El conocimiento donde debe estar. Integración con Microsoft Office

Transcripción

1 El conocimiento donde debe estar Integración con Microsoft Office

2 Axentria integrando personas, procesos conocimiento IO INTEGRACIÓN CON MICROSOFT OFFICE Axentria IO, ha sido concebida como una potente herramienta capaz de brindarle a distintos usuarios de la suite de productos Microsoft Office, la posibilidad de guardar documentos directamente en el gestor documental Axentria DM, mediante la integración en las opciones de guardado en los productos Microsoft Office. Su interfaz simple e intuitiva, permite al usuario realizar múltiples operaciones como guardar nuevos documentos, crear nuevas versiones de los mismos, borradores, copias y guardar con bloqueo de edición dejando indexados todos éstos en Axentria, permitiendo además buscar y abrir documentos de forma integrada y eficiente. Todas las operaciones antes mencionadas son parametrizables y pueden ser restringidas mediante la asignación de permisos por usuario, permitiendo o no que el usuario pueda guardar documentos fuera del gestor documental. La misma seguridad y auditoría que ofrece Axentria, están presentes en la integración con Microsoft Office, logrando de esta manera, que el uso de los distintos productos Microsoft Office se vea fortalecido en estos aspectos. Mediante la interfaz integrada de Axentria, es posible: Crear nuevos documentos. Crear documentos tomando como base distintas plantillas pre-definidas. Guardar documentos en desarrollo como borrador. Generar nuevas versiones de documentos. Gestionar documentos vivos. Publicar rápidamente nuevos documentos en el gestor documental. Consultar documentos.

3 Axentria integrando personas, procesos conocimiento Principales funcionalidades Ejecutar el gestor documental Axendria DM Bloqueo para edición exclusiva Operación previa a crear una nueva versión de documento. Una vez obtenido el resultado de búsqueda, puede realizarse el bloqueo (Check-out) para su edición. Esta acción, marcará con un ID el documento, el cual luego será utilizado por Axentria para identificarlo, comprobar su existencia y estado. Editar documento Operación previa a la generación de un nuevo documento a partir de otro. Solo se requiere hacer doble clic sobre el documento deseado para abrirlo y realizar modificaciones. Versionado v.1 v.2 Los usuarios disponen de dos formas de generar nuevas versiones de un documento: La primera es mediante la realización de un desbloqueo (Checkin) utilizando las operaciones antes descriptas. v.3 La segunda, es hacer coincidir nombre, ubicación y tipo de documento con los de un documento pre-existente en Axentria. Ambas operaciones habilitan al usuario la posibilidad de ingresar una etiqueta descriptiva para el mismo.

4 Guardar cambios o generar nuevas versiones Guardar documentos nuevos Al seleccionar la opción Guardar en Axentria, se procede a la importación de un nuevo documento, solicitando datos de indexación. Crear nuevos documentos a partir de otros Una vez concluida la edición de un documento pre-existente sin haber realizado el Check-out del mismo, podrá ser guardado en Axentria como un nuevo documento. Guardar en Axentria y mantener bloqueo de edición (Check-out) Es la forma de realizar salvados intermedios de un documento en el que se trabaja. La opción de mantener en Check-out el documento, se activa al momento de guardar en el gestor documental Axentria DM el documento y solo será accesible para el usuario creador, hasta tanto no realice el Chek-in del mismo, generando una nueva versión del documento. Guardar Borrador Permite realizar guardados intermedios de un documento en desarrollo, sin generar una nueva versión de éste, siendo aplicable a documentos en estado de Check-out y manteniendo este estado hasta no realizar el Check-in. Liberación (Check-in) de documentos Cuando un documento este marcado con un ID, se habilita la opción de Check-in, verificando su existencia en el sistema y estado. Si existiese en el gestor documental, genera una nueva versión del mismo, y en caso de no existir, se procede a la importación de un nuevo documento. Check-out: Mantiene bloqueado un documento durante su edición. Check-in: libera el bloqueo del documento y genera una nueva versión en Axentria.

5 Axentria integrando personas, procesos conocimiento Beneficios de la integración de Axentria con herramientas Microsoft Office Gestión de documentos vivos La implementación de Axentria para Microsoft Office en su organización, implica la posibilidad de gestionar de forma eficaz y sencilla, los documentos que requieran de una constante actualización. Estos, pueden ser parte de un proceso o etapa de trabajo dentro de un ambiente colaborativo de desarrollo, donde distintas personas pueden aportar conocimiento para la obtención de documentos ricos en su contenido. Mayor productividad Su capacidad de creación, edición y guardado de documentos, se ve incrementada al disponer de distintas herramientas, que permiten generar nuevos documentos a partir de plantillas predefinidas o de un documento pre-existente, además de compartir instantáneamente la actualización de un documento, nuevos documentos o guardado de borradores en el gestor documental de Axentria Reducción de tiempo de búsqueda El usuario puede optimizar sus tiempos de trabajo, en operaciones de búsqueda o consulta de documentos, ejecutando el gestor documental Axentria DMP desde la interfaz integrada de Axentria para Microsoft Office. Control y seguridad El control del nivel de acceso por usuario sobre distintos documentos, permite mantener un ambiente seguro de trabajo, permitiendo un control de cambios o auditar acciones.

6 IO INTEGRACIÓN CON MICROSOFT OFFICE