La Autoevaluación de Controles (AEC) es una forma de apoyar a toda empresa, división, gerencia, jefatura o área a incrementar su capacidad de

Transcripción

1 CAPITULO IV MODELO DE AUTOEVALUACIÓN DE CONTROLES PARA OPTIMIZAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LAS GRANDES EMPRESAS DEL SECTOR SERVICIOS, UBICADAS EN LA CIUDAD DE SANTA TECLA DEPARTAMENTO DE LA LIBERTAD. A. GENERALIDADES La Autoevaluación de Controles (AEC) es una forma de apoyar a toda empresa, división, gerencia, jefatura o área a incrementar su capacidad de conseguir sus objetivos. En general esta evaluación se efectúa por medio de una serie de talleres, conducidos por una persona con los conocimientos genéricos del área, pero con ideas muy precisas y actualizadas acerca del Control; por lo cual en una mayoría de casos la facilitación del evento está a cargo de un Auditor Interno con gran experiencia y dedicado a estas labores. Este capitulo comprende el desarrollo de cinco etapas: Etapa I: Preparación comprende el objetivo, evaluación del recurso humano y financiero, razones para llevar a cabo el modelo, diagnostico. Etapa II: Control Interno comprende el objetivo, evaluación del sistema de control interno, evaluación de procesos, análisis de los resultados de las evaluaciones. Etapa III: Planificación comprende el objetivo, formación del comité de autoevaluación de controles y la unidad técnica de calidad, identificación de los métodos para la recolección de datos, evaluación de la dirección de la autoevaluación de controles. Etapa IV: Autoevaluación de Controles comprende el objetivo, elaboración de la matriz de autoevaluación de controles, análisis de la información, elaboración del informe de autoevaluación de controles, comunicación de los resultados. Etapa V: Optimización del Sistema de Control Interno comprende el objetivo, obtención de información oportuna, fiable, razonable y eficiente, obtención de seguridad razonable sobre los procesos de control aplicados en la empresa,

2 127 obtención de integración, motivación y comprensión en el recurso humano respecto del desarrollo del proceso de control. Este modelo de Autoevaluación de Controles que servirá para optimizar el Sistema de Control Interno y el cual contribuirá al logro de objetivos, metas y sobre todo a la toma de decisiones de las grandes empresas del sector servicios, ubicadas en la ciudad de Santa Tecla, Departamento de La Libertad. B. OBJETIVOS 1. General Proporcionar un modelo de Autoevaluación de Controles que optimice el Sistema de Control Interno en las grandes empresas dedicadas al servicio, ubicadas en la Ciudad de Santa Tecla departamento de La Libertad. 2. Específicos Fortalecer el Sistema de Control Interno que posee actualmente la empresa mediante una herramienta que lo haga más eficiente. Facilitar la creación de un Comité que realice talleres y reuniones para la ejecución de las herramientas, análisis de datos obtenidos y del informe de Autoevaluación de Controles (AEC). Obtener Información oportuna, fiable, razonable y eficiente que permita tener una seguridad razonable sobre los procesos de control que son aplicados en la empresa. Lograr la integración, motivación y comprensión en el recurso humano respecto del desarrollo de los procesos de control.

3 128 C. IMPORTANCIA Y BENEFICIO DE LA PROPUESTA 1. Para el Sector Servicios El Sector Servicios tiene uno de los mayores compromisos con sus clientes y para lograr satisfacer los gustos y preferencias debe proveer un servicio de excelente calidad y hacer uso del mejor recurso humano. El Modelo de Autoevaluación de Controles proporcionará una mayor efectividad al Sistema de Control Interno que poseen las grandes empresas en dicho sector haciendo más fácil la supervisión y evaluación del mismo. 2. Para el Sistema Económico Contar con un Modelo de Autoevaluación de Controles crea una cultura de Autoevaluación contínua contribuyendo con esto a revisiones periódicas, mediante las cuales se logra la disminución de errores en la gestión de la empresa, logrando que estas generen mayor crecimiento y por ende mayor contribución tributaria y más empleo, siendo estos factores importantes para el dinamismo económico de nuestro país. Al optimizar el Sistema de Control Interno permitirá un desarrollo efectivo de las operaciones que este involucra, pues en su ejecución se identificaran oportunamente los puntos críticos y esto ayuda a que las empresas sean más competitivas y eficientes con sus procesos. 3. Para la Gran Empresa El Modelo de Autoevaluación de Controles es una de las herramientas que ayuda a las empresas a: Permite detectar a tiempo los errores y desviaciones. Actualizar los mecanismos de control existentes.

4 129 Que todas las Unidades Organizativas cumplamos con los procesos establecidos. Fortalecer una gestión transparente. Mejorar el uso de los recursos. Apoyarnos en el cumplimiento de metas y objetivos. Mejorar las relaciones del personal de las diferentes Unidades. Fomenta una buena administración en todos los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos. Generar una cultura de auto control y cumplimiento. D. ALCANCE DE LA PROPUESTA La Autoevaluación de Controles en las empresas se podrá llevar a cabo en muchos niveles. Mediante la autoevaluación de controles se podrá examinar la empresa entera, un departamento, una unidad, un sector o proceso; pero se debe definir la unidad a analizar al inicio, dado que muchas de las decisiones futuras dependerán de esta decisión. El modelo de Autoevaluación de Controles esta diseñado para ser adaptado y aplicado a cualquier empresa que posea un Sistema de Control Interno y el recurso humano, material y financiero necesario para su implementación, independientemente del giro de ésta.

5 130 E. DISEÑO DEL MODELO DE AUTOEVALUACIÓN DE CONTROLES 1. Esquema

6 Contenido de la Propuesta 2.1 ETAPA I PREPARACIÓN Objetivo Conocer si la empresa esta apta para adoptar una herramienta de Autoevaluación de Controles que permita optimizar el Sistema de Control Interno Evaluación del Recurso Humano Las empresas requieren de un grado de preparación para emprender la autoevaluación de controles. Aunque no existe un número determinado de variables por autoevaluar, se deben tomar en cuenta algunos conceptos preparatorios antes de iniciar el proceso. La empresa cuenta con el personal que favorece el proceso de autoevaluación de controles y que está dispuesto a trabajar en conjunto durante un proceso a veces exigente y constantemente cambiante. Al iniciar el modelo de Autoevaluación de Controles se debe capacitar al personal que participará en su desarrollo, sobre los objetivos y el Sistema de Control Interno; así como sobre el proceso de Autoevaluación de Controles: sus etapas, el

7 132 compromiso que adquiere cada uno de los participantes o miembros del equipo y los mecanismos de coordinación del trabajo, además de clarificar los aspectos relacionados; por lo que en la figura No 1 se muestra gráficamente el procedimiento a seguir en la evaluación del recurso humano de la empresa; y en los cuadros del 1- al 6 el detalle de estos pasos.

8 133

9 134

10 135

11 136

12 137

13 138 En este cuadro se anotaran las necesidades de capacitación que sean detectadas, así como también quien se encargara de la administración de los cursos de capacitación que serán impartidos debido a las necesidades que surjan. Los encargados de la puesta en marcha del proyecto pueden ser: Gerente General, Gerente Financiero, Gerente Administrativo y/ o Auditor Interno. Así como también el escoger sus miembros colaboradores los cuales deben cumplir con las siguientes características: Aptitudes de colaboración, Facilidad de expresión, Promuevan el compañerismo, Conocimiento de procedimientos específicos del Control Interno. Es importante que al momento de escoger los encargados de la puesta en marcha de este proceso, detallar los perfiles de cada uno de los integrantes. A continuación se detallan los perfiles para realizar la Autoevaluación de Controles.

14 139

15 Evaluación Financiera Dedicar los recursos necesarios (personal, tiempo, dinero, tecnología) para desarrollar la autoevaluación de controles. El tipo y cantidad de recursos necesarios para la autoevaluación de controles son estimados. El compromiso de la administración de poner a disposición los recursos necesarios es importante. La Autoevaluación de Controles requiere de más tiempo del personal interno que las evaluaciones externas, y típicamente involucran una mayor parte del personal interno también. Esto se debe comprender y aceptar. La Autoevaluación de Controles ofrece beneficios a largo plazo a los propietarios y al progreso de la realización de cambios. Para el desarrollo del Modelo de Autoevaluación de Controles se necesita el personal idóneo de acuerdo al perfil antes expuesto y la empresa podrá hacer uso de personal interno que cumpla con los requisitos u optar por personal externo y para dichos casos se muestra la cantidad a invertir estimada en el primer o segundo mes según sea el caso. La inversión varía de acuerdo a los recursos a necesitar y así se refleja en los cuadros siguientes:

16 141 PRESUPUESTO FINANCIERO RECURSO HUMANO $ 3, Sueldo del Facilitador [1 x $700.00] Sueldo Participantes (Miembro del ) [7 x $300.00] Moderadores [2 x $400.00] MOBILIARIO Y EQUIPO $ 3, Escritorio Empresarial [1 x $350.00] mesa [1 x $250.00] Sillas [10 x $45.00] Computadora (Monitor, CPU, Teclado, Mouse) [1 x $700.00] Impresor [1 x $125.00] Contómetro [2 x $70.00] Micrograbadora[1 x 20.00] Fotocopiadora[1 x $500.00] Cámara digital[1 x $500.00] Cañón y pantalla acrílica [1 x $700.00] Memorias[3 x $80.00] PAPELERÍA Y ÚTILES $ (lápices (portaminas), bolígrafos, papel bond, regla, borrador, calculadora, tijeras, sacapuntas, cinta scoch, tirros.) SERVICIOS BÁSICOS $ (Luz, agua, teléfono) INVERSIÓN DEL 1 MES $ 8, RECURSO HUMANO $ 3, Sueldo del Facilitador [1 x $700.00] Sueldo Participantes (Miembro del ) [7 x $300.00] Moderadores [2 x $400.00] PAPELERÍA Y ÚTILES $ (lápices (portaminas), bolígrafos, papel bond, regla, borrador, calculadora, tijeras, sacapuntas, cinta scoch, tirros.) SERVICIOS BÁSICOS $ (Luz, agua, teléfono) INVERSIÓN DEL 2 MES $ 4,

17 142

18 Razones para llevar a cabo el Modelo de Autoevaluación de Controles Se puede considerar útil una autoevaluación de controles para tomar decisiones sobre aspectos específicos de las grandes empresas del sector servicios.

19 Diagnóstico Analizar la evaluación del Recurso Humano y Financiero e identificar si la empresa tiene el personal idóneo y la capacidad financiera para implementar el modelo de Autoevaluación de Controles. El propósito de este diagnóstico no es el logro de una respuesta definitiva sino la consideración de los elementos que puedan contribuir a un proceso exitoso de Autoevaluación de Controles. Es necesario para llevar a cabo este proceso realizar una tormenta de ideas donde se puedan analizar las opiniones y poder establecer con facilidad las fortalezas, oportunidades, limitaciones y posibles amenazas con que cuentan las grandes empresas del sector servicios actualmente. En la figura No 2 se presenta el análisis de las Fortalezas, Oportunidades, Limitaciones y Amenazas (FOLA) de las grandes empresas para una mejor apreciación:

20 145 FORTALEZAS ANÁLISIS INTERNO Cuenta con misión, visión, valores, estrategias y metas por consiguiente saben de donde parten y hacia donde se dirigen y lo que desean lograr. Posee objetivos y los que predominan son los operativos y los de calidad, dando importancia a la mejora continua. En su mayoría cuenta con sistema de control interno permitiéndoles llevar un ordenamiento en sus operaciones; y el monitoreo de sus actividades periódicas permitiendo un adecuado desarrollo de sus operaciones. Posee una actitud positiva al cambio, permitiéndoles ajustarse a la variabilidad de los acontecimientos que están sucediendo. ANÁLISIS FOLA ANÁLISIS EXTERNO OPORTUNIDADES Pueden ajustarse fácilmente a los distintos procesos nuevos y en constante cambio que suceden en las empresas. Pueden ajustarse o adaptarse fácilmente a la globalización como un proceso que esta ocurriendo a nivel mundial. Se encuentran buscando la mejora continua en el desarrollo de sus operaciones. Alianzas Estratégicas para hacer frente a nuevos retos y hacer más factible la ubicación del producto en el mercado. o o o o o Posee estrategias para gestionar los cambios en el entorno y tomar en cuenta posibles amenazas. LIMITACIONES Por la complejidad y tamaño de las grandes empresas los niveles de control requieren mayor seguimiento. Falta de herramientas para detectar las fallas en la empresa de forma oportuna. Falta de actualización de estrategias para enfrentar cambios en el entorno interno y externo. Falta de involucramiento del Recurso humano en la evaluación del Sistema de Control Interno. Entendimiento limitado de los controles, riesgos, problemas y objetivos identificados. Alto grado de inseguridad del país. AMENAZAS Poca efectividad del Sistema de Control Interno existente en las grandes empresas, ya que a pesar de las exigencias tanto del mercado como de controles fiscales, aun existen grandes empresas que no cuenta con un Sistema de Control Interno bien establecido y fundamentado, quedando así en desventaja respecto a la competencia. Poco uso de herramientas de gestión empresarial, que permitan obtener un mayor y mejor entendimiento de las debilidades de las empresas que dirigen y las medidas que deben tomar para evitar el fraude dentro de sus empresas. Cultura naciente y en desarrollo de Autocontrol en los procesos, áreas y sistemas de la empresa, lo cual le dificulta prevenir errores y aumenta los costos en la adopción de medidas correctivas. GRANDES EMPRESAS- SECTOR SERVICIOS

21 146 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA EL DESARROLLO DEL MODELO AEC Nº 1 2 1º MES 2ª MES RESPONSABLE 1 Reunión para exponer el proyecto Junta Directiva o Gerente 2 Asignación de persona a cargo del proyecto Junta Directiva o Gerente 3 Análisis y Evaluación Auditor o Miembros del 4 Reclutamiento y Selección del Personal Auditor o Miembros del 5 Capacitación del Recurso humano Auditor o Miembros del 6 Conformación del comité de Autoevaluación de Controles 7 Asignación de recursos materiales al Comité 8 Identificación de la Unidad a Autoevaluar 9 Participación de la gerencia en los Talleres 10 Asignación de Actividades y Responsabilidades a facilitador y miembros del equipo. 11 Elaboración de Cuestionarios y agenda de entrevistas 12 Elección de estrategias para las sesiones y recolección de datos 13 Elaboración de la Matriz de Autoevaluación de Controles

22 147 Nº Aplicación de Métodos de Recolección de Datos Debate, votación y al final de la sesión en 48 horas se presenta el 1º informe al jefe de la unidad en Autoevaluación 16 Obtención de resultados y análisis Sesión o taller para depuración, debate de los resultados y votación Elaboración del Informe de Autoevaluación de Controles 3 Sesión o taller para tomar medidas de los datos que se depuraron y los que se mantienen en espera a recibir. Observaciones, Consecuencias, Conclusiones, Recomendaciones. 21 Resumen Ejecutivo 22 Entrega y lectura del Informe del Comité de Autoevaluación de Controles CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA EL DESARROLLO DEL MODELO AEC 1 2 1º MES 2ª MES RESPONSABLE 23 Entregar de los resultados al Comité Auditor 24 Reunión/ Sesión con la Alta gerencia Auditor Convocatoria para reunión con accionistas Reunión con la Junta General de Accionistas Auditor Auditor Auditor