficios de resultados y formato de solicitud de publicación de información para los portales SAF al Jefe de departamento de evaluación y. 64. Recibe, revisa y presenta para firma y rúbrica de la DGRH, la Cédula de resultados de la convocatoria ARH-PC-F-02, oficios de resultados y formato de solicitud de publicación de información para los portales SAF. Página 10 de 13

11 Secretaria particular de la SAF Analista de seguimiento de sistemas y proyectos Secretaria particular de la SAF Jefe de oficina de evaluación y proyectos de recursos humanos Titular de la entidad académica o dependencia / Administrador Dirección de Presupuestos Departamento de Asuntos Técnicos de la DGRH Oficial de recepción y distribución de correspondencia Analista de cargas de personal administrativo 65. Turna a la Secretaria particular de la SAF el oficio de resultados de convocatoria y el formato solicitud de publicación de información para los portales SAF. Continúa en la actividad Turna al Jefe de oficina de evaluación y proyectos de recursos humanos los expedientes de los participantes para resguardo. Continúa en la actividad Recibe el oficio de resultados de convocatoria y el formato de solicitud de publicación de información para los portales SAF, recaba la firma del Secretario de Administración y Finanzas y turna al Analista de seguimiento de sistemas y proyectos. 68. Recibe, escanea y publica el oficio de resultados de convocatoria en los portales web solicitados y notifica al Jefe del departamento de evaluación y. Continúa en la actividad Entrega el oficio de resultados de convocatoria a la Secretaria particular de la SAF para su resguardo. 70. Recibe el oficio de resultados de convocatoria, envía vía Hermes al titular de la entidad académica o dependencia y archiva el original. Continúa en la actividad Recibe notificación e informa al Jefe de oficina de evaluación y proyectos de recursos humanos que los resultados de convocatorias se encuentran publicados. 72. Recibe y resguarda en carpetas los expedientes de los participantes de la convocatoria. 73. Cuando el ganador es de una entidad académica o dependencia distinta a la de la convocatoria, elabora los oficios a los Titulares de las distintas entidades académicas y dependencias para que convoquen la plaza liberada por el ganador de la convocatoria y turna al Jefe del departamento de evaluación y. 74. Recibe el oficio, revisa y recaba la firma de la DGRH, y entrega a la entidad académica o dependencia que corresponda. Continúa en la actividad Recibe el oficio de resultados, requisita el Formato propuesta movimiento de personal ARH-GE-F-03 y turna a la Dirección de Presupuestos. 76. Recibe, valida y turna al Departamento de Asuntos Técnicos de la DGRH mediante oficio adjuntando el Formato de propuesta movimiento de personal ARH-GE-F Recibe y entrega los Formatos de propuesta movimiento de personal ARH-GE-F-03 al Oficial de recepción y distribución de correspondencia del Departamento de Control de Personal Administrativo. 78. Recibe y anota en la Libreta de control de correspondencia ARH-GE-F-09 los Formatos propuesta movimiento de personal ARH-GE-F-03 debidamente autorizado por la Dirección de Presupuestos y turna al Analista de cargas de personal administrativo correspondiente. 79. Revisa que los datos contenidos en la propuesta coincidan con los datos contenidos en la convocatoria, en el oficio de resultados de convocatoria y con los contenidos en la Página 11 de 13

12 Mecanógrafo Analista de cargas de personal administrativo Oficial de cargas del personal administrativo Auxiliar de oficina Oficial de cargas del personal administrativo Analista de cargas de personal administrativo Plantilla de personal de confianza, mandos medios y superiores ARH-P-F Solicita asignación de número de movimiento de acuerdo al número consecutivo de la Libreta de control de números de movimiento ARH-GE-F-07 al Oficial de cargas de personal administrativo y da de alta en el módulo de cargas administrativas y turna al mecanógrafo. 81. Elabora la Relación de movimientos de personal ARH-GE-F- 06 y turna al Analista de cargas de personal administrativo. 82. Valida que los datos contenidos en la relación sean correctos y firma en el espacio correspondiente. 83. Turna al Oficial de cargas del personal administrativo para su envío a la Dirección de Nómina. 84. Recibe los formatos Propuesta movimiento de personal ARH-GE-F-03 y los separa en dos tantos, la copia para el Departamento de nóminas y el original para el Departamento de control de personal administrativo. 85. Coloca facsímil en la copia de los formatos de Propuesta movimiento de personal y entrega los dos tantos al Auxiliar de oficina de la Dirección de Personal para su entrega en la Dirección de Nóminas. 86. Recaba en los formatos originales los sellos de recibido en la Dirección de Nóminas y entrega al Oficial de cargas del personal administrativo. 87. Registra en Libreta de control de números de movimiento (ARH-GE-F-07) y en la Relación de movimientos de personal (ARH-GE-F-06) la fecha de recepción de los Formatos propuesta movimiento de personal (ARH-GE-F-03) y entrega formatos (ARH-GE-F-03) al Analista de cargas de personal administrativo. 88. Recibe y ordena de manera alfabética los movimientos y los resguarda en su gaveta por 20 días por cualquier aclaración, recabando firma del Jefe del departamento de control de personal administrativo así como del Director (a) de personal y envía al archivo. 89. Fin del procedimiento IV. Documentos de consulta - Lineamientos para la Profesionalización del Personal de Confianza vigentes. Página 12 de 13

13 V. Formatos Identificación ARH-PC-F 06 ARH-PC-F 03 ARH-PC-F 07 ARH-PC-F 08 ARH-PC-F 01 ARH-PC-F-02 ARH-P-F-02 ARH-GE-F-03 ARH-GE-F-06 ARH-GE-F-07 ARH-GE-F-09 Nombre del formato Propuesta de descripción y perfil para plaza vacante de confianza Relación de personal Que solicita participar en convocatoria Solicitud para participación en convocatoria Sintesis curricular Evaluación del desempeño laboral Cédula de resultados de convocatoria Plantilla depersonal de confianza. mandos medios y superiores Propuesta movimiento de personal Relación de movimientos deoersonal Libreta de control de números de movimiento Libreta de control de correspondencia VI. Calendario No se aplica. VII. Atención a usuarios Departamento de Evaluación y Desarrollo de Personal mitmartinez@uv.mx Extensión y VIII. Histórico de revisiones ~ ~. DE I I FECHA REVISiÓN I SECCiÓN O 1'... o" IX. Firmas de autorización," '" ;.,',',', l,;y~'i! DESCRIPCiÓN DE LA REVISiÓN O :"';., ~;', PÁGINA VISIÓN/'" O MODIFICACiÓN ','-''' _:~,o,.,'\ ',- 'o::. MODIFICACiÓN.'l.-J.';~.'. :,:,-"." '. " ~'".-~.~.',',... ',.r, I~ ~' 1 ~,;.;'J:. MODIFICADA...:... ~' : _.,.~~l7.,~ ' >\ <';~"\..r~~. ~ :\~,(\. ;-... _""I O No se aplica No se aplica 11. Políticas, 1 12/05/ Procedim iento, No se aplica - Se realizó la actualización de los apartados conforme a las mejoras realizadas al procedimiento. Mira. Mir.r,! ",rt,ln., ~. " ;,I; ; n Jefe del n.,,,rl~m. nt, y cjkl'léc:u,s9s Humanos 16/05/ /05/2017 Subproceso: Profesionalizadón del personal de confianza Procedimiento: Ocupación de plaza vacante de conlhnn P;Íg i n~ 13 de 1)