GESTIÓN ELECTRÓNICA 2.0 UNA NUEVA REALIDAD

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1 GESTIÓN ELECTRÓNICA 2.0 UNA NUEVA REALIDAD Leganés Parla Villaconejos Fuenlabrada Subprograma Avanza Servicios Públicos Digitales e.2 Servicios Electrónicos al ciudadano y a las empresas. TSI /03/2012 Página 1 de 15

2 Publicidad de la cofinanciación del proyecto Gestión electrónica 2.0 TSI INDICE 1. PREÁMBULO E INTRODUCCIÓN ÁMBITO DEL PROYECTO DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO GESTIÓN ELECTRÓNICA PROYECTO DE TRANSFERENCIA TECNOLÓGICA: MODERNIZACIÓN DE SI CORPORATIVOS DESTINATARIO: AYTO DE FUENLABRADA: PROYECTO DE TRANSFERENCIA TECNOLÓGICA: SERVICIO DE ATENCIÓN AL CIUDADANO ON-LINE DESTINATARIO: AYTO DE VILLACONEJOS AYUNTAMIENTO DE LEGANÉS: RESULTADOS OBTENIDOS /03/2012 Página 2 de 15

3 Preámbulo 1. Preámbulo e Introducción La evolución hacia la Sociedad de la Información y del Conocimiento, representa un cambio esencial en las relaciones sociales como consecuencia de las facilidades para acceder de forma inmediata a recursos y servicios de la información con independencia de su contenido u origen. Es precisamente en este contexto, donde las Administraciones juegan un papel fundamental para impulsar iniciativas que fomenten y dinamicen los nuevos hábitos. Por todo ello, el Ayuntamiento de Leganés, continúa apostando por su condición de Ciudad Digital y Singular, y en línea con su estrategia de mejora de los servicios públicos, por el desarrollo de este proyecto con el objetivo de continuar con el desarrollo de soluciones TI para la modernización de la gestión de esta administración local y en consecuencia de aquellas con las que va a Cooperar: Administración Local de Parla, Fuenlabrada y Villaconejos cada una de los cuáles participará del proyecto en función de su situación de partida en cuanto a la optimización de sus procedimientos y su situación tecnológica. De igual forma, se beneficiarán de las actuaciones de transferencia tecnológica lideradas por este Ayuntamiento tanto desde el punto de vista de las soluciones como del Know How y resultados de éxito/ fracaso con los que cuenta esta entidad. Introducción El mundo de la comunicación, la colaboración, la participación y de los recursos interactivos en red, ha irrumpido en nuestras vidas con una fuerza y una calidad en contenidos realmente espectacular, creando unas expectativas en los nuevos usuarios hacia nuevos entornos y servicios. La respuesta a estas expectativas debe venir acompañada soluciones innovadoras y que aporten valor real al ciudadano y a la comunidad. Nuevos estándares, nuevas estructuras de contenidos, nuevos estándares de accesibilidad en todos los sentidos, nuevos lenguajes más próximos a los usuarios, nuevos navegadores interactivos en 3D, etc diviértete mientras aprendes y participa, son el nuevo paradigma. La convergencia de tecnologías y dispositivos será sin duda otra de las grandes oportunidades por descubrir y por la que se apuesta en este proyecto. Representante: Ayuntamiento de Leganés Beneficiario: Ayuntamiento de Parla, Fuenlabrada y Villaconejos Accesibilidad Todos los servicios que se desarrollen en el marco de este proyecto y cuyo público objetivo sean ciudadanos o clientes externos al Ayuntamiento, deberán cumplir con el nivel AA de accesibilidad según la normativa WAI y estar de acuerdo a la siguiente legislación entre otras Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información; Real Decreto 1494/2007, de 12 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento sobre las condiciones básicas para el acceso de las personas con discapacidad a las tecnologías; LEY 51/2003, de 2 de diciembre, de accesibilidad universal, etc. 30/03/2012 Página 3 de 15

4 2. ÁMBITO DEL PROYECTO Modelo de Relación: El Ayuntamiento de Leganés será el solicitante de la Subvención en representación de los Ayuntamiento de Parla, Fuenlabrada y Villaconejos. [ Ayto de Leganés: C.I.F. P C. Ayto de PARLA: C.I.F. P C. Ayto de FUENLABRADA: C.I.F. P F Ayto de VILLACONEJOS: C.I.F. P I Proyectos y Participantes: 1. Gestión Electrónica 2.0: Participantes: Leganés, Parla y Fuenlabrada Transferencia Tecnológica: Del Ayuntamiento de Leganés a: Fuenlabrada: 2 Modernización del SI de Interno Municipal Villaconejos: 3.Servicio de Atención Ciudadana On-Line Datos territoriales y demográficos Leganés: Población: Superficie: 42.7 Km2 PARLA: Población: Superficie: 24,43 Km² FUENLABRADA: Población: Hab., Superficie: 39,1 Km² VILLACONEJOS: Población: Superficie: 36,5 Km2 30/03/2012 Página 4 de 15

5 Datos de Financiación En el presente punto se reflejan los presupuestos previstos para cada una de las actuaciones de los tres capítulos de los que consta el proyecto Gestión Electrónica 2.0. FINANCIABLE RESOLUCION Total Gastos de personal 0,00 0,00 0,00 0,00 Subcontratación , , , ,15 Material fungible 0,00 0,00 0,00 0,00 Aparatos y equipos , , , ,05 Gastos de promoción y divulgación 4.000, , , ,00 Otros gastos 0,00 0,00 0,00 0,00 Total , , , ,20 Subvención , , , ,00 30/03/2012 Página 5 de 15

6 Objetivos 3. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO GESTIÓN ELECTRÓNICA El desarrollo e implantación de soluciones innovadoras que simplifiquen y mejoren la gestión de estas entidades locales. - La implantación de soluciones que supongan una optimización de los procesos de gestión de documentación, firma en procedimientos administrativos y la licitación, contratación y facturación de servicios municipales. - Cumplir con la Ley de Acceso Electrónico, a cualquier Ciudadano. - Permitir reducir los tiempos de contratación sobre todo en los que se refiere a la licitación y facilitar la integración de los procesos de contratación con otros procesos propios del Ayuntamiento: seguimiento presupuestario, pagos, etc. - Paso hacia delante en la utilización de medios electrónicos vs a terceros. - Lanzar la implantación de la Facturación Electrónica para una mejora de los canales de gestión con proveedores y clientes y con una unificación de los trámites de todo el proceso /03/2012 Página 6 de 15

7 Servicio de contratación electrónica Selección, parametrización, integración e implantación de SIs para su aplicación en el ámbito de la contratación administrativa de bienes y servicios. Actualmente el marco jurídico ya se encuentra lo suficientemente robusto como para realizar esta actividad y estas entidades tienen la certeza de poder abordar con garantías de éxito un modelo de contratación electrónica y establecer su procedimiento. Para qué sirve? Los usos y las funcionalidades de esta aplicación son: Disponer de una competencia abierta y efectiva Acceder a concursos y licitaciones públicas Presentar ofertas por parte de terceros Abrir expedientes documentales y Subsanar expedientes documentales Abrir ofertas, su pre-selección, selección definitiva y adjudicación Notificar las adjudicaciones del Ayuntamiento Formalizar la firma del contrato Eliminar desplazamientos Generar un ahorro mínimo de unos 75 euros por licitador y oferta Procesar telemáticamente el mayor porcentaje de los actos de licitación Disponer de una mesa de contratación electrónica Modelo técnico ACCESO TELEMÁTICO; IDENTIFICACION de las partes; CERTIFICACION de las partes y de los documentos; TIME STAMPING como sellado en el tiempo Legislación aplicable - SEXTA DIRECTIVA DEL CONSEJO de 17 de mayo de Base imponible uniforme (77/388/CEE) [Vigente a 15 de mayo de 2004] - DIRECTIVA 2001/115/CE DEL CONSEJO de 20 de diciembre de Directiva 2006/112/CE del consejo de 28 de noviembre de Directiva 2006/138/CE del consejo de 19 de diciembre de LEY 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria. - Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, - LEY 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público. - REAL DECRETO 1496/2003, de 28 de noviembre, - Ver Real Decreto 87/2005, de 31 de enero - Real Decreto 87/2005, de 31 de enero - Orden EHA 962/2007 de 10 de abril, - ORDEN PRE/2971/2007, de 5 de octubre, sobre la expedición de facturas - RESOLUCIÓN de 24 de octubre de A efectos de comparación con el REAL DECRETO 1496/2003, se incluye la referencia - l DEROGADO REAL DECRETO 2402/ ORDEN HAC/1181/2003, de 12 de mayo 30/03/2012 Página 7 de 15

8 4. Proyecto de Transferencia Tecnológica: MODERNIZACIÓN DE SI CORPORATIVOS DESTINATARIO: AYTO DE FUENLABRADA: Con el objetivo de conseguir una mayor claridad y accesibilidad de la información y una mejor gestión dentro del Ayuntamiento de Fuenlabrada, el Ayuntamiento de Leganés le transfiere esta tecnología, su Know-How y la metodología seguida. Centralización de terceros y territorio SI que permite la gestión de terceros, que representan todas las relaciones entre los ciudadanos, empresas... con los diferentes organismos municipales, su integración de bases de datos referentes a aspectos como direcciones del municipio, etc. Registro Telemático de E/S de documentos El RT de E/S permite controlar de forma sencilla todos los documentos recibidos y emitidos por la Entidad. Permite asociar a una entrada, una salida específica, solicitudes de subsanación, otras entradas asociadas (por ejemplo subsanaciones posteriores)... y todo ellos relacionado bajo un mismo número de expediente. De esa forma resulta sencillo controlar y consultar toda la documentación, recibida y generada, asociada a un asunto concreto. Las entradas y salidas quedan integradas con la tramitación del expediente al que corresponde, obteniendo así un repositorio único de información, elemento base para la Oficina de Atención al Ciudadano. Gestión Tributaria y Recaudación ejecutiva SI que ofrece un acceso ágil a la información tributaria fiable e integrada alrededor del contribuyente, y enlazada con cualquier elemento relacionado. Con este SI, en un futuro, los ciudadanos, empresas, gestores administrativos o cualquier otro colectivo y realizar los trámites mediante un sistema seguro. Se evitarán colapsos provocados por el calendario tributario, campañas de cobro, o similares, permitiendo obtener un incremento en la productividad de los departamentos gestores. Integración de GT y RE con Contabilidad Gestión de expedientes Administrativos La ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, garantiza, entre otros, el derecho de los ciudadanos a conocer, por medios electrónicos, el estado de tramitación de los procedimientos en los que son parte interesada. Para responder a esta demanda se necesita contar con un SI integrado de gestión de expedientes que permita conocer el camino administrativo que ha recorrido una solicitud y su situación en un momento [Bifurcaciones, Bbucles, Control de trámites obligatorios, Control de plazos, Reiteraciones y Doc]. 30/03/2012 Página 8 de 15

9 5. Proyecto de Transferencia Tecnológica: Servicio de Atención al Ciudadano On-Line DESTINATARIO: AYTO DE VILLACONEJOS Intranet Corporativa y Gestor de expedientes Los objetivos que pretende cubrir el desarrollo de la Intranet corporativa son entre otros: facilitar el manejo de la información utilizada por los empleados municipales, permitir automatizar determinados procedimientos administrativos y procurar una comunicación interdepartarmental más fluida. Un servicio de estas características permite también conseguir otros objetivos secundarios, como pueden ser disponer de mecanismos que garanticen la integridad y seguridad de la información manejada por los empleados municipales ó facilitar mayor homogeneización y racionalidad en los procesos administrativos. Oficina virtual o portal de atención al ciudadano Mediante esta opción, los ciudadanos podrán consultar los datos que el Ayuntamiento dispone de ellos. Cada ciudadano podrá acceder única y exclusivamente a los datos personales incluidos en su carpeta, entre los que destaca la información relativa al padrón de habitantes y padrón fiscal, el impuesto sobre vehículos de tracción mecánica ó el impuesto sobre bienes inmuebles tanto rústica como urbana. Este servicio requerirá certificado digital y se podrá descargar impresos, emisión de duplicados de recibos, etc. Mejora procesos gestión administrativa La Ley 11/2007 de 22 de Junio, en su Título Tercero: Gestión electrónica, invita a las Administraciones Públicas a revisar los criterios y procedimientos de gestión, al objeto de procurar una mayor simplificación y eficiencia. Para ello, y antes del inicio de los desarrollos necesarios para crear la Sede electrónica de acuerdo a mencionada Ley, es imprescindible un análisis detallado y riguroso de todas las normas y procedimientos actuales. El resultado de esta actividad será un Manual de Normas y Procedimientos. Ventanilla única para ciudadanos y empresas De nuevo, la Ley 11/2007 de 22 de Junio, en su Título Segundo, capítulo 3 ( Enotificaciones ), señala que podrán presentarse en Sede electrónica solicitudes, escritos y comunicaciones, obligando a disponer de un registro electrónico. Por ello, este proyecto pretende el desarrollo de un Registro electrónico para atender solicitudes en Registro de entrada ó en Sede electrónica para ciudadanos y empresas, y su integración en el servicio automatizado de Gestión de expedientes Plataforma web para promoción del turismo El portal de turismo será escaparate del municipio para el resto del mundo. Su principal finalidad es encontrar de una forma cómoda y rápida toda aquella información que se desee para planificar la estancia de un visitante en el municipio, el viaje, actividades y visitas a realizar, servicios, restaurantes o simplemente atraer más visitantes. Empresas de turismo, podrán publicar sus datos, ofertas y servicios ofertados, etc. que serán reflejados en el portal. 30/03/2012 Página 9 de 15

10 6. Ayuntamiento de Leganés: Resultados Obtenidos El desarrollo del proyecto está pensado en cuatro fases: 1. Análisis y Diagnóstico de Situación con el resultado de una propuesta de optimización, técnica, operativa y procedimental. 2. Desarrollo de un Plan de Acción Permite disponer de las actividades a realizar de forma priorizada y ordenada en función de las desviaciones ocasionadas debido a la integración de la plataforma de contratación con otras herramientas de administración electrónica con las que actualmente está trabajando el Ayuntamiento. De igual forma, permite contar con un marco de actuación que permite la coordinación entre todas las áreas, unidades y proyectos implicados. 3. Desarrollo de un Manual de Calidad La definición de un manual de calidad de Contratación del Ayuntamiento de Leganés, ofrece la diagramación, definición y optimización de los procedimientos de Contrato menor, Licitación abierto, Licitación negociado sin publicidad, así como del procedimiento de adjudicación y formalización de contrato, para su posterior implementación en la herramienta de tramitación, definiendo protocolos, perfiles, seguridad y condiciones de implementación. Cabe destacar que este documento en el que se recogen aspectos de seguridad, normalización y control, permanecerá en modo borrador hasta su aprobación final que tendrá lugar en el momento de la finalización total del proyecto. 30/03/2012 Página 10 de 15

11 4. Implantación del Perfil del Contratante. Se trata de un espacio que contempla los siguientes servicios: Home. Presenta los principales servicios que ofrece el portal Publicación de expedientes. A partir de las comunicaciones normalizadas que se realizan en la unidad de contratación se publican con un formato estándar los concursos que el Ayuntamiento tenga en esta fase de trámite, (anuncios, licitaciones en curso, adjudicaciones, etc.), así como información relativa a contactos y medios de comunicación a utilizar con el Órgano de contratación. Cuando la fecha de publicación caduca el concurso deja de publicarse (borrado lógico). Búsqueda de expedientes A partir de los expedientes publicados se permiten realizar las siguientes búsquedas: Búsqueda simple, Búsquedas avanzada, por códigos CNPA, CPV u otras variables que se determinen. Consulta de Expedientes Con la posibilidad de utilizar diferentes filtros: Datos básicos, Mesas de contratación y Adjudicaciones, Documentos, Comunicaciones /Tareas / Notificaciones sobre el expediente. 5. Integración de la solución con la plataforma del estado. La Plataforma de Contratación del Estado facilita un servicio que permite la publicación de forma simultánea y transparente para el órgano de contratación en la propia plataforma y en los diarios oficiales (Boletín Oficial del Estado (de momento el servicio no se encuentra disponible para la administración local), Diario Oficial de la Unión Europea). 30/03/2012 Página 11 de 15

12 Para ello, y haciendo uso de los mecanismos de intercambio de información entre los órganos de Contratación y la Plataforma del estado, se recibirá la información necesaria para su publicación y disponer de la respuesta que permita conocer el estado en que se encuentra la publicación solicitada, en el caso del Ayuntamiento de Leganés, de forma síncrona. 5. Contar con un portal de contratación con los siguientes servicios: o Perfil del contratante o Registro de licitadores o Servicio de Notificaciones o Servicio de custodia de notificaciones o Tablón de anuncios electrónico o Servicios de consultas El presente proyecto, tiene una gran envergadura, y el objetivo final, es el de contar con una herramienta de tramitación electrónica de todos los expedientes de contratación que permita hacer una reingeniería en el workflow de trabajo, en función de las directrices de optimización obtenidas en el diagnóstico de situación y manual de calidad. 3. Definición del procedimiento de contrato menor y contrato de negociado en la plataforma de tramitación. La diagramación y configuración de estos procedimientos, permite disponer de la definición, parametrización y configuración de dos procedimientos piloto, como pauta para la validación y aceptación de la funcionalidad de la plataforma de administración electrónica (se trata de dos procedimientos cuya tramitación es más sencilla y conllevan mayor volumen de actuaciones de carácter administrativo para la unidad de contratación y de contabilidad). De igual forma, permite disponer de estos dos procedimientos configurados, y dar comienzo a la fase de pruebas, cuyo objetivo es dar comienzo a las tareas de gestión del cambio, formación y 30/03/2012 Página 12 de 15

13 aceptación de la configuración por parte de los usuarios y perfiles implicados en el workflow. La disponibilidad de estos dos procedimientos permite la identificación de posibles incidencias tanto de carácter técnico, funcional como normativo (legislativo) a los que debe dar total cobertura la herramienta Definición de perfiles y usuarios para la plataforma. Contar con un repositorio de perfiles y de usuarios coherente con el sistema de validación ldap corporativo de la plataforma de administración electrónica y gestión de expedientes corporativo, con el fin de asegurar una correcta gestión del cambio y dar comienzo a la fase de pruebas del portafolio de firma electrónica Normalización de documental El resultado ha sido disponer de las plantillas tipo integradas en el workflow de tramitación, contando así con un repositorio homogéneo desde el punto de vista jurídico, técnico, y administrativo, con la posibilidad de generar automáticamente documentación original electrónica Definición de Metadatos documentales Esta definición permite contar con las políticas de gestión de configuración y esquema de metadatos para la administración y gestión de documentos en fase de pruebas, así como para la definición técnica de su interfase con el gestor documental corporativo: Documentum. El resultado de disponer de las licencias necesarias ha sido poder realizar los pilotos de tramitación electrónica, firma y generación de documentos contables y de contratación. 30/03/2012 Página 13 de 15

14 El uso de estas licencias en el entorno de pre-explotación, ha permitido testear tanto las librerías de firma electrónica correspondientes al certificado digital de persona física, así como el uso por primera vez del certificado de APE (certificado de personal adscrito a la Administración Pública), teniendo como resultado la disponibilidad inicial de los certificados emitidos para los responsables de los procedimientos piloto, así como equipo de gobierno y presidentes de Juntas de Distrito. 5.- Dotación de Impresoras y escáneres El objetivo es integrar ha herramienta de tramitación con el gestor documental, para lo que ha sido necesaria la adquisición de impresoras de etiquetas terminas que permiten identificar cada documento entregado en soporte papel por parte de los licitadores (garantías, certificados de actuaciones en otras entidades, escrituras de constitución, etc.), para posteriormente y de forma off-line proceder a su escaneado masivo e indexación en el motor de documentos y tramitación en la herramienta de contratación. 6.- Actuaciones de Comunicación y divulgación La integración del Portal de Contratación en la Sede Electrónica del Ayuntamiento de Leganés, permite su difusión y despliegue en red. La publicación de información del proyecto para su divulgación a ciudadanos como a empresas licitadoras en la website corporativa así como en la ficha del proyecto permite su permeabilidad ante los stakeholders del servicio. 30/03/2012 Página 14 de 15

15 7. Continuidad del Proyecto a) Continuidad con la integración con la Plataforma del estado Adecuación a los nuevos mapeos y mensajes de Soap firmados: o Mapeo de datos de los anuncios con CODICE. Disponibilidad y adecuación al nuevo documento con el mapeo de la información que se visualiza en los anuncios publicados en la Plataforma de Contratación del Estado con los elementos de los esquemas CODICE. o Ejemplos de mensajes SOAP firmados. Adecuación a la última actualización de los ejemplos de mensajes SOAP firmados de los casos de prueba añadiendo a cada ejemplo una hoja Excel que relaciona los componentes CODICE con el nombre en la Plataforma de Contratación del Estado. b) Continuidad con la definición de todos los expedientes de contratación c) Continuidad con la definición de plantillas tipo d) Continuidad con la expedición de certificados de AP e) Continuidad con la integración del gestor documental de Plyca con el gestor documental corporativo del Ayuntamiento de Leganés ( Documentum) f) Continuidad con la integración del workflow de expedientes de Plyca con el workflow de expedientes corporativo del Ayuntamiento de Leganés ( PAC) TSI /03/2012 Página 15 de 15